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印鑒管理制度是企業(yè)內部管理的重要組成部分，主要涉及印章的制作、使用、保管、廢棄等一系列環(huán)節(jié)，旨在確保企業(yè)印章的安全和有效運用，防止?jié)撛诘娘L險和損失。
包括哪些方面
1. 印章制作規(guī)定：明確印章的種類、規(guī)格、材質等要求，以及制作流程和審批權限。
2. 印章使用規(guī)定：設定印章使用的審批程序，規(guī)定何種文件可以使用印章，以及使用印章的具體要求。
3. 印章保管規(guī)定：確定印章的保管責任人，制定安全保管措施，防止丟失或濫用。
4. 印章登記制度：建立印章使用記錄，以便追蹤和審計。
5. 印章廢棄處理：規(guī)定印章廢棄的條件和程序，防止廢棄印章被惡意利用。
6. 印章責任追究：明確違反印章管理制度的責任人及處理辦法。
重要性
印鑒管理制度的重要性不言而喻。印章是企業(yè)法定的代表，其使用直接關系到企業(yè)的法律效力和信譽。一套健全的印鑒管理制度能防止偽造、濫用印章帶來的經濟糾紛，保障企業(yè)的合法權益，同時也是企業(yè)合規(guī)經營、防范風險的重要手段。
方案
1. 制定詳盡的印章管理政策：根據(jù)企業(yè)實際情況，制定具體、可行的印章管理規(guī)章制度，并定期進行修訂和完善。
2. 培訓和教育：對員工進行印章管理知識的培訓，提高他們的風險意識，確保他們了解并遵守相關規(guī)定。
3. 實施印章使用審批流程：設立嚴格的審批機制，所有印章使用必須經過相關部門和負責人審批。
4. 設立專門的印章保管部門：由專人負責印章的保管，確保印章的安全。
5. 定期審計：定期對印章使用情況進行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。
6. 強化法律責任：對于違反印章管理制度的行為，應嚴肅處理，必要時追究法律責任。
通過上述方案，企業(yè)可以構建一個嚴謹、有效的印鑒管理制度，從而保障印章的安全使用，維護企業(yè)的正常運營和合法權益。
印鑒管理制度和表范文
第1篇 h市醫(yī)院印鑒公函管理制度
市醫(yī)院印鑒、公函管理制度
一、公用印章管理
(一)公用印章要專人保管,一般不得將印章攜帶出醫(yī)院或單位以外,以防丟失、亂用。因特殊情況需要帶出時,須經主管領導批準,違者要追究有關人員的責任;
(二)不得超越范圍使用印章;
(三)印章管理人員要了解用印意圖,根據(jù)管理規(guī)定加蓋公章;
(四)凡涉及合同協(xié)議等重要內容的,用印后要在印章使用簿上進行登記,登記項目包括用印時間、用印內容、批準人、用印單位、承辦人等。
二、公函管理
(一)醫(yī)院開寫的所有公函(包括介紹信)要按規(guī)定順序編號,并留下存根備考;
(二)介紹信內容要填寫具體明確,不準含糊籠統(tǒng);
(三)介紹信要填寫有效日期,不準無限期使用;
(四)嚴禁開空白介紹信。確因工作需要必須帶空白介紹信時,須經領導批準,持空白介紹信者事后要說明使用情況,并交回剩余空白介紹信;
(五)公函或介紹信開出后,不要隨意涂改,如確因情況變化需要涂改時,必須在涂改處加蓋公章證實,否則由于涂改而產生的不良后果由持函(信)人負責。
第2篇 房地產銷售合同印鑒顧客資料管理制度
一、購房合同簽署及管理辦法
為規(guī)范公司合同簽署及文檔管理,做好部門協(xié)同工作,特制定本辦法:
領用購房合同(以下簡稱合同)
銷售部根據(jù)需要可一次性從辦公室領取空白合同(已蓋章)五十份,并登記合同編號。銷售部應指定專人保管空白合同,并對領用者進行登記。因誤填等原因作廢的空白合同須交回辦公室銷毀。如有丟失,應即時通知辦公室,并根據(jù)合同編號登報聲明。
簽署過程
1、購房合同由銷售部人員(法人代表委托授權)負責簽署,合同正本一式兩份至五份,銷售部應將公司留存的原件全部交辦公室檔案員保管。
2、收取定金:客戶定金在5000元(含)以下的,由銷售部指定人員收取,并在當日交到財務部;定金在5000元以上的,由財務部收取,出納應以最快速度到達銷售現(xiàn)場,時間不得超過40分鐘。
合同條款的依據(jù)(公司方)
1、合同面積以總工室出具的《__暫測面積》為標準。以非標準分割單位出售,須經總工室測定,總經理簽字認可。
2、合同金額以總經理簽發(fā)的《__價格報告書》為標準。以低于標準的價格出售,須經總經理同意。
3、付款方式、::違約責任、設計變更、質量承諾、產權登記、物業(yè)管理、保修責任等各項事宜均以總經理簽發(fā)的有關文件為標準。
4、以上標準應交辦公室存檔,財務部備份。
合同更改
因某種原因須更改合同,經雙方協(xié)商后(公司方必須經總經理同意),簽定程序同上。作廢合同處理辦法同上。
合同查詢及使用
1、辦公室將合同內容錄入公司局域網供有關人士查詢;
2、辦公室負責合同資料的準確性、及時性、保密性;
3、查詢權限為公司總經理、副總經理、銷售部正副經理及該合同簽署人,財務部正副經理、辦公室正副主任及合同保管員;
4、調用或查看原件的權限為總經理、副總經理、銷售部經理、財務部經理、辦公室主任。其余人員須經以上人士同意,方能調用或查看。
合同內容審查
財務部根據(jù)合同條款為依據(jù),及時(三個工作日內)對每份合同進行審查,如有不符合標準情況,須立即與總經理核實。
報表統(tǒng)計
財務部根據(jù)合同匯總銷售報表,并通過郵件方式每周呈總經理,報表主要參數(shù)指標為:客戶姓名、簽約日期、成交面積、成交金額、已付金額、未付金額、本月應收款、本季度應收款、本年度應收款等。
二、銷售部印章的使用和管理:
