住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程5匯編（5篇范文）

包括什么內(nèi)容

1. 接收投訴：及時記錄投訴內(nèi)容，確保信息完整。

2. 投訴分類：根據(jù)投訴性質(zhì)進行分類，如設(shè)施故障、環(huán)境衛(wèi)生、服務(wù)態(tài)度等。

3. 初步調(diào)查：收集相關(guān)證據(jù)，了解事實情況。

4. 責任確定：明確問題歸屬部門或個人。

5. 解決方案：制定合理措施，確保問題得到解決。

6. 反饋給住戶：及時通知住戶處理進度及結(jié)果。

7. 跟進處理：確保措施執(zhí)行，防止問題復發(fā)。

8. 歸檔記錄：整理投訴資料，留存?zhèn)洳椤?/p>

編制指南

1. 投訴接收：設(shè)立專門的投訴熱線或郵箱，保持暢通，由專人負責接收。

2. 信息記錄：使用標準化表格記錄投訴，包括投訴人、時間、內(nèi)容、影響程度等。

3. 分類準則：制定詳細的分類標準，如設(shè)施問題依據(jù)設(shè)備類型，服務(wù)問題依據(jù)涉及部門。

4. 調(diào)查方法：通過訪談、查看監(jiān)控、查閱記錄等方式獲取信息。

5. 責任判定：根據(jù)公司規(guī)章制度，明確責任方。

6. 解決策略：結(jié)合實際情況，提出短期及長期解決方案。

7. 住戶溝通：采用電話、郵件或面對面的方式，保持透明度和誠實性。

8. 跟進機制：設(shè)定定期檢查和回訪，確保問題解決效果。

9. 歸檔管理：電子化存儲，便于檢索和分析。

復審規(guī)定

1. 定期回顧：每月進行投訴處理情況復審，評估處理效率和滿意度。

2. 整改措施：對于處理不當或頻繁出現(xiàn)的問題，制定改進計劃。

3. 培訓提升：針對投訴熱點，加強員工培訓，提升服務(wù)質(zhì)量。

4. 管理層介入：重大或復雜投訴，管理層參與決策，確保公正公平。

5. 住戶滿意度調(diào)查：定期進行住戶滿意度調(diào)查，了解投訴處理效果。

6. 內(nèi)部分享：將成功案例和教訓分享給全體員工，促進學習和改進。

7. 制度修訂：根據(jù)復審結(jié)果，適時更新投訴處理流程和規(guī)定。

本規(guī)程旨在建立高效、公正的住戶投訴處理機制，提升住戶滿意度，維護良好的社區(qū)環(huán)境。各環(huán)節(jié)務(wù)必嚴格執(zhí)行，確保投訴處理工作的專業(yè)性和有效性。

住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程5范文

第1篇 住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程5

住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

2.0適用范圍

適用于住戶針對公司管理服務(wù)工作的有效投訴處理。

3.0職責

3.1管理處主管經(jīng)理負責處理重要投訴。

3.2公共事務(wù)部主管負責協(xié)助經(jīng)理處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。

3.3管理處相關(guān)部門主管負責協(xié)助公共事務(wù)部主管和管理處主管經(jīng)理處理本部門的被投訴事件,并及時向公共事務(wù)部反饋投訴處理信息。

3.4公共事務(wù)部住戶服務(wù)中心接待員負責投訴現(xiàn)場接待工作。

4.0程序要點

4.1處理投訴的基本原則

接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴格遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的十二字方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。

4.2投訴處理流程圖

4.3投訴界定

4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:

公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴;

由于公司責任給住戶造成中大經(jīng)濟或人身傷害的;

有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

4.3.2重要投訴

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

4.3.2輕微投訴

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4.4投訴接待

4.4.1當接到住戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄:

記錄內(nèi)容如下:

--投訴時間的發(fā)生時間、地點;

--被投訴人或被投訴部門;

--投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述);

