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有哪些
辦公室崗位責任制度是確保企業(yè)運營有序進行的關鍵元素，主要包括以下幾個方面：
1. 行政管理：負責日常辦公環(huán)境維護，包括設施設備管理、文檔整理、會議安排等。
2. 人力資源：涵蓋員工招聘、培訓、績效評估及福利待遇等事務。
3. 財務管理：處理公司財務報表、預算編制、成本控制等任務。
4. 客戶服務：處理客戶咨詢、投訴，維護客戶關系。
5. 公關與市場營銷：負責品牌推廣、市場調(diào)研和公關活動的策劃執(zhí)行。
內(nèi)容是什么
這些崗位的責任具體如下：
1. 行政管理：確保辦公環(huán)境整潔，設備運行正常，及時處理辦公用品采購，協(xié)調(diào)各部門工作，有效組織和管理各類會議。
2. 人力資源：制定并執(zhí)行招聘策略，提供員工培訓和發(fā)展機會，公正公平地進行績效考核，確保員工滿意度。
3. 財務管理：準確編制和監(jiān)控財務報告，制定合理的預算，控制成本，確保公司的財務健康。
4. 客戶服務：快速響應客戶需求，解決客戶問題，建立和維護良好的客戶關系，提高客戶忠誠度。
5. 公關與市場營銷：分析市場趨勢，制定有效的營銷策略，組織各類宣傳活動，提升公司品牌形象。
重點
在實施這些責任制度時，需重點關注以下幾點：
1. 權責明確：每個崗位應清楚自己的職責范圍，避免工作重疊或漏洞。
2. 協(xié)同合作：部門間需要密切配合，共同推動公司目標的實現(xiàn)。
3. 制度執(zhí)行：確保制度得到嚴格執(zhí)行，定期評估和調(diào)整以適應企業(yè)發(fā)展。
4. 激勵機制：通過合理的激勵措施，激發(fā)員工積極性和創(chuàng)新性。
5. 法規(guī)遵守：遵守相關法律法規(guī)，保證公司合法合規(guī)運營。
存在的問題
盡管有了完善的崗位責任制度，但實踐中仍可能存在以下問題：
1. 溝通不暢：部門間的溝通可能出現(xiàn)障礙，影響工作效率。
2. 制度僵化：制度未能隨著市場變化和公司發(fā)展及時更新，可能導致執(zhí)行困難。
3. 崗位能力匹配度不足：某些崗位人員可能不具備相應技能，影響任務完成質量。
4. 監(jiān)督機制不健全：缺乏有效的監(jiān)督和反饋機制，可能導致責任落實不到位。
辦公室崗位責任制度的建立和執(zhí)行是一個持續(xù)改進的過程，需要不斷調(diào)整和完善，以適應企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化。
辦公室崗位責任制度范文
第1篇 辦公室崗位責任制及工作制度
辦公室崗位責任制及工作制度
一、辦公室主要職責和任務
辦公室是分局的綜合業(yè)務職能部門，圍繞分局中心工作參與政務，管好事務，搞好服務，確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務：
（一）負責起草分局重要文件，審核機關業(yè)務部門擬制的文件。
（二）負責信息綜合、學術調(diào)研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。
（三）負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。
（四）負責局領導交辦的組織協(xié)調(diào)、督促檢查工作。
（五）負責協(xié)調(diào)、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。
（六）參與協(xié)調(diào)、組織分局領導參加的有關活動。
二、辦公室各類人員工作職責
（一） 文秘人員職責
1、 承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發(fā)的公文。
2、負責分局年度總結、工作要點、綜合性經(jīng)驗材料等重要文件的起草。
3、按照分局領導指示，向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。
4、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。
5、負責落實調(diào)研課題，撰寫調(diào)研報告，組織分局學術理論研究活動。
6、負責與新聞單位的聯(lián)系和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協(xié)調(diào)組織稅收宣傳活動，承辦上級交辦的涉稅雜志征訂工作。
7、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協(xié)調(diào)和情況反饋。
8、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。
9、負責記載分局《大事記》。
10、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協(xié)調(diào)以分局名義召開的各類會議。