1.銷售部的印章由內管員負責保管。印章的使用只限于公務用途。
2.員工使用印章時必須填寫《印章使用登記表》,說明用途,由內管員審核后方可蓋章。
3.發(fā)現(xiàn)有非法使用印章的員工將被立即開除。
三、顧客資料的管理:
對凡到各售樓處看房的來訪客戶,售樓員都必須詳細、認真地記錄有關資料,由項目經理負責整理和管理,各售樓處的客戶資料共享。
第3篇 投資公司資金財務部支票印鑒密碼器管理規(guī)定
城建投資公司資金財務部支票、印鑒、密碼器管理規(guī)定
根據(jù)會計法及會計規(guī)范相關規(guī)定,為確保公司資金安全,規(guī)范支票、印鑒、密碼器管理特制訂本規(guī)定。
一、范圍:
1、財務印鑒:財務章(____城市建設投資有限公司財務專用章)、法人章(李國華)
2、支票:現(xiàn)金支票、轉賬支票
3、密碼器:__銀行密碼支付器
二、保管:
1、財務章由公司資金財務部負責人保管。
2、法人章、支票、密碼器由公司出納保管。
三、使用:
1、出納根據(jù)簽批手續(xù)完整的單據(jù)填寫支票,填寫支票支付密碼,蓋法人章,并在支票使用簿中逐筆進行登記。
2、財務負責人審核支票無誤后蓋公司財務章。
3、支票領用人在支票使用簿及支票票根上簽字后方可付出支票。
4、如果財務部其中一人外出,必須將財務章或法人章交到公司綜合辦公室負責人處,此時原則上不支付各種款項,緊急情況需要簽發(fā)支票,可以通過電話委托公司綜合辦公室負責人代蓋章。
5、公司其他部門需要使用財務印鑒,必須填寫公章使用申請單,經公司領導批準后才能使用。
6、公司財務印鑒原則上不能帶出公司,特殊情況需要外帶使用,必須填寫公章使用申請單,經公司領導批準后才能借出,且當日必須歸還。
九、本規(guī)定從20__年9月1日起執(zhí)行。
第4篇 酒樓支票、發(fā)票、印鑒管理制度
酒樓支票、發(fā)票、印鑒管理制度
一、支票管理
1、酒樓必須在當?shù)匦抛u較好的銀行開立賬戶,辦理存款、取款、轉賬業(yè)務。
2、為保證資金的安全,不得在同一銀行開立幾個賬戶,同一酒樓的兩個銀行賬戶之間不得轉賬結算。
3、不得出租、出借或轉讓銀行賬戶給其他單位和個人使用。
4、支票由出納員保管(放入保險柜)。支票使用時須填寫空白支票簽發(fā)領用登記薄,填寫收款人、日期、用途、金額、支票號碼,經批準后加蓋印章,領用人簽字備查。
5、對于填寫錯誤的支票,必須加蓋作廢戳記,與存根一起裝訂在當月的憑證內,并在銀行存款日記帳中作相應登記。
6、不得簽發(fā)空白支票和遠期支票。
二、發(fā)票管理
1 .建立發(fā)票領用登記表,領用發(fā)票時須由領用人簽字。
2.出納員應隨時掌握發(fā)票購、用、存情況,避免發(fā)票短缺影響正常營業(yè)。
三、印鑒管理
1、各種印章必須由各責任人妥善保管,嚴格按照規(guī)定用途使用。
(1)財務專用章由財務會計保管。
(2)留存銀行私人印鑒章由出納保管。
2、簽發(fā)支票或其他業(yè)務需蓋章時,必須由保管人親自蓋章。印章不得隨意借給他人,否則由此引發(fā)的問題由保管人員負連帶責任。
3、印章交接必須辦理書面手續(xù);印章移交給非規(guī)定人員,須經董事長審批。
第5篇 商務酒店支票發(fā)票印鑒管理制度
商務休閑酒店支票、發(fā)票、印鑒管理制度
1、酒店必須在當?shù)匦抛u較好的銀行開立賬戶,辦理存款、取款、轉賬業(yè)務。
2、為保證資金的安全,不得在同一銀行開立幾個賬戶,同一酒店的兩個銀行賬戶之間不得轉賬結算。
3、支票由出納員保管(放入保險柜)。支票使用時須填寫空白支票簽發(fā)領用登記薄,填寫收款人、日期、用途、金額、支票號碼,經批準后加蓋印章,領用人簽字備查。
4、對于填寫錯誤的支票,必須加蓋作廢戳記,與存根一起裝訂在當月的憑證內,并在銀行存款日記帳中作相應登記。
5.出納員應隨時掌握發(fā)票購、用、存情況,避免發(fā)票短缺影響正常營業(yè)。
6、簽發(fā)支票或其他業(yè)務需蓋章時,必須由保管人親自蓋章。印章不得隨意借給他人,否則由此引發(fā)的問題由保管人員負連帶責任。
7、印章交接必須辦理書面手續(xù);印章移交給非規(guī)定人員,須經董事長審批。
第6篇 醫(yī)院行政工作制度-印鑒管理規(guī)定
醫(yī)院行政工作制度--印鑒管理規(guī)定
印章具有法律性、權威性和效用性,是單位的身份象征,受法律保護也承擔相應法律責任。為了加強對印鑒的管理,特作如下規(guī)定:
1、醫(yī)院所有印鑒均由醫(yī)院院辦公室統(tǒng)一刊刻,醫(yī)院辦公室留取印模,登記后下發(fā)。
2、公章保管使用必須指定責任人,由敢于堅持原則的專人管理。
3、堅持誰蓋章誰負責的原則,嚴禁違反原則用印。
4、堅持蓋哪一級規(guī)章,由哪一級負責人批準,并承擔相應的責任。
5、必須妥善管理好公章,防止丟失或被盜,一旦發(fā)生丟失必須及時上報院辦,并采取相應措施。
第7篇 某黨校印鑒管理使用規(guī)范
黨校印鑒管理使用規(guī)范
為進一步建立健全印鑒管理制度,加強用印管理,嚴格審批手續(xù),使機關工作更加規(guī)范化,制定本規(guī)定。
一、印鑒種類與管理
(一)黨校印鑒種類:中國**黨zz市委員會黨校印章;zz行政學院印章;中國**黨zz市委員會黨校辦公室、工作處、組織處、教務處、科研處、行政干部培訓處、行政處、財務科印章;中國**黨zz市委員會黨校食堂財務專用章;_zz市委黨校工會委員會印章;_zz市委黨校工會經費審查委員會印章;_zz市委黨校工會女工委員會印章;_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院印章;中央黨校函授學院山東分院zz學區(qū)印章;中國**黨zz市委員會黨校招生辦公室印章;_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院鋼印;中國**黨zz市委員會黨校鋼印;常務副校長印章。
