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第1篇 項目物業(yè)服務中心日檔案資料管理辦法
項目物業(yè)服務中心日檔案、資料管理辦法
檔案資料管理運作流程圖:(略)
l、檔案資料收、發(fā)管理程序
物業(yè)服務中心重要資料(如委托方提供的資料)接收必須經(jīng)過物業(yè)服務中心經(jīng)理或其指定負責人驗收,完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。
物業(yè)服務中心日常管理文件(如物業(yè)服務中心通知、通報等)按照本公司制定的文件管理程序進行發(fā)放及接收手續(xù),并分卷立檔。
2、檔案資料管理要求
采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、光盤、錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖表等,并采用相適應的保管、儲存方法。
盡可能把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。
電腦文件由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類文件管理,定期清除過期失效文件。
原始文件按照文件使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應的文件目錄。當文件狀況有所變動時,應及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以利查閱者及時找到有效的文件。
檔案的鑒定必須由物業(yè)服務中心經(jīng)理或其指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權(quán)人士無權(quán)決定。
檔案組卷按不同業(yè)務性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,并按不同業(yè)務部門分柜保存。
專人負責檔案保管,做到檔案標識清晰,分類明確,易于查找;檔案出室必須由具備資格的人員經(jīng)過登記后方可借出。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件流失。
檔案室內(nèi)保管環(huán)埯要求達到防火、防潮、防變質(zhì)等要求,配置有效的滅火器材,并放置適當?shù)母稍飫┯靡苑莱薄n案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理要求。
針對本項目物業(yè)檔案資料特點.制定嚴格的檔案保密制度,對檔案資料的安全保密管理向業(yè)主負責。
以上物業(yè)服務中心的檔案、資料管理方式。在確定合作關(guān)系后,將參照政府機關(guān)的有關(guān)規(guī)定予以改善,以期符合委托方的委托要求。
物業(yè)服務中心在項目物業(yè)管理期限后,如雙方不再續(xù)約,將毫無保留地將完整的全套檔案資料移交給委托方(__市機關(guān)事務管理局)。
第2篇 水利水電建設股份有限公司安全資料管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范股份公司安全生產(chǎn)資料管理，制定本辦法。
第二條 各單位應建立安全管理臺賬，需歸檔保存的部分，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
第三條 安全管理資料除紙質(zhì)文件外，還應建立電子文檔。
第四條 各單位應參照本辦法建立資料管理臺賬。
第二章? 安全管理資料的主要內(nèi)容
第五條 安全管理資料主要包括以下內(nèi)容：
基本資料、工作依據(jù)、目標與考核、會議管理、技術(shù)措施、危險源監(jiān)管及安全評價、安全投入、檢查整改、培訓與證書、安全活動、特種作業(yè)管理、事故管理、檢測驗收、應急管理、隱患治理、分包管理、安全文件、專項安全管理、職業(yè)健康、安全宣傳、其他。
第六條 基本資料
（一）工程項目基本情況；
（二）與業(yè)主、分包單位及其它相關(guān)方的安全義務和責任的合同條文復印件；
(三）安全生產(chǎn)許可證等文件的復印件；
(四)項目主要管理人員任命文件和相應崗位資格證書復印件；
