文件管理辦法15篇

更新時(shí)間：2024-11-20 查看人數(shù)：18

下載一鍵復(fù)制全文

文件管理辦法

第1篇物業(yè)停車場(chǎng)管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件

物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:停車場(chǎng)管理辦法

1.目的

為了確?？蛻糗囕v停放的安全,保證車場(chǎng)內(nèi)車輛停放整齊有序。

2.范圍

適用于各管理處對(duì)車輛的有效管理。

3.定義

無

4. 職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)安全管理工作的全面指導(dǎo)、檢查、督促和考核

安全主管(辦)負(fù)責(zé)安全管理工作的具體組織、落實(shí)、建議和培訓(xùn)

安全班長(zhǎng)負(fù)責(zé)車場(chǎng)管理的具體實(shí)施及監(jiān)督指導(dǎo)

安全員負(fù)責(zé)引導(dǎo)機(jī)動(dòng)車輛停放、存放、檢查和進(jìn)出登記

5、方法及過程控制

5.1車場(chǎng)管理

5.1.1小區(qū)內(nèi)停車場(chǎng)屬小區(qū)內(nèi)客戶專用停車場(chǎng),外來車輛進(jìn)入時(shí),出入口安全員要填寫《車輛出入登記表》和《來訪人員情況登記表》后方可以放行。

5.1.2車輛行進(jìn)小區(qū)入口崗時(shí),安全員應(yīng)示意來車減速或停車,并迅速發(fā)放機(jī)動(dòng)車輛出入卡。

5.1.3當(dāng)車主接過機(jī)動(dòng)車輛出入卡后,示意車輛駛?cè)胪＼噲?chǎng)或小區(qū)。核對(duì)車輛相關(guān)資料后填寫《車輛出入登記表》后放行。

5.1.4安全員要對(duì)進(jìn)入小區(qū)車輛進(jìn)行車輛外觀檢查,如有劃傷等,應(yīng)及時(shí)知會(huì)車主,并在《車輛受損記錄表》上記錄。

5.1.5對(duì)于進(jìn)入小區(qū)停車場(chǎng)的車輛,停車場(chǎng)安全員應(yīng)引導(dǎo)車輛停放在停車位上,不得堵塞消防、進(jìn)出通道以及固定停車位。若出現(xiàn)異常情況,安全員應(yīng)立即通知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行處理。

5.1.6對(duì)要收取臨時(shí)車位費(fèi)的車輛須按停車場(chǎng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收費(fèi)并向車主提供相應(yīng)的停車發(fā)票,嚴(yán)禁收費(fèi)不給發(fā)票的行為,一經(jīng)查出,一律按貪污票款處理。

5.1.7對(duì)收取的停車費(fèi),每天由班長(zhǎng)上繳管理處出納,必須作到票款相符。

5.1.8安全部負(fù)責(zé)人每月應(yīng)與管理處ic卡發(fā)放負(fù)責(zé)人核對(duì)一次車輛磁卡發(fā)放情況和停車費(fèi)的賬目。

5.1.9車場(chǎng)內(nèi)車輛發(fā)生交通事故,如有傷者,安全員應(yīng)立即救護(hù)并保護(hù)現(xiàn)場(chǎng),并報(bào)告有關(guān)執(zhí)法部門進(jìn)行處理。

5.1.10車場(chǎng)內(nèi)車輛若發(fā)生故障,不影響車場(chǎng)正常使用的小型維修,可在車場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行,維修完畢后應(yīng)清理周圍衛(wèi)生,其它維修禁止在車場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行。

5.1.11進(jìn)入小區(qū)的車輛由出入口崗或車場(chǎng)崗對(duì)車輛的外觀進(jìn)行察看有無明顯缺陷(牌照、擋風(fēng)玻璃、反光鏡)等,若有缺陷須在《車輛受損記錄表》中做好記錄,對(duì)受損部位拍照存檔,并通知車主確認(rèn)。車輛如出現(xiàn)漏、滴油情況,安全員應(yīng)立即通知管理處前臺(tái)或監(jiān)控中心,由其通知車主進(jìn)行檢查并處理,若通知不到車主須通知安全主管處理,并安排保潔員進(jìn)行清理。

5.1.12嚴(yán)禁任何車輛在停車場(chǎng)內(nèi)進(jìn)行試剎車或練習(xí)駕駛的行為。

5.1.13因車主直接原因造成車場(chǎng)內(nèi)公共設(shè)施、設(shè)備損壞時(shí)要立即上報(bào)設(shè)施、設(shè)備主管以上人員到場(chǎng)處理,根據(jù)損壞情況與車主明確責(zé)任,賠償損失。

5.1.14發(fā)現(xiàn)無關(guān)人員或可疑人員進(jìn)入車場(chǎng)要及時(shí)密切關(guān)注,若有緊急情況按《突發(fā)事件處理辦法》進(jìn)行處理。

5.1.15因安全員直接原因造成車場(chǎng)內(nèi)車輛損傷或丟失,追究安全員責(zé)任。

5.1.16安全員走近距車輛駕駛室窗口適當(dāng)距離時(shí),禮貌地向車主收回機(jī)動(dòng)車輛出入卡,快速核對(duì)車牌號(hào)、進(jìn)入時(shí)間和值班人員的簽字(在人、車、證核對(duì)正常情況下,應(yīng)盡可能減少車輛在崗位處的停滯時(shí)間),然后再填寫《車輛出入記錄表》。

5.1.17車輛在晚24:00至凌晨5:30、雷雨天晚23:00至凌晨6:00駛出小區(qū),安全員必須對(duì)駕車人的有效證件進(jìn)行核對(duì)并如實(shí)填寫《車輛出入登記表》,方可放行。

5.1.18對(duì)回收的機(jī)動(dòng)車輛出入卡應(yīng)妥善保管,防止風(fēng)吹、雨淋、遺失。每日由當(dāng)值班長(zhǎng)負(fù)責(zé)對(duì)《車輛出入登記表》進(jìn)行整理,每月上交到管理處指定的資料室進(jìn)行存檔,并對(duì)《車輛出入登記表》進(jìn)行抽查核實(shí),過了公司規(guī)定存檔期,再進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。

5.1.19對(duì)進(jìn)出車輛必須檢查一輛放行一輛,嚴(yán)禁在未辦理手續(xù)將道閘打開,以免給不法分子可乘之機(jī)或?qū)е聸_崗行為發(fā)生。

5.1.20在車流量高峰期應(yīng)增加崗位人員,加快車輛流通速度,防止大量車輛滯留,有條件的管理處應(yīng)盡可能考慮進(jìn)出口分流,并做好相關(guān)提示。

5.2摩托車及非機(jī)動(dòng)車輛管理

5.2.1在管理區(qū)域內(nèi)劃定區(qū)域或指定地點(diǎn)存放摩托車及非機(jī)動(dòng)車,并在入口處設(shè)立標(biāo)識(shí)禁止無牌摩托車進(jìn)入管理區(qū)域。

5.2.2要求進(jìn)入管理區(qū)域的摩托車及非機(jī)動(dòng)車必須按指定位置存放,不得占用機(jī)動(dòng)車的停車位,并在車輛集中停放部位設(shè)置防盜提示。

6.支持性文件

無

7.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy7.5.1-a01-02-f1《車輛出入記錄表》

tjzzwy7.5.1-a01-02-f2《車輛受損記錄》

第2篇監(jiān)理文件資料管理辦法

1 范圍

本文件規(guī)定了項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理方法和基本要求。

本文件適用于項(xiàng)目部工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理工作。

2 引用文件和術(shù)語

q/04-206.305-2006 工程檔案管理規(guī)定

3 職責(zé)

3.1 總監(jiān)理工程師

3.1.1 組織編寫工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件管理規(guī)定,指定信息管理員。

3.1.2 明確監(jiān)理信息流程。

3.1.3 組織整理工程項(xiàng)目的監(jiān)理資料。

3.2 專業(yè)監(jiān)理工程師

負(fù)責(zé)本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。

3.3 信息管理員

根據(jù)工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料管理規(guī)定,實(shí)施文件資料的具體操作管理。

4 控制程序

4.1 明確監(jiān)理信息流程

根據(jù)工程特點(diǎn),結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況,與業(yè)主協(xié)商確定監(jiān)理信息流程,并通知工程項(xiàng)目建設(shè)參建單位。

4.2 建立監(jiān)理信息編碼規(guī)定

工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件的編號(hào)規(guī)則應(yīng)參照《文件控制程序》中相關(guān)規(guī)定,結(jié)合監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際予以制訂。

4.3 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料的登錄和分類存放

在工程建設(shè)全過程中形成的有關(guān)文件資料,都應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行整理分類后傳遞給信息管理人員,進(jìn)行集中收發(fā)和管理。

4.3.1 監(jiān)理信息管理員在獲得各種文件資料之后,首先要對(duì)這些資料進(jìn)行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)往來文件要建立記錄臺(tái)帳,臺(tái)帳應(yīng)有“往來文件名稱、文件編號(hào)、接收人姓名、接收日期、是否需要對(duì)方反饋及反饋時(shí)間”等內(nèi)容。

4.3.2 工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料主要包括工程項(xiàng)目服務(wù)過程文件、實(shí)施過程所要求的文件和來自于工程監(jiān)理項(xiàng)目部外部的文件是工程監(jiān)理項(xiàng)目部服務(wù)過程中的工作依據(jù)和工作成果。主要包括:

a) 監(jiān)理合同;

b) 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

c) 監(jiān)理指令;

d) 監(jiān)理工作日志;

e) 監(jiān)理周(月)報(bào);

f) 會(huì)議紀(jì)要;

g) 審核簽認(rèn)文件;

h) 工程質(zhì)量認(rèn)證文件;

i) 危險(xiǎn)源、環(huán)境因素調(diào)查資料;

j) 工程款支付證明;

k) 工程驗(yàn)收記錄;

l) 質(zhì)量事故調(diào)查及處理報(bào)告;

m) 各種監(jiān)理內(nèi)部臺(tái)賬;

n) 工程施工文件資料;

o) 工程收函;

p) 勘察、設(shè)計(jì)文件;

q) 適用的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、規(guī)定等;

r) 顧客提供的(包括設(shè)計(jì)圖紙)資料等;

s) 涉及本工程項(xiàng)目的上級(jí)文件、批復(fù)文件、審查意見、組織間來往文件等。

4.3.3 工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員應(yīng)及時(shí)將文件資料分類存放,并建立目錄。同時(shí)建立定期盤點(diǎn)機(jī)制,定期檢查文件的關(guān)閉情況,對(duì)未關(guān)閉文件及時(shí)進(jìn)行跟蹤關(guān)閉。

