任職于采購部的員工，必須具備良好的專業(yè)基礎，好學謙虛、臨財不茍得的美德，不畏困難與挫折的勇氣，以及高度的職業(yè)責任心。
前言
采購部，是公司的非常重要部門，她工作的成敗，直接影響著公司的外界形象，直接左右著消費者對公司產(chǎn)品的信心，也直接決定了公司經(jīng)營的回報。
公司需要一個優(yōu)秀的采購部，憑著專業(yè)的技術素質(zhì)，發(fā)揚齊心合力的團隊精神，在設計部的統(tǒng)一設計意念的引導下,反季節(jié)地策劃及訂制公司的優(yōu)質(zhì)名牌商品，將公司的品牌概念，通過商品的設計，質(zhì)感、色彩等元素，不斷地循環(huán)地灌輸于消費者，令消費者在欣然接受商品的同時，也在潛意識之中，自覺成為公司的擁護者。
采購部肩負著非常關鍵的使命，她有責任為公司提供合理的商品成本價格，優(yōu)質(zhì)的貨品，足夠的數(shù)量、準時的上市。
任職于采購部的員工，必須具備良好的專業(yè)基礎，好學謙虛、臨財不茍得的美德，不畏困難與挫折的勇氣，以及高度的職業(yè)責任心。同時，每位職員應隨時作好準備，為公司付出不懈的努力，也應為采購部成為公司的堅強后方陣地而發(fā)揮各自最大的潛能!
第一節(jié) 采購部之分工及部門架構
一. 采購部的架構
第二節(jié) 采購部各級人員之職責
一、 采購經(jīng)理職責：
1. 直接上級:總經(jīng)理
2. 直接下屬:面料采購員、輔料采購員、質(zhì)檢員(QC)
3. 本職工作:采購公司規(guī)定的所有商品、控制商品的質(zhì)量及交貨期
4. 直接責任:
為申請部門提出的采購項目尋價、尋貨,作出三家供貨商的對比價。
采購單申請單、訂購合同的初審。
在采購單批準后分派采購員完成采購,重要的采購項目自己跟進。對采購進度、質(zhì)量控制作出安排交跟單員及QC跟進。
在生產(chǎn)中或到貨后發(fā)生問題,和廠家交涉并解決。
協(xié)調(diào)解決公司各個部門同商品部相關聯(lián)的工作。
制定下級崗位描述。
所有采購品要保存封樣。
指導評價下級工作
5. 領導責任:
對采購手續(xù)負責。
對供貨商選定水平負責。
對所選樣品的品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨期負責。
6. 主要權力:
選擇供貨商的權力。
二、面、輔料采購員職責：
1. 直接上級:采購部經(jīng)理
2. 本職工作:采買成衣所需的面、輔料物資
3. 工作責任:
根據(jù)采購經(jīng)理分配的采購申請單,具體實施選擇供貨商和報價并取得相關樣辦,填寫申購單后上報采購經(jīng)理。
根據(jù)批準后有效的采購定單向財務部取得付款票據(jù),實施購買。
具體辦理跟進交貨、驗貨、收貨(退貨)、入倉(出倉)及報帳手續(xù)。
服從上級的工作安排。
保存采購工作時的必要原始記錄及樣辦封存,做好統(tǒng)計,定期上報。隨時了解市場情況,提供市場信息,積極出主意想辦法降低采購成本。
三、面輔料QC職責：
1. 直接上級:采購經(jīng)理
2. 本職工作:商品的質(zhì)量控制
3. 工作責任:
根據(jù)公司對所有采購商品的質(zhì)量要求,以此為標準嚴格檢驗及控制商品的質(zhì)量。
對商品由頭辦到貨品入倉,整個生產(chǎn)過程的質(zhì)量全程監(jiān)控。
對質(zhì)量不合符公司要求的商品及時發(fā)現(xiàn)并第一時間通知上級。
服從上級的工作安排。
對供應商可作出否決合作的建議,不斷修正、完善檢驗控制商品質(zhì)量的標準和方法,不定時以書面形式會報上級。
第三節(jié) 采購部工作程序
一、 商品部日常工作流程圖：(見附表)
二、開發(fā)、確定布物料程序：
設計部會同市場部、生產(chǎn)部、采購部、總經(jīng)理開設計意念會