(五)現(xiàn)場平面布置圖及重大危險因素分布示意圖；
(六)項目安全管理保證體系、安全監(jiān)督體系圖；
(七)本級安委會和安全部門成員名單。
第七條 工作依據(jù)
(一)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律、法規(guī)；
(二)上級單位或客戶提交的安全工作安排、合同、要求等文件；
(三)安全生產(chǎn)責任制和安全生產(chǎn)規(guī)章制度資料
(四)安全規(guī)范、標準、操作規(guī)程。
第八條 目標與考核
(一)上級的考核目標、本級的目標、內(nèi)部分解的目標及簽訂的安全生產(chǎn)責任書、工程分包安全生產(chǎn)責任書等；
(二)年度安全工作計劃及階段性工作安排；
(三)年度及階段性工作總結(jié)、匯報等；
(四)考核評價及獎懲記錄。
第九條 會議管理
(一)會議簽到表、記錄、紀要；
(二)會議研究事項的督辦紀錄；
（三）參加其它有關(guān)安全會議的資料。
第十條 技術(shù)措施
（一）施工組織設計及安全技術(shù)措施；
（二）安全技術(shù)措施、作業(yè)指導書交底記錄；
第十一條 危險源監(jiān)管及安全評價
（一）危險源辨識、評價與控制清單及危險源清單；
（二）危險源監(jiān)控措施、責任單位及責任人清單；
（三）重大危險源管理、監(jiān)控記錄；
（四）綜合或?qū)ｍ棸踩u價報告。
第十二條 安全投入
（一）安全投入計劃；
（二）安全投入統(tǒng)計報表（季、半年、年）
第十三條 安全檢查
（一）安全檢查工作計劃；
（二）各類安全檢查實施記錄；
（三）事故隱患整改通知單及驗證記錄；
（四）違章行為處罰通知單、處罰記錄；
（五）上級或外部組織進行的安全檢查、整改資料。
第十四條 培訓與證書：
（一）安全培訓計劃；
（二）全員年度繼續(xù)教育記錄；
（三）新入場人員、轉(zhuǎn)崗人員、重新上崗人員安全培訓記錄；
（四）采用新技術(shù)、新設備、新材料、新工藝安全培訓記錄；
（五）培訓證書原件、復印件；
（六）參加上級、外部安全教育培訓登記表；
（七）違章違紀人員安全培訓記錄。
第十五條 安全活動
（一）班組安全活動記錄本；（定期回收保存）
（二）各類安全活動記錄及相關(guān)資料。
第十六條 特種作業(yè)管理：
（一）特種作業(yè)人員名單（按工種分類）；
（二）特種作業(yè)人員操作證。
第十七條 事故管理
（一）工傷事故報表；
（二）工傷事故登記表及相關(guān)醫(yī)療資料；
（三）未遂事故記錄；
（四）事故調(diào)查處理報告；
（五）工傷保險、意外傷害保險有關(guān)資料。
第十八條 檢測驗收
（一）電氣線路、電氣設備檢查檢測記錄；
（二）特種設備檢驗合格證及相關(guān)記錄；
（三）接零、接地、避雷裝置檢測記錄；
（四）安全防護用品檢測記錄；
（五）特殊防護用品、安全裝置產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢測記錄；
（六）現(xiàn)場施工機械設備檢驗記錄（大修驗收、試車結(jié)果等） ；
（七）特殊安全設施驗收記錄（如工作平臺、棧橋、承重腳手架、排架等） ；
（八）作業(yè)環(huán)境監(jiān)測記錄（粉塵、噪聲、有毒有害氣體等）。
第十九條 應急管理
（一）應急組織機構(gòu)及應急預案；
（二）應急物資、器材、設備存放地點及檢查、維護保養(yǎng)記錄；
（三）培訓、演練記錄；
（四）預案評審及修訂記錄；
（五）應急響應記錄。
第二十條 隱患排查治理
（一）隱患登記表；
（二）安全生產(chǎn)隱患評估記錄；
（三）安全生產(chǎn)隱患整改方案；
（四）安全生產(chǎn)隱患排查治理情況統(tǒng)計表。
第二十一條 分包管理
（一）分包單位及人員一覽表；
（二）各分包單位企業(yè)資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、安全許可證等有效證書復印件和法人授權(quán)委托人復印件；
（三）分包單位特種作業(yè)人員名單及資格證書復印件；
（四）分包單位管理機構(gòu)人員名單及有關(guān)證書復印件（含安全管理人員）；
（五）分包單位評價、審查資料（含施工簡歷、近三年的業(yè)績、不良記錄等）；
（六）分包單位安全管理規(guī)章制度及施工安全技術(shù)措施；
（七）分包單位施工機械及復檢驗證記錄。
第二十二條 安全文件
