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公司費用報銷管理制度是企業(yè)運營中的關鍵環(huán)節(jié)，旨在確保公司的財務透明度和合規(guī)性。它規(guī)范了員工的費用支出行為，防止不合理的開支，控制成本，同時也保障了員工的合法權益。通過這套制度，我們可以有效地監(jiān)督資金流動，優(yōu)化資源配置，為公司的決策提供準確的數據支持。
包括哪些方面
1. 報銷流程：明確從費用發(fā)生到報銷審批的步驟，包括預支、原始憑證收集、填寫報銷單、部門主管審核、財務部門復核、最終批準等環(huán)節(jié)。
2. 報銷標準：設定各類費用的報銷上限，如差旅費、招待費、辦公用品費等，并規(guī)定特殊情況下的審批權限。
3. 憑證要求：規(guī)定必須提供合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據等，且需清晰、完整，無涂改。
4. 時間限制：設定報銷的時間窗口，鼓勵員工及時辦理報銷手續(xù)，避免積壓。
5. 審計監(jiān)督：設立內部審計機制，定期對報銷情況進行抽查，確保制度執(zhí)行到位。
重要性
1. 財務管控：有效防止財務風險，確保資金合理使用，避免浪費。
2. 企業(yè)文化：體現公平公正，增強員工對公司的信任感和歸屬感。
3. 法規(guī)遵從：遵守稅務法規(guī)，避免因違規(guī)報銷導致的法律問題。
4. 績效評估：為員工績效考核提供依據，有助于激勵和管理。
方案
1. 制度制定：結合公司實際情況，制定詳細、明確的報銷政策，定期更新以適應業(yè)務變化。
2. 培訓教育：對全體員工進行制度培訓，確保理解和執(zhí)行到位。
3. 技術支持：引入電子報銷系統(tǒng)，提高效率，減少人為錯誤。
4. 監(jiān)督檢查：強化內部審計，對違反規(guī)定的員工進行教育或處罰，維護制度權威。
5. 反饋機制：設立反饋渠道，鼓勵員工提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化制度。
通過以上方案的實施，我們的費用報銷管理制度將更加完善，既能保障公司的經濟利益，又能促進員工的工作積極性，共同推動公司的健康發(fā)展。
公司費用報銷管理制度范文
第1篇 某公司費用報銷管理制度
公司費用報銷管理制度
一、目的
為加強對市場人員費用管理力度,確保市人員更好開展工作,有效節(jié)約用
成本,特制訂本制度。
二、適用范圍
本制度適用于市場部及其它相關部門。
三、出差管理
1、員工因公出差,必須填寫《出差報告》和《員工外勤單》,經部門經理同意后,報市場總監(jiān)批準(可電話確認)。
2、員工出差結束三日內必須完成《出差報告》的《出差總結》部分。
四、差旅費
差旅費是指公司員工外出公干期間為完成預定任務所發(fā)生的必要的合理費用,具體包括:在途交通費、住宿費、市內交通費、其他公務雜費等。
1、員工出差使用交通工具為火車、汽車、輪船等普及工具。
2、特殊情況,經公司領導批準后,可選擇飛機。
3、違反公司規(guī)定使用交通工具,一律按火車票報銷(超出部分由個人支付)
4、市場交通工具應使用公交車、中巴等,如因特殊情況,可以乘出租車,但需在票據上注明起始地點和原因。
5、員工出差期間,標準內住宿費用實報實銷(但不包含酒店清單上所列私話、餐費、洗衣費等費用)。
6、員工外出期間產生的公務費,如郵電費、文件復印費、傳真費等,實報實銷。
7、辦事處主任、部門經理的手機話費在公司報銷標準內,扣除私人話費,實報實銷。
五、備用金管理
1、根據工作需要,員工出差或業(yè)務活動可預先向公司借支備用金,借支額度根據實際城要確定,由總經理簽批。
2、備用金借支后應及時沖帳,備用金占用時間應不超過15天,如遇特殊情況不能按時沖帳,可書面申請,經總經理簽字同意后方可延期,但最長不可超一個月。
3、對于長期占用備用金的,財務部將從員工的個人收入中扣減,直到完成沖銷,在此之前不允許再借支備用金。
六、報銷管理
1、駐外人員原則上每月報銷一次,各辦事處人員的報銷票據由各事業(yè)部總監(jiān)簽字后交由出納審核。
2、費用報銷單應嚴格按公司要求妥善貼好,不符合標準,或填報單據不符、金額不符、重復報銷,一律退回業(yè)務人員。
3、單據報銷規(guī)定填寫和粘貼方法:
差旅費報銷單
a、填寫內容按照《差旅費報銷單》單上的要求填寫。
b、粘貼注意事項:將各類車標按面額的大小分類粘貼,并在粘貼處注明各類面額票據的張數和總金額。
費用報銷單
a、 填寫內容按單上的要求填寫。費用一般是指銷售人員在工作中所產生的辦公、餐費
等(不含差旅費)。
b、 粘貼注意事項:原則上只報銷發(fā)票,無發(fā)票,需事先向財務說明情況。或以其他票據充抵,但需要票據背面注明情況。
c、 充抵票據與正式發(fā)票分別張貼。不能在一個報銷單中報銷。
此制度適用于公司全體員工,本制度解釋權歸財務部。
第2篇 公司財務管理制度“總公司費用報銷管理規(guī)定的補充規(guī)定”
某公司財務管理制度之“總公司費用報銷管理規(guī)定的補充規(guī)定”
為了更好的貫徹總公司開源節(jié)流的精神,本著既提高辦事效率,又節(jié)約費用支出的原則,現就總公司出差人員乘坐交通工具的標準作如下補充。
一、部門正職以上人員出差,可乘坐飛機。
二、部門副職以下(含副職)人員出差,單程連續(xù)乘其它交通工具至少需要16小時方能到達目的地者,可乘坐飛機。
三、部門副職以下(含副職)人員出差,因特殊情況,需乘飛機者,應事先報請主管財務工作的總公司領導審批。
四、原總公司費用報銷管理規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的,按本規(guī)定執(zhí)行。
本補充規(guī)定由財務本部負責解釋。
第3篇 公司財務管理制度“總公司費用報銷管理規(guī)定”
某公司財務管理制度之“總公司費用報銷管理規(guī)定”
第一章總則
第一條 為促進總公司各項工作的順利開展,明確費用報銷的標準、程序和辦法,特制定本規(guī)定。
第二章費用報銷審批
第二條 總公司管理費用包括工資、辦公費、差旅費、招待費、會議費、車輛使用費。通訊費、房屋租賃費。咨詢顧問費、低值易耗品購置費、工會經費、福利費和職工培訓費等支出。
第三條 總公司各部門(不含綜合業(yè)務部,下同)應于年初根據業(yè)務需要制定本部門年度費用預算并報財務本部。財務本部審查平衡后報總公司總經理批準下達費用預算定額。年度費用預算執(zhí)行過程中,財務本部將視情況對費用預算做適當調整。
第四條 開支各項管理費用時,屬各部門預算內的正常支出,由各部門正職簽字,報財務本部直接審批報銷。屬預算外的支出和不宜執(zhí)行費用預算管理的部門開支,必須提前向財務本部申請,由財務本部根據審批權限審批或報批。
第五條 各部門報銷有簽字權的為部門正職。部門正職離京時,可以授權部門副職簽字,并書面通知財務本部。如一個部門僅設正職單崗或副職單崗而離京的,報銷暫緩;確需急辦的,報請總公司分管領導簽批。
第六條 總公司部門正職本人業(yè)務報銷須經總公司分管領導簽批;總公司副總經理和助理總經理本人業(yè)務報銷須經總公司總經理簽批。
第三章差旅費開支
第七條 總公司差旅費包括交通費、住宿費。出差補助和郵電通訊等其他費用。
第八條 總公司差旅費報銷根據公司任職和出差地區(qū)不同,采取實報實銷與定額補助相結合的辦法。
第九條 總公司職工出差,須先行確定地點、任務,天數、人數及費用預算,以保證差旅費在年度預算定額內節(jié)約使用。出差天數在一星期以內的,由部門正職批準,超過此期限的,報公司分管領導批準。
第十條 出差地區(qū)劃分為一般地區(qū)與特殊地區(qū)(特殊地區(qū)指深圳、珠海、廈門、廣州、 汕頭、上海、海南等),出差天數按自然天數計算(出發(fā)、返回當日均算)。
第十一條 總公司職工出差到外地,按乘坐車、船,飛機標準(見附表1)乘坐,特殊情況、不宜執(zhí)行上述標準時,應由總公司分管領導簽批。
第十二條 出差人員夜間(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火車超過6小時,或白天連續(xù)乘車超過10小時的,可購買同席臥鋪票;未乘臥鋪者,可按所購票價的60%給予補貼。(乘坐特快列車的,按特快票價的50%補貼;購買軟座票者不給補貼。)
第十三條 總公司出差人員按規(guī)定乘坐車、船、飛機,憑車、船、機票據實報銷。每次出差的機場。火車站、碼頭往返費用,憑相應張數票據在100元以內據實報銷。
第十四條 總公司總經理福!總經理出差,各項費用實報實銷。其他人員出差,住宿費在規(guī)定標準(見附表2)以內部分,按住宿發(fā)票實報實銷,超過標準的部分由本人自負:部門副職及其以下人員,同性別兩人以上出差,須合并住宿。此外,助理總經理及其以下人員出差每人每天給予出差補助100/130元(一般地區(qū)畸殊地區(qū)),出差補助包括在外地的市內交通費和伙食費。職工每次出差如在同一地點駐留二十日以上者,自第二十一日起比照規(guī)定標準的80%給予報銷。經批準開車出差,當日往返者,按每天出差補助的一半給予補助。
第十五條 總公司職工與總公司領導共同出差,財務本部將視具體情況確定報銷標準;聘請公司以外的人員同總公司職工共同出差辦事,聘請人員的報銷標準比照陪同人員的報銷標準。
第十六條 職工外地出差發(fā)生的宴請費,原則上應按本規(guī)定第二十六、二十六條 的規(guī)定于出差前申請,特殊情況應按審批權限事先口頭請示,回單位后補辦手續(xù)。出差發(fā)生宴請的扣除陪宴人員宴請當日一半的出差補助。
第十七條 職工出差發(fā)生的郵電通訊費、文印費,信用卡異地提現手續(xù)費等雜費支出按發(fā)票據實報銷。