采購部根據(jù)設計意念收集合適的布/輔料交設計師篩選
(所收集的布/輔料需注明廠家、封度、成份、價格)
設計師確定所需用的布料/輔料，并填寫布/輔料設計卡
(布/輔料設計卡一式三份：設計部、生產(chǎn)部、采購部各一份，如有特殊要求需注明)
三、申購程序：
1、 申購板布：跟單員填寫《起板申請單》交生產(chǎn)部經(jīng)理批核后交采購經(jīng)理，由采購經(jīng)理分派到采購員，采購員填寫《申購單》后，連同布樣交采購經(jīng)理批核(布樣上須經(jīng)設計部經(jīng)理簽名確認)，并呈交總經(jīng)理簽名同意后方可購買板布。采購員安排購買板布，板布返貨后，入倉登記，并填寫《板布使用記錄表》交倉庫、生產(chǎn)部、采購經(jīng)理各一份及存檔。
2、 申購現(xiàn)布大貨布：跟單員填寫《大貨布申購單》，必須寫清楚數(shù)量、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產(chǎn)部經(jīng)理簽核，后交采購經(jīng)理。由采購經(jīng)理分派到采購員，采購員填寫《申購單》及借支單后，連同布樣交采購經(jīng)理批核(布樣上須經(jīng)設計部經(jīng)理簽名確認)，并呈交總經(jīng)理簽名同意后方可購買板布。采購安排上大貨布，收大貨布前一星期應以《一周返布計劃》通知生產(chǎn)部，于返布當天以《落布通知單》通知生產(chǎn)部，布料返貨后采購員辦理入倉報銷手續(xù)。
3、 申購訂購大貨布：跟單員填寫《大貨布申購單》，必須寫清楚數(shù)量、封度、要求、日期等資料，連同合同及式樣一起交生產(chǎn)部經(jīng)理簽核，后交采購經(jīng)理。由采購經(jīng)理選定供應商后，分派到采購員，指引采購員議價及商談付款條款、貨期等。與供應商簽署《訂布合同》并填寫《付款同通知書》給財務部。
4、 申購物料：各個組別跟單所提供的物料預算數(shù)量及經(jīng)設計部確定的物料式樣，經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理審核簽名確認后，交采購員訂購，采購員統(tǒng)籌資料后，根據(jù)庫存情況填寫請購單，交采購部經(jīng)理加簽，后交總經(jīng)理批核。
四、批核布/輔料正確樣、顏色、船樣程序：(略)
五、報價、議價、定價程序：
1、 報價：
采購經(jīng)理接到設計部所給的《布/輔料設計卡》，分派給采購員寄往多個供應商作報價，并要求供應商提供布樣。采購員填寫《報價單》連同供應商提供的布樣交采購經(jīng)理。采購經(jīng)理審核后，初選供應商及價格。價格若在公司接受范圍內(nèi)，統(tǒng)計匯總后交生產(chǎn)部作初步成本核算;若高于公司接受范圍，則需知會設計部，并尋找類似布或代用布給設計師重新選確認樣。
2、 議價：
經(jīng)初步報價后，生產(chǎn)部計算成本交市場部，由市場部給出成本目標價及造貨數(shù)量，生產(chǎn)部計算出布/輔料的目標價及數(shù)量交采購部。采購部根據(jù)該目標價及數(shù)量，利用自己的專業(yè)知識與供應商議價。此議價作同一商品多個供應商議價，同等價格或差額不超0.5元的,開發(fā)打板此商品的供應商優(yōu)先。
3、 定價：
經(jīng)過根據(jù)目標價與供應商議價后,由采購經(jīng)理匯總統(tǒng)計后決定最終供應商,并將價格報交生產(chǎn)部，由生產(chǎn)部重新核算成衣準確成本交市場部審批。若市場部可接受則生產(chǎn)部及采購部可做采購合同交總經(jīng)理批核。若不能接受，則給出意見，生產(chǎn)部及采購部等根據(jù)市場部意見再作出修改或交由總經(jīng)理決定。
