- 目錄
第1篇 _鐵路公司工程檔案管理辦法
__鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)
第一章 總 則
第一條 為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。
第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(一)工程準備階段文件:工程建設開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(二)監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(三)施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(四)竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結果的圖樣。
(五)竣工驗收文件:建設工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一)紙質(zhì)載體:以紙張為基礎的載體形式。
(二)縮微品載體:以膠片為基礎,利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。
(三)光盤載體:以光盤為基礎,利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。
(四)磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎,對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。
第二章 檔案管理部門及其職責
第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:
(一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。
(二)制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。
(三)對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。
(四)集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五)對工程建設過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六)對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第七條 各業(yè)務部門的檔案管理職責:
(一)項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(二)工程技術部門負責工程建設過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(三)合同管理部門負責工程前期準備階段和建設過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務部門不得留存或拒絕(超期)歸檔
第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一)工程準備階段文件
1、工程立項及審批文件。
2、工程勘察、評估、測繪、設計文件。
3、建設用地、征地、拆遷文件。
4、招投標文件及合同。
5、工程開工審批文件。
6、財務文件(工程投資估算材料、工程設計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。
7、工程建設、施工、監(jiān)理機構及負責人。
8、工程準備階段形成的其他文件。
(二)監(jiān)理文件
(三)施工文件
1、施工技術準備文件。
2、施工現(xiàn)場準備文件。
3、工程圖紙變更記錄。
4、施工材料質(zhì)量證明文件及復驗報告。
5、施工實驗記錄。
6、隱蔽工程檢查記錄。
7、施工紀錄。
8、工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、工程質(zhì)量檢查記錄。
(四)竣工圖
(五)竣工驗收文件
1、工程竣工總結。
2、竣工驗收記錄。
3、財務文件。
4、聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一)歸檔的工程文件應為原件。
(二)工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
(三)工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
(四)工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。
(五)工程文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm×210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。
(七)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復印件。
(八)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
(九)利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖。