4.4 建立工程監(jiān)理項(xiàng)目部文件資料借閱臺(tái)帳記錄,工程監(jiān)理項(xiàng)目部以外人員借閱資料應(yīng)首先獲得總監(jiān)理工程師同意。

4.5 工程監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出文件應(yīng)主題明確、用詞準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn);編、審、批簽字齊全,標(biāo)識(shí)明確。對(duì)于工程監(jiān)理項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織的圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)交底和工程協(xié)調(diào)及安全工作等會(huì)議,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部組織整理會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容要做到真實(shí)、規(guī)范、參與各方簽字確認(rèn)后按程序分發(fā)。工程監(jiān)理項(xiàng)目部對(duì)外發(fā)出的文件一般應(yīng)采用計(jì)算機(jī)打印。有條件的監(jiān)理項(xiàng)目部應(yīng)連接因特網(wǎng),建立計(jì)算機(jī)信息網(wǎng),以實(shí)現(xiàn)文件資料的管理規(guī)范化、快捷化。

4.6 對(duì)于顧客提供的設(shè)計(jì)圖紙等資料,由工程監(jiān)理項(xiàng)目部信息管理員按專業(yè)分類管理登記,由專業(yè)監(jiān)理人員驗(yàn)證其有效性后,填寫“顧客財(cái)產(chǎn)登記表”。

4.7 對(duì)監(jiān)理現(xiàn)場(chǎng)使用的規(guī)程、規(guī)范等資料要認(rèn)真審查,確保其處于有效期內(nèi);嚴(yán)禁使用無效版本和未加蓋“有效”章的規(guī)程、規(guī)范。

第3篇物業(yè)消防管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件

物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:消防管理辦法

1.目的

為提高安全消防意識(shí),加強(qiáng)物業(yè)管理區(qū)域的消防管理,保障顧客及公司生命財(cái)產(chǎn)安全。

2.范圍

適用于公司消防安全管理工作。

3.定義

無

4.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

總經(jīng)理公司消防安全第一責(zé)任人。

品質(zhì)管理部協(xié)助總經(jīng)理落實(shí)和監(jiān)督公司各部門的消防工作,督促完善消防安全責(zé)任制度。

管理處經(jīng)理管理處消防安全第一責(zé)任人,負(fù)責(zé)管理區(qū)域防火工作的全面監(jiān)督檢查

安全部負(fù)責(zé)人開展安全消防教育、防火檢查,消除火災(zāi)隱患。組織制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案,并實(shí)施演練,落實(shí)和監(jiān)督本管理處消防工作,完善防火安全責(zé)任制度。

安全員具體負(fù)責(zé)組織消防工作的具體實(shí)施,定期巡查,保障疏散通道、安全出口、消防車通道暢通;保障公共消防設(shè)施、器材以及消防安全標(biāo)志完好有效。

5.方法及過程控制

5.1 總則

5.1.1 消防工作貫徹'預(yù)防為主,防消結(jié)合'的方針。

5.1.2消防工作在所管轄區(qū)的消防管理機(jī)關(guān)的監(jiān)督、指導(dǎo)下,執(zhí)行落實(shí)有關(guān)消防法規(guī)。

5.1.3 公司任何職員都有維護(hù)消防安全、保護(hù)消防設(shè)施、預(yù)防火災(zāi)、報(bào)告火警、參與滅火工作的義務(wù)。

5.2 消防管理

5.2.1公司各管理處制定管理區(qū)域滅火方案、義務(wù)消防隊(duì)架構(gòu)圖,并懸掛于消防控制中心,落實(shí)各項(xiàng)防火安全措施,保障轄區(qū)防火安全;

5.2.2消防設(shè)施和器材的配置

5.2.2.1安全部應(yīng)在所管轄范圍內(nèi)建立《滅火器臺(tái)帳》、《消防設(shè)施及器材分布一覽表》。

5.2.2.2管理處配電室、發(fā)電機(jī)房、電梯機(jī)房、控制中心、計(jì)算機(jī)房等重要設(shè)備房、辦公室、圖書室、員工食堂、宿舍、車庫(kù)、倉(cāng)庫(kù)、固定崗?fù)さ戎匾课粦?yīng)當(dāng)按規(guī)定配置相應(yīng)的滅火器材。

5.2.2.3管理處所管轄區(qū)域內(nèi)的商鋪、租戶公司辦公等經(jīng)營(yíng)性、娛樂性場(chǎng)所應(yīng)當(dāng)配置相應(yīng)的滅火器材。

5.2.2.4高層大廈每層必須配置不少于兩個(gè)2kg級(jí)以上的輕便滅火器,多層小區(qū)每個(gè)苑內(nèi)均應(yīng)設(shè)置滅火器放置點(diǎn)。

5.2.2.5管轄區(qū)域內(nèi)裝修施工戶聘用的裝修施工單位應(yīng)達(dá)到防火資質(zhì)要求,施工作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)配置相應(yīng)的滅火器材。

5.2.3設(shè)置消防安全標(biāo)志、消防疏散示意圖

5.2.3.1小區(qū)(大廈)須有首層消防設(shè)施平面圖,并懸掛于控制中心,圖中應(yīng)標(biāo)注滅火器、消防栓、水泵接合器等消防設(shè)施圖標(biāo)并與實(shí)際情況相符。

5.2.3.2高層樓宇每層明顯位置必須設(shè)消防疏散示意圖,各樓層安全出口暢通,安全疏散指示標(biāo)識(shí)應(yīng)統(tǒng)一、清晰、明確。

5.2.3.3管理處應(yīng)根據(jù)管理處需求制定滅火作戰(zhàn)示意圖,并懸掛于消防控制中心。

5.2.4消防檢查與預(yù)防

5.2.4.1管理處每月組織人員至少進(jìn)行一次防火檢查,對(duì)消防設(shè)施、器材等設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù),并填寫《消防設(shè)施及器材檢查表》及時(shí)消除火險(xiǎn)隱患,將檢查結(jié)果上報(bào)管理處經(jīng)理。

5.2.4.2定期檢查煤氣管道、儀表、閥門、和法蘭接頭等應(yīng)符合安全使用要求,具備使用管道液化石油氣條件的高層建筑,嚴(yán)禁使用瓶裝液化燃?xì)狻?/p>

5.2.4.3管理處應(yīng)保存有小區(qū)(大廈)的地下煤氣管網(wǎng)圖,小區(qū)內(nèi)挖掘地面必須經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)方可動(dòng)工。

5.2.4.4 禁止在具有火災(zāi)、爆炸危險(xiǎn)隱患的物業(yè)場(chǎng)所使用明火,因特殊情況需要使用明火作業(yè)的,應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定提前辦理審批手續(xù),并采取相應(yīng)的消防安全防護(hù)措施。

5.2.4.5 施工作業(yè)使用電、氣焊等具有火災(zāi)危險(xiǎn)的人員需持有政府有關(guān)部門頒發(fā)的《特種作業(yè)人員上崗證》。

5.2.4.6 管理區(qū)域內(nèi)進(jìn)行室內(nèi)裝修戶,在需要增設(shè)電氣線路或進(jìn)行動(dòng)火作業(yè)時(shí),必須符合安全要求,施工人員做好安全措施,嚴(yán)禁亂掛、亂接臨時(shí)電線等。

5.2.4.7在防火范圍內(nèi),辦公和商場(chǎng)裝修面積在50平方米以下的,由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。超過50平方米的由消防機(jī)關(guān)審核。

5.2.4.8 舉辦各類集體活動(dòng),具有火災(zāi)危害的,管理處應(yīng)落實(shí)消防安全措施并至少提前1周上報(bào)相關(guān)政府部門。

5.2.4.9 禁止采用不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或者行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的消防設(shè)施和器材,定期對(duì)消防器材設(shè)施進(jìn)行檢測(cè),以確保正常有效狀態(tài)。

5.2.4.10嚴(yán)格遵守明火、用電作業(yè)規(guī)定,易燃易爆、劇毒等危險(xiǎn)品嚴(yán)禁進(jìn)入管轄區(qū),具體參照《危險(xiǎn)品管理辦法》執(zhí)行。

5.2.5 消防器材器材維護(hù)及檢查

5.2.5.1滅火器材需每月檢查、清潔,并在《消防設(shè)施及檢查記錄表》中予以記錄。要求壓力表指針保持在綠色安全壓力范圍內(nèi),擺放整齊,標(biāo)簽、鉛封完好無損,核對(duì)使用說明及有效期限,按要求進(jìn)行壓力測(cè)試和充裝。滅火器應(yīng)掛置或裝入滅火器箱,須編制分布清單,列明品名、規(guī)格、數(shù)量、分布位置及有效期,并對(duì)滅火器統(tǒng)一編號(hào)。部門消防水帶投入使用五年以后,需要做水壓試驗(yàn),按分布位置均勻抽查1%,一般保證在5-20條之間,若其中有一條不合格,需要再次抽查同樣數(shù)量的水帶進(jìn)行試驗(yàn),試驗(yàn)壓力為5kg/cm2,試驗(yàn)時(shí)間為60秒,以后每二年進(jìn)行一次。

4.2.5.2防火服、消防工具、防火面具是大廈發(fā)生火災(zāi)或消防演習(xí)時(shí)為消防滅火專用,任何人不得挪做他用,必須按指定位置擺放,表面要保持清潔、整齊,標(biāo)識(shí)清晰,油漆完好。

5.3 消防演習(xí)

5.3.1消防培訓(xùn)

5.3.1.1定期對(duì)管理處職員工進(jìn)行消防知識(shí)培訓(xùn),義務(wù)消防隊(duì)員必須熟知火場(chǎng)避險(xiǎn)'三會(huì)'即:會(huì)報(bào)警(119)、會(huì)使用簡(jiǎn)易滅火器材,撲滅初期火災(zāi)、會(huì)組織疏散撤離。

5.3.1.2 每位員工應(yīng)熟悉自己的崗位的環(huán)境、設(shè)備及物品情況,熟悉安全出口等疏散通道的位置和消防器材設(shè)施的具體分布情況。

5.3.1.3每半年各管理處對(duì)管理處在職職員工進(jìn)行一次消防知識(shí)考核,積極協(xié)助消防工作機(jī)關(guān)對(duì)消防工作的檢查和指導(dǎo),每半年對(duì)小區(qū)(大廈)客戶至少進(jìn)行一次消防知識(shí)的宣傳、普及。