（一）當?shù)卣?、安全主管部門、建設單位、監(jiān)理單位有關(guān)安全管理文件、規(guī)定、通知及回復；
（二）對外、對上報送的各類安全文件、報表、總結(jié)、匯報、請示，安全生產(chǎn)聯(lián)系函，對外發(fā)布的安全通告、告示（紙質(zhì)、照片等），尤其是可能涉及法律糾紛責任劃分有關(guān)請求和工作答復、處理、協(xié)調(diào)的有關(guān)資料。
第二十三條 專項安全管理
（一）專項安全管理組織機構(gòu)、人員；
（二）專項措施方案；
（三）專項安全管理交底記錄；
（四）專項安全管理會議記錄；
（五）專項安全管理危險與有害因素辨識；
（六）專項安全管理安全教育培訓記錄；
(七)專項安全管理評價、驗收、檢測與檢查記錄等。
第二十四條 職業(yè)健康管理
(一)勞動用品發(fā)放記錄；
(二)職業(yè)健康檢查記錄；
(三)職業(yè)病報告及處理記錄。
第二十五條 安全宣傳
(一)簡報
(二)報道
第二十六條 其它
第三章 安全資料管理
第二十七條 各級安全資料應分類收集、建立臺賬，明確管理責任人。
第二十八條 各類資料宜原件保存，不能保存原件而保存復印件時應注明原件保存部門，以便追溯和驗證。
第二十九條 各類臺賬應附有資料目錄清單，以便核對和檢索。
第三十一條 各項目正式竣工驗收后，安全資料應整理裝訂，移交給上級主管部門保存?zhèn)洳椋话惚４嫫诓簧儆谕旯ず?年。
第三十二條 各單位的電子文檔應與紙質(zhì)文件相符，實行分類管理。
第3篇 房地產(chǎn)案場資料檔案管理辦法
案場資料檔案管理辦法
1.案場資料按其保密性分為三個類別:
a類為內(nèi)部機密資料:包括銷控、日報、周報、月報、售足簽退文件夾、已購、未購表等,可閱范圍為案場經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓資料)或復印、外泄內(nèi)部資料。
3.個人銷售夾需隨身攜帶,外出時應把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機會。
第4篇 養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理辦法
養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理辦法 (試行)第一章總 則 第一條 為了規(guī)范養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理,依據(jù)《公路養(yǎng)護技術(shù)》、《養(yǎng)護綱要》等資料,結(jié)合養(yǎng)護中心實際,特制定本辦法。 第二條本辦法適用于養(yǎng)護中心所有技術(shù)資料的管理,包括文書、聲像、科技、電子資料。 第三條養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理本著高起點、高標準的要求,力求管理規(guī)范、歸類準確、保存完整。 第二章資料分類 第四條養(yǎng)護中心技術(shù)資料分為以下幾類: 1、工程管理類: ⑴專項工程資料; ⑵養(yǎng)護工程月報:①施工單位上報②報高路集團; ⑶年度計劃; ⑷季度計劃; ⑸養(yǎng)護工程臺帳; ⑹來往函件; ⑺養(yǎng)護計劃總結(jié)資料; ⑻招標文件; ⑼合同文件。 2、巡查檢查類: ⑴安全巡查簡報; ⑵質(zhì)量檢查簡報; ⑶文明施工檢查結(jié)果。 3、養(yǎng)護評定報告類:養(yǎng)護質(zhì)量評定報告。 4、計算機管理類: ⑴路面管理系統(tǒng)路面分析報告; ⑵橋梁管理系統(tǒng)報告; ⑶電子文檔(所有存檔文件的電子備份)。 5、技術(shù)類: ⑴橋梁類; ⑵路面類; ⑶路基類; ⑷綠化類; ⑸交安類。 6、科研開發(fā)類。 7、四新技術(shù)類: ⑴新材料; ⑵新工藝; ⑶新設備; ⑷新方法。 第三章管理方法 第五條養(yǎng)護中心建立專門的工程技術(shù)檔案室存放各種技術(shù)資料(文書、聲像、科技、電子),同時統(tǒng)一購置檔案柜、檔案盒、錄音筆、刻錄機、光盤等。 第六條內(nèi)業(yè)管理員應認真負責,及時記錄、收集有關(guān)資料,定期整理,分類歸檔,對于日常管理類資料可按需匯編成冊,對于規(guī)模較大的工程資料應裝訂成冊;對于計算機管理的重要資料,應定期用軟盤或光盤備份,以保證各項資料的準確、完整、有序。 