(十)不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標欄露在外面。
(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。
第十條工程檔案的組卷要求:
(一)組卷原則
1、工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二)組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。
第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等),經(jīng)公司分管領導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領導簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構成犯罪的依法追究刑事責任。
第2篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設管理制度:工程檔案管理辦法
為對工程技術檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。
一、工程技術檔案資料的內(nèi)容
1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗收報告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實施細則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復工令;(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件;(6)施工組織設計審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項目竣工驗收報告:a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表;b)工程項目施工例會紀要;c)工程質(zhì)量檢測記錄;d)材料、設備進場質(zhì)量檢測報告;e)監(jiān)理工程進度付款審核報表:f)應業(yè)主要求提供的其它專題報告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設計文件;(2)設計變更;(3)初步設計圖紙等設計文件;(4)工程概算、預算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護設計文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設計合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標文件;(11)工程綜合驗收資料;(12)工程竣工驗收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結構試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術資料編制要求
1、原則工程技術資料嚴格按照《建設工程技術整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進行編制并及時歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標準驗收。(2)監(jiān)理資料嚴格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。
2.工程部負責復核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗收后一個月內(nèi),施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設辦理竣工結算付款手續(xù)。
第3篇 某學?；ㄌ幓üこ虣n案管理辦法
學?；ㄌ庩P于基建工程檔案管理的辦法(暫行)
基建工程檔案管理是基建管理工作的重要內(nèi)容?；üこ虣n案是學校綜合檔案的重要組成部分,是今后進行基建工作和學校管理工作的基礎。
基建部門檔案室業(yè)務上受學校綜合檔案室的指導,按規(guī)定向校檔案室及__市城建檔案館移交完整的檔案材料。
一、基建類檔案是指學校的基建項目從醞釀、決策到建成交付使用以及改建、擴建、抗震、加固、維修等項目的全過程中形成的、對學校和社會具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
二、歸檔的基建材料,是國家的寶貴財富,是建設學校的歷史記錄,所有的工程技術人員,都有為建檔、歸檔完善檔案提供資料的義務。
三、各科室把檔案資料的收集、整理、移交工作列進職責范圍,有專人負責,作為年終業(yè)績考核內(nèi)容之一。
四、檔案管理人員應嚴格遵守崗位責任制,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,掌握專業(yè)知識,充分利用微機管理,保證檔案管理工作有序、高效進行。
五、歸檔的綜合管理文件:
1)上級有關基建工作的文件。
2)基建工作規(guī)章制度。
3)基建工作計劃、總結、簡報、大事記。
4)基建工作總體規(guī)劃。
5)基建工作年度、季度總結、統(tǒng)計報表。
6)基建工程財務預決算和上級批復。
7)全校性總體規(guī)劃、設計總平面圖。