(二)中國**黨zz市委員會黨校印章,zz行政學院印章,中國**黨zz市委員會黨校辦公室、工作處印章,_zz市委黨校工會委員會印章,_zz市委黨校工會經費審查委員會印章,_zz市委黨校工會女工委員會印章,中國**黨zz市委員會黨校鋼印,常務副校長印章,由黨校辦公室副主任保管。中國**黨zz市委員會黨校組織處、教務處、科研處、行政干部培訓處、行政處、財務科印章,由所屬處(科)處(科)長或處(科)長指定專人保管。中國**黨zz市委員會黨校食堂財務專用章,由財務科長或科長指定專人保管。_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院印章,中央黨校函授學院山東分院zz學區(qū)印章,中國**黨zz市委員會黨校招生辦公室印章,_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院鋼印,由業(yè)教處處長或處長指定專人保管。
二、印鑒使用
(一)使用_zz市委黨校印章,zz行政學院印章,常務副校長印章,須經辦公室主任或常務副校長批準。使用中國**黨zz市委員會黨校辦公室、工作處印章,須經辦公室主任批準。使用_zz市委黨校工會委員會印章,_zz市委黨校工會經費審查委員會印章,_zz市委黨校工會女工委員會印章,須由工會主席批準。使用中國**黨zz市委員會黨校組織處、教務處、科研處、行政干部培訓處、行政處、財務科印章,須經所屬處(科)長同意,并由分管領導批準。使用_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院印章,中央黨校函授學院山東分院zz學區(qū)印章,中國**黨zz市委員會黨校招生辦公室印章,_山東省委黨校干部業(yè)余教育學院zz分院鋼印,須經業(yè)教處處長同意,并由分管領導批準。使用中國**黨zz市委員會黨校食堂財務專用章,須經財務科長同意,并由分管領導批準。
(二)如因工作需要使用印鑒時,印章使用人員、管理人員必須認真填寫《印章使用登記表》,明確所蓋印章的內容、數(shù)量、經手人及批準領導,并及時歸檔備查。
(三)外單位因工作需要使用黨校印鑒,須憑單位介紹信,經辦公室主任同意,并由校領導批準后方可使用。
三、不得辦理空白介紹信、空白表格的蓋章。
四、不得以任何理由將印鑒帶出私自用印。確需帶印鑒外出使用時,須經辦公室主任同意,并由校領導批準,按職責范圍由專人帶印隨從。
五、辦公室主任、各處(科)長對印鑒的管理和使用負責。印鑒管理人員要堅持原則,嚴格執(zhí)行本規(guī)定。
六、各處、室(科)要依照本規(guī)定,加強對本處、室(科)印鑒的管理。
第8篇 電池公司印鑒管理制度
電池有限公司印鑒管理制度
一、公司印鑒的使用一律由主管部門領導簽字許可后報總經辦辦公室主任,總經辦辦公室主任同意后方可蓋章,如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任人員負責。
二、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文,應統(tǒng)一到總經辦備檔。
三、公司一般不允許開具空白介紹信,證明,如因工作需要或其他特殊情況確需開具時,必須經主管部門領導簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途,未使用的必須交回。
四、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。
五、責任:有下列情形之一的,對直接責任人予以通報批評或行政處分,并處經濟處罰或調離工作崗位;構成犯罪的,移送司法機關依法追究刑事責任:
1.未經許可擅自攜帶公章外出者;
2.擅自使用公章的;
3.對未經審核確認使用公章,導致公司受到重大影響的;
4.惡意使用公章,致使公司造成重大經濟損失的;
5.保管人因工作失誤造成公章丟失的;
6.私自刻制公章;
7.其他因公章使用損害本企業(yè)的行為。
六、本辦法由總經辦負責解釋,自頒布之日起正式實施。
ee電池有限公司
總經辦
二o__年元月二十日
第9篇 藥業(yè)企業(yè)印鑒證照管理制度
__藥業(yè)印鑒證照管理制度
1.目 的
為了規(guī)范公司印鑒證照的使用,加強對印鑒證照的管理,保證印鑒證照的使用符合公司需要,特制定本制度。
2.適用范圍
本制度適用于總公司,各分子公司應制定細則報總公司批準后執(zhí)行。
3.權責說明
3.1公章、合同專用章、法定代表人章等由專人保管,財務專用章由分管領導指定專人保管。
3.2各部門印章由各部門指定專人負責保管。
4.印鑒保管
4.1公司印鑒及各部門印鑒必須加鎖保管,不能隨意放置。
4.2印鑒不準出室,原則上嚴禁外借,特殊情況須書面申請并經批準后,在保證安全的情況下方可帶章外出。
4.3如因管理不善,造成事故,視情況追究保管人和用印人的責任。
5.印鑒使用
5.1印鑒使用由用印人填寫用印申請表提出申請,經部門負責人和分管領導批準后用印。各部門印章的使用由部門負責人簽字即可。否則,印鑒管理人應拒絕用印。
5.2印鑒保管人應在印鑒使用登記表上記錄文件名稱、頁數(shù)、份數(shù)、申請蓋章部門、經辦人、日期等用印事項。印鑒管理人應保留1份用印文件原件,按公司規(guī)定送辦公室存檔。
