有哪些
檔案資料管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)文件性質(zhì)和工作需求，建立科學的分類體系，確保每一份檔案都能準確歸位。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集范圍、時間及方式，確保資料的完整性和時效性。
3. 存儲與保管：制定安全存儲條件，包括物理環(huán)境、防火防盜措施以及電子文檔的備份策略。
4. 利用與借閱：明確檔案利用的權(quán)限和流程，確保信息的安全共享。
5. 銷毀與保留：設(shè)定檔案的保存期限，規(guī)范銷毀程序，防止重要信息丟失。
6. 定期審查：實施定期的檔案審核，以檢查制度執(zhí)行情況和檔案的準確性。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負責制定詳細的分類標準，如行政類、財務(wù)類、項目類等，并為每一類別分配唯一的編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負責檔案資料的收集，每月定期提交給檔案部門。新產(chǎn)生的電子文檔需同步上傳至檔案管理系統(tǒng)。
3. 存儲與保管：檔案室應(yīng)保持恒溫恒濕，定期進行清潔和消毒。電子檔案存儲在專用服務(wù)器上，定期進行異地備份。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過一周，到期未歸還者將受到警告。
5. 銷毀與保留：檔案管理部門每年評估一次檔案價值，無保存價值的檔案按程序銷毀。重要檔案需永久保存。
6. 定期審查：每季度進行一次檔案完整性檢查，確保檔案的完整性和有效性。
上墻內(nèi)容
1. 檔案分類與編碼圖示，清晰展示各類別的編碼規(guī)則。
2. 借閱流程圖，明確借閱步驟和責任人。
3. 檔案保密協(xié)議，強調(diào)檔案信息安全的重要性。
4. 檔案銷毀規(guī)定，列出檔案銷毀的條件和程序。
5. 檔案管理人員聯(lián)系方式，方便員工咨詢和報告問題。
本檔案資料管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部的信息管理，保障信息的安全和高效利用，同時也為公司的決策提供有力的支持。各相關(guān)部門和個人需嚴格遵守，共同維護良好的檔案管理工作秩序。
檔案資料管理制度范文
第1篇 _鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
鄉(xiāng)村社區(qū)檔案資料管理制度
一、社區(qū)各種門類的檔案,由社區(qū)村委會指定專人統(tǒng)一管理,做到分類清楚,存放有序,查詢方便。
二、資料一般按年度分類歸檔,各個檔案卷中均附有案卷目錄。
三、原始記錄材料堅持做到隨時發(fā)生、隨時記錄、隨時整理歸檔,因特殊原因一時漏記的要及時補記。
四、根據(jù)氣候變化,做好檔案資料的防火、防潮和防蟲蝕等,確保檔案資料的完好無損。
五、檔案管理人員變動時,必須辦理交接手續(xù),嚴格核實交接的檔案。
第2篇 機電設(shè)備檔案資料管理規(guī)定
1.目的
確保機電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護維修提供支持。
2.適用范圍
適用于__花園機電設(shè)備資料、檔案的管理。
3.內(nèi)容
3.1機電設(shè)備資料的管理
3.1.1機電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標識清楚。
3.1.2常用的機電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機電值班室按班移交。
3.1.3機電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機電主管批準后到管理處兼職資料員處借閱,并及時返還。
3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報管理處主任嚴肅處理。
3.2機電設(shè)備檔案的管理
3.2.1機電設(shè)備維護維修檔案由機電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報廢一年后銷毀。
3.2.3機電設(shè)備維護維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時歸還。
3.3機電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風良好,干濕度正常的房間。
3.4機電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4.記錄
無。
5.附件
無。
第3篇 住宅售前售后服務(wù)工程技術(shù)檔案資料管理規(guī)范
住宅項目售前售后服務(wù)及工程技術(shù)檔案資料管理
一、售前服務(wù)
公司派出專人積極協(xié)調(diào)、全力配合建設(shè)單位辦理開工之前和各種手續(xù)。
積極配合建設(shè)單位做好現(xiàn)場的基地工作,為開工做好準備。
積極與當?shù)厮茌牭呐沙鏊?、辦事處、交警取得聯(lián)系,搞好周邊關(guān)系。
二、售后服務(wù)
自工程竣工后驗收交付使用開始,樹立用戶是上帝用戶至上的思想意識,嚴格按國家規(guī)定的保修期限,進行周到的服務(wù)。
在保修期間內(nèi),每年定期對用戶不少于二次回訪,了解房屋的使用情況,解決用戶提出的各種問題,為用戶排憂解難。
保修期后,在公司建立用戶熱線,及時熱情解答用戶咨詢和解決用戶困難,隨叫隨到,維修時僅收取材料成本費。
三、工程技術(shù)檔案資料管理
認真貫徹執(zhí)行國家和省計委、檔案局及省建委關(guān)于工程檔案資料管理的通知、規(guī)定,對工程從開工到竣工全過程,必須按檔案資料的具體內(nèi)容,填寫程序,紙張規(guī)格等,做到規(guī)范化和標準化。
公司主管生產(chǎn)的經(jīng)理和總工程師負責領(lǐng)導(dǎo)和督促公司有關(guān)部門和項目經(jīng)理認真履行各自的職責,定期進行檢查、督促,確保檔案資料的完整、準確。
工程施工的技術(shù)資料、土建和安裝均應(yīng)同建設(shè)單位、設(shè)計院、質(zhì)檢站、建材生產(chǎn)廠家等密切配合,使各類資料能及時、準確、完整的按規(guī)定完善歸檔。
項目技術(shù)負責人指導(dǎo)內(nèi)業(yè)技術(shù)人員做好工程施工各類資料的辦理、收集、整理、匯編等工作,并按歸檔資料的規(guī)定,必須字跡清晰,圖樣清晰。施工中的隱蔽、技術(shù)核定、材料代換、通知等應(yīng)及時辦理并簽字。分部分項工程和單位工程質(zhì)量檢查評定,由專職質(zhì)安員逐項檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核簽字。分部分項工程和單位工程質(zhì)量檢查評定,由專職質(zhì)安員逐項檢查填表后,經(jīng)工程人簽字。做到工程竣工驗收和竣工資料驗收同步進行,并按康南市檔案管理的規(guī)定整理立卷,交有關(guān)部門審核。
附:本工程科技檔案一覽表
科 技 檔 案 一 覽 表
土建施工文件資料:
序 號 文件名稱 責任人
1施工合同書公司法人
2開工報告項目經(jīng)理
3技術(shù)交底、圖紙會審紀要內(nèi)業(yè)技術(shù)員
