檔案管理合同（15份范本）

第1篇 檔案管理規(guī)章制度范本最新整理版

為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀

公司對各類檔案每二年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀。

第2篇 公司檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為規(guī)范管理公司在工作中形成的各種具有保存價值的文件資料，有效地促進公司經(jīng)營與發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定，并結(jié)合公司的實際情況，制定本辦法。

第二條 工作原則

公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理的原則。各_____部門均應配備與工作需要相適應的專職或兼職檔案人員，集中統(tǒng)一管理本部門內(nèi)部的所有檔案。

第三條 檔案范圍

1．含義：檔案是指在各種管理活動中，具有保存價值的各種文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同載體形成的材料；

2．具體范圍：本辦法所指檔案包括各單位章程、股東大會及董事會議事記錄；決策層各種會議記錄、紀要；重要規(guī)章制度；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟檔案；政府頒布的各種許可證書；各種工程及技術(shù)資料、招投標文件；財務(wù)會計資料；重要勞動人事資料；其它有關(guān)各單位歷史的檔案等。

第四條 檔案管理人員

本公司檔案管理采用集中與分散相結(jié)合的方式。全面性、綜合性的文件資料由_____部整理，人事方面的檔案由_____部整理，各業(yè)務(wù)部門的合同、資料由各部門整理，會計檔案由_____部整理并自行歸檔管理。

第五條 具體管理措施

一、歸檔工作

1．歸檔原則_____原始、真實、合符規(guī)定。

（1）歸檔資料必須是公司在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的原始記錄；

（2）資料應按歸檔范圍進行積累，確保完整、準確、系統(tǒng)，反映企業(yè)各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程；

（3）歸檔資料應按照國家和公司有關(guān)規(guī)定、標準和要求，進行整理、編目。

2．歸檔時間

（1）科學技術(shù)檔案（科研類、產(chǎn)品類、工程類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類）歸檔時間可視項目周期長短而定，周期短的項目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔。周期較長的項目可以按階段分批歸檔。

（2）文書檔案（行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）應按年度歸檔，一般應在第二年上半年內(nèi)歸檔。

（3）會計檔案應按年度歸檔，一般應在第二年二季度內(nèi)歸檔。

3．具體內(nèi)容

（1）立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請求和批復放在一起卷內(nèi)頁號一律在右角，案卷目錄找印_____份，卷內(nèi)目錄打印_____份。

（2）案卷厚度一般在_____厘米至____厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制，裝訂部位過窄及有字跡的材料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。

（3）根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系，還要進行系統(tǒng)排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內(nèi)目錄組合而成。

（4）案卷按年代、機構(gòu)排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。

二、管理工作

1．管理原則_____檔案的管理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

2．檔案分類

本公司檔案實行按保管期限分類法，具體如下：

（1）永久保存檔案，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊檔案；重要的訴訟關(guān)系檔案；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的檔案；決算書和其他重要的檔案；

（2）保存十年檔案，包括請示審批提案檔案，人事任命檔案，獎金工資與津貼有關(guān)檔案，財務(wù)會計賬簿、傳票與會計分析報表，以及永久保存以外的重要檔案；

（3）保存五年檔案，指不需要保存十年的次重要檔案；

（4）保存一年檔案，指無關(guān)緊要或者臨時檔案。如果是調(diào)查報告原件，則由所在部門主管負責確定保存年限。

3．管理人員日常工作

（1）公司應配置保存檔案的必要設(shè)備，注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防衣帽間、防強光等措施。確保檔案安全。

（2）檔案每年清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。

（3）每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修補和復制，確保檔案的安全。

4．檔案的銷毀

對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經(jīng)過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送______審批后銷毀。

銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。

第六條 檔案的利用

（1）借閱文件采用審批制，并詳細登記，未經(jīng)許可，任何人不準借閱，注明歸還日期，簽署借閱部門和借閱人。檔案資料借出時應詳細檢查有無損壞、缺頁等情況，經(jīng)確認后方可借出。閱后完整按時歸還，歸還時同樣嚴格檢查，以明確責任；

（2）一般檔案須經(jīng)______在《_______》上簽字批準后，方可借閱本部門有關(guān)的檔案資料；重要資料須經(jīng)_____審批；密級檔案資料，須經(jīng)______和______共同審批。

（3）原則上不許外單位人員借閱公司檔案資料，特殊情況必須由____審批。員工借閱非本部門有關(guān)的檔案資料。須經(jīng)_____審批。

（4）借閱人員需要復印、摘抄，須經(jīng)_____批準，未經(jīng)許可，不得擅自復印、摘抄。

第七條 附則

本辦法由________負責解釋，經(jīng)_______批準后實施。

第3篇 檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請

尊敬的領(lǐng)導：

我叫_____________________，于20___________________年_____月_____日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。

作為一個應屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應了公司的工作環(huán)境。

自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領(lǐng)導的傾力扶持下我學了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：

1、檔案預控這一點至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。

工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。

所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。

2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領(lǐng)和指導下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。

對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。

另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。

再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。

3、加強學習作為一個項目的檔案員，還應該不斷學習新知識。

因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導是員工前進的動力。

______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。

在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導予以批準。

此致敬禮!申請人：

______________年_________月_________日

第4篇 養(yǎng)殖檔案管理制度

1.養(yǎng)殖場應當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，作為養(yǎng)殖檔案編號。

2.養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內(nèi)容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

3.養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關(guān)報告，養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。

4.養(yǎng)殖場所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機關(guān)注銷。

5.《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內(nèi)向發(fā)證機關(guān)申請補發(fā)。

第5篇 檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領(lǐng)導：

我叫_____________________，于__________年__________月__________日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領(lǐng)導的傾力扶持下我學了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：

1、檔案預控這一點至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。

2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領(lǐng)和指導下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。

3、加強學習作為一個項目的檔案員，還應該不斷學習新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導予以批準。

此致敬禮!