--住戶的要求;

--住戶的聯(lián)系方式、方法。

接待住戶時應(yīng)注意:

--請住戶到沙發(fā)入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄;

--必要時,通知公共事務(wù)部主管或主管經(jīng)理出面解釋;

--注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應(yīng)只埋頭記錄。

4.4.2投訴的處理承諾:

重大投訴,當天呈送公司總經(jīng)理進入處置程序;

重要投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管經(jīng)理進行處置程序;

輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在住戶要求的期限內(nèi)解決。

4.5住戶服務(wù)中心接待員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。住戶服務(wù)中心接待員應(yīng)將重大投訴經(jīng)公共事務(wù)部主管當天轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理或管理處主管經(jīng)理。

4.6投訴處理內(nèi)部工作程序

4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務(wù)中心。接待員綬帶處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應(yīng)在《投訴處理記錄表》記錄。

4.6.2公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理在接到重大投訴和重要投訴后應(yīng)按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。

4.7住戶服務(wù)中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報公共事務(wù)部主管,并在當天將處理結(jié)果報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由巡樓組管理員上門告之。

4.8公共事務(wù)部主管在投訴處理完畢后通知公共事務(wù)部巡樓組安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上呈主管經(jīng)理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質(zhì)部,由品質(zhì)部長期保存。

4.9其他形式的投訴(如信函),公共事務(wù)部參照本程序辦理。

4.10投訴的處理時效

4.10.1輕微投訴一般在2日內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)主管經(jīng)理批準。

4.10.2重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

4.10.3重大投訴應(yīng)當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。

5.0記錄

5.1《住戶投訴意見表》

5.2《投訴處理記錄表》

6.0相關(guān)支持文件

《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》

第2篇 住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程9

住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

2.0適用范圍

適用于住戶針對公司管理服務(wù)工作的有效投訴處理。

3.0職責

3.1管理處主任負責處理重要投訴。

3.2客戶服務(wù)中心主任/主管負責協(xié)助主任處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。

3.3管理處相關(guān)部門主管負責協(xié)助客戶服務(wù)中心主任/主管和管理處主任處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務(wù)中心反饋投訴處理信息。

3.4客戶助理、監(jiān)控室值班員負責投訴現(xiàn)場接待工作。

4.0程序要點

4.1處理投訴的基本原則

接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的服務(wù)方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。

4.2投訴處理流程圖

接待投訴

調(diào)查投訴事件,收集相關(guān)資料

分析投訴--1、無效投訴/耐心解釋2、非物業(yè)管理服務(wù)投訴/將投訴信息傳達

3、有效投訴/提出處理方案--執(zhí)行處理方案--文件

4.3投訴界定

4.3.1投訴分為有效投訴和無效投訴,有效投訴又分為非物業(yè)管理服務(wù)投訴和物業(yè)管理服務(wù)投訴。無效投訴是指個別業(yè)主的非正當?shù)囊?、抱?-如:工程遺留問題、銷售承諾等,物業(yè)管理服務(wù)投訴是指凡因工作不當,造成損失及不良影響,有損公司的外在形象,并導致業(yè)主、使用人不滿而向管理公司反映的行為。

4.3.2重大投訴。下列投訴屬重大投訴:

a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴。

b)由于公司責任給住戶造成重大經(jīng)濟損失或人身傷害的。

c)有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

4.3.3重要投訴

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

4.3.4輕微投訴。

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4.4投訴接待

4.4.1當接到住戶投訴時,接待人員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴記錄表》中作好詳細記錄:

a)記錄內(nèi)容如下:

-投訴事件的發(fā)生時間、地點。

-被投訴人或被投訴部門。

-投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述)。

-住戶的要求。

-住戶的聯(lián)系方式、方法。

b)接待住戶時應(yīng)注意:

-請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄。

-必要時,通知客戶服務(wù)中心主任/主管或管理處主任出面解釋。

-注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應(yīng)只埋頭記錄。

4.4.2投訴的處理承諾:

a)重大投拆和重要投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈管理處主任進入處置程序。

b)輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在住戶要求的期限內(nèi)解決。

4.5客戶服務(wù)中心接待投訴人員或監(jiān)控中心值班員根據(jù)投訴內(nèi)容20分鐘內(nèi)將《住戶投訴記錄表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。投訴接待人員應(yīng)將重大投訴及重要投訴經(jīng)客戶服務(wù)中心主任/主管當天轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理或管理處主任。

4.6投訴處理內(nèi)部工作程序

4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《住戶投訴記錄表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴記錄表》交到客戶服務(wù)中心。接待員收到處理完畢的《住戶投訴記錄表》后,應(yīng)在《投訴處置記錄表》記錄。

4.6.2公司總經(jīng)理在接到重大投訴和重要投訴后應(yīng)按公司不合格項目糾正與預防措施處理。

4.7回訪

4.7.1客戶服務(wù)中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務(wù)中心主任/主管,并在當天將處理結(jié)果通報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由客戶助理上門告之。

4.7.2客戶服務(wù)中心主任/主管在投訴處理完畢后通知客戶助理安排回訪或親自回訪。在每周六對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上報管理處主任,《住戶投訴記錄表》匯總由客戶服務(wù)中心長期保存。

4.8其他形式的投訴(如信函)、客戶服務(wù)中心參照本程序辦理。

4.9投訴的處理時效

4.9.1輕微投訴一般在2日內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)管理處主任批準。

4.9.2重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

4.9.3重大投訴應(yīng)當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。

5.0記錄

5.1《住戶投訴記錄表》

5.2《投訴處置記錄表》

6.0相關(guān)支持文件

6.1《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》

第3篇 物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程

1.0目的規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

2. 0適用范圍適用于住戶針對客戶服務(wù)中心工作有效投訴的處理。

3. 0職責3.1管理處主管經(jīng)理負責處理重要投訴。

3. 2客戶服務(wù)中心主管負責協(xié)助經(jīng)理處理輕微投訴及每月投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。

3. 3管理處相關(guān)部門主管負責協(xié)助客戶服務(wù)中心主管和管理處主管經(jīng)理處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務(wù)中心反饋投訴處理信息。

3. 4客戶服務(wù)中心客戶服務(wù)中心管理員負責投訴現(xiàn)場接待工作。

4.0程序要點

4.1處理投訴的基本原則。

4.1.1使用唱諾制時應(yīng)特別注意使用幾種唱的語言。

4.1.2換位思考:將住戶所投訴的事項當成是自己所要投訴的事項,積極思考期望得到什么樣的答復。

4.1.3將住戶投訴處理看成是與住戶交朋友、宣傳自己和公司的機會,并通過為住戶實事求是地解決問題,達到加強溝通目的。

4.1.4接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務(wù)方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。

4.1.5富有同情心,了解住戶的疾苦,做到在投訴的處理中能以正確的心態(tài)應(yīng)對。

4.2投訴處理流程圖。

4.3投訴界定。

4.3.1 重大投訴。

下列投訴屬重大投訴:a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴;

b)由于公司責任給住戶造成重大經(jīng)濟損失或人身傷害的;

c)有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

4.3.2 重要投訴。

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

4.3.3 輕微投訴。

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4.4投訴接待。

4.4.1當接到住戶投訴時,管理員首先代表被投訴部門向住戶的遭遇表示同情,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄。

a)記錄內(nèi)容如下:投訴事件的發(fā)生時間、地點;

被投訴人或被投訴部門;

投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述);

住戶的要求;

住戶的聯(lián)系方式、方法。

b)接待住戶時應(yīng)注意:請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,不要隨意辯解,并如實記錄;

必要時,通知客戶服務(wù)中心主管或主管經(jīng)理出面解釋;

