- 目錄
包括什么內容
1. 收費標準設定
2. 費用計算與通知
3. 繳費流程管理
4. 逾期處理及催收
5. 財務記錄與審計
6. 客戶服務與溝通
編制指南
1. 收費標準設定：依據當地法規(guī)及物業(yè)合同，明確各類費用（如物業(yè)管理費、停車費、公共設施使用費等），確保透明公正。定期評估并調整收費標準，需提前公示。
2. 費用計算與通知：每月進行費用統計，準確無誤后，通過電子郵件、短信或書面形式向業(yè)主發(fā)送賬單。通知應包含費用詳情、繳費期限及方式。
3. 繳費流程管理：設立便捷的繳費渠道，如在線支付、銀行轉賬、現場繳費等。確保系統能及時更新繳費狀態(tài)，并向已繳清費用的業(yè)主發(fā)送確認通知。
4. 逾期處理及催收：對逾期未繳費的業(yè)主，先以友好方式提醒，如電話、郵件通知。若多次催收無效，可采取法律手段，并按合同約定收取滯納金。
5. 財務記錄與審計：詳細記錄每筆收費，定期進行內部審計，確保財務數據的準確性。準備接受外部審計，保證合規(guī)運營。
6. 客戶服務與溝通：設立客戶服務熱線，解答業(yè)主關于收費的疑問，處理投訴。保持與業(yè)主的良好溝通，提升滿意度。
復審規(guī)定
1. 每年至少進行一次收費政策的全面審查，考慮市場變化、成本變動等因素。
2. 對于新出臺的法規(guī)政策，應及時調整收費策略，確保符合法律法規(guī)要求。
3. 定期收集業(yè)主反饋，對收費流程和服務進行優(yōu)化，提升客戶體驗。
4. 復審過程中，涉及費用調整的，須提前一個月通知業(yè)主，并公開討論和解釋調整原因。
5. 復審結果需由物業(yè)管理團隊和財務部門共同確認，必要時可邀請業(yè)主代表參與，確保公平公正。
以上規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)管理收費行為，提高服務質量和效率，同時也保障業(yè)主權益。執(zhí)行過程中，應靈活適應實際情況，不斷改進和完善。
物業(yè)管理收費作業(yè)規(guī)程范例范文
1.0目的
規(guī)范服務費用的收繳工作,確保如數、及時、安全地收回各項費用。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司租金、服務費及其他有償服務費的收繳工作。
3.0職責
3.1出納員或收費員負責按本規(guī)程辦理各項費用的銀行托收及現金收取工作。
3.2各部門主管負責對本部門相關有償服務項目計算與審核。
3.3財務部會計負責各項有償服務費用的計算、租金及填制收費通知單。
3.4管理部管理員負責通知單的派發(fā)及催繳工作。
3.5財務部主管負責費用收繳工作的監(jiān)督。
4.0程序要點
4.1費用收取的范圍。
4.1.1 租金。
4.1.2管理服務費。
4.1.3機電維修、清潔、綠化等各項特約服務費。
4.1.4代收代繳的水、電、煤氣、電話等費用。
4.1.5兼營的餐飲、娛樂等各項服務費。
4.1.6其他各項多種經營服務費用。
4.2滯納金的計算方法。
4.2.1對每月銀行第二次托收未果,也未到物業(yè)管理公司用現金交納費用的客戶,公司財務部應自每月一日起按_%0計收其滯納金。(_為滯納金基數,按合同收取,若合同沒有約定,每日按1%0計收)。
4.2.2滯納金的計算公式:本金_(1+_%0)n;(n為滯納天數)。
4.3各項費用的收繳。
4.3.1管理費的收取標準:
a)寫字樓:2.00元/(月.平方米);
4.3.2租金、服務費、水、電費用的收繳程序。
a) 公司財務部從客戶簽定合同約定之日起開始計收租金及管理費。
b) 工程部電工每月3日前應根據客戶實際用水、電進行抄表工作送至財務部會計。
c) 財務部會計每月5日前應根據客戶資料編制下月《應收費用明細表》,內容包括:編號、房號、姓名、房屋面積、租金、管理費標準、應收金額、上月欠費、滯納金、本月應收等。
d) 財務部會計將《應收費用明細表》于每月5日報財務部主管審核,經審核如有差錯,應及時更正;如無疑問,財務部主管在財務審核欄內簽署姓名、日期。
e) 財務部主管應在7日前將審核無誤后的《應收費用明細表》交財務部會計打印《收費通知單》。
f) 財務部會計應在每月9日前將有效的《收費通知單》交財務部主管審核。經審核有誤的,應及時查明予以更正。
g) 財務部主管在每月10日前將有效的《收費通知單》交管理部管理員派發(fā)。
h) 管理部的管理員根據客戶資料填寫信封,裝入《收費通知單》,視客戶不同情況采取不同的派發(fā)方式。
----需要直接送達的,管理員應在2個工作日內送交客戶單位,并請客戶簽收;
----如客戶單位無人接收的,應在2個工作日內送進客戶信箱。
----需要郵寄的,管理員應
貼足郵資,并在2個工作日內到郵局發(fā)送。
i) 管理部管理員應詳細的記錄《收費通知單》派發(fā)情況。
j) 出納員根據《應收管理費收繳明細》填制委托收款憑證及相關資料,在銀行規(guī)定的托收日期前一日送交開戶行。
k) 出納員在銀行每次托收后的2日內到銀行讀取已托收數據,并根據托收情況向已全額托收的客戶出具加蓋“轉賬收訖”章的有效收款收據。
l) 未辦理銀行托收的客戶租金、管理費,由客戶到公司財務部用現金支付。出納員在收取客戶用現金交納的費用時應按《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定收取。