申請人：____________________

______________年_________月_________日

第6篇 機關(guān)檔案管理制度

為加強機關(guān)檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量，特制訂以下管理制度。

檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實。

3、檔案管理人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關(guān)好門窗。

4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。

5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，以防火災。

檔案保管制度

1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。

2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。

5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。

檔案利用制度

1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準

確地提供檔案利用服務(wù)。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機關(guān)檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導批準后方可借閱。

5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。

6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。

立卷歸檔制度

1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作，所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統(tǒng)，存檔時由檔案管理人員審查核定。

4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。

第7篇 公司檔案管理人員轉(zhuǎn)正申請書

尊敬的領(lǐng)導：

我叫_____________________，于20______________年6月19日進入公司，成為公司的試用員工，根據(jù)公司的需要，目前擔任_____________________項目檔案員一職，負責檔案收集、發(fā)放和整理的工作。作為一個應屆畢業(yè)生，初來公司，曾經(jīng)很迷茫，不知道該如何做好工作，但是在項目上寬松融洽的工作氛圍、團結(jié)向上的企業(yè)文化，讓我很快完成了從學生到職員的轉(zhuǎn)變，讓我較快適應了公司的工作環(huán)境。自我進入公司到現(xiàn)在已經(jīng)有三個月的時間，這三個月中在領(lǐng)導的傾力扶持下我學了很多，感悟也很多，從之前的一無所知到現(xiàn)在對工作有了一定程度的了解，現(xiàn)將工作情況簡要總結(jié)如下：1、檔案預控這一點至關(guān)重要，也是做好檔案管理的必備條件。工程檔案是項目施工過程中逐步形成的，是工程施工過程-真實、全面的反映，對控制工程質(zhì)量有著至關(guān)重要的作用。所以說，如果檔案不符合要求，工程實體質(zhì)量根本就無從談起，也勢必會影響到后面工程竣工的驗收。2、掌握各階段檔案收集的范圍及內(nèi)容由于本人進入項目時，項目工程施工已經(jīng)基本完成，在項目部各成員的帶領(lǐng)和指導下，慢慢熟悉一些基本的工作流程，及時收集、整理、發(fā)放洽商記錄、工程簽證、工程聯(lián)系函等。對這些工程檔案，認真檢查其內(nèi)容是否符合相關(guān)的要求后，交由項目經(jīng)理審核簽字，在交與甲方或監(jiān)理并及時做好簽發(fā)文件臺帳。另外，在工程施工過程中有材料進場的，必須及時向材料員要回材料檢驗報告與合格證同時記錄好材料種類、名稱、型號數(shù)量等，為以后上報材料報驗做好準備。再來的就是必須及時做好檢驗批和隱蔽工程的申報，這對以后竣工檔案順利移交有著至關(guān)重要的影響。3、加強學習作為一個項目的檔案員，還應該不斷學習新知識。因技術(shù)、材料等是不斷更新的，只有通過不斷地學習，補充自身的不足，才能適應發(fā)展的需要經(jīng)過三個月的試用期，我深深體會到有一個和諧、共進的團隊是非常重要的，有一個積極向上、大氣磅礴的公司和領(lǐng)導是員工前進的動力。______________公司給了我這樣一個發(fā)揮的舞臺，我就要珍惜這次機會，為公司的發(fā)展竭盡全力。在此我提出轉(zhuǎn)正申請，希望自己能成為公司的正式員工，懇請領(lǐng)導予以批準。

此致敬禮!

申請人：

______________年_________月_________日

第8篇 有限股份公司檔案管理制度

目的

為使公司的文件資料能夠科學及時的分類歸檔，并有效傳遞使用，提高檔案管理質(zhì)量與效率而制定。

范圍

本制度適用于公司各級檔案管理。

名詞解釋

檔案是指公司在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的文件。

歸檔文件是指歸檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為檔案保存的各種文件材料。

“件”是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，一件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊為一件，來文與復文可為一件。

4職責

公司行政部負責檔案管理工作，包括本制度的制定修改及解釋，并督導各部門執(zhí)行。

各部門(廠)應指定兼職檔案管理員，并負責本制度的具體落實執(zhí)行，具有對本制度進行修改的建議權(quán)。

行政部檔案管理工作：

組織開展檔案的定期移交，進行檢查、核實、驗收并負責后期存檔工作。

組織開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作。

負責編制、完善檔案管理制度。

負責公司檔案室的組織建設(shè)工作。

各部門(廠)檔案管理員：

負責本部門形成的資料檔案的收集、鑒定、整理等工作。

在指定時間內(nèi)按移交要求完成檔案移交工作。

公司的財務(wù)部負責公司會計檔案的整理、存檔工作。

管理內(nèi)容：

檔案的歸檔范圍包括：文書檔案、科技檔案、人事檔案、音像實物檔案。

檔案管理人員應根據(jù)歸檔范圍及時鑒別和收集本部門的相關(guān)資料，并確保文件的質(zhì)量。

質(zhì)量要求：

紙質(zhì)類檔案應確保歸檔文件的清晰、齊全和完整，有領(lǐng)導簽字的原告移交要保管好。對于已破損的文件應及時予以修整，字跡模糊或已退變的文件應予以復制。

電子實物檔案應確保電子文件無病毒、聲像清晰、完整無損，實物無破損及模糊不清等現(xiàn)象。具有永久保存價值的電子文件應制作紙質(zhì)拷貝件，做好備份。

檔案收集規(guī)則

公司各部門(廠)檔案管理員在收集資料時應注意：

及時收集。對于辦理完畢的檔案資料應定期進行收集并歸檔。電子文檔應隨辦隨歸，即辦理完畢便進行收集歸檔。避免因機構(gòu)變化、人事變動、工作調(diào)整等原因而造成文件散失。文件資料如有更改、變化，應注意收集文件在變化過程中產(chǎn)生的重要過程文件資料。

嚴格檢查。對于收集起來的各類檔案資料，應逐件進行檢查：

文件應為已處理完畢的生效文件;