第十八條 總公司職工為所屬企業(yè)出差辦事,差旅費應在所屬企業(yè)報銷,報銷標準按所屬企業(yè)有關規(guī)定執(zhí)行。
第十九條 總公司職工在本市內公出辦事,不報銷任何市內交通費用。
第二十條 出差人員預借差旅費,應填寫“出差借款預算單”;若申請出差宴請費的,還應同時附上”招待費審批單”,經出差人員所屬部門正職審核簽字后,送財務本部審批。審批后辦理借款手續(xù)。
第二十一條 出差人員返京后,應在七日內到財務本部辦理報銷手續(xù)。
第四章招待費支出
第二十二條 業(yè)務招待費包括:招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用;宴請客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等費用;贈送客人、客戶的紀念品釁l品等費用。
第二十三條 總公司用于接待來訪客人的茶葉、水果。飲料等統(tǒng)一由辦公室負責購買、保管、發(fā)放及費用控制,不得突破財務本部下達的費用預算限額。
第二十四條 以總公司名義制作的紀念品,禮品,統(tǒng)一由辦公室負責訂做和管理,各部門需領用時,按辦公室有關規(guī)定辦理領用手續(xù)。
第二十五條 總公司年末舉行對外聯(lián)誼活動所需費用,或公司舉辦大型活動的費用由辦公室和財務本部集中管理。聯(lián)合控制。
第二十六條 總公司各部門一般性招待用餐和禮品等費用一次支出在300元以下的,由各部門正職在財務本部下達的費用預算內嚴格掌握,不得超支。
第二十七條 總公司各部門確因工作需要,必須宴請的,按下列原則和辦法辦理。
1。提倡勤儉節(jié)約,反對鋪張浪費,年度招待費用總額不得突破財務本部下達的預算;
2.限制陪餐人數,原則上陪同人員不得多于來賓人數;
3.嚴格執(zhí)行總公司制定的宴請標準(見附表3);
4.必須事先填寫招待費審批單,并經批準;
5.凡違反上述原則,未事先申請或突破申請標準的宴請,財務本部有權拒絕報銷并向公司總經理反映。
第二十八條 總公司各部門全年各項管理費用預算執(zhí)行情況,由財務本部定期審核公布。
第五章 附則
第二十九條 本規(guī)定由財務本部門負責解釋和修訂。各專業(yè)公司(不包括有獨立人事管理權的專業(yè)公司)可參照執(zhí)行,亦可在不高于本規(guī)定標準的前提下另行制訂管理辦法,報總公司批準后執(zhí)行。
第三十條 本規(guī)定自總公司頒布之日起生效,原《費用報銷管理規(guī)定》同時廢止。
附表1
級 別
乘坐標準
飛 機
火 車
輪 船
總經理、副總經理、助理總經理
頭等倉
軟席
頭等倉
部門正職
商業(yè)倉
軟席
二等倉
其他人員
普通倉
硬席
三等倉
附表2
級別
單人住宿標準(人.天)
(一般地區(qū)/特殊地區(qū))
同性兩人住宿標準(人.天)
(一般地區(qū)/特殊地區(qū))
助理總經理
500/800內實報
――
部門正職
300/500內實報
――
部門副職
240/400內實報
150/210內實報
處級經理
200/320內實報
120/180內實報
一般人員
160/240內實報
100/160內實報
附表3
級別
標 準
行政副部級以上、特大型企業(yè)總經理、副總經理級來賓
總經理特批
行政司局級、大型企業(yè)總經理、副總經理級來賓(或由助理總經理、部門正職出面的宴請)
200元/人
行政縣團級、中型企業(yè)總經理、副總經理級來賓(或由部門副職、處級經理出面的宴請)
150元/人
一般宴請
80元/人
第4篇 服裝公司費用報銷管理制度規(guī)定
服裝公司費用報銷管理制度補充規(guī)定
1、根據公司‘先申報、審批,后支出、報銷’的原則,各項目支出均需提前打申請,由申請部門主管審批,提總經理審批,報銷時,同時附著申請單傳給財務,方予以報銷。
2、對于匯總發(fā)票,報銷時,必須附著報銷明細,明細部分有對應接口部門審核的,需由相應部門進行核實;否則,財務不予報銷。
3、員工出差返回后于5個工作日內報銷,未按規(guī)定時間報銷的,財務部門應于當月工資中扣回預借的差旅費,待報銷時再行支付。
4、超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規(guī)則的票據,財務部門不予報銷。
5、財務部有權對不實的出差費用向員工出差居住地酒店直接查詢,員工出差應將出差住宿酒店或招待所聯(lián)系電話備注于報銷票據后面,如有虛假行為公司將按情節(jié)輕重進行處罰。
6、財務部門要加強對備用金和預付款項的管理和監(jiān)督。
6.1公司員工因公借款,必須辦理借款申請單。會計根據內容填寫齊全,完整的借款申請單,編制會計憑證,會計、出納、收款人必須在付款憑證上簽字。
6.2公司預付款項,必須根據合同或協(xié)議辦理付款申請單,經財務審核并報總經理審簽后辦理付款;付款手續(xù)不齊備的,會計不得編制付款憑證,也不得付款。
6.3備用金和預付款的使用,必須依照下列規(guī)定:
6.3.1具有規(guī)定的用途,期限及限額;
6.3.2在規(guī)定的期限內憑費用支出單據到財務部門報銷;用現金或支票進行零星采購的七天內報銷;通過銀行匯款進行預付款的二十天內報銷。
6.3.3以上各項支出,原則上前款不清,后款不借。
6.3.4對違反規(guī)定用途和不符合開支標準的支出,財務不予報銷。
6.3.5對無正當理由超過規(guī)定期限,未能報銷而又沒還款的備用金,若超期時間在一個月內的收取資金占用費日息的百分之一;在次月工資中扣回本息。
7、原始憑證的審核。
各項報銷的原始憑證,經各部門經理審簽后,報財務審查其合法性并送公司總經理批準。
原始憑證應具備的內容:
7.1憑證名稱;
7.2填制憑證的日期;
7.3填制憑證單位的名稱或填制人的姓名;
7.4經辦人的簽名或蓋單;
7.5接受憑證的單位名稱;
7.6經濟業(yè)務的內容;
7.7數量、單價和金額;
7.8各種發(fā)票、收據必須符合《中華人民共和國國發(fā)票管理辦法》和實施細則的規(guī)定。從外單位取得的原始憑證必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名或蓋章;對外開出的原始憑證,必須加蓋單位公章,其中辦理收款業(yè)務的要加蓋本單位財務專用單。
8、對原始憑證的技術性要求:
8.1凡填有大小寫金額的原始憑證,大寫與小寫必須相符。
8.2購買實物的原始憑證,必須有手續(xù)完備的驗收證明。需入庫的物資,必須填寫出入庫驗收單,由實物保管人員按計劃或合同驗收后,在驗收單上填寫實收數額并簽章。不需入庫的物資,除經辦人在憑證上簽章外,必須交給實物保管人員或使用人員進行驗收,并在憑證上簽章。
8.3支付款項的原始憑證,必須有收款單位或個人的收款證明以及簽字,有審批人簽字,并有付款的依據。
8.4職工因公出差借款的借據,必須附在記賬憑證上。收回款項時應另開收據,不得退還原借款借據。
8.5預付性匯款,由經辦人填制付款申請單,作為原始憑證,不得以匯款回單代替。
8.6屬于現金發(fā)放性質的原始憑證,原則上應由本人領取簽名。有委托他人代領的,由代領人簽名;由一人代領多人的,須逐個簽章,不得通欄劃大括號簽一個章。
8.7自制原始憑證應設計科學、格式規(guī)范、計算清楚。如計提折舊、職工福利基金等,要列名稱、計提基數、提取率、提取額等。分配工資及費用時,要列分配標準、分配率、分配額。
8.8凡憑證內容不全、字跡模糊不清、與經濟業(yè)務本身內容不符者,應予退回或重新補正。
9、記賬憑證的內容及填制要求:
9.1憑證日期:一般應按實際受理經濟業(yè)務的日期填列。
9.2憑證編號:應按月編制自然數列順序。
9.3憑證摘要:應簡明扼要,真實反映經濟業(yè)務的內容,不得含混不清,過于簡略。
9.4會計科目:應按有關規(guī)定設置。
9.5憑證金額:必須與原始憑證相符。
9.6所附原始憑證張數,要與原始憑證相符。
9.7有關人員的簽名或蓋章:出納、會計、交款人必須在相關會計憑證上簽名或蓋章。
9.8會計人員填制記賬憑證時,必須附有內容完備的原始憑證。
10、本制度所指的由總經理批準的事項,如因總經理出差期間或不在公司,均由董事長審批;遇董事長不在,由財務部代批,總經理補簽;總經理報銷內容均需董事長審批。
11、本制度由公司財務部制定并負責解釋。
12、本補充制度從zz服裝有限公司董事長批準之日起執(zhí)行。
第5篇 裝飾公司費用報銷流程管理規(guī)定
裝飾公司費用報銷流程管理規(guī)定
第一條 根據總經理辦公會的有關精神和目前市場上的現實情況,為明確各類費用在報銷付款中的管理責任、權限和流程,制定本規(guī)定
第二條 本規(guī)定適用于__裝飾有限公司(以下簡稱總公司)本級、公司所屬分公司、辦事處、項目部(以下簡稱各單位)。
第三條 各單位可根據本規(guī)定,結合本單位實際情況,制定相應的費用報銷實施辦法,并報公司財務處審核后在本單位實施
第四條 本規(guī)定所稱費用是指日常所發(fā)生的差旅費、辦公費、業(yè)務招待費、汽車費、運雜費、郵電通訊費、水電費、租賃費、會議費保險費、低值易耗品、各種規(guī)費、咨詢訴訟費、檢測測繪費、證照費、年檢費、其他營業(yè)費用和其他管理費用等。
第五條 權簽人
1.本規(guī)定的權簽人是指部門負責人、副總經理、財務負責人、總經理等,名單以公司的任命文件為準。
2.權簽人享有在規(guī)定管理權限內對報銷付款簽字審核審批的權利,并承擔相應的責任和對費用真實、合法、合理性負責的義務。
第六條 員工借款
1.日常費用開支原則上不允許員工借款,應由個人先墊支,事后報銷;符合《貨幣資金管理制度》或大額開支確需借備用金的,根據費用預算,填報《借款審批表》(同差旅費借款審批單)報批后,到公司財務處申領借款。但需在事項完畢后3個工作日內辦理報銷手續(xù)。當年12月31日前的借款尚未核銷的,如無特殊情況,一律從工資或獎金中先扣回。
