文檔管理制度重要性(15篇)

文檔管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索到銷(xiāo)毀的全過(guò)程。這一制度不僅涉及紙質(zhì)文檔，也包括電子文檔，旨在確保信息的安全、完整和有效利用。

包括哪些方面

1. 文檔分類(lèi)與編碼：建立統(tǒng)一的文檔分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，便于管理和檢索。

2. 制度流程：定義文檔的生命周期，包括創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、歸檔和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。

3. 權(quán)限管理：明確不同角色對(duì)文檔的訪問(wèn)、修改和審批權(quán)限。

4. 安全保護(hù)：設(shè)置安全措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、篡改和丟失。

5. 存儲(chǔ)與備份：規(guī)定文檔的存儲(chǔ)方式和備份策略，保證數(shù)據(jù)安全。

6. 記錄與審計(jì)：記錄文檔操作日志，便于追蹤和審計(jì)。

7. 培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，確保制度的執(zhí)行和理解。

重要性

1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)利益。

2. 提高效率：清晰的流程和權(quán)限劃分使工作更加高效，減少因信息混亂導(dǎo)致的時(shí)間浪費(fèi)。

3. 法規(guī)遵從：符合行業(yè)法規(guī)和內(nèi)部政策，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 知識(shí)傳承：文檔是企業(yè)知識(shí)的重要載體，良好的管理制度有助于知識(shí)的積累和傳承。

5. 決策支持：準(zhǔn)確、及時(shí)的文檔信息為管理層決策提供依據(jù)。

方案

1. 制定詳細(xì)規(guī)章制度：結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定全面、具體的文檔管理規(guī)章制度。

2. 引入技術(shù)手段：利用文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化處理文檔流程，提高管理效率。

3. 建立培訓(xùn)機(jī)制：定期組織文檔管理培訓(xùn)，提升員工意識(shí)和技能。

4. 持續(xù)優(yōu)化：根據(jù)使用反饋和業(yè)務(wù)變化，不斷調(diào)整和完善管理制度。

5. 設(shè)立監(jiān)督機(jī)制：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文檔管理部門(mén)，負(fù)責(zé)制度的執(zhí)行和監(jiān)督。

通過(guò)上述方案，企業(yè)能夠構(gòu)建起一套行之有效的文檔管理制度，從而提升信息管理的專(zhuān)業(yè)水平，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

文檔管理制度重要性范文

第1篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

一、檔案資料的管理規(guī)定

1.為保證所有文件、合同、各類(lèi)檔案資料能全面地保存并管理,同時(shí)也方便各部門(mén)有效地使用所有資料,公司的文檔資料實(shí)行統(tǒng)一管理制度。

2.由運(yùn)營(yíng)中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

3.各部門(mén)例會(huì)和重要會(huì)議均要有會(huì)議紀(jì)要并提交運(yùn)營(yíng)中心。

4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財(cái)務(wù)部存檔,各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

5.圖書(shū)資料由各部門(mén)自己保管,但各部門(mén)需向運(yùn)營(yíng)中心提交清單,并在每次新增資料后及時(shí)向運(yùn)營(yíng)中心提交新增的資料清單。

二、文檔資料的主要范圍

1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、公司信函、會(huì)議紀(jì)要、公告等;

2、公司的各種規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等資料;

3、各部門(mén)例會(huì)和重要會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要;

4、員工個(gè)人檔案(員工信息表、個(gè)人簡(jiǎn)厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件)以及員工獎(jiǎng)罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績(jī)效考核等資料;

5、員工提案、述職報(bào)告等文字材料。

三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級(jí)調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

2、調(diào)用本部門(mén)文檔,須經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理申批。

3、調(diào)用外部門(mén)文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫(xiě)有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級(jí)或跨部門(mén)調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。

第2篇 文檔管理制度范本

文 檔 管 理 制 度

文 檔 管 理 制 度

1、秘書(shū)科負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的立卷歸檔工作,每個(gè)季度的第一個(gè)月完成上季度的立卷歸檔任務(wù)。

2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規(guī)律,進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查(借)閱必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),使用檔案者必須愛(ài)護(hù)檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場(chǎng)所。

5、不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。

6、文檔必須排列整齊,編號(hào)準(zhǔn)確。并做好防霉、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。

第3篇 文檔管理員崗位職責(zé)

1.在辦公室主任領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)檔案管理工作。認(rèn)真執(zhí)行檔案工作法律法規(guī),負(fù)責(zé)對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案形成中的業(yè)務(wù)指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。