第七條文書版的資料要求保存其相應的電子版,聲像資料要求保留相應的光盤。 第八條保密資料要專門放置在專門檔案柜中嚴格進行管理。 第四章資料報送及收集方法 第九條各施工單位按照《養(yǎng)護中心公文處理辦法》定期向養(yǎng)護中心報送施工資料,養(yǎng)護中心各相關(guān)負責人將其整理后送至養(yǎng)護中心工程技術(shù)檔案室存檔。 第十條所有函件必須統(tǒng)一到養(yǎng)護中心內(nèi)業(yè)管理員處進行統(tǒng)一編號。 第十一條 工程辦公室負責每月施工單位例會會議內(nèi)容的記錄整理。 第五章附 則 第十二條本辦法由養(yǎng)護中心技術(shù)辦公室負責解釋。 第十三條本辦法自發(fā)文之日起試行。附表: 養(yǎng)護中心技術(shù)資料范圍及保管期限表 編號 歸檔文件 保管期限 主管機關(guān) 建設單位 一、 工程管理類 專項工程資料 長期 長期 養(yǎng)護工程月報 長期 長期 年度計劃 長期 長期 季度計劃 長期 長期 養(yǎng)護工程臺帳 長期 長期 函件 長期 長期 養(yǎng)護規(guī)劃 長期 長期 合同 長期 長期 二、 巡查檢查類 安全巡查簡報 短期 短期 質(zhì)量檢查結(jié)果 短期 短期 文明施工檢查 短期 短期 三、 評定報告類 季度養(yǎng)護評定報告 長期 長期 四、 計算機管理類 路面管理系統(tǒng)報告 長期 橋梁管理系統(tǒng)報告 長期 電子文檔 永久 五、 技術(shù)類 橋梁類 長期 長期 路面類 長期 長期 路基類 長期 長期 綠化類 長期 長期 交安類 長期 長期 六、 科研開發(fā)類 永久 七、 四新技術(shù)類 新材料 長期 長期 新工藝 長期 長期 新設備 長期 長期 新方法 長期 長期[1]
第5篇 安全宣傳資料使用管理辦法范本
為開展好2022年“安全生產(chǎn)月”和“消防年”活動,認真貫徹落實“加強安全法治,保障安全生產(chǎn)”主題活動和《新安全生產(chǎn)法》,不斷加強安全生產(chǎn)宣傳力度,努力提升全員安全素質(zhì),為最大限度的提高宣傳資料的使用效率,起到真正的學習教育目的,特編制此使用計劃。
一、責任部門及責任人
安全宣傳資料的使用、發(fā)放和管理由安全監(jiān)管部負責,徐麗負責相關(guān)具體工作。
二、發(fā)放對象
公司所屬各項目部及職能部室。
三、使用要求
1、安全宣傳資料發(fā)放和使用要以節(jié)約、實效為原則,力求取得最大使用價值。
2、未經(jīng)主管領導批準不得隨意發(fā)放。
3、安全宣傳資料要妥善保管,存放在干燥、陰涼的地方,以便長期保存。
4、所有宣傳資料必須造表登記,詳細記錄。
5、責任人定期向主管領導匯報宣傳資料使用情況,以便領導及時掌握。
6、各項目部將宣傳資料要發(fā)揮出真正價值,項目經(jīng)理作為項目安全生產(chǎn)第一責任人,安全宣傳單必須發(fā)放到一線職工手中,安全標語要懸掛到項目部醒目位置,事故教育宣傳視頻要組織全體職工進行觀看并記錄簽字。
7、公司安全監(jiān)管部可根據(jù)工作計劃,選取宣傳資料中的內(nèi)容,在公司范圍內(nèi)開展安全知識競賽答題活動,對表現(xiàn)優(yōu)異的項目部和個人進行適當獎勵。
第6篇 物業(yè)公司文書檔案資料管理辦法格式怎樣的
物業(yè)公司文書、檔案、資料管理辦法
1.0目的:方便資料查閱,完善記錄檔案。
是事件有源可查。
2. 0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。
3. 0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類--質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)--文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)--其它資料的分類(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)3.2 文書檔案管理--上級機關(guān)、來往單位發(fā)來的文件,由行政部在《收文薄》登記,送經(jīng)理閱轉(zhuǎn),并送有關(guān)部門傳閱,閱者簽署姓名后送回行政部存檔。
