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備用品管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部對于備用物資的管理流程，確保資源的有效利用，降低運營成本，提高工作效率。該制度主要包括以下幾個部分：
1. 備用品分類與定義
2. 采購與入庫管理
3. 存儲與盤點
4. 使用與領用流程
5. 廢舊與破損處理
6. 責任與考核機制
包括哪些方面
1. 明確備用品的種類，如辦公用品、設備配件、應急材料等，以及它們在企業(yè)運營中的作用。
2. 規(guī)定備用品的采購程序，包括需求申請、審批、供應商選擇、合同簽訂等環(huán)節(jié)。
3. 設立詳細的入庫檢查標準，確保備用品的質(zhì)量和數(shù)量準確無誤。
4. 制定存儲標準，包括適宜的環(huán)境條件、定期盤點以及標識系統(tǒng)，以防止物資損失或過期。
5. 定義備用品的領用流程，包括申請、審批、發(fā)放和記錄，確保合理使用。
6. 對廢舊和破損備用品的處理方式，如回收、維修、報廢等，以及相關責任人的確定。
7. 建立責任與考核機制，對備用品管理進行監(jiān)督，通過績效評估促進制度執(zhí)行。
重要性
備用品管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提高效率：規(guī)范化的管理流程可以減少因物資短缺造成的停工時間，提高工作效率。
2. 控制成本：通過合理的采購和使用，避免過度庫存和浪費，有效控制運營成本。
3. 保障安全：及時更換破損或過期的備用品，確保生產(chǎn)安全和員工健康。
4. 優(yōu)化資源分配：通過對備用品的監(jiān)控，企業(yè)可以更好地了解需求，優(yōu)化資源配置。
5. 提升企業(yè)形象：良好的物資管理能體現(xiàn)企業(yè)的專業(yè)性和管理水平，提升對外形象。
方案
1. 建立完善的備用品清單，定期更新，確保清單與實際庫存一致。
2. 實施電子化管理，使用庫存管理系統(tǒng)跟蹤備用品的采購、入庫、領用和消耗情況。
3. 培訓員工，使他們了解并遵守備用品管理制度，提高全員參與度。
4. 設立專職管理人員，負責備用品的日常管理和問題協(xié)調(diào)，確保制度的有效執(zhí)行。
5. 定期進行審計和評估，根據(jù)實際情況調(diào)整制度，保持其適應性和有效性。
備用品管理制度的實施需要全體員工的配合與執(zhí)行，通過持續(xù)改進和優(yōu)化，實現(xiàn)對企業(yè)資源的高效管理。
備用品管理制度范文
第1篇 l公司辦公設備用品管理制度
公司辦公設備及用品管理制度
1.目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務于公司各項工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3.職責
3.1人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。
3.3高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價2000元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認,網(wǎng)絡安全的管理。
3.5財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。
4.辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1耐用品:
4.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2低值易耗品
4.2.1辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
4.2.2生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5.辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2各部門經(jīng)理應嚴把審核關,以控制辦公用品開支成本。
5.3行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。
5.4辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過2000元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。
5.5辦公設備及用品采購回公司,管理部門應先建檔登記,并及時通知相關部門領用。
6.辦公設備及用品的使用管理
6.1辦公設備屬公司資產(chǎn),使用者有責任和義務妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔賠償責任。
6.2人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3員工因工作變動或離職的,應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。
7.辦公設備的報修
7.1所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障,應及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。
7.3故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。
7.4經(jīng)相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。
7.4.1安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2私自拆裝電腦、復印機等設備的;
7.4.3使用不當造成設備損壞和丟失的;
7.4.4人為的損壞。
8.辦公設備的報廢