2.負(fù)責(zé)組織全站檔案的收集、鑒定、保管、利用和編制等工作。

3.負(fù)責(zé)收集各科室文書(shū)檔案材料,整理歸檔,并定期做好文件資料清理、立卷裝訂、鑒定及銷(xiāo)毀工作。

4.收集整理圖書(shū)資料,及時(shí)做好新書(shū)索引目錄,認(rèn)真做好借閱登記。

5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度和檔案

第4篇 文檔管理專(zhuān)員崗位職責(zé)內(nèi)容

1.負(fù)責(zé)對(duì)驗(yàn)收文檔進(jìn)行檢查并根據(jù)其正確性與完整性對(duì)其分類(lèi)。

2.負(fù)責(zé)公司文件(紙面文件與電子文件)、監(jiān)控維護(hù)文檔、各種合同的歸檔和查詢(xún)。

3.負(fù)責(zé)建立檔案借用登記、回收、保密等管理制度。

第5篇 公司文檔管理細(xì)則

1 產(chǎn)生目的

為保證公司文件的完整,便于查找利用,特制定本規(guī)則。

2 適用范圍

適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

3 正文

3.1 文件資料的收集

3.1.1 收集范圍

凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、電報(bào)、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集,具體包括以下各項(xiàng):

3.1.1.1 上級(jí)來(lái)文

(1) 上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件;

(2) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料。

3.1.1.2公司文件材料

(1) 會(huì)議文件,包括本公司重要會(huì)議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等;

(2) 公司發(fā)布(包括轉(zhuǎn)發(fā))的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;

(3) 公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件,下級(jí)單位的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;

(4) 公司各職能部門(mén)在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

(5) 反映公司業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專(zhuān)業(yè)文件材料;

(6) 公司檢查下級(jí)單位工作,調(diào)查研究形成的重要文件材料;

(7) 公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等)、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料;

(8) 公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料;

(9) 公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄;從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書(shū)處理登記的文件材料;

(10)公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料,公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料;

(11)公司成立、合并、撤銷(xiāo)、更改名稱(chēng)、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;

(12)公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

(13)公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料;

(14)公司干部任免(包括備案)、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料;

(15)公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根;

(16)公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè);

(17)公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本;

(18)公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料;

(19)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;

(20)各種普查工作中形成的文件材料。

3.1.2 收集中應(yīng)注意的問(wèn)題

3.1.2.1 公務(wù)電報(bào)要同其他文件材料一起收集立卷。

3.1.2.2 正文和附件要同時(shí)收集。

3.1.2.3 一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存檔,但特別重要的文件例外。

3.1.2.4 作者、時(shí)間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁(yè)殘缺的文件,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。

3.1.2.5 有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見(jiàn)的文件處理單,應(yīng)隨文件一起存檔。

3.1.2.6 有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)的文件,應(yīng)當(dāng)查明原因,采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊,沒(méi)有書(shū)面文件的,應(yīng)注明情況,并加蓋公章。

3.1.2.7 用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫(xiě)的文件底稿,應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。

3.1.2.8 經(jīng)多方查找,證明確實(shí)已丟失的文件,應(yīng)用公用信箋寫(xiě)上文件名稱(chēng),注明丟失原因,加蓋公章,替代所丟文件歸檔。

3.2 立卷歸檔

3.2.1 公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。

3.2.2 文件材料的分類(lèi)

應(yīng)先按文件材料的重要性,在收藏時(shí)間上分為永久、長(zhǎng)期、短期三種,然后依據(jù)事先編好的立卷類(lèi)目,從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)。

3.2.3 立卷分工

3.2.3.1 各單位形成的文件,自行立卷;

3.2.3.2 下級(jí)單位報(bào)來(lái)的重要的、批辦了的文件,由承辦單位立卷;

3.2.3.3 上級(jí)單位頒發(fā)的專(zhuān)業(yè)性文件,由承辦單位立卷;非專(zhuān)業(yè)性文件,由辦公室立卷。

3.2.4 歸檔

3.2.4.1 各單位于 月底前將上年度文件材料立卷完畢,交檔案室統(tǒng)一存檔(人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的,由其職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理)。

3.2.4.2 各種文件、資料,按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化,必須層次分明、編寫(xiě)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。

3.2.4.3 不同價(jià)值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理,單獨(dú)立卷。

3.2.4.4 卷必須整齊,底圖一律按要求存放,以便保管、查閱。

3.3 檔案保管

3.3.1 檔案必須入框上架,科學(xué)排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

3.3.2 膠片、照片、磁帶要專(zhuān)柜密封保管,膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3.3.3 底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查,平放或卷放。

3.3.4 庫(kù)藏檔案要定期核對(duì),做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。

3.4 檔案借閱

3.4.1 借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛(ài)護(hù),不得丟失、損壞、涂改,要如期歸還。

3.4.2 借出的檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所,不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

3.4.3 借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說(shuō)明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。

3.4.4 歸還檔案時(shí),由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚,并在借閱登記簿上及時(shí)注銷(xiāo)。

