有哪些
綜合檔案管理制度是企業(yè)有效管理和保護(hù)各類文件資料的關(guān)鍵機(jī)制，它涵蓋了檔案的收集、整理、存儲、利用和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。以下是綜合檔案管理制度的主要組成部分：
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：制定統(tǒng)一的檔案分類體系，確保所有文檔能準(zhǔn)確歸類。
2. 收集與整理流程：明確檔案的來源，規(guī)定文件的收集、整理和編目規(guī)則。
3. 存儲與保管：規(guī)定檔案的存儲環(huán)境，包括物理和電子存儲方式。
4. 利用與借閱制度：設(shè)定檔案的使用權(quán)限和借閱流程，保障信息安全。
5. 保密與安全措施：設(shè)定保密級別，規(guī)定相應(yīng)的安全防護(hù)措施。
6. 檔案銷毀規(guī)定：明確過期或無保存價(jià)值檔案的銷毀程序。
7. 檔案信息化管理：利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)字化，提高檢索效率。
8. 監(jiān)督與審計(jì)機(jī)制：定期進(jìn)行檔案管理審計(jì)，確保制度執(zhí)行到位。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財(cái)務(wù)、人力資源、項(xiàng)目、合同等類別，每個(gè)類別下再細(xì)分具體子類。
2. 收集與整理流程：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，每月進(jìn)行一次集中整理，確保檔案完整、準(zhǔn)確。
3. 存儲與保管：檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的庫房內(nèi)，電子檔案需備份至安全服務(wù)器。
4. 利用與借閱制度：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后方可借閱；借閱期限不超過一周，逾期未歸還者將受處罰。
5. 保密與安全措施：涉密檔案需加密存儲，只有授權(quán)人員才能訪問；定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理隱患。
6. 檔案銷毀規(guī)定：由檔案管理部門提出銷毀建議，經(jīng)公司高層審批后，由專門機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀。
7. 檔案信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)在線檢索、借閱、審批等功能，提高工作效率。
8. 監(jiān)督與審計(jì)機(jī)制：每季度進(jìn)行一次檔案管理審計(jì)，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正，確保制度的有效執(zhí)行。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理制度概要”：簡述檔案管理的重要性及主要制度內(nèi)容，提醒員工遵守。
2. “檔案分類圖示”：直觀展示檔案分類結(jié)構(gòu)，便于員工查找和歸檔。
3. “借閱流程圖”：清晰展示從申請到歸還的流程，簡化操作步驟。
4. “保密協(xié)議”：突出強(qiáng)調(diào)保密義務(wù)，增強(qiáng)員工保密意識。
5. “檔案安全提示”：列出檔案安全注意事項(xiàng)，如防火、防潮、防泄密等。
6. “檔案銷毀流程”：說明過期檔案的正確處理方式，避免隨意處置。
通過上述綜合檔案管理制度的實(shí)施，我們將構(gòu)建一個(gè)高效、安全、有序的檔案管理體系，為企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展提供有力的支持。
綜合檔案管理制度范文
第1篇 300mw火力發(fā)電廠信息管理/綜合檔案管理員崗位規(guī)范
1 范圍
本規(guī)范規(guī)定了綜合檔案管理員崗位的崗位職責(zé)、上崗標(biāo)準(zhǔn)、任職資格。
本規(guī)范適用于綜合檔案管理員工作崗位。
2 崗位職責(zé)
2.1 職能范圍與工作內(nèi)容
2.1.1 在部主任的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司綜合檔案、科技圖書的收集購置、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等管理工作。
2.1.2 負(fù)責(zé)編寫公司綜合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和編研有關(guān)資料。
2.1.3 按照《gb9705-88文書檔案的案卷格式》、《gb/t11821-89照片檔案管理規(guī)范》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》和《火電企業(yè)檔案分類表》等標(biāo)準(zhǔn)的要求,對分管檔案材料進(jìn)行分類,立卷和歸檔,做到分類準(zhǔn)確、組卷合理、密級和保管期限劃分正確,字跡要工整清晰,工藝整齊美觀。
2.1.4 按照《會計(jì)檔案管理辦法》的要求,負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和利用等工作。
2.1.5 編制符合要求的檢索工具,熱情提供服務(wù),按期收回借出案卷和圖書,登記利用效果。
2.1.6 按照《中圖法》的要求,負(fù)責(zé)科技圖書的購置、分類、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和借閱等工作。
2.1.7 經(jīng)常檢查庫房情況,隨時(shí)消除各種隱患,會正確使用配給的消防器材和空氣調(diào)節(jié)設(shè)備,保持庫房和工作場所的清潔與安全。
2.1.8 每年進(jìn)行一次年終盤點(diǎn),做到帳、卡、物相符,統(tǒng)計(jì)上報(bào)有關(guān)數(shù)據(jù)。
2.1.9綜合檔案、科技圖書管理人員應(yīng)不斷提高自身政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),熟悉利用微機(jī)管理檔案和科技圖書。
2.1.10 參加基建工程項(xiàng)目的初步設(shè)計(jì)審查、竣工驗(yàn)收、主要設(shè)備儀器的開箱、科研成果鑒定等,并收集檔案材料。
2.1.11 完成主任交辦的其他工作。
2.2 工作關(guān)系
2.2.1 在部主任領(lǐng)導(dǎo)下開展工作,并對其負(fù)責(zé)。
2.2.2 業(yè)務(wù)上接受上級主管部門的指導(dǎo)。
2.2.3 搞好與相關(guān)崗位的協(xié)作與配合工作。
2.3 文明辦公要求
2.3.1 堅(jiān)過崗位,遵守紀(jì)律。