六、合同的審核與簽定(略)
七、查貨程序:
1、 作業(yè)程序：
QC員到廠查驗貨品前，應先以電話聯(lián)系廠方，了解生產(chǎn)進度;QC員到廠后，應第一時間有禮貌知會廠方負責人，按公司規(guī)定抽取相應數(shù)量的貨品查驗，有程序地做好檢驗前之工作準備。
2、 查貨的目的與內(nèi)容
布料先分為三大類：現(xiàn)坯印染布、織坯印染和色織布;
跟進生產(chǎn)進度，查驗布料為初期、中期、尾期;
①、初期：
目的：了解供應商的生產(chǎn)情況及我司訂單的生產(chǎn)安排情況
查貨人員：采購員
查貨時間：現(xiàn)坯印染 不用查
織坯印染 交貨前25天
色織布 交貨前20天
查貨內(nèi)容：供應商生產(chǎn)是否繁忙，我司的訂單是否已購紗及上機，上機臺數(shù)，拉經(jīng)數(shù)量，機臺運作是否暢順，坯布的風格花形是否正確。如色織布則要查驗布筒染后顏色跟手樣板是否一致。
?、?、中期：
目的：查驗坯布數(shù)量、質(zhì)量是否符合要求
查貨人員：采購員或QC
查貨時間：現(xiàn)坯印染 交貨前15-20天
織坯印染 交貨前 15天
色織布 交貨前10天
查貨內(nèi)容：查驗坯布數(shù)量是否已夠我司訂單需要;查驗坯布的疵點：污漬、色紗、油沙、稀密路、吊經(jīng)、缺緯、破洞、棉結(jié)、棉粒、粗經(jīng)、粗緯等外在因素，是否符合要求;另還有一種檢驗方法：煮漂10-20米左右坯布作抽檢;如色織布則要查核頭板坯花型與原樣、手感是否相符。
?、邸⑽财冢?/p>
目的：查驗所訂布料是否符合我司要求返貨
查貨人員：QC
查貨時間：返貨前3天
查貨內(nèi)容：測試大貨的縮水率、拉力、撕破力、手感、側(cè)向紗線滑移強力、色牢度等;查驗匹頭條時應左右中邊查看色差程度，查驗大貨布的顏色、手感否與所批船樣一致，抽查大貨10%-20%的大貨布作布面綜合質(zhì)量評定，按標準收貨。
3、 測試程序：
?、佟⒉剂蠙z查：布面平滑度、布紋、花式、手感、布痕、色勻程度;
?、?、布匹力度：拉力、漲破力、摩擦程度、伸長后還原程度;
?、?、縮水和變形程度：車縫時縮短或伸長程度、濕洗時伸長、縮短、變形程度。
?、?、褪色和染色程度：濕洗時褪色或染色程度、摩擦時褪色或染色程度。
⑤、布面皺折后自動平服能力。
4、 發(fā)現(xiàn)問題處理方法：
?、佟?能獨立與廠方解決的問題，應即時解決后及時向上司匯報，以便跟進;
?、?、 當有某些問題無法解決時，即時向上司如實匯報，以便及時處理;
5、 QC員查貨前必須有如下文件資料：
?、佟?合同復印件;
?、?、 已批核的布樣;
八、入倉程序：(略)
九、付款程序：(略)
十、供應商的開發(fā)及評估
1、 供應商的開發(fā)：
采購部應每季根據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構，開發(fā)供應商，每季合作的供應商中應有10%為新的供應商以作價格的對比及控制。供應商的主要來源：展會、網(wǎng)絡、同行介紹等
供應商開發(fā)的程序：
?、?選擇目標供應商
?、?初步了解供應商的生產(chǎn)特征，及規(guī)模
?、?派人員審廠，填寫供應商資信表，并要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、國地稅證、一般納稅人證、法人代碼證等五證;交采購經(jīng)理審核。
④ 經(jīng)采購經(jīng)理審核后，合格的供應商由采購經(jīng)理初步洽談合作意向及條件，并錄入下一季的合作供應商中。
2、 供應商的評估：
每季末，根據(jù)所有合作供應商的貨期、價格、質(zhì)量等因素進行全面評估，好的供應商可繼續(xù)合作，不好的供應商需淘汰加入新的供應商。具體評核見《廠家評核表》。