3.4.5 凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

3.4.6 底圖一般不予外借。

3.5 檔案銷(xiāo)毀

對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件材料,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷(xiāo)毀。

3.6 檔案統(tǒng)計(jì)

3.6.1 銷(xiāo)毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,有2人監(jiān)督,保證不丟失、不漏銷(xiāo)。

3.6.2 要及時(shí)對(duì)檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3.6.3 除按上級(jí)主管部門(mén)的要求及時(shí)填報(bào)統(tǒng)計(jì)資料外,還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。

3.6.4 統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。

3.6.5 對(duì)永久、長(zhǎng)期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì),以便反映檔案的不同價(jià)值和庫(kù)存發(fā)展趨勢(shì)。

3.7 檔案保密

3.7.1 檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密,檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖,無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

3.7.2 不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問(wèn)題。

3.7.3 檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。

第6篇 文檔檔案管理制度

一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開(kāi)展,實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)(專(zhuān)職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作

1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理,單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類(lèi),再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應(yīng)填寫(xiě)收文的表格,注明文件名稱(chēng)、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。

文件發(fā)文應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱(chēng)、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷(xiāo)毀

1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外,最好配備專(zhuān)門(mén)的文件柜。

2、文件的存放和提取應(yīng)由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)。

3、專(zhuān)職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類(lèi)后按時(shí)間和來(lái)文單位順序排列,編上頁(yè)碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷(xiāo)毀:單位年終進(jìn)行文件銷(xiāo)毀工作,對(duì)無(wú)歸檔存放價(jià)值的文件、材料,上級(jí)指定需要銷(xiāo)毀的文件,其他無(wú)存檔價(jià)值的文書(shū)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫(xiě)銷(xiāo)文登記表,由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時(shí)間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛(ài)護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。

3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。

六、處理

對(duì)違反本制度的行為,按照車(chē)站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。

第7篇 公司文檔資料管理規(guī)定

公司文檔資料的管理規(guī)定

1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn),對(duì)文檔的管理,要做到處理及時(shí),卷宗規(guī)范,確保安全;

2、公司各部門(mén)負(fù)責(zé)管理與該部門(mén)有關(guān)的文件,如:銷(xiāo)售部門(mén)負(fù)責(zé)營(yíng)銷(xiāo)檔案、客房往來(lái)資料、設(shè)計(jì)師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場(chǎng)訊息檔案等;財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)各類(lèi)財(cái)務(wù)單據(jù)、銷(xiāo)售合同及其他檔案(如執(zhí)行價(jià)格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷(xiāo)商的檔案、分銷(xiāo)政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類(lèi)檔案;

3、公司文件由辦公室起草,發(fā)文程序?yàn)?擬稿、自審、報(bào)經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

4、對(duì)內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號(hào),要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

5、公司的收文程序?yàn)?收文、報(bào)送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé),依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類(lèi),報(bào)送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門(mén)處理,重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

7、文檔按照機(jī)密程度,分為“秘密”、“機(jī)密”、“決密”三個(gè)檔次,撰稿人應(yīng)依據(jù)機(jī)密程度確定報(bào)送范圍,秘密文件的報(bào)(發(fā))送由專(zhuān)人進(jìn)行,確保發(fā)送未超出報(bào)送范圍;

8、機(jī)密文件應(yīng)確保其安全性,文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對(duì)其負(fù)有保密的義務(wù),造成資料外泄的,公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無(wú)關(guān)的文檔,特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱,借閱文檔必須及時(shí)歸還;

10、辦公室、公司各部門(mén)應(yīng)將文檔分類(lèi)立卷歸宗,方便調(diào)閱;

11、文檔的銷(xiāo)毀要列出銷(xiāo)毀清單,報(bào)請(qǐng)公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀;

12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù),確保檔案資料的完整。

第8篇 工程項(xiàng)目監(jiān)理文檔管理規(guī)定

工程項(xiàng)目監(jiān)理文檔管理辦法

為了加強(qiáng)我監(jiān)理部科技檔案的科學(xué)管理。并使其納入標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化的軌道。根據(jù)部、廳科技檔案工作的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本工程項(xiàng)目的實(shí)際情況,特制定如下管理辦法:

1、在正副總監(jiān)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,由綜合組負(fù)責(zé)監(jiān)理部文檔管理工作。

2、檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)科技檔案工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)。認(rèn)真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補(bǔ)充工作。

3、及時(shí)對(duì)往來(lái)文件進(jìn)行登記。并建立收文閱辦制度。

4、嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度。未經(jīng)同意。不準(zhǔn)私自外借。努力做好文檔的保密工作。

5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類(lèi)別(合同類(lèi)、圖紙類(lèi)、文件類(lèi)、原始記錄及月報(bào)類(lèi))進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、保存。并建立文件清單。

