采購控制程序管理制度(4篇)

本《采購控制程序管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)采購活動，確保采購過程的高效、合規(guī)與透明，主要內(nèi)容涵蓋以下幾個方面：

1. 采購策略制定

2. 供應(yīng)商選擇與管理

3. 采購訂單管理

4. 合同簽訂與執(zhí)行

5. 質(zhì)量控制與驗收

6. 庫存管理

7. 采購績效評估

包括哪些方面

1. 采購策略制定：明確采購目標(biāo)，確定采購方式（如招標(biāo)、詢價、直接采購等），并制定相應(yīng)的采購計劃。

2. 供應(yīng)商選擇與管理：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，進行供應(yīng)商資質(zhì)審查，定期評估供應(yīng)商表現(xiàn)，確保供應(yīng)鏈穩(wěn)定性。

3. 采購訂單管理：規(guī)范采購訂單流程，確保訂單準(zhǔn)確無誤，及時跟蹤訂單狀態(tài)。

4. 合同簽訂與執(zhí)行：制定合同模板，明確合同條款，監(jiān)控合同履行情況，處理合同糾紛。

5. 質(zhì)量控制與驗收：設(shè)定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行驗收流程，對不合格產(chǎn)品采取相應(yīng)措施。

6. 庫存管理：優(yōu)化庫存水平，防止過度庫存和缺貨，確保庫存周轉(zhuǎn)率。

7. 采購績效評估：定期評估采購部門業(yè)績，識別改進點，提升采購效率。

重要性

采購控制程序?qū)τ谄髽I(yè)的運營至關(guān)重要，它：

1. 降低采購成本：通過有效的采購策略和供應(yīng)商管理，可以降低成本，提高利潤空間。

2. 確保產(chǎn)品質(zhì)量：嚴(yán)格的質(zhì)控與驗收流程，保障了輸入生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量，維護企業(yè)聲譽。

3. 提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化的采購流程減少錯誤，提高工作效率，縮短產(chǎn)品上市時間。

4. 保障供應(yīng)穩(wěn)定：良好的供應(yīng)商關(guān)系管理，確保原材料供應(yīng)穩(wěn)定，避免因供應(yīng)鏈中斷導(dǎo)致的生產(chǎn)停滯。

5. 規(guī)避風(fēng)險：合規(guī)的合同管理，降低法律風(fēng)險，保護企業(yè)利益。

方案

1. 建立采購政策與程序手冊，詳細闡述各項操作流程，供員工參考執(zhí)行。

2. 實施供應(yīng)商管理系統(tǒng)，自動化處理供應(yīng)商信息，簡化管理過程。

3. 引入電子采購平臺，實現(xiàn)采購訂單在線處理，提高透明度和效率。

4. 培訓(xùn)采購人員，提升其業(yè)務(wù)能力和法律知識，確保采購活動的專業(yè)性。

5. 設(shè)立采購審計機制，定期對采購活動進行審計，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在問題。

6. 鼓勵內(nèi)部溝通與反饋，持續(xù)優(yōu)化采購流程，提升采購管理水平。

本制度的實施需要全體員工的理解和支持，各部門應(yīng)積極配合，共同營造公平、公正、高效的采購環(huán)境。在執(zhí)行過程中，如有任何疑問或建議，歡迎提出，我們將不斷改進，以實現(xiàn)采購工作的最佳實踐。

采購控制程序管理制度范文

第1篇 項目管理處物資采購控制程序

項目管理處物資的采購控制程序

1.0目的

對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應(yīng)程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。

2.0適用范圍

適用于管理處提供服務(wù)活動所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報公司批準(zhǔn)。

3.2提出采購的部門負責(zé)實施采購。

4.0工作程序

4.1物資的采購

4.1.1計劃性采購

4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。

4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。

4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經(jīng)理審核后,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

4.1.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計劃交負責(zé)采購的人員由其在合格供應(yīng)商處進行采購。

4.1.2零星采購

4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)。

4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批和報批手續(xù)后交負責(zé)采購的人員。

4.1.2.3采購人員一般在合格供應(yīng)商處進行采購,如有急需等特殊情況,根據(jù)物品價值可由部門負責(zé)人或總經(jīng)理批準(zhǔn)后也可在其他供應(yīng)商處對實物質(zhì)量進行驗證合格購買。