2.借款實行“前款不清,后款不借”的原則。員工在公司財務處有借款余額或上次借款尚未歸還或核銷的,除非有特殊情況,否則不允許再次借款;費用報銷時,如無特殊理由,應先歸還借款,扣除借款后有余額的,按余額付款。
3.公司員工借款經部門負責人、分管副總經理、財務處審核同意后,報總經理審批;總經理借款由公司財務負責人審核簽字;兼任多單位負責人的,指定在一個單位借款,所有人員嚴禁多單位(多頭)借款和多頭報銷。財務部門應加強對員工借款的管理,定期催收。出差借款按照《差旅費管理規(guī)定》執(zhí)行。
第七條 報銷的要求
1.發(fā)票的基本要求
a、發(fā)票必須合法、真實、有效。
b、發(fā)票不得涂改、挖補,大小寫金額相符,字跡清楚。如發(fā)現發(fā)票有誤,應當退回重開或更正,更正處應加蓋單位公章。
c、發(fā)票用膠水分類、整齊地粘貼在報銷粘貼單上,防止原始憑證在傳遞過程中丟失。
d、發(fā)票抬頭與公司名稱應一致,并具有規(guī)定印章(公章或財務專用章或發(fā)票專用章等)。
e、其他要求參見《會計基礎工作規(guī)范制度》和國家相關法律、法規(guī)。財務部門有權拒收不合法的票據,應當扣留虛假票據,并及時通報相關負責人。
2.報銷憑證的填寫要求
a、必須按費用報銷單要求填寫相關內容
b、報銷事項的內容、用途說明必須清晰準確,并注明費用歸屬(屬于哪個項目或公司,便于分類核算),必要時附清單詳細說明。
c、凡是費用需要在項目或公司之間分攤的,報銷人應該根據原始憑證抬頭與費用歸屬部門(項目、公司)關系,分別歸依后,調協(xié)相應的報銷憑證,確實不能歸集的應按適當分配比例分配。
d、報銷金額大小寫必須一致,不得涂改,不得使用鋼筆、圓珠筆、紅色墨水筆填寫。
e、財務部門在審核時根據相關財務制度規(guī)定有權去除不符合要求的票據(如白條 、不符合要求的發(fā)票等)可以核小報銷金額;審核金額超過原報銷金額時,應退回經辦人重填或按申報金額報銷。
f、費用報銷單分差旅費報銷單和費用報銷單,差旅費報銷填寫差旅費報銷單,其他所有費用填寫費用報銷單。
3.其他報銷附件要求
a、除發(fā)票外,其他附件報表必須合法、合規(guī),有相關責任人的簽字審批,業(yè)務招待費的報銷應附業(yè)務招待申請單,業(yè)務招待費申請單不作為原始入賬憑證。
b、差旅費報銷除當天往返等特殊情況外應附出差審批單,汽車費用報銷應當附派車單。
c、簽有合同的費用報銷(如廣告費、設計費等)附件必須符合合同付款流程管理規(guī)定。
4.報銷的時效要求
a、當月費用一般應在當月報銷處理完畢,部分費用如電話費等可以延至下月。
b、當年費用一般在當年12月31日前報銷處理完畢,部分費用的發(fā)票如當年無法取得,只能在次年1月取得的,應在1月取得時立即辦理報銷;財務部門如果財務處理允許,應記入當年費用。
c、申請先由公司預付支票的,經辦人應在5個工作日內拿回相應發(fā)票按報銷流程辦理預支核銷手續(xù),否則視同個人借款按相關規(guī)定處理。
第八條 報銷審批付款流程
1.經辦人:根據公司實際業(yè)務需要,在費用事項發(fā)生后,按照報銷流程管理要求分類粘貼原始憑證填寫報銷單,交部門負責人審核。經辦人對其發(fā)生費用的真實、合理、合法、完整性負責,嚴禁虛報、假公濟私。
2.部門負責人:按管理及責任權限對本部門發(fā)生費用的真實性、合理性負責審核并簽字,對費用是否符合部門計劃、預算承擔責任;部門負責人可以根據事項、金額的重要性,讓分管業(yè)務主管等先行審核簽字,并落實責任。對審核不通過的予以退回。
3.分管副總:按管理及責任權限對負責分管業(yè)務范圍內所發(fā)生費用的真實性、合理性負責審核簽字;對總經理授權范圍內的費用予以審批簽字,并承擔責任。對審批審核不通過的予以退回。
4.財務處審核人員:財務處審核人員對報銷憑證的相關內容。
第6篇 分公司費用報銷付款申請借支管理
分公司費用報銷、付款申請及借支管理
為了規(guī)范公司的費用報銷、付款和借款管理,公司執(zhí)行先申請、再執(zhí)行、后報銷或請款的管理模式及公司各項費用額度控制和例外支出申請審批制度。
一、費用管理原則
1.費用報銷必須嚴格按照財務制度辦理,任何人報銷費用必須手續(xù)齊全,符合程序;
2.報銷費用的票據必須有經辦人簽字,注明時間和用途,并附有原始單據、入出庫等相關單據;
3、不得報銷與工作無直接關系的個人用品及工作無直接關系的費用支出,如特殊原因購買的辦公用品,個人離職時應收回,無法收回的應按新舊程度按購買價折價扣回;
4、當期費用須當期報銷;
5.費用在一定的合理額度范圍內控制使用,額度的依據是工作量、銷售額、工作職務、員工人數等。
二、費用報銷、資金支付審批權限
1、公司的支出審批根據適當授權、分級分項控制的原則進行管理;
2、公司的費用報銷、借款、工資發(fā)放、付款等支出由被總公司授權人在授權范圍內進行審批,超過授權范圍的,由被總公司授權人審核后,報送總公司審批;
3、 各部門所發(fā)生的費用等各項支出必須由部門主管進行審核后,送到財務部審核后,方可送到被授權人及總公司進行逐級審批;
4、公司被授權人的借款、報銷、請款的審批人為上一級有審批權限的主管或總公司總裁;
5、有審核、審批權限的被授權人、應在財務部門簽留字樣備案。
三、費用報銷、請款、借款流程
(一)費用報銷流程及規(guī)定
1、公司員工因公借款或報銷,經辦人統(tǒng)一填制、整理好借款單、費用報銷單、車票、采購申請單、驗收單、發(fā)票等單據(要求單據按照類別及時間順序整理分類),并在全部原始憑證后簽名,先由各部門主管簽署審核意見后送到公司財務部審核,然后送往被授權人、總公司審批后,出納方可給予辦理借款或報銷;
2、員工出差應填寫 出差申請單,并按規(guī)定程序報批后,可據此辦理借款申請及辦理機票、客房等事項預訂工作,借款申請經審批后,方可到財務部門預借差旅費;
3、員工出差返回、采購、招待完畢后,須及時整理好有關費用單據,填寫費用報銷單,并附上相關單據,并于出差返回或事務辦理完畢后3日內將報銷單據交部門主管審核,再送財務部,延期遞交的,財務有權拒絕受理,一切費用由經辦人自行承擔。
(二)員工差旅費報銷標準
1、本地差旅
(1)報銷市內交通車(船)費時,應在報銷報告附件上注明每次行程的事由、起迄點及費用;
(2)嚴格控制市內的的士費報銷。市內辦事搭乘的士,應說明事由并事先取得分公司負責人的批準,方予報銷。如沒有分公司負責人的批準,凡搭乘的士的費用一律不予報銷。對弄虛作假者,一經查出,將從嚴處理;
(3)本地出差員工派用公司車輛的,不再報銷相關的交通費;
(4)現金報銷實行周報制度,即上周發(fā)生的各項現金報銷費用,應及時整理并于本周星期三前辦理報銷手續(xù)。一般不允許跨月報銷;
(5) 本地出差,無法在用餐時間(參照公司的作息時間表)前趕回的,每人每餐補助10元,不再報銷其他餐費。如無經審批的出差申請單,不發(fā)補助,也不報銷相關費用。
2. 外地差旅
(1)出差審批
所有需要到外地出差的員工,必須填寫出差申請單經部門主管審核后,由分公司經理批準,方可出差;
出差申請單:在出差前必須把手續(xù)完備的申請表存根聯(lián)交給考勤部門考勤,而保留財務聯(lián)直到報銷為止;
(2)出差交通費報銷標準
分公司要求各出差員工盡可能選擇最經濟的交通工具,限制員工隨意乘坐飛機、火車軟臥。分公司負責人以下的出差員工需要乘坐飛機、火車軟臥,應事先經總公司總裁的批準。
a. 機場至市區(qū)往返應乘坐大巴,并根據發(fā)票報銷;
b. 公司到外地及返回,應乘坐大巴或火車,如需要乘坐飛機,應在出差申請單上注明從哪里到哪里需要乘坐飛機,報送總公司總裁審批;
c. 外地出差的市內交通費報銷額度:
各出差人員,應提供外地出差的市內交通車票,車票總額在每日市內交通限額與實際在外出差天數的乘積范圍之內,據實報銷,超過部分由個人承擔。
兩人或兩人以上一同出行的,乘坐公交車的,交通費可以按同行人數計算;同坐出租車的,只能按照較高級別的一人額度計算,超過部分,由同行人員共同分擔;同行人,分開乘坐的,按照各自的額度報銷。
d. 外地出差人員住宿費用報銷額度:
一般員工住宿條件為公寓、招待所、普通飯店、賓館,部門主管級別住宿條件不超過三星級酒店,分公司負責人可以據實選擇。如果開會需要,由會議主辦方統(tǒng)一安排住宿,造成超出標準的,須說明原因,經分公司負責人審批后方可報銷。
如果是兩人或兩人以上人員出差同一地區(qū),應盡量安排至少兩人住同一房間。不同級別的員工合住房間,適用其中較高級別員工的住宿標準。不論是否合住房間,盡可能按人分別付款,分別開具住宿發(fā)票,以便準確核算部門費用。
公司將外地出差區(qū)域劃分以下三類地區(qū):
一類地區(qū):包括北京、上海、廣州、深圳、天津、重慶等。
二類地區(qū):上述一類地區(qū)之外的省會城市和經濟發(fā)達地區(qū)城市(包括國家規(guī)定的十四個經濟開放城市)。
三類地區(qū):其他地區(qū)。
各地區(qū),各級別員工的住宿費報銷限額如下:
出差員工盡可能入住公司指定的代理訂房或與公司有優(yōu)惠協(xié)議的酒店,住宿費在限額內據實報銷,到外地參加會議、培訓等活動,統(tǒng)一安排住宿的,住宿費可以據實報銷。
3.出差人員伙食補貼標準
補貼天數的計算辦法:出發(fā)當天,以機票/車票時間為準,在12點前出發(fā)的算1天,12點半后出發(fā)的算半天,返程到達當天不計算補貼天數,即算頭不算尾。
出差人員趁出差之便,經上級主管批準并通知考勤部門就近回家探親、辦事,其間的交通費自理,并且該期間視同請假,不享受出差補貼。
除以上規(guī)定外,出差人員不享受任何其他出差補貼。
4.出差分公司所在地區(qū)以外的員工移動話費,享有話費報銷額度的
,按照額度范圍內報銷,并提供正式發(fā)票,不享有話費報銷額度的,按每人每天10元進行補貼;
5.特殊情況