6、年終時(shí)應(yīng)及時(shí)對(duì)本年度所有文件資料進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)工作。

7、加強(qiáng)對(duì)各承包人文檔工作進(jìn)行督促、檢查和指導(dǎo)。

8、工程竣工時(shí)嚴(yán)格按照國(guó)家科技檔案案卷質(zhì)量要求分綜合類(lèi)、工程質(zhì)量類(lèi)、工程進(jìn)度類(lèi)、工程費(fèi)用類(lèi)、合同管理類(lèi)、監(jiān)理月報(bào)、照片和錄像七項(xiàng)對(duì)監(jiān)理文件資料進(jìn)行組卷上報(bào)。

9、未盡事宜,按業(yè)主有關(guān)技術(shù)檔案的編制、審查、歸檔辦法執(zhí)行。

第9篇 煤礦調(diào)度文檔管理制度范本

(一)為明確工作職責(zé),理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化基本要求及評(píng)分方法(試行)》調(diào)度和地面設(shè)施管理制度建設(shè)的要求,制定本制度。

(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺(tái)賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1. 圖表:

調(diào)度室各種圖表必須及時(shí)填繪和修訂,與實(shí)際情況相符合,圖表必須歸檔管理。

2. 臺(tái)賬:

(1)綜合臺(tái)賬應(yīng)當(dāng)記錄當(dāng)班生產(chǎn)計(jì)劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點(diǎn)工程和重點(diǎn)

工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問(wèn)題和處理情況,領(lǐng)導(dǎo)值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領(lǐng)導(dǎo)交辦工作及落實(shí)情況等。

(2)綜合臺(tái)賬應(yīng)內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,字跡工整。

(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計(jì)完成量、綜合進(jìn)尺、開(kāi)拓進(jìn)尺、日月年累計(jì)完成進(jìn)尺,分項(xiàng)或統(tǒng)一建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬。

3. 記錄簿:

建立調(diào)度值班記錄、領(lǐng)導(dǎo)值班及下井帶班記錄(由帶班領(lǐng)導(dǎo)填寫(xiě))、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會(huì)記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計(jì)記錄,存檔管理。

4. 電子顯示屏:

(1)電子顯示屏應(yīng)正常顯示調(diào)度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重點(diǎn)安全生產(chǎn)信息;

(2)主要設(shè)備和重點(diǎn)安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;

(3)煤礦安全監(jiān)測(cè)監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;

(4)顯示的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確,實(shí)時(shí)集中監(jiān)控。

(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無(wú)涂改。(四)檔案資料,應(yīng)有專(zhuān)人管理。

(五)調(diào)度文檔的保存期限:

1. 班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺(tái)賬保存 1 年以上。

2. 調(diào)度日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、文字分析,上級(jí)通知、通報(bào)、傳真電文保存 1 年以上。

3. 死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。

(六)各項(xiàng)生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自對(duì)外公布。(七)立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄,把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚,裝

訂整齊、牢固,填寫(xiě)備考表,注明保管期限。

(八)對(duì)超過(guò)保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊(cè),經(jīng)檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)鑒定,報(bào)礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷(xiāo)毀。

第10篇 管理處文檔管理員崗位職責(zé)與素質(zhì)要求

管理處文檔管理員崗位職責(zé)及素質(zhì)要求

a、崗位職責(zé)

_對(duì)管理處客戶主管負(fù)責(zé)并匯報(bào)工作;

_負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)文秘及內(nèi)外信息的收集、傳遞工作;

_協(xié)助客戶主管進(jìn)行文件資料、辦公用品、檔案管理;

_負(fù)責(zé)檔案和資料的收集、整理、歸檔;

_負(fù)責(zé)對(duì)本崗位qhse管理體系的運(yùn)行績(jī)效進(jìn)行測(cè)量及考評(píng);

_負(fù)責(zé)做好自身承擔(dān)的qhse管理方面的工作,完成本部門(mén)的各項(xiàng)工作目標(biāo)。

b、素質(zhì)要求

_大學(xué)專(zhuān)科或以上學(xué)歷;

_持物業(yè)管理員上崗證;

_具有較強(qiáng)的文字處理能力,2年以上工作經(jīng)驗(yàn);

_熟悉iso9001、iso14001、ohsas18001管理體系方面的基礎(chǔ)知識(shí);

_熟練操作辦公自動(dòng)化軟件;

_熟悉文檔管理工作。

第11篇 文檔資料管理制度范本

為了使拌和站資料管理實(shí)現(xiàn)正規(guī)化,并切實(shí)加強(qiáng)檔案資料的管理工作,特制定本制度。

一、文件收發(fā)