5.3.2消防緊急集合

5.3.2.1消防緊急集合每季度至少進(jìn)行一次,以安全部人員為主。

5.3.2.2管理處緊急集合的指定地點(diǎn)及所需時(shí)間依據(jù)《突發(fā)事件處理辦法》的相關(guān)要求執(zhí)行。

5.3.2.3準(zhǔn)確記錄義務(wù)消防隊(duì)員在接到緊急集合命令后趕至指定地點(diǎn)的時(shí)間及攜帶滅火裝備情況,并在《緊急集合情況記錄表》中予以記

錄。

5.3.2.4緊急集合中不能達(dá)到要求的人員,由部門主管負(fù)責(zé)制定整改措施,由部門經(jīng)理決定處理意見。

5.3.3消防演習(xí)

5.3.3.1每半年各管理管理處至少組織一次消防實(shí)戰(zhàn)演習(xí),演習(xí)必須使用滅火器、消防水帶等。

5.3.3.2安全部負(fù)責(zé)人演習(xí)前一周制定演習(xí)方案經(jīng)部門經(jīng)理審批后,報(bào)品質(zhì)部備案。

5.3.3.3演習(xí)后應(yīng)有相應(yīng)的圖片記錄,并對(duì)演習(xí)情況進(jìn)行總結(jié),記錄在《演習(xí)計(jì)劃及情況登記表》上。

6.支持性相關(guān)文件

tjzzwy7.5.1-a01-08《危險(xiǎn)品管理辦法》

tjzzwy8.2.3-a01-01《突發(fā)事件處理辦法》

tjzzwy7.5.1-a01-05 《消防滅火操作辦法》

7.質(zhì)量記錄和表格

tjzzwy7.5.1-a01-04-f1 《滅火器臺(tái)帳》

tjzzwy7.5.1-a01-04-f2 《消防設(shè)施及器材分布一覽表》

tjzzwy7.5.1-a01-04-f3《消防設(shè)施及器材檢查表》

第4篇萬科地產(chǎn)項(xiàng)目文件管理辦法

vk地產(chǎn)項(xiàng)目文件管理辦法

1.項(xiàng)目經(jīng)理部文件按照下列分類方式進(jìn)行存檔整理:

第一冊(cè):公司管理規(guī)范

工程管理規(guī)范一套

工程管理指導(dǎo)書

第二冊(cè):施工合同

第三冊(cè):物資合同

第四冊(cè):公司來文

第五冊(cè):政府來文

第六冊(cè):施工單位來文

第七冊(cè):監(jiān)理公司來文

監(jiān)理合同

監(jiān)理人員登記表及資格證書

監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理細(xì)則

監(jiān)理例會(huì)紀(jì)要

監(jiān)理月報(bào)及審核意見

其他來文

第八冊(cè):施工組織設(shè)計(jì)

施工方案

第九冊(cè):設(shè)計(jì)變更

建筑設(shè)計(jì)變更及圖紙會(huì)審紀(jì)要

結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)變更

水電設(shè)計(jì)變更

第十冊(cè):工程簽證

第十一冊(cè):限價(jià)單/零星工程

第十二冊(cè):計(jì)劃管理

項(xiàng)目發(fā)展計(jì)劃(營(yíng)銷部門編制)

總進(jìn)度控制計(jì)劃及評(píng)審記錄

施工圖紙交付計(jì)劃

分判商進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃

樣板確認(rèn)計(jì)劃

甲供材料進(jìn)場(chǎng)計(jì)劃

資金使用計(jì)劃

總進(jìn)度計(jì)劃(施工單位)

月計(jì)劃(施工單位)

周計(jì)劃(施工單位)

第十三冊(cè):工程質(zhì)量記錄

第十四冊(cè):材料設(shè)備管理

樣板登記一覽表

收(調(diào))料單

設(shè)備調(diào)試驗(yàn)收記錄

第十五冊(cè):交工前樓宇檢查記錄

第十六冊(cè):項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)文

報(bào)公司文件

發(fā)公司有關(guān)部門協(xié)辦單

發(fā)總包、分包、監(jiān)理

報(bào)政府文件

其他發(fā)文

第十七冊(cè):進(jìn)度款支付

工程進(jìn)度款審批單

物資進(jìn)度款審批單

扣款通知單

獎(jiǎng)/罰款通知單

第十八冊(cè):會(huì)議紀(jì)要

公司每月工程例會(huì)紀(jì)要

公司現(xiàn)場(chǎng)工作協(xié)調(diào)會(huì)紀(jì)要

甲方召集專題會(huì)議紀(jì)要

項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)?nèi)部會(huì)議紀(jì)要

第十九冊(cè):工程交工資料(甲方)

甲方交工資料目錄(檔案館編制)

各種甲方交工資料

如:開竣工報(bào)告

中間驗(yàn)收資料

工程報(bào)建資料

第二十冊(cè):驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

材料進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告

工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(不需政府參與的驗(yàn)收)

履約評(píng)定表

2.項(xiàng)目經(jīng)理部收文嚴(yán)格按照公司的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,項(xiàng)目秘書收文后轉(zhuǎn)交項(xiàng)目經(jīng)理助理,由經(jīng)理助理判斷執(zhí)行及傳閱人員,傳閱后須在傳閱文件上簽字并交項(xiàng)目秘書存檔;

3.項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)文需按照發(fā)文格式擬稿,由項(xiàng)目秘書統(tǒng)一編號(hào)并存檔。

4.項(xiàng)目經(jīng)理部印章由項(xiàng)目秘書統(tǒng)一管理,使用印章必須登記。印章形式見《項(xiàng)目經(jīng)理部印章》

第5篇物業(yè)ic卡管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件

物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:ic卡管理辦法

1.目的

規(guī)范對(duì)ic卡的管理控制,避免ic卡的不合理使用。

2.范圍

適用各管理處ic卡的工作管理

3.定義

無

4.職責(zé)

部門/崗位工作職責(zé)

管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)ic卡的發(fā)放工作的全面監(jiān)督和檢查

管理處指定人員/崗位負(fù)責(zé)ic的日常辦理和授權(quán)、變更、回收等工作的具體操作

安全部負(fù)責(zé)核對(duì)顧客的ic卡使用情況

5.方法及過程控制

5.1.ic卡的發(fā)放控制

5.1.1管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)ic卡發(fā)放管理工作進(jìn)行監(jiān)督、審批。

5.1.2管理處指定專人負(fù)責(zé)ic卡的授權(quán)發(fā)放管理工作,負(fù)責(zé)申請(qǐng)人的身份識(shí)別、房號(hào)和使用范圍等登記。每季度對(duì)ic卡進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理,填寫《ic卡季度整理表》,對(duì)異常情況進(jìn)行核查處理,負(fù)責(zé)對(duì)電腦管理權(quán)限密碼每季度進(jìn)行更改。

5.2 ic卡的登記發(fā)放

5.2.1業(yè)主申請(qǐng)領(lǐng)卡須出示有關(guān)證件及購(gòu)房合同,ic卡發(fā)放人員根據(jù)證件及購(gòu)房合同,進(jìn)行發(fā)卡、授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》上進(jìn)行登記。

5.2.2公司或相關(guān)工作人員如需申請(qǐng)領(lǐng)卡,需經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人審批簽名,發(fā)放人員進(jìn)行ic卡的發(fā)放授權(quán),并在《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》進(jìn)行登記。

5.2.3 ic卡持有人如需對(duì)卡的授權(quán)內(nèi)容進(jìn)行變更,須持有相關(guān)證件,由發(fā)卡人員予以變更,并登記。

5.2.4業(yè)主和工作人員發(fā)卡情況應(yīng)分開登記。

5.3 ic卡的掛失、解掛

5.3.1持卡人掛失/解掛ic卡時(shí),須出示本人身份證,經(jīng)ic卡發(fā)放人核對(duì)無誤后,予以掛失/解掛,并予以登記。

5.4 ic卡的更換、退還

5.4.1持卡人在保修期內(nèi)ic卡自然損壞,憑舊卡可在管理處換取新卡,發(fā)卡人回收舊卡并登記。

5.4.2持卡人因人為造成ic卡損壞,如打孔、折疊、機(jī)洗等只能重新申請(qǐng)領(lǐng)卡,不能更換。

5.4.3公司贈(zèng)送的ic卡辦理退還相關(guān)手續(xù)時(shí)不能退還押金。

5.4.4車主不再承租車位后,管理處應(yīng)及時(shí)知會(huì)發(fā)卡人員,取消其車場(chǎng)授權(quán),并經(jīng)車主確認(rèn)后方可辦理解除手續(xù),同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.5 ic卡的注銷

5.5.1如業(yè)主產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更,管理處應(yīng)及時(shí)通知發(fā)卡人員,對(duì)其ic卡進(jìn)行注銷,并通知原業(yè)主。

5.5.2如果工作人員持有的ic卡存在不合理使用或丟失,發(fā)卡人應(yīng)立即予以掛失或收回ic卡并賠償損失,同時(shí)填寫《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》。

5.6 ic卡的授權(quán)期限規(guī)定

業(yè)主及家庭成員(管理處業(yè)主資料中有登記的)的門禁系統(tǒng)ic卡授權(quán)期限一般為十年;車輛ic卡的授權(quán)期限根據(jù)業(yè)主租用車位的期限進(jìn)行授權(quán)。其他人員ic卡授權(quán)期限一般為一年,最長(zhǎng)不得超過兩年。

5.7工作人員ic卡的回收

工作人員調(diào)離或離職,由人事管理員協(xié)助授權(quán)人收回ic卡,登記在《ic 卡發(fā)放/異常情況登記表》。

6.支持性文件

無

7.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy7.5.1-a01-03-f1《ic卡發(fā)放/異常情況登記表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f2《ic卡季度整理表》

tjzzwy7.5.1-a01-03-f3 《機(jī)動(dòng)車ic卡辦理通知單》

第6篇 t公司文件管理辦法

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定本規(guī)定。

1、文件的發(fā)放:

(1)財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部、營(yíng)銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內(nèi)發(fā)放的文件,各自安排發(fā)放和回收。需要在公司各橫向關(guān)聯(lián)部門之間發(fā)放實(shí)施的文件,由辦公室安排專人統(tǒng)一發(fā)放和回收。

(2)各部門需辦公室安排發(fā)放文件時(shí),必須將文件打印并復(fù)印好,由部經(jīng)理書面寫明發(fā)放范圍、發(fā)放時(shí)間并簽名后送綜合管理部,由辦公室主任安排文件發(fā)放人予以發(fā)放。