4施工組織設(shè)計或施工方案項目技術(shù)負責人
5設(shè)計變更通知單、核定單內(nèi)業(yè)技術(shù)員
6原材料出廠質(zhì)量證明書材料員
7原材料試驗報告試驗員
8施工定位測量記錄測量員
9基礎(chǔ)及主體工程隱蔽記錄施工員
10分部分項單位工程質(zhì)量評定表及質(zhì)量事故處理報告質(zhì)量安全員
11交工驗收證明書內(nèi)業(yè)技術(shù)員
12施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)項目技術(shù)負責人
13竣工報告(含停、復(fù)工報告)項目經(jīng)理
14施工日志、大事記施工員
竣工圖
序 號 文件名稱 責任人
1土建建施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
2土建結(jié)施竣工圖土建內(nèi)業(yè)技術(shù)員
第4篇 工程化驗室檔案資料管理與保密制度
工程公司化驗室檔案資料管理與保密制度
1、目的
使化驗室的檢驗原始記錄,儀器設(shè)備檔案,技術(shù)書籍處于受控狀態(tài),滿足檢驗、設(shè)備的原始資料的保存需要。
2、使用范圍
本制度適用于化驗室的檢測原始資料和儀器設(shè)備檔案管理。
3、職責
3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類,按保存期限進行保管。
3.2儀器設(shè)備管理人員負責對儀器設(shè)備檔案進行管理。
4、工作程序
4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閱和銷毀工作。
4.2由班長負責收集日常水質(zhì)檢測原始記錄,在檢測報告發(fā)出后立即歸檔。凡列入固定資產(chǎn)范圍內(nèi)的各類儀器設(shè)備檔案資料于進站開箱驗收后,立即歸檔。
4.3借閱存檔資料應(yīng)辦理借閱手續(xù)。與檢測無關(guān)人員不得查閱檢測報告和原始記錄,保密資料需經(jīng)部長或總經(jīng)理批準方可查閱,不得帶出資料室,不得復(fù)印。
4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術(shù)機密,并按照相關(guān)保密制度管理,否則以違反紀律處理。
4.5要注銷的技術(shù)檔案要造冊登記,經(jīng)部長和總經(jīng)理審批,指定監(jiān)銷人共同處理,以防失密。
4.6妥善保管資料檔案,定期檢查防止霉變和蟲蛀。
5、相關(guān)文件
6、相關(guān)記錄
化驗室資料檔案清單
第5篇 地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產(chǎn)公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據(jù)檔案管理 規(guī)范,結(jié)合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強我司工程技術(shù)檔案歸檔管理工作,統(tǒng)一工程技術(shù)檔案資料的歸檔要 求及標準,遵照國家相關(guān)技術(shù)檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術(shù)檔案歸檔管理 細則》(以下簡稱細則)。
第二條 工程技術(shù)檔案的范圍
工程技術(shù)檔案是指我公司在項目建設(shè)過程中形成的、按規(guī)定應(yīng)當歸檔保存的 各種載體形式的技術(shù)文件材料及相關(guān)圖紙。
第三條 工程技術(shù)檔案管理責任人
1、工程技術(shù)檔案管理工作由總經(jīng)理辦公室負責組織開展并管理保存。
2、各相關(guān)部門(指工程部和設(shè)計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術(shù) 檔案管理。檔案管理人員應(yīng)按本細則的相關(guān)要求,切實履行各自職責,對工程技 術(shù)檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內(nèi)容移交給總經(jīng)理辦公室。此 項工作應(yīng)納入各相關(guān)部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內(nèi)容和依據(jù)。
第四條 歸檔范圍
1、對工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價 值的各種載體文件,均應(yīng)收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術(shù)檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通等 個相關(guān)專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預(yù)算部會同竣工結(jié)算資料一同報公司存檔;第三 類為室外管網(wǎng)竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內(nèi)容
1、公司工程技術(shù)檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的 檔案內(nèi)容包括三部分:
a、各相關(guān)部門移交給公司的各種載體形式的工程技術(shù)文件資料及相關(guān)圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統(tǒng)一管理,工程相關(guān)部門負責辦理的有關(guān)工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統(tǒng)一交總經(jīng)理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。若為復(fù)印件應(yīng)指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。
2、工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
3、歸檔的工程文件應(yīng)采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應(yīng)加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術(shù)負責人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現(xiàn)場監(jiān)理