十一、應急措施的啟動及程序：
1、 應急措施的啟動條件：
A、 貨品在查中期時，發(fā)現(xiàn)供應商并沒作出生產(chǎn)安排或貨品有嚴重的質(zhì)量問題之時
B、 貨品在查尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質(zhì)量，數(shù)量嚴重不符合公司要求之時
C、 貨品交貨期嚴重遲期
2、應急措施程序：
A、 若貨品在查中期時發(fā)現(xiàn)供應商并沒作出生產(chǎn)安排時，采購員應即時匯報采購經(jīng)理。采購經(jīng)理與供應商聯(lián)系了解供應商生產(chǎn)情況及實際安排情況，作出判斷該訂單是否會嚴重遲期，并指引采購員作出后備供應商的前準備工作，包括后備供應商的選定，報價，正確樣品的確認，顏色小樣的批核，貨期等工作。填寫貨品延期申請交生產(chǎn)部，市場部批核加意見。根據(jù)生產(chǎn)部，市場部的意見，作出是否需取消合同或更改供應商的等決定，并呈交總經(jīng)理批示。
B、 貨品在查貨尾期時，發(fā)現(xiàn)貨品質(zhì)量嚴重不符合公司要求時，QC應剪能代表全批貨的質(zhì)量板及查貨報告交采購員。采購員聯(lián)系供應商了解供應商情況，若能返修的，與供應商商議返修后貨期，并填寫貨品延期申請連同質(zhì)量板及查貨報告交采購經(jīng)理批示，采購經(jīng)理批示后交生產(chǎn)部及市場部批示意見。若貨品需重做的，與供應商商議重做的交貨期，并填寫貨品延期申請連同質(zhì)量板及查貨報告交采購經(jīng)理批示。采購經(jīng)理批示后交生產(chǎn)部及市場部批示意見，若生產(chǎn)部及市場部可接受貨期的延期，采購經(jīng)理應判斷是否需更換供應商，作出處理意見交采購員跟進;若生產(chǎn)部及市場部不接受貨期的延期，采購經(jīng)理應根據(jù)情況作出如下處理:
?、?根據(jù)質(zhì)量實際情況,實行避裁,所有損耗及耗工費由供應商承擔。造成減數(shù)部分咨詢市場部是否取消或補數(shù)，并上報總經(jīng)理批示。
?、?根據(jù)質(zhì)量實際情況,咨詢市場部是否可接受打折，降低質(zhì)量標準收貨。并上報總經(jīng)理批示。
?、?若無法避裁且降低質(zhì)量標準打折都無法接受的，采購經(jīng)理應上報總經(jīng)理，同時，咨詢市場部及設計部是否可取消或找代用現(xiàn)貨布代替。
C、 貨品交貨期嚴重遲期
貨期遲期采購員應于交貨期前一周以上填寫延期申請交采購經(jīng)理批示，并交生產(chǎn)部及市場部批示。貨期遲期超出15天以上的采購經(jīng)理應會同生產(chǎn)部、市場部及設計部商議是否打折接受或取消訂單或找代用現(xiàn)布代替，并上報總經(jīng)理批示。
第四節(jié) 《 采購部工作程序監(jiān)控條例》
1. 高級經(jīng)理每季交造貨計劃到設計部，每遲一天，罰款30元，若提供錯誤的信息罰款50元;
2. 由于設計部遲交板單及設計圖樣，而致遲返貨的責任人，每款罰款50元;
3. 布料采購員遲交布料資訊，致遲返貨每款罰款50元;
4. 因物料采購員不能及時提供正確的輔物料，導致遲返貨的，每遲一天，罰款20元;
5. 采購員遲通知QC員查驗大貨布，QC員延遲查驗大貨布或延遲測試布板，或遲遞交測試報告給QC組長，每項罰款20元;
6. 貨期以合同期為準，允許正負浮動5天，超出范圍須有總經(jīng)理簽批方免扣罰。采購部經(jīng)理查明原因，再于5日遞交行政部復核，并交財務部扣罰?？哿P方式以財務部制定的為準，并將扣罰情況公布;
7. 采購部于返貨前當天應遞交《返貨通知單》給生產(chǎn)部，貨品到倉后，采購部仍未發(fā)出《落貨通知單》，責任人罰款20元;
