- 目錄
有哪些
辦公室檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件和資料按照類型、日期、重要性等標準進行有序分類，并賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確檔案收集的時間節(jié)點和方式，規(guī)定檔案整理的流程，保證文件的完整性和準確性。
3. 存儲與保管：設定安全的存儲環(huán)境，包括物理存儲和電子存儲，制定相應的保管措施，防止檔案丟失或損壞。
4. 利用與借閱：規(guī)定檔案的使用權限，設定借閱流程，確保檔案的安全和保密。
5. 銷毀與保留：明確檔案的銷毀標準和程序，同時確定哪些檔案需要長期或永久保存。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：各部門需設立專職檔案員，負責檔案的分類和編碼工作。檔案類別包括行政文件、財務記錄、項目文檔等，編碼規(guī)則應簡單易懂，便于記憶和查找。
2. 收集與整理：所有文件在產生后一周內必須提交至檔案室，由檔案員進行初步整理，確保文件的完整性。定期進行檔案清理，剔除無用或過期文件。
3. 存儲與保管：紙質檔案存放在防潮、防火、防盜設施完善的檔案柜中；電子檔案則需備份在安全服務器上，定期檢查存儲設備狀態(tài)，確保數(shù)據(jù)安全。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管批準后方可借閱。借閱期限一般不超過一周，特殊情況需提前申請。借閱過程中，檔案不得涂改、損毀，否則將追究責任。
5. 銷毀與保留：每年進行一次檔案審查，不再需要的檔案按保密級別進行銷毀，全程需有兩名以上人員監(jiān)督。重要檔案應根據(jù)相關法規(guī)確定保留年限。
上墻內容
1. 辦公室檔案管理規(guī)定：簡明扼要列出檔案管理的基本原則和要求，提醒員工遵守。
2. 檔案分類圖示：直觀展示各類檔案的分類方式和編碼規(guī)則。
3. 借閱流程圖：以流程圖形式展示借閱檔案的步驟和責任人。
4. 檔案安全注意事項：強調檔案的保密性和安全性，提醒員工注意保護檔案信息。
5. 檔案銷毀程序：列出檔案銷毀的條件和流程，確保合規(guī)操作。
以上制度旨在提升辦公室檔案管理的效率和規(guī)范性，各員工應熟悉并嚴格遵守，共同維護檔案的安全與完整。
辦公室檔案管理制度范文
第1篇 質量標準化辦公室檔案管理員 崗位責任制
1、在質標辦主任的領導下,負責標準化檔案材料的收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用工作。
2、要認真做好接收、借閱登記、及時整理和分類排擋,并按照規(guī)范化、標準化的要求,做好收集、整理、裝訂及歸檔工作。
3、切實做好檔案的保護工作,保持室內清潔和整潔,確保標準化檔案材料的完整與安全。
4、要加強政治和業(yè)務學習,不斷提高自身的政治和業(yè)務素質,提高工作水平。
5、按時完成質量標準化辦公室主任交代的其他工作。
第2篇 辦公室檔案管理規(guī)定辦法
辦公室檔案管理規(guī)定
1.0辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責管理。
2.0檔案文件必須設專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3.0凡經(jīng)領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和付閱人員簽字表格一并歸檔。
4.0借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5.0凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘或復印。
6.0檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防遺失,發(fā)現(xiàn)異常和被資、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關人員的責任。
第3篇 辦公室檔案管理制度范文(7)
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對各類文件、重大活動照片都要及時進行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類、按時間順序存放。按題目分類為:收、發(fā)文類,基建類(包括水、電管道圖等),人事檔案,設備檔案及各類報表;
3、檔案需及時整理、分類、立卷、做好歸檔,立卷時必須在檔案封面上清楚地標明題目,要本著利于查找的原則,按順序排列好,準確地做好文件索引;
4、定期進行文件清理、歸檔,以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對檔案材料的數(shù)量,保管等情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施,確保檔案的安全;
6、因工作需要,各部門負責人可在檔案室借閱資料,但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管,不得遺失、不得轉借、涂改、拆散、損壞和翻印,秘密級以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱;
7、認真做好檔案的安全存放工作,無關人員未經(jīng)許可,不準進入檔案重地;
8、每年清理一次檔案,銷毀不需保存的材料要經(jīng)過認真鑒定,送總經(jīng)理審批后銷毀。
第4篇 某職業(yè)學院辦公室檔案管理員職責
1.負責綜合檔案室的日常工作;
2.辦理全院各類檔案、材料的收集、整理、錄入、保管和提供利用工作;
3.做好上級和學院機密文件、資料、學院會議內容的歸檔及保密工作;
4.辦理各類文件的收發(fā)、送閱、處理工作;
5.辦理以學院名義印發(fā)的公文進行核稿、編號;
6.負責全院檔案工作的指導和檢查、協(xié)助各部門做好檔案、資料規(guī)范建設;
7.負責保管和使用學院黨政印章和主要領導印章;
8.辦理出具介紹信;
9.收集校史資料,編撰學院年鑒、大事記;
10.完成領導交辦的其他工作。
第5篇 z寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類,由辦公室人事主管負責管理。
2)檔案文件必須設專柜存放保管,存放必須分類編號,清楚編寫文件目錄,以便查閱。
3)凡經(jīng)領導批示傳閱的重要文件,必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù),保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件,必須經(jīng)總經(jīng)理批準后,方可借閱;所借閱的檔案資料未經(jīng)批準不得抄摘或復印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜,核對件數(shù),做好防蟲、防潮、房遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時向領導反映,妥善出路。如系認為造成,要追究有關人員的責任。