6、竣工圖章應(yīng)使用不易退色的紅印泥,應(yīng)蓋在圖標欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標明變更修改依據(jù);凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應(yīng)當重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應(yīng)統(tǒng)一交給項目部檔案 管理員登記,由項目部負責組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應(yīng)包括移交內(nèi)容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份 交由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關(guān)部門名稱及代碼,統(tǒng)一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設(shè)計部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關(guān)部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式 ),可據(jù)實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細化。卷內(nèi)要有卷內(nèi)文件目錄 及備考表。卷內(nèi)所有文件需要裝訂成冊。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內(nèi)目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應(yīng)對立卷歸檔工作全面負責。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統(tǒng)一編寫。
(5)總經(jīng)理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統(tǒng)完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員統(tǒng)一編 制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內(nèi)文件頁號應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開 始;
頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫頁號。
(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)目錄式樣宜符合本細則附錄d的要求。
序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。
文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。
文件題名:填寫文件主體全稱。
日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁數(shù):每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。
頁號:卷內(nèi)每份文件第1頁所在之頁的編號。
卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。
(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本細則附錄e的要求。
本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題,由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名,標注時 間。沒有需要說明的事項可不必填
寫說明。
另需標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)(照片張數(shù))。
卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。
(4)案卷總目錄中的編制應(yīng)符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號:以一本案卷為單位,內(nèi)容包括部門、項目、時間、序列號4個要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱:包括案卷主要內(nèi)容,分卷序號等,如“工程聯(lián)系單_建筑_第一分 冊”。
責任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經(jīng)理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時間和手續(xù)
1、歸檔時間
(1)每一工程項目的立卷歸檔,應(yīng)在該階段性項目全部竣工結(jié)束(移交物業(yè) )后兩個月內(nèi)完成。
(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關(guān)部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄10-2:工程技術(shù)文件歸檔范圍及移交時間
附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料
第6篇 基建檔案資料管理規(guī)定
基建檔案資料管理辦法
為使基本建設(shè)檔案資料管理工作規(guī)范化,科學化,收集、整理和歸檔有據(jù)可依,做到檔案工作有序、安全、規(guī)范、科學,特制定有關(guān)基本建建工程建設(shè)項目檔案資料管理辦法。凡借閱、領(lǐng)取基本建設(shè)工程的資料及圖紙,基建檔案管理員必須予以登記,借閱、領(lǐng)取人必須簽字,辦理借閱移交手續(xù)。在資料及圖紙歸還時,基建檔案管理員應(yīng)進行核對,確認完整后才可予以核銷;若不完整,則不予接收
_基本建設(shè)工程前期資料,有關(guān)人員在辦完相關(guān)手續(xù)后,必須及時將文件、資料原件移交給基建檔案管理員,不得拖延或不移交,移交時需移交2份(如只有1份原件,同審批部門協(xié)商在復(fù)印件上加蓋印章)。原則上文件、資料原件不再借出,只提供復(fù)印件。
_在簽訂“施工合同”和“監(jiān)理合同”時,應(yīng)有工程資料的整理、歸檔條款,明確報送套數(shù)及時間,待施工單位、監(jiān)理單位所交資料達到檔案移送標準時,由基建檔案管理員簽字,財務(wù)處予以結(jié)帳。
_在工程竣工驗收前應(yīng)做好基建檔案資料的驗收準備工作,由基建檔案管理員通知市城建檔案館和院檔案館人員對該工程竣工檔案資料進行專項驗收,合格后方可組織工程竣工驗收。竣工驗收必須通知基建檔案管理員參加。
由施工技術(shù)科負責催促施工單位在工程竣工驗收合格后,在規(guī)定時間內(nèi)報送規(guī)定數(shù)量的完整竣工資料。如遇特殊情況,應(yīng)向建設(shè)單位說明情況,經(jīng)同意后可在延長的期限內(nèi)報送。
_施工技術(shù)科項目負責人負責施工期資料及竣工圖的驗收審查工作,對不符合要求的應(yīng)予以退回整改,直到符合要求。施工技術(shù)科在移交資料前,需將所有資料和圖紙認真核對,在資料移交表(清單)上簽名,并及時把工程資料移交給基建檔案管理員。
_歸檔的施工期資料、圖紙均應(yīng)為2套,必須是原件,且滿足以下要求:
_資料必須真實、完整,準確、清潔、整齊。紙張大小不一的,需進行粘貼等處理使之一致。若是復(fù)印件需加蓋單位公章。
_文字資料須裝訂成冊,頁面尺寸為a4,卷面應(yīng)清潔,無撕破,對破損材料要裱糊,用鉛筆編頁碼,不可用號碼機編頁碼,技術(shù)文件材料的蓋章,簽字手續(xù)須完備。