11、參與協(xié)調(diào)分局領導參加的各種公務活動。
12、負責分局各類電、函的處理。
13、負責分局日常值班和來訪接待工作。
（二） 機要人員職責
1、 負責全局各類文件收發(fā)、傳閱、借閱工作。
2、 負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。
3、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。
(三)檔案人員職責
1、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交；
2、保管本機關各種門類和載體的檔案，匯編檔案資料，編制檢索，提供檔案利用；
3、整理室藏檔案，科學分類排列，系統(tǒng)編目編號，使之達到規(guī)范標準，并做好檔案的鑒定、統(tǒng)計工作；
4、搞好庫房管理，落實“八防”措施，保護檔案安全并定期核對清點檔案，保持賬物相符；
5、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監(jiān)督和指導；
6、辦理領導交辦的其它有關檔案業(yè)務工作。
（四）打字員職責
1、 負責分局、分局辦公室文件的打印或復印。
2、負責對微機、打印機、油印機進行和復印進行定期保養(yǎng)，負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。
3、完成領導交辦的其它工作。
辦公室工作制度
一、檔案管理制度
（一）檔案歸檔制度
歸檔范圍：本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等，凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的，均屬歸檔范圍。
歸檔時間：文書檔案第二年上半年完成，會計檔案隔年一季度完成，科技、聲像檔案在工作項目，活動之后隨時歸檔。
歸檔要求：
1、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。
2、 分類一般采取年度――問題分類。
3、案卷的排列、以全宗為單位，按不同門類、載體和不同保管期限分別排列，排列方法統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意改動。
4、根據(jù)不同門類和保管期限，按照案卷排列的順序編制卷號，在一個全宗內(nèi)，案卷目錄號不得重復。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復案卷號。
5、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業(yè)務建設暫行規(guī)定》的要求，案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準，卷內(nèi)文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。
（二）檔案保管制度
1、本機關形成的各處門類和載體的檔案，由檔案室集中統(tǒng)一管理，做到專室、專柜、專（兼）職人員負責保管；
2、檔案室有防資措施，防風窗簾，防火器材，檔案柜內(nèi)放有防蟲、防腐藥品，以使檔案得到安全保護；
3、根據(jù)氣候條件，適時開窗通風或密閉門窗防潮，以保持室內(nèi)一定的溫濕度；
4、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室內(nèi)清潔；
5、平時出入庫存的檔案，應及時清點登記，并定期檢查室藏檔案、經(jīng)常檢查電燈、電器線路有無破損，下班前注意關燈、鎖門、關門窗。
6、檔案人員變動工作時，必須辦理交接手續(xù)，嚴格核實交接的檔案。
（三）檔案保密制度
1、經(jīng)常對機關工作人員進行檔案保密教育，明確保密范圍，嚴守保密紀律，執(zhí)行《保密手冊》；
2、非因工作不得隨意談論檔案內(nèi)容，不得在和人交往和通信中泄露屬于～和檔案資料；
3、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于～的檔案資料，并嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外；
4、凡屬保密檔案，不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳；
5、嚴格控制機密檔案查閱范圍，并按照保密規(guī)定，對歸檔后多余的文件材料及時銷毀；
6、定期檢查檔案保密情況，發(fā)現(xiàn)問題及時上報，不隱瞞、失泄密事故；
7、加強庫房管理，非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
（四）檔案利用制度
1、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍，主要為領導決策和機關各項工作服務；