(3)任何文件,發(fā)放人須建立“文件發(fā)放回收登記表”。發(fā)放到各部門的所有文件,由部門負(fù)責(zé)人簽字接收。如部門負(fù)責(zé)人不在,由部門在場(chǎng)人員簽名代收。代收人必須負(fù)責(zé)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)給部門負(fù)責(zé)人。需個(gè)人接收的文件由部門內(nèi)部建立“文件發(fā)放回收登記表”,并由個(gè)人親自簽字接收。

(4)需發(fā)放到正科長(zhǎng)以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學(xué)習(xí)材料等),發(fā)放人只需發(fā)放到相關(guān)正科長(zhǎng)級(jí)管理人員,再由正科長(zhǎng)級(jí)管理人員安排發(fā)放到相關(guān)個(gè)人。

2、文件的更改:

(1)任何原因造成文件的個(gè)別字句需要更改,且更改后不影響整個(gè)文件版面的整潔美觀,由原編制形成的部門負(fù)責(zé)人書面寫明更改位置和如何更改(數(shù)據(jù)性或原則性的須報(bào)直屬部經(jīng)理簽字認(rèn)可),連同編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章送原發(fā)放人,由原發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍及存檔予以更改。

(2)文件發(fā)放人根據(jù)更改字?jǐn)?shù)多少和繁簡(jiǎn)情況,可到現(xiàn)場(chǎng)為原件人更改,也可以收回后予以更改,再返還給原收件人。但在更改時(shí)必須用雙線劃掉原字句,在劃掉的字句對(duì)應(yīng)上方行距空間寫上新字句,并在更改處蓋上原編制形成部門負(fù)責(zé)人的私章。

3、文件的換頁(yè):

(1)任何原因造成文件單頁(yè)大面積修改,需換頁(yè)的,由原編制形成將需修改頁(yè)面進(jìn)行修改并打印、復(fù)印好,由其部門負(fù)責(zé)人書面寫明換頁(yè)情況(屬數(shù)據(jù)性、原則性修改須部經(jīng)理簽字認(rèn)可)送原文件發(fā)放人,由原文件發(fā)放人根據(jù)原發(fā)放范圍予以換頁(yè)。

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4、文件的回收、作廢:

(1)因公司制度匯總、部門調(diào)整、規(guī)劃變化等原因,造成原文件內(nèi)容與新文件內(nèi)容重復(fù)、沖突而失效的,由匯總部門或新文件編制形成部門負(fù)責(zé)人,安排原發(fā)放人予以回收。

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5、其它規(guī)定:

(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿,必須發(fā)放到董事長(zhǎng)兼總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理、營(yíng)銷部經(jīng)理、公司各職能部門負(fù)責(zé)人及其他相關(guān)聯(lián)人員,以便了解公司政策方向,根據(jù)公司各方面情況系統(tǒng)地進(jìn)行修改,確保接口部門的相互配合。

(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(3)任何文件相關(guān)部門負(fù)責(zé)人接收后必須領(lǐng)學(xué)或傳達(dá)應(yīng)執(zhí)行的員工,認(rèn)為有必要復(fù)印下發(fā)到相關(guān)員工時(shí),須向原發(fā)放部門提出申請(qǐng),由原發(fā)放部門復(fù)印按發(fā)放程序予以發(fā)放。不得私自復(fù)印下發(fā),避免文件使用范圍失控,造成有效和無效版本的混淆。

(4)所有換頁(yè)或作廢文件屬存檔的或相關(guān)部門需留存?zhèn)洳樽C明的,發(fā)放人只需蓋上作廢章即可,不予收回,但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明,妥善保管,以便備查。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6、任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7、本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

第7篇健升房地產(chǎn)資料文件管理辦法

1.人員安排

指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

2.文件收發(fā)基本要求

a、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫'文件日期'、'文件編號(hào)'、'文件內(nèi)容'、'收發(fā)文單位'。

b、發(fā)文必須及時(shí)準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。

c、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。

d、收到文件后,要做好登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。

e、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

3.資料文件保管要求

做到資料齊全,便于查詢。

a、文件的分類:

資料分類的目的是為了便于使用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所變化。基本分類原則如下:

⑴公司內(nèi)部:

①公司文件;

②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;

③公司各部門往來文件;

⑵往來文件:

①與物業(yè)公司往來文件;

②與業(yè)主或客戶往來文件;

③其他往來文件。

⑶樓宇資料:

①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;

②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;

③報(bào)建批文文件;

④銷售有關(guān)文件;

⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;

⑥其他文件。

b、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制目錄。

c、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、目錄,進(jìn)行妥善保管。

4.資料查詢

a、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

b、查閱人僅限查閱許可的資料。

c、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過7天。

d、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。

第8篇建筑工程質(zhì)量安全文件管理辦法

建筑工程質(zhì)量、安全文件管理辦法

工程文件包括施工合同;施工圖紙;甲方、乙方、監(jiān)理公司、設(shè)計(jì)方來往文件;工程使用材料質(zhì)量證明;施工過程中的各種質(zhì)量、安全檢驗(yàn)記錄;施工中執(zhí)行的相關(guān)的國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)程;上級(jí)主管部門的規(guī)定和指令;公司質(zhì)量體系文件等,這些文件是工程施工重要依據(jù)和質(zhì)量情況的真實(shí)反映。

項(xiàng)目部指定經(jīng)培訓(xùn)合格的專職工程文件管理員(資料員、安全員),及時(shí)收集、記錄、歸類、登記發(fā)放、歸檔。

一、資料員對(duì)項(xiàng)目部使用的相關(guān)的國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)程,上級(jí)主管部門的規(guī)定、指令和公司質(zhì)量體系文件進(jìn)行統(tǒng)一管理和保管,執(zhí)行使(借)用審批程序。

二、圖紙:在施工前應(yīng)把所的修改變更在圖紙上進(jìn)行標(biāo)明或更換新改的施工圖,圖紙使用人員在施工圖紙出現(xiàn)因使用、保管不當(dāng)造成模糊的,必須及時(shí)向資料員申請(qǐng)更新。

三、施工前的各種技術(shù)、安全交底,經(jīng)各班組簽字確認(rèn)后,由資料收集歸檔。

四、甲方、乙方、監(jiān)理公司、設(shè)計(jì)公司來往文件,資料員經(jīng)確認(rèn)后,及時(shí)轉(zhuǎn)送到相關(guān)的管理人員手中,并做好文件發(fā)放登記。

五、采購(gòu)資料:每批材料進(jìn)場(chǎng),資料員必須向廠家索取該產(chǎn)品的質(zhì)量證明書。向監(jiān)理公司申報(bào),辦理準(zhǔn)許使用手續(xù)。質(zhì)檢員對(duì)進(jìn)行材料進(jìn)行取樣送檢,檢驗(yàn)結(jié)果交由資料員保管。

六、施工過程中的各種檢查記錄,質(zhì)檢員嚴(yán)格按gbj301―98《建筑工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》如實(shí)對(duì)質(zhì)量情況進(jìn)行記錄,并交監(jiān)理公司確認(rèn)后,由資料員歸檔。

七、施工過程中安全監(jiān)督部門、公司及項(xiàng)目部的各種安全檢查記錄,應(yīng)歸時(shí)歸檔,并對(duì)存在問題的糾正和預(yù)防措施的處理進(jìn)行歸檔。安全員嚴(yán)格按jgj59―99《建筑施工安全檢查標(biāo)準(zhǔn)》定期對(duì)施工過程中的安全情況進(jìn)行評(píng)定,并記錄歸檔。

八、工程滿足竣工要求時(shí),由項(xiàng)目經(jīng)理組織公司、項(xiàng)目部有關(guān)人員按gb50300―2001《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》對(duì)工程進(jìn)行最終評(píng)定,資料員對(duì)需歸檔的質(zhì)量、安全文件進(jìn)行整理,整理后送業(yè)主、質(zhì)監(jiān)站、監(jiān)理公司核查。保證驗(yàn)收前所有工程歸檔資料符合歸案要求,配合竣工驗(yàn)收工作。

第9篇某有限公司文件管理辦法

第一章總則

第一條為加強(qiáng)公司文件的管理工作，建立和完善公司文件體系，使文件的起草、審核、發(fā)布工作程序化，執(zhí)行管理規(guī)范化，督促檢查常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)文件管理的閉環(huán)運(yùn)轉(zhuǎn)，從而不斷優(yōu)化管理流程，提高工作效率，促進(jìn)依法治企，結(jié)合公司經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際，特制定本辦法。

第二條本辦法規(guī)定了公司文件編寫的基本要求，明確了文件的工作計(jì)劃制訂、制定發(fā)布、執(zhí)行督查、修改完善、廢止、匯編整理等操作程序。

第三條本辦法所稱的文件是指由公司有關(guān)部門依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身實(shí)際情況制定的規(guī)范公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的規(guī)范性文件，文件的名稱包括“規(guī)定”、“規(guī)程”、“辦法”、“標(biāo)準(zhǔn)”、“實(shí)施細(xì)則”、“實(shí)施意見”等。

第四條公司所屬各部門干部員工必須嚴(yán)格遵守、切實(shí)執(zhí)行本辦法，確保文件管理工作順利有效開展。

第二章職責(zé)與分類

第五條綜合辦公室是公司文件工作的歸口管理部門，主要負(fù)責(zé)公司文件管理辦法的制訂與完善，建立健全文件體系框架、擬訂公司年度文件建設(shè)計(jì)劃、組織文件草案審核與發(fā)布，開展文件管理調(diào)研，定期對(duì)文件執(zhí)行情況進(jìn)行匯總評(píng)估并提出改進(jìn)建議。

第七條各部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件的制定，按要求上報(bào)年度文件建設(shè)計(jì)劃，及時(shí)做好文件宣貫和執(zhí)行過程中的解釋與指導(dǎo)，確保業(yè)務(wù)管理文件健全規(guī)范，流程清晰順暢，并匯同文件管理部門和執(zhí)行督查部門做好業(yè)務(wù)文件的執(zhí)行督查與評(píng)估工作。

第八條各部門應(yīng)切實(shí)做好文件的貫徹落實(shí)工作，及時(shí)將文件傳達(dá)給本單位員工，并將文件執(zhí)行意見或文件建設(shè)建議反饋給文件制訂與管理部門，配合做好文件建設(shè)與管理工作。同時(shí)，應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際，建立內(nèi)部文件管理體系，定期對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，提出文件建設(shè)計(jì)劃，制定相關(guān)操作規(guī)章或細(xì)則。

