- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 合同立項(xiàng)與審批
2. 合同起草與審查
3. 合同簽訂與執(zhí)行
4. 合同變更與解除
5. 合同糾紛處理
6. 合同檔案管理
編制指南
1. 合同立項(xiàng)與審批：
- 確定合同需求，明確合同目的和預(yù)期效益。
- 完成合同立項(xiàng)申請(qǐng)，詳細(xì)列出合同內(nèi)容及預(yù)算。
- 由法務(wù)部門進(jìn)行初步審核，確保合規(guī)性。
- 提交管理層審批，通過(guò)后方可進(jìn)入起草階段。
2. 合同起草與審查：
- 根據(jù)立項(xiàng)內(nèi)容，由業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門共同起草合同。
- 法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同條款，確保權(quán)益保護(hù)無(wú)遺漏。
- 草案需經(jīng)過(guò)多次修訂，直至各方滿意。
3. 合同簽訂與執(zhí)行：
- 雙方確認(rèn)合同文本無(wú)誤后，正式簽訂合同。
- 將簽訂好的合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便執(zhí)行。
- 監(jiān)控合同履行情況，定期進(jìn)行進(jìn)度報(bào)告。
4. 合同變更與解除：
- 若合同需要變更，需提前通知對(duì)方，協(xié)商一致后進(jìn)行書(shū)面修改。
- 解除合同時(shí)，應(yīng)明確原因，按照合同約定或法律規(guī)定進(jìn)行。
- 任何變更或解除均需記錄在案，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。
5. 合同糾紛處理：
- 發(fā)現(xiàn)合同糾紛，及時(shí)與對(duì)方溝通，爭(zhēng)取協(xié)商解決。
- 如協(xié)商無(wú)果，可啟動(dòng)法律程序，由法務(wù)部門主導(dǎo)處理。
- 保持溝通記錄，為可能的訴訟做好準(zhǔn)備。
6. 合同檔案管理：
- 建立完整的合同檔案，包括合同正本、附件、變更記錄等。
- 檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失，定期進(jìn)行整理和更新。
- 設(shè)立權(quán)限管理，確保敏感信息的安全。
復(fù)審規(guī)定
1. 年度復(fù)審：每年進(jìn)行一次全面的合同管理復(fù)審，檢查流程執(zhí)行情況，評(píng)估效率和風(fēng)險(xiǎn)。
2. 專項(xiàng)復(fù)審：針對(duì)重大合同或出現(xiàn)重大問(wèn)題的合同，隨時(shí)進(jìn)行專項(xiàng)復(fù)審，查找問(wèn)題根源，提出改進(jìn)措施。
3. 內(nèi)部審計(jì)：由內(nèi)部審計(jì)部門定期進(jìn)行合同管理的審計(jì)，確保符合法規(guī)要求和公司政策。
4. 外部咨詢：必要時(shí)，可聘請(qǐng)專業(yè)顧問(wèn)進(jìn)行外部評(píng)估，引入外部視角優(yōu)化管理。
以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理公司的合同管理工作，提高效率，降低風(fēng)險(xiǎn)，確保公司的合法權(quán)益。各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，持續(xù)改進(jìn)。
物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5范文
物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。
3.2行政部負(fù)責(zé)公司所有合同備案及歸檔(員工勞動(dòng)合同除外)。
3.3部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點(diǎn)
4.1合同管理的范圍:包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對(duì)外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:
a)開(kāi)發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
b)投標(biāo)書(shū);
c)對(duì)外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;
f)公司車庫(kù)、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對(duì)外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:
a)采購(gòu)合同;
b)招標(biāo)合同;
c)勞動(dòng)合同;
d)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;
e)其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書(shū)面的和非書(shū)面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標(biāo)書(shū)。
4.3合同的制定
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:
a)標(biāo)的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價(jià)款或酬金;
d)履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責(zé)任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫(xiě)或修改各項(xiàng)條款。
4.4合同的評(píng)審
4.4.1評(píng)審權(quán)限:
所有合同由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。
4.4.2評(píng)審內(nèi)容
a)對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:
--公司的履約能力;
--顧客提供的價(jià)格;
--合同的風(fēng)險(xiǎn);
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會(huì)效益;
--其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
b)對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:
--分供方的履約能力;
--分供方提供的價(jià)格;
--分供方的信譽(yù);
--分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風(fēng)險(xiǎn);
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評(píng)審合格,由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。非書(shū)面的合同除外。
4.5.2經(jīng)簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書(shū)面合同均須加蓋公司印章,合同頁(yè)數(shù)在一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。
4.6合同的編號(hào)與歸檔。
4.6.1書(shū)面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào),編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2一般情況下書(shū)面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項(xiàng)的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
4.7合同的履約。
4.7.1對(duì)外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對(duì)外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào),重要合同須以書(shū)面形式匯報(bào)。
