第1篇 企業(yè)檔案室管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【1】
1.總則
為加強(qiáng)企業(yè)檔案管理,逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,更好地為企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)服務(wù),根據(jù)《檔案法》及總公司有關(guān)檔案工作的規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際制定本制度。
2.檔案歸檔制度
2.1.適用范圍
公司檔案主要包括:1.黨群工作;2.行政管理;3.經(jīng)營管理類;4.生產(chǎn)技術(shù)管理類;5.產(chǎn)品檔案;6.科學(xué)技術(shù)研究檔案;7.基建檔案;8.設(shè)備儀器;9.會(huì)計(jì)檔案;10.干部職工檔案等十類檔案管理。
2.2.文件資料的形成和歸檔。
2.2.1.公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的各種文件資料,由部門指定專人負(fù)責(zé)日常積累、整理和歸檔;各項(xiàng)管理工作中形成的文件資料,由各職能部門的兼職檔案員分門別類做好日常積累、整理和歸檔工作。
2.2.1.1.公司黨群工作檔案、人事檔案、行政檔案由辦公室按年度進(jìn)行整理,以上資料于第二年六月底前移交到檔案室進(jìn)行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.2.經(jīng)營管理類包括經(jīng)營部分包合同、分包結(jié)算、分包商評(píng)價(jià)表(包括供應(yīng)商評(píng)價(jià)表);生產(chǎn)部的生產(chǎn)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)(表)報(bào)表、設(shè)備報(bào)表、設(shè)備檢查計(jì)劃報(bào)告等按年度整理、組卷,于第二年六月底前移交檔案室歸檔。
2.2.1.3.生產(chǎn)技術(shù)管理類檔案由質(zhì)量部專人按年度負(fù)責(zé)整理,于第二年六月底前移交檔案室進(jìn)行分類、整理、立卷歸檔。
2.2.1.4.產(chǎn)品檔案涉及到的資料由各個(gè)部門按《分類規(guī)則》11.5進(jìn)行收集整理,以承接項(xiàng)目全部完工后進(jìn)行整理,以產(chǎn)品入庫時(shí)間為準(zhǔn)兩個(gè)月內(nèi)整理、立卷移交檔案室歸檔。
2.2.1.5.科學(xué)技術(shù)研究檔案,由技術(shù)部在完成每一項(xiàng)科技成果之后兩個(gè)月內(nèi),按《分類規(guī)則》11.6進(jìn)行整理、組卷,并向檔案室移交歸檔。
2.2.1.6基建檔案,在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收質(zhì)保期后兩個(gè)月內(nèi),由基建領(lǐng)導(dǎo)小組按《檔案分類規(guī)則》11.7進(jìn)行整理、組卷、排列、編號(hào),并移交檔案室歸檔。
2.2.1.7.設(shè)備儀器檔案及新購進(jìn)設(shè)備隨機(jī)資料,由生產(chǎn)設(shè)備部按《分類規(guī)則》11.8進(jìn)行整理、組卷,并在兩個(gè)月內(nèi)移交檔案室保管。
2.2.1.8.會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部按《分類規(guī)則》11.9整理裝訂成冊(cè),排列編號(hào)并編制分類目錄。在會(huì)計(jì)年度終了后在本部門保存一年后移到檔案室保管。
2.2.2.資料歸檔的基本要求
2.2.2.1.文件資料必須保持成套性和完整性。
2.2.2.2.歸檔的文件資料必須準(zhǔn)確反映各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。
2.2.2.3.在一個(gè)年度或一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后,由檔案員按照文件的特點(diǎn),系統(tǒng)整理組成一個(gè)或若干個(gè)保管單位(卷、冊(cè)、袋、盒),經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審查簽字之后,按移交歸檔程序和時(shí)間要求,向檔案室移交歸檔。
2.2.2.4.每一個(gè)保管單位都要填寫案卷封面(包括:單位名稱、項(xiàng)目名稱、保管單位名稱、編制日期、張數(shù)、保管期限、檔案號(hào)等)卷內(nèi)目錄和備考表。
2.2.2.5.歸檔的文件資料必須符合國家規(guī)定的文件種類、文件格式等有關(guān)要求,書寫工整清楚,不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆及純藍(lán)墨水書寫。
2.2.3.歸檔份數(shù)
2.2.3.1.各類檔案歸檔一份。
2.2.3.2.聲像、電子版檔案歸檔二份。
2.2.4.歸檔案卷的交接
2.2.4.1.公司各部門形成的技術(shù)文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進(jìn)行整理,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份),由部門經(jīng)理審核后移交檔案室。
2.2.4.2.公司技術(shù)部、質(zhì)量部形成的技術(shù)文件,包括經(jīng)營管理、產(chǎn)品、基建、科研類等文件,由資料員按照《分類規(guī)則》進(jìn)行整理、組卷,并編寫技術(shù)文件歸檔說明書,填寫《移交清單》一式兩份(本部門和公司檔案室各存一份)。
2.2.4.3.確定檔案保管期限的原則:
a.凡記述和反映公司重要活動(dòng)和歷史面貌,對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存。
b.凡在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為長(zhǎng)期保存(30年)。
c.凡在短時(shí)期內(nèi)需要查考利用的檔案列為短期保存(10年)。
d.介于兩者之間的檔案,一律從長(zhǎng)保存。
3.檔案接收制度
3.1.接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收,并辦理接交手續(xù)。
3.2.存放檔案必須有專用柜,排列方法一律從左向右自上而下。
3.3.底圖存放要扎邊平放。藍(lán)圖按四號(hào)大小琴式折疊。
3.4.借閱檔案必須按借閱制度辦理。
3.5.每年12月31日前對(duì)庫房檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)、核對(duì),做到賬物相符。
4.檔案保管制度
4.1.檔案庫房應(yīng)具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設(shè)施條件。
4.2.檔案室每月進(jìn)行一次安全檢查,檢查情況應(yīng)登記,發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)即處理或向領(lǐng)導(dǎo)反映解決。
4.3.非庫房管理人員,不得進(jìn)入庫房。如因工作需要進(jìn)入庫房的,應(yīng)由管理人員陪同。
5.檔案登記統(tǒng)計(jì)制度
5.1.檔案統(tǒng)計(jì)主要包括:檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案利用效果。
5.2.嚴(yán)格履行借閱手續(xù),如實(shí)填寫《借閱檔案登記表》,并妥善保存,作為積累檔案利用的依據(jù)。
5.3.檔案員要主動(dòng)與利用者聯(lián)系,請(qǐng)利用者協(xié)助填寫“檔案利用效果登記表”并將利用效果實(shí)例匯編成冊(cè)。