2、本機關工作人員查閱檔案，均限于本人工作范圍所形成的檔案材料，查閱超出本人工作范圍的須經(jīng)有關負責人同意；
3、 查閱保密檔案范圍，需經(jīng)主管領導批
準；
4、外單位查閱檔案時，必須持介紹信，經(jīng)同意按介紹信內(nèi)容查閱；
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、勾劃、抽頁、折毀、剪裁、增刪檔案，對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱，更不能翻印公布、倒賣；
6、查閱檔案必須履行登記，注銷和檢查手續(xù)，當面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責任，并采取補救措施。
二、辦公室會務制度
1、為保證辦公室工作高效協(xié)調(diào)、順暢運作，建立辦公會制度；
2、辦公會由主任或委托副主任主持召開。
3、會議一般每周一下午召開，有特殊情況可臨時召開。
4、參加會議人員為辦公室全體人員，必要時通知有關人員參加。
5、辦公會主要內(nèi)容為匯報講評上周工作，布置下周及近期主要工作，商議、協(xié)調(diào)、解決工作中遇到的矛盾和問題。
6、秘書室承辦會議的會務組織工作。
三、打印室管理制度
1、 文秘人員負責打印室的管理工作。
2、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核，并簽字后送打印室打印。
3、電腦等打印設備要經(jīng)常維護。打印設備出現(xiàn)故障應及時分析，查找原因，并向辦公室領導匯報。
4、嚴格打印或復印程序和手續(xù)。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或復印。手續(xù)不完備的應拒絕打印。
5、保證打印或復印質量，提高工作效率。堅持誰起草誰校對，兩校一復核制度。急件隨到隨打，平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內(nèi)，杜絕原則性差錯。
6、嚴格遵守保密規(guī)定，禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室，不在室內(nèi)待客閑談。
7、負責打印室的安全、衛(wèi)生、保潔工作。做到每日清掃清潔，每周大掃除。人走四關（關機、關電、關燈、關門）。
第2篇 辦公室崗位責任制、工作制度
辦公室崗位責任制及工作制度
辦公室崗位責任制及工作制度
一、辦公室主要職責和任務
辦公室是分局的綜合業(yè)務職能部門,圍繞分局中心工作參與政務,管好事務,搞好服務,確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務:
(一)負責起草分局重要文件,審核機關業(yè)務部門擬制的文件。
(二)負責信息綜合、學術調(diào)研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。
(三)負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。
(四)負責局領導交辦的組織協(xié)調(diào)、督促檢查工作。
(五)負責協(xié)調(diào)、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。
(六)參與協(xié)調(diào)、組織分局領導參加的有關活動。
二、辦公室各類人員工作職責
(一)文秘人員職責
1、 承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發(fā)的公文。
2、負責分局年度總結、工作要點、綜合性經(jīng)驗材料等重要文件的起草。
3、按照分局領導指示,向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。
4、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。
5、負責落實調(diào)研課題,撰寫調(diào)研報告,組織分局學術理論研究活動。
6、負責與新聞單位的聯(lián)系和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協(xié)調(diào)組織稅收宣傳活動,承辦上級交辦的涉稅雜志征訂工作。
7、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協(xié)調(diào)和情況反饋。
8、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。
9、負責記載分局《大事記》。
10、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協(xié)調(diào)以分局名義召開的各類會議。
11、參與協(xié)調(diào)分局領導參加的各種公務活動。
12、負責分局各類電、函的處理。
13、負責分局日常值班和來訪接待工作。
(二)機要人員職責
1、 負責全局各類文件收發(fā)、傳閱、借閱工作。