文件如是原件，應查看每份文件的正本、重要的草稿、附件及在辦理此份文件的過程中所產(chǎn)生的文件資料等是否齊全;如不是原件，應注明無原件的原因及原件存放地。

檔案整理規(guī)則：

公司檔案設(shè)置三級類目：

一級類目以部門名稱關(guān)鍵詞進行設(shè)置。

二級類目設(shè)置6大類，包括文書類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、職工類、聲像類、實物類。

三級類目根據(jù)檔案具體內(nèi)容進行設(shè)置，如：公文類、會議紀要類、合同類、法律資質(zhì)類等。

裝訂：

歸檔文書類文件應按件裝訂時，正本在前，副本在后;正文在前，附件在后;原件在前，復印件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文之前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復文為一件時，復文在前。來文在后。

裝訂之前，須去掉卷內(nèi)文件上的訂書針、曲別針、大頭針等金屬物，對破損的文件進行裱糊;裝訂應結(jié)實整齊，不壓字，不掉頁，不倒頁，不損壞文件，不妨礙閱讀。

對于不經(jīng)常使用的公文類檔案資料可進行整卷裝訂。

不宜裝訂或經(jīng)常使用的資料裝入卷袋或卷盒內(nèi)保存，便于查閱。

對于特殊類別的資料，如設(shè)計圖紙等，可根據(jù)自身需要，進行裝訂。

排列：

歸檔文件應在分類方案的最低一級目錄內(nèi)，按事由結(jié)合時間依次排序。

編號：

公司英文字母+案卷位置編號-類別(項目、型號)簡稱年度-案卷號-件(盤、盒、頁號)例如：xdd2a-行.公文____________年-01-001

意指：此份資料為新大東公司行政部公文類____________年檔案，位置在2a箱第一個案卷的001號文件。

聲像檔案

照片及底片一并組卷保管，每張照片編一個照片號，并在照片背面注明編號;每組照片須填寫照片檔案說明，包括：照片的事由、攝影時間、地點人物、背景、攝影者等。

錄音帶要在每一盒外貼上標簽，注明檔號、題名、講話人姓名、職務(wù)、錄音人、錄制時間、長度(時間)、保管期限等標識;錄像帶要在盒上注明檔號、題名、攝制單位、設(shè)置日期、規(guī)格、制式、語種、長度(時間)、保管期限等標識。

實物檔案

每一個實物檔案可作為一個保管單位。制作實物檔案標簽，注明實物檔案名稱、相關(guān)責任人、保管理由，保管時間及期限。

編目：

卷內(nèi)文件目錄(附表)：將每一案卷內(nèi)的歸檔文件逐件登記編目，來文與復文為一件時，只對復文進行編目。

將歸檔文書目錄用紙幅面尺寸采用國際標準a4型。

裝盒：

將歸檔文書類檔案文件按頁號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面及備考表(附表)項目。檔案盒應采用標準的外形尺寸，備考表用于說明盒內(nèi)文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等，放置于盒內(nèi)文件之后。

檔案的保管和保護：

檔案的移交、日常調(diào)閱、銷毀等應嚴格登記，明確資料在流動過程中的保管保護責任人。

聲像檔案應一式兩份，其中一份作為保存件，不得外借。每半年或一年對聲像檔案檢查一次，如有問題，及時采取措施，進行修補、復制等。

檔案柜應滿足防水、防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防光、防塵的要求。

檔案的移交：

移交規(guī)則：

在所有檔案移交前，公司各部門(廠)的檔案管理員應仔細檢查準備移交的資料是否齊全完整，是否符合文件質(zhì)量要求。

文書檔案的移交：

由各部門(廠)檔案管理員將材料原件進行整理分類，定期移交行政部。

聲像實物檔案的移交：

聲像實物檔案形成后，所在部門(廠)檔案管理員應在一周內(nèi)向行政部進行移交。

對于各種重要資料，如重要合同、協(xié)議、圖紙等應在取得后盡快完成移交工作。

移交要求：

移交的資料均應為原件。

若各部門業(yè)務(wù)工作須使用原件資料，應事先與行政部進行原件移交，在辦理借出手續(xù)。

各級單位在簽訂合同類文件時，應確保移交行政部一份正本原件。

移交的資料應為已辦理完畢的、已生效的、且具有保存價值和意義的文件資料。

資料應按類別、時間順序進行整理，整理完畢后方可移交，整盒移交的資料應包括卷內(nèi)文件目錄。

移交時移交人應仔細填寫《檔案交接登記表》(附表)，確保填寫內(nèi)容的完整、準確、清晰。

行政部檔案管理員對移交資料進行檢查核實，確認無誤后雙方簽字并各留一份《檔案交接登記表》，以備查考。

移交資料前，各級單位應將重要資料進行備份存檔，以方便部門內(nèi)部的資料借閱使用。

移交時限：

一般應于次年一季度以前完成上年檔案的移交工作，對存檔時間有特別要求的檔案按要求進行移交。

檔案的借閱：

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》(附表)，經(jīng)部門(廠)負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

公司人員借閱本部門檔案，填寫《檔案借(查)閱單》，經(jīng)部門(廠)負責人、相應部門負責人、行政部經(jīng)理簽字后方可借閱;

外單位人員借閱本公司檔案，須持單位介紹信(要有印章、領(lǐng)導簽名及聯(lián)系方式)，經(jīng)公司授權(quán)領(lǐng)導審批后方可借閱。

檔案只能在公司范圍內(nèi)查閱，不得帶出公司，不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人。

檔案借閱人應對檔案的保密、安全和完整負責，不得自行復制，修改。其主管領(lǐng)導負有監(jiān)督責任，保證檔案文件在借閱期間的完整無缺，不得發(fā)生檔案的丟失、遺漏、抽拆、破損、涂改、污損等現(xiàn)象。

借閱人需要復制檔案時，應提出申請。復制件用后及時歸還，不得轉(zhuǎn)讓、交換或買賣。如無法歸還的應在《檔案借(查)閱單》上注明復制件用途。

檔案借閱不得超過一個月。如需再借，應在借閱期滿一周內(nèi)辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未辦理，檔案管理員負責催辦事宜。