4.2供應(yīng)商的選擇

見《分供方的選擇和評審程序》。

4.3驗證

見《進貨檢驗程序》。

4.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供應(yīng)商登記在計劃表或《請購單》相應(yīng)欄目內(nèi)。

4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方的選擇和評審程序》

5.2《進貨檢驗程序》

5.3《采購計劃》

5.4《請購單》

第2篇 物業(yè)管理手冊－采購控制程序

物業(yè)管理手冊:采購控制程序

1、目的

對采購過程和供方進行控制,確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。

2、適用范圍

適用于對服務(wù)所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。

3、職責(zé)

3.1各部門負責(zé)本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進行監(jiān)督、反饋。

3.2管理部負責(zé)采購計劃的審核、落實,采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。

3.3工程部負責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備采購計劃的審核工作。

3.4總經(jīng)理負責(zé)采購計劃的審批工作。

4、程序

4.1評價范圍

4.1.1對價值高、用量多、對服務(wù)質(zhì)量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。

4.1.2對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進行評價。

4.1.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現(xiàn)場、簡單的驗證。

4.1.4對公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進行評價。

4.2評價方式

4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取

4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店,調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認證情況等。

4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內(nèi)容同上。

4.2.1.3對分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進行控制。

4.2.2對供方的評價方法

4.2.2.1對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、

產(chǎn)品認證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》。

4.2.2.2對分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽等級及質(zhì)量保證能力等進行評價。

4.2.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質(zhì)量、價格進行目測、比較等方法進行評價。

4.2.4對評價合格的產(chǎn)品和供方,報總經(jīng)理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。

4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進行評審。

4.3.1此類物資的采購應(yīng)根據(jù)實際使用量進行最小采購,發(fā)生質(zhì)量問題隨時退貨、退款。

4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內(nèi)各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部。

4.3.3試用期結(jié)束后,管理部依據(jù)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進行評審。評審合格,由總經(jīng)理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。

4.4管理部負責(zé)合格供方的業(yè)績考核,其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)?？己朔椒?物資使用部門,對物資質(zhì)量情況隨時填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價。考核標(biāo)準(zhǔn)為:對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的,由管理部報總經(jīng)理審批取消供方資格。

4.5采購計劃的編制、審批與落實

4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃,通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。

4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內(nèi)分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價格審核,報總經(jīng)理審批。

4.5.3審批完畢,管理部根據(jù)總經(jīng)理批示,通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財務(wù)部。

4.5.4管理部負責(zé)在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作,并通報采購情況。

4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企

業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制采購計劃時,應(yīng)列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)。管理部負責(zé)有關(guān)資料的收集,對采購中發(fā)生的合同,在采購結(jié)束后,由管理部統(tǒng)一保存。

4.7采購產(chǎn)品的驗證

4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質(zhì)量情況。

4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現(xiàn)場進行驗證;如不需要,則在產(chǎn)品使用過程中由使用部門進行驗證。

4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心按照委托合同的約定進行監(jiān)督、考核。

5、相關(guān)文件

5.1《相關(guān)記錄控制程序》

5.2《綠化服務(wù)委托合同》

5.3《垃圾清運服務(wù)合同》

6、相關(guān)記錄

6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001

6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002

6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003

6.4《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》jw/jl-7.4-004

6.5《物資質(zhì)量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005

6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006

第3篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：采購控制程序

物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序

1.0目的

確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。

2.0適用范圍

2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。

2.2內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。

3.0職責(zé)

3.1提出采購要求的部門負責(zé)制定采購計劃。

3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責(zé)審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計劃。

4.0程序

4.1物資的采購

4.1.1各部門負責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量并結(jié)合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。

4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。

4.1.3單項金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。

4.1.4各部門將批準(zhǔn)后的采購計劃交負責(zé)采購的人員,由其在合格供應(yīng)商處進行采購。嚴(yán)格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。

4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。

4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。

4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。

4.2供應(yīng)商的選擇

在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商,在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責(zé)人驗收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗執(zhí)行《進貨檢驗程序》。

4.4采購資料的控制

4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。

4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。

4.4.3對以上的采購資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。

4.4.4對服務(wù)項目的分承包方合同須說明各項服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標(biāo)準(zhǔn)等。

4.4.5服務(wù)項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實施。

4.5對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。

4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定,并應(yīng)遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。