1、建立收文登記制度。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的文件和市直有關(guān)部門(mén)文件及其他兄弟單位來(lái)文都要進(jìn)行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號(hào)、發(fā)文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時(shí)將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對(duì)外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件名稱(chēng)、文件字號(hào)、發(fā)文范圍等。

5、對(duì)拌和站擬稿發(fā)出的文件、專(zhuān)題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設(shè)備管理和維修工作的基礎(chǔ)之一,是了解設(shè)備狀況、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊(cè)和進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項(xiàng)工作的填寫(xiě)、收集、整理和保存。

2、機(jī)械設(shè)備的數(shù)據(jù)管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作,它來(lái)源于原始資料。為了提高設(shè)備資產(chǎn)的運(yùn)作效益,必須按時(shí)分類(lèi)、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時(shí)采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計(jì)分析、上報(bào)考核等方面,應(yīng)做到定期歸類(lèi)整理。數(shù)據(jù)要完整準(zhǔn)確,報(bào)表要及時(shí)齊全。

3、機(jī)械管理基本數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備以下內(nèi)容:1、管理號(hào)碼;2、設(shè)備名稱(chēng);3、型號(hào)規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運(yùn)轉(zhuǎn)小時(shí);7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機(jī)編號(hào);12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機(jī)重量;15、動(dòng)力機(jī)名稱(chēng);16、動(dòng)力機(jī)型號(hào);17、動(dòng)力機(jī)規(guī)格;18、動(dòng)力機(jī)生產(chǎn)廠;19、動(dòng)力機(jī)出廠日期;20、動(dòng)力機(jī)編號(hào);21、工點(diǎn)。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項(xiàng)為動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。

4、及時(shí)上報(bào)的報(bào)表:《設(shè)備臺(tái)帳》(包括自有配屬的設(shè)備和內(nèi)租、外租的設(shè)備以及協(xié)作隊(duì)伍的設(shè)備,分別建帳管理)、《機(jī)械增減情況表》、《機(jī)械事故統(tǒng)計(jì)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理計(jì)劃報(bào)表》、《機(jī)械保養(yǎng)、修理完成情況報(bào)表》。

5、建立檔案目錄,主要分設(shè)備文件材料、設(shè)備檔案、設(shè)備技術(shù)資料三個(gè)方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務(wù)。

6、建立和認(rèn)真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。

第12篇 文檔檔案管理制度范本

一、文檔是單位的重要資料,加強(qiáng)文檔的管理,是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有序開(kāi)展,實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的,特制定本制度。

二、文檔管理應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)(專(zhuān)職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。

三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作

1、文件收集:堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔,保證文件資料的完整,對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔;對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理,單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類(lèi),再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。

3、文件收發(fā)

文件收文應(yīng)填寫(xiě)收文的表格,注明文件名稱(chēng)、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。

文件發(fā)文應(yīng)填寫(xiě)發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱(chēng)、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。

四、文件存放和銷(xiāo)毀

1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外,最好配備專(zhuān)門(mén)的文件柜。

2、文件的存放和提取應(yīng)由專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)。

3、專(zhuān)職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防損等方面工作。

4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類(lèi)后按時(shí)間和來(lái)文單位順序排列,編上頁(yè)碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。

5、文件銷(xiāo)毀:單位年終進(jìn)行文件銷(xiāo)毀工作,對(duì)無(wú)歸檔存放價(jià)值的文件、材料,上級(jí)指定需要銷(xiāo)毀的文件,其他無(wú)存檔價(jià)值的文書(shū)。對(duì)需要銷(xiāo)毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫(xiě)銷(xiāo)文登記表,由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷(xiāo)。

五、文件借閱

1、本單位人員借閱文件,文件管理員應(yīng)制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時(shí)間,借閱人簽名。交待紀(jì)律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛(ài)護(hù)文件注意清潔,在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。

3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。

六、處理

對(duì)違反本制度的行為,按照車(chē)站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。

第13篇 知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范辦法

知名房地產(chǎn)公司客戶文檔管理規(guī)范

日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人

1.目的

加強(qiáng)客戶文檔管理,對(duì)所有涉及具體客戶的文檔資料管理實(shí)施有效的指導(dǎo)和監(jiān)督。

2.適用范圍

深圳區(qū)域各公司開(kāi)發(fā)樓盤(pán)項(xiàng)目的具體客戶實(shí)物資料的管理,包括住宅及商鋪的資料,載體包括紙質(zhì)、電子、照片、錄音、錄像等。

3.術(shù)語(yǔ)和定義

3.1.銷(xiāo)售資料:指房產(chǎn)銷(xiāo)售過(guò)程中與具體客戶發(fā)生的所有相關(guān)資料的總稱(chēng)。包括排號(hào)協(xié)議、認(rèn)購(gòu)書(shū)、銷(xiāo)售變更審批資料、房屋歷史銷(xiāo)售記錄等。