2、 負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。
3、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。
(三)檔案人員職責
1、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交;
2、保管本機關各種門類和載體的檔案,匯編檔案資料,編制檢索,提供檔案利用;
3、整理室藏檔案,科學分類排列,系統(tǒng)編目編號,使之達到規(guī)范標準,并做好檔案的鑒定、統(tǒng)計工作;
4、搞好庫房管理,落實“八防”措施,保護檔案安全并定期核對清點檔案,保持賬物相符;
5、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監(jiān)督和指導;
6、辦理領導交辦的其它有關檔案業(yè)務工作。
(四)打字員職責
1、 負責分局、分局辦公室文件的打印或復印。
2、負責對微機、打印機、油印機進行和復印進行定期保養(yǎng),負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。
3、完成領導交辦的其它工作。
辦公室工作制度
一、檔案管理制度
(一)檔案歸檔制度
歸檔范圍:本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等,凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的,均屬歸檔范圍。
歸檔時間:文書檔案第二年上半年完成,會計檔案隔年一季度完成,科技、聲像檔案在工作項目,活動之后隨時歸檔。
歸檔要求:
1、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。
2、 分類一般采取年度――問題分類。
3、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統(tǒng)一,前后保持一致,不可任意改動。
4、根據(jù)不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編制卷號,在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不得重復。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復案卷號。
5、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業(yè)務建設暫行規(guī)定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準,卷內(nèi)文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。
(二)檔案保管制度
1、本機關形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統(tǒng)一管理,做到專室、專柜、專(兼)職人員負責保管;
2、檔案室有防資措施,防風窗簾,防火器材,檔案柜內(nèi)放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護;
3、根據(jù)氣候條件,適時開窗通風或密閉門窗防潮,以保持室內(nèi)一定的溫濕度;
4、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內(nèi)清潔;
5、平時出入庫存的檔案,應及時清點登記,并定期檢查室藏檔案、經(jīng)常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關燈、鎖門、關門窗。
6、檔案人員變動工作時,必須辦理交接手續(xù),嚴格核實交接的檔案。
(三)檔案保密制度
1、經(jīng)常對機關工作人員進行檔案保密教育,明確保密范圍,嚴守保密紀律,執(zhí)行《保密手冊》;
2、非因工作不得隨意談論檔案內(nèi)容,不得在和人交往和通信中泄露屬于國家機密和檔案資料;
3、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家機密的檔案資料,并嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;
4、凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳;
5、嚴格控制機密檔案查閱范圍,并按照保密規(guī)定,對歸檔后多余的文件材料及時銷毀;
6、定期檢查檔案保密情況,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不隱瞞、失泄密事故;
7、加強庫房管理,非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
(四)檔案利用制度