檔案保管期限：

檔案保管期限分別為永久和定期兩種。定期保管檔案的年限根據(jù)其參考利用價值進行設(shè)定。永久用字母“y”代替，定期用字母“d”代替，如保存十年則編為“d10”。

凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等有長遠利用價值的檔案，列為永久保管;凡是反映企業(yè)一般工作活動的，在一定時間內(nèi)對企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營等工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。

檔案的處置

公司檔案室應每年五月進行一次檔案價值鑒定。對于保管期滿的檔案，應重新審查這些檔案是否確實喪失了保存價值，通過鑒定提出對部分檔案的處置措施，經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導審核簽字后，方可對檔案進行處置。

如檔案尚存一定保存價值，應需重新確定新的保管期限，繼續(xù)保存。

如檔案已喪失保存價值的則應予以銷毀。

銷毀

經(jīng)鑒定銷毀的檔案須編制《檔案銷毀清冊》(附表)，相關(guān)部門進行會審，行政部審核，確認無誤后報公司總裁審批，簽字確認后方可銷毀。

對于已批準銷毀的檔案，可通過焚毀或采用碎紙機的方式進行銷毀，不得賣給廢品站或留做他用。檔案的銷毀必須由兩名以上人員共同進行，銷毀人、監(jiān)銷人明確分工。

對發(fā)生以下行為者將進行相應處罰：

借閱檔案者因保管不善造成檔案破損、污損等現(xiàn)象，但不影響檔案正常使用的，給予相關(guān)責任人行政處罰警告處罰;造成檔案抽拆、遺漏頁數(shù)、損壞等現(xiàn)象的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;發(fā)生丟失行為的，其相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

私自留存聲像檔案，未給公司造成損失的，給予相關(guān)責任人通報批評處罰;給公司造成損失的，給與相關(guān)責任人行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

借閱人員私自將檔案轉(zhuǎn)借他人或向第三方泄露信息，未給公司造成損失的，給予有關(guān)責任人通報批評處罰;其行為導致后果嚴重并造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責任人及其直屬主管領(lǐng)導連帶給與行政罰款，并根據(jù)損失程度，加大處罰力度。

附表：

卷內(nèi)文件目錄

備考表

檔案交接登記表

檔案借(查)閱單

檔案銷毀清冊

第9篇 檔案管理規(guī)章制度通用版

為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

三、檔案的分類在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫卷內(nèi)目錄。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件____區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀公司對各類檔案每________年進行一次鑒定。對超過保管期并經(jīng)鑒定無保留價值的檔案做出銷毀處理意見，報總經(jīng)理批準后予以銷毀。

企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據(jù)，是公司內(nèi)部的法律，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。

勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關(guān)規(guī)章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據(jù)，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。

第10篇 檔案管理服務(wù)合同

2023檔案管理服務(wù)甲方(委托方)：_________________________

乙方(保管方)：_________________________

__________________(以下簡稱甲方)，_______________經(jīng)友好協(xié)商達成如下協(xié)議：

一、乙方同意為甲方代保管保險業(yè)務(wù)檔案，期限暫定為_____年(從第一批檔案進入開始計算時間到_____年后為止)，保管期限滿后，甲已雙方未提出疑義，甲乙雙方再行商議續(xù)簽。

二、保管費用：甲乙按每年每標準延長米_____元(__________元整)交納保管費用(標準延長米的長度為_____米，高度為標準檔案盒高度即_____公分。每一標準延長米應放置標準檔案盒_____盒。代保管費用包括：庫房占用費、檔案柜、架使用費、除濕、空調(diào)水電費及檔案提供利用費等)。

三、結(jié)算方法：

1.每年1月按上年度實際使用情況計算費用;

2.新增部分從檔案移進檔案館次日，按實際使用情況結(jié)算至年末，第二年重新按年度計費。

四、付款方式：支票(乙方提供帶稅務(wù)章正規(guī)發(fā)票)

五、乙方提供的檔案庫房，保管條件應該符合國家標準，乙方保證甲方的檔案安全，完整。如保管期限滿(在不續(xù)約的情況下)，乙方應該將所有保管資料完整地交還甲方，如有損失(不可抗力的原因除外)乙方應該承擔法律責任，并對因此給甲方造成的損失予以賠償。

六、甲方人員持有本單位簽章的查檔調(diào)閱單根據(jù)調(diào)閱單指定的查閱內(nèi)容可以隨時在正常的工作日查閱甲方的業(yè)務(wù)檔案，乙方為其提供服務(wù)。

甲方在急需查閱檔案時，乙方可為甲方傳真檔案復印件，傳真號碼以及傳真接受人另行確定，并且將傳真后的任何形式的檔案材料標記后放回原檔案中。

乙方不得直接接待公檢法部門的查閱檔案人員，如遇此類情況，應在甲方允許的情況下，由甲方人員陪同方可查閱檔案。

七、甲方人員原則上不得將檔案帶出檔案館，如遇特殊情況，須經(jīng)甲乙雙方有關(guān)部門領(lǐng)導批準并辦理相關(guān)手續(xù)。

八、代保管檔案的移交：甲方向乙方移送檔案后，按卷、盒辦理簽收手續(xù)，乙方在保管工作中要加強管理，如出現(xiàn)問題，乙方應承擔法律責任，并對給甲方造成的經(jīng)濟損失予以賠償。

九、因乙方保管不善致使甲方檔案損毀，按國家《檔案法》、《民法典》有關(guān)條款處理，因檔案內(nèi)在質(zhì)量造成檔案字跡褪變，乙方不予負責。

十、甲乙雙方應按照協(xié)議條款全面履行義務(wù)，不得違約，未盡事宜，雙方可以協(xié)商解決，協(xié)商不一致，可由甲方所在地法院管轄并處理。

十一、本協(xié)議一式四份，甲乙雙方各執(zhí)兩份，自簽字之日起生效。

甲方：______________ 乙方：______________

法定代表人：________ 法定代表人：________

簽字日期：__________ 簽字日期：__________

銀行賬號：__________ 銀行賬號：__________

公司簽章：__________ 檔案館公章：________

第11篇 公司電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條 設(shè)立目的

為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

第二條 負責部門

電子文件的形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，由_____部門進行指導與監(jiān)督。部門領(lǐng)導統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件的收集與歸檔