8.1凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負責人審核,并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2人力資源及行政部根據(jù)相關技術人員的意見,并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務部、辦理報廢手續(xù),進行帳務處理,并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。
9.辦公設備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10.辦公用品及設備的盤點制度
10.1行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。
10.3每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11.記錄表單
11.1個人辦公設備及用具登記表
11.2辦公用品申領計劃表
11.3辦公設備報修記錄表
11.4辦公設備報廢申請表
11.5辦公設備購置申請表
第2篇 辦公設備用品管理制度
1. 目的
為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務于公司各項工作。
2. 適用范圍
本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3. 職責
3.1 人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2 使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。
3.3 高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價2000元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4 信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認,網(wǎng)絡安全的管理。
3.5 財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。
4. 辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1 耐用品:
4.1.1 辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2 辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2 低值易耗品
4.2.1 辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
4.2.2 生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5. 辦公設備及用品的添置申請流程
5.1每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2 各部門經(jīng)理應嚴把審核關,以控制辦公用品開支成本。
5.3 行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。
5.4 辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過2000元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。
5.5 辦公設備及用品采購回公司,管理部門應先建檔登記,并及時通知相關部門領用。
6. 辦公設備及用品的使用管理
6.1 辦公設備屬公司資產(chǎn),使用者有責任和義務妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔賠償責任。
6.2 人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3 員工因工作變動或離職的,應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4 各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5 辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6 辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。
7. 辦公設備的報修
7.1 所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2 個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障,應及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。
7.3 故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。
7.4 經(jīng)相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。
7.4.1 安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2 私自拆裝電腦、復印機等設備的;
7.4.3 使用不當造成設備損壞和丟失的;
7.4.4 人為的損壞。
8. 辦公設備的報廢
8.1 凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負責人審核,并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2 人力資源及行政部根據(jù)相關技術人員的意見,并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3 經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務部、辦理報廢手續(xù),進行帳務處理,并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。