若有特殊情況而不能按照公司差旅報銷管理規(guī)定或者公司差旅報銷管理規(guī)定沒有涉及的事項進行的費用報銷的情形,應以合理為原則,事先取得分公司負責人的批準,方可辦理相關報銷手續(xù)。
(三)員工差旅費報銷具體規(guī)定:
1. 住宿費及交通費按規(guī)定標準執(zhí)行,超標自付(如有特殊情況需總裁批準方可報銷);
2. 伙食補貼按規(guī)定標準和出行時間計算領取,不得報銷與此相關的費用。如果出差參會,由會議主辦方統(tǒng)一安排膳食并已包含在會務費中報支的,不得享受伙食補貼;
3. 差旅期間發(fā)生的日常交際應酬費用須事先告知分公司負責人,事后報銷交際應酬費用時,須注明應酬原因與事由等相關內容,并單獨填寫費用報銷單,經總經理批準方可報銷。應酬發(fā)生在用餐時間,也不得享受伙食補貼;
4.本地出差不享受住宿補助;
5.員工出差返回后應于7個工作日內報銷,未按規(guī)定時間報銷的,財務部門應于當月工資中直接扣回該員工預借的差旅費;逾期報銷的(在1個月內),須書面注明原因,經分公司負責人批準后,方可報銷;
6. 超過1個月以上的出差單據、假票據或不符合規(guī)則的票據,財務部門不予報銷。有關人員偏離正常出差行駛路線或擅自改變出差申請單上批準的方式與路線造成的費用,一律由本人自行承擔;
7. 財務部有權對有疑問的出差費用報銷單據向員工出差居住地酒店直接核實,如有虛假行為,公司將按情節(jié)輕重及公司規(guī)定對當事人進行處罰;
8. 報銷外地差旅費者,必須在費用報銷單附上相應的出差申請表財務聯(lián)、出差工作總結、考勤部門出具的出勤情況表及按照時間順序分門別類整理好的相關原始單證,并用附表詳列每天行程及出差期間工作內容,送部門主管審核后,轉送財務部審核,最后由財務統(tǒng)一呈報給分公司負責人審批。
(四)員工借款管理規(guī)定
公司員工因工作、生活原因需要借款,履行以下規(guī)定:
1. 員工生活費借款
員工因家庭、生活原因需要借款的,應填寫借款單,報部門主管審核后,送工資核算員審核后送被分公司負責人審批,出納方可辦理借款手續(xù)。出納將在借款當月或次月發(fā)放該員工的工資時扣回。借款原則不超過未發(fā)工資60%,特殊原因借款數額超過員工未發(fā)放工資時,借款人應找擔保人,并要求擔保人在借款單上簽字確認。
2. 員工差旅借款
(1)員工差旅借款執(zhí)行前款不清,后款不借的原則;
(2)員工因公出差需要借款時,必須根據審批后的出差申請單,填寫借款單,報部門主管審核后送分公司負責人審批,財務方可給予辦理借款手續(xù);
(3)員工出差返回公司后,應在7天內根據公司費用報銷管理規(guī)定及時辦理報銷手續(xù),沖銷差旅費借款,否則,財務部門將先行從出行員工的工資中扣除借款。
3.其他事項借款
(1)允許分公司各專職司機借用備用金1000元,原則上要求各司機每周匯總報銷一次,若經常跑長途,發(fā)生費用超過備用金額,也可在累計發(fā)生費用超過備用金時,及時辦理費用報銷手續(xù),并年底或離職前結清備用金借款。若車輛需要進行較全面的保養(yǎng)、維護所需金額超過備用金時,單獨辦理借款手續(xù),執(zhí)行?？顚Ｓ迷瓌t,若車輛在屬于公司定點維護,按月結算的維修單位維護,不得另行辦理借款手續(xù);
(2)因工傷需要,由行政部門負責辦理借款及報銷結算手續(xù);
(3)因應酬需要,根據審批后的費用申請辦理借款手續(xù);
(4)各營業(yè)終端需要交納的各種稅費,由經辦人員根據有關的合同協(xié)議的規(guī)定事先辦理借款,接著辦理各營業(yè)終端的支付事宜,然后按費用報銷流程辦理報銷手續(xù);
(5)各營業(yè)終端,由各收銀員借款人民幣500元,作為各營業(yè)終端流通備用金;
(6)因其他事項需要借款的,以有審批權限公司領導的審批手續(xù)辦理借款事宜;
(7)、各項借款和備用金在春節(jié)放假前全部結清,未結清者不予發(fā)放工資,合理的備用金春節(jié)完上班后再辦理備用金借款手續(xù)予與付款;
(六)領用公司物資,各部門應先向公司物資保管部門查詢相關辦公用品庫存情況,若有庫存,各部門需要填寫領料申請單,報部門主管審批后到物資保管部門領用。物資保管應根據領料申請單或生產指令單,填寫領料單(存根聯(lián)、倉庫聯(lián)、財務聯(lián)),并要求領料人簽字后發(fā)料;若無庫存,應填寫物資采購申請表,送公司領導審批,轉交給采購部進行采購。采購部參照公司采購管理規(guī)定執(zhí)行;
(七)關于通訊,分公司將根據各部門各人員崗位特點給每個員工制定通訊費報銷額度。員工申請話費報銷,應填寫費用報銷單,并附上話費發(fā)票,送部門主管和財務審核后送公司領導審批,在額度范圍內,分公司據實給予報銷;超出額度的,分公司原則上不給予報銷,情況特殊需要報銷的,員工還應填寫費用支出申請表,送給公司領導審批,審批后,分公司方可據實給予報銷,否則分公司將按額度給予報銷;
(八)關于公司車輛使用,對于日常的油費、過路費、停車費、洗車費等費用,要求公司司機一周填寫一次費用報銷單,并附上派車單、發(fā)票等相關單據,送分公司負責人審批,后給予報銷;對于需要支付車輛保險費、養(yǎng)路費、維修費,公司司機應事先填寫費用支出申請單,送分公司負責人審批后辦理借款手續(xù),出納方可付款。借款之日起一周內,經辦人員應填寫費用報銷單,并附上發(fā)票等相關單據,送分公司負責人審批,出納方可給予報銷;
(九) 關于郵寄費,分公司原則上長期與一家快遞公司合作,按月結算,各部門收到上述快遞公司送來或要求快遞分公司送出的郵件時應及時填寫郵件接收發(fā)送單,月末匯總后三日內將匯總表、郵件接收發(fā)送單送到公司財務部,由財務部與快遞公司進行結算;對于其他零星的郵寄,經辦人員應在郵寄后三天內,填寫費用報銷單,并附上發(fā)票等相關單據,送分公司負責人審批,后給予報銷。
(十)工資結算
1、對于新招聘人員,人事部門,應將該員工的待遇情況,及時書面通知工資結算人員;
2、提成人員工資,各營業(yè)終端主管應及時上報各員工的提成計算表上報給公司工資結算人員;
3、考勤部門和各營業(yè)終端主管應及時將各員工的出勤情況及時報送給工資結算員;
4、根據公司規(guī)定對于員工進行的獎懲,由各部門主管上報給行政主管審批后進行公告,并報送給工資結算員;
5、工資結算員,應按照規(guī)定的期限上報工資匯總表及明細表,并附上新增人員待遇通知書、獎懲單據,交給財務審核,再上報給分公司負責人審批。出納再根據審批后的工資表,按規(guī)定時間發(fā)放工資。各部門要積極配合工資結算人員工作,及時做好各自的資料報送工
作,不要隨意找借口搪塞,影響公司員工工資的按時發(fā)放;
6、對于開除的員工,由行政部門安排相關部門及時辦理好該人員的離廠手續(xù),并通知工資結算人員結算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給分公司負責人審批,出納再給予結算工資;
7、對于擅自離職的員工,相關部門應及時向行政管理部門進行匯報。行政部門應進行查證,屬實的,應及時安排相關部門辦理該人員的離廠手續(xù),并通知工資結算員,結該員工未結算工資,后轉交財務進行賬務處理;
8、員工因合同到期或者辭職獲批準后,辦理了辭職和離廠手續(xù)。行政部門,應通知工資結算人員結算該人員工資,并交給出納簽字,并注明該員工的借款情況,并交給財務審核和分公司負責人審批,出納再給予結算工資;
9、分公司核算員計算工資后,報給財務審核,然后報送分公司負責人審批;
10、公司部門主管及以上級別人員的待遇,應上報總公司人力中心審核,并報總公司財務中心備案;
11、其他合同和公司制度未規(guī)定的員工過節(jié)費、各種補貼、津貼、獎金等福利待遇,由分公司擬定申請,并上報總公司總裁審批后實施。
(十一)其他報銷事項
分公司臨時發(fā)生的需要支付的無法預測的財務制度沒有規(guī)定的其他事務,公司要求各部門執(zhí)行先申請,后執(zhí)行的審批制度,由經辦人員事先填寫費用申請單,報送分公司負責人審批后執(zhí)行。執(zhí)行之后,在財務規(guī)定的報銷時間內,經辦人員應填寫費用報銷單、附上發(fā)票、送貨單、驗收單、收款收據、審批后的費用申請單等有關單據,報部門主管和財務審核后,送公司領導審批,出納方可給予辦理報銷手續(xù)。若經辦人需要借款,按照財務規(guī)定借款流程實施。
四、付款申請
(一)現金采購
采購員根據審批后的采購申請單以采購備用金或借款進行采購后,交給公司指定人員進行驗收,填寫費用報銷單,附上采購申請單、供應商送貨單、發(fā)票、驗收單等,在采購完成后一周內送部門主管和財務審核及公司領導審批。
(二)預付及月結采購
1、需要預付的采購,采購員根據審批后的采購申請和采購合同、協(xié)議等條款填寫付款申請單,并附上審批后的合同、協(xié)議、采購申請單復印件、收款賬戶、付款委托書(收款單位與合同簽署單位不一致時提供),送部門主管和財務審核后,送審批權限的分公司負責人審批后,轉給出納付款。采購物資驗收合格后,采購員根據合同協(xié)議的要求及與供應商的對賬單,填寫付款申請單,參照預付款辦理流程執(zhí)行,并負責催討稅務發(fā)票;
2、月結或先發(fā)貨后付款的采購,采購員根據合同、協(xié)議的要求及與供應商對賬情況,填寫付款申請單,參照預付款流程辦理付款手續(xù),并負責催討稅務發(fā)票。
五、報銷手續(xù)及要求
1、各分公司經營發(fā)生的各項對外資金支付,包括原材料、存貨采購,支付的貨款及運雜費,按合同規(guī)定支付的預付貨款款等支出,由資金使用部門提出申請并經部門主管簽字后,送財務部門審核用款的,屬正常用款的由主辦會計簽字后,報分公司負責人審批使用。對有問題的開支,財務部門有權拒絕支付;
特別提示:不能用收到的銷售款(包括承兌匯票等)直接支付費用。收到的貨款應先交存入貨款戶,支付的費用款等按規(guī)定辦理。否則按違規(guī)處理!