8)水、電、氣管道分布圖。
9)地質(zhì)勘察、地形測量材料。
10)綜合性征地文件材料。
11)設計院所、室形成的文件材料。
六、歸檔的工程竣工檔案的內(nèi)容
(一) 工程前期及竣工文件材料
1)可行性研究:項目建議書及上級批復、可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預測、調(diào)查報告、設計任務書。
2)計劃任務書及批復。
3)工程項目申請、批準文件。
4)征地審批文件(包括拆遷、補償?shù)任募?。
5)規(guī)劃定點文件(包括建筑紅線圖和道路紅線圖)。
6)工程文字審批(附方案圖)文件。
7)設計文件:初步設計,技術設計,施工圖設計,技術秘密材料,專利文件,設計計算書,關鍵技術實驗,總體規(guī)劃設計,設計評價,鑒定及審批。
8)建筑設計的環(huán)保、消防、防疫等審批文件。
9)規(guī)劃許可證。
10)開工報告表。
11)準予開工通知書。
12)委托監(jiān)督、工程質(zhì)量監(jiān)督員通知書。
13)承發(fā)包合同或施工合同、協(xié)議書、招標、投標、決標、租賃等到文件、合同會簽單、水、電、氣、暖供應協(xié)議書。
14)與工程有關的會議紀要(貫穿全過程)。
15)工程地質(zhì)和水文地質(zhì)勘察報告。
16)預決算書及審計文件。
17)竣工報告、及工程竣工驗收證明書、質(zhì)量評審材料、驗收會議決議文件等。
(二) 各種建筑材料合格證、施工試驗報告。
1)鋼材出廠合格證及檢驗報告(鋼筋及型鋼)。
2)鋼材焊接檢驗報告及焊條合格證、焊工操作證。
3)水泥出廠合格證及復驗報告。
4)磚、砂、石出廠合格證及檢驗報告(含保溫材料合格證)、 準用證。
5)防水材料合格證及試驗報告。
6)構件出廠合格證及試驗報告。
7)外加劑。
8)采暖衛(wèi)生與煤氣工程、設備出廠合格證、準用證。
9)電氣工程材料、設備出廠合格證、準用證。
10)通風與空調(diào)工程材料、設備出廠合格證、準用證。
11)土壤試驗。
12)砂漿配合比及抗壓強度試驗報告。
13)混凝土配合比及抗壓強度試驗報告。
14)現(xiàn)場預應力混凝土試驗。
15)其他。
(三) 工程技術要求、技術交流、設計變更、圖紙會審紀要、施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術、安全措施、施工工藝、定位放線、基礎、結構驗收、施工記錄、隱蔽工程驗收記錄。
1)圖紙會審。
2)設計變更。
3)定位放線。
4)基礎驗收。
5)結構驗收。
6)地基釬探。
7)樁基施工記錄。
8)結構吊裝、預制混凝土、樓板安裝記錄。
9)現(xiàn)場預應力施工記錄。
10)沉降觀測記錄。
11)施工測溫記錄。
12)施工放線測量記錄。
13)通風道、垃圾道暢通記錄。
14)質(zhì)量事故處理記錄。
15)地基隱蔽工程驗收記錄。
16)基礎隱蔽工程驗收記錄。
17)主體隱蔽工程驗收記錄。
18)樓地面隱蔽工程驗收記錄。
19)屋面隱蔽工程驗收記錄。
20)采暖衛(wèi)生與煤氣隱蔽工程驗收記錄。
21)電氣隱蔽工程驗收記錄。
22)通風與空調(diào)隱蔽工程驗收記錄。
23)電梯安裝隱蔽工程驗收記錄。
24)工程分項使用功能檢測記錄 ,包括內(nèi)容分四個方面共13項:
煙道、樓板堵孔情況檢查記錄。
地漏安裝、廁所、衛(wèi)生間、陽臺地面坡向及滲漏情況檢查記錄。
卷材屋面防水施工檢查記錄。
給水(采暖)管道通水試驗記錄。
(排水)管道通水試驗記錄。
(排水)管道灌水(雨水)靜壓試驗記錄。
散熱器組裝后壓力試驗記錄。
給水(采暖)管道系統(tǒng)壓力試驗記錄。
照明線路絕緣電阻測試記錄。
普通電氣設備安裝動態(tài)檢查記錄。
防雷及電器設備接地電阻測試驗收記錄。
防水工程滲漏試驗記錄表。
管道通球檢驗記錄。
(四)單位工程分部、分項工程質(zhì)量評定表
1)單位工程質(zhì)量評定表(綜合評定表)。
2)單位工程分部質(zhì)量評定匯總表。
3)保
證項目技術資料核查表。
4)單位工程觀感質(zhì)量評定表。
5)地基與基礎工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
6)主體工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
7)地面與樓面工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
8)門窗工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
9)裝飾工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
10)屋面工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
11)采暖衛(wèi)生與煤氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
12)電氣工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
13)通風與空調(diào)工程工程質(zhì)量評定表(分部及分項)。
14)電梯安裝工程質(zhì)量評定表(分部及分項)
(五) 竣工圖
1)建筑竣工圖。
2)結構竣工圖。
3)給排水竣工圖。
4)采暖竣工圖。
5)電氣竣工圖。
6)通風與空調(diào)竣工圖
(六) 與工程有關的各種聲像材料(注明文字說明、工程名稱、地點、時間、施工部位等)及其他材料。