5.3不得開具蓋有印鑒的空白介紹信、證明或者在未寫字的頁面上加蓋印鑒。如因工作需要或其他特殊情況確需開具時,必須由分管領導書面同意,領用后必須報告使用情況并將復印件返回印鑒保管人存查。未使用的必須交還印鑒保管人。
5.4公司所有需要蓋印鑒的介紹信、證明及對外開出的任何公文等,須統(tǒng)一編號登記,以備查詢、存檔。
5.5公司公章、合同專用章、財務專用章等必須專章專用,嚴禁混合代用。
5.6在不影響公司聲譽,不會給公司帶來任何可能的損失的情況下,經分管領導同意,可為公司員工出具的證明、介紹信、申請等材料加蓋公章。
5.7已通過審批的合同憑合同審批表蓋章。
5.8總公司人員需加蓋各分子公司印鑒仍按本制度執(zhí)行。
6.證照使用
6.1證照使用必須符合國家及公司規(guī)定,嚴禁外借。
6.2證照原件原則上不得帶出公司,如遇特殊情況需相關部門負責人同意并報分管領導批準,并在辦好借用手續(xù)后方可借出,用后必須及時歸還。
6.3證照復印件的使用:必須經相關部門負責人同意并報分管領導批準后方可復印證照,并在證照復印件上蓋僅限于_____使用條章,寫明用途。
7.附則
7.1 本規(guī)定由總經辦負責解釋。
7.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
7.3本規(guī)定經總經理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
附:
第10篇 企業(yè)公司印鑒管理制度
企業(yè)集團印鑒管理制度
第一條 范圍
本制度規(guī)定了公司印鑒管理的內容和形式。
本制度適用于公司的公章(向主管機構登記的公司印章及特定業(yè)務專用的公司印章、部門章、業(yè)務專用章及董事長、董事長和財務人員名章等印章)的管理和控制。
第二條 職責
一、公司行政部是公司印鑒管理的歸口管理部門,負責對本制度的執(zhí)行進行監(jiān)督管理。
二、監(jiān)印人員負責印鑒的保管、蓋用和換(補)發(fā)等工作。
第三條管理內容與方法
一、監(jiān)印人員
1、各種印章均須有專人負責監(jiān)印。公司公章、特定業(yè)務專用的公章、董事長名章及董事長名章的監(jiān)印人員由本公司董事長指定任用;各部門印章及經理名章由各部門經理指定監(jiān)印人員。
2、財務專用章的保管、監(jiān)印還必須符合會計規(guī)范要求。財務章僅用于各種款項的收支,在開戶銀行印鑒卡上備案的印鑒不得由出納一人管理。對加蓋印鑒的文件要保留原件或復印件并與《印鑒使用登記表》一起保管。
3、監(jiān)印人員不在時,應由指定代理人監(jiān)印,代理人亦按上述制度任用。
二、印鑒的核定及制發(fā)
1、公司的印鑒、董事長名章均由行政部統(tǒng)一核定、制發(fā)。
2、各部門公章、部門經理名章、特定業(yè)務主管名章經董事長核定后,由行政部統(tǒng)一制發(fā)。
三、印鑒的換發(fā)、補發(fā)
1、印鑒印文磨損申請換發(fā)時,由監(jiān)印人員填具《換發(fā)印鑒申請表》,并且拓具印模,標明制發(fā)日期,按《印鑒的核定及制發(fā)》制度送請主管領導(即負責核定人員,下同)核定后,由制發(fā)部門換發(fā)。
2、印鑒毀損或遺失時,監(jiān)印人員除向該印鑒登記機構報備并依法公告作廢外,應填具《補發(fā)印鑒申請》,標明原印鑒的種類、內容、字體、制發(fā)日期、毀損或遺失經過及失職人員的議處,并依《印鑒的核定及制發(fā)》制度送行政部核定后補發(fā)。補發(fā)印鑒的印文字體應有異于原印,以茲區(qū)別。
四、 印鑒的繳毀
1、公司或各部門廢棄、撤銷或遺失尋獲的印鑒,應由監(jiān)印人員于一周內送印鑒制發(fā)部門(行政部)呈請核定,并予以檢查、登記,將其撤銷。未經主管領導批準,上述印鑒不得繼續(xù)使用。
2、印鑒制發(fā)部門收到的應繳銷印鑒,酌情予以保存或截角注銷。
五、印鑒蓋用
1、公司和各部門行文蓋印,在經主管領導簽發(fā)后,送請監(jiān)印人員按本公司的公文管理辦法,在函件、文稿及底本上蓋印,并予以登記。
2、其他文件需蓋印者,經辦人員應填具《印鑒使用申請表》,經公司領導批準后憑此表蓋印。
3、特別使用頻繁的業(yè)務專用章,如財務專用章等,經公司董事長同意可以不必填寫《印鑒使用申請表》,但應加強監(jiān)督、專人保管、專人負責。
4、監(jiān)印人員不得在空白紙或空白介紹信、空白支票等未填制完備的文件上加蓋有關印鑒,如遇特殊情況需蓋印,要經印鑒主管領導簽批,并承擔相應責任。
六、印鑒的管理
1、監(jiān)印人員(或監(jiān)印代理人員)負責印鑒保管,如有印鑒遺失或誤用之事監(jiān)印人員負完全責任。
2、非主管領導無權批準使用非權限內印章。
3、未經主管領導批準,任何人不得私自將公章帶離公司辦公區(qū)域。確因辦理業(yè)務須攜帶印章外出者,應填寫《印鑒使用登記表》,經行政部經理審查、主管領導批準后,方可借用。使用完畢應及時歸還,印章管理人員應注明歸還時間。
4、印鑒制發(fā)部門應指定專人負責印鑒的制發(fā)、換發(fā)、補發(fā)、檢查等管理工作,并建立《印鑒啟用登記表》,拓具印樣,裝訂成冊,加強管理。
5、主管領導,監(jiān)印人員或印鑒管理人員交接時,應拓具印模樣本列冊專案移交,并報送印鑒制發(fā)部門。
第11篇 物業(yè)財務財務印鑒管理專項制度
物業(yè)財務管理專項制度之財務印鑒管理制度
1、各管理處所有財務印鑒應設專人負責保管(目前財務印鑒統(tǒng)一由物業(yè)公司財務部保管)。
2、各管理處的財務印鑒應按照內部牽制制度分人負責保管(如適用)。