_報送資料按專業(yè)分:a、土建 b、給排水 c、電氣 d、暖通 e、裝飾等
_竣工圖須裝訂成冊,規(guī)格尺寸為a4。圖面須整潔、無破損,字跡工整。變更內(nèi)容要蓋變更圖章,設(shè)計圖簽折在右下角。如有破損,要裱糊整齊,避免隨意切破圖紙,要保證竣工圖的完整。
_歸檔順序嚴格按《建設(shè)工程檔案審核意見表》中的相關(guān)內(nèi)容報送。
_歸檔的監(jiān)理資料應(yīng)為2套,要求裝訂成冊,一套必須是原件,另一套可為復(fù)印件(但必須加蓋圖章),要清楚、整齊。具體要求同第7條,順序嚴格按《z市檔案館歸檔內(nèi)容及排列順序》報送。
_對于移交的工程資料,凡不符合檔案資料歸檔內(nèi)容和要求的,基建檔案管理員有權(quán)拒收,并要求限期整改。
審核人員在交還基建檔案資料時,應(yīng)使資料及圖紙完整,如不完整,應(yīng)補齊后再返還?；n案管理員要查看圖紙是否被撕破,如被撕破,要重新裱糊整齊?；n案管理員需提醒審核人員審核結(jié)算時,不要把圖紙撕破或自行拆除裝訂線,使圖紙遺失,要注意保護圖紙的安全性,完整性。
_其它
(1) 未盡事宜應(yīng)由基建處負責解釋。
(2) 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
第7篇 基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實施辦法
一.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》,以及黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設(shè)計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設(shè)計的批復(fù),地質(zhì)鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設(shè)計,擴大初步設(shè)計,施工預(yù)算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協(xié)議書,圖紙會審記錄,修改設(shè)計資料,設(shè)計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結(jié)論及相關(guān)財務(wù)資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設(shè)備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內(nèi)設(shè)備安裝資料和圖紙,竣工結(jié)算,財產(chǎn)移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統(tǒng)一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經(jīng)辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內(nèi)部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領(lǐng)導(dǎo)批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統(tǒng)一辦理,所需數(shù)量由處領(lǐng)導(dǎo)審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統(tǒng)一由資料室編目登記,使用者應(yīng)及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協(xié)調(diào)有關(guān)部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應(yīng)及時歸檔。經(jīng)資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內(nèi)存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應(yīng)用紅色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應(yīng)努力收集歸檔文件、資料,工作人員應(yīng)積極協(xié)助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。
第8篇 酒店設(shè)施設(shè)備管理制度：設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
酒店設(shè)施設(shè)備管理制度:設(shè)備臺賬、檔案資料管理制度
1.設(shè)備建立臺賬范圍
凡價值在2000元以上,連續(xù)使用一年以上,安全壽命周期內(nèi)都需要技術(shù)管理的固定資產(chǎn),都應(yīng)列入設(shè)備臺賬;
2.設(shè)備分類及編號應(yīng)按照各部門設(shè)備功能分為七大類;采用五級號碼制:
生活服務(wù)設(shè)備-s 信息設(shè)備-_
文娛保健設(shè)備-w 環(huán)境美化設(shè)備-h
保安設(shè)備-b 交通運載設(shè)備-j
其他設(shè)備-q
設(shè)備編號說明:
(1)設(shè)備的統(tǒng)一編號即為各部門固定資產(chǎn)編號,為了統(tǒng)一方便,號碼順序從1開始(不從0開始);
(2)如有報廢和調(diào)撥出部門,其編號應(yīng)永久保留,并說明調(diào)出原因,不要用新購進或其他設(shè)備來填補報廢設(shè)備的舊編號;
(3)設(shè)備的附件或附屬設(shè)備不必另外單獨編號,而可以在主機編號之后編附機號;
(4)每臺設(shè)備都必須在明顯處裝訂上固定資產(chǎn)編號或噴上編號;
3.設(shè)備管理類別劃分原則及代號
(1)重點設(shè)備:用a表示;凡具備下列條件之一者,為重點設(shè)備:
a.負荷高、耗能大、連續(xù)性運行的設(shè)備;
b.對經(jīng)營質(zhì)量影響大的設(shè)備;
c.停機后,對經(jīng)營及酒店聲譽有嚴重影響的設(shè)備;
d.修理復(fù)雜程度高的設(shè)備;
e.備品、配件供應(yīng)困難的設(shè)備;
f.出現(xiàn)故障或事故嚴重影響人身安全的設(shè)備;
g.對環(huán)境保護及作業(yè)有嚴重影響的設(shè)備;
h.單臺(套)設(shè)備原值在五萬元以上的設(shè)備;
例:鍋爐、變壓器、高低壓配電設(shè)備、壓力容器、大型制冷機組、大型空調(diào)設(shè)備、電梯等;
(2)重要設(shè)備:用b表示;凡具備下列條件之一者,為重要設(shè)備:
a.多班運行或開機時間長的設(shè)備;
b.需要經(jīng)?；蚨ㄆ谡{(diào)整的設(shè)備;
c.故障停機對酒店經(jīng)營有影響的設(shè)備;
d.故障頻次多或停機時間長的設(shè)備;
e.有一定修理復(fù)雜程度的設(shè)備;
f. 配件供應(yīng)周期長的設(shè)備;
g.對操業(yè)人員安全及環(huán)境污染有影響的設(shè)備;
h.單臺(套)原值在一萬元以上的設(shè)備;