--外來信件,寫明領導人親收或?qū)懨黝I導人姓名的由受文領導拆閱后,若需保存再退回行政部登記處理《信函收存登記表》指明存往何處。
--以公司名義的發(fā)文,由承辦部門起草,行政部核稿,編文號、經(jīng)理簽發(fā),然后安排打印,文件類應登記在《發(fā)文簿》,信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應記錄在《信函寄發(fā)登記表》上,以便查詢。
--電腦資料的存貯和查找參見《電腦資料存貯說明》(附錄)。
3. 3 其他資料管理--行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔,并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細則如《業(yè)主檔案的管理辦法》等。
--定期收集整理檔案資料,收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。
任何個人不得自行私藏資料,如確有需要,可隨時在行政部進行查閱。
--檔案資料一般不借出,若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意,完善登記手續(xù)后方可借閱。
--借閱資料檔案必須妥善保管,注意保密,不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。
檔案資料借閱時間原則上不得超過七天,在規(guī)定時間內(nèi)使用人應及時歸還,如因保管不善造成檔案資料的遺失,將視情節(jié)輕重,處以50-300元罰款。
--公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取,并摘印當日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。
報刊剪報工作,由公司文員負責,每月完成上月報刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。
--由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱,非專業(yè)類雜志,由公司行政部負責及時安排借閱,限定歸還日期后按時收回,以便其他人員借閱。
--借閱公司的圖書及參考資料應辦理登記手續(xù),專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進行借用;
非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊,要求在兩個月內(nèi)歸還。
--公司行政部文員應每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進行清理,并通知員工應歸還的日期,員工應積極配合清理,以便文員及時掌握員工使用情況,確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。
--所有圖書資料均應妥善保管、及時歸還,如因借閱人保管不善造成資料遺失,將按定價的二倍予以罰款。
無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。
4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的,可在資料室設專柜存放、取用,有必要時應分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。
5.0相關(guān)文件
5.1 《業(yè)主檔案的管理辦法》6.0相關(guān)記錄
6.1 《收文薄》
6.2 《發(fā)文簿》
6.3 《信函收存登記表》
6.4 《信函寄發(fā)登記表》7.0 附錄
7.1 《電腦資料存貯說明》編寫:
第7篇 項目監(jiān)理部履行安全監(jiān)理責任臺賬資料管理辦法
一、按照《建設工程安全生產(chǎn)管理條例》等現(xiàn)行法規(guī)，監(jiān)理單位對承監(jiān)工程應履行安全監(jiān)理責任，從現(xiàn)實情況看，安全監(jiān)理已成為工程監(jiān)理工作的重要組成部分和監(jiān)理企業(yè)、監(jiān)理人員執(zhí)業(yè)的主要風險因素之一。為促進項目安全監(jiān)理工作規(guī)范開展，完善安全監(jiān)理資料管理，防范監(jiān)理風險，制定本辦法。