5.4.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表每年年底報(bào)總公司檔案室和唐山市檔案局一份,檔案室留兩份。
6.檔案的保密制度
6.1.檔案管理人員必須貫徹執(zhí)行國家保密制度及公司的檔案保密規(guī)定,確保檔案的安全。
6.2.檔案管理人員對(duì)所保管的檔案內(nèi)容不得泄露。
6.3.不得擅自翻印、復(fù)印、傳抄檔案、資料。
6.4.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案、資料,必須送指定造紙廠銷毀,不準(zhǔn)賣給廢品收購站。
6.5.發(fā)現(xiàn)檔案、資料丟失或下落不明,要立即報(bào)告保衛(wèi)部門。
7.檔案借閱制度
7.1.借閱檔案應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度履行不同的借閱手續(xù)。
7.2.機(jī)關(guān)各部室因工作需要在檔案室查閱檔案者,須經(jīng)部門經(jīng)理簽字。調(diào)閱檔案且離開檔案室或復(fù)印案卷內(nèi)容(不帶出機(jī)關(guān))者,須經(jīng)部門經(jīng)理、經(jīng)理辦公室主任簽字,方準(zhǔn)予借閱或復(fù)印。
7.3.凡外單位借閱檔案或復(fù)印案卷內(nèi)容并帶出機(jī)關(guān)者,必須持單位介紹信,經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字,方可調(diào)閱或復(fù)印,“介紹信”留存檔案室。
7.4.借閱檔案,借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過15天。
7.5.借閱檔案的人員,必須保守檔案的機(jī)密,保證檔案的安全,不得涂改、勾劃、剪裁、拆散或擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借。
借出后歸還的檔案,檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)、檢查,發(fā)現(xiàn)問題要向借閱人當(dāng)面提出,查明情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。
8.檔案利用制度
8.1.黨群、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案實(shí)行新規(guī)則的編制歸檔文件目錄;產(chǎn)品、基建、設(shè)備儀器、科技、會(huì)計(jì)檔案編制總目錄、分類目錄等。
8.2.生產(chǎn)經(jīng)營和其他各項(xiàng)工作中形成的全部檔案為一個(gè)全宗。檔案室應(yīng)在文書和業(yè)務(wù)部門立卷基礎(chǔ)上,按照“分類規(guī)則”進(jìn)行分類、組卷、編目、排列、上架。
8.3.檔案室根據(jù)各類檔案的不同要求,分別按年度或項(xiàng)目編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具。
8.4.全宗內(nèi)的案卷目錄,應(yīng)依分類方案及時(shí)間順序排列并編號(hào),專柜保存,并繪制案卷存放標(biāo)識(shí)。
8.5.應(yīng)用計(jì)算機(jī)存貯和檢索檔案。
9.檔案鑒定銷毀制度
9.1.檔案的鑒定,由檔案鑒定小組負(fù)責(zé),檔案鑒定小組由公司主管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)技術(shù)部門、經(jīng)理辦和檔案室的負(fù)責(zé)人員組成。
9.2.鑒定工作每三至五年進(jìn)行一次。
9.3.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定,對(duì)超過保管期限的檔案由鑒定小組提出存毀意見。
9.4.銷毀的檔案登記造冊(cè),報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀冊(cè)上簽字并注明年、月、日,銷毀清冊(cè)立卷歸檔長(zhǎng)期保存。
10.違規(guī)處罰
對(duì)違反下列行為之一的直接責(zé)任人及主管領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)視情節(jié)輕重給予不同程度的處罰,構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任:
10.1.不按規(guī)定整理檔案,不按期向檔案室移交檔案的;
10.2.因保管不善,造成檔案損毀、丟失的;
10.3.偽造、涂改檔案的;
10.4.擅自銷毀、抄錄、復(fù)制檔案的;
10.5.泄露檔案內(nèi)容,造成嚴(yán)重后果的。
11.分類規(guī)則
11.1.檔案分類
依據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》要求,根據(jù)公司實(shí)際情況設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目,即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。
11.2.檔號(hào)編制原則
11.2.1.唯一性原則:
檔案館內(nèi)檔號(hào)應(yīng)指代單一。不是編號(hào)對(duì)象應(yīng)賦于不同代碼,一個(gè)代碼只表示一個(gè)編號(hào)對(duì)象。
11.2.2.合理性原則:檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與館藏檔案的整理分類體系相適應(yīng)。
11.2.3.穩(wěn)定性原則:檔號(hào)一經(jīng)確定,一般不應(yīng)隨意改變。
11.2.4.擴(kuò)充性原則;檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量,以便適應(yīng)不斷擴(kuò)充檔案的需要。
11.2.5.單性原則:檔號(hào)力求簡(jiǎn)短明了,以便減少代碼差錯(cuò),節(jié)省存儲(chǔ)空間,提高處理效率。
11.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)
目錄號(hào)—類別號(hào)—案卷號(hào)—頁號(hào)
_—_·__—__—_
11.4.黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案類目設(shè)置及編號(hào)
11.4.1.一級(jí)類目代號(hào):0黨群工作類;1行政管理類;2經(jīng)營管理類;3生產(chǎn)技術(shù)管理類
11.4.2.按二級(jí)類目組織案卷。
11.4.3.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
上述四類檔案編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下:
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第一段為目錄號(hào)。
第二段為一級(jí)類目代號(hào),用“0、1、2、3”表示。
第三段為部門代號(hào)(二級(jí)類目)。
第四段為案卷號(hào),同一保管期限內(nèi)流水編號(hào)。
11.4.4.案卷排列與編目
同一保管期限內(nèi)按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類的順序逐年編制流水卷號(hào),分三種保管期限編制案卷目錄。
利用新規(guī)則進(jìn)行文件級(jí)管理的,同一保管期限內(nèi)同一年度按黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類順序編制流水件號(hào),分三種保管期限編制歸檔文件目錄。