4.7.4財(cái)務(wù)部監(jiān)控所有書(shū)面合同的履約進(jìn)度,對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
4.7.5合同履約完畢,對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請(qǐng),辦公室按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。
4.11記錄:書(shū)面合同必須有書(shū)面的評(píng)審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄
6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
第2篇 物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司合同管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范合同的評(píng)審、簽署、履約跟進(jìn)、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽(yù)得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有合同的簽署及重要合同的評(píng)審。
3. 2行政部負(fù)責(zé)公司所有合同備案及歸檔(員工勞動(dòng)合同除外)。
3. 3部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點(diǎn)
4.1合同管理的范圍:包括對(duì)外提供服務(wù)的合同和對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.1.1對(duì)外提供服務(wù)的合同,包括以下幾類:a)開(kāi)發(fā)/建設(shè)單位或業(yè)主委員會(huì)委托進(jìn)行物業(yè)管理的合同;
b)投標(biāo)書(shū);
c)對(duì)外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務(wù)和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)及其他有償服務(wù)的合同;
f)公司車庫(kù)、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對(duì)外提供服務(wù)的合同。
4.1.2對(duì)外委托服務(wù)的合同,包括以下幾類:a)采購(gòu)合同;
b)招標(biāo)合同;
c)勞動(dòng)合同;
d)公司委托顧客(供應(yīng)商或其他受委托單位)進(jìn)行采購(gòu)、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運(yùn)等合同;
e)其他須進(jìn)行對(duì)外委托服務(wù)的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書(shū)面的和非書(shū)面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標(biāo)書(shū)。
4.3合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負(fù)責(zé)制定,其內(nèi)容包括以下條款:a)標(biāo)的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價(jià)款或酬金;
d)履約期限、地點(diǎn)方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責(zé)任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫(xiě)或修改各項(xiàng)條款。
4.4合同的評(píng)審
4.4.1評(píng)審權(quán)限:所有合同由總經(jīng)理組織有關(guān)人員進(jìn)行評(píng)審。
4.4.2評(píng)審內(nèi)容a)對(duì)外提供服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:--公司的履約能力;
--顧客提供的價(jià)格;
--合同的風(fēng)險(xiǎn);
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會(huì)效益;
--其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
b)對(duì)外委托服務(wù)合同的評(píng)審內(nèi)容:--分供方的履約能力;
--分供方提供的價(jià)格;
--分供方的信譽(yù);
--分供方提供服務(wù)的售后服務(wù);
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風(fēng)險(xiǎn);
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評(píng)審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1 合同經(jīng)評(píng)審合格,由總經(jīng)理簽署或授權(quán)人簽署。
非書(shū)面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書(shū)面合同均須加蓋公司印章,合同頁(yè)數(shù)在一頁(yè)以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務(wù)和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進(jìn)行公證的須報(bào)公證機(jī)關(guān)一份備案。
4.6合同的編號(hào)與歸檔。
4.6.1 書(shū)面合同統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào),編號(hào)的方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2 一般情況下書(shū)面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報(bào)財(cái)務(wù)部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理復(fù)印審批程序后,由部門負(fù)責(zé)人保管一份復(fù)印件。
合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項(xiàng)的,有關(guān)部門均承擔(dān)保密責(zé)任。
4.7合同的履約。
4.7.1 對(duì)外提供服務(wù)的合同,由提供合同服務(wù)的部門負(fù)責(zé)履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2 對(duì)外委托服務(wù)的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報(bào),重要合同須以書(shū)面形式匯報(bào)。
4.7.4 財(cái)務(wù)部監(jiān)控所有書(shū)面合同的履約進(jìn)度,對(duì)違反合同進(jìn)度的及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)。
4.7.5 合同履約完畢,對(duì)重要合同的執(zhí)行效果再次進(jìn)行評(píng)審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進(jìn)行合同條款變更或廢止時(shí),由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請(qǐng),辦公室按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評(píng)審程序跟進(jìn)評(píng)審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評(píng)審。
4.11記錄:書(shū)面合同必須有書(shū)面的評(píng)審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄6.0相關(guān)支持文件
6.1《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