2、一般財務事項報銷,要有經手人(申請人)、部門主管簽字;采購物品,除經手人(申請人)、部門主管簽字外,還要有驗收人或證明人簽字;日常辦公物品、低值易耗品、各類業(yè)務推廣、業(yè)務宣傳、企業(yè)宣傳項目等的采購或者維修申請固定資產的物品,金額較大的(超過2000元或it電子設備超過1000元),必須附上經總公司董事長或總裁審批的請購單或經批準的報價單、合同(批準文件必須作為報銷附件,為必要條件),辦理完入庫手續(xù)后有經手人(申請人)、驗收人、部門主管及分公司領導簽字,方可報銷;
3、 分公司總經理、副總經理和部門主管的簽字批準權限,根據公司統(tǒng)一的授權政策執(zhí)行;
4、新開店必須嚴格按先申請后開支原則。裝修、房租、購買固定資產必須事先申請,經總公司董事長或總裁書面批準的裝修預算、合同、固定資產購買預算作為支出申請必備附件,特殊情況電話等口頭申請的,應及時補辦書面手續(xù),沒有書面批準文件的不得開支,已開支的責任人負相應經濟責任;
5、分公司單次費用超過2000元的應事先申請,經總公司董事長或總裁書面批準后方可列支,批準文件作為開支必備附件之一;
6、報銷購物發(fā)票,如果未能在發(fā)票上列明物品明細,則無論金額大小,都要有購物清單。如對方單位確實不能提供清單的,需由經手人(申請人)根據購物單價、購物數量等補列購物清單,經驗收人、部門主管核對無誤并簽字后憑正式發(fā)票、送貨單和自制購物清單報銷;
7、各部門報銷招待餐費,須列明用餐的人員、時間和事由,嚴格執(zhí)行先申請后招待的流程,報銷單據應為正式發(fā)票并附詳細菜單;
8 、因公出差的,必須附上經總經理批準的出差申請單,本地出差,由部門主管批準,嚴格執(zhí)行先申請后出差的流程。交通費用憑乘車人、部門主管簽字報銷,每次報銷的車票要求在背后寫清楚起止地點和時間,經手人(申請人)須將車票按金額整理、粘貼匯總,填寫總金額。報銷住宿費用,應提供正式的酒店住宿發(fā)票和清單。市內交通費不得超過報銷限額。未經批準改變行程產生的費用不予報銷。差旅費報支應嚴格按公司標準列支;
9、嚴禁報支非公務活動產生的費用,分公司為個人充值的電話費、交通卡等限公務活動中使用,發(fā)現非公務活動中使用的,一律按違規(guī)金額5倍扣回;
10、公務活動中個人違法、違章、違規(guī)等罰款不得報銷;
11、合理的費用支出應取得對方的手續(xù)完整(包括對方公章、經辦人、收款人、收款人聯(lián)系方式、聯(lián)系電話等)正式發(fā)票,不得用自己填寫的收據或白條代替,特殊原因不能取得票據的僅限于低于100元并寫明原因, 分公司負責人審批后報銷;高于100元的未取得對方的手續(xù)完整的發(fā)票無論何種原因都不能報銷列支;
12、分公司對外簽訂的合同、協(xié)議等經濟活動文書應全部報一份分公司主辦會計,作為費用支出審核依據,未將手續(xù)完備的合同、協(xié)議未報主辦會計備案的主辦會計有權拒絕退回處理;分公司主辦會計應妥善保管相關文書,定期交總公司財務留檔,作為總公司審計公公司費用合理性的依據,不得擅自丟棄、銷毀等;
13、分公司財務負責人應認真審核財務開支的必要性、真實性、合理性、合法性;
14、分公司財務負責人應認真審核支出手續(xù)的完整性(包括支出憑證、經批準的預算、申請單、合同、協(xié)議書面依據等);
19、情況特殊需要特別處理的費用報銷單或付款申請,必須經常董事長或總裁書面簽字認可。任何口頭通知都不得作為財務部執(zhí)行的依據。
六、費用報銷單填列規(guī)
范。
1、費用報銷單必須用藍、黑水筆或藍、黑書鋼筆書寫,不得使用圓珠筆等,用膠水粘貼附件,不得使訂書針、大頭釘、回形針串別。不符合規(guī)定的,財務部門作退回處理;
2、報銷的原始發(fā)票原則要求是正規(guī)發(fā)票,除定額票據外,其余票據都必須是經復寫紙一次性套寫清楚的票據,收據(財政票據除外)及白條不予報銷;特殊原因無法取得,需寫明原因,領導審批;發(fā)票級次:增值稅發(fā)票-普通發(fā)票-正式收據;
特別提示:能索取正式發(fā)票(增值稅發(fā)票、普通正式發(fā)票)不索取用小票、收據等不規(guī)范發(fā)票報銷的,財務部門有權退回;
3、原始單據不得涂改,挖補。發(fā)現原始單據有錯誤的,應當由開出單位重開或者更正,更正處應當加蓋開出單位的公章;
4、票據背后寫明經辦事由、經手人、證明人、經辦日期;
5、費用報銷申請單只能用公司統(tǒng)一印制的規(guī)范的單據填寫,不得用復印件填寫;
6、借款原則:前款不清,后款不借;
7、報銷單據使用說明
單據名稱
使用說明
出差申請單
外地出差申請
差旅費報銷單
差旅費報銷(車、船、飛機票、住宿費等)。
費用報銷單
非差旅費的日常費用的報銷。
原始憑證粘貼單
對小票較多,按類別分層次粘貼。
付款申請單
原輔材料付款申請;外協(xié)加工付款申請;服裝、配件加工付款申請等;
借款單
第7篇 某分公司費用報銷管理制度
分公司費用報銷管理制度
第二條 為規(guī)范公司費用報銷行為,準確核算公司當期費用發(fā)生額,對費用報銷時間、審批權限作明確規(guī)定。
第三條 費用報銷的有效時間
當月發(fā)生的費用在次月10日前報銷完畢。超過一個月以內者,書面說明事由,一事一報一批。超過一個月以上者,視為本人自愿放棄報銷。
第四條 費用報銷審批程序
(一)公司總部:經辦人→部門負責人→分管領導→財務資金部負責人→總會計師→總經理
(二)二級機構負責人/項目經理:經辦人→財務負責人→二級機構書記/項目書記→公司總會計師→公司總經理
(三)二級機構/項目部:經辦人→部門負責人→財務負責人→分管領導→二級機構負責人/項目經理
第五條 費用報銷原則
誰經辦、誰報銷,嚴禁以他人名義或代替他人報銷。
第六條 審批有效時間
(一)公司總經理調離工作崗位自公布之時,審批權力即行終止,三天內完成工作交接。對本單位已發(fā)生尚未報銷的費用,三天內當事人按程序提交報銷憑據,原總經理鑒證,由新任總經理審批后方能報銷入賬。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
(二)各二級機構負責人/項目經理調離工作崗位自公布之時,審批權力即行終止,兩天內完成工作交接。對本單位已發(fā)生尚未報銷的費用,兩天內當事人按程序提交報銷憑據,原二級機構負責人/項目經理鑒證,由新任二級機構負責人/項目經理審批后方能報銷入賬。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
(三)各二級機構負責人/項目經理本人的費用,離職兩天之內整理完畢,按費用報銷審批程序辦理。逾期不報者,視為本人自愿放棄報銷,各單位不得延期報銷入賬。
第七條 業(yè)務招待費報銷要求
在消費地開票時必須注明日期、自行添加日期無效;無票費用必須在當月內報銷完畢;發(fā)票必須有證明人簽字確認。
第八條 費用核算
(一)按會計制度和公司全面預算管理辦法的要求準確將費用歸集到各部門及個人。對費用歸集必須正確把握,對于文件中沒有明確歸集方向的費用必須以書面文件報公司財務資金部。
(二)對因當期資金原因不能及時支付者,先履行報銷手續(xù),必須將費用掛賬,待資金到位后及時支付。
(三)各單位財務負責人必須按會計制度和公司有關費用開支的規(guī)定,從嚴審核原始單據的合法性,對超標費用開支拒絕執(zhí)行,但必須立即向各單位負責人匯報。
第九條 違規(guī)責任
違反以上規(guī)定報銷者,對違規(guī)報銷且自違規(guī)事實被發(fā)現之日起10天內無法追回的金額,相應單位行政一把手賠償60%,財務負責人賠償40%。
第8篇 總公司費用報銷管理規(guī)定
總公司費用報銷管理規(guī)定的補充規(guī)定
為了更好的貫徹總公司開源節(jié)流的精神,本著既提高辦事效率,又節(jié)約費用支出的原則,現就總公司出差人員乘坐交通工具的標準作如下補充。
一、部門正職以上人員出差,可乘坐飛機。
二、部門副職以下(含副職)人員出差,單程連續(xù)乘其它交通工具至少需要16小時方能到達目的地者,可乘坐飛機。
三、部門副職以下(含副職)人員出差,因特殊情況,需乘飛機者,應事先報請主管財務工作的總公司領導審批。
四、原總公司費用報銷管理規(guī)定與本規(guī)定相抵觸的,按本規(guī)定執(zhí)行。
本補充規(guī)定由財務本部負責解釋。
第9篇 總公司費用報銷管理規(guī)定
總公司費用報銷管理規(guī)定
第一章總則
第一條為促進總公司各項工作的順利開展,明確費用報銷的標準、程序和辦法,特制定本規(guī)定。
第二章費用報銷審批
第二條總公司管理費用包括工資、辦公費、差旅費、招待費、會議費、車輛使用費。通訊費、房屋租賃費。咨詢顧問費、低值易耗品購置費、工會經費、福利費和職工培訓費等支出。
第三條總公司各部門(不含綜合業(yè)務部,下同)應于年初根據業(yè)務需要制定本部門年度費用預算并報財務本部。財務本部審查平衡后報總公司總經理批準下達費用預算定額。年度費用預算執(zhí)行過程中,財務本部將視情況對費用預算做適當調整。
第四條開支各項管理費用時,屬各部門預算內的正常支出,由各部門正職簽字,報財務本部直接審批報銷。屬預算外的支出和不宜執(zhí)行費用預算管理的部門開支,必須提前向財務本部申請,由財務本部根據審批權限審批或報批。
第五條各部門報銷有簽字權的為部門正職。部門正職離京時,可以授權部門副職簽字,并書面通知財務本部。如一個部門僅設正職單崗或副職單崗而離京的,報銷暫緩;確需急辦的,報請總公司分管領導簽批。
第六條總公司部門正職本人業(yè)務報銷須經總公司分管領導簽批;總公司副總經理和助理總經理本人業(yè)務報銷須經總公司總經理簽批。
第三章差旅費開支
第七條總公司差旅費包括交通費、住宿費。出差補助和郵電通訊等其他費用。
第八條總公司差旅費報銷根據公司任職和出差地區(qū)不同,采取實報實銷與定額補助相結合的辦法。
第九條總公司職工出差,須先行確定地點、任務,天數、人數及費用預算,以保證差旅費在年度預算定額內節(jié)約使用。出差天數在一星期以內的,由部門正職批準,超過此期限的,報公司分管領導批準。
第十條出差地區(qū)劃分為一般地區(qū)與特殊地區(qū)(特殊地區(qū)指深圳、珠海、廈門、廣州、 汕頭、上海、海南等),出差天數按自然天數計算(出發(fā)、返回當日均算)。
第十一條總公司職工出差到外地,按乘坐車、船,飛機標準(見附表1)乘坐,特殊情況、不宜執(zhí)行上述標準時,應由總公司分管領導簽批。
第十二條出差人員夜間(晚7:00至次日凌晨7:00)乘坐火車超過6小時,或白天連續(xù)乘車超過10小時的,可購買同席臥鋪票;未乘臥鋪者,可按所購票價的60%給予補貼。(乘坐特快列車的,按特快票價的50%補貼;購買軟座票者不給補貼。)