第九條公司文件按業(yè)務(wù)性質(zhì)和功能分為組織人事類（包括機(jī)構(gòu)崗位職責(zé)、干部人事管理）、行政事務(wù)類、生產(chǎn)管理類、營(yíng)業(yè)服務(wù)類、工程建設(shè)類、財(cái)務(wù)經(jīng)審類、薪酬福利類、物資設(shè)備類、安全保衛(wèi)類、科技管理類、其他等十二類。

第三章文件建設(shè)計(jì)劃的制訂

第十條文件建設(shè)計(jì)劃指新制定或修訂文件的計(jì)劃。一般按年實(shí)施，必要時(shí)可以更長(zhǎng)，但不得超過3年。

第十一條各部門根據(jù)公司實(shí)際，結(jié)合職責(zé)管理范圍和已有文件執(zhí)行情況，每年年底前將下一年度的文件建設(shè)計(jì)劃（建議）交文件管理部門。各基層也應(yīng)根據(jù)實(shí)際，明確本單位文件建設(shè)計(jì)劃，并交公司文件管理部門備案。

第十二條文件管理部門根據(jù)各部門提出的文件建設(shè)（計(jì)劃）建議，結(jié)合文件執(zhí)行與管理實(shí)際需要，擬訂出公司年度文件建設(shè)計(jì)劃，提交辦公會(huì)議討論后實(shí)施，并列入各部門考核目標(biāo)。

第十三條文件建設(shè)計(jì)劃包括以下內(nèi)容：

（一）文件名稱；

（二）起草文件的承辦部門、協(xié)辦部門及征求意見單位；

（三）制定文件的目的、依據(jù)；

（四）文件的主要內(nèi)容；

（五）文件制訂或修訂的進(jìn)度安排。

第四章文件的起草

第十四條文件草案由其內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草。對(duì)文件內(nèi)容涉及幾個(gè)部門管理職能的，由業(yè)務(wù)歸口管理部門牽頭組織有關(guān)部門共同擬定。

第十五條為確保文件協(xié)調(diào)順暢、規(guī)范可行，起草部門應(yīng)對(duì)其起草項(xiàng)目進(jìn)行深入調(diào)查研究，掌握國(guó)家有關(guān)法律、政策及公司現(xiàn)狀，并應(yīng)對(duì)其所擬定文件草案的可行性和執(zhí)行效果有一定的預(yù)測(cè)。

第十六條文件草案應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：

（一）文件制定目的；

（二）文件的適用范圍；

（三）各相關(guān)部門應(yīng)履行的職責(zé)；

（四）文件的具體規(guī)范或操作程序；

（五）負(fù)責(zé)文件解釋的部門；

（六）實(shí)施生效日期；

（七）其他事項(xiàng)。

第十七條文件應(yīng)符合文件制定的技術(shù)要求，內(nèi)容合法，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，文字簡(jiǎn)明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確。文件一般用條文表達(dá)，每條可分為項(xiàng)、目、款，款不編序號(hào)，另起自然段；項(xiàng)的序號(hào)用中文數(shù)字加括號(hào)依次表述；目的序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字依次表述。內(nèi)容較多的，可以根據(jù)條款涉及內(nèi)容分章、節(jié)，并按條表述。各類文件編號(hào)規(guī)定如下：

質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為gh/zl--□□□

程序性文件為gh/_c--□□□

管理性文件為gh/gl--□□□

作業(yè)指導(dǎo)書文件為gh/zy--□□□

外來文件編號(hào)為wl--□□□,外來參考文件、法規(guī)、政府文件直接用原件編號(hào)。

第十八條文件中職責(zé)劃分應(yīng)該明確，盡可能減少職能交叉。為便于操作，新訂或修訂文件時(shí)應(yīng)盡可能附操作流程圖，操作流程應(yīng)清晰易懂。

第十九條文件在起草過程中，應(yīng)當(dāng)廣泛聽取有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的意見，對(duì)涉及職工利益的應(yīng)當(dāng)聽取職工代表的意見。意見不一致時(shí)，要進(jìn)行協(xié)商完善。文件草案意見征詢，一般由文件起草部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第五章文件的審核與發(fā)布

第二十條文件在意見征詢完善后，應(yīng)送文件管理部門審核，必要時(shí)文件管理部門應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員或提請(qǐng)企業(yè)法律顧問論證，對(duì)內(nèi)容有爭(zhēng)議的應(yīng)退回原起草部門進(jìn)一步修改完善。審核的內(nèi)容主要包括：

（一）是否征求相關(guān)部門、單位和管理服務(wù)對(duì)象的意見；

（二）是否與現(xiàn)行的文件協(xié)調(diào)、銜接；有無沖突、重復(fù)；

（三）文件草案體例結(jié)構(gòu)、條款、文字等是否符合文件的要求；

（四）是否切合企業(yè)實(shí)際和體現(xiàn)權(quán)責(zé)利對(duì)等原則；

（五）邏輯是否嚴(yán)密，流程是否順暢，是否具備可操作性；

（六）其他要審核事項(xiàng)。

第二十二條為提高文件的嚴(yán)肅性，根據(jù)有關(guān)法規(guī)、制度的要求，以及公司職責(zé)分工的規(guī)定，各類文件一律由公司董事長(zhǎng)、經(jīng)理、副經(jīng)理簽發(fā)。

第二十三條經(jīng)簽發(fā)的文件，應(yīng)注明生效時(shí)間，以“自發(fā)布之日起執(zhí)行”或明確注明具體的生效時(shí)間，并建立發(fā)放與回收記錄。

第六章文件的執(zhí)行督查與評(píng)估

第二十五條文件一經(jīng)發(fā)布,必須嚴(yán)格執(zhí)行。文件執(zhí)行應(yīng)和文件建設(shè)一起列入各部門目標(biāo)考核。具體由文件管理部門、業(yè)務(wù)部門與目標(biāo)考核管理部門共同配合做好。

第二十六條各部門對(duì)本單位文件執(zhí)行情況負(fù)責(zé)。業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)管理范圍對(duì)相關(guān)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)跟蹤、收集文件執(zhí)行的信息,為修訂文件提供依據(jù)。對(duì)文件執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出改進(jìn)意見。

第二十七條公司文件主管部門定期或不定期組織對(duì)各項(xiàng)文件執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，并對(duì)抽查結(jié)果及時(shí)進(jìn)行反饋。檢查結(jié)果與考核掛鉤。

第二十八條文件發(fā)布后,應(yīng)按年對(duì)文件特別是新建或修改文件的有效性、可行性進(jìn)行評(píng)估,為公司文件體系的進(jìn)一步完善提供依據(jù)。文件評(píng)估由文件管理部門結(jié)合文件督查執(zhí)行情況，在全面征詢各有關(guān)單位意見基礎(chǔ)上完成，并形成評(píng)估報(bào)告后提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子。

第七章文件的修訂與廢止

第二十九條文件修改一般由文件的制定部門根據(jù)文件執(zhí)行實(shí)際提出，對(duì)文件執(zhí)行歧義較大或與公司新的管理體制或運(yùn)營(yíng)實(shí)際不符的，文件管理部門可以提請(qǐng)文件的制定部門進(jìn)行修改。

第三十條凡涉及責(zé)任部門、操作程序、執(zhí)行要求等內(nèi)容變化，該文件必須重新修訂發(fā)布。文件修訂按照文件新建程序執(zhí)行，并由各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)落實(shí)。

第三十一條現(xiàn)行文件被新的文件所取代時(shí)，應(yīng)在文件中注明予以廢止。對(duì)因企業(yè)發(fā)展實(shí)際不需要繼續(xù)執(zhí)行或更新的文件，文件管理部門應(yīng)在文件匯編說明中予以明確廢止。

第八章文件的匯編

第三十二條本著統(tǒng)一、精簡(jiǎn)、節(jié)約的原則，公司文件匯編由文件管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)。各基層單位可根據(jù)實(shí)際，對(duì)本單位具體操作文件進(jìn)行梳理匯編。

第三十三條文件匯編一般按一年一小編，五年一大編原則進(jìn)行。文件管理部門每年一季度，對(duì)上年度公布實(shí)施文件進(jìn)行統(tǒng)一分類匯編，印制成冊(cè)后下發(fā)。每五年對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行一次全面梳理，重新分類匯編下發(fā)。

第10篇交工技術(shù)文件管理辦法

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了交工技術(shù)文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的管理。

2總則

為明確交工技術(shù)文件形成的過程及各相關(guān)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系,特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

3 規(guī)范性引用文件

《吉林省建筑工程施工技術(shù)資料標(biāo)準(zhǔn)》

煉油化工建設(shè)項(xiàng)目(工程)交工技術(shù)文件

《建筑安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

《工業(yè)安裝工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》

4術(shù)語和定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用了下列術(shù)語:

4.1交工技術(shù)文件

交工技術(shù)文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預(yù)試車完成,移交給建設(shè)單位的技術(shù)文件。

4.2項(xiàng)目工程:指在一個(gè)總體設(shè)計(jì)或初步設(shè)計(jì)范圍內(nèi),由一個(gè)或若干個(gè)互相有內(nèi)在聯(lián)系的單項(xiàng)工程所組成的建設(shè)項(xiàng)目。

4.3單項(xiàng)工程:是建設(shè)項(xiàng)目的組成部分,具有獨(dú)立設(shè)計(jì)文件,建成后能夠發(fā)揮生產(chǎn)能力或效益的生產(chǎn)裝置(車間)或獨(dú)立工程,也可稱為“裝置”。

4.4單位工程:指單項(xiàng)工程中,具有獨(dú)立施工條件或獨(dú)立使用功能的工程。在石化總公司建設(shè)項(xiàng)目中,“單位工程”與“單元名稱”相對(duì)應(yīng);在化工項(xiàng)目中與“工號(hào)”相對(duì)應(yīng)。

4.5中間交接

中間交接是指單位工程按設(shè)計(jì)文件所規(guī)定的范圍完成,并經(jīng)管道系統(tǒng)和設(shè)備的內(nèi)部處理,電氣和儀表調(diào)試及單機(jī)試車合格后,與建設(shè)單位所做的交接。

4.6工程交接

工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后,施工單位和建設(shè)單位按規(guī)定內(nèi)容所做的交接。

5管理內(nèi)容與要求

5.1 交工技術(shù)文件的管理流程(見附圖)

5.2 交工技術(shù)文件的策劃

5.2.1 明確交工技術(shù)文件的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。由公司市場(chǎng)開發(fā)部在與建設(shè)單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當(dāng)建設(shè)單位無明確表示時(shí),應(yīng)在合同中規(guī)定“交工技術(shù)文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。

