- 目錄
本話務工作管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部話務員的工作流程，提升服務質(zhì)量，確?？蛻魸M意度。其主要內(nèi)容包括以下幾個方面：
1. 崗位職責定義：明確話務員的日常工作內(nèi)容，包括接聽電話、解答咨詢、處理投訴等。
2. 工作規(guī)范：設定話務員的服務標準，如禮貌用語、通話時長、響應速度等。
3. 培訓與發(fā)展：定期進行業(yè)務培訓，提升話務員的專業(yè)技能和服務水平。
4. 績效考核：制定公正、公平的績效評估體系，激勵員工提高工作效率。
5. 問題解決機制：建立有效的投訴處理和問題反饋機制，確保問題得到及時解決。
包括哪些方面
1. 話務員的職業(yè)素養(yǎng)：強調(diào)職業(yè)道德、團隊合作精神及良好的溝通能力。
2. 技術支持：提供必要的技術支持，如電話系統(tǒng)操作指南、信息查詢平臺等。
3. 工作環(huán)境：確保舒適、安靜的工作環(huán)境，減少外界干擾。
4. 管理制度：設立明確的獎懲制度，對優(yōu)秀表現(xiàn)給予獎勵，對違規(guī)行為進行處罰。
5. 數(shù)據(jù)管理：規(guī)范客戶信息的收集、存儲和使用，保護客戶隱私。
重要性
話務工作作為公司與客戶的主要接觸點，其質(zhì)量直接影響公司的形象和客戶滿意度。通過制定科學合理的管理制度，可以：
1. 提高服務效率：標準化流程使話務員能快速、準確地處理客戶需求。
2. 降低錯誤率：清晰的職責劃分和工作規(guī)范減少工作失誤。
3. 提升客戶滿意度：專業(yè)、友好的服務態(tài)度增強客戶對公司的好感。
4. 促進員工成長：通過培訓和發(fā)展機會，激發(fā)員工潛能，提升整體服務水平。
5. 保障信息安全：嚴格的數(shù)據(jù)管理措施保護公司和客戶的信息安全。
方案
1. 設立話務員崗位說明書，詳細列出工作職責和期望的工作成果。
2. 制定《話務服務手冊》，涵蓋接電話禮儀、問題處理策略等，作為日常工作的參考。
3. 每季度進行一次業(yè)務培訓，包括新政策解讀、案例分析和模擬對話練習。
4. 設立績效指標，如通話質(zhì)量、客戶滿意度調(diào)查結(jié)果等，定期評估并反饋給員工。
5. 建立投訴處理流程，確保每個投訴都能得到及時回應和妥善解決。
6. 定期更新技術設備，確保話務員擁有高效的工作工具。
7. 對表現(xiàn)出色的話務員給予物質(zhì)和精神獎勵，激勵團隊士氣。
本制度旨在為話務員提供一個有序、高效的工作環(huán)境，同時也為客戶提供優(yōu)質(zhì)、專業(yè)的服務體驗。全體員工應理解和遵守這些規(guī)定，共同推動公司服務質(zhì)量的持續(xù)提升。
話務工作管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)集團公司總機話務工作管理辦法
房地產(chǎn)集團有限公司總機話務工作管理辦法
為規(guī)范_城房地產(chǎn)集團有限公司(以下簡稱公司)電話總機的管登,公司內(nèi)外工作聯(lián)系暢通、安全、高效,提高工作效率和質(zhì)量,特制訂本管理辦法。
第一條綜合管理部為公司總機話務工作的歸口管理部門。
第二條綜合管理部指定總機話務員負責總機話務的具體管理工作。
第三條總機話務工作職責:
(一)了解設備的結(jié)構(gòu)、性能和操作方法;
(二)熟悉話務員的各項業(yè)務知識;
(三)上班時將總機調(diào)至人工接聽狀態(tài);
(四)下班或因需要臨時離機時,將總機調(diào)至電腦接聽狀態(tài);
(五)做好總機設備和周邊場所的日常清潔工作;
(六)按要求做好會議的通知工作;
(七)做好通話數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理;
(八)做好來電留言的記錄和傳達;
(九)總機設備發(fā)生故障及時報修;
(十)發(fā)現(xiàn)對外通話時間過長的,適時提醒。
第四條總機話務工作程序:
(一)人工接聽程序:
1、電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話,即致問候語:“您好,_城集團”。
2、找部門或總經(jīng)理以下員工,應答復:“請稍等’’,即切轉(zhuǎn)相應分機;分機占線應答復:“對不起,電話占線,請稍后再撥”;分機無人接聽,應答復“對不起,無人接聽”,并詢問是否需要留言或切轉(zhuǎn)其他分機。
3、找總經(jīng)理的電話,應婉言問清對方姓氏、單位、事由,然后單線接入,請示總經(jīng)理;總經(jīng)理同意接聽,即將來電轉(zhuǎn)入;否則,即請對方留言;總經(jīng)理不在,則請對方留言或轉(zhuǎn)綜合管理部經(jīng)理。
4、找董事長或副董事長的電話,分別轉(zhuǎn)入秘書;秘書不在,則請對方留言。
5、詢問公司內(nèi)部部門或人員電話號碼的來電,酌情答復。
6、找任何部門和個人的投訴電話,應耐心傾聽、解釋,并及時接轉(zhuǎn)客戶服務中心。
7、要找的部門或人員不明確的聯(lián)系電話,轉(zhuǎn)綜合管理部。
(二)電腦接聽程序:
將總機設置在自動接聽狀態(tài),設置語音:
1、您好,這里是_城集團;
2、請撥分機號,查號請撥零;
3、請聽好:
×××部,×××(分機號);
×××部,×××(分機號);
第五條總機話務工作要求:
(一)語音親切、溫和;
(二)語言文明、得體;
(三)態(tài)度耐心、謙恭;
(四)操作準確、快捷;
(五)業(yè)務精通、全面;
(六)設備保修及時,設備保潔規(guī)范;
(七)留言記錄正確,傳達及時無誤;
(八)堅守工作崗位,嚴守企業(yè)機密;
(九)未經(jīng)綜合管理部經(jīng)理同意,不得擅自請他人接聽總機或操作總機設備;
(十)每天應提前1 5分鐘上班,延遲1 5分鐘下班。
第六條 本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行
第七條 本規(guī)定由綜合管理部負責解釋和修訂。
第八條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