二、安全監(jiān)理臺帳資料應在切實做好安全監(jiān)理工作的基礎上形成，臺賬資料管理應體現(xiàn)及時性、有效性、系統(tǒng)性、規(guī)范性、閉合性的要求和履行責任、自我保護的意識。
三、項目監(jiān)理部應于開工前依據(jù)法規(guī)要求和工程實際對安全監(jiān)理臺賬資料結(jié)構(gòu)進行進行整體策劃，此項工作由總監(jiān)負責，安全專業(yè)監(jiān)理工程師或總監(jiān)代表承辦。本辦法附表一《安全監(jiān)理臺賬資料結(jié)構(gòu)體系》列出了臺賬資料應包含的資料類別及其子目、內(nèi)容要求、表式運用、組卷歸檔方式，可供參考。
四、各類安全監(jiān)理資料應力求運用國家或地方行業(yè)主管部門制定的標準表式（建設單位另有要求的，由項目監(jiān)理部同建設單位協(xié)商確定），沒有現(xiàn)行標準表式的，由項目部自行擬定。本辦法附件二列出了安全監(jiān)理綜合臺賬表式（表一至表三）、附件三列出了部分單項用表表式），這些表式僅供參考，項目監(jiān)理部可據(jù)實際情況選用、改制或另行制定。
五、安全監(jiān)理臺賬資料應及時組卷歸檔。宜設置若干安全類監(jiān)理資料卷宗，如《安全監(jiān)理綜合臺賬》、《安全監(jiān)理管理性文件》、《監(jiān)理安全審查》、《監(jiān)理安全檢查》等。卷中內(nèi)容同其它監(jiān)理資料卷宗需匯集的內(nèi)容有重迭的，為保持相關(guān)主要卷宗的完整、系統(tǒng)性，部分資料可復制一份同時存放（如安全監(jiān)理細則、安全施工方案等）等。此類組卷歸檔事項如何操作，由項目部自定，以能系統(tǒng)、清晰展示安全監(jiān)理工作、便于檢索為原則。
第8篇 某科技公司技術(shù)資料管理辦法
科技公司技術(shù)資料管理辦法
為了加強對公司技術(shù)資料的統(tǒng)一管理,同時更好地為全體員工服務,特制定技術(shù)資料管理辦法。
一、技術(shù)資料范圍
1.包括公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料;技術(shù)圖書。具體包括以下內(nèi)容:項目投標書、技術(shù)建議書、行業(yè)標準或技術(shù)規(guī)范、資質(zhì)證書的原件、開發(fā)和工程文檔;技術(shù)圖書;工具光盤等。
2.開發(fā)歸檔文件分以下三類:
(1)硬件設計文件包括產(chǎn)品標準、設計方案、原理圖、裝配圖、明細表、產(chǎn)品使用說明書、系統(tǒng)框圖、接線圖及相關(guān)軟件等;
(2)軟件設計文件包括需求分析說明書、概要設計、詳細設計、源程序(代碼)、變更記錄、用戶手冊、操作手冊、測試報告等;
(3)輔助文件包括可行性研究報告、可行性評審報告、項目任務書、項目開發(fā)計劃、產(chǎn)品測試報告等。
3.工程歸檔文件包括工程項目計劃、勘測記錄、設計方案、施工方案、施工圖、工程竣工資料(含竣工圖、初驗、終驗蓋章原件)、工程常用設備說明書及調(diào)試軟件等。
4.技術(shù)文件在項目完成后附上《文件歸檔移交清單》,內(nèi)容經(jīng)部門經(jīng)理審核后,提交給質(zhì)量管理部。
二、資料按保密級別分為三級:一般、中級、高級。保密級別由資料移交人確定。一般級別的資料,員工均可借閱;中級級別的資料,員工經(jīng)本部門領導簽字后可借閱, 標志為_; 高級級別的資料,只允許在資料室內(nèi)進行查閱,標志為__。
三、管理員的職責:
1.質(zhì)量管理部指定專人負責管理技術(shù)資料的管理工作,包括技術(shù)資料的歸檔,圖書的借閱以及刻錄或掃描技術(shù)資料的工作。
2.資料室管理員在每次借閱結(jié)束后,負責將技術(shù)資料或圖書擺放整齊,保持桌面和地面整潔。
3.無特殊原因,管理員不得將持有的鑰匙交與其他員工使用或讓其它員工代為管理資料室的工作。
四、購置圖書的管理
由于工作需要,某些部門可能需要外購技術(shù)圖書。先填寫費用報銷單,經(jīng)部門經(jīng)理和財務經(jīng)理批準后自行購買;購回的圖書應及時到質(zhì)量管理部管理員處辦理登記手續(xù),管理員簽字后財務予以報銷。
五、借閱者注意事項:
1.需要從資料室借出資料的員工,必須先到管理員處辦理借閱手續(xù),方可取走資料。