1、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍,主要為領導決策和機關各項工作服務;
2、本機關工作人員查閱檔案,均限于本人工作范圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作范圍的須經(jīng)有關負責人同意;
3、 查閱保密檔案范圍,需經(jīng)主管領導批準;
4、外單位查閱檔案時,必須持介紹信,經(jīng)同意按介紹信內(nèi)容查閱;
5、查閱檔案時,嚴禁涂改、勾劃、抽頁、折毀、剪裁、增刪檔案,對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;
6、查閱檔案必須履行登記,注銷和檢查手續(xù),當面點清,如發(fā)現(xiàn)差錯,及時追究責任,并采取補救措施。
二、辦公室會務制度
1、為保證辦公室工作高效協(xié)調(diào)、順暢運作,建立辦公會制度;
2、辦公會由主任或委托副主任主持召開。
3、會議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時召開。
4、參加會議人員為辦公室全體人員,必要時通知有關人員參加。
5、辦公會主要內(nèi)容為匯報講評上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協(xié)調(diào)、解決工作中遇到的矛盾和問題。
6、秘書室承辦會議的會務組織工作。
三、打印室管理制度
1、文秘人員負責打印室的管理工作。
2、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核,并簽字后送打印室打印。
3、電腦等打印設備要經(jīng)常維護。打印設備出現(xiàn)故障應及時分析,查找原因,并向辦公室領導匯報。
4、嚴格打印或復印程序和手續(xù)。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或復印。手續(xù)不完備的應拒絕打印。
5、保證打印或復印質量,提高工作效率。堅持誰起草誰校對,兩校一復核制度。急件隨到隨打,平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內(nèi),杜絕原則性差錯。
6、嚴格遵守保密規(guī)定,禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室,不在室內(nèi)待客閑談。
7、負責打印室的安全、衛(wèi)生、保潔工作。做到每日清掃清潔,每周大掃除。人走四關(關機、關電、關燈、關門)。
第3篇 辦公室崗位責任制工作制度
辦公室崗位責任制及工作制度
一、辦公室主要職責和任務
辦公室是分局的綜合業(yè)務職能部門,圍繞分局中心工作參與政務,管好事務,搞好服務,確保分局日常工作的正常運轉。其主要職責和任務:
(一)負責起草分局重要文件,審核機關業(yè)務部門擬制的文件。
(二)負責信息綜合、學術調(diào)研、稅收宣傳、文電處理和學會秘書工作。
(三)負責機要、檔案、信訪和來訪接待工作。
(四)負責局領導交辦的組織協(xié)調(diào)、督促檢查工作。
(五)負責協(xié)調(diào)、安排全局各類會議和有關會議的組織工作。
(六)參與協(xié)調(diào)、組織分局領導參加的有關活動。
二、辦公室各類人員工作職責
(一)文秘人員職責
1、 承辦以分局、分局辦公室名義上報、下發(fā)的公文。
2、負責分局年度總結、工作要點、綜合性經(jīng)驗材料等重要文件的起草。
3、按照分局領導指示,向上級有關部門反映分局重要工作的落實情況。
4、負責分局各類信息的搜集、綜合、傳送上報和對下考核。
5、負責落實調(diào)研課題,撰寫調(diào)研報告,組織分局學術理論研究活動。
6、負責與新聞單位的聯(lián)系和新聞報道稿件的撰寫、審核、報送。協(xié)調(diào)組織稅收宣傳活動,承辦上級交辦的涉稅雜志征訂工作。
7、負責分局領導交辦有關工作的督促檢查、組織協(xié)調(diào)和情況反饋。
8、承擔分局《月工作要點》和《周會議安排》的收集、綜合擬制。
9、負責記載分局《大事記》。
10、負責局長辦公會、分局局務會的會議記錄、會務工作和會議紀要的起草。安排、協(xié)調(diào)以分局名義召開的各類會議。
11、參與協(xié)調(diào)分局領導參加的各種公務活動。
12、負責分局各類電、函的處理。
13、負責分局日常值班和來訪接待工作。
(二)機要人員職責
1、 負責全局各類文件收發(fā)、傳閱、借閱工作。
2、 負責分局印鑒、介紹信的保管和使用。
3、負責全局重大事件的記錄、整理、保存。
(三)檔案人員職責
1、負責本機關應歸檔文件材料的收集、整理等文書立卷工作和案卷的接收與移交;
2、保管本機關各種門類和載體的檔案,匯編檔案資料,編制檢索,提供檔案利用;
3、整理室藏檔案,科學分類排列,系統(tǒng)編目編號,使之達到規(guī)范標準,并做好檔案的鑒定、統(tǒng)計工作;
4、搞好庫房管理,落實“八防”措施,保護檔案安全并定期核對清點檔案,保持賬物相符;