一、電子文件的收集

1．收集方法

（1）及時按照要求制作備份。

（2）需在登記表中登記。

（3）登記表應與備份一同保存。

（4）登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

（5）電子文件性質(zhì)代碼：r—草稿性電子文件；u—非正式電子文件；o—正式電子文件；n—無紙電子文件；t—文本文件；i一圖象文件；g—圖形文件；v一影像文件；a—聲音文件；m—多媒體文件；p—計算機程序；d—數(shù)據(jù)文件。

2．具體收集流程

（1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由______確定是否保留。

（2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關(guān)系。

（3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

（4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應將相關(guān)軟件一并收集。

（5）用計算機輔助設(shè)計（cad）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

（6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應注意收集其相關(guān)軟件。

二、電子文件的歸檔

1．電子文件的整理

電子文件的整理，應按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應制成相應電子文件目錄；歸檔電子文件應填寫登記表。

2．電子文件的歸檔

（1）歸檔時間

邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。

（2）歸檔檢測與鑒定

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

（3）歸檔過程

a把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

b存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

c將相應的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

d在網(wǎng)絡(luò)中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

3．其他注意事項

（1）應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

（2）歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第四條 電子檔案的管理

電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

1．電子文件檢驗

歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到_____％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的_____％合格率應達到__％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導，并重新制作。

2．電子文件保管

電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

（1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—__________℃；相對濕度選定范圍：___％—___％。

（3）存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

3．電子文件抽樣檢查

每滿____年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿____年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于_____％，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。定期檢驗結(jié)果，應填入電子檔案管理登記表。

4．電子文件的利用

利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

5．電子文件的銷毀

電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第五條 附則

本辦法經(jīng)_____核準后實施，增設(shè)修訂亦同。

本辦法最終解釋權(quán)歸本公司。

第12篇 檔案管理規(guī)章制度

為加強公司檔案業(yè)務(wù)管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使公司檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為公司各項工作服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：

一、檔案管理的范圍

本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經(jīng)營活動中形成的包括行政事務(wù)、企業(yè)管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、后勤服務(wù)、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產(chǎn)經(jīng)營管理上形成的經(jīng)營決策、計劃工作、統(tǒng)計工作、物資管理、產(chǎn)品銷售、財務(wù)管理、生產(chǎn)調(diào)度、設(shè)備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門

公司綜合事務(wù)部為檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存復印件。接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為公司各項工作服務(wù)。

三、檔案的分類

在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據(jù)公司實際情況，將所涉及的檔案劃分為十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產(chǎn)經(jīng)營管理。

5、技術(shù)質(zhì)量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。

財會檔案是公司財務(wù)工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔。

實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎杯獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內(nèi)容又要根據(jù)需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)地排列，按順序編號，填寫“卷內(nèi)目錄”。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內(nèi)文件的排列：檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

6、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

7、歸檔時間：部門或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應在檔案室內(nèi)查閱檔案資料，閱后及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽署意見后方可復制。

3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由部門經(jīng)理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案柜翻閱查找。

（2）按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續(xù)借手續(xù)，否則按管理規(guī)定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，并注意保密，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

（4）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

六、檔案的移交

檔案移交必須辦理移交手續(xù)，填寫移交清單，經(jīng)移交人簽字，接收方核對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射“五防”工作。

2、檔案柜所在辦公室嚴禁吸煙。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時向領(lǐng)導報告，并采取補救措施。

4、對于不易繼續(xù)保存的檔案資料，應及時予以復制；對于已破損的檔案資料應及時予以修復。為做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，并按照其性質(zhì)分為短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內(nèi)容無關(guān)的檔案資料。

八、檔案的銷毀

第13篇 人事檔案管理制度?

人事檔案管理制度

第一章總則

第一條財產(chǎn)保險股份有限公司為加強公司員工檔案管理，有效地保護和利用人事檔案，規(guī)范人事檔案管理工作，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)員工檔案管理工作規(guī)定》制定本制度。

第二條本制度適用于總、分公司所有后線管理人員的人事檔案管理工作。

第二章人事檔案的管理

第三條適用范圍

3.1 員工人事檔案分為員工歷史檔案和員工在職檔案。員工在進入公司前的個人檔案，稱為員工歷史檔案。員工歷史檔案的管理按國家人事檔案法律法規(guī)執(zhí)行，不在本制度管理范疇內(nèi)。

3.2 本制度涉及的員工在職檔案是指員工在公司工作期間，因招聘錄用、績效考核、薪酬管理、在職培訓、勞動合同管理及離職手續(xù)辦理等產(chǎn)生的和個人相關(guān)的有存檔價值的文書、電子文件、實物等形式的材料。

3.3 在公司人事管理信息系統(tǒng)中存放的員工個人檔案是員工在職檔案的有效組成部分。

第四條管理部門

4.1 總公司人事行政管理部及分公司綜合管理部作為人事管理部門，負責各級員工的在職檔案管理。

4.2 總公司人事行政管理部負責總公司、機構(gòu)管理中心、分公司班子及財務(wù)負責人的在職檔案管理；分公司綜合管理部負責前述人員之外的分公司所轄其他人員的在職檔案管理。

第五條管理部門職責

5.1 保管員工檔案；

5.2 收集、鑒別和整理員工檔案材料；

5.3 辦理員工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

5.4 登記員工工作變動情況；

5.5 為有關(guān)部門提供員工信息；

5.6 做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

5.7 辦理其他有關(guān)事項。

第三章員工在職檔案的內(nèi)容

第六條在職檔案的內(nèi)容，包括但不限于：

6.1 本人填寫的應聘簡歷、員工登記表、面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

6.2 新員工培養(yǎng)記錄表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正面談表等試用期內(nèi)的材料；