七、資料的移交工作必須建立健全手續(xù),資料的名稱、份數(shù)、頁數(shù)登記造冊,移交時填寫移交表,一式兩份,雙方簽字。重要材料移交表須經(jīng)移交部門科長審核簽字確認。各科室及檔案室分別保管備查。
1、單項工程竣工驗收后,三個月內(nèi)由工地代表將該項工程的檔案材料移交給檔案室,由檔案室按規(guī)定組卷,上交校檔案室和上級檔案館。
2、其他應歸檔的資料,必須及時移交,全部資料要在下年度的一月十五日前移交給檔案室。
3、歸檔資料必須是原件,使用復印件必須注明原件存放地點,一般工程前期及竣工圖歸檔兩份,其他一份,重要工程應在施工前確定歸檔份數(shù),一般歸檔兩份以上。
4、歸檔材料移交要全面及時,負責移交人員應對文件內(nèi)容進行檢查,做到內(nèi)容真實、無遺漏,單項工程各工地代表負責對由施工單位移交的材料依照前歸檔內(nèi)容進行檢查。
5、竣工圖必須使用新藍圖繪制,按規(guī)定加蓋“竣工圖”標志,并如實填寫內(nèi)容。
6、歸檔材料必須字跡清晰端正,圖紙清楚,紙張優(yōu)良,書寫一律用碳素墨水,以利長久保存。
7、檔案管理人員按規(guī)定對所收集的檔案資料進行排列、組卷、編目、裝訂。向上級檔案室部門移交的文件,如在日常工作中有查閱利用價值,檔案室應復印存留,以提高利用率。
8、校內(nèi)外單位或個人,查閱檔案資料時,須經(jīng)科長以上領導同意方可查閱相關資料,檔案室作好查閱記錄。
9、查閱利用檔案,一般在檔案室內(nèi)進行,歸檔資料一般不外借。確須借出時,須經(jīng)科以上領導批準方可辦理借出手續(xù),并規(guī)定三日內(nèi)歸還,檔案室作好借閱登記(注明借閱人姓名、單位、聯(lián)系電話等)。
10、對所借檔案資料,要妥善保護,不得轉(zhuǎn)借、不得拆卷、抽頁、剪裁、涂改、眉批、污損,借閱期間發(fā)生的一切問題由借閱人負責。
11、對借還的檔案資料,檔案管理人員要進行認真清點、檢查和驗收,無誤后方可歸檔,如發(fā)現(xiàn)問題,及時查明原因,上報領導。
12、對過期不還者,檔案室人員有責任催還,對故意不還者,應上報領導加以解決。
13、按有關規(guī)定確定檔案資料密級及保管期限,經(jīng)鑒定需銷毀的檔案資料,必須編造銷毀清冊,經(jīng)有關領導批準后方可銷毀。
14、檔案室要作好防盜、防火、防蟲、防曬、防鼠、防塵、防霉、防有害氣體等“八防”工作,嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品。
15、存放檔案櫥俱排列合理整齊,并保持清潔衛(wèi)生。
16、對保管的全部資料,每半年進行一次清點核對,發(fā)現(xiàn)破損檔案應及時修復或復制。
17、檔案室有關人員應經(jīng)常檢查和清除可能發(fā)生事故的隱患。
18、檔案管理人員在調(diào)換工作時,對所管檔案要辦理交接手續(xù),離職后對需保密材料內(nèi)容不得泄露。
19、檔案管理人員應對在冊檔案資料按一定題目選材、加工、排列、組合編制各種參考資料,提高檔案工作管理水平。
第4篇 鐵路公司工程檔案管理辦法
__ __ 鐵路有限責任公司工程檔案管理辦法(暫行)第一章 總 則
第一條 為加強工程檔案管理,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》等有關法律法規(guī),特制定工程檔案管理辦法(暫行)。
第二條 本辦法所稱的工程檔案,是指工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史紀錄。
第三條 工程檔案分工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
(一) 工程準備階段文件:工程建設開工之前,在立項、審批、勘察、評估、設計、招投標等工程準備階段形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(二) 監(jiān)理文件:工程監(jiān)理單位在工程設計、施工等階段監(jiān)理過程中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(三) 施工文件:工程施工單位在工程施工過程中形成的文件件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
(四) 竣工圖:工程竣工驗收后,真實反映工程項目施工結果的圖樣。
(五) 竣工驗收文件:建設工程竣工驗收活動中形成的文件及會議記錄、紀要、合同、協(xié)議等。
第四條 工程檔案的類型:
(一) 紙質(zhì)載體:以紙張為基礎的載體形式。
(二) 縮微品載體:以膠片為基礎,利用縮微技術對工程資料進行保存的載體形式。
(三) 光盤載體:以光盤為基礎,利用計算機技術對工程資料進行存儲的形式。
(四) 磁性載體:以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎,對工程資料的電子文件、聲音、圖象進行存儲的形式。
第五條 工程檔案管理部門必須對工程檔案進行依法管理、有效保護、積極開發(fā)檔案信息資源,確保工程檔案的完整、安全、規(guī)范。第二章 檔案管理部門及其職責
第六條 公司綜合管理部門負責公司工程檔案的管理工作。其主要職責如下:
(一) 貫徹執(zhí)行檔案工作的法律、法規(guī)和各項方針政策。
(二) 制定檔案管理工作的規(guī)章制度,并組織實施、推行檔案管理標準。
(三) 對檔案的日常管理進行監(jiān)督和指導。
(四) 集中管理檔案,維護檔案的完整和安全,開展檔案的利用工作,做好檔案的鑒定和編目。