例:各種泵、通風機、音響設(shè)備、燈光設(shè)備、計算機、運輸車輛等;
(3)一般設(shè)備:用c表示;凡屬下列情況之一的設(shè)備,為一般設(shè)備:
a.負荷低、開機時間短;
b.對生產(chǎn)、經(jīng)營質(zhì)量影響不大的設(shè)備;
c.修理復(fù)雜程度低或不維修設(shè)備;
d.故障停機不影響經(jīng)營的設(shè)備;
e.不構(gòu)成重點、重要設(shè)備的其他設(shè)備;
例:彩電、風機盤管、分體空調(diào)、窗式空調(diào)等;
4.設(shè)備臺賬內(nèi)容
(1)使用單位:填寫單位名稱及酒店編號;
(2)管理類別:按上面的規(guī)定填寫;
(3)設(shè)備名稱:按設(shè)備銘牌填寫;
(4)設(shè)備編號:按上面的規(guī)定填寫;
(5)相關(guān)設(shè)備編號:填寫與本設(shè)備相關(guān)設(shè)備的編號;
(6)固定資產(chǎn)編號:按固定資產(chǎn)賬上填寫;
(7)規(guī)格型號:按設(shè)備銘牌填寫;
(8)總電功率:填寫本設(shè)備需要的總電功率;
(9)制造單位:按設(shè)備銘牌填寫;
(10)出廠編號:按設(shè)備銘牌填寫;
(11)出廠日期:按設(shè)備銘牌填寫;
(12)啟用日期:填寫實際投入使用的日期;
(13)安裝地點:填寫設(shè)備安裝的具體地點;
(14)設(shè)備原值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(15)預(yù)計殘值:按固定資產(chǎn)賬填寫;
(16)計提折舊:填寫累提的折舊額;
(17)使用年限:填寫預(yù)計使用的年限;
(18)設(shè)備現(xiàn)狀:填寫在用或封存、閑置、報廢等;
(19)備注:填寫其他需要說明的內(nèi)容。
5.設(shè)備臺賬卡由工程總監(jiān)/經(jīng)理或項目主管填制,總監(jiān)秘書負責保管存檔。
6.設(shè)備情況發(fā)生變化,及時修正臺賬記錄。
7.根據(jù)臺賬,定期對的所有設(shè)備進行盤查,做到賬物相符。
8.設(shè)備技術(shù)檔案管理
(1)所有重點、重要設(shè)備以及列入計劃檢修的一般設(shè)備,都應(yīng)建立技術(shù)檔案;特種設(shè)備技術(shù)檔案的建立,應(yīng)符合勞動管理部門的要求,按勞動局要求的格式建立,其他設(shè)備按和管理公司要求建立;
(2)設(shè)備技術(shù)檔案由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、修訂、整理立卷、歸檔和借閱;做到技術(shù)檔案能及時、準確地反映設(shè)備的運行狀況;
(3)應(yīng)根據(jù)設(shè)備技術(shù)檔案所記載的設(shè)備信息,及時分析、研究指導(dǎo)設(shè)備維護、檢修及改造、更新。
9.設(shè)備技術(shù)資料管理
(1)酒店技術(shù)資料由工程總監(jiān)/經(jīng)理秘書負責收集、整理、核實、登記和保管,堅決杜絕資料散落個人手中的現(xiàn)象;
(2)設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)包括的主要內(nèi)容:
a.設(shè)備選型及技術(shù)經(jīng)濟論證材料;
b.上級及領(lǐng)導(dǎo)批準購置的文件;
c.設(shè)備購置合同;
a.設(shè)備出廠合格證;
e.設(shè)備裝箱單及開箱驗收記錄;
f.設(shè)備安裝、調(diào)試記錄及竣工圖;
g.設(shè)備使用說明書及進口設(shè)備說明書中文譯本;
h.設(shè)備圖紙和備件圖冊
10.使用設(shè)備技術(shù)資料,使用部門一般使用復(fù)印件,如不便復(fù)印,可將資料歸檔后,經(jīng)工程總監(jiān)/經(jīng)理批準,指定負責人,由使用者辦理長期原件借用手續(xù),存放于使用部門。
11.設(shè)備技術(shù)資料一般不送檔案室歸檔(或?qū)?fù)印件送檔案室歸檔),存放于工程部技術(shù)檔案柜。
12.資料檔案的管理
(1)維護檔案室的清潔環(huán)境和資料的保管環(huán)境;
(2)借還資料檔案的手續(xù)清楚,送閱、交辦的文件要及時,并有責任催辦;
(3)文件、資料歸檔要及時,做到每月整理一次,每年清理一次,分門別類做好歸檔并做好記錄;
(4)遵守保密規(guī)定,未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或批準,一切文件資料不得外傳外借
13.資料檔案的使用規(guī)定
(1)查閱資料檔案應(yīng)在檔案室指定環(huán)境范圍內(nèi)進行,未履行借閱登記手續(xù),任何人不得擅自將資料帶離檔案室;
(2)在使用資料檔案時,使用人不得吸煙、喝水、吃食物,以免造成損壞;
(3)不得在資料檔案上勾畫、涂抹,不得對檔案有撕損、剪切等破壞行為,必須保證資料檔案的完好無損;
(4)資料檔案在檔案室外未被使用時,不得長時間擺放在桌面上,應(yīng)及時放入專用檔案柜中保存;
(5)未經(jīng)許可不得擅自拍照、抄錄、復(fù)印;
第9篇 生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度范本
生產(chǎn)設(shè)備檔案資料管理制度
1.目的作用
設(shè)備檔案資料是設(shè)備制造、使用、管理、維修的重要依據(jù),為保證設(shè)備維修工作質(zhì)量、使設(shè)備處于良好的技術(shù)狀態(tài),提高使用、維修水平,充分發(fā)揮設(shè)備檔案資料為日常設(shè)備管、修、用服務(wù)的職能,特制定本制度。
2.管理職責
2.1 設(shè)備檔案資料對公司的資產(chǎn)管理起著至關(guān)重要的作用,對其管理的主要負責部門是公司設(shè)備動力科,主要應(yīng)做好的工作是:資料來源的組織工作;歸集記錄工作;資料加工分析工作;歸檔審定工作以及資料使用過程的管理工作。
2.2 設(shè)備的檔案資料應(yīng)統(tǒng)一存放于公司檔案室。除了設(shè)備動力科可保留部分常用設(shè)備資料(主要應(yīng)為復(fù)制件),凡是需用資料的部門均應(yīng)到檔案室借用。公司檔案室管理員應(yīng)嚴格按公司制定的《檔案管理條例》,加強對設(shè)備檔案的管理包括資料借閱和審批手續(xù)等。
3.主題釋意與說明
3.1 有關(guān)設(shè)備資料是指從設(shè)備規(guī)劃、設(shè)計、制造(購置)、安裝、使用、維修改造、更新、直至報廢等全過程中形成并經(jīng)整理應(yīng)當歸檔保存的圖紙、圖表、文字說明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件資料,設(shè)備管理部門負責將全公司生產(chǎn)設(shè)備逐臺建立設(shè)備資料袋及設(shè)備資料的管理工作。
3.2 設(shè)備檔案資料應(yīng)包括如下內(nèi)容:
3.2.1 制造廠的技術(shù)檢驗文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單。
3.2.2 設(shè)備安裝驗收移交書。
3.2.3 設(shè)備附件及工具清單。
3.2.4 設(shè)備大、中修理施工記錄,竣工驗收單,修理檢測記錄。
3.2.5 精度校驗及檢驗記錄。