3.2.簽約資料:指客戶購(gòu)買(mǎi)房產(chǎn)與我公司簽訂房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議、與銀行簽訂按揭合同及補(bǔ)充協(xié)議等過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)資料及附件的總稱(chēng)。

3.3.辦證資料:指客戶委托我公司辦理房地產(chǎn)證、藍(lán)印戶口提交資料以及我公司辦理此項(xiàng)業(yè)務(wù)過(guò)程中發(fā)生的簽收、送達(dá)、郵寄等證明及備案資料。

3.4.入伙資料:指房產(chǎn)入伙辦理流程中形成的所有記錄的總稱(chēng)。

3.5.維修資料:指房產(chǎn)在保修期內(nèi)進(jìn)行維修的所有記錄。

3.6.賠付資料:指反映客戶提出索賠及退/換房要求及公司處理情況的相關(guān)資料,其中包括客戶的書(shū)面申請(qǐng)、面談?dòng)涗?公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)、處理意見(jiàn)知會(huì)或協(xié)議書(shū)以及賠付手續(xù)完善情況(如客戶身份證和收條復(fù)印件等)。

3.7.訴訟資料:指公司在與客戶進(jìn)行訴訟活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的法律文書(shū)的總稱(chēng)。

3.8.商鋪?zhàn)赓U資料:指客戶向我公司租賃商鋪過(guò)程中產(chǎn)生的所有資料的總稱(chēng)。

3.9.其他資料:不能歸入以上各類(lèi)的、與具體客戶相關(guān)的資料。

4.職責(zé)

4.1.各公司總經(jīng)理辦公室是客戶文檔的主管部門(mén)。

4.1.1.負(fù)責(zé)定期整理各部門(mén)移交公司的客戶文檔。

4.1.2.負(fù)責(zé)公司保存的客戶文檔的借閱管理。

4.1.3.負(fù)責(zé)檢查各責(zé)任部門(mén)日?？蛻粑臋n管理情況。

4.2銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部

4.2.1負(fù)責(zé)與客戶相關(guān)的銷(xiāo)售資料的日常管理

4.2.2負(fù)責(zé)客戶簽約資料及辦證資料的日常管理

4.2.3負(fù)責(zé)入伙資料的收集及管理

4.2.4按期向總經(jīng)理辦公室移交以上資料。

4.3客戶服務(wù)中心(未設(shè)此部門(mén)的公司由相應(yīng)職能部門(mén)代為履行此職責(zé))

4.3.1負(fù)責(zé)維修資料及賠付資料的日常管理和按時(shí)移交。

4.3.2負(fù)責(zé)監(jiān)督物業(yè)公司移交重要的客戶資料。

4.4法律室(未設(shè)此部門(mén)的公司由相應(yīng)職能部門(mén)代為履行此職責(zé))

4.4.1負(fù)責(zé)訴訟資料的收集及按時(shí)移交。

4.5財(cái)務(wù)管理部

4.5.1負(fù)責(zé)與具體客戶有關(guān)的購(gòu)房、退房相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證資料的管理。

4.6公司各部門(mén)

有義務(wù)收集并移交相關(guān)工作文檔。

5.工作程序

5.1.客戶資料的管理原則及基本要求:

5.1.1.衡量客戶文檔資料準(zhǔn)確完備的原則

a)準(zhǔn)確。是指產(chǎn)權(quán)來(lái)源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律政策、記錄與實(shí)際相符。

b)完整。包含兩方面內(nèi)容,一是各種表冊(cè)資料無(wú)缺項(xiàng);二是各種證件、證明材料無(wú)遺漏。

c)及時(shí)?？蛻糍Y料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況經(jīng)常進(jìn)行更新,隨時(shí)反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。

5.1.2.客戶資料按房產(chǎn)建檔,一戶一檔。

5.1.3.如同一客戶購(gòu)置多套房產(chǎn),需要在各檔間建立參照,明確關(guān)系。

5.1.4.客戶資料按集中管理原則,各責(zé)任部門(mén)定期移交總經(jīng)理辦公室。

5.1.5.客戶資料的密級(jí)統(tǒng)一定為公司c級(jí)文檔,特殊資料有必要提高密級(jí)的,由經(jīng)辦部門(mén)與總經(jīng)理辦公室共同確定。

5.1.6.負(fù)有日常管理責(zé)任的部門(mén)必須安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)客戶資料日常管理和移交,所有資料必須以部門(mén)為單位管理,不得留存在個(gè)人手中。

5.2.銷(xiāo)售資料的管理及移交

5.2.1.各項(xiàng)目銷(xiāo)售組負(fù)責(zé)銷(xiāo)售過(guò)程中客戶資料的收集及管理,包括排號(hào)協(xié)議、認(rèn)購(gòu)書(shū)、客戶提交的個(gè)人資料,以及換房、折扣、延遲付款等銷(xiāo)售過(guò)程中發(fā)生的審批資料。