2.3.2謙虛誠懇,團(tuán)結(jié)同志。
2.3.3 禮貌待人,說話和氣,熱情耐心。
2.3.4 保持室內(nèi)清潔,各種物品定置定位、擺放有序。
2.3.5 衣冠整潔,按規(guī)定著裝和佩帶工作標(biāo)志。
3 上崗標(biāo)準(zhǔn)
3.1 思想政治和職業(yè)道德
3.1.1 堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則,擁護(hù)黨的方針政策,政治上與保持一致,實(shí)事求是,密切聯(lián)系群眾,廉潔奉公,遵紀(jì)守法。
3.1.2 愛崗敬業(yè),事業(yè)心和責(zé)任感強(qiáng),忠于職守,開拓進(jìn)取。
3.2 必備知識
3.2.1 熟悉本專業(yè)各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)發(fā)展的新動態(tài)。
3.2.2 熟悉本專業(yè)先進(jìn)技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)。
3.2.3 熟悉提高工作效率、提高經(jīng)濟(jì)效益的新理論。
3.2.4 熟悉檔案管理理論及科技圖書管理知識。
3.2.5 熟悉同行業(yè)檔案、科技圖書管理的新經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)發(fā)展趨勢。
3.2.6 熟悉計(jì)算機(jī)在應(yīng)用。
3.2.7 熟悉檔案管理學(xué)、發(fā)電廠生產(chǎn)過程、圖書管理有關(guān)知識。
3.3 政策法規(guī)知識
3.3.1 熟悉并執(zhí)行《電力工業(yè)技術(shù)管理法規(guī)》、《電業(yè)安全工作規(guī)程》、《電業(yè)生產(chǎn)事故調(diào)查規(guī)程》、電力行業(yè)綜合檔案管理和科技圖書管理標(biāo)準(zhǔn)等。
3.3.2 了解相關(guān)法律知識及相關(guān)專業(yè)國標(biāo)、部標(biāo)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。
3.4 技能要求
3.4.1 編制本崗位工作計(jì)劃并實(shí)施。
3.4.2 編制本崗位管理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。
3.4.3 組織對檔案和科技圖書管理問題的討論,并提出解決方法。
3.4.4 具體安排綜合檔案、科技圖書管理各項(xiàng)工作。
3.4.5 熟悉保密制度,做好保密工作。
3.5 任職資格
3.5.1 文化程度。大專及以上學(xué)歷或同等文化程度。
3.5.2 工作經(jīng)歷。具有大專5年(本科3年、研究生2年)及以上本專業(yè)實(shí)際工作經(jīng)歷。
3.5.3 專業(yè)技術(shù)資格。具有工程或管理系列中級專業(yè)技術(shù)職稱。
3.5.4 身體條件。身體健康,沒有妨礙本崗位工作的疾病。
第2篇 ss醫(yī)院綜合檔案室管理制度
第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫(yī)院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫(yī)療、科研、教學(xué)、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動中直接形成的,對醫(yī)院和社會有保存價(jià)值和各種文字、圖表、照片、磁介質(zhì)(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實(shí)物的真實(shí)記錄。
3、按照檔案集中統(tǒng)一管理的原則,綜合檔案室負(fù)責(zé)全院醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,有利于開發(fā)利用。任何部門、科室或個(gè)人不得私自保存醫(yī)院檔案。
4、指導(dǎo)全院各科室的檔案業(yè)務(wù)工作,并實(shí)行四同步管理(即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收與檔案工作同時(shí)進(jìn)行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團(tuán)形成的檔案,由文書部門統(tǒng)一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計(jì)檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項(xiàng)目)完成竣工驗(yàn)收后,兩個(gè)月內(nèi)完成立卷后向市城建檔案移交的同時(shí)向綜合檔案室移交一套復(fù)制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現(xiàn)代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);密級、受控檔案報(bào)分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴(yán)格執(zhí)行檔案的安全、保密制度。做好七防(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據(jù)檔案的保管期限,定期對檔案進(jìn)行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經(jīng)分管院長審批后,定點(diǎn)銷毀。
第3篇 某某公司綜合檔案管理制度
某有限公司綜合檔案管理制度
一、總 則
第一條為了加強(qiáng)公司的檔案管理工作,有效的保護(hù)和利用檔案,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在科研、管理和其它各項(xiàng)工作中的作用,按照檔案完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用的要求,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。使企業(yè)檔案工作納入工作管理體系,更好地為企業(yè)發(fā)展提升整體實(shí)力。
第二條檔案是科研、管理和其他各項(xiàng)活動中直接形成的對公司具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件。檔案是公司員工智慧的結(jié)晶,是公司歷史的鑒證。
第三條檔案工作是辦好公司重要基礎(chǔ)工作之一,也是衡量公司管理質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,是維護(hù)公司歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要事業(yè)。把檔案工作納入公司整體發(fā)展規(guī)劃,列入議事日程,納入有關(guān)人員職責(zé)范圍,加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。
