合同流程管理制度

本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程，確保合同簽訂、執(zhí)行和終止的全過程高效、合規(guī)。具體內(nèi)容包括：

1. 合同立項與審批

2. 合同起草與審查

3. 合同談判與簽署

4. 合同履行與監(jiān)控

5. 合同變更與解除

6. 合同糾紛處理

7. 合同歸檔與保密

包括哪些方面

1. 管理職責(zé)：明確各部門在合同管理中的角色和責(zé)任。

2. 流程規(guī)定：詳細(xì)描述合同從起草到結(jié)束的每一步操作步驟。

3. 法律合規(guī)：強調(diào)合同內(nèi)容需符合法律法規(guī)，避免法律風(fēng)險。

4. 內(nèi)部控制：設(shè)定審批權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的合同簽署。

5. 信息管理：規(guī)定合同文檔的存儲、檢索和保密措施。

重要性

合同流程管理對于企業(yè)運營至關(guān)重要，它：

1. 保障企業(yè)權(quán)益：通過規(guī)范流程，降低合同風(fēng)險，保護企業(yè)利益。

2. 提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程能減少溝通成本，提高合同處理速度。

3. 遵守法規(guī)：避免因合同問題引發(fā)的法律糾紛，維護企業(yè)形象。

4. 增強協(xié)作：明確職責(zé)，促進部門間協(xié)調(diào)，確保合同執(zhí)行順暢。

方案

1. 立項與審批：業(yè)務(wù)部門提出合同需求，法務(wù)部門進行初步審查，提交管理層審批。

2. 起草與審查：由法務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，相關(guān)部門參與，確保合同內(nèi)容全面、準(zhǔn)確。

3. 談判與簽署：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部門提供法律支持，經(jīng)審批后正式簽署。

4. 履行與監(jiān)控：設(shè)立專人跟蹤合同執(zhí)行，及時報告異常情況。

5. 變更與解除：任何合同變更均需書面形式，經(jīng)原審批流程審批。

6. 糾紛處理：發(fā)生糾紛時，立即啟動應(yīng)急機制，由法務(wù)部門主導(dǎo)解決。

7. 歸檔與保密：合同原件及所有相關(guān)文件應(yīng)妥善保管，定期進行保密審查。

實施本制度時，需結(jié)合企業(yè)實際情況靈活調(diào)整，定期評估效果，確保合同流程管理制度的持續(xù)改進和優(yōu)化。全體員工應(yīng)理解和遵守，共同維護企業(yè)的合法權(quán)益。

合同流程管理制度范文

第1篇 對外簽訂合同流程管理規(guī)定

對外簽訂合同流程管理的規(guī)定

為了加強對外簽訂合同的管理,保證合同的合法有效,避免市場經(jīng)濟中的風(fēng)險,有效地防止和減少集團公司的下屬公司在房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營和建設(shè)工程承包項目中可能發(fā)生的經(jīng)濟損失,特制定本規(guī)定,希各公司嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

一、簽訂合同前的準(zhǔn)備

1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當(dāng)事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進行核實,并了解其誠信、履約能力;對方是公民的,要求提供身份證及復(fù)印件進行核實。

2、公司經(jīng)辦人請合同管理員在公司網(wǎng)絡(luò)上下載打印有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對方當(dāng)事人提供的合同文本,與對方當(dāng)事人協(xié)商、修改、確認(rèn)合同條款。

3、合同一般應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)容:

〔1〕當(dāng)事人的名稱、姓名和住所;

〔2〕標(biāo)的、數(shù)量;

〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、異議期、質(zhì)保期;

〔4〕價款或者報酬;

〔5〕履行期限、地點和方式;

〔6〕違約責(zé)任;

〔7〕解決爭議的方法;一般情況下約定由公司住所地人民法院管轄。

4、與對方當(dāng)事人協(xié)商修訂合同中,必須注意以下事項:

〔1〕對方當(dāng)事人的名稱和住所必須準(zhǔn)確、清楚;

〔2〕合同對標(biāo)的的約定應(yīng)明確無誤。標(biāo)的物的名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色、數(shù)量等要具體;對不易確定的無形財產(chǎn)(如商標(biāo)、專利、技術(shù)秘密等)、勞務(wù)、工作成果等盡量描述準(zhǔn)確明白。