11.5.產(chǎn)品檔案類目設(shè)置及編號(hào)
產(chǎn)品生產(chǎn)檔案按所承接的工程項(xiàng)目----子項(xiàng)專業(yè)設(shè)置類目,按二級(jí)類目組織案卷。
11.5.1.檔號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
產(chǎn)品檔案結(jié)構(gòu)形成采用四段式,編號(hào)由左至右排列,格式如下:。
_—4·__—__
第一段為目錄號(hào)。
第二段為一級(jí)類目,用“4”表示產(chǎn)品檔案。
第三段為二級(jí)類目,按產(chǎn)品種類或型號(hào)設(shè)置。
第四段為案卷號(hào),同一類產(chǎn)品檔案的編號(hào)。
11.6.科學(xué)技術(shù)研究檔案
11.6.1.類目設(shè)置
科學(xué)技術(shù)研究檔案按科研課題設(shè)置類目,二級(jí)類目根據(jù)科研課題完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類目組織案卷。
11.6.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
科學(xué)技術(shù)研究檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用四段式,格式如下:
_—5·__—_
第一段為目錄號(hào)
第二段為一級(jí)類目(科學(xué)技術(shù)研究檔案)代號(hào),用“5”表示。
第三段為課題代號(hào),根據(jù)科研項(xiàng)目排序編號(hào)。
第三段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。
11.6.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。
11.7.基本建設(shè)檔案類目設(shè)置及編號(hào)
11.7.1.類目設(shè)置
基本建設(shè)檔案按建設(shè)項(xiàng)目設(shè)置類目,二級(jí)類目根據(jù)基建項(xiàng)目完成的時(shí)間順序編制,按二級(jí)類目組織案卷。
11.7.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
基建檔案編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
_—6·__·__—_
第一段為目錄號(hào)
第二段為一級(jí)類目(基本建設(shè)檔案)代號(hào),用“6”表示。
第三段為建設(shè)項(xiàng)目代號(hào),根據(jù)項(xiàng)目排序編號(hào)。
第四段為三級(jí)類目代號(hào),用01-11表示。
第五段為案卷號(hào),按項(xiàng)目流水編號(hào)。
11.7.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。
11.8.設(shè)備儀器檔案類目設(shè)置及編號(hào)
11.8.1.類目設(shè)置.設(shè)備儀器檔案按設(shè)備種類(用途)設(shè)置類目,設(shè)備儀器類設(shè)置八個(gè)二級(jí)類目(見類目代號(hào)表),按單位設(shè)備組織案卷。
11.8.2.編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
設(shè)備儀器檔案的編號(hào)結(jié)構(gòu)形式采用五段式,格式如下:
_—7·__·__—_
第一段為目錄號(hào)。
第一段為一級(jí)類目(設(shè)備儀器檔案)代號(hào),用“7“表示。
第二段為二級(jí)類目代號(hào),用01-08表示。
第三段為三級(jí)類目,根據(jù)實(shí)有設(shè)備食品情況設(shè)備。
第四段為案卷號(hào),按二級(jí)類目流水編號(hào)。
11.8.3.案卷排列:按二級(jí)類目順序排列。
11.9.會(huì)計(jì)檔案分類、編號(hào)、排架細(xì)則
11.9.1.類目設(shè)置會(huì)計(jì)檔案按文件形式(名稱)設(shè)置類目,會(huì)計(jì)檔案類設(shè)置四個(gè)二級(jí)類目(見類目代號(hào)表)。
11.9.2.會(huì)計(jì)檔案結(jié)構(gòu)形成采用五段式,格式如下:
_—8·__·__—_
第一段為目錄號(hào)。
第二段為一級(jí)類目(會(huì)計(jì)檔案)代號(hào),用“8'表示。
第三段為二級(jí)類目代號(hào),用01-04表示。
第四段為三級(jí)類目代號(hào),用二位自然數(shù)表示。
第五段為案卷號(hào),按二級(jí)類目流水編號(hào)。
11.9.3.案卷排架(憑證、報(bào)表、其他)按二級(jí)類目從1起流水排列、編號(hào),賬簿類按三級(jí)類目流水排列編號(hào)。
11.10.干部職工檔案類目設(shè)置及編號(hào)
11.10.1.類目設(shè)置
干部職工檔案設(shè)置管理人員檔案、員工檔案、死亡職工檔案三個(gè)二級(jí)類目
11.10.2. 編號(hào)的結(jié)構(gòu)形式
干部職工檔案的結(jié)構(gòu)采用四段式,格式如下:
_—9·__—_
第一段為目錄號(hào)
第二段為一級(jí)類目(干部職工類檔案)代號(hào),用“9”表示。
第三段為二級(jí)類目代號(hào)。
第四段為案卷號(hào)。
11.10.3.案卷排列按二級(jí)類目順序排列。
企業(yè)檔案室管理規(guī)定【2】
一、總則
集團(tuán)的各項(xiàng)檔案資料是集團(tuán)行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為規(guī)范集團(tuán)檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責(zé),杜絕資料流失,特制定本制度。
1、凡集團(tuán)總部各部門、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向集團(tuán)行政人事部提交備份,從而保證集團(tuán)行政部作為集團(tuán)檔案管理對(duì)口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。
2、集團(tuán)總部行政人事部負(fù)責(zé)集團(tuán)檔案管理、文書立卷的工作,并對(duì)各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。各分子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、電子版資料、書信、報(bào)刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來方面的文件材料(含合同、重要報(bào)表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項(xiàng)目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團(tuán)總部各部門年度工作計(jì)劃及資金計(jì)劃;
9、公司簽定的各類合同(含商品房買賣合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團(tuán)、各分子公司獲得的社會(huì)榮譽(yù)資料;
15、其他有必要?dú)w檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料,上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團(tuán)行政人事部應(yīng)即時(shí)做好檔案歸檔分類保管;各分子公司應(yīng)在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向集團(tuán)行政人事部提交備份。
