項目部文件管理制度

項目部文件管理制度旨在規(guī)范項目運作過程中各類文件的管理，確保信息的準確、完整和有效利用。該制度主要包括文件的分類與編碼、文件的生成與審批、文件的存儲與檢索、文件的更新與廢棄以及文件的安全與保密等方面。

包括哪些方面

1. 文件分類與編碼：明確各類文件的類別，如設計圖紙、工作報告、會議紀要等，并設定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于識別和查找。

2. 文件生成與審批：規(guī)定文件的起草、審核、批準流程，確保文件內容的準確性與合規(guī)性。

3. 文件存儲與檢索：設定文件的存儲位置，建立電子化管理系統(tǒng)，方便快速檢索。

4. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂的程序，及時更新過期信息，同時明確廢棄文件的處理方式。

5. 文件安全與保密：制定文件的訪問權限，防止信息泄露，確保敏感信息的安全。

重要性

項目部文件管理制度的重要性不言而喻。它能夠：

1. 維護信息的完整性，避免因文件丟失或損壞導致的工作延誤。

2. 提高工作效率，通過規(guī)范化的流程減少文件處理中的混亂和誤解。

3. 確保項目質量，文件的準確性和一致性直接影響項目的執(zhí)行效果。

4. 保障企業(yè)利益，通過嚴格的保密措施保護企業(yè)的核心競爭力。

方案

1. 設立文件管理專員，負責文件的日常管理工作，包括分類、編碼、存檔和檢索。

2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)，實現文件的在線創(chuàng)建、審批、存儲和分享，提高文件處理效率。

3. 制定文件審批流程圖，明確每個環(huán)節(jié)的責任人，確保文件內容的準確性。

4. 定期進行文件審查，及時更新過時信息，廢棄不再使用的文件。

5. 實施文件安全培訓，提升員工的保密意識，防止信息泄露。

6. 設立文件查閱權限，根據員工職務和工作需要，確定其對不同類型文件的訪問權限。

通過上述方案，項目部文件管理制度將得到有效的實施，為項目的順利進行提供有力的支持。在執(zhí)行過程中，應不斷優(yōu)化和完善，以適應項目部的動態(tài)變化和需求。

項目部文件管理制度范文

第1篇 項目部文件、技術檔案管理

項目部文件、技術檔案管理

文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現重生產同樣重技術檔案管理的方針,實現生產和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

①文件及技術檔案管理的任務是

按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

②文件及技術檔案管理的意義是

可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩(wěn)定正常生產的作用。

(2)文件及技術檔案管理制度

①文件管理制度

施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。

②技術檔案管理制度

施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

(3)文件及技術檔案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區(qū)分。

同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

②技術檔案管理辦法

a、收集:由項目經理部工程管理部統(tǒng)一管理。

b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。

(4)交工驗收及資料整理

①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。

②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據之一。