3.2.6 設(shè)備改裝、更新技術(shù)。
3.2.7 設(shè)備缺陷記錄及事故報告單(原因分析處理結(jié)果)。
3.2.8 設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表。
3.2.9 安裝基礎(chǔ)圖及土建圖。
3.2.10 設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙。
3.2.11 設(shè)備操作規(guī)程(包括:崗位職責、主要技術(shù)條件、操作程序、維護保養(yǎng)項目等)。
3.2.12 設(shè)備檢修規(guī)程(包括:檢修周期、工期、項目、質(zhì)量標準及驗收規(guī)范等)。
3.2.13 其他資料。
3.3 設(shè)備檔案資料管理的范圍包括公司內(nèi)機械、電氣、動力設(shè)備及土建設(shè)施的有關(guān)圖紙說明書、技術(shù)文件、設(shè)備制造圖、備件圖冊、設(shè)備檔案袋、設(shè)備改裝圖紙、修理工具圖冊及設(shè)備維修、使用原始等。
4.設(shè)備檔案資料的收集
4.1 設(shè)備管理部門負責圖紙資料的收集工作,將設(shè)計通用標準、檢驗標準、設(shè)備說明書以及各種型號的設(shè)備制造圖、裝配圖,重要易損零件圖配置完整。
4.2 新設(shè)備進公司,開箱應(yīng)通知資料員及有關(guān)人員收集隨機帶來的圖紙資料,如果是進口設(shè)備需提請主管生產(chǎn)(設(shè)備)的領(lǐng)導(dǎo)組織翻譯工作。隨機說明書上的電器圖,在新設(shè)備安裝前必須復(fù)制,以指導(dǎo)安裝施工,原圖分級妥善保管。
4.3 設(shè)備檢修與維修期間,由設(shè)備管理部門組織車間技術(shù)人員及有關(guān)人員對設(shè)備的易損件、傳動件等進行測繪,經(jīng)校對后將測繪圖紙匯總成冊存檔管理。
4.4 隨機帶來的圖紙資料及外購圖紙和測繪圖紙由設(shè)備管理部門組織審核校對,發(fā)現(xiàn)圖紙與實物不符,必須做好記錄,并在圖紙上修改。設(shè)備管理部門組織將全公司設(shè)備常用圖紙如裝配圖、傳動系統(tǒng)圖、電器原理圖、潤滑系統(tǒng)圖等,進行描曬制后供生產(chǎn)車間維修使用,原圖未經(jīng)批準一律不外借或帶出資料室。
5.設(shè)備檔案資料的整理 所有進人資料室保管的藍圖,資料員必須經(jīng)過整理、清點編號、裝訂(指藍圖),登賬后上架妥善保管。
5.1 圖紙人資料室后必須按總圖、零件、標準件、外購件目錄、部件總圖、零件的圖號順序整理成套,并填寫圖紙目錄和清單,詳細記明實有張數(shù),圖面必須符合國家制圖標準,有名稱、圖號,有設(shè)計、校對、審核人簽字。
5.2 底圖的保管
5.2.1 所有底圖按設(shè)備類別清點、編號、記賬以保證抽曬、歸還準確無誤。
5.2.2 底圖的修改應(yīng)由設(shè)備管理部門有關(guān)負責人員簽名(蓋章)批準,注明修改日期。
5.2.3 底圖作廢、銷毀,應(yīng)由資料員提出交設(shè)備管理部門組織技術(shù)員分別核實,確定無保存價值者,列出清單,經(jīng)設(shè)備管理部門負責人批準后方可銷毀。
5.3 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料的保管
5.3.1 動力傳導(dǎo)設(shè)備技術(shù)檔案資料是指蒸氣管系、壓縮空氣管系、,乙炔管系、氧氣管系、高低壓電力電纜、電力架空線路、電話電纜等的平面附設(shè)布置圖。
5.3.2 動力傳導(dǎo)設(shè)備檔案資料由設(shè)備管理部門組織有關(guān)技術(shù)人員按照各種電纜、管道的實際附設(shè)走向進行測繪,底圖交公司資料室作密級資料保管。
5.3.3 檔案資料必須保持與實物或?qū)嶋H情況相符,根據(jù)公司管線布置變動的情況,檔案資料必須作相應(yīng)的變動,修改后歸檔。
6.設(shè)備檔案資料管理的具體要求
6.1 技術(shù)文件應(yīng)力求齊全、完整、準確
6.2 檢
驗(檢測檢修、驗收記錄等資料由設(shè)備動力科分管人員作分類整理后交資料員作集中統(tǒng)一管理。
6.3 所有圖紙要有統(tǒng)一的編號 6.4 圖紙上的各項技術(shù)要求標注齊全,圖紙清晰。
6.5 型號相同的設(shè)備,因制造廠和出廠年份不同,零件尺寸可能不同,應(yīng)與實物核對,并在圖紙索引中加以注明。
6.6 設(shè)備經(jīng)改裝或改造后,圖紙應(yīng)及時修改。
6.7 圖紙的修改應(yīng)表示在底圖上,并在修改索引上注明。
6.8 凡原制造廠的圖紙,一律沿用原制造廠的編號。
6.9 訂制設(shè)備、年久設(shè)備和無制造廠設(shè)備圖紙的編號,按下列辦法進行,即第一節(jié)為設(shè)備型號,第二節(jié)為部件號,第三節(jié)為零件號,每節(jié)用短橫線連接。每個部件的零件號都從001開始,以便書寫整齊和查閱清楚。
6.10 嚴禁將圖冊中的圖紙拆下作為加工和外協(xié)等用。
7.圖紙資料的借閱管理規(guī)定
7.1 資料管理員認真按《圖紙資料借閱登記表》填寫名稱、圖號、張數(shù)、借閱時間、借閱期限等項。
7.2 借閱人在《圖紙資料借閱登記表》簽字欄簽字。
7.3 絕密文件資料借閱,資料管理員需報請設(shè)備管理部門負責人批準后方可借閱。
7.4 資料借閱時間規(guī)定為10天內(nèi),借閱期滿,資料管理員應(yīng)催收。需繼續(xù)借閱者,應(yīng)辦順延手續(xù),該歸還不歸還或遺失、損失者,由設(shè)備管理部按其損失作估價賠償。
7.5 非為我公司服務(wù)的外單位人員不得借閱公司的設(shè)備檔案資料。為我公司服務(wù)的人員,經(jīng)設(shè)備部允許,可在資料室查閱有關(guān)的檔案資料,但不得將檔案資料帶出資料室。外單位人員因工作需要,需將檔案資料帶出資料室,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
7.6 原圖原件或無備件的技術(shù)檔案資料一律不得外借,只能在資料室查閱。
7.7 本單位人員調(diào)出我公司或辦理離、退休手續(xù)前,有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者,須到資料室辦理歸還手續(xù)。否則,辦公室不得辦理調(diào)動或退休手續(xù)。
8.附件
附件一-設(shè)備備案卡(一)
附件二-設(shè)備備案卡(二)
第10篇 業(yè)主委員會檔案資料管理辦法范本
業(yè)主委員會檔案資料管理辦法
為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案,根據(jù)相關(guān)法規(guī),制定本管理辦法。
第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括,“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主(代表)大會同意的各種文本資料和電子文檔。
第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔,電子文檔要進行備份。
第三條 常務(wù)秘書負責接收、催要經(jīng)辦人所持的資料,并進行整理、存檔。
第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存,業(yè)主資料為最高等級,禁止對外查閱。