2、集團(tuán)各部門應(yīng)及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù);各分子必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團(tuán)行政人事部提交備份檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù),按文件材料分類造冊(cè),隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單,注明移交人,待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(1)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(3)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(4)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(5)按各類檔案資料的保密級(jí)別、保存期限,案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名,有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫:沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
四、檔案保管期限
1、文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
2、確定集團(tuán)檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
五、檔案保密級(jí)別
1、檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密二級(jí)。檔案的密級(jí)由檔案提交人提議,行政人事部經(jīng)理核定密級(jí)。
2、有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室;有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí),需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)及副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)鑒定解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿,方可借閱。
2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
3、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷。
4、借閱檔案的人員,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)批準(zhǔn)。
5、有密級(jí)的檔案調(diào)閱、復(fù)制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6、借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過十天。
7、借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料,在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾,使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團(tuán)行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責(zé)任人。公司所有員工須到電腦管理責(zé)任人處對(duì)存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責(zé)任人須定時(shí)對(duì)本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷毀
1、集團(tuán)行政人事部定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷毀。
2、檔案鑒定工作由集團(tuán)行政人事部經(jīng)理主持,有關(guān)部門參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見。
3、檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)后,方可銷毀。
4、銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。
九、罰則
1、集團(tuán)各分子公司凡違反本制度,無故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件部門負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外,各罰款100元-500元,并予以集團(tuán)內(nèi)通報(bào)批評(píng)。
2、集團(tuán)所有員工凡違反制度第六條第4項(xiàng),泄露公司檔案秘密的,涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團(tuán)行政部經(jīng)理)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對(duì)其部門領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元-1000元,并予以通報(bào)批評(píng);如造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其法律責(zé)任。
3、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第6項(xiàng),不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。
4、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第六條第7項(xiàng),遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告,如因遺失檔案,泄露公司商業(yè)秘密,造成惡劣后果者,視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。
5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調(diào)閱流程或擅自提供泄漏檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重,給予紀(jì)律處分及相應(yīng)罰款,直至依法追究法律責(zé)任。
6、集團(tuán)所有員工凡違反本制度第七條,不按規(guī)定存放電腦檔案,不按規(guī)定接受檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20__年9月1日生效。
2、本制度由集團(tuán)行政人事部負(fù)責(zé)解釋。
3、各子公司應(yīng)根據(jù)本制度,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
4、以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本制度為準(zhǔn)。
第2篇 企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法
企業(yè)檔案管理規(guī)定(全文)
國 家 檔 案 局
國 家 經(jīng) 貿(mào) 委 文件 檔發(fā)[2002]5號(hào)
國 家 計(jì) 委