第四條公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全,便于保管和開發(fā)利用。
二、公司檔案管理工作的基本原則
以集中管理與分散管理相結(jié)合,集中管理為主即公司文書檔案由總經(jīng)辦集中統(tǒng)一管理,檔案未交總經(jīng)辦的分別由相關(guān)部門管理,以便及時(shí)利用和維護(hù)檔案的完整性與安全性。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成的具有參考價(jià)值的文件材料,由主辦人負(fù)責(zé)將其相關(guān)的文件資料及時(shí)整理并歸檔。
三、公司檔案管理基本制度
第一條 管理部門
1.文件歸檔結(jié)案后原稿由總經(jīng)辦歸檔,制訂文件部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件;如因工作、業(yè)務(wù)處理需要原稿須由制訂部門保管,應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后妥善保存,總經(jīng)辦則以復(fù)印件歸檔。
2.公司檔案分類目錄及編號由總經(jīng)辦統(tǒng)一制定,各部門檔案則由各部門自行編定并報(bào)送總經(jīng)辦檔案管理處。
第二條 文件點(diǎn)收
文件結(jié)案移送歸檔時(shí)根據(jù)如下原則點(diǎn)收:
1.檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺應(yīng)立即追查歸檔。
2.文件如經(jīng)過抽查應(yīng)有公司領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3.文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。
4.與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。
第三條 文件整理
第4篇 綜合檔案室管理制度(范本)
綜合檔案室管理制度
一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案櫥柜編順序號,庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時(shí)歸還,利用后的檔案應(yīng)隨即上架放歸原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責(zé)任。
五、做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉等工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學(xué)期開學(xué)初對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
綜合樓保密工作制度
一、簽訂保密協(xié)議,做好保密工作。
二、經(jīng)常對工作人員進(jìn)行保密教育。增強(qiáng)保密意識,提高保密觀念,嚴(yán)防丟失泄密事件發(fā)生。
三、在保證利用的前提下,強(qiáng)化保密意識,嚴(yán)格控制閱檔范圍,嚴(yán)禁擅自翻閱、抄錄、涂改及復(fù)印秘密文件資料。
四、發(fā)現(xiàn)丟失泄密情況后,立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并積極配合有關(guān)部門查處。
綜合樓檔案利用制度
一、凡查閱本校涉密檔案,須經(jīng)校主要領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
二、嚴(yán)格履行借閱手續(xù),并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋。
三、查閱利用檔案,必須在閱檔室內(nèi),不得帶出室外,不得轉(zhuǎn)借他人傳閱,隨意摘錄和復(fù)制。
四、摘錄或復(fù)制檔案材料需經(jīng)檔案室工作人員同意,摘抄時(shí)必須保持檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性,不準(zhǔn)任意篡改。
五、要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整與安全,不準(zhǔn)折疊、勾劃、涂改、抽、撕、拆卷,不準(zhǔn)在閱卷時(shí)吸煙、喝水。
六、利用完畢,將檔案及復(fù)制件交工作人員檢查、審閱。
綜合樓檔案室人員崗位職責(zé)
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)章制度。
三、維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù),嚴(yán)守國家機(jī)密。
四、積極開展咨詢服務(wù);熱情接待檔案利用者,迅速、準(zhǔn)確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作。
綜合樓檔案鑒定制度
一、根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,及時(shí)對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。
二、鑒定檔案必須采用直接審閱檔案原件的方法,嚴(yán)禁只看案卷標(biāo)題的間接鑒定方法。
三、經(jīng)鑒定,對已經(jīng)失去保存價(jià)值,需要銷毀的檔案要編造銷毀清冊,經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,方可銷毀。
四、銷毀檔案時(shí),必須有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷者要在檔案銷毀清冊上簽字,注明銷毀的方式和日期。
五、嚴(yán)格遵照保密工作守則。對于大量銷毀的檔案,要送造紙廠當(dāng)場化為紙漿,嚴(yán)防泄密。
綜合樓安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴(yán)禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進(jìn)室。
三、做好安全巡查工作,下班時(shí)關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應(yīng)熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災(zāi)要迅速報(bào)告,并全力撲救。