5.2.2劃分工程項(xiàng)目的單位工程,規(guī)定施工單位,統(tǒng)一編號(hào)。該項(xiàng)工作由項(xiàng)目部在確定完施工單位的基礎(chǔ)上,以文件形式下發(fā)給施工單位及有關(guān)部門,在工程開工后兩個(gè)月以內(nèi)完成。

5.2.3 下達(dá)立卷分冊(cè)的要求。根據(jù)單位工程的劃分,在征得建設(shè)單位同意的基礎(chǔ)上,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)立卷分冊(cè),正式打印下發(fā)。

5.2.4 確定交工技術(shù)文件模式。根據(jù)合同規(guī)定,項(xiàng)目部從交工技術(shù)文件模式中選定本工程應(yīng)用的交工技術(shù)文件標(biāo)準(zhǔn),以文件形式下發(fā)。

5.3 工程技術(shù)文件的形成和同步積累

5.3.1 施工單位技術(shù)人員是交工資料形成的直接責(zé)任人,對(duì)交工基礎(chǔ)資料的形成和同步積累負(fù)直接責(zé)任。

5.3.2 項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人是交工技術(shù)文件的主要負(fù)責(zé)人員,對(duì)交工技術(shù)文件的形成和同步積累負(fù)主要責(zé)任。

5.3.3 項(xiàng)目部施工經(jīng)理是交工技術(shù)文件工作的直接領(lǐng)導(dǎo)者和組織者,對(duì)交工技術(shù)文件工作負(fù)全責(zé)。

5.3.4 施工單位技術(shù)人員將分項(xiàng)工程質(zhì)量自檢記錄做為技術(shù)交底的一部分下達(dá)施工班組和其它責(zé)任人員,他們按照各自的要求分別實(shí)施和簽證,完成后返回工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行整理、核定和簽證,在分部工程完工后交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人。

5.3.5 設(shè)計(jì)變更和技術(shù)簽證(技術(shù)聯(lián)系單)由資料員領(lǐng)回建帳,發(fā)放到項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人實(shí)施并下達(dá)到施工單位執(zhí)行,同時(shí)收集作為交工技術(shù)文件。

5.3.6 材料、零部件質(zhì)量證明書由材料供應(yīng)部門設(shè)專人管理,在材料進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)的同時(shí),向技術(shù)人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件,合格證原件應(yīng)交項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人放入交工技術(shù)文件正本,供應(yīng)部門留復(fù)印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應(yīng)部門,復(fù)印件交工,但復(fù)印件要標(biāo)明原件在何處,并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。

5.3.7 設(shè)備和備品配件質(zhì)量證明書由設(shè)備工程師提供,合格證原件放入交工技術(shù)文件正本。

5.3.8 交工技術(shù)文件隨著工程進(jìn)度逐步形成,資料必須與工程同步,各級(jí)簽證應(yīng)在施工項(xiàng)目完成后隨即進(jìn)行。工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時(shí)性。

5.3.9 分部分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定完成后,由工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人存查或并入交工技術(shù)文件。單位工程質(zhì)量評(píng)定經(jīng)上級(jí)主管部門核定后,由項(xiàng)目部質(zhì)檢工程師將工程質(zhì)量評(píng)定表等送交交工技術(shù)文件相關(guān)卷冊(cè)的組卷責(zé)任人整理成冊(cè)。

5.3.10 竣工圖由項(xiàng)目部組織編制,必須做到齊全準(zhǔn)確?？⒐D要做到與設(shè)計(jì)資料、隱蔽工程記錄和工程實(shí)際情況“三對(duì)口”,同時(shí)填寫竣工圖編制記錄。

5.4 交工技術(shù)文件的整理

5.4.1 項(xiàng)目部工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的整理工作,凡屬交工技術(shù)文件范疇的各種資料,均由各有關(guān)部門和責(zé)任人員交工號(hào)技術(shù)負(fù)責(zé)人整理。

5.4.2 為使技術(shù)文件管理清晰,防止混亂和遺漏,各項(xiàng)技術(shù)文件都要分門別類整理保管,每類宜分別填寫文件目錄,每加入一份,隨時(shí)將其名稱填在目錄中。

5.4.3 交工技術(shù)文件的順序由公司技術(shù)質(zhì)量部在交工技術(shù)文件的組成模式中加以規(guī)定。

5.5 質(zhì)量經(jīng)理

5.5.1 項(xiàng)目部質(zhì)量經(jīng)理組織本工程項(xiàng)目交工技術(shù)文件的審查工作,對(duì)交工技術(shù)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

5.5.2 交工技術(shù)文件的最終審查,在收集齊項(xiàng)目的全部交工資料和完成竣工圖編制后,由項(xiàng)目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。

5.6 交工技術(shù)文件的送審和交接簽證

5.6.1 交工技術(shù)文件經(jīng)終審后,由項(xiàng)目部邀請(qǐng)建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督站進(jìn)行予審。

5.6.2 予審提出的問題由項(xiàng)目部整改,整改完成后項(xiàng)目部提出整改報(bào)告給建設(shè)單位、檢查部門。

5.6.3 交工技術(shù)文件審查通過后,按規(guī)定進(jìn)行正式裝訂。

5.6.4 裝訂結(jié)束后,項(xiàng)目部將交工技術(shù)文件正式移交給建設(shè)單位驗(yàn)收簽證。

5.7 對(duì)于外包工程,根據(jù)“誰分包,誰負(fù)責(zé)”的原則,由發(fā)包的單位全權(quán)負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件工作。

5.8 交工技術(shù)文件的歸檔

項(xiàng)目部負(fù)責(zé)交工技術(shù)文件的外部簽證工作。簽證完成后,項(xiàng)目部負(fù)責(zé)將交工技術(shù)文件副本送公司檔案室存檔。

6 本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生的質(zhì)量記錄

a. 交工技術(shù)文件;

b. 存查資料;

c. 交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

c. 竣工圖編制記錄;

d. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

e. 科技檔案移交清冊(cè)。

7 附錄

a. 交工技術(shù)文件立卷分冊(cè)目錄;

b. 竣工圖編制記錄;

c. 交工技術(shù)文件最終審查簽證表;

第11篇物業(yè)招投標(biāo)管理辦法作業(yè)指導(dǎo)文件

物業(yè)作業(yè)指導(dǎo)文件:招投標(biāo)管理辦法

1.目的

規(guī)范服務(wù)及工程項(xiàng)目招投標(biāo)工作。

2.范圍

適用于公司內(nèi)所有合同金額在$2萬元-$5萬元之間的物業(yè)招標(biāo)工作,本辦法管理范圍包括:新建土建項(xiàng)目、新購(gòu)置設(shè)備項(xiàng)目、技術(shù)改造與更新項(xiàng)目、房屋維修工程(翻修工程、大修工程、中修工程、小修工程、綜合維修工程)、裝修項(xiàng)目、維保工程(電梯、有線電視、安防系統(tǒng)、車閘、清潔、綠化、消殺等)、工服制作、新增服務(wù)項(xiàng)目等。超出權(quán)限規(guī)定及由管理處自行完成的工作不在本招投標(biāo)管理辦法范圍內(nèi)。

3.職責(zé)

部門/崗位地產(chǎn)出資職責(zé)物業(yè)出資職責(zé)

品質(zhì)管理部受委托項(xiàng)目的招投標(biāo)工作的協(xié)調(diào)配合組織2萬元以上5萬元以下招投標(biāo)工作

財(cái)務(wù)管理部

標(biāo)底的測(cè)算、費(fèi)用審算工作參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作

地產(chǎn)工程管理部組織50,000元以上招投標(biāo)工作必要時(shí)參與工程監(jiān)督及竣工驗(yàn)收

申報(bào)部門受委托負(fù)責(zé)10,000-50,000元以內(nèi)招投標(biāo)工作及具體工程實(shí)施參與2萬元以上5萬元以下的招投標(biāo)工作;與施工單位擬制施工協(xié)議

4.方法和過程控制

4.1總則

4.1.1公司成立招標(biāo)工作小組,其組成人員包括:招標(biāo)申請(qǐng)部門經(jīng)理及專業(yè)負(fù)責(zé)人、品質(zhì)管理部代表、財(cái)務(wù)管理部代表、法務(wù)人員、地產(chǎn)相關(guān)部門人員(與地產(chǎn)相關(guān)項(xiàng)目)、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理。定標(biāo)時(shí)由招標(biāo)工作小組集體決策。

4.1.2招標(biāo)權(quán)限界定

4.1.2.1招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以下,由提出招標(biāo)申請(qǐng)的部門負(fù)責(zé)施工單位選擇,可以不進(jìn)行招投標(biāo),但管理處需進(jìn)行三家性價(jià)比對(duì)程序后選擇承包商;

4.1.2.2招標(biāo)預(yù)算總額在二萬元以上,五萬元以下由物業(yè)公司招投標(biāo)小組負(fù)責(zé)通過招投標(biāo)選擇施工單位

4.1.2.3招標(biāo)預(yù)算總額在五萬元以上,由提出施工的管理處為主,品質(zhì)管理部輔助組織相關(guān)資料后,交由地產(chǎn)工程管理部組織進(jìn)行招投標(biāo)選擇施工單位。

4.1.3招標(biāo)應(yīng)采用公開招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)的方式,但無論采取何種方式,都必須有三家以上的投標(biāo)單位參與競(jìng)標(biāo)。

4.1.4整個(gè)招標(biāo)過程必須保持透明度,各部門積極配合、全面溝通、信息共享,杜絕暗箱操作。

4.1.5做好保密工作,任何人均不得泄露標(biāo)底、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等內(nèi)容,以保證招標(biāo)的公正性與效果。

4.2 招標(biāo)項(xiàng)目的確定

4.2.1各部門根據(jù)工作需要,或是按照公司、地產(chǎn)公司、業(yè)委會(huì)等部門的要求,確定擬招標(biāo)項(xiàng)目。

4.3 地產(chǎn)出資工程招標(biāo)權(quán)限界定

4.3.1由管理處以書面形式(或郵件)向地產(chǎn)工程管理部提交申請(qǐng)報(bào)告,報(bào)告應(yīng)詳列原因、工程規(guī)模、費(fèi)用預(yù)算等,經(jīng)地產(chǎn)工程管理部或地產(chǎn)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行下一步工作。

a.造價(jià)在2000元以下的工程,由地產(chǎn)相關(guān)部門確認(rèn)審算工程,可以不進(jìn)行招投標(biāo),管理處按公司采購(gòu)管理程序選擇承包商。

b.造價(jià)在2000-50,000元以內(nèi)的工程,經(jīng)地產(chǎn)委托認(rèn)可,相關(guān)管理處申請(qǐng)招投標(biāo)工作,品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織招投標(biāo)工作,地產(chǎn)相關(guān)部門參與定標(biāo),報(bào)地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批。

c.造價(jià)在50,000元以上的工程,由地產(chǎn)公司組織招投標(biāo)。物業(yè)公司負(fù)責(zé)提供相關(guān)招標(biāo)資料。