國家檔案局 國家經(jīng)貿(mào)委 國家計(jì)委關(guān)于印發(fā)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》的通知
各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市、新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局、經(jīng)貿(mào)委、計(jì)委:
為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,規(guī)范企業(yè)檔案管理,更好地為企業(yè)改革與發(fā)展服務(wù),現(xiàn)發(fā)布《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
二oo二年十月二十日
企業(yè)檔案管理規(guī)定
第一條 為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作,促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。
第三條 企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識(shí),確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全。
第四條 企業(yè)檔案工作接受檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報(bào)國家檔案局備案。
第五條 企業(yè)負(fù)責(zé)檔案工作的部門依法履行下列職責(zé):
(一) 貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二) 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作;
(三) 指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四) 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)(含境外機(jī)構(gòu))的檔案工作。
第六條 企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。
第七條 企業(yè)各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條 企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級(jí)。
第十條 企業(yè)采取有效措施對(duì)檔案進(jìn)行安全保管,并切實(shí)加強(qiáng)對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條 企業(yè)對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè),按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷。
第十二條 企業(yè)做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報(bào)表。企業(yè)認(rèn)真做好對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的登記工作。
第十三條 企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條 企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)。
第十五條 企業(yè)必須為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的檔案。
第十六條 企業(yè)提供利用、公布檔案,不得損害國家、社會(huì)和其他組織的利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條 國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動(dòng),應(yīng)按《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條 企業(yè)對(duì)在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第十九條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案工作責(zé)任追究制度,對(duì)不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者,依法進(jìn)行處理。
第二十條 本規(guī)定由國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第二十一條 本規(guī)定自2002年9月1日起實(shí)施?！秶鵂I企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。其他有關(guān)企業(yè)檔案工作的規(guī)定凡與本規(guī)定抵觸的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
第3篇 破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定辦法
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【1】
(一)適用范圍
1、本規(guī)定適用于國有企業(yè)。其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
2、本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動(dòng)中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
(二)破產(chǎn)企業(yè)檔案的保護(hù)
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護(hù)。
任何單位或者個(gè)人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
(三)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理與移交
1、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級(jí)檔案行政管理部門作為各級(jí)破產(chǎn)清算組成員單位,負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人及檔案室(館)人員負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
2、破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應(yīng)當(dāng)按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
3、破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評(píng)估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會(huì)計(jì)檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按本條第2項(xiàng)規(guī)定辦理。
4、破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動(dòng)保障行政部門代保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費(fèi)單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