3、各管理處的財務印鑒使用應建立登記制度。
4、各管理處的財務印鑒使用情況應定期編制印鑒使用情況匯總表上報總部備查。
5、負責保管印鑒的專人休假時,所有印鑒必須由財務經理負責保管,并且必須辦理交接手續(xù)。
第12篇 物業(yè)公司支票收據(jù)發(fā)票財務印鑒專用章管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作。
3.0職責
3.1財務部出納負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白支票。
3.2財務部主管負責發(fā)票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。
4.0程序要點
4.1支票的管理程序。
4.1.1支票的購買和保管程序:
a)出納應按銀行的相關規(guī)定到開戶行購買支票;
b)出納應將新購回的空白支票安全、妥善地存放在保險箱內。
4.1.2支票的使用程序及注意事項:
a)因業(yè)務需要使用支票的人員,應按《費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行支付項目的審核及審批;
b)出納根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定填寫支票;
c)內容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定加蓋銀行印鑒章;
d)出納應將內容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起在支付當天交會計審核后,按相關規(guī)定進行相關的賬務處理;
e)支票交付時,出納應編制《支票使用明細表》,并由收票人在支票存根聯(lián)及《支票使用明細表》上簽名。會計可據(jù)此核對相關賬目資料;
f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;
g)出納或其他經辦人員如遺失內容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失,由當事人負責全額賠償,并視情節(jié)輕重按《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行處理。
4.2收據(jù)的管理程序。
4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:
a)空白收據(jù)由財務部主管指定財務部相關人員購買;
b)新購回的空白收據(jù)由會計保管。
4.2.2收據(jù)的換領程序:、
a)收費員應采用以舊換新的方法領用收據(jù),會計在發(fā)出收據(jù)時應詳細填寫《收據(jù)領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員在換領收據(jù)時,應先將用完的收據(jù)交會計核對銷號后再簽名領用新收據(jù);
c)收費員應將空白收據(jù)交財務部主管在收據(jù)的交對方聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后再領用。
4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項:
a)收費員應按《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具收據(jù);
b)收費員應順序填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他原因導致收據(jù)作廢,應將作廢收據(jù)保存完整;
c)收費員應將收據(jù)的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細》后一起交出納、會計按相關規(guī)定進行賬務處理;
d)收費員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的收據(jù),如因遺失給公司造成經濟損失,除要求全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》相關規(guī)定予以處理。
4.3發(fā)票的管理程序。
4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:
a)發(fā)票由會計按照稅務部門的有關規(guī)定到稅務局購買;
b)空白的發(fā)票由會計保管。
4.3.2發(fā)票的領用程序:
a)收費員應采用以舊換新的方法領取發(fā)票,會計在發(fā)出發(fā)票時應詳細填寫《發(fā)票領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)收費員將新領的發(fā)票交財務部主管在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開始使用。
4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項:
a)收費員在開具發(fā)票時,原則上應如實、序號填寫發(fā)票內容,特殊情況應請示財務部主管同意后特殊處理;
b)收費員應按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具發(fā)票;
c)收費員應將發(fā)票的記賬聯(lián)編制《交款匯總表》、《收款明細》后一起交出納、會計按相關規(guī)定進行賬務處理;