2.為有效利用現(xiàn)有資料室資源,原則上規(guī)定圖書的借閱時限為1個月;技術(shù)資料的借閱時限為1周。有特殊情況的,可到管理員處說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。
3.在借閱期間,借閱者要保持資料整潔,不得在資料上亂寫亂畫,剪取部分頁和插圖。資料如有丟失,請及時與管理員聯(lián)系。丟失的圖書按原價賠償;丟失的技術(shù)資料保密級別屬于一般的,每份按100元賠償; 屬于中級的,每份按150元賠償; 屬于高級的,每份按200元賠償;另外,丟失的證書、證件按實際補辦發(fā)生費用進行賠償; 丟失的光盤按實際購買價進行賠償。
4.若在資料室查找資料時,請保持室內(nèi)衛(wèi)生。
本管理辦法自公布之日起開始執(zhí)行。
第9篇 圖書資料管理辦法
第一章? 總則
第1條 為規(guī)范集團圖書資料管理，做好對圖書資料的預算、購買、保管和借閱，以節(jié)約開支、方便員工對圖書資料的查閱和利用，特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于集團圖書資料的購進、保管、整理、借閱與歸還等圖書管理工作。所稱圖書資料是指集團為滿足各部門工作需要而購置的圖書資料，包括各類工具書、報刊、雜志及相關(guān)學術(shù)著作等。
第3條 主要職責。
1.集團行政副總：負責圖書資料采購計劃及預算的審批。
2.集團行政管理中心：負責圖書資料的采購和日常保管、借閱等管理。
3.集團財務管理中心：負責圖書資料采購預算的審核及采購費用報銷。
4.集團各中心：負責制定部門業(yè)務相關(guān)的圖書資料需求計劃，并充分利用集團圖書資料資源。
第二章? 圖書資料的購置
第4條 訂購原則與要求。
1.申請訂購的圖書資料，必須與申請人的職務或崗位工作性質(zhì)有關(guān)。
2.可訂購的圖書資料包括報刊、雜志、工具書、學術(shù)著作、教材等。
3.訂購以高管和部門為單位，嚴格履行訂購審批程序。
第5條 訂購程序。每年10月到12月，由行政管理中心于向高管和各部門征集圖書資料訂閱需求，各位高管和部門負責人填寫《圖書資料訂閱需求表》提交行政管理中心，行政管理中心匯總后形成《圖書資料訂閱需求總表》，報行政副總審批。
第6條 購置方法。行政管理中心主任按審批后的訂閱需求，制定購置計劃，組織采購主管、檔案管理員調(diào)查市場價格，確定訂購途徑。對于期刊類資料，應及時購買；對于圖書、工具書等資料，盡量集中商家采購，以節(jié)省成本。
第三章? 圖書資料的保管
第7條 圖書資料購進后，行政管理中心根據(jù)發(fā)票、清單，核對所購圖書資料的數(shù)量，價格等；如有不符情況，應立即與有關(guān)部門和采購負責人聯(lián)系，確保圖書資料數(shù)量、價格與購求單據(jù)一致。
第8條 檔案管理員對圖書資料的質(zhì)量進行檢查，若有質(zhì)量不符合要求的，應及時退換。
第9條 驗收完畢，檔案管理員要在圖書資料的封面、目錄和首頁上加蓋集團公章，并在側(cè)邊加蓋騎縫章，以示圖書資料的所有權(quán)。
第10條 新購圖書應按書籍類別和購置順序編號，將書名、出版社名稱、作者、冊數(shù)、出版日期、購買日期、金額及其他有關(guān)資料詳細錄入集團檔案管理系統(tǒng)。
第11條 檔案管理員對所保管的圖書資料，應做到防潮、防霉、防蛀；對損壞的圖書資料應及時修補、保證其完整性；每年年底將期刊按年度裝訂成冊，歸檔備用，報紙每月處理一次。
第12條 檔案管理員在進行剔舊工作時，應征集領導、職工的多方面意見，不可單從圖書室書架、書庫不足的情況出發(fā)，盲目剔舊，避免把一些具有參考價值的書清理出去。
第13條 圖書資料剔舊的依據(jù)：
1.內(nèi)容陳舊，不再具有參考價值的圖書資料。
2.與集團業(yè)務毫不相干的或是復本數(shù)量已超過流通需要的圖書資料。
3.本身已破爛不堪,無法修復，從而失去參考價值的圖書資料。
第14條 清點和剔除應達到的要點：
1.圖書資料臺賬與實際藏書量一致，清除藏書數(shù)量的虛假性。
2.提高目錄的可行性，清除書卡不符的現(xiàn)象。
3.及時將舊書剔除，并將新的、有價值的圖書補充進來。
4.平時應注意定期清點，以保證上架圖書的質(zhì)量。
第15條 對職工或外部機構(gòu)捐贈的圖書，檔案管理員應開具收納憑證。
第16條 圖書資料的編目和分類。
1.所有圖書資料必須進行分類編目，并建立圖書臺賬，書寫要清晰。
2.檔案管理員定期更新圖書資料總目錄，