6.3 員工績效評估表、考核面談表、個人績效改進計劃表等績效考核材料；

6.4 員工薪酬核定表、薪酬變更通知等薪酬管理材料；

6.5 員工培訓申請書、培訓服務(wù)期協(xié)議、專項技術(shù)培訓支付憑證（復印件）、培訓記錄等在職培訓材料；

6.6 解除勞動合同協(xié)議、離職申請單、解除勞動合同書、解除、終止勞動合同證明等離職材料；

6.7 評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

6.8 任免、職稱等材料；

6.9 政審材料、參加中國共產(chǎn)黨、民主黨派的材料；

6.10 獎懲材料；

6.11 其它有較大價值的可供參考的材料。

第四章在職檔案的建立和維護

第七條新員工報到后5個工作日內(nèi)，人事管理部門應為員工建立在職檔案，并協(xié)助新員工將歷史檔案轉(zhuǎn)入公司指定的檔案存放單位。

第八條員工報到后10個工作日內(nèi)，人事管理部門應將員工招聘錄用資料歸檔，包括但不限于：

8.1 應聘簡歷、身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學歷證、學位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復印件；

8.2 面試評估表、錄用通知書、錄用聲明、離職證明等招聘錄用材料；

8.3 其他資料。

第九條員工試用期結(jié)束前5日，人事管理部門應將試用期資料歸檔，具體的資料包括但不限于：

9.1 新員工培養(yǎng)記錄表；

9.2 轉(zhuǎn)正申請表；

9.3 轉(zhuǎn)正面談表；

9.4 其他資料。

第十條在員工調(diào)動手續(xù)辦理完畢的5個工作日內(nèi)，人事管理部門應將員工調(diào)動手續(xù)資料歸檔，包括但不限于：

10.1 人事異動審批表；

10.2 員工調(diào)動工作移交表；

10.3 文件檔案資料移交明細表、物品資產(chǎn)移交明細表、客戶資料移交明細表、待辦工作（事宜）移交明細表

10.4 其他資料。

第十一條在員工離職手續(xù)辦理完畢后3個工作日內(nèi)，人事管理部門應將離職相關(guān)資料歸檔，包括但不限于：

11.1 員工的書面離職申請單；

11.2 解除勞動合同協(xié)議；

11.3 解除勞動合同書；

11.4 解除、終止勞動合同證明；

11.5 員工離職工作移交表；

11.6 其他資料。

第十二條員工受到獎懲公司文件正式下發(fā)后3個工作日內(nèi)，人事管理部門需將相關(guān)的獎懲資料歸檔。

第十三條人事行政管理部門隨時收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表等材料。

第十四條每年1月份收集員工聘任、晉升審批材料、年度目標責任書等。

第十五條其他在職檔案資料，人事管理部門要隨時收集、整理并及時歸檔。

第十六條在職檔案的保管：

16.1 員工檔案材料統(tǒng)一使用a4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復定紙書寫；

16.2 在職檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥柜等設(shè)施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染；

16.3 在職檔案材料應分類，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作；

16.4 在職檔案應分類編號后存放，編號應與員工編號統(tǒng)一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找；

16.5 在職檔案檔號設(shè)置為：

卷宗號－檔案類別－年度－保管期限－案卷號－件號。

16.6 每年12月，將當年離職員工在職檔案移交本級公司檔案室統(tǒng)一管理。

第十七條按規(guī)定需要銷毀檔案材料時，必須經(jīng)本級人事管理部門領(lǐng)導批準。

第五章人事檔案的借閱與移交

第十八條凡借用在職檔案，必須填寫《在職檔案借閱登記表》，由人事管理部門的負責人核實理由，經(jīng)分管人事管理部門的公司領(lǐng)導簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。

第十九條借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復印。

第二十條員工因調(diào)動、辭職或被辭退等原因終止、解除勞動合同的，公司應在15日內(nèi)將其歷史檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或轉(zhuǎn)為個人存檔形式由有存檔權(quán)的單位保管。

第六章附則

第二十一條本辦法由總公司負責解釋。

第二十二條本辦法自頒布之日起執(zhí)行。

附表一：修訂記錄

時間

版本

修訂說明

附表二：在職檔案整理統(tǒng)計表

日期

檔案名稱

性質(zhì)

（新進/注銷/轉(zhuǎn)遞）

附表三：在職檔案底賬

編號

檔案名稱

備注

附表四：在職檔案借閱登記表

日期

借閱檔案

借閱原因

借閱人

歸還

日期

附表五：在職檔案查閱/借出申請

申請人姓名

所在部門

□查閱 □借出

時間：年月日至年月日

查閱/借出檔案名稱：

檔案人姓名：

檔案人基本情況：

查閱/借出原因：

查閱/借出部門意見：

簽名

簽署時間： 年 月 日

人事管理部門意見：

簽名

簽署時間： 年 月 日

第14篇 檔案管理系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)合同

2023檔案管理系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)項目名稱：

委托方：

受托方：

簽訂時間：年月日

簽訂地點：

有效期限：年月日至年月日

委托方(甲方)：

地址：

法定代表人：

項目聯(lián)系人：

聯(lián)系方式：

通訊地址：

郵政編碼：

電話：傳真：

電子信箱：

受托方(乙方)：

住所地：

法定代表人：

項目聯(lián)系人：

聯(lián)系方式：

通訊地址：

郵政編碼：

電話：傳真：

電子信箱：

本合同甲方委托乙方就項目進行的專項技術(shù)服務(wù)，并支付相應的技術(shù)服務(wù)報酬。雙方經(jīng)過平等協(xié)商，在真實、充分地表達各自意愿的基礎(chǔ)上，根據(jù)《中華人民共和國民法典》的規(guī)定，達成如下協(xié)議，并由雙方共同恪守。