4.4招標(biāo)工作程序

4.4.1招標(biāo)文件

4.4.1.1制定招標(biāo)計(jì)劃、編制招標(biāo)文件,提出招標(biāo)申請(qǐng)的部門/管理處,提出詳細(xì)的招標(biāo)項(xiàng)目、時(shí)間計(jì)劃、技術(shù)交底、達(dá)到的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、配合等要求,符合招標(biāo)審算權(quán)限的將招標(biāo)申請(qǐng)和以上資料合并提出審批,超出招標(biāo)審算權(quán)限的由招投標(biāo)小組協(xié)助管理處提請(qǐng)地產(chǎn)工程管理部進(jìn)行招投標(biāo)。自審批結(jié)束5日內(nèi)由招投標(biāo)小組主持編制招標(biāo)文件并核定標(biāo)底,以及審查修改標(biāo)書中的經(jīng)濟(jì)條款,招標(biāo)文件編制完成后進(jìn)行審批;

4.4.1.2招標(biāo)文件內(nèi)容:招標(biāo)文件應(yīng)包括正文和附件,正文包括:投標(biāo)承諾書、招標(biāo)內(nèi)容、招標(biāo)范圍、項(xiàng)目簡(jiǎn)介、工期、質(zhì)量要求、工程造價(jià)要求、安全防護(hù)責(zé)任、投標(biāo)須知、投標(biāo)截止日期、開標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)、評(píng)標(biāo)辦法、違約責(zé)任、投標(biāo)押金、相關(guān)規(guī)范、投標(biāo)文件格式、特別約定等,附件包括:相關(guān)圖紙、擬簽標(biāo)準(zhǔn)合同(明確我方要求的全部?jī)?nèi)容)等

4.4.1.3各類招標(biāo)文件、記錄由品質(zhì)管理部制定示范文本,作為公司該類招標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)范本。

4.4.2招標(biāo)信息發(fā)布及投標(biāo)邀請(qǐng)

4.4.2.1公開招標(biāo)的項(xiàng)目可以在當(dāng)?shù)刂饕獔?bào)紙、網(wǎng)站或建設(shè)交易服務(wù)中心發(fā)布招標(biāo)信息,并按政府有關(guān)部門規(guī)定辦理手續(xù)。

4.4.2.2實(shí)行邀請(qǐng)招標(biāo),由招標(biāo)申請(qǐng)部門、品質(zhì)管理部從公司《合格服務(wù)供方一覽表》中選擇所需數(shù)量的投標(biāo)單位進(jìn)行邀請(qǐng)招標(biāo)。

4.4.2.3如《合格服務(wù)供方一覽表》沒有合適的投標(biāo)單位或數(shù)量不夠,應(yīng)由相關(guān)部門推薦,再組織進(jìn)行考察,考察合格后方可選為投標(biāo)方,并納入《合格服務(wù)供方一覽表》。

4.4.3 發(fā)標(biāo)

4.4.3.1招標(biāo)文件的發(fā)放、答疑及現(xiàn)場(chǎng)勘察由品質(zhì)管理部組織,招標(biāo)申請(qǐng)部門、財(cái)務(wù)管理部、法務(wù)人員參與。

4.4.3.2公開招標(biāo)的項(xiàng)目,要按照合格承包商標(biāo)準(zhǔn)和項(xiàng)目要求對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行審查,審查合格的投標(biāo)單位方可發(fā)放招標(biāo)文件。

4.4.3.3招標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)答疑由招標(biāo)申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)做好記錄工作,該記錄將作為招標(biāo)文件的附件一并發(fā)給投標(biāo)單位。

4.4.4開標(biāo)

4.4.4.1招標(biāo)文件應(yīng)規(guī)定:投標(biāo)單位應(yīng)在規(guī)定日期之前將投標(biāo)文件送交品質(zhì)管理部,投標(biāo)截止日期之后,原則上不再接受任何投標(biāo)文件。

4.4.4.2標(biāo)書必須密封加蓋公章,開標(biāo)前任何人不得擅自打開標(biāo)書。

4.4.4.3品質(zhì)管理部主持開標(biāo)工作,開標(biāo)工作應(yīng)集體在場(chǎng),現(xiàn)場(chǎng)拆封,該過程和內(nèi)容由招標(biāo)申請(qǐng)部門作好記錄并填寫《開標(biāo)記錄表》,參加開標(biāo)的全體人員簽字確認(rèn)。

4.4.5 評(píng)標(biāo)和定標(biāo)

4.4.5.1開標(biāo)后,招標(biāo)小組成員對(duì)各投標(biāo)書內(nèi)容進(jìn)行分析評(píng)比(與投標(biāo)單位有利害關(guān)系的人員不得參與評(píng)標(biāo))

4.4.5.2 評(píng)標(biāo)人應(yīng)客觀、公正地履行職務(wù),對(duì)自己提出的評(píng)審意見承擔(dān)個(gè)人責(zé)任。

4.4.5.3 評(píng)標(biāo)應(yīng)以滿足招標(biāo)文件要求為依據(jù)。定標(biāo)原則為:

a.能滿足招標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性要求,并經(jīng)評(píng)審其投標(biāo)價(jià)格是合理低價(jià)。

b.同等條件下,原來與公司有過良好合作關(guān)系的投標(biāo)方優(yōu)先中標(biāo)。

4.4.5

.4 下列情況須重新招標(biāo):

a.發(fā)現(xiàn)投標(biāo)單位相互串通投標(biāo)。

b.投標(biāo)單位以他人名義投標(biāo)或以其他方式弄虛作假,騙取中標(biāo)。

c.投標(biāo)單位以向招標(biāo)工作小組成員行賄的手段謀取中標(biāo)。

d.開標(biāo)后,發(fā)現(xiàn)所有投標(biāo)皆不滿意(如各標(biāo)價(jià)均高出標(biāo)底價(jià),不在合理報(bào)價(jià)范圍之內(nèi))。

4.4.5.5 整個(gè)評(píng)標(biāo)定標(biāo)過程須作好記錄,全體參加評(píng)標(biāo)人員簽字確認(rèn)。

4.4.5.6 確定中標(biāo)單位后3天內(nèi),品質(zhì)管理部向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知函,并將中標(biāo)結(jié)果以書面形式通知其他投標(biāo)單位。

4.4.6 簽訂合同

4.4.6.1由招標(biāo)申請(qǐng)部門參照合同范本擬定合同,按權(quán)限報(bào)公司相關(guān)部門審批,必要時(shí)由地產(chǎn)成本管理部和法律組審核合同條款,合同擬定完畢,約中標(biāo)單位對(duì)其內(nèi)容和條款進(jìn)行確認(rèn)后簽訂正式合同。

4.4.6.2 中標(biāo)單位投標(biāo)文件應(yīng)做為合同附件隨合同存檔,其它投標(biāo)單位資料品質(zhì)管理部歸檔保存

4.4.7 招標(biāo)文件管理

4.4.7.1所有招標(biāo)文件統(tǒng)一編號(hào),編號(hào)形式為'v-__-__&&','v'表示'__','__'表示項(xiàng)目簡(jiǎn)稱,'__'表示年號(hào),'&&'表示序號(hào)。

例如

城花:v-ch-0501 都花:v-dh-0505

新城:v-_c-0508 世貿(mào):v-sm-0512

5.質(zhì)量記錄表格

tjzzwy7.4-z01-02-f1 《開標(biāo)記錄表》

tjzzwy7.4-z01-02-f2 《開標(biāo)評(píng)審表》

tjzzwy7.4-z01-02-f3 《開標(biāo)成果審批表》

第12篇物業(yè)質(zhì)量體系文件-出入口管理辦法

物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件

--出入口管理辦法

1.目的

對(duì)小區(qū)(大廈)出入口進(jìn)行有效控制,維護(hù)管理服務(wù)區(qū)域的正常秩序。

2.范圍

適用于公司各部門。

3.職責(zé)

職務(wù)/崗位工作內(nèi)容

部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)出入口安全管理工作的全面指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

安全主管/主辦負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體組織、落實(shí)、培訓(xùn)考核。

安全班長(zhǎng)負(fù)責(zé)出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。

安全管理員負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體實(shí)施。

4.方法和過程控制

4.1 對(duì)普通來訪人員的管理

4.1.1 各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點(diǎn),在確保管理服務(wù)區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對(duì)普通來訪人員的管理辦法:

a.凡進(jìn)入封閉或半封閉式管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進(jìn)入。離開時(shí),封閉式管理服務(wù)區(qū)域需登記離去時(shí)間,半封閉式管理服務(wù)區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。

b.對(duì)開放式管理的管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對(duì)行跡可疑的人員,安全員要及時(shí)采取妥善的方法進(jìn)行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。

4.1.2 禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對(duì)象的外來人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險(xiǎn)品進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。

4.1.3如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時(shí)停留,出入口崗或中心應(yīng)通知相關(guān)崗位核實(shí)情況,如發(fā)生異常情況及時(shí)按《突發(fā)事件處理程序》處理。

4.1.4 管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)施、游樂場(chǎng)地,只為住戶開放,安全員應(yīng)禁止外來人員使用,避免其損壞公共設(shè)施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。

4.1.5安全員對(duì)來訪人員進(jìn)行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)或沖突,應(yīng)及時(shí)通知中心或上級(jí)協(xié)調(diào)解決,同時(shí)注意保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)。

4.2 執(zhí)行公務(wù)人員的管理

4.2.1 執(zhí)行公務(wù)的執(zhí)法人員因公進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,相應(yīng)崗位的安全員應(yīng)請(qǐng)其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人接獲此信息后立即致電對(duì)方單位核實(shí)身份,同時(shí)安排人員陪同前往。

4.2.2 執(zhí)行公務(wù)人員對(duì)管理服務(wù)區(qū)域業(yè)主房屋進(jìn)行搜查應(yīng)請(qǐng)其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應(yīng)請(qǐng)其列出清單雙方簽字確認(rèn)。