〔3〕質(zhì)量:國家有強制牲標(biāo)準(zhǔn)的,首先必須按國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;其次按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行;無國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的,當(dāng)事人雙方也可以在合同中約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

合同中必須約定質(zhì)量保證期,一般不低于兩年;國家、行業(yè)有規(guī)定的適用國家行業(yè)規(guī)定。

合同中可以約定質(zhì)量檢驗方法、質(zhì)量異議期,質(zhì)量異議期盡量延長時間,力爭與質(zhì)量保證期一致。

〔4〕合同價款。在與對方當(dāng)事人協(xié)商修訂合同時,合同的價款應(yīng)得到公司核算員及有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

〔5〕合同履行期限、地點和方式應(yīng)當(dāng)具體明確。涉及到公司對外給付價款義務(wù)的,應(yīng)參照公司財務(wù)規(guī)定執(zhí)行,留有較充分的時間余地,盡量避免我公司違約。如因特殊情況,付款期限與公司財務(wù)規(guī)定不一的,應(yīng)事先征求財務(wù)部門意見,可適當(dāng)予以調(diào)整。

〔6〕違約責(zé)任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責(zé)任形式,不應(yīng)采用罰款的形式。

合同中約定我公司違約責(zé)任的,可采用下列表述方式:

a、按銀行同期貸款利率償付違約金;

b、賠償對方實際經(jīng)濟損失;

c、每天按合同總價款(或已付款額)萬分之1.84償付違約金;(依據(jù)銀行長期貸款利率上浮30%計算)

d、每天按銀行同期同類貸款逾期罰息計算違約金。

〔7〕我公司是建設(shè)方主體,因苗木裁種、養(yǎng)護,或者室內(nèi)裝飾裝璜,或者鋪設(shè)路面、路牙、護欄等零星工程需雇傭勞務(wù)工人,我公司可與被雇傭人直接簽訂勞務(wù)用工協(xié)議,明確雙方權(quán)利義務(wù);如我公司是承包方,除了簽訂上述勞務(wù)用工協(xié)議外,還可簽訂內(nèi)部工程承包協(xié)議,以規(guī)避轉(zhuǎn)包、分包的風(fēng)險。

〔8〕如我公司與外公司合作,決定用某方名義投標(biāo)、承接建設(shè)工程,雙方應(yīng)簽訂聯(lián)營協(xié)議。但聯(lián)營協(xié)議中應(yīng)回避掛靠、借用資質(zhì)等違法表述,可采用互為母子公司等形式,防范可能的風(fēng)險。

5、經(jīng)與對方當(dāng)事人對合同主要內(nèi)容協(xié)商一致后,經(jīng)辦人擬定正式合同文本底稿,交各公司合同管理員登記編號備查。

各公司合同管理員應(yīng)建立登記制度(登記簿登記或電腦登記均可),登記內(nèi)容中應(yīng)明確經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人。

二、合同的審查批準(zhǔn)和簽訂。

6、各公司合同管理員將合同登記編號后,依次將合同文本底稿報送公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、集團公司法務(wù)室審核、審批。房地產(chǎn)開發(fā)公司的合同底稿最終由董事長審批簽發(fā)。

7、各公司的分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理,應(yīng)當(dāng)依照本規(guī)定第一部分的要求審核審批合同,并對其負(fù)責(zé)。

8、公司法務(wù)室應(yīng)當(dāng)從法律的角度審核合同底稿,并提供法律建議,供各公司總經(jīng)理參考。對一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當(dāng)前公司經(jīng)營中又暫時無法避免的、可能無效的合同,法務(wù)室應(yīng)從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),審核合同時盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失;或以一較小的風(fēng)險來回避更大的風(fēng)險。

9、合同管理員對法務(wù)室審核合同中提出的法律建議,應(yīng)報各公司總經(jīng)理決定是否采納、修改

。

10、合同底稿按程序?qū)徍藢徟ǜ搴?合同管理員將合同底稿交還經(jīng)辦人;經(jīng)辦人制作正式合同文本,由雙方當(dāng)事人簽字蓋章,并將合同底稿交集團公司內(nèi)勤存檔備案。各公司合同管理員應(yīng)留存一份合同復(fù)印件備查。