5、破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
6、破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應(yīng)當(dāng)與國有資產(chǎn)清理移交同步進(jìn)行。在企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估中應(yīng)當(dāng)對(duì)記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽(yù)、商標(biāo)、專利、專有技術(shù)等)的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。
7、破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應(yīng)當(dāng)將借出的檔案全部收回;對(duì)全部檔案、檔案目錄、登記簿進(jìn)行清點(diǎn),做到帳物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)指派有關(guān)單位對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行清理鑒定,對(duì)無保存和利用價(jià)值的檔案材料予以銷毀。
(四)移交檔案的范圍;
1、企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案;
2、屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基礎(chǔ)、設(shè)備檔案;
3、企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎(jiǎng)產(chǎn)品及專有技術(shù)產(chǎn)品檔案;
4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、帳簿類檔案;
5、企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動(dòng)模范、有突出貢獻(xiàn)的人員檔案;
6、企業(yè)認(rèn)為有保存價(jià)值的其他檔案。
(五)檔案移交的管理與處罰
1、企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
2、企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
3、破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估后應(yīng)在企業(yè)預(yù)留金中劃出一定經(jīng)費(fèi)用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
4、破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應(yīng)當(dāng)依照移交清單認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),辦理交接手續(xù);對(duì)接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按獨(dú)立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
5、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自處理檔案材料,有關(guān)部門應(yīng)予制止,對(duì)直接責(zé)任人和檔案負(fù)責(zé)人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
6、分管理檔案工作的負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
(六)企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍
1 企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng)報(bào)告;
2 企業(yè)主管部門審批意見;
3 企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復(fù)函;
4 企業(yè)破產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及當(dāng)?shù)卣畬?duì)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復(fù)函;
5 破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng);
6 法院下達(dá)的民事裁定書、公告;
7 法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
8 銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報(bào)書及對(duì)債權(quán)人認(rèn)定債權(quán)的通知;
9 清算組向法院提交的清算報(bào)告(包括對(duì)破產(chǎn)具有法律效力的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告,資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)書、確認(rèn)書、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告,資產(chǎn)清冊(cè),折價(jià)分配表,注銷產(chǎn)權(quán)登記證明);
10 債權(quán)人會(huì)議決議文件;
11 破產(chǎn)終結(jié)裁定書;
12 工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務(wù)部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;
13 銀行受償財(cái)務(wù)清單;
14 已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的抵押財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入帳證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的債權(quán)清單;
15 貸款呆帳稽核報(bào)告;
16 借款(含信用、擔(dān)保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關(guān)登記、公證文件
17 企業(yè)破產(chǎn)公告前一個(gè)月或前一季度資產(chǎn)負(fù)債表;
18 其他反映呆帳事實(shí)及有關(guān)審查所需的證明材料;
19 清算組與接收單位的協(xié)議書;
20 清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細(xì)帳目;
21 破產(chǎn)預(yù)案材料;
22 申請(qǐng)企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會(huì)議原始記錄;
23 對(duì)造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關(guān)責(zé)任者的調(diào)查、追究、處理材料;
24 破產(chǎn)終結(jié)后遺留問題及善后處理材料;
25 企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報(bào)告。