8. 當布/輔料采購員收到船頭樣時，布/輔料采購員應先將船頭樣分成4份資料，分別提供給：設計部(A4紙大);QC組(半A4紙大);跟單組(半A4紙大);每一份資料必須有采購經(jīng)理、設計部主管簽名為準，并要求布/輔料采購員將所提供的船頭樣必須區(qū)分正、反面，不能收到大貨布時才提供以上資料，如每漏一項的，罰款20元。
9. QC組測試項目包括：縮水率、脫色度、扭格、洗水前后對比、克重等;每少做一個測試項目，罰款10元;
10. 布行大貨在國內(nèi)生產(chǎn)的，采購員必須進行查驗前期、中期、后整等項目，采購員并將查驗結(jié)果報告給采購經(jīng)理，每少做一次查驗罰款20元。
11. 布/輔料采購員必須監(jiān)控布行返貨的大貨數(shù)量，總數(shù)量不能超出5%，不按要求返貨的責任人罰款30元;如有特別情況由采購經(jīng)理簽批方能免扣罰。
12. 布/輔料采購員必須要求布行返貨前2天提供裝箱單(加工形式是FOB價的，要求布行給廠家一份，CMT 單的由布/輔料采購員提供給輔物料倉一份)，不按此程序進行的，每次罰款10元。
13. 大貨布到加工廠后，生產(chǎn)部同事必須要求廠家在3-5天內(nèi)完成所有驗布工作，每遲一天扣罰跟單人員10元。當布料出現(xiàn)質(zhì)量問題，布料采購員必須在3天內(nèi)完成處理好布料工作，每遲一天扣罰采購員10元。
14. 采購部必須控制好布行所提供的每只布種LOT色問題，總布料2000碼以下的不能超出2個LOT色;3000-8000碼以內(nèi)的不能超出3個LOT色;8000碼以上的不能超出4個LOT色;LOT色與LOT色之間不能超出3級，此LOT色標準由所屬組別的副經(jīng)理簽批為準，每超出一項布料采購組責任人扣罰30元。(注：現(xiàn)布及如設計部或董事局指定要求造貨的除外)
15. 采購部于每星期六發(fā)出《一周返布計劃》;于返布當天發(fā)出《返布通知書》給有關部門，每遲一天罰款10元;如實際返布日期與《一周返布計劃》有更改的，則于返布前3天，以書面形式通知有部門，否則，每次罰款10元。
16. 物料采購員根據(jù)各跟單組所提供的資料進行訂購輔物料，返貨后如發(fā)現(xiàn)輔物料有錯誤的，應追究責任人：如屬跟單提供資料錯誤的，每次罰款30元;如屬物料采購員提供資料錯誤給印刷商的，每次罰款30元;如屬布料采購組提供資料錯誤的，每次罰款30元。
17. 物料采購員與供應商所簽的貨期，每遲一天罰款10元。
18. 如本公司提供布料之樣板，應在返貨前辦好入倉手續(xù)，再按實際情況而定處理方案，違者每件罰50元。
19. 合同應在生產(chǎn)大貨前簽訂，如有違反每次罰50元。如遇大貨有問題，而合同仍未簽訂，后果由當事人自負，一切與公司無關。
20. 因跟單員違反運作規(guī)程，而導致操作產(chǎn)品不合質(zhì)量要求，或致返貨延遲，則要視情節(jié)的輕重作出罰款處理。
21. 如因組長或經(jīng)理未能履行職責而導致無法準時或按要求返貨，則視實際情況由行政總經(jīng)理作處理。
22. 員工對違反部門規(guī)定的行為知情不報者，每次罰30元，上司包庇下屬過錯者，每次罰款50元。
23. 員工工作兒戲，態(tài)度不負責者，第一次口頭警告，第二次罰款50元。
24. 工作中出現(xiàn)問題故意隱瞞以圖蒙混過關者，每次罰款100元。
25. 因未通知倉務部而致貨品到倉庫后無人查收，責任人罰款100元。
26. 合同未經(jīng)副總經(jīng)理審閱蓋合同章，而擅自落單生產(chǎn)者，一切后果及經(jīng)濟損失，由落單者本人自行承擔。
27. 本部人員要復印圖樣，必須填妥《復印申請表》。交經(jīng)理簽名后方能復印如發(fā)現(xiàn)違反者，罰款50元。