第五條 因為資料保管人個體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的,業(yè)委會必須追究其承擔相應(yīng)責任;責任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格,并扣除其所有補助;責任人是秘書的立刻將其開除,扣發(fā)當月薪水。
第11篇 特種設(shè)備檔案資料管理制度辦法
特種設(shè)備檔案資料管理制度
一、目的
為做好特種設(shè)備檔案資料管理工作,明確公司特種設(shè)備檔案資料管理工作要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設(shè)備檔案資料管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、特種設(shè)備檔案資料主要包括以下內(nèi)容:
1.1特種設(shè)備的設(shè)計文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
1.2特種設(shè)備使用登記證和檢驗報告書;
1.3特種設(shè)備的定期檢驗和定期自行檢查的記錄;
1.4特種設(shè)備的日常運行狀況記錄;
1.5特種設(shè)備及其安全附件、安全保護裝置、測量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護保養(yǎng)記錄;
1.6特種設(shè)備運行故障和事故記錄;
2、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)負責歸口管理本單位所有特種設(shè)備檔案資料,應(yīng)指派專人負責特種設(shè)備檔案資料的保管工作。
3、特種設(shè)備安全管理機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室或檔案柜用于保存特種設(shè)備檔案資料,保存期限原則上為3年,重要的見證資料應(yīng)永久保存。
4、根據(jù)需要本單位可另外專門設(shè)立特種設(shè)備檔案資料管理機構(gòu)。
第12篇 海岸管理處檔案資料管理
陽光海岸管理處檔案資料管理
物業(yè)檔案是對前期開發(fā)成果的記錄和繼承,是當前實施物業(yè)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù),是物業(yè)管理企業(yè)的基礎(chǔ)工作。陽光海岸物業(yè)管理檔案資料包括:基建項目竣工驗收資料、設(shè)備檔案、行政文書、財務(wù)、經(jīng)營租賃、小區(qū)管理、消防、治安、建筑及工程運行、維修技術(shù)等業(yè)務(wù)活動過程中形成的一切有價值的文字圖像資料。小區(qū)的檔案資料管理要將這些資料按小區(qū)工程建設(shè)、業(yè)主/租戶、日常管理三方面進行分類管理。
一、制定檔案管理制度
設(shè)置綜合檔案室,專人負責收集、歸檔和管理。
二、檔案的收集和歸檔
1.歸檔的文件材料要求完整、系統(tǒng)、準確、真實。陽光海岸的相關(guān)文件材料的收集、 歸檔需要得到前期開發(fā)商的大力支持。
2.擴建工程、改造工程的竣工驗收及外購設(shè)備開箱驗收等,必須在文件資料的完整、準確、系統(tǒng)的情況下才能驗收;
3.基建項目、改造工程的資料在竣工后一個月內(nèi)歸檔。
三、檔案的保管
1.接收檔案必須認真驗收,并辦理交接手續(xù);
2.檔案資料必須按順序分類規(guī)范排列,便于查找;
3.底圖除修改、送曬外,不得外借,修改后的底圖要及時歸檔,并認真檢查修改、補充情況;
4.檔案室要做到七防:防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體;
5.高度重視消防及用電安全,嚴禁吸煙和使用明火。
四、陽光海岸的交接資料主要有
小區(qū)竣工建筑平面圖及相關(guān)文字資料
小區(qū)道路竣工圖及資料
小區(qū)給排水竣工資料
小區(qū)電氣竣工資料
小區(qū)空調(diào)、供熱系統(tǒng)資料
小區(qū)自動噴淋系統(tǒng)資料
小區(qū)電梯資料
小區(qū)室外工程資料
其它相關(guān)竣工資料
第13篇 住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想規(guī)范
住宅區(qū)檔案資料管理設(shè)想
1 檔案管理運作環(huán)節(jié)
1.1 資料的收集
1.1.1建立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學化、電腦化的先進手段,實施現(xiàn)代化、系統(tǒng)化、科學化、多元化、規(guī)范化、經(jīng)?；取傲惫芾?建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
1.1.2資料的收集堅持系統(tǒng)、完整的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,從實際需要出發(fā),擴大信息資料的來源,從時間上講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
1.2資料分類整理
1.3資料歸檔管理
歸檔就是按照資料自身規(guī)律、聯(lián)系進行分類保存。根據(jù)實際需要,____一期的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片等。檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出、入室都有嚴格的規(guī)定:出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出,入室時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防變質(zhì)。
1.4檔案的運用
采用先進的檢索軟件,逐步建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1.4.1外部網(wǎng):與廣大業(yè)戶、主管部門進行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如
住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
1.4.2內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進行分級管理、分層使用。
2 檔案資料的類別
檔案資料大體分為物業(yè)管理政策、法規(guī)資料,竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖、住戶檔案、裝修管理檔案、維修檔案、巡視記錄、運行記錄、運行檔案、投訴與回訪記錄、其他管理服務(wù)活動記錄及檔案。
2.1竣工驗收資料(如下表)
名 稱 資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料 a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工 程 技 術(shù) 資 料 a 竣工圖-總平面圖、建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、附屬工程及隱蔽管線的全套圖紙;