注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應(yīng)只埋頭記錄。

c)接待投訴的技巧:耐心傾聽,做一位良好的聽眾;

對住戶的遭遇表示同情,適當?shù)卣J同住戶的舉動;

不要隨意辯解;

學會適時適度地贊美住戶。

4.4.2投訴的處理承諾:a)重大投訴,當天呈送公司總經(jīng)理進入處置程序;

b)重要投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管經(jīng)理進行處置程序;

c)輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在住戶要求的期限內(nèi)解決。

4.5住戶服務(wù)中心管理員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。

客戶服務(wù)中心管理員應(yīng)將重大投訴及重要投訴經(jīng)客戶服務(wù)中心主管當天轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理或管理處主管經(jīng)理。

4.6投訴處理內(nèi)部工作程序。

4.6.1 被投訴部門負責人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。

在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務(wù)中心。

管理員收到處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應(yīng)在《投訴處置記錄表》記錄。

4.6.2 公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理在接到重大投訴和重要投訴后應(yīng)按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。

4.7客戶服務(wù)中心管理員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務(wù)中心主管,并在當天將處理結(jié)果通報給投訴的住戶。

通報方式可采用電話通知或樓宇管理員上門告之。

4.8客戶服務(wù)中心主管在投訴處理完畢后通知樓管員安排回訪。

在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上呈主管經(jīng)理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質(zhì)部,由品質(zhì)部長期保存。

4.9其他形式的投訴(如信函),客戶服務(wù)中心參照本程序辦理。

4.10對無效投訴的處理原則:本著為住戶服務(wù)的態(tài)度,盡量為住戶提供方便。

4.11對正在給住戶造成損害的事件,應(yīng)先立即采取措施停止或挽救傷害,再處理。

4.12投訴的處理時效。

4.12.1輕微投訴一般在2日內(nèi)或按住戶要求的期限內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)主管經(jīng)理批準。

4.12.2重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

4.12.3重大投訴應(yīng)當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。

4.13將投訴結(jié)果的評價納入相關(guān)部門及員工的績效考評。

4.14投訴記錄每頁印有編碼,不允許撕毀。

4.15本規(guī)程作為客戶服務(wù)中心員工績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《住戶投訴/求助登記單》。

5.2《住戶投訴/求助記錄表》。

6. 0相關(guān)支持文件《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》。

第4篇 小區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程-5

小區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(五)

1.0目的

規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

2.0適用范圍

適用于住戶針對公司管理服務(wù)工作的有效投訴處理。

3.0職責

3.1管理處主管經(jīng)理負責處理重要投訴。

3.2公共事務(wù)部主管負責協(xié)助經(jīng)理處理一般輕微投訴及每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。

3.3管理處相關(guān)部門主管負責協(xié)助公共事務(wù)部主管和管理處主管經(jīng)理處理本部門的被投訴事件,并及時向公共事務(wù)部反饋投訴處理信息。

3.4公共事務(wù)部住戶服務(wù)中心接待員負責投訴現(xiàn)場接待工作。

4.0程序要點

4.1處理投訴的基本原則

接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴格遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的十二字方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。

4.2投訴處理流程圖

接待投訴

作投訴記錄

輕微投訴重要投訴重大投訴

作出承諾作出承諾上報總經(jīng)理

上報主管上報主管經(jīng)理召開辦公會議

總經(jīng)理組織解決

公共事務(wù)部主管組織解決主管經(jīng)理組織解決

歸檔并進行回

4.3投訴界定

4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:

a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴;

b)由于公司責任給住戶造成中大經(jīng)濟或人身傷害的;

c)有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

4.3.2重要投訴

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

4.3.2輕微投訴

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4.4投訴接待

4.4.1當接到住戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄:

a)記錄內(nèi)容如下:

――投訴時間的發(fā)生時間、地點;

――被投訴人或被投訴部門;

――投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述);

――住戶的要求;

――住戶的聯(lián)系方式、方法。

b)接待住戶時應(yīng)注意:

――請住戶到沙發(fā)入座,耐心傾聽住戶投訴,并如實記錄;

――必要時,通知公共事務(wù)部主管或主管經(jīng)理出面解釋;

――注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應(yīng)只埋頭記錄。

4.4.2投訴的處理承諾:

a)重大投訴,當天呈送公司總經(jīng)理進入處置程序;

b)重要投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管經(jīng)理進行處置程序;

c)輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在住戶要求的期限內(nèi)解決。

4.5住戶服務(wù)中心接待員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄。住戶服務(wù)中心接待員應(yīng)將重大投訴經(jīng)公共事務(wù)部主管當天轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理或管理處主管經(jīng)理。

4.6投訴處理內(nèi)部工作程序

4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務(wù)中心。接待員綬帶處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應(yīng)在《投訴處理記錄表》記錄。

4.6.2公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理在接到重大投訴和重要投訴后應(yīng)按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。

4.7住戶服務(wù)中心接待員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報公共事務(wù)部主管,并在當天將處理結(jié)果報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或由巡樓組管理員上門告之。

4.8公共事務(wù)部主管在投訴處理完畢后通知公共事務(wù)部巡樓組安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上呈主管經(jīng)理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質(zhì)部,由品質(zhì)部長期保存。

4.9其他形式的投訴(如信函),公共事務(wù)部參照本程序辦理。

4.10投訴的處理時效

4.10.1輕微投訴一般在2日內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)主管經(jīng)理批準。

4.10.2重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

4.10.3重大投訴應(yīng)當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。

5.0記錄

5.1《住戶投訴意見表》

5.2《投訴處理記錄表》

6.0相關(guān)支持文件

《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》

第5篇 物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程-4

物業(yè)轄區(qū)住戶投訴處理標準作業(yè)規(guī)程(四)

1.0目的

規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。

2.0適用范圍

適用于住戶針對客戶服務(wù)中心工作有效投訴的處理。

3.0職責

3.1管理處主管經(jīng)理負責處理重要投訴。

3.2客戶服務(wù)中心主管負責協(xié)助經(jīng)理處理輕微投訴及每月投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。

3.3管理處相關(guān)部門主管負責協(xié)助客戶服務(wù)中心主管和管理處主管經(jīng)理處理本部門的被投訴事件,并及時向客戶服務(wù)中心反饋投訴處理信息。

3.4客戶服務(wù)中心客戶服務(wù)中心管理員負責投訴現(xiàn)場接待工作。

4.0程序要點

4.1處理投訴的基本原則。

4.1.1使用唱諾制時應(yīng)特別注意使用幾種唱的語言。

4.1.2換位思考:將住戶所投訴的事項當成是自己所要投訴的事項,積極思考期望得到什么樣的答復。

4.1.3將住戶投訴處理看成是與住戶交朋友、宣傳自己和公司的機會,并通過為住戶實事求是地解決問題,達到加強溝通目的。

4.1.4接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴格遵守禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等的十二字服務(wù)方針,嚴禁與住戶進行辯論、爭吵。

4.1.5富有同情心,了解住戶的疾苦,做到在投訴的處理中能以正確的心態(tài)應(yīng)對。

4.2投訴處理流程圖。

4.3投訴界定。

4.3.1重大投訴。下列投訴屬重大投訴:

a)公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴;

b)由于公司責任給住戶造成重大經(jīng)濟損失或人身傷害的;

c)有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。

4.3.2重要投訴。

重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。

4.3.3輕微投訴。

輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進而較易得到解決或改進的投訴。

4.4投訴接待。

4.4.1當接到住戶投訴時,管理員首先代表被投訴部門向住戶的遭遇表示同情,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細記錄。

a)記錄內(nèi)容如下:

投訴事件的發(fā)生時間、地點;

被投訴人或被投訴部門;

投訴事件的發(fā)生經(jīng)過(簡單明了地敘述);