9. 辦公設備的外借, 必須經(jīng)公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10. 辦公用品及設備的盤點制度
10.1 行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2 為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。
10.3 每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11. 記錄表單
11.1 個人辦公設備及用具登記表
11.2 辦公用品申領計劃表
11.3 辦公設備報修記錄表
11.4 辦公設備報廢申請表
11.5 辦公設備購置申請表
第3篇 公司辦公設備用品管理制度
公司辦公設備及用品管理制度
1.目的為保證辦公設備及用品的合理配置和使用,更好地服務于公司各項工作。
2. 適用范圍本制度適用于集團各子公司的辦公設備、辦公用品、辦公耗材采購和管理。
3．職責
3.1 人力資源及行政部負責公司所有辦公設備及用品的建檔、維修保養(yǎng)、外借管理,采購與報廢的審核,辦用品的收發(fā)管理。
3.2 使用部門負責部門所屬辦公設備及用品的使用及日常維護保養(yǎng)、并有責任愛護公司的辦公設備。
3.3 高級副總裁(總經(jīng)理)負責單價 元以上辦公設備的申購、報廢、外借的審批。
3.4 信息部負責電腦及其周邊設備采購、維修、保養(yǎng)、報廢確認,網(wǎng)絡安全的管理。
3.5 財務部負責辦公設備及用品費用的監(jiān)控。
4. 辦公設備及用品分為耐用品和低值易耗品。
4.1 耐用品:
4.1.1 辦公家具,如:各類辦公桌、辦公椅、會議椅、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、電腦臺、保險箱及室內(nèi)非電器類較大型的辦公陳設等。
4.1.2 辦公設備類,如:電腦、打印機、電話機、傳真機、復印機、碎紙機、電視機、攝像機、幻燈機、數(shù)碼照相機、音響器材及相應耗材等。
4.2 低值易耗品
4.2.1 辦公文具類,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、剪刀、釘書釘、復寫紙、大頭針、紙類印刷品、打印紙、復印紙等。
4.2.2 生活用品,如:面巾紙、紙球、茶葉、飲料、茶具等招待用品。
5. 辦公設備及用品的添置申請流程
5.1 每月底,各部門填寫下月《辦公用品申領計劃表》送交行政部,逾期不交的部門,視放棄申請?zhí)幚怼?/p>
5.2 各部門經(jīng)理應嚴把審核關,以控制辦公用品開支成本。
5.3 行政助理每月底統(tǒng)計各部門辦公設備及用品數(shù)量,編制《物品請購單》交人力資源及行政經(jīng)理審批,批準后統(tǒng)一由行政助理負責采購。
5.4 辦公設備的添置由所在部門填寫《設備添置備申請單》報人力資源及行政部審核,費用超過 元的辦公設備須送高級副總裁審批后再由人力資源及行政部實施采購。
5.5 辦公設備及用品采購回公司,管理部門應先建檔登記,并及時通知相關部門領用。
6. 辦公設備及用品的使用管理
6.1 辦公設備屬公司資產(chǎn),使用者有責任和義務妥善保管、合理使用,不能隨意轉(zhuǎn)交他人,造成遺失的承擔賠償責任。
6.2 人力資源及行政部建立辦公設備及用品個人檔案,員工領用的辦公設備及用品全部記錄在《個人辦公設備及用品領用表》。
6.3 員工因工作變動或離職的,應及時到管理部門辦理移交退庫手續(xù)。
6.4 各部門負責人應嚴格控制本部門辦公用設備和用品的領用,并對所屬部門人員的使用和保管狀況行使監(jiān)督。
6.5 辦公用品領用時間原則上是每星期一下午,特殊情況或急用物品除外,計算器等價值超過10元以上部份物品領用時須以舊換新。
6.6 辦公設備耐用品損壞或丟失應按價進行賠償,設備折舊年限為5年,以每年折舊率20%計算。
7. 辦公設備的報修
7.1 所有辦公桌椅在使用中出現(xiàn)的故障或損壞的均須及時向人力資源及行政部報修,人力資源及行政部應及時通知相關供應商到公司進行維修。
7.2 個人使用電腦、復印機等以及電腦外部設備、公司網(wǎng)絡、通信設備如遇故障,應及時通知信息部,由信息部工作人員檢修或通知相關供應(維修)商來公司進行檢修。
7.3 故障解決后填寫《辦公設備報修記錄表》,并由報修人簽字確認后,由人力資源及行政部存檔。
7.4 經(jīng)相關技術人員鑒定下列情況造成損壞的,由責任者按物品的購置價格和使用時間,新舊程序折價賠償。
7.4.1 安裝非工作所必須的軟件所引起的故障;
7.4.2 私自拆裝電腦、復印機等設備的;
7.4.3 使用不當造成設備損壞和丟失的;
7.4.4 人為的損壞。
8. 辦公設備的報廢
8.1 凡屬于正常磨損或工作中發(fā)生意外情況造成個人在用辦公設備損壞的,由使用人員填寫《辦公設備報廢申請表》,說明原因和理由,部門負責人審核,并由信息部技術人員鑒定簽署意見上交人力資源及行政部辦理報廢。
8.2 人力資源及行政部根據(jù)相關技術人員的意見,并在《辦公設備報廢申請表》簽署審核意見后交主管副總裁審批。
8.3 經(jīng)主管副總裁審批后《辦公設備報廢申請表》由人力資源及行政部與信息部存檔,復印給財務部、辦理報廢手續(xù),進行帳務處理,并辦理補充新設備的申購或領用手續(xù)。
9. 辦公設備的外借,必須經(jīng)公司主管副總裁批準后,到人力資源及行政部辦理外借登記手續(xù)。
10. 辦公用品及設備的盤點制度
10.1 行政助理每月底統(tǒng)計各部門的領用單,編制“辦公用品費用月報表”交部門經(jīng)理審核。
10.2 為控制庫存數(shù)量,辦公用品原則上倉庫只保留新人領用或急用數(shù)量即可。
10.3 每年底應進行一次全面辦公設備及用品的盤點,對一些久留不用或損壞的設備及用品進行處理。
11.記錄表單
11.1 個人辦公設備及用具登記表
11.2 辦公用品申領計劃表
11.3 辦公設備報修記錄表
11.4 辦公設備報廢申請表
11.