第十三條總公司出差人員按規(guī)定乘坐車、船、飛機,憑車、船、機票據實報銷。每次出差的機場。火車站、碼頭往返費用,憑相應張數票據在100元以內據實報銷。
第十四條總公司總經理福!總經理出差,各項費用實報實銷。其他人員出差,住宿費在規(guī)定標準(見附表2)以內部分,按住宿發(fā)票實報實銷,超過標準的部分由本人自負:部門副職及其以下人員,同性別兩人以上出差,須合并住宿。此外,助理總經理及其以下人員出差每人每天給予出差補助100/130元(一般地區(qū)畸殊地區(qū)),出差補助包括在外地的市內交通費和伙食費。職工每次出差如在同一地點駐留二十日以上者,自第二十一日起比照規(guī)定標準的80%給予報銷。經批準開車出差,當日往返者,按每天出差補助的一半給予補助。
第十五條總公司職工與總公司領導共同出差,財務本部將視具體情況確定報銷標準;聘請公司以外的人員同總公司職工共同出差辦事,聘請人員的報銷標準比照陪同人員的報銷標準。
第十六條職工外地出差發(fā)生的宴請費,原則上應按本規(guī)定第二十六、二十六條的規(guī)定于出差前申請,特殊情況應按審批權限事先口頭請示,回單位后補辦手續(xù)。出差發(fā)生宴請的扣除陪宴人員宴請當日一半的出差補助。
第十七條職工出差發(fā)生的郵電通訊費、文印費,信用卡異地提現手續(xù)費等雜費支出按發(fā)票據實報銷。
第十八條總公司職工為所屬企業(yè)出差辦事,差旅費應在所屬企業(yè)報銷,報銷標準按所屬企業(yè)有關規(guī)定執(zhí)行。
第十九條總公司職工在本市內公出辦事,不報銷任何市內交通費用。
第二十條出差人員預借差旅費,應填寫出差借款預算單;若申請出差宴請費的,還應同時附上招待費審批單,經出差人員所屬部門正職審核簽字后,送財務本部審批。審批后辦理借款手續(xù)。
第二十一條出差人員返京后,應在七日內到財務本部辦理報銷手續(xù)。
第四章招待費支出
第二十二條業(yè)務招待費包括:招待來訪客人的茶葉、水果、飲料等費用;宴請客人(包括工作餐)的用餐、食品、酒水等費用;贈送客人、客戶的紀念品釁l品等費用。
第二十三條總公司用于接待來訪客人的茶葉、水果。飲料等統(tǒng)一由辦公室負責購買、保管、發(fā)放及費用控制,不得突破財務本部下達的費用預算限額。
第二十四條以總公司名義制作的紀念品,禮品,統(tǒng)一由辦公室負責訂做和管理,各部門需領用時,按辦公室有關規(guī)定辦理領用手續(xù)。
第二十五條總公司年末舉行對外聯(lián)誼活動所需費用,或公司舉辦大型活動的費用由辦公室和財務本部集中管理。聯(lián)合控制。
第二十六條總公司各部門一般性招待用餐和禮品等費用一次支出在300元以下的,由各部門正職在財務本部下達的費用預算內嚴格掌握,不得超支。
第二十七條總公司各部門確因工作需要,必須宴請的,按下列原則和辦法辦理。
1。提倡勤儉節(jié)約,反對鋪張浪費,年度招待費用總額不得突破財務本部下達的預算;
2.限制陪餐人數,原則上陪同人員不得多于來賓人數;
3.嚴格執(zhí)行總公司制定的宴請標準(見附表3);
4.必須事先填寫招待費審批單,并經批準;
5.凡違反上述原則,未事先申請或突破申請標準的宴請,財務本部有權拒絕報銷并向公司總經理反映。
第二十八條總公司各部門全年各項管理費用預算執(zhí)行情況,由財務本部定期審核公布。
第五章附則
第二十九條本規(guī)定由財務本部門負責解釋和修訂。各專業(yè)公司(不包括有獨立人事管理權的專業(yè)公司)可參照執(zhí)行,亦可在不高于本規(guī)定標準的前提下另行制訂管理辦法,報總公司批準后執(zhí)行。
第三十條本規(guī)定自總公司頒布之日起生效,原《費用報銷管理規(guī)定》同時廢止。
第10篇 _集團公司費用報銷管理辦法
1. 目的
為了加強集團經營成本的管理,規(guī)范費用報銷行為,增強開支的合理性,提高經營效益,特制定本辦法。
2. 應用范圍
本辦法適用于集團職能部門及各子公司。
3. 職責
3.1集團職能部門及各子公司日常經營所需各項費用的確認,由主管副總裁按規(guī)定要求逐級審批。
3.2集團職能部門及各子公司費用支付的核算,由集團財務部門按照規(guī)定標準審核報銷,對違反本規(guī)定的支出項目有權拒絕報銷。
4. 具體規(guī)定
4.1 本辦法規(guī)定的費用包括集團日常經營以及其他日常管理需要而發(fā)生的各種費用。
4.2 對年初設定限額指標項目的各項支出,必須在指標范圍內使用。
4.3 差旅費標準按《差旅費報銷管理辦法》執(zhí)行。
4.4業(yè)務招待費標準。業(yè)務招待費是集團因經營業(yè)務需要而發(fā)生的餐費、禮品費等,應本著必要、合理、節(jié)約的原則從嚴掌握。所有招待費用的開支必須嚴格控制在年度核定的指標限額內,經子公司總經理、主管副總裁、總裁及財務總監(jiān)簽字方可報銷。對超出年度核定指標的,必須在取得總裁增批指標后方可報銷。
4.5郵電費標準。因開展業(yè)務及移動辦公而使用的固定電話、移動電話、租用專線等通訊工具的費用均應納入郵電費支出。因開展業(yè)務及移動辦公過程中發(fā)生的有關通訊費用須經集團主管副總裁、財務總監(jiān)簽字方可報銷,并按如下標準執(zhí)行。
4.5.1通訊費用標準(元/年/人)
標準
職務
限額標準
集團副總裁以上人員(包括住宅電話)
按實報銷
集團總裁助理以上人員
按實報銷
集團職能部門經理及子公司總經理
2500
集團職能部門經理助理及子公司副總經理
1500
集團職能部門業(yè)務主管及人力資源部確定的特殊人員
適當考慮
4.5.1.1確因開展業(yè)務而超限額費用的,須經集團主管副總裁特殊批準。年報銷金額超過3000元的,必須經集團總裁批準。除集團總裁助理以上人員以外,通訊費用每半年按規(guī)定標準報銷一次,既每年的六月末和十二月末,過期不候。
4.5.1.2手機費用的報銷,一律在限額內現金報銷。不辦理托收。具體人員享受標準由總裁辦與人力資源部門提供。
4.5.1.3特殊人員是考慮到工作的特殊性,常常處于被動呼叫,財務部則根據集團人力資源部提供的名單在規(guī)定的范圍內報銷,報銷時間按4.5.1.1條執(zhí)行。
4.5.2凡是享受通訊費補貼的工作人員,使用的通訊工具必須在集團總裁辦注冊登記,移動電話要保證在早8:00時-晚22:00時之前待機,如月份內關機狀態(tài)累計三次者或由于欠費等原因影響工作的,總裁辦將追究其責任,財務部同時停止報銷。
4.6 行政雜項費用支出標準。包括辦公費、公雜費、水電費、郵電費、交通費、宣傳費、修理費、印刷費、車輛費、公證費、咨詢費、租賃費、財產保險費等。費用支出額在200元以下的由職能部門經理、子公司總經理簽字、財務部業(yè)務主管簽字既可報銷,超過200元-2000元的須經集團主管副總裁、財務總監(jiān)簽字報銷,2000元以上的必須經集團總裁簽字,否則財務部不得報銷?？偛棉k、審計部、財務部將聯(lián)合不定期對報銷的費用情況進行抽查,發(fā)現化整為零變相報銷的,集團將對其進行嚴肅處理。
4.7費用報銷實行歸口管理?？偛棉k負責辦公用品以及報刊費、印刷費、水電費、電子通訊費、車輛運營費、資料費、廣告費、門前三包、裝修費、房屋維修費、董事會費等的采購和報銷工作。人力資源部負責培訓費、職工教育經費的使用及報銷工作。財務部負責審計費、財務費用的管理和報銷工作。
4.8 加強交通道橋收費票據的管理,報銷人必須按要求填寫道橋報銷審批單,標明行車路線,票據粘貼要整齊。駕駛人員因違章而被罰沒的票據不得報銷。
4.9嚴格車用油料的管理,車輛用油必須憑出車記錄報銷。駕駛人員要認真登記出車記錄單,記錄單須載明出車時間、往返路程等相關數據,往返路程所耗油料應與購油發(fā)票接近,否則,財務部拒絕報銷。
4.10加強辦公電話的管理,集團樓內通訊必須使用內部電話,不得私話公打。總裁辦將不定期抽查集團職能部門的通話記錄,一經發(fā)現嚴肅處理。
4.11對于工程中發(fā)生的生產經營成本、費用、大宗機物料等支出,必須事先作出合理的工程預算以及工程款項支付進度表,經集團總裁辦公會研究通過,總裁、主管副總裁、子公司總經理、預算員、計劃員簽字后,送財務部備案。財務總監(jiān)必須在該預算計劃總價的50%范圍內嚴格控制使用,同時財務部要及時向總裁報送工程款項支付進度表。
4.12直接用于工程開發(fā)項目的前期費支出,包括土地開發(fā)費、房屋開發(fā)費、配套設施開發(fā)費、代建工程開發(fā)費等,所支出的款項必須經集團總裁簽字方可到財務部辦理支款手續(xù)。
4.13直接用于工程建筑項目的工程支出,包括工程用大宗原材料費用、人工費、機械使用費、其他直接費用、施工間接費用等,支出款項在5萬元以內的,經子公司總經理、主管副總裁簽字,財務總監(jiān)在計劃預算內審批后,方可到財務部辦理借款手續(xù)。支出金額在5萬元以上的必須經集團總裁簽字。
4.14對于工程開發(fā)性支出的款項要求在取得正規(guī)發(fā)票五日內到財務部報銷,報銷發(fā)票必須嚴格按照第十一條、第十二條的規(guī)定由經辦人簽字,經子公司總經理、主管副總裁、總裁、財務總監(jiān)簽字,財務部才給予報銷。
4.15對于工程建筑所需采購的原材料發(fā)票,包括磚、瓦、砂、石、水泥等,必須憑工程材料入庫驗收單報銷,入庫單項目要填列齊全,經辦員、保管員必須簽字。發(fā)貨票必須按上述規(guī)定,經子公司總經理、主管副總裁、總裁、財務總監(jiān)簽字,財務才給予報銷。
4.16費用報銷流程如下:
4.16.1經辦人員簽字,對于固定資產、庫存物資等方面的業(yè)務必須附有入庫單。
4.16.2必須經過本部門、本公司總經理簽字。
4.16.3根據上述有關規(guī)定取得主管副總裁的批準。
4.16.4取得總裁的批準。
4.16.5取得財務總監(jiān)的審批。
4.16.6所有簽字的領導必須簽署名字的全稱,必須注名明簽字日期。
4.16.7經辦人員在完成以上簽字后,持報銷憑據到集團財務部各自主辦會計辦理報銷業(yè)務。
4.16.8辦會計應在最短時間內編制好相應的會計憑證,交給復核會計復核,復核會計復核無誤后,再轉交給出納人員付款,堅決杜絕出納人員在沒有取得相應的付款憑證就依照原始憑證付款,一經發(fā)現按違反財經紀律處理。
第11篇 某物業(yè)公司費用報銷審核管理制度
物業(yè)公司費用報銷審核管理制度
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于公司各項報銷費用的控制。
3.0工作職責
3.1財務部稽核、主管負責報銷單據的及時審核。
3.2公司各部門經理依總經理下發(fā)權限審核、核準,超出權限的交由總經理核準。