三、合同的履行。

11、合同經(jīng)雙方當(dāng)事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人或各公司總經(jīng)理指定的專人負(fù)責(zé)監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負(fù)有下列責(zé)任:

〔1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料;并在此項工作換人負(fù)責(zé)時,在各公司合同管理員處辦理合同材料交接手續(xù);由合同管理人對更換經(jīng)辦人進行變更登記,未辦變更登記手續(xù)的,經(jīng)辦人或接受人均可拒絕辦理交接手續(xù)。

〔2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時,及時向各公司總經(jīng)理匯報,并研究決定應(yīng)對措施。

〔3〕合同履行終結(jié),應(yīng)將合同和履行中形成的所有文字材料按時間順序裝訂成檔案,交各公司合同管理員審核。

12、公司財務(wù)部門對合同中的付款義務(wù)具有監(jiān)督權(quán)和按合同付款的職責(zé),盡可能地避免我公司逾期付款的違約責(zé)任。

13、公司將設(shè)立檔案室,指定專人兼管,負(fù)責(zé)接受和保管各公司合同管理員歸檔的合同檔案。

14、合同履行中,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人應(yīng)按下列規(guī)定執(zhí)行:

(1)合同生效后,發(fā)現(xiàn)合同對質(zhì)量、價款或者報酬、履行地點等內(nèi)容沒有約定或者約定不明的,應(yīng)及時與對方當(dāng)事人補充協(xié)議。

(2)合同生效后,發(fā)現(xiàn)我公司對訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或?qū)Ψ疆?dāng)事人以欺詐、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應(yīng)在知道后一年內(nèi)行使撤銷權(quán)。

(3)合同約定對方當(dāng)事人應(yīng)先履行而未履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定雙方應(yīng)同時履行,對方未履行而要求我公司履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定我公司應(yīng)先履行的,但有確切證據(jù)證明對方:a、經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化的,b、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金、逃避債務(wù)的,c、喪失商業(yè)信譽或者有可能喪失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及時書面通知對方。對方提供擔(dān)保時,我公司應(yīng)恢復(fù)履行。

(4)在合同履行期間,對方遲延履行主要債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的,經(jīng)我公司書面催告后在合理期限內(nèi)仍未履行,我公司應(yīng)按合同約定書面通知對方解除合同,并可追究對方的違約責(zé)任。

(5)買賣合同約定檢驗期的,我公司是買受人的,應(yīng)當(dāng)在檢驗期內(nèi)檢驗,并立即將標(biāo)的物的數(shù)量和質(zhì)量不符合約定的情形通知出賣人。沒有約定檢驗期間的,我公司應(yīng)當(dāng)在發(fā)現(xiàn)或者應(yīng)當(dāng)發(fā)現(xiàn)標(biāo)的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的合理期限內(nèi)或者收到標(biāo)的物后的兩年內(nèi)通知出賣人。對標(biāo)的物有質(zhì)量保證期的,適用質(zhì)量保證期,不適用兩年的規(guī)定。

(6)以樣品作為買賣合同質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)的,我公司當(dāng)時不知道樣品有隱蔽瑕疵,對方交付的標(biāo)的物雖與樣品相同,我公司仍可主張對方交付的標(biāo)的物應(yīng)當(dāng)符合同種物的通常標(biāo)準(zhǔn)。

(7)勘察、設(shè)計合同,因質(zhì)量不符合要求或者未按照期限提交勘察、設(shè)計文件拖延工期給我公司造成損失的,我公司可以要求勘察、設(shè)計人繼續(xù)完善勘察、設(shè)計,減收或免收勘察、設(shè)計費并賠償損失。

(8)集團公司下屬公司之間簽訂的各類合同,也應(yīng)嚴(yán)格按本規(guī)定執(zhí)行。發(fā)生糾紛的,可由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決;最終可上報集團公司請求協(xié)調(diào)解決。

(9)合同履行中與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)準(zhǔn)備完整的合同及履行資料和書面報告,向集團公司法務(wù)室咨詢;法務(wù)室在研究資料的基礎(chǔ)上,及時地提供書面法律意見,為各公司領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

(10)合同履行中遇有緊急情形,需立即采取措施的,應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報后,邀請法務(wù)室人員參加會議,共同研究決定處理方案。