5、對所屬機構形成的各種文件材料的收集、整理、歸檔進行監(jiān)督和指導;
6、辦理領導交辦的其它有關檔案業(yè)務工作。
(四)打字員職責
1、 負責分局、分局辦公室文件的打印或復印。
2、負責對微機、打印機、油印機進行和復印進行定期保養(yǎng),負責文件頭、文件紙及打印零配件保管工作。
3、完成領導交辦的其它工作。
辦公室工作制度
一、檔案管理制度
(一)檔案歸檔制度
歸檔范圍:本機關在各項工作活動中形成和使用的公文、電報、簿冊、圖表、錄音、錄像、相片等,凡是反映本機關工作活動具有查找利用價值的,均屬歸檔范圍。
歸檔時間:文書檔案第二年上半年完成,會計檔案隔年一季度完成,科技、聲像檔案在工作項目,活動之后隨時歸檔。
歸檔要求:
1、一個機關在其工作活動中形成的各種門類和載體的檔案為一全宗。
2、 分類一般采取年度――問題分類。
3、案卷的排列、以全宗為單位,按不同門類、載體和不同保管期限分別排列,排列方法統(tǒng)一,前后保持一致,不可任意改動。
4、根據(jù)不同門類和保管期限,按照案卷排列的順序編制卷號,在一個全宗內(nèi),案卷目錄號不得重復。在一冊案卷目錄內(nèi)不得出現(xiàn)重復案卷號。
5、案卷質量應符合《武漢市機關檔案室業(yè)務建設暫行規(guī)定》的要求,案卷格式和各種裝具符合國家和市檔案局標準,卷內(nèi)文字嚴禁使用鉛筆、元珠筆。
(二)檔案保管制度
1、本機關形成的各處門類和載體的檔案,由檔案室集中統(tǒng)一管理,做到專室、專柜、專(兼)職人員負責保管;
2、檔案室有防資措施,防風窗簾,防火器材,檔案柜內(nèi)放有防蟲、防腐藥品,以使檔案得到安全保護;
3、根據(jù)氣候條件,適時開窗通風或密閉門窗防潮,以保持室內(nèi)一定的溫濕度;
4、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、存放易燃、易爆物品及招鼠之物,保持室內(nèi)清潔;
5、平時出入庫存的檔案,應及時清點登記,并定期檢查室藏檔案、經(jīng)常檢查電燈、電器線路有無破損,下班前注意關燈、鎖門、關門窗。
6、檔案人員變動工作時,必須辦理交接手續(xù),嚴格核實交接的檔案。
(三)檔案保密制度
1、經(jīng)常對機關工作人員進行檔案保密教育,明確保密范圍,嚴守保密紀律,執(zhí)行《保密手冊》;
2、非因工作不得隨意談論檔案內(nèi)容,不得在和人交往和通信中泄露屬于國家機密和檔案資料;
3、不得擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家機密的檔案資料,并嚴禁將檔案攜帶、傳遞、寄至境外;
4、凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像進行宣傳;
5、嚴格控制機密檔案查閱范圍,并按照保密規(guī)定,對歸檔后多余的文件材料及時銷毀;
6、定期檢查檔案保密情況,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不隱瞞、失泄密事故;
7、加強庫房管理,非本室工作人員嚴禁入內(nèi)。
(四)檔案利用制度
1、檔案室保存的各種門類和載體的檔案均屬利用范圍,主要為領導決策和機關各項工作服務;
2、本機關工作人員查閱檔案,均限于本人工作范圍所形成的檔案材料,查閱超出本人工作范圍的須經(jīng)有關負責人同意;
3、 查閱保密檔案范圍,需經(jīng)主管領導批準;
4、外單位查閱檔案時,必須持介紹信,經(jīng)同意按介紹信內(nèi)容查閱;
5、查閱檔案時,嚴禁涂改、勾劃、抽頁、折毀、剪裁、增刪檔案,對摘抄的檔案不得私人保管或轉借傳閱,更不能翻印公布、倒賣;
6、查閱檔案必須履行登記,注銷和檢查手續(xù),當面點清,如發(fā)現(xiàn)差錯,及時追究責任,并采取補救措施。
二、辦公室會務制度
1、為保證辦公室工作高效協(xié)調(diào)、順暢運作,建立辦公會制度;
2、辦公會由主任或委托副主任主持召開。
3、會議一般每周一下午召開,有特殊情況可臨時召開。
4、參加會議人員為辦公室全體人員,必要時通知有關人員參加。
5、辦公會主要內(nèi)容為匯報講評上周工作,布置下周及近期主要工作,商議、協(xié)調(diào)、解決工作中遇到的矛盾和問題。
6、秘書室承辦會議的會務組織工作。
三、打印室管理制度
1、文秘人員負責打印室的管理工作。
2、文秘人員對送交的文件、材料應逐一登記、校核,并簽字后送打印室打印。
3、電腦等打印設備要經(jīng)常維護。打印設備出現(xiàn)故障應及時分析,查找原因,并向辦公室領導匯報。
4、嚴格打印或復印程序和手續(xù)。打印文件必須有領導簽字、有文號、有校對人簽名。不得私自接受打印件或復印。手續(xù)不完備的應拒絕打印。
5、保證打印或復印質量,提高工作效率。堅持誰起草誰校對,兩校一復核制度。急件隨到隨打,平件一般不超過三天。一般差錯率控制在千之分二以內(nèi),杜絕原則性差錯。
6、嚴格遵守保密規(guī)定,禁止無關人員翻閱打印資料和出入打印室,不在室內(nèi)待客閑談。
7、負責打印室的安全、衛(wèi)生、保潔工作。做到每日清掃清潔,每周大掃除。人走四關(關機、關電、關燈、關門)。