4.0程序要點
4.1費用報銷的內容
4.1.1行政管理費用報銷的內容:業(yè)務招待費、交通費、辦公費
備注:業(yè)務招待費須事先填寫《招待費用審批單》。
4.1.2經營費用的報銷審核,以公司的實際經營狀況為依據。;
4.2報銷單據的填制要求
4.2.1費用經辦人原則上應在費用發(fā)生后的3個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據剪齊邊角,粘貼在報銷憑證粘貼單上。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實在《支出憑單》上填寫各項內容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據張數等,在發(fā)票背面簽上經辦人姓名。
4.2.4采購類經營費用,須憑有效的《申請定貨單》和發(fā)票到倉庫辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申請定貨單》、《收貨單》附在報銷單據的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報銷單據。
4.3報銷單據的審核
4.3.1費用報銷由報銷人填寫,各部門負責人依權限簽字確認;
4.3.2財務部稽核、主管應在收到報銷單據的一個工作日內,對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務主管、審核欄內簽署姓名、審核日期后,再交由總經理審批。
4.3.3經審核報銷單據不符合費用開支標準或存有其他疑問,而報銷人又無法提供總經理批準的報告時,審核人應退回報銷單據。
4.4費用的給付
4.4.1報銷人依據審批手續(xù)完整的報銷單到財務部領取費用。
4.4.2單位價格在2000元以下的報銷費用,由出納員用現金支付。
4.4.3單位價格在2000以上的報銷費用,原則上由出納員用支票支付,特殊情況的可報總經理批準后,以現金支付,以支票支付的需填寫《支票領用審批單》,填寫領用人、審核人、審批人。
4.4.4費用發(fā)生前借支備用金的,由出納員在借支費用中作沖減備用金處理。
4.5費用報銷單據的保管
4.5.1費用報銷單據由財務部會計按順序編制記帳憑證,月末財務部經理審核后,由會計根據會計核算制度匯總、記賬、編制相關財務分析報表。
4.5.2所有報銷的費用單據,由財務部加密長期保存。
5.0 記錄文件與控制表格
5.1《招待費用審批單》
5.2《支出憑單》
5.3《支票領用審批單》
5.4《收貨單》
5.5《申請定貨單》
6.0 支持文件
第12篇 物業(yè)公司費用報銷管理制度-范本
物業(yè)公司費用報銷管理制度范本
第一條 根據____物業(yè)公司財務管理制度的規(guī)定,本著必需合理、節(jié)約的原則,特制定本制度。
第二條 公司費用是指管理費項下的差旅費、業(yè)務招待費、汽車修理費以及結算起點以下的零星支出等項目。
第三條 費用報銷必須據有發(fā)票,如特殊情況無發(fā)票的必須有兩人以上的簽字證明。
第四條 差旅費的開支管理:
一、公司副總經理出差必須報經公司總經理批準;其他人員出差必須報經部門主管的副總經理批準。
二、公司職員出差可報銷飛機票和火車軟、硬臥票,如無特殊情況不準乘坐飛機頭等艙。
三、出差補助標準:按50元/天執(zhí)行。
四、市內交通費憑票據實報銷。
五、公司職員出差應填制用款申請表,經辦人、部門經理、部門主管的副總經理簽字后,提前一天通知財務部以準備差旅費。
六、出差回來的職員應按要求填制出差旅費報銷單,按公司總經理出差旅費由主管財務的副總經理審批簽字;公司副總經理出差旅費由公司總經理審批簽字,其它職員的出差旅費由其主管的公司副總經理審批簽字,送財務部審核報銷。
如遇特殊情況可報主管財務的副總經理審核批準后報銷。
第五條 業(yè)務招待費的開支管理
一、業(yè)務招待范圍:
1、招待市、區(qū)等部門主要負責人或上級部門領導由公司總經理、對口業(yè)務的副總經理陪同。
2、公司副總經理招待業(yè)務部門負責人,應報告總經理。由業(yè)務對口的部門經理陪同。
3、部門經理因工作需要招待的,應由部門經理向其主管副總經理報告經同意后,由部門經理和主要對口業(yè)務人員陪同。
二、招待費的審批權限:
1、總經理及其他副總經理、部門經理發(fā)生的業(yè)務招待費由主管財務的副總經理簽字報銷。
2、主管財務的副總經理發(fā)生的業(yè)務招待費由總經理簽字報銷。
3、招待費的報銷應注明時間。
第六條 汽車修理費用開支管理
一、汽車需要修理的,由辦公室報主管的副總經理審批后,方可安排修理。
二、修理費用憑發(fā)票由經辦人、辦公室主任簽字后,報主管財務的副總經理審批報銷。
第七條 結算起點(1000元)以下的零星開支管理
一、開支前應填制:用款申請表,經辦人、部門經理、批準人簽字后送財務部辦理借款手續(xù)。
二、公司各部門購買辦公用品及相關工具書籍、報刊雜志必須有書面申請,由辦公室報經主管副總經理審批后辦理。
報銷時在發(fā)票上由經辦人、驗收人、部門經理簽字,送財務部經理復核簽字后報主管財務的副總經理審批報銷。
三、其它零星開支必須取得有效發(fā)票,報銷時應在發(fā)票上由經辦人、部門經理簽字,財務部經理復核簽字后報主管財務的副總經理審批報銷。
第八條 主管財務的副總經理發(fā)生的費用由公司總經理審批簽字后報銷。
第九條 本制度由財務部負責解釋。
第十條 本制度自公司董事會討論通過之日起執(zhí)行。
第13篇 物業(yè)管理公司費用報銷審核作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司費用報銷審核標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范費用報銷程序,確保各項費用支出得到合理控制。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各項報銷費用的控制。
3.0職責
3.1公司總經理及授權人負責報銷費用的審批。
3.2財務部主管負責報銷單據的及時審核。
4.0程序要點
4.1費用報銷的標準。
4.1.1經營費用的報銷審核,以公司的實際經營狀況為依據。
4.2報銷單據的填制要求。
4.2.1費用經辦人原則上應在費用發(fā)生后的五個工作日內到財務部辦理報銷手續(xù),特殊情況可另行處理。
4.2.2將原始單據剪齊邊角,正面朝上(與報銷單據同向)粘貼在費用報銷單的反面左邊。
4.2.3用藍色或黑色鋼筆、簽字筆如實填寫費用報銷單的各項內容,如:報銷時間、報銷人、費用摘要、單據張數等。
4.2.4采購類經營費用,須憑有效的《采購計劃表》或《申購單》和發(fā)票到倉庫按《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》辦理物品驗收入庫手續(xù),并將《申購單》、《入庫單》附在費用報銷單的后面。
4.2.5非采購類的行政、辦公或其他費用,直接填制報費用報銷單。
4.3報銷單據的審核。
4.3.1費用報銷單由各部門主管簽字確認后由報銷人交總經理/授權人審批。
4.3.2財務部主管應在收到費用報銷單的一個工作日內,對各項報銷費用進行嚴格認真的審核,凡符合報銷標準的,審核人在財務審核欄內簽署姓名、審核日期。
4.3.3經審核費用報銷單不符合費用開支標準或存有其他疑問應退回費用報銷單重新核查。
4.4費用的給付。
4.4.1報銷人依據審批手續(xù)完整的費用報銷單到財務部領取費用。
4.4.2出納根據費用報銷單填寫《費用報銷登記表》的各項內容。
4.4.3報銷人持費用報銷單在出納處領取費用,并在《費用報銷登記表》中簽名。
4.4.4單位價格在10000元以下的報銷費用,由出納按照《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》用現金支付。
4.4.5單位價格在10000元以上的報銷費用,原則上由出納按照《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》用支票支付,特殊情況的可報財務部主管批準后,以現金支付。
4.4.6費用發(fā)生前借支款項的,由出納員按照《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》作沖減處理。
4.5報銷單據的保管。
4.5.1費用報銷單由會計按順序編制記賬憑證,財務部主管審核后,由會計匯總、記賬、編制相關財務分析報表。
4.5.2所有的費用報銷單由財務部加密長期保存。
5.0記錄
5.1《費用報銷登記表》。
5.2《費用報銷單》。
6.0相關支持文件
6.1《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《物品驗證標準作業(yè)規(guī)程》。
第14篇 某物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
物業(yè)管理公司費用報銷管理辦法
為降本增效,實現利潤最大化,規(guī)范管理工作,提高管理水平,根據大華集團財務管理制度,結合我公司實際情況,制定本辦法。
現報銷及對外付款嚴格遵守“財務一支筆”原則,在集團公司對地產常務副總經理的授權范圍內,所有的費用報銷、對外付款由地產常務副總經理簽字批準后辦理,如地產常務副總經理外出期間急需辦理的事項,須通過電話請示,經批準后辦理,并于事后及時補簽。超過授權范圍的事項必須由集團公司領導加簽后方可辦理。
一、業(yè)務招待費
業(yè)務招待費是指公司/管理處因工作及業(yè)務需要對外應酬和招待客戶所發(fā)生的各種費用支出。
1、業(yè)務招待費的開支必須以“小額、合理、必需”為原則,嚴格掌握開支范圍和開支標準。
2、公司主辦的各類會議,確因需要開支會務費用(租用場地等),應由有關部門事先擬訂預算計劃并報地產常務副總經理審核批準后,方可報銷。
3、因經營管理活動需要購買小額禮品的,由行政部統(tǒng)一采購、統(tǒng)一報銷并做好禮品領發(fā)記錄,公司計劃財務部有權查帳審核。
4、因業(yè)務往來須在公司餐廳用餐者,依據行政部的相關規(guī)定報批后,使用公用飯卡消費。
4、各部門需開支業(yè)務招待費時,須先報分管領導批準,并嚴格控制預算。
5、宴請標準必須嚴格控制,具體標準(含飲料等費用)按具體情況另定,如特殊需要超過標準,須經地產常務副總經理批準方可報銷。
6、在外地出差期間,如確實需要發(fā)生的業(yè)務招待費用,須先請示地產常務副總經理,如特殊情況須請示集團分管副總裁或總裁認定、批準(包括:事先申請、電話請示)?；毓竞蟾鶕?guī)定辦理報銷手。
二、差旅費用