4.2.3 外地執(zhí)法人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,除上述內(nèi)容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應(yīng)部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實(shí)后方可放行。

4.2.4 執(zhí)行公務(wù)的其它部門的國(guó)家公務(wù)員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。

4.2.5執(zhí)行公務(wù)人員因公務(wù)保密或其他特殊原因不能明示公干目的時(shí),當(dāng)值安全員必須及時(shí)聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權(quán)人視具體情況處理。

4.3 物資放行的管理

4.3.1物資搬運(yùn)時(shí),須到管理處或授權(quán)部門辦理申請(qǐng)手續(xù),申請(qǐng)人需按要求填寫《物資搬運(yùn)放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運(yùn)人在《物資搬運(yùn)放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗(yàn)申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認(rèn)。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負(fù)責(zé)人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗(yàn)身份證及臨時(shí)出入證或業(yè)主委托書。

4.3.2經(jīng)手人還須與管理處出納員核對(duì),追收尚未交納的各項(xiàng)費(fèi)用并簽字認(rèn)可;出納不當(dāng)班或外出時(shí),應(yīng)將尚未交納費(fèi)用的住戶及其費(fèi)用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認(rèn)可,手續(xù)完善后方可放行。

4.3.3 由安全員核實(shí)所搬貨物與申請(qǐng)內(nèi)容是否相符。安全員負(fù)責(zé)記錄、核對(duì)搬運(yùn)車輛的牌號(hào)、司機(jī)身份證號(hào)或駕駛證號(hào)、姓名、單位或住址等并請(qǐng)其簽字,手續(xù)完善后予以放行。

4.4 施工人員的管理

4.4.1 所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時(shí)出入卡》進(jìn)出管理服務(wù)區(qū)域。

4.4.2 安全員在檢查《人員臨時(shí)出入卡》時(shí)應(yīng)核對(duì)房號(hào)、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。

4.4.3 若出入證丟失或過期,施工人員應(yīng)到管理處補(bǔ)辦證件或延期后方可進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)。

4.4.4 所有施工裝修人員必須嚴(yán)格按照《裝修管理責(zé)任書》的內(nèi)容進(jìn)行操作。如有違章,安全員有權(quán)進(jìn)行制止或停水停電,需延時(shí)加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)行。

4.4.5管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)政府配套公共設(shè)備設(shè)施施工,施工人員應(yīng)在管理處辦理相應(yīng)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)專業(yè)人員同意后方可施工。

4.4.6服務(wù)供方人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進(jìn)入。

4.5 公司內(nèi)部人員的管理

4.5.1 公司員工憑工牌進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,應(yīng)自覺服從安全員的治安管理,身份核實(shí)后,可不作登記。

4.5.2公司員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)活動(dòng)要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。

4.6 參觀人員的管理

4.6.1 所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)入,同時(shí)管理處須派人陪同。

4.6.2 引導(dǎo)進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護(hù)環(huán)境,愛護(hù)公物。

4.6.3 勸止參觀人員在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的高聲談?wù)?引導(dǎo)其自覺遵守公共秩序。

4.6.4 請(qǐng)參觀人員在指定范圍內(nèi)活動(dòng),按指定路線行走,未經(jīng)允許應(yīng)阻止攝像和照相。

4.7 特殊來訪人員的管理

4.7.1 認(rèn)真、細(xì)致、全面的做好接待工作。

4.7.2 各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時(shí)致軍禮。

4.7.3 注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。

4.8 對(duì)推銷、發(fā)廣告人員的管理

4.8.1 凡推銷人員、廣告人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域必須事先與顧客有約,并進(jìn)行登記后方可進(jìn)入。

4.8.2可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進(jìn)行糾正或勸其離開管理服務(wù)區(qū)域。

4.8.3 對(duì)推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時(shí),可對(duì)其身份進(jìn)行驗(yàn)證或向?qū)Ψ絾挝贿M(jìn)行證實(shí),如沒有合法身份,可交派出所處理。

4.8.4 對(duì)每一位外來人員都應(yīng)友善、禮貌的對(duì)待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應(yīng)立

即請(qǐng)班長(zhǎng)或主管進(jìn)行協(xié)助調(diào)解,把糾紛控制在可處理范圍。

5.質(zhì)量記錄和表格

gzwy7.5.1-a01-02-f1《物資搬運(yùn)放行條》

gzwy7.5.1-a01-02-f2 《來訪人員情況登記表》

gzwy7.5.1-a01-02-f3 《人員臨時(shí)出入卡》

第13篇公司文件管理辦法范本

為了控制公司文件發(fā)放的適當(dāng)范圍、作廢文件的及時(shí)回收,確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性,特制定公司文件管理辦法,請(qǐng)閱讀企業(yè)管理網(wǎng)整理的下文。

1.文件的發(fā)放:

2.文件的更改:

3.文件的換頁(yè):

(2)所有需換頁(yè)的文件,由文件發(fā)放人統(tǒng)一換頁(yè)并注明執(zhí)行時(shí)間,將原頁(yè)銷毀。

4.文件的回收、作廢:

(2)文件發(fā)放人在回收文件時(shí),必須持“文件發(fā)放回收登記表”由原接收人在登記表相關(guān)欄內(nèi)簽名后回交。

(3)每年12月下旬,由辦公室通知各部門,對(duì)本年度平時(shí)未統(tǒng)一回收的文件、報(bào)表等無效材料清理回收一次。

(4)所有回收的文件均于回收當(dāng)日送辦公室,由辦公室主任統(tǒng)一安排銷毀。

5.其它規(guī)定:

(2)無論部門或公司發(fā)放的文件在發(fā)放前都必須在檔案室存檔備案。

(5)發(fā)放文件屬討論稿的,討論人組織討論結(jié)束后須按時(shí)交文件編制形成部門。

(6)文件發(fā)放人必須將已使用的“文件發(fā)放回收登記表”按季度裝訂成冊(cè),妥善保管,以便備查或回收時(shí)使用。保存期限為三年。

6.任何人未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔(dān)50元罰款外,對(duì)由此造成的一切后果負(fù)責(zé)。

7.本規(guī)定各條款如有違犯,對(duì)責(zé)任人每次罰款50元,由其直接領(lǐng)導(dǎo)開通用罰款單收繳。

辦法公司財(cái)務(wù)管理制度條款

第14篇公司文件發(fā)放存檔管理辦法

公司文件發(fā)放、存檔管理辦法

一、公司各職能部門設(shè)有專人負(fù)責(zé)文件的發(fā)放、存檔工作;

二、文件起草打印完畢,需經(jīng)本部門主管審核簽字,報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字后,方可下發(fā)。

三、建立文件發(fā)放登記表,登記表將記錄文件名稱、發(fā)放時(shí)間及各部門、收件人等內(nèi)容。

四、發(fā)文部門持所發(fā)文件及文件發(fā)放登記表,由各部門收件人簽字后領(lǐng)取文件。

五、文件登記表與所發(fā)文件一并存檔。

六、各部門建立本年度各類文件文件夾,文件根據(jù)文號(hào)編排順序放入文件夾。

七、每月對(duì)文件夾內(nèi)的文件進(jìn)行整理,如有遺漏,盡快與發(fā)文部門聯(lián)系補(bǔ)齊。

八、年底將所有文件夾內(nèi)的文件整理、分類、裝訂成冊(cè),存入文件柜備查。

九、公司重要文件按年度、類別裝訂造冊(cè),存入文件柜中,在文件柜門上附有柜內(nèi)文件目錄。

十、凡借閱重要文件者,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意簽字后,到辦公室打借條,辦理借閱手續(xù)。

十一、借閱文件要按時(shí)歸還,撤消借條。

十二、對(duì)于重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,經(jīng)部門主管審核同意,報(bào)辦公室粉碎銷毀。

執(zhí)行部門:責(zé)任人簽名:

第15篇 _電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

電子文件歸檔、電子檔案管理辦法

1.總則

1.1 對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理,應(yīng)當(dāng)由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào),指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé),保證管理工作的連續(xù)性。

1.2 電子文件形成部門負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

1.3 電子文件的管理由檔案部門負(fù)責(zé),電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

1.4 應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等,以保證電子檔案的質(zhì)量。

1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施,確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

1.6 歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí),則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

1.7 具有保存價(jià)值的電子文件,必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí),必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

2.電子文件的收集與積累

2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.2 收集積累要求

2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí),如果保管部門已開始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作,則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留,否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要,確定是否保留。

2.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí),要與紙質(zhì)等文件之間,相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

2.2.3 在“無紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份,存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上,井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

2.2.4 用文字處理技術(shù)形成的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

2.2.5 用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件,如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法,則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

2.2.6 用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

2.2.7 用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

2.2.8 用音頻設(shè)備獲得的文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

2.2.9 由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

2.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專用軟件產(chǎn)生的電子文件,收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。

2.2.11 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

2.3 收集、積累方法

2.3.1 及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

2.3.3 電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應(yīng)與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計(jì)算機(jī)程序;d―數(shù)據(jù)文件。

3.電子文件的整理

3.1 電子文件的整理,應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

3.2 電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄,并制成機(jī)讀目錄。

3.3 歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

4.電子文件的歸檔。應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。

4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.2 歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)定期完成。

4.3 檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí),應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主,鑒定結(jié)果,在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核,并由負(fù)責(zé)人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文牛的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

4.5 歸檔要求

4.5.1 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,制成歸檔數(shù)據(jù)集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時(shí),復(fù)制第3套,異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)解密后再完成上述工作,

4.5.2 本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。

4.5.3 存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽內(nèi)填寫編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

4.5.4 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

4.5.5 需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開發(fā)的應(yīng)用軟件,也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

4.5.6 原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后,保留時(shí)間至少1年。

4.5.7 在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過程完成物理歸檔。

5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進(jìn)行保管。

5.1 檢驗(yàn)

5.1.1 檔案保管部門應(yīng)配備相應(yīng)的

處理設(shè)備,以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn),合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20%合格率應(yīng)達(dá)到100%。

5.1.2 檢驗(yàn)項(xiàng)目。

5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。

5.1.2.2 有無病毒。

5.1.2.3 核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

5.1.2.4 核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

5.1.3 將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的,應(yīng)退回形成單位,重新制作。

5.2 移交手續(xù)驗(yàn)收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。

5.3 保管要求電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外,還應(yīng)符合下列條件。

5.3.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放,做到防塵、防變形。

5.3.2 環(huán)境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對(duì)濕度選定范圍:45%―60%。

5.3.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng),并與有害氣本隔離。

5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應(yīng)參照上述條件。