(五) 對工程建設過程中各類文件的形成和積累進行監(jiān)督、催辦,并指導業(yè)務部門負責的工程檔案的及時歸檔和日常管理、臨時借閱。
(六) 對檔案的收進、移交、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。
第七條 各業(yè)務部門的檔案管理職責:
(一) 項目前期工作部門負責工程項目準備階段(工程建設動工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(二) 工程技術部門負責工程建設過程中監(jiān)理、施工、竣工等階段(工程建設動工后)形成的工程文件的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
(三) 合同管理部門負責工程前期準備階段和建設過程中形成工程合同的收集、整理、分類和移交歸檔,并對其移交歸檔前的完整、安全負責。
第八條 工程檔案的原件必須移交公司檔案管理部門歸檔,各業(yè)務部門不得留存或拒絕(超期)歸檔第三章 檔案的管理
第八條 工程檔案應按照國家檔案的分類規(guī)則,所有的工程文件,由檔案管理部門催辦、各業(yè)務部門收集整理,按照文件形成后7日內(nèi)完成移交歸檔的要求辦理。列入工程檔案分類管理的檔案目錄如下:
(一) 工程準備階段文件
1、 工程立項及審批文件。
2、 工程勘察、評估、測繪、設計文件。
3、 建設用地、征地、拆遷文件。
4、 招投標文件及合同。
5、 工程開工審批文件。
6、 財務文件(工程投資估算材料、工程設計概算材料、施工圖概算材料、施工預算等)。
7、 工程建設、施工、監(jiān)理機構及負責人。
8、 工程準備階段形成的其他文件。
(二) 監(jiān)理文件
(三) 施工文件
1、 施工技術準備文件。
2、 施工現(xiàn)場準備文件。
3、 工程圖紙變更記錄。
4、 施工材料質(zhì)量證明文件及復驗報告。
5、 施工實驗記錄。
6、 隱蔽工程檢查記錄。
7、 施工紀錄。
8、 工程質(zhì)量事故處理記錄。
9、 工程質(zhì)量檢查記錄。
(四) 竣工圖
(五) 竣工驗收文件
1、 工程竣工總結。
2、 竣工驗收記錄。
3、 財務文件。
4、 聲像、微縮、電子檔案。
第九條 工程檔案編制質(zhì)量要求:
(一) 歸檔的工程文件應為原件。
(二) 工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
(三) 工程文件的內(nèi)容必須真實、準確,與工程實際相符合。
(四) 工程文件應采用耐久性強的書寫材料(如碳素墨水、藍黑墨水)。
(五) 工程文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
(六) 工程文件中的文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為a4幅面(297mm_210mm);圖紙宜采用國家標準圖幅。
(七) 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張;圖紙采用計算機出圖,出圖必須清晰,不得使用計算機所出圖紙的復印件。
(八) 所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。
(九) 利用施工圖改繪的竣工圖,必須標明變更修改依據(jù);凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變,或變更部分超過圖面1/3的,應當重新繪制竣工圖。
(十) 不同幅面的工程圖紙應統(tǒng)一折疊稱a4幅面,圖標欄露在外面。(十一)工程檔案的照片(含底片)及聲像檔案,要求圖像清晰,聲音清楚,文字說明準確。
第十條 工程檔案的組卷要求:
(一) 組卷原則
1、 工程準備階段文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷。
2、 監(jiān)理文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
3、 施工文件按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。
4、 竣工圖按單位工程、專業(yè)等組卷。
5、 竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。
(二) 組卷的原則、要求和卷內(nèi)排列、編目、目錄編制、封面等按《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十一條 工程檔案的保存價值、鑒定和保管期限確定,銷毀失去保存價值的檔案,必須依照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》確定的原則、標準、程序和方法進行。
第十二條 工程檔案的借閱實行審批登記制。借閱人(公司內(nèi)部業(yè)務部門)在借閱前到檔案管理部門填寫檔案借閱審批單(注明借閱原因、借閱期限、是否復印等),經(jīng)公司分管領導簽批,檔案管理人員進行借閱登記后,方可借閱。公司外部人員借閱工程檔案的,由公司業(yè)務部門填寫檔案借閱審批單,按上述程序辦理,但審批單必須經(jīng)公司主要領導簽批。
第十三條 借閱檔案由公司檔案管理部門負責限期收回。
第十四條 對違反本規(guī)定,在檔案管理過程中弄虛作假、失職瀆職等行為,一經(jīng)查證屬實,對責任人一律解聘或除名。給公司造成經(jīng)濟損失的,由責任人依法賠償。構成犯罪的依法追究刑事責任。
第十五條 本辦法(暫行)由河南__ __ 鐵路有限責任公司負責解釋,自印發(fā)之日起試行。