差旅費是指公司員工因工作需要,經同意出差所發(fā)生的各項費用。
1、因工作需要在市內出差,不能趕回位就餐的,由部門主管確認,可報銷誤餐補助費,報銷標準為10元/人/次。
2、市內因公外出交通費:
公司員工原則上由公司派車(提前一天預約)或乘公交車,如確因工作需要乘坐出租車的,需先向行政人事部提出申請,由所在部門主管確認,行政人事部批準。
3、因公到外省、市出差、開會費用。
(1)交通工具:汽車、火車、飛機、輪船,根據工作需要而定,參照__集辦字(2003)第2號文件中有關規(guī)定制定具體標準如下:
住宿費標準伙食費及交通費補助
職級火車輪船飛機
(元/天)(元/天)
物業(yè)經理硬臥三等艙經濟艙300100
部門經理及主管
硬座(硬臥)三等艙經濟艙20080
(含小區(qū)經理)
其他工作人員硬座(硬臥)四等艙經濟艙15050
注:1、到北京、珠海、深圳等特殊地區(qū)出差的住宿費標準和出差補助比照上表上浮30%執(zhí)行。
2、如因工作特殊,經地產常務副總經理批準,乘坐交通工具可提高一級檔次。
(2)部門經理及主管和其它工作人員,乘坐硬臥的規(guī)定如下:
白天乘坐火車,連乘車時間不超過8小時(早上6:00-下午18:00)的,不得購買硬臥車票;
夜間乘坐火車,連乘車時間超過6小時(下午18:00以后)以上的,方可購買硬臥車票。
4、如多人同行,為方工作,交通工具及住宿標準經同行職級最高人士同意,可按同行中最高職級人士之標準執(zhí)行;
5、出差人員費用須填制大華集團統(tǒng)一制定的差旅費報銷,在規(guī)定的開支標準范圍內憑發(fā)票實報實銷。
6、伙食費與交通費補貼按相應定額包干標準和出差的自然天數計算報銷。享受補貼的人員一般不再另外報銷餐費及交通費,如因工作需要另外報銷餐費及交通費者,須經地產常務副總經理批準。
三、通訊費用
因工作需要,發(fā)生的通訊費用按公司規(guī)定的限額憑報銷,不超出限額的部分實行實報實銷,超額部分由本人承擔。
1、報銷標準:參照大華集辦字(2003)第3號文件,結合我公司實際,制定移動電話報銷限額如下:
(1)物業(yè)經理:150元/月
(2)公司職能部門主管、管理處經理、管理處助理、主管:50元/月(注:公司計劃財務部會計比照職能部門主管報銷限額執(zhí)行)。
(3)管理處保安班長:30元/月
2、資格審核與批準程序:
(1)以上范圍的人員及其報銷標準由行政人事部統(tǒng)一申請報地產常務副總經理后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
(2)超出以上范圍的人員確因工作需要報銷移動電話通訊費,或以上人員因工作特殊需增加限額,由本人申請報地產常務副總經理特批后,轉集團行政部審核并呈交集團分管副總裁批準。
四、物料購置的報銷
物料主要是指經營性消耗材料、固定資產、辦公用品,勞動保護中的勞防用品等。
1、固定資產的費用支出及管理辦法另發(fā)規(guī)定執(zhí)行。
2、經營性消耗材料、辦公用品等采購流程參照《物資采購操作規(guī)程》相關規(guī)定執(zhí)行。
3、物料購置的報銷,必須按規(guī)定建立必要的收發(fā)制度,嚴禁以購代領。凡未建立物料收發(fā)制度或未辦理物料入庫手的,公司計劃財務部有權拒絕報支。
4、公司計劃財務部應不定期地檢查倉庫物料,確保帳、卡、物一致。
五、專項工程的費用
1、專項工程的費用嚴格按照簽訂的合同付款,確有超出合同金額的部分須另行簽訂補充協(xié)議,合同付款支出按照大華集通字(2005)第4號文件執(zhí)行。
2、臨時發(fā)生的專項開支,在不突破年度預算計劃的前提下,經地產常務副總經理批準后,由公司計劃財務部審核后列支。
六、會議費
1、根據工作需要到外省、市地區(qū)參加的各類會議,須憑相關的會議通知,經集團公司分管副總裁批準;
2、根據工作需要,由集團統(tǒng)一組織的會議,憑集團公司統(tǒng)一下發(fā)的會議通知列支會議費。
七、圖書資料費用
各部門可根據業(yè)務、工作需要購置專業(yè)書籍,但需事先向公司行政人事部提出申請批準,購買后經驗收并辦理登記、借閱手續(xù)后方可報銷。
八、培訓費用
1、屬個人提出的業(yè)余學習或半脫產學習,一般不予以費用報銷。該學習確因崗位必須,須事先向部門主管提出申請,經部門主管同意后,報公司行政人事部審核,由地產常務副總經理批準。
2、各類與本崗位工作相關的員工赴外培訓,由員工個人申請、逐
級報批,培訓費用先由個人交付,培訓結束后憑證書及合格成績經所在部門主管簽字認可和公司行政人事部審核后,按公司有關規(guī)定報銷。
九、公司計劃財務部嚴格按照預算計劃對各項成本費用進行控制
十、現金報銷及對外付款須按照流程進行流轉。
十一、附則
第15篇 物業(yè)管理公司費用報銷制度（7）
物業(yè)管理公司費用報銷制度(七)
一、費用支出管理原則
1、從工作需要出發(fā),厲行節(jié)約,從嚴控制,在合理前提下爭取費用最低。
2、任務明確,各部門第一負責人是部門費用的決策者和責任人。
3、費用發(fā)生情況公開、透明,財務按月分部門匯總數據,提供查詢。
4、凡費用報銷,財務依據公司總經理批準的相關授權、各項費用的報銷標準為準。
二、費用報銷程序
1、由經辦人將取得的原始票據分類粘貼在票據粘貼單上,按規(guī)定填寫事由、金額、并簽字。
2、經辦人將此票據交由部門經理審核簽字。
3、經辦人將此票據交由小區(qū)核算人員審核,核算員應對該票據進行真實性、合法性、合理性、完整性、正確性、及時性的審核,對審核合格的票據進行簽字。對真實、合法、合理但內容不夠完整、計算有錯誤的票據,應退回給經辦人員,由其負責將有關單據補充完整、更正錯誤后,再辦理正式會計手續(xù);對于不真實、不合法的單據,有權拒絕受理。
4、由核算員將審核過的原始單據于規(guī)定報銷日交由公司財務主管審核簽字。
5、由核算員將由公司財務主管審核合格的票據報于總辦主任審核,最后由總經理審批。
6、由核算員憑此票據到財務出納處辦理報銷或沖帳手續(xù)。
7、2000元以上對公款需到財務上辦理轉賬支票。
8、大額現金支出應提前一天向財務部報送用款計劃。
9、各項費用于每周二上午、周五上午和每月28日進行集中審批報銷。
三、各項費用支出具體規(guī)定
1、交際應酬費
①交際應酬費支出本著必要、合理、節(jié)約的原則,由部門經理嚴格把關,財務部按實際支出額分部門登記交際應酬費用臺帳,并按年匯總與年度經營業(yè)績、績效考核掛鉤。
②部門經理的交際應酬費在限額以內的可自主把握,在限額以上的需請示總經理后才可發(fā)生。
③部門經理以下人員如需發(fā)生交際應酬支出,無論大小,均需先請示部門經理同意后才可發(fā)生。
2、差旅費
(1)外埠差旅費
①任何職員可乘坐除飛機以外的任何交通工具,憑原票實報實銷。若因公務需要乘坐飛機,需總經理批準。
②出差人在報銷憑單上應列明出差往返時間及地點方可報銷。
③住宿費在下列規(guī)定的標準內實報實銷:
職別住宿標準
部門經理300
部門主管250
其他職員200
④兩人以上同行出差,可與職級最高者享受同一標準;對于投親靠友者自行安排住宿,每晚按100 元計發(fā)補貼;由對方單位提供住宿的,不計發(fā)補貼;參加會議在會務安排的,憑發(fā)票實報實銷。
⑤出差地方市內交通費:機場、車站、碼頭等住宿地或工作地的往返交通費實報實銷。
⑥行李費、票務費、基金等實報實銷。
⑦出差期間的交際應酬費按交際應酬費報銷程序辦理。
(2)市內交通費
①因公務需要配備專車的部門經理,每月限額報銷50元市內停車費,不再批準其他形式的市內交通費。
②其他人員因公務外出需填寫用車單報總辦批準,在無車可派又不能暫緩辦理的公務,需請示部門經理同意后方可乘坐出租車,在報銷憑單上列明所辦公務出發(fā)地至到達地名稱后方可報銷。
③各服務中心每月市內交通費根據計劃限額控制,實報實銷。
3、機動車費(并入總公司統(tǒng)一管理)
4、書報資料費
①書報資料費歸口總辦管理,公司下一年全年的報紙、雜志訂閱應在每一年的第四季度做出預算,列入年度計劃執(zhí)行。
②各部門由于工作需要購置專業(yè)書籍,需經部門經理同意,購回后由圖書管理員驗收并辦理好登記、借閱手續(xù),審批后憑發(fā)票實報實銷。
5、職員培訓費用
①職員培訓費用歸總辦管理。
②對于集體參與的培訓,由總辦制定出培訓計劃、用款額度,報總經理審批后憑票實報實銷。
③對總經理安排的職員脫產學習或培訓,執(zhí)行以下費用規(guī)定;學費由公司實報實銷,往返路費實報實銷,限乘坐硬臥。培訓機構指定住宿地點的,憑發(fā)票實報實銷。培訓機構不負擔餐飲的,每天補助餐費20元。
6、通訊費
(1)移動話費:
級別
崗 位
標準(元/月)
部 門 經 理 級
總經理辦公室主任
150元
品質部經理
100元
財務部經理
100元
工程部經理
100元
5萬(含5萬)平方以下小區(qū)
80元
5.1萬至10萬平方小區(qū)
100-120元
10萬平方以上小區(qū)
150元
主管級
安全主管、環(huán)境事務主管
80元
維修主管
80元
人事主管、培訓主管
80元
客服主管
80元
經營主管、工程師
80元
員工級
水電班長
50元
財務部出納
50元
品質員、客戶代表
50元
其他員工(總經理批準)
50元
注:
1.移動話費的額度及執(zhí)行日期由總經理專門批準。
2.通訊費用僅作為通訊補助,不按實際發(fā)生額計算,每月由財務部門統(tǒng)一充值。有特別情況的,由各部門經理進行上報經總經理審批。
(2)固定電話費:按年度計劃控制。
7、行政后勤費用
①購固定書籍、辦公機具、等歸口總辦管理。
②對于日常消耗性的辦公用品(紙、筆、本、色帶、碳粉等)由各小區(qū)依據管理人員每月10元的標準額度進行購買,工作人員每個月向三家以上供應商發(fā)出詢問價,選用質價優(yōu)的為階段性供應商,每季度競選1次,循環(huán)往復,所購用品在倉庫管理員簽收后依據審批程序實報實銷。
四、借款制度
1、因公出差,交際應酬,購買辦公用品,日常消耗品等需借款的,可按下列規(guī)定辦理借支備用金手續(xù);
①因公出差借款,實際額度控制,集體出差數額按出差地點和工作時間確定,出差、交際應酬、購買物品等借款由經手人填寫“用款申請書”,注明借款用途、預計還款時間等,依序審批后,方可借款。
②任務完成后應在七個工作日內到財務部辦理借款報銷手續(xù),對借款未還清者,不得再借支備用金,對借款后超過一個月不辦理報銷手續(xù)的,從該職員下月工資中扣還。
2、備用金規(guī)定
根據工作需要,有關人員可按批準的限額領用備用金,支出依序審批后,憑發(fā)票實報實銷。每年度終了時辦理結算手續(xù),下年度開始時再依規(guī)定金額重新領用。