5.0相關(guān)文件

5.1《分供方管理程序》

5.2《進貨檢驗程序》

5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》

5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》

6.0 相關(guān)記錄

6.1《采購申請單》

6.2《借款單》

6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》

7.0 附錄

7.1《員工手冊》

7.2《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》

編寫: 審批:

第4篇 z物業(yè)管理物品采購控制程序

公司程序文件版號: a

修改號: 0

ej-qp5.1物業(yè)管理物品采購控制程序頁碼: 1/3

1.目的:

確保采購的物品符合質(zhì)量要求。

2.適用范圍:

適用于公司各部門對物業(yè)管理服務(wù)相關(guān)物品的采購。

3.引用文件:

3.1質(zhì)量手冊第4.6、4.10、4.13章

3.2 is09002標(biāo)準(zhǔn)第4.6、4.10、4.13章

4.職責(zé):

4.1公司各部門職責(zé):

4.1.1各部門應(yīng)設(shè)專人負責(zé)編制本部門相關(guān)物業(yè)管理項目所需物品的購置計劃。

4.1.2各部門主任負責(zé)本部門物品購置計劃的核定。

4.1.3管理者副代表負責(zé)物品購置計劃的審核,公司副總經(jīng)理負責(zé)物品購置計劃的審批。

4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負責(zé)實施。

4.1.5綜合辦公室主任負責(zé)購置物品檢查、驗收、入庫登記。

4.2工程維修部的職責(zé):

4.2.1工程維修部負責(zé)物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。

4.2.2當(dāng)住戶發(fā)現(xiàn)分承包商提供的日常維修材料存在質(zhì)量問題或材料不足時,工程維修部應(yīng)對分承包商所購物品和庫存進行驗證,并對其發(fā)出《整改通知書》。

5.工作程序:

5.1物品的購置計劃由各部門根據(jù)本部門相關(guān)物業(yè)管理項目實際需要,編寫《物品采購計劃報批表》。

5.2購置計劃要明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置用途與時間要求,有特釋要求的應(yīng)注明。

5.3購置計劃編寫完成后交部門領(lǐng)導(dǎo)進行核定,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)核定后,

交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。

5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負責(zé)實施。

5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應(yīng)委托辦事員負責(zé)實施。

5.6辦事員根據(jù)各部門的購置計劃,要進行分類匯總,制定采購計劃,采購計劃應(yīng)結(jié)合實際,以免造成資金的浪費。

5.7對物品采購的要求:

5.7.1辦事員在進行采購時,應(yīng)從《合格供應(yīng)商名單》中選擇供應(yīng)商,并根據(jù)各部門提供購置計劃的時間要求,分輕重緩急,有計劃地進行,以確保物品的及時供應(yīng)。

5.7.2工程維修部應(yīng)建議物業(yè)分承包商對用量較大、數(shù)量較多且長年經(jīng)常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點生產(chǎn)廠家或?qū)I(yè)生產(chǎn)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使用壽命和使用安全。

5.7.3對各專業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會同專業(yè)技術(shù)人員共同去選購,以避免使用的困難。

5.8對物品的驗收:

5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據(jù)采購計劃逐一進行清點檢查、驗收入庫,并登記《入庫登記表》中。

5.8.2物業(yè)分承包商購置的與物業(yè)管理相關(guān)的所需品,應(yīng)與工程維修部共同驗收,并將驗收結(jié)果報工程維修部歸檔。

5.8.3對各專業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應(yīng)會同專業(yè)技術(shù)人員共同驗收,并在《入庫登記表》中注明驗收結(jié)果。

5.9對不合格產(chǎn)品的處理:

5.9.1經(jīng)辦事員采購的物品,在進行檢查驗收時,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或規(guī)格型號不符合要求,或產(chǎn)品質(zhì)量有問題,放到指定區(qū)域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進行更換,已更換仍不符合要求或質(zhì)量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟損失。

5.9.2物業(yè)分承包商采購的物品,工程維修部主任負責(zé)審查材料月計

劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質(zhì)量要求。

5.9.3對提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或物品供應(yīng)商,要進行調(diào)整,好中選優(yōu),以確定長期合作供應(yīng)商。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《合格供應(yīng)商名單》 ej-qr-qp5.2-01

6.2《物品采購計劃報批表》 ej-qr-qp5.1-01

6.3《入庫登記表》&n