d)如因填寫錯誤或其他原因造成發(fā)票作廢,收費員應將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;
e)收費員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經濟損失,除要求收費員全額賠償外,還將按照《行政獎罰標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定予以處罰。
4.4發(fā)票專用章的管理程序。
4.4.1財務部主管應妥善保管公司發(fā)票專用章。
4.4.2相關人員申請使用發(fā)票專用章時,財務部主管應嚴格審核項目內容,如經審核存有疑問,財務部主管應拒絕蓋章;如經審核無誤,財務部主管應按規(guī)定加蓋發(fā)票專用章:
a)收據(jù)加蓋發(fā)票專用章時,應將發(fā)票專用章清晰地蓋在收款單位簽章處;
b)發(fā)票加蓋發(fā)票專用章時,應將發(fā)票專用章清晰地蓋在填發(fā)單位簽章處。
4.4.3發(fā)票專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失聲明,同時向稅務局及其他相關單位發(fā)函聲明。
4.5財務專用章的管理程序。
4.5.1財務部主管應妥善保管公司財務專用章。
4.5.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部主管應嚴格審核蓋章項目。
4.5.3如經審核存有疑問,財務部主管在疑問未解除之前應拒絕蓋章。
4.5.4如經審核無誤,財務部主管應在項目單據(jù)上指定位置清晰的加蓋財務專用章。
4.5.5財務專用章如有遺失,財務部主管應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時向稅務局、開戶銀行等其他相關單位發(fā)函聲明。
4.6支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管。
4.6.1會計應在每月將支票的存根聯(lián)及其相關資料編制記賬憑證、登記賬簿交財務部主管審核后加密在財務部長期保存。
4.6.2會計應在每月將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關資料一起編制記賬憑證、登記賬簿后交財務部主管審核加密在財務部長期保存。
4.6.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由會計在財務部長期保存。
4.7支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒章的管理,作為財務部相關人員績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《支票使用明細表》。
5.2《收據(jù)領用登記表》。
5.3《發(fā)票領用登記表》。
6.0相關支持性文件
6.1《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》。
第13篇 物業(yè)公司財務印鑒專用章管理作業(yè)規(guī)程
1.0目的
1.1本規(guī)程規(guī)范支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作,確保公司支票、收據(jù)、發(fā)票、印鑒專用章得到安全保管和合理使用。
2.0適用范圍
2.1本規(guī)程適用于公司的支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒專用章的管理工作。
3.0職責
3.1出納員負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白支票。
3.2財務會計負責按本規(guī)程購買、保管、使用空白的收據(jù)、發(fā)票。
3.3財務部經理負責發(fā)票專用章、財務專用章的保管以及支票、收據(jù)、發(fā)票管理的監(jiān)督工作。
4.0程序要點
4.1支票的管理程序
4.1.1支票的購買和保管程序:
a)出納員應按銀行的相關規(guī)定到開戶行購買支票;
b)出納員應將新購回的空白支票安全、妥善的存放在保險箱內。
4.1.2支票的使用程序及注意事項:
a)因業(yè)務需要使用支票的人員,應按(費用報銷標準作業(yè)規(guī)程)中的相關規(guī)定進行支付項目的審核及審批;
b)出納員根據(jù)審核、審批手續(xù)完整的支付證明按《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定填寫支票;
c)內容填寫完整的支票應按《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定交財務部經理加蓋財務專用章、銀行印鑒章;
d)出納員應將內容填寫完整的支票存根聯(lián)與支付證明一起以10天為一期交財務會計審核后,進行相關的賬務處理;
e)支票用完后,出納員應編制《支票使用明細表》交財務會計核對相關賬目資料;
f)如因填寫錯誤或其他原因導致支票作廢,出納員應將作廢支票連同存根聯(lián)一起妥善保存;
g)出納員或其他經辦人員如遺失內容填寫完整的支票,應及時到開戶銀行掛失;如因此造成的損失由當事人負責全額賠償,并視情節(jié)輕重按公司獎罰制度中的相關規(guī)定進行處理。
4.2收據(jù)的管理程序