遼寧省破產(chǎn)企業(yè)檔案管理規(guī)定【2】
第一條
為加強(qiáng)破產(chǎn)企業(yè)檔案管理,防止國有資產(chǎn)流失,使破產(chǎn)企業(yè)檔案得到有效的保護(hù)和利用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法(試行)》,制定本規(guī)定。
第二條
本規(guī)定所稱破產(chǎn)企業(yè)檔案,是指企業(yè)在破產(chǎn)前全部生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理活動(dòng)中以及企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的各類具有保存價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。
第三條
本規(guī)定適用于國有企業(yè)。
第四條
破產(chǎn)企業(yè)檔案是國有資產(chǎn)清理、登記、評(píng)估工作的重要依據(jù),屬國家所有,受法律保護(hù)。
任何單位或者個(gè)人均不得擅自處理破產(chǎn)企業(yè)檔案。
第五條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。各級(jí)檔案行政管理部門作為各級(jí)破產(chǎn)清算組成員單位,負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)檔案的價(jià)值鑒定和清理移交工作。
破產(chǎn)企業(yè)主管檔案工作的負(fù)責(zé)人及檔案室(館)人員負(fù)責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案的清理、移交等具體工作。
第六條
破產(chǎn)企業(yè)屬產(chǎn)權(quán)范疇的檔案管理權(quán)隨檔案所有者的變更而轉(zhuǎn)移;其他檔案應(yīng)當(dāng)移交給行業(yè)主管部門管理;無行業(yè)主管部門的應(yīng)當(dāng)按管理權(quán)限移交給企業(yè)所在地的綜合檔案館代為保管。
第七條
破產(chǎn)企業(yè)被拍賣的,記載國有資產(chǎn)的檔案必須經(jīng)資產(chǎn)評(píng)估后,方可有償轉(zhuǎn)讓給買方;企業(yè)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理檔案及會(huì)計(jì)檔案等不需轉(zhuǎn)讓的按第六條規(guī)定辦理。
第八條
破產(chǎn)企業(yè)職工有接收單位的,其本人檔案由接收單位管理;暫無接收單位的,交勞動(dòng)行政部門代為保管。離退休人員檔案由發(fā)放離退休費(fèi)單位保管。死亡職工檔案隨其他檔案一起移交。
第九條
破產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)權(quán)出讓給中外合資、合作企業(yè)的,不需轉(zhuǎn)讓的檔案由該企業(yè)有控股權(quán)的中方管理或移交原行業(yè)主管部門管理。
第十條
破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交應(yīng)當(dāng)與國有資產(chǎn)清理移交同步進(jìn)行。在企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估中應(yīng)當(dāng)對(duì)記載企業(yè)無形資產(chǎn)(商譽(yù)、商標(biāo)、專利、專有技術(shù)等)的檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。
第十一條
破產(chǎn)企業(yè)在檔案移交前應(yīng)當(dāng)將借出的檔案全部收回;對(duì)全部檔案、檔案目錄、登記簿進(jìn)行清點(diǎn),做到賬物相符,并編制檔案移交清單;編制企業(yè)歷史沿革、檔案全宗介紹并指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的清理移交工作。
檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)指派有關(guān)單位對(duì)破產(chǎn)企業(yè)檔案進(jìn)行清理鑒定,對(duì)無保存和利用價(jià)值的檔案材料予以銷毀。
第十二條
下列檔案應(yīng)當(dāng)列入移交范圍:
(一)企業(yè)黨群工作、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、經(jīng)營管理類檔案;
(二)屬企業(yè)產(chǎn)權(quán)的科研、基建、設(shè)備檔案;
(三)企業(yè)名牌產(chǎn)品、獲獎(jiǎng)產(chǎn)品及專有技術(shù)產(chǎn)品檔案;
(四)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、賬簿類檔案;
(五)企業(yè)職工檔案中在職及離、退休人員檔案,死亡職工檔案中勞動(dòng)模范、有突出貢獻(xiàn)人員檔案;
(六)企業(yè)認(rèn)為有保存價(jià)值的其他檔案。
第十三條
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成的文件材料按附錄規(guī)定歸檔范圍分別存入破產(chǎn)企業(yè)和破產(chǎn)企業(yè)執(zhí)行部門檔案之中。
第十四條
企業(yè)破產(chǎn)過程中必須確保檔案的完整、安全、保密。
第十五條
破產(chǎn)企業(yè)在清產(chǎn)核資、資產(chǎn)評(píng)估后應(yīng)在企業(yè)預(yù)留金中劃出一定經(jīng)費(fèi)用于破產(chǎn)企業(yè)檔案的鑒定、整理、保管工作。
第十六條
破產(chǎn)企業(yè)檔案接收單位應(yīng)當(dāng)依照移交清單認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),辦理交接手續(xù);對(duì)接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案應(yīng)當(dāng)按獨(dú)立的檔案全宗管理;并做好接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、保管、利用工作。
第十七條
破產(chǎn)企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自處理檔案材料,有關(guān)部門應(yīng)予制止,對(duì)直接責(zé)任人和檔案負(fù)責(zé)人可給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任。
第十八條
分管檔案工作的負(fù)責(zé)人和有關(guān)人員因玩忽職守或互相推諉造成檔案流失、損毀的,由檔案行政管理部門依法處罰。
第十九條
其他企業(yè)破產(chǎn)的,其檔案管理工作可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第二十條
本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
企業(yè)破產(chǎn)過程中形成材料的歸檔范圍【3】
(一)企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng)報(bào)告;
(二)企業(yè)主管部門審批意見;
(三)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)審查批復(fù)函;
(四)企業(yè)破產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及當(dāng)?shù)卣畬?duì)企業(yè)破產(chǎn)工作組(辦)的批復(fù)函;
(五)破產(chǎn)企業(yè)(或債權(quán)人)向法院遞交的企業(yè)破產(chǎn)申請(qǐng);