b 地質(zhì)勘察報告;
c 工程合同及開工、竣工報告;
d 工程預(yù)算
e 圖紙會審記錄
f 工程設(shè)計變更通知及技術(shù)核定單(包括質(zhì)量事故處理記錄);
g 隱蔽工程驗收簽證;
h 沉降觀察記錄;
i 竣工驗收證明書;
k 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書;
l 水、電、采暖、衛(wèi)生器具、電梯等設(shè)備檢驗合格證書;
m 砂漿、混凝土試塊試壓報告;
n 供水、供暖的試壓報告;
o 園林綠化的圖紙和清樣;
p 設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項說明、質(zhì)保書和保修單,操作手冊等;
q 有關(guān)工程項目的其他重要技術(shù)決定和文件
2.2管理檔案資料(含業(yè)戶檔案、裝修管理檔案巡視記錄)
名稱 資料內(nèi)容
物業(yè)資料 小區(qū)基本資料、分區(qū)資料、環(huán)境文化設(shè)施資料
住戶資料 a:住戶遷入資料
b:住戶人員檔案
c:住戶維修檔案
事務(wù)資料 a:事務(wù)值班表 b:事務(wù)交接記錄表
c:業(yè)戶搬出(入)物品登記表d:日常事務(wù)巡視記錄
e:業(yè)戶回訪登記表
合格分承包方資料 a:維修申請表(附圖紙)b:維修工程隊安全責任書
c:臨時施工人員登記表 d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
2.3投訴與回訪及其他管理服務(wù)
名稱資料內(nèi)容
維修資料 a:維修申報表 b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄表d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通
管理資料 a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議
設(shè)備管理
資料 a:公用
設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化
資料 a:活動計劃實施方案、總結(jié)記錄
b:文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導(dǎo)
員工管理
資料 a:員工個人資料、聘用表b:員工業(yè)績考核及獎懲記錄
c:員工培訓(xùn)計劃及實施記錄 d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄 f:員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄
業(yè)戶反饋
資料 a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表 b:業(yè)戶意
見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)戶投訴及處理記錄表
行政文件
資料 a:管理處主管值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:管理處規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理處榮譽一覽表
f:管理處接待來訪參觀記錄表
業(yè)主委員會
第14篇 某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法
檔案管理是我處工作的重要組成部分,為了充分發(fā)揮檔案的作用,使之更好地服務(wù)于工作,特制訂本辦法。
一、文件材料歸檔范圍:
1、院外文件:按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。
2、學院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。
3、我處形成下達的各類規(guī)章制度、正式文件和會議記錄等資料。
4、我處代表學院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。
5、學院總體規(guī)劃、基建計劃、招投標記錄等資料。
6、按學院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。
二、檔案的使用與管理:
1、根據(jù)學院檔案館要求歸檔的檔案我處按時交由檔案館統(tǒng)一管理,以維護檔案資料的完整和安全。
2、工作需要借閱檔案,根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后,、借閱者應(yīng)對檔案負責,不得遺失、泄密和污損,也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時歸還。
3、各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類會議、大事的有關(guān)材料及時交檔案,負責檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料,及時整理歸檔。
4、凡是需要銷毀的檔案資料,必須造具清冊,經(jīng)主管檔案工作負責人批準后報學院審批后執(zhí)行。
三、文件傳閱和處理:
收到文件,要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級、傳閱范圍等要求,及時登、記、擬辦、傳遞和送閱。
2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。
3、文件一般不外借,如確需借閱,應(yīng)進行詳細登記,并限期歸還。
4、文件閱后(文件精神傳達貫徹后)應(yīng)及時立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。
四、組織
1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,負責對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專人負責對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。
2、各科室應(yīng)明確專人負責檔案工作。
五、其他
1、未盡事宜由處負責解釋。
2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。
z醫(yī)學院基建規(guī)劃處
第15篇 某中學家長學校檔案資料管理制度
中學家長學校檔案資料管理制度
1、學校成立專門的檔案資料室,專人負責管理各類檔案。
2、凡家長學校所開展的所有活動,都必須有資料積累,并及時把資料歸并成冊,分類裝訂。
3、教師在家長學?；顒又械慕贪?、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊,交送資料統(tǒng)一保管。
4、家長會簽到單、學員名冊、優(yōu)秀學員名冊等按學期分類裝訂,送資料定保管。
5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職,做到資料裝訂分門別類,存放整齊有序,不漏收、漏裝資料。
6、加強學校領(lǐng)導(dǎo)對資料室的管理,不間斷地進行檢查,及時提出完善意見。