m) 出納員應于規(guī)定收費日后的5日內編制《費用收繳明細表》報財務主管審核。經審核存有疑問的,應及時查明,予以更正;經審核無誤的應在財務審核欄內簽署姓名及日期后交財務部會計。
n) 財務部會計將已全額收回的管理費用按《會計核算標準作業(yè)規(guī)程》進行賬務處理;對未能收取的費用,應在銀行第一次托收后的3日內根據欠費資料填寫《管理費用催繳通知單》。
o) 《催繳通知單》經財務部經理審核無誤后,交管理部在3日內派發(fā)。
p) 管理部原則上應在規(guī)定期限內,將催繳通知單送交客戶或其單位人手中,并讓接收人在回執(zhí)上簽收;特殊情況無法找到客戶及其單位人的,應將催繳通知單用郵寄的方法寄交客戶。
q) 管理部應做好送達、郵寄的派發(fā)記錄,保管好客戶簽收的回執(zhí),并將派發(fā)情況向部門主管匯報。
4.4有償服務費用收繳。
4.4.1機電維修部、保潔部、園林綠化部等各部門的工作人員在為客戶提供各項有償服務時,應根據相關服務的收費標準計費,并請客戶對服務項目進行驗收,在服務單上簽字確認。
4.4.2各部門主管應根據用戶簽字后的服務單對本部門員工計費的項目進行審核,并在部門審核欄內簽名確認。
4.4.3各部門主管應在每月25日前將服務單匯總后交財務部會計。
4.4.4財務部會計在2個工作日內根據《服務單》上的相關記錄本填寫《收費通知單》。
4.4.5財務部會計應在28日前將《收費通知單》交財務部主管審核,經審核存在疑問的,應及時查明予以更正;如經審核無誤的,交管理部在3個工作日內向客戶派發(fā)。
4.4.6委托銀行代收的,出納員應于銀行每次托收后的兩日內,到銀行抄錄收繳數據,并向客戶提供填制完整的、加蓋“轉賬收訖”章的收款憑據;收取現金的,由出納員按照《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定執(zhí)行。
4.4.7出納員在規(guī)定交費期限后的3日內,編制費用收繳明細表》報財務負責人。
4.4.8財務部主管對費用收繳明細表進行審核,經審核存有疑問的,應及時查明予以更正,經審核無誤的,對已交納的費用按照《會計核算標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定處理,對尚未交納的費用,按照《應收賬管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行處理。
4.5氣、電話費用的代收代繳。(暫無)
4.5.1對已辦理銀行劃賬手續(xù)的客戶,出納員應及時到銀行抄錄托收記錄。
4.5.2對未辦理銀行劃賬,需用現金代繳的客戶,出納員應在煤氣公司或電信局等相關部門規(guī)定的交費日期到相關單位去交納相關費用。 4.5.3財務會計根據相關部門提供的收費單據,填制《收款通知單》。
4.5.4收款通知單經財務經理審核,如有疑問應及時查明予以更正;如無疑問,加蓋財務專用章后交管理部有關人員在3個工作日內向客戶派發(fā)。
4.5.5客戶用現金繳煤氣、電話費用時,出納員在向客戶提供煤氣、電信等公司的收費憑據的同時,還應按《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定向客戶開具收款收據。
4.5.6出納員應在規(guī)定交費日后的三日內編制《費用收繳明細表》報財務部主管審核。
4.5.7經審核,如存有疑問,應及時查明并予以更正;如經審核無誤的,對已如數收回的費用按照《會計核算標準作業(yè)規(guī)程》中的有關規(guī)定進行賬務處理;對尚未收回的費用,按照《應收賬款管理標準作業(yè)規(guī)程》中的有關規(guī)定進行相關的催繳工作。
4.6兼營的餐飲、娛樂等服務費用的收繳。(暫無)
4.6.1餐飲、娛樂部門的服務員應在客戶消費時開具消費項目清單(四聯)。
4.6.2該部門的收費員應根據各項服務收費標準對消費明細單上的消費項目進行準確計費、收費。
4.6.3收費員應于每日下午3時前將當日(前日下午3時―當日下午3時)的收取的款項填制收款清單,交財務部出納員處;收費員同時應將消費清單的財務聯交財務會計按照《會計核算標準作業(yè)規(guī)程》進行相關的賬務處理。
4.6.4每月31日,收費員應將當月1日―31日的收入明細匯總后交財務部經理審核,如經審查核存有疑問,應及時查明予以更正;經審核無誤,應根據《會計核算標準作業(yè)規(guī)程》作相應的賬務處理。
4.7費用收繳資料的保管。
4.7.1財務會計應于每月末將費用收繳資料匯總編制記賬憑證登記賬簿后交財務部經理審核。
4.7.2財務部主管經審核存有疑問應責令會計及時更正;如無疑問應將收費資料加密在財務部長期保存。
4.8本規(guī)程的執(zhí)行情況作為財務部相關人員的績效考評依據之一。
4.9管理服務費用收繳率原則上應達到98%,費用收
繳的情況作為管理部相關人員的績效考評依據之一。
5.0記錄
5.1《繳費通知單》。
5.2《應收管理費用明細表》。
5.3《費用收繳明細表》。
6.0相關支持性文件
6.1《現金管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.2《銀行存款管理標準作業(yè)規(guī)程》。
6.3《應收賬管理標準作業(yè)規(guī)程》。