4.2.1收據(jù)的購買、保管程序:
a)空白收據(jù)由財務部經理指定有關人員購買;
b)新購回的空白收據(jù)由財務會計保管。
4.2.2收據(jù)的換領程序:
a)出納員應采用以舊換新的方法領用收據(jù),財務會計在發(fā)出收據(jù)的應詳細填寫《收據(jù)領用登記表》,內容包括:領用人、領用時間、起始號碼等;
b)出納員在換領收據(jù)時,應先將用完的收據(jù)交財務會計核對銷號后再簽名領用新收據(jù);
c)出納員應將空白收據(jù)交財務部經理在收據(jù)的“收款聯(lián)上加蓋財務專用章后再領用。
4.2.3收據(jù)的使用程序及注意事項:
a)出納員應按《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定開具收據(jù),并在收據(jù)或收款憑據(jù)上加蓋“現(xiàn)金收訖”章;
b)出納員應按順序填寫收據(jù),如因填寫錯誤或其他原因導致收據(jù)作廢,應將作廢收據(jù)保存完整;
c)出納員應妥善保管已加蓋財務專用章的收據(jù),如因遺失給公司達成經濟損失,
除要求全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的相關規(guī)定予以處理。
4.3發(fā)票的管理程序
4.3.1發(fā)票的購買和保管程序:
a)發(fā)票由財務會計按照稅務部門的有關規(guī)定到稅務局購買;
b)空白的發(fā)票由財務會計保管。
4.3.2發(fā)票的領用程序;
a)出納員應采用以舊換新的方法領取發(fā)票,財務會計在發(fā)放發(fā)票時,應做好發(fā)
票的發(fā)放登記,內容包括:發(fā)票領用人、領用時間、起始號碼等;
b)出納員將新領的發(fā)票交財務部經理在發(fā)票的客戶聯(lián)上加蓋發(fā)票專用章后開始使用。
4.3.3發(fā)票的使用程序及注意事項:
a)出納員在開具發(fā)票時,原則上應如實、序號填寫發(fā)票內容,特殊情況應請示財務部經理同意后特殊處理:
b)出納員應按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》及《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定在發(fā)票上加蓋“現(xiàn)金收訖”或“銀行收訖”章;
c)如因填寫錯誤或其他原因造成發(fā)票作廢,出納員應將作廢發(fā)票連同存根聯(lián)一起妥善保管;
d)出納員應妥善保管已加蓋發(fā)票專用章的發(fā)票,如有遺失,應及時到稅務部門或其他相關部門掛失,如因此給公司造成經濟損失,除要求出納員全額賠償外,還將按照公司獎罰制度中的規(guī)定予以處罰。
4.4財務專用章的管理程序
4.4.1財務部經理應妥善保管公司財務專用章。
4.4.2相關人員申請使用財務專用章時,財務部經理應嚴格審核蓋章項目。
4.4.3如經審核存有疑問,財務部經理在疑問未解除之前應拒絕蓋章。
4.4.4如經審核無誤,財務部經理應在項目單據(jù)上指定位置清晰地加蓋財務專用章。
4.4.5財務專用章如有遺失,財務部經理應立即在影響較大的媒體上刊登遺失啟事,同時何稅務局、開戶銀行等其他相關單位發(fā)函聲明。
4.5 支票、收據(jù)、發(fā)票的資料保管
4.5.1財務會計應在每月末將支票的存根聯(lián)及其相關資料編制記賬憑證,交財務部經理審核后加密在財務部長期保存。
4.5.2財務會計應在每月末將收據(jù)、發(fā)票的記賬聯(lián)與其他相關資料一起編制記賬憑證,交財務部經理審核無誤后,加密在財務部長期保存。
4.5.3使用完畢的收據(jù)存根及發(fā)票存根聯(lián)由財務會計在財務部長期保存。
4.6支票、收據(jù)、發(fā)票、財務印鑒章的管理,作為財務部相關人員考評的依據(jù)之一。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《收據(jù)領用登記表》
5.2《支票使用明細表》
第14篇 物業(yè)作業(yè)：印鑒及證照管理規(guī)定
物業(yè)作業(yè)指導書:印鑒及證照管理規(guī)定
1.目的
確保公司各類印鑒、證照的統(tǒng)一規(guī)范管理及正常、合理使用。
2.范圍
適用于公司及各部門。
3.職責
3.1總經理辦公室主任負責各類公司級公章和證照的保管和使用,并對最終結果負責。
3.2各部門經理負責本部門各類公章和證照的保管或授權其他人保管,并對最終結果負責。
4.方法和過程控制
4.1印鑒的管理
4.1.1管理原則
a.印鑒保管須指定專人負責,并填寫《印鑒、證照登記表》。
b.需加蓋公章的部門或個人向本部門領導請示,說明蓋章的目的、用途、范圍等,填寫《印鑒使用申請表》,經本部門領導批準后,方可蓋章。但管理處各類票據(jù)及體系文件各類格式化協(xié)議可免于登記。
c.各部門新刻或改制印鑒,須報總經理辦公室批準后方可辦理,并由總經理辦公室負責登記備案。
d.印鑒必須嚴格保管,如遇丟失、損壞或被盜時,應及時向部門經理和總經理辦公室主任匯報,予以備案,及時辦理補刻手續(xù),并追究部門及相關人員的責任。
4.1.2公司公章
a.因工作需要開具公司《法人代表證明書》、《法人授權委托證明書》的部門或個人,必須報總經理辦公室主任批準后加蓋公司公章。
b.因工作需要開具公司《介紹信》的部門或個人,需說明用途、范圍,經部門經理同意后由總經理辦公室主任審批并加蓋公章。
c.以公司名義對外發(fā)文須由總經理辦公室主任審核文件后,加蓋公司公章。
