文書檔案管理制度

有哪些

文書檔案管理制度

文書檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，旨在確保文件的有效管理、安全保存和高效利用。主要包括以下幾個方面：

1. 文件分類與編碼：根據(jù)文件性質(zhì)和內(nèi)容，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每份文件賦予唯一的編碼，便于檢索和管理。

2. 文件的收發(fā)管理：明確文件的接收、登記、分發(fā)和歸檔流程，確保文件及時傳遞和妥善保管。

3. 文件的保存期限：設(shè)定各類文件的保存期限，符合法律法規(guī)要求，并考慮到企業(yè)運營的實際需要。

4. 電子文檔管理：建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的數(shù)字化存儲和在線共享，提高工作效率。

5. 文件的安全保密：設(shè)定訪問權(quán)限，保護敏感信息，防止非法獲取和泄露。

6. 文件的銷毀規(guī)定：對達到保存期限的文件進行定期審查，符合條件的進行安全銷毀。

實施細則

1. 文件分類與編碼：由行政管理部門負責(zé)制定文件分類指南，包括業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件、人事文件等類別，并編制詳細的編碼規(guī)則。各部門在創(chuàng)建新文件時，需按指南進行分類和編碼。

2. 文件收發(fā)：所有外來文件應(yīng)由前臺或指定人員統(tǒng)一接收，登記后轉(zhuǎn)交相關(guān)人員。內(nèi)部文件的發(fā)送則通過電子郵件或企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行，確保文件流轉(zhuǎn)的可追溯性。

3. 保存期限：由法律部門和檔案管理部門共同確定各類文件的保存期限，定期更新并通知各部門執(zhí)行。

4. 電子文檔：采用企業(yè)級的文檔管理系統(tǒng)，對電子文件進行版本控制、權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。員工需接受相關(guān)培訓(xùn)，了解系統(tǒng)使用方法。

5. 安全保密：設(shè)立文件保密等級，敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。定期進行安全檢查，確保防火、防盜、防病毒措施到位。

6. 文件銷毀：每年進行一次文件銷毀審查，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)部門負責(zé)人確認后，由專業(yè)機構(gòu)進行銷毀。

上墻內(nèi)容

1. 文書檔案管理原則：清晰、有序、安全、高效。

2. 文件分類與編碼示例：業(yè)務(wù)文件-01，財務(wù)文件-02，人事文件-03。

3. 文件收發(fā)流程圖：接收→登記→分發(fā)→歸檔。

4. 保密提醒：保護企業(yè)信息，嚴禁泄露。

5. 文件保存期限提示：查看企業(yè)文件保存期限表，遵守相關(guān)規(guī)定。

6. 電子文檔使用提示：請正確使用企業(yè)文檔系統(tǒng)，勿私存工作文件。

以上制度旨在規(guī)范企業(yè)文書檔案管理工作，提高辦公效率，保障信息安全。各部門需嚴格遵守，確保制度的有效實施。

文書檔案管理制度范文

文書檔案管理制度
文書檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關(guān)部門)，及時送質(zhì)管部主管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。
2、公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。
3、外出參加會議帶回的公文應(yīng)交文書登記，個人不得保存任何文件。
二、發(fā)文制度
1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)(屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。
2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核后會簽。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。
3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及聯(lián)合發(fā)文單位領(lǐng)導(dǎo)分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。
三、檔案管理制度
（一）歸檔范圍
1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。
4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。
5、上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關(guān)的批復(fù)、報告、項目立項、重要函件。
7、公司及各部門的年度工作計劃、總結(jié)。
8、本公司的各種統(tǒng)計報表。
9、信訪工作材料。
10、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
13、專業(yè)技術(shù)職稱評審材料。
（二）歸檔時間
1、各部門應(yīng)主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。
2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。
4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。
（三）歸檔要求
1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復(fù)印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。
2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復(fù)寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應(yīng)及時要求有關(guān)部門或人員進行重抄或復(fù)制。
（四）檔案管理
1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。
2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。
4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。
（五）檔案利用
1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。
2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復(fù)印件、提供文獻索引資料。
3、借閱人員不準(zhǔn)隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能摘抄和復(fù)制。
4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。