(六)法院下達(dá)的民事裁定書、公告;
(七)法院成立企業(yè)破產(chǎn)清算組文件及名單;
(八)銀行及其他債權(quán)人債權(quán)申報(bào)書及對(duì)債權(quán)人認(rèn)定債權(quán)的通知;
(九)清算組向法院提交的清算報(bào)告(包括對(duì)破產(chǎn)具有法律效力的財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告,資產(chǎn)評(píng)估立項(xiàng)書、確認(rèn)書,資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告,資產(chǎn)清冊(cè),折價(jià)分配表,注銷產(chǎn)權(quán)登記證明);
(十)債權(quán)人會(huì)議決議文件;
(十一)破產(chǎn)終結(jié)裁定書;
(十二)工商行政管理部門注銷企業(yè)營業(yè)執(zhí)照證明,稅務(wù)部門注銷企業(yè)納稅登記證明,國有資產(chǎn)管理部門注銷企業(yè)產(chǎn)權(quán)登記證明;
(十三)銀行受償財(cái)務(wù)清單;
(十四)已轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的抵押財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)讓協(xié)議書,變現(xiàn)還貸入賬證明,尚未轉(zhuǎn)讓變現(xiàn)財(cái)產(chǎn)的債權(quán)清單;
(十五)貸款呆賬稽核報(bào)告;
(十六)借款(含信用、擔(dān)保、抵押)合同、借據(jù)、抵押物清單及有關(guān)登記、公證文件;
(十七)企業(yè)破產(chǎn)公告前一個(gè)月或前一季度的資產(chǎn)負(fù)債表;
(十八)其他反映呆賬事實(shí)及審查所需的證明材料;
(十九)清算組與接收單位的協(xié)議書;
(二十)清算組在企業(yè)破產(chǎn)處理工作中的所有支出明細(xì)賬目;
(二十一)破產(chǎn)預(yù)案材料;
(二十二)申請(qǐng)企業(yè)破產(chǎn)及破產(chǎn)過程中重要會(huì)議原始記錄;
(二十三)對(duì)造成企業(yè)破產(chǎn)原因有關(guān)責(zé)任者的調(diào)查、追究、處理材料;
(二十四)破產(chǎn)終結(jié)后遺留問題及善后處理材料;
(二十五)企業(yè)破產(chǎn)處理工作總結(jié)報(bào)告;
(二十六)其他有關(guān)材料。
第4篇 企業(yè)檔案管理辦法制度
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理,特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級(jí)文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會(huì)、股東會(huì)及重要會(huì)議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級(jí)報(bào)告、榮譽(yù)證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價(jià)值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動(dòng)整理好提交公司檔案室存檔,以便備查,整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿,將所有檔案詳細(xì)分類登記,分類管理。存檔者須在登記簿上簽名,方可將資料入檔,否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案,如需在檔案室內(nèi)短時(shí)間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用,必須打借條方可借給。每次最長(zhǎng)時(shí)間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級(jí)別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時(shí),必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明,方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況,必須由綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)證明方可查閱。
4、檔案的保護(hù):
(1)查閱者必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。
(2)嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借,更不得遺失。如確實(shí)需要抄錄和復(fù)制,必須由總經(jīng)理簽字的批準(zhǔn)申請(qǐng)方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機(jī)室及有電腦的部門嚴(yán)禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則,對(duì)責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴(yán)禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙,必須由分管經(jīng)理簽字批準(zhǔn),保衛(wèi)方可放行。否則,如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn)蓄意帶出者,須查明原因報(bào)綜合管理部,并每次對(duì)當(dāng)事人罰款200元-__元。如保衛(wèi)未查出,被帶出公司以外而造成損失的,除對(duì)當(dāng)事人罰款外,由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失,同時(shí)對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的,除對(duì)當(dāng)事人罰款外,對(duì)責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時(shí)的隨機(jī)技術(shù)資料、說明書、裝箱單等,員工外出學(xué)習(xí)時(shí)發(fā)放的學(xué)習(xí)資料,聘請(qǐng)師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等,申請(qǐng)購買的技術(shù)資料等,必須在到達(dá)公司24小時(shí)到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù),否則每拖延24小時(shí)對(duì)責(zé)任人罰款50元。
6、需長(zhǎng)期借出專人使用的,必須由專用人員寫出書面借條,報(bào)總經(jīng)理簽名批準(zhǔn)后借出,并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存,嚴(yán)禁外傳、泄露秘密。否則,視情節(jié)輕重罰款1000-10000元,并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機(jī)檔案,進(jìn)行微機(jī)管理,并確保查詢打印的資料完整準(zhǔn)確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對(duì)公司上年度在微機(jī)內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報(bào)告等具有可查考價(jià)值的文件資料分類整理拷貝,標(biāo)明名目后,存檔備查。