5.2.2.當(dāng)客戶簽訂認(rèn)購(gòu)書(shū)后,項(xiàng)目銷(xiāo)售組必須于五個(gè)工作日內(nèi)將資料整理并移交銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部客戶事務(wù)組。

5.2.3.必要時(shí),銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)留存復(fù)印件以備查考。

5.3.簽約、辦證及入伙資料的管理及移交:

5.3.1.銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部客戶事務(wù)組負(fù)責(zé)入伙前客戶資料的管理,包括:銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)移交的銷(xiāo)售資料、房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同簽署資料、按揭合同資料、入伙通知送達(dá)資料、本套房屋歷史銷(xiāo)售記錄、入伙時(shí)簽訂的各類(lèi)補(bǔ)充協(xié)議等客戶資料,一戶一檔。

5.3.2.客戶事務(wù)組于項(xiàng)目入伙集中入伙工作完畢一個(gè)月后統(tǒng)一整理移交總經(jīng)理辦公室。

5.3.3.集中入伙期后,每季度統(tǒng)一將所有程序均已完備的資料移交總經(jīng)理辦公室。

5.4.維修資料、賠付資料及客服工作中相關(guān)資料的管理及移交:

5.4.1.客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)客戶房產(chǎn)維修及賠付工作,在日?？蛻舴?wù)工作過(guò)程中形成的、與具體客戶相關(guān)的資料一并歸檔。

5.4.2.客服中心每半年定期將客戶資料移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.3.必要時(shí)客戶服務(wù)中心留存復(fù)印件以備查考。

5.5.訴訟資料的管理及移交:

5.5.1.與具體客戶相關(guān)的訴訟資料由法律室負(fù)責(zé)收集管理,在結(jié)案后統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理。

5.5.2.訴訟資料單獨(dú)分類(lèi)建檔,結(jié)案證明資料(判決書(shū)、仲裁書(shū)、調(diào)解書(shū)等)需復(fù)印歸入客戶檔案,并在客戶文檔中建立指引,明確檔案間的關(guān)系。

5.6.商鋪資料的管理及移交:

5.6.1.商鋪?zhàn)赓U資料:

a)包括:租賃預(yù)訂協(xié)議、正式租賃合同、租賃人身份或公司營(yíng)業(yè)證明、營(yíng)業(yè)計(jì)劃等資料,出租事務(wù)辦理完畢,資料統(tǒng)一移交總經(jīng)理辦公室管理,后期新形成的資料由銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部商業(yè)組負(fù)責(zé)定期移交。

b)商鋪資料建檔編號(hào)按5.10.1執(zhí)行,統(tǒng)一排列在各項(xiàng)目住宅資料后。

c)出租的商鋪一旦出售,出租期的所有資料一律作為客戶資料的一個(gè)屬類(lèi)裝訂成冊(cè),歸入客戶檔案,出租資料目錄中備注相關(guān)檔案編號(hào)。

5.6.2.商鋪出租報(bào)表、臺(tái)帳等綜合性資料單獨(dú)分類(lèi)編號(hào),由銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)部商

業(yè)組負(fù)責(zé)管理,財(cái)務(wù)管理部監(jiān)督。

5.7.其他資料的管理要求:

5.7.1.在工作中形成的所有與客戶相關(guān)的資料,各部門(mén)及各位職員有義務(wù)主動(dòng)移交總經(jīng)理辦公室,以保證客戶資料真實(shí)和完整。

5.7.2.存于公司財(cái)務(wù)管理部的與客戶購(gòu)房、退房相關(guān)的財(cái)務(wù)憑證資料按會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理辦法執(zhí)行。

5.8.非針對(duì)具體業(yè)主的資料的管理

此類(lèi)資料分為兩類(lèi):

5.8.1.常規(guī)資料,如入伙通知書(shū)、工程質(zhì)量保修書(shū)、住宅使用說(shuō)明書(shū)、對(duì)全體業(yè)主的公告、認(rèn)購(gòu)書(shū)范本、房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議范本等作為項(xiàng)目文檔的一大類(lèi),按項(xiàng)目分類(lèi)保存。

5.8.2.重大投訴及事件的處理過(guò)程資料按專(zhuān)題建檔,一事一檔,主要責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)資料的收集及管理,事件結(jié)束后整理移交總經(jīng)理辦公室。

5.9.各責(zé)任部門(mén)日?？蛻粑臋n的管理要求:

各責(zé)任部門(mén)未到移交時(shí)間的客戶資料必須安排專(zhuān)人、檔案專(zhuān)用裝具妥善保管,可按資料類(lèi)型分別存檔,并建立目錄,按公司秘密信息管理規(guī)范的要求嚴(yán)格控制傳播范圍。