第一條：甲方委托乙方進行技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容如下：

1.技術(shù)服務(wù)的目標：。

2.技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容：。

內(nèi)容詳見附件。

3.技術(shù)服務(wù)的方式：。

第二條：乙方應按下列要求完成技術(shù)服務(wù)工作：

1.技術(shù)服務(wù)地點：廣西壯族自治區(qū)南寧市

2.技術(shù)服務(wù)期限：年月日至年月日

3.技術(shù)服務(wù)進度：乙方應在服務(wù)期限內(nèi)完成相應的技術(shù)服務(wù)工作。

4.技術(shù)服務(wù)質(zhì)量要求：乙方確保提供的信息安全體系文件及相關(guān)文檔應能夠滿足信息系統(tǒng)等級保護中三級、信息技術(shù)服務(wù)管理系統(tǒng)、信息安全管理體系等國家現(xiàn)行的相關(guān)標準規(guī)范的要求，并使之能夠與甲方現(xiàn)行的信息安全工作相適應。

5.技術(shù)服務(wù)質(zhì)量期限要求：2018年12月31日

第三條：為保證乙方有效進行技術(shù)服務(wù)工作，甲方應當向乙方提供下列工作條件和協(xié)作事項：

1.提供技術(shù)資料：

(1)為保證乙方有效進行技術(shù)服務(wù)工作，甲方應當向乙方盡可能提供管理機構(gòu)信息、人員信息、設(shè)備和系統(tǒng)信息等。

(2)甲方應尊重乙方根據(jù)國家、行業(yè)或企業(yè)的有關(guān)規(guī)定，不應提出與國家、行業(yè)標準、規(guī)定相抵觸的要求。

2.提供工作條件：

(1)無

3.其他：無

4.甲方提供上述工作條件和協(xié)作事項的時間及方式：在合同簽署后，項目完成的時間及方式由甲乙雙方共同商討。

第四條：知識產(chǎn)權(quán)歸屬：

1.乙方在本技術(shù)服務(wù)合同工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的所有技術(shù)資料、文檔，包括但不限于輸出的信息安全管理體系文件的知識產(chǎn)權(quán)以及所有權(quán)歸甲方所有，未經(jīng)甲方授權(quán)，乙方不能對第三方公開、提供使用。

第五條：甲方向乙方支付技術(shù)服務(wù)報酬及支付方式為：

1.技術(shù)服務(wù)費總額為：

2.技術(shù)服務(wù)費由甲方按工作量方式支付乙方。

具體支付方式和時間如下：

(1);

(2)在乙方完成安全體系文件總則、信息安全管理制度、信息安全運維體系三大框架下的內(nèi)容、制度、流程、表單等工作并經(jīng)甲方認可時，甲方向乙方支付合同總價的30%，;

(3)在乙方完成信息安全技術(shù)體系文件框架下的內(nèi)容、制度、流程、表單等工作并經(jīng)甲方認可時，且與第二點完成的工作全部匯總整理成冊，甲方向乙方支付合同總價的30%，共計人民幣伍

(4)乙方在收到甲方付款金額之日起，7個工作日內(nèi)開具發(fā)票給到甲方

乙方開戶銀行名稱、地址和帳號為：

戶名：

開戶銀行：

地址：

帳號：

第六條：雙方確定因履行本合同應遵守的保密義務(wù)如下：

乙方：

1.保密內(nèi)容(包括技術(shù)信息和經(jīng)營信息):甲方的相關(guān)信息及本合同項目的文檔文件信息

2.涉密人員范圍:本項目相關(guān)人員

3.保密期限：七年

4.泄密責任：向甲方賠償泄密損失費人民幣貳萬元(20000.00元)并保留追究乙方法律責任的權(quán)利

第七條：本合同的變更必須由雙方協(xié)商一致，并以書面形式確定。但有下列情形之一的，一方可以向另一方提出變更合同權(quán)利與義務(wù)的請求，另一方應當在7日內(nèi)予以答復;逾期未予答復的，視為同意：

1.發(fā)生了使合同基礎(chǔ)發(fā)生變化的客觀情況;

2.主要人員變動、國家政策變動等使原合同的繼續(xù)履行顯失公平或合同無法履行;

3.法律法規(guī)規(guī)定的合同可以變更的情形出現(xiàn);

4.考慮雙方合作過程中可能發(fā)生的變更，為維護雙方利益，應留下空間。

第八條：雙方確定以下列標準和方式對乙方的技術(shù)服務(wù)工作成果進行驗收：

1.乙方完成技術(shù)服務(wù)工作的形式：乙方按照與甲方共同商定的技術(shù)服務(wù)要求完成信息安全體系文件的編制工作。

2.技術(shù)服務(wù)工作成果的驗收標準：本合同服務(wù)內(nèi)容工作完成后，乙方向甲方提供匯編成冊的信息安全體系文件及相關(guān)記錄表格，相關(guān)內(nèi)容經(jīng)最終用戶、甲方、乙方三方會議討論認可使用，且使信息安全體系在信息系統(tǒng)等級保護測評中(信息安全管理部分)得分比利不低于85%。

3.技術(shù)服務(wù)工作成果的驗收方法：由甲方組織項目評審，以正式評審意見作為成果驗收依據(jù)。

第九條：雙方確定：

1.甲方利用乙方提交的技術(shù)服務(wù)工作成果所完成的新的技術(shù)成果，歸甲方所有。

第十條：雙方確定，按以下約定承擔各自的違約責任：

1.在合同履行期間，如甲方要求終止和解除合同，乙方已開始服務(wù)工作的，按實際工作量，不足一半按一半支付，超過一半的按全費支付;如乙方要求終止和解除合同，乙方賠償由此造成的一切誤工損失。

2.甲方按本合同規(guī)定的金額和日期向乙方支付技術(shù)服務(wù)費，每逾期支付三天，應承擔應支付金額千分之二的逾期違約金，且乙方提交成果的時間順延。違約金總額不超過合同價款的10%。