d.各部門有關資料、文件如需加蓋公司公章,經手人應將需蓋章文件及經部門經理簽字確認的《印鑒使用申請表》提交總經理辦公室主任審核,辦理登記手續(xù)后,方可加蓋公司公章。
4.1.3公司合同章
以公司名義簽訂的各類合同,需按《合同管理程序》相關規(guī)定,履行有關審批手續(xù)后方可加蓋公司合同章。
4.1.4部門公章
a.以部門名義張貼、外發(fā)(公司以外)的各類文件需加蓋部門公章。
b.體系文件規(guī)定使用的各類文件/協(xié)議,須加蓋部門公章后方有效。
c.向顧客發(fā)放的管理費收費通知單和催繳單需加蓋部門公章。以管理處名義下發(fā)的各類違規(guī)通知單需經部門經理同意后,加蓋部門公章。
d.管理處開具的各類證明需經部門經理同意后加蓋部門公章。
4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,須填寫《印鑒、證照領(用)申請表》,說明用途和特殊原因,經總經理辦公室主任簽批同意后方可借出;歸還公章時,須將借用公章所蓋文件的復印件一并交付備查;凡發(fā)現(xiàn)借用公章加蓋其他文件或空白紙張或因此而發(fā)生問題,將嚴肅追究借用人的責任;
4.1.6凡需使用空白介紹信或證明,須書面申請說明用途,并經總經理辦公室主任批準后,方可加蓋公章;空白介紹信和證明若沒用完,應如數(shù)退回,不得挪作他用;
4.1.7總經理辦公室主任外出時,應將公章交給總經理辦公室指定的臨時代管人保管,不得擅自交給他人代管代用;代管人在此期間受本管理規(guī)定的約束,并對代管結果負責。
4.2各類證照的管理
4.2.1各類證照包括各類營業(yè)執(zhí)照、各類稅務登記證(包括國稅、地稅)、各類收費許可證、停車場收費價目表、機動車停車場許可證、企業(yè)代碼證及有關榮譽證明。
4.2.2各部門應指定專人對各類證照進行管理,并登記在《印鑒、證照登記表》上。現(xiàn)場擺放或懸掛的證照需保證安全和整潔。
4.2.3如因工作需要使用各類證照,使用人需填寫《印鑒、證照領(借)用申請表》,經部門經理同意后,方可使用。
4.2.4總經理辦公室要確保公司各類證照的有效性,各部門經理須確保本部門各類證照的有效性,并指定專人辦理各類證照年審等相關手續(xù)或委托公司總經理辦公室代為辦理。
4.2.5各部門在取得各類證照時,須報送復印件一份至公司資料室,由資料室進行登記備案。在每次修改體系文件時,品質管理部須與資料室對接,以備更改質量手冊中公司簡介。
4.3公章使用審批規(guī)定
用章事項用章審批人
1、以公司名義發(fā)出的各類文件和信函總經理或分管總經理助理或總經理辦公室負責人
2、財務報表
開設帳戶總經理或財務管理部經理 總經理
3、人事調動 職員入戶人事管理部經理 人事管理部經理
4、各種行政事務部門負責人或總經理辦公室主任
6、重大業(yè)務
一般業(yè)務總經理或分管總經理助理 部門經理
7、法律文書總經理或分管總經理助理
5.質量記錄表格
__wy6.3-z01-01-f1《印鑒、證照登記表》
__wy6.3-z01-01-f2《印鑒使用申請表》
__wy6.3-z01-01-f3《印鑒、證照領(借)用申請表》
第15篇 物業(yè)行政管印鑒管理規(guī)定作業(yè)指導書
物業(yè)行政管理作業(yè)指導書:印鑒管理規(guī)定
1、目的
加強對印鑒的管理,確保印鑒使用的規(guī)范性。
2、適用范圍
適用于對本公司印鑒的保管和使用的管理。
3、職責
3.1 各部門經理負責該部門印簽的保管,并對該部門印鑒的使用進行審批;
3.2辦公室主任具體負責公司印鑒的保管、審批;
3.3總經理主管印簽的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》 q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》 q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序與管理辦法
5.1印簽的保管
5.1.1各部門的印簽由該部門經理進行妥善保管。
5.1.2公司的印簽由辦公室主任進行妥善保管。
5.1.3在保管期間出現(xiàn)丟失或損壞,由掌印人負責。
5.2印簽的使用
5.2.1各部門員工因對外聯(lián)系工作業(yè)務或因個人原因需其部門開具證明的,由該部門經理審批,蓋該部門印章。
5.2.2各部門員工因對外聯(lián)系工作業(yè)務,需用公司介紹信,由該部門經理審核,辦公室主任審批,蓋公司印章。
5.2.3凡對外行文及一切行政往來文件需使用公司印章的,由辦公室主任審批。
5.2.4凡涉及到經濟問題,需使用公司印簽者(含合同專用章)的,由辦公室主任審核,總經理審批。
5.2.5凡辦公室內發(fā)文,應加蓋辦公室印章。
5.2.6未經允許不得擅自使用公章。
5.2.7嚴禁使用蓋有公司印簽的空白介紹信,特殊情況應報辦公室主任審批。
已蓋有公司印章的文件、介紹信、支票、證件等如有遺失,必須立即報告總經理,以便及時處理。
5.2.8
5.3印簽的登記
5.3.1各部門和辦公室應建立[印簽使用登記表](q/ph-wd01-04-01)。
5.3.2 使用各部門或公司印簽者,均應嚴格履行登記手續(xù),注明使用事由,并由使用人簽字,以備領導審查。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印簽使用登記表]q/ph-wd01-04-01各職能部門一年
起草人:審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
