工作記錄管理標準作業(yè)工作程序怎么寫
1. 確定目標與范圍
工作記錄管理的目標應明確，比如提高工作效率、防止錯誤發(fā)生或確保合規(guī)性。范圍應詳細描述涵蓋的部門、崗位和具體任務。
2. 明確記錄內容
列出需要記錄的具體工作內容，如任務完成時間、工作進度、遇到的問題及解決方案、使用資源等。注意，新手可能會在這一階段混淆必要和不必要的信息，應避免過于詳細而造成負擔。
3. 設定記錄格式
設計簡潔明了的記錄模板，包括標題、日期、執(zhí)行人、工作描述等關鍵字段。新手可能在格式統(tǒng)一上犯錯，要強調規(guī)范性，但也要允許一定程度的靈活性。
4. 規(guī)定記錄頻率
根據工作性質設定記錄頻率，可能是每日、每周或項目里程碑。頻率過高可能導致工作量過大，過低則可能影響信息及時性。
5. 存儲與保護
指定安全的存儲地點，如云服務器或公司內部系統(tǒng)，并規(guī)定訪問權限。新手可能忽視數據安全，需強調保護措施。
6. 審核與反饋
定期進行工作記錄審核，提供反饋，以改進記錄質量和準確性。新手可能對反饋機制不熟悉，需明確流程。
7. 培訓與指導
提供必要的培訓，幫助員工理解并掌握工作記錄的重要性及方法。新手常在此環(huán)節(jié)遇到困難，要強調實踐操作。
管理標準規(guī)范
上述內容涵蓋了工作記錄管理標準作業(yè)程序的核心要素，包括目標設定、內容確定、格式設計、記錄頻率、存儲保護、審核反饋和員工培訓。
管理標準有哪些
主要包括目標與范圍的清晰化、記錄內容的精選、格式的標準化、頻率的合理化、存儲的安全性、反饋的有效性和培訓的全面性。
注意事項
在編寫過程中，要注意避免信息過載，保持記錄的實用性；同時，要確保數據安全，防止信息泄露；還要注重培養(yǎng)員工的記錄習慣，提升記錄質量。
書寫格式
書寫工作記錄管理標準作業(yè)程序時，應遵循以下格式：
引言：簡述工作記錄的重要性和目的。
主體部分：逐條列出上述管理標準，每條標準下詳細說明操作步驟和注意事項。
實施與維護：描述如何執(zhí)行這些標準，以及定期評估和更新標準的流程。
結束語：強調遵守標準的意義，鼓勵員工積極參與。
編寫工作記錄管理標準作業(yè)程序是一項細致入微的任務，需要兼顧實用性和合規(guī)性，同時也需考慮員工的實際操作體驗，以實現(xiàn)高效、有序的工作環(huán)境。
工作記錄管理標準作業(yè)工作程序范文
一、目的
規(guī)范各類工作記錄的管理工作,確保工作記錄的有效性。
二、適用范圍
適用于物業(yè)部管理服務工作中各種規(guī)定記錄的管理工作。
三、職責
1、公司品質部負責對各類記錄的編制、編碼、使用、保存進行審核和實施檢查、監(jiān)督。
2、各部門和記錄的填寫人員應遵守本規(guī)程關于記錄控制的規(guī)定和要求。
四、程序要點
1、記錄的作用
(1)證據的作用:為體系、過程、活動是否符合規(guī)定提供證據。
(2)分析的作用:為分析過程是否在受控狀態(tài)提供分析的信息、數據和資料。
(3)追溯的作用:為追溯過程的實施和結果提供追溯。
2、記錄的形式和來源
(1)公司形成記錄的形式有,但不限于:
a、質量體系文件規(guī)定、設計并要求填寫的格式記錄;
b、凡需填寫、編制、繪制的憑證、單據、臺賬、清單、簽收單、計劃、登記表、措施卡、卡片、證件、圖表、報告等規(guī)定格式形成的記錄。
(2)分供方提供的記錄
3、記錄形成的要求
(1)應使用規(guī)定的記錄格式。
(2)應由規(guī)定的人填制。
(3)填寫應及時、準確、完整、清晰。
(4)記錄有要求時應按規(guī)定履行編制、審核、批準手續(xù)。
4、記錄的標識
(1)記錄由記錄的名稱和記錄的編號及版本與標識予以識別。記錄的編碼和版本號執(zhí)行《質量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》的相關規(guī)定。
(2)具有追溯作用的記錄應編錄應編制記錄的編號(no)。
5、記錄的收集
(1)記錄應按下列要求進行收集:
a、記錄填寫、編制部門收集;
b、記錄接收部門收集;
c、記錄歸口管理部門收集。
(2)記錄收集時間:
a、連續(xù)收集;
b、按月、季、年集中收集。
6、記錄的編目
品質部負責編制公司及各部門使用的《工作記錄清單》,按受控文件下發(fā)各部門,作為使用、形成質量記錄的依據?！豆ぷ饔涗浨鍐巍窇S記錄的增刪,表格的更改而更改,以保持其與實際的一致性。編目更改的實施執(zhí)行《文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定。
7、記錄的查閱
(1)記錄應按規(guī)定的路線和時間進行傳遞,以發(fā)揮記錄的使用價值。
(2)合格要求在商定期內的工作記錄可提供給接收服務或管理的住戶或其代表查閱,具體實施執(zhí)行《質量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定并予以記錄。
8、記錄歸檔
(1)下列性質的記錄應予歸檔:
a、有關物業(yè)接管驗收的記錄;
b、有關委托物業(yè)管理合同的記錄;
c、有關質量策劃――計劃的記錄;
d、有關質量體系文件發(fā)放審批,更改審批的記錄;
e、有關組織機構設置,調整和職責權限規(guī)定的記錄;
f、有關重大安全責任事故的記錄;
g、有關火災、重大治安事件的記錄;
h、有關管理評審內部質量審核的記錄;
i、有關不合格評審、糾正、預防措施的記錄;
j、有關工作檢查、評比的記錄;
k、有關員工績效考評的記錄;
l、有關工作狀態(tài)、設備檔案的記錄;
m、其他有必要作為原始憑證的記錄。
(2)記錄的形成、保管部門應按規(guī)定將應予歸檔的文件交檔,詳見《檔案管理標準作業(yè)程序》。
(3)歸檔文件應妥善保存。
9、記錄的貯存。記錄的貯存環(huán)境應有利于防止丟失、損壞、污染、蟲食,確保記錄的完整性、可使用性。
10、記錄的保管
(1)記錄由形成人或形成部門負責保管。應予歸檔的記錄在未歸檔前由規(guī)定的交歸部門或人員負責保管。
(2)記錄的保管人或部門,不得對所保管的記錄作非授權的更改、復制、轉借。
11、記錄的處置
(1)保管和歸檔超期的記錄按《檔案管理標準作業(yè)程序》的相應規(guī)定進行位置。
(2)記錄的保管部門和保存期限由提出記錄要求的文件予以規(guī)定。
五、記錄
《質量記錄清單》
六、相關支持文件
1、《質量體系文件編碼管理標準作業(yè)程序》
2、《質量體系文件和資料管理標準作業(yè)程序》
3、《檔案管理標準作業(yè)程序》