3.由于乙方原因，延誤了成果提交時間，每延誤三天，應減收該項目應收設(shè)計費的千分之二，減收費用不超過合同價款的10%。

4.違反本合同約定，違約方應按《民法典》有關(guān)規(guī)定，承擔違約責任。

第十一條：雙方確定，在本合同有效期內(nèi)，甲方指定

為甲方項目聯(lián)系人，乙方指定為乙方項目聯(lián)系人。

一方變更項目聯(lián)系人的，應當及時以書面形式通知另一方，未及時通知并影響本合同履行或造成損失的，應承擔相應的責任。

第十二條：乙方確定完成本合同的技術(shù)服務(wù)人員名單。此完成人員享有在有關(guān)最終技術(shù)工作成果文件上寫明技術(shù)工作成果完成者的權(quán)利和取得有關(guān)榮譽證書、獎勵的權(quán)利。

第十三條：雙方確定，出現(xiàn)下列情形，致使本合同的履行成為不必要或不可能的，可以解除本合同：

1.因發(fā)生不可抗力或技術(shù)風險;

2.本項目終止。

第十四條：雙方因履行本合同而發(fā)生的爭議，應協(xié)商、調(diào)解解決。協(xié)商、調(diào)解不成的，確定按以下第1種方式處理：

1.提交南寧市仲裁委員會仲裁;

2.依法向人民法院起訴。

第十五條：雙方確定：本合同及相關(guān)附件中所涉及的有關(guān)名詞和技術(shù)術(shù)語，其定義和解釋如下：

1.無

第十六條：與履行本合同有關(guān)的下列技術(shù)文件，經(jīng)雙方確認后，為本合同的組成部分：

1.技術(shù)背景資料：無;

2.可行性論證報告：無;

3.技術(shù)評價報告：無;

4.技術(shù)標準和規(guī)范：專業(yè)培養(yǎng)標準;

5.原始設(shè)計和工藝文件：無;

6.其他：無;

第十七條：雙方約定本合同其他相關(guān)事項為：無。

第十八條：本合同一式肆份。其中，甲方貳份，乙方貳份，具有同等法律效力。

第十九條：本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。

甲方：(蓋章)

法定代表人/委托代理人：(簽名)

年月日

乙方：(蓋章)

法定代表人/委托代理人：(簽名)

項目負責人：(簽名)

第15篇 辦公室檔案管理制度

為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務(wù)，結(jié)合實際情況，特制定本制度。

一、立卷、歸檔

第一條各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務(wù)，必須認真做好。

第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等)，均屬立卷歸檔范圍。

第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。

第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

(1)永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文、社團成立申請書等)有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。

(2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

(3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短

期保存。短期保存為15年以下。

第六條文件的組合。組合的基本作法如下：

1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應組合在一起。

2、會議文件應單獨組合。

3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門或社團名稱組合。

5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。

第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

第九條歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內(nèi)，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

第十條歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

1、歸檔文件齊全、完整。

2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。

二、檔案的管理和利用

第十二條辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時歸還。

第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關(guān)規(guī)定處理。

第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

第十八條平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。

第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度：

歸檔范圍

一、市信息辦機關(guān)及各處室在公務(wù)活動中反映本機關(guān)職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。

二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。

三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。

四、市信息化建設(shè)項目全過程檔案。

檔案保管

五、所存檔案應當分門別類、系統(tǒng)科學、內(nèi)容完整。

六、辦理完畢的文書檔案資料,一般應以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。

七、檔案管理員應當做好以下工作：

1、維護好檔案的安全,做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作,對損壞、霉變、散失的檔案,及時采取修補、復制、收集等補救措施。

2、每季度對檔案進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導匯報,確保檔案安全與完整。

3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。

4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。

八、檔案管理員工作調(diào)整時，應履行交接手續(xù)。

檔案查閱

九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續(xù)。

1、機關(guān)各處室、二級機構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導批準;

2、外單位查閱檔案的，應持公函,并出示查詢?nèi)藛T有效證件,經(jīng)綜合處審核，報分管領(lǐng)導批準后，方可查詢。

十、查閱檔案應在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。

十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照,因工作需要,經(jīng)分管領(lǐng)導批準，方可復印、拍照。

十二、凡查閱檔案,不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫,不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應當追究查閱者的責任。

檔案保密

十三、認真貫徹實施《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。

十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室,不得翻閱檔案案卷。

十五、查閱涉密文件資料時，應報分管領(lǐng)導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位主要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時,不得翻閱其它無關(guān)檔案。

十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，確保檔案的安全。

十八、未經(jīng)批準,文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。

檔案登記統(tǒng)計

十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。

二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。

二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務(wù)。

檔案鑒定與銷毀

二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。

二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件和保存期滿的檔案才能進行銷毀。

二十四、凡需銷毀的檔案,應編制銷毀清冊,由辦領(lǐng)導批準后,方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷毀。

二十五、批準銷毀的檔案,必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。

二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。

市信息化項目檔案管理

二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。

二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設(shè)單位的文檔報送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設(shè)單位負責。

二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設(shè)檔案包括：

1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設(shè)計劃和項目預算;申請立項報告及項目建設(shè)方案。

2、項目論證材料：項目建設(shè)方案。

3、項目立項材料：項目建設(shè)內(nèi)容及預算簡表;項目正式批復。

4、項目實施材料：項目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項目執(zhí)行情況表》

5、項目驗收材料：技術(shù)報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項目驗收意見書。

6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況

7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告

三十、信息化項目建設(shè)單位在報送項目紙質(zhì)材料時，應一并提供電子版以供存檔。

三十一、為保證檔案質(zhì)量，項目建設(shè)單位應按照以下統(tǒng)一標準，整理標準文檔。

1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設(shè)、完善、驗收、運行的全過程。

2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外)，紙張規(guī)

格不可超過310mm×220mm(長×寬)，整卷厚度不得超過40mm。

3、整卷文檔應執(zhí)行完整的頁碼標識(空白頁不標識頁碼)，并在文檔首頁前編制目錄索引。

4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。

三十二、本制度由綜合處負責解釋

三十三、本制度自公布之日起施行