5.10.公司客戶檔案的整理要求:

客戶資料移交公司后,統(tǒng)一按以下要求整理立卷:

5.10.1.客戶文檔的編號(hào)規(guī)則:

具體房號(hào):按項(xiàng)目實(shí)際命名房號(hào)表示,包括苑名、棟號(hào)、單元號(hào)、房間號(hào)等,可以用漢字、字母或數(shù)字綜合表示,具體形式不作規(guī)定,但各公司自行編號(hào)的形式必須一致。

5.10.2.客戶文檔的屬類(lèi)及整理要求:

為規(guī)范客戶的整理要求,文檔實(shí)體分為六組整理:

a)銷(xiāo)售、簽約、辦證及入伙資料(必備):裝訂成冊(cè),并按固定目錄格式建立檔案目錄。

b)維修/賠付資料:按戶整理為活頁(yè)形式,按次數(shù)編寫(xiě)順序號(hào),建立目錄。

c)其他資料:包括訴訟結(jié)案資料等其他經(jīng)營(yíng)管理中與具體客戶發(fā)生的資料?；铐?yè)形式整理,編寫(xiě)順序號(hào),并建立目錄。其中訴訟結(jié)案資料后要標(biāo)注具體案件卷宗的編號(hào),以建立參照。

d)出租期資料:如是租賃商鋪轉(zhuǎn)為出售,出租期資料單獨(dú)為一組,裝訂成冊(cè)。

e)銷(xiāo)售歷史資料:指此房產(chǎn)在出售給最終客戶前發(fā)生的所有銷(xiāo)售情況的記錄,包括認(rèn)購(gòu)書(shū)、房產(chǎn)沒(méi)收審批、撻定等資料,按發(fā)生時(shí)間順序整理并裝訂成冊(cè)。

5.10.3.總經(jīng)理辦公室根據(jù)客戶資料移交情況,安排檔案集中整理,并負(fù)責(zé)移交后的資料管理工作。

5.10.4.公司客戶檔案統(tǒng)一編制案卷目錄,并注明保存地點(diǎn)。

5.10.5.所有資料封面均要標(biāo)注密級(jí)標(biāo)識(shí)及保管理期限:

深圳市__房地產(chǎn)有限公司 級(jí)文件 保存

內(nèi)部資料,嚴(yán)禁外傳建檔日期:

5.11.客戶資料的借閱管理:

5.11.1.建立查閱、借閱登記制度,公司內(nèi)部調(diào)檔查閱,必須由統(tǒng)一進(jìn)行登記,未經(jīng)許可,一律不得帶出檔案室。

5.11.2.外單位人員查閱客戶文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書(shū),并經(jīng)法律室批準(zhǔn)后方能查閱,并要做好登記工作。

5.11.3.確保檔案資料安全,未經(jīng)許可,無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。

5.12.客戶資料的管理期限及銷(xiāo)毀制度

5.12.1.客戶資料屬于公司永久保存的檔案,一般不予銷(xiāo)毀。

6.支持性文件

第14篇 某區(qū)財(cái)政局文檔管理辦法

一、為了規(guī)范財(cái)經(jīng)檔案管理行為,實(shí)現(xiàn)文檔管理的規(guī)范性、完整性和科學(xué)性,更好地為財(cái)政工作服務(wù)。

依據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》和《區(qū)管委會(huì)文書(shū)處理部門(mén)整理歸檔制度》,結(jié)合我局實(shí)情,特制訂本制度。

二、本制度所稱(chēng)文檔是指區(qū)財(cái)政局在業(yè)務(wù)管理工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像、電子材料等。

第15篇 機(jī)要文檔管理員職責(zé)范例

機(jī)要文檔管理員職責(zé)

職責(zé)范圍:

1、協(xié)助經(jīng)理日常工作

2、監(jiān)督各處計(jì)劃完成狀況

3、建立、歸檔資料

工作內(nèi)容:

1、建立住戶檔案,做好住戶的驗(yàn)房、入住、車(chē)輛、寵物及常住人員的檔案。

2、建立部門(mén)的人員檔案,辦公用品、勞保用品的管理。

3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。

4、部門(mén)各處的崗位責(zé)任,工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。

5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺(tái)帳。

6、建立公司的鑰匙柜,嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。

7、協(xié)助部門(mén)主管檢查本部的工作計(jì)劃落實(shí)情況。

8、整理本部門(mén)每月、每年的收入和支出狀況。

9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn),辦公用品及易耗物品帳目,對(duì)以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報(bào)廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。

10、每月匯總盤(pán)點(diǎn)和制表提供數(shù)據(jù)給部門(mén)經(jīng)理。

11、保護(hù)客人隱私