住戶的要求;

住戶的聯(lián)系方式、方法。

b)接待住戶時應(yīng)注意:

請住戶入座,耐心傾聽住戶投訴,不要隨意辯解,并如實記錄;

必要時,通知客戶服務(wù)中心主管或主管經(jīng)理出面解釋;

注意力要集中,適時地與住戶進行交流,不應(yīng)只埋頭記錄。

c)接待投訴的技巧:

耐心傾聽,做一位良好的聽眾;

對住戶的遭遇表示同情,適當?shù)卣J同住戶的舉動;

不要隨意辯解;

學會適時適度地贊美住戶。

4.4.2投訴的處理承諾:

a)重大投訴,當天呈送公司總經(jīng)理進入處置程序;

b)重要投訴,接待后1小時內(nèi)轉(zhuǎn)呈主管經(jīng)理進行處置程序;

c)輕微投訴,不超過2天內(nèi)或在住戶要求的期限內(nèi)解決。

4.5住戶服務(wù)中心管理員根據(jù)投訴內(nèi)容10分鐘內(nèi)將《住戶投訴意見表》發(fā)送到被投訴部門,領(lǐng)表人在《投訴處置記錄表》簽收記錄?？蛻舴?wù)中心管理員應(yīng)將重大投訴及重要投訴經(jīng)客戶服務(wù)中心主管當天轉(zhuǎn)呈公司總經(jīng)理或管理處主管經(jīng)理。

4.6投訴處理內(nèi)部工作程序。

4.6.1被投訴部門負責人在時效要求內(nèi)將內(nèi)容處理完畢,并按《住戶投訴意見表》對投訴處理過程作好記錄。在投訴處理完畢的當天將《住戶投訴意見表》交到住戶服務(wù)中心。管理員收到處理完畢的《住戶投訴意見表》后,應(yīng)在《投訴處置記錄表》記錄。

4.6.2公司總經(jīng)理、主管經(jīng)理在接到重大投訴和重要投訴后應(yīng)按公司《不合格糾正與預防標準作業(yè)規(guī)程》文件的規(guī)定處理。

4.7客戶服務(wù)中心管理員收到被投訴部門投訴處理的反饋信息后,將情況上報客戶服務(wù)中心主管,并在當天將處理結(jié)果通報給投訴的住戶。通報方式可采用電話通知或樓宇管理員上門告之。

4.8客戶服務(wù)中心主管在投訴處理完畢后通知樓管員安排回訪。在每月30日前對投訴事件進行統(tǒng)計、分析,將統(tǒng)計、分析結(jié)果上呈主管經(jīng)理,并將《住戶投訴意見表》匯總上交品質(zhì)部,由品質(zhì)部長期保存。

4.9其他形式的投訴(如信函),客戶服務(wù)中心參照本程序辦理。

4.10對無效投訴的處理原則:本著為住戶服務(wù)的態(tài)度,盡量為住戶提供方便。

4.11對正在給住戶造成損害的事件,應(yīng)先立即采取措施停止或挽救傷害,再處理。

4.12投訴的處理時效。

4.12.1輕微投訴一般在2日內(nèi)或按住戶要求的期限內(nèi)處理完畢,超時需經(jīng)主管經(jīng)理批準。

4.12.2重要投訴一般在3日內(nèi)處置完畢,超時需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

4.12.3重大投訴應(yīng)當在2日給投訴的住戶明確答復,解決時間不宜超過10日。

4.13將投訴結(jié)果的評價納入相關(guān)部門及員工的績效考評。

4.14投訴記錄每頁印有編碼,不允許撕毀。

4.15本規(guī)程作為客戶服務(wù)中心員工績效考評的依據(jù)之一。

5.0記錄

5.1《住戶投訴/求助登記單》。

5.2《住戶投訴/求助記錄表》。

6.0相關(guān)支持文件

《回訪管理標準作業(yè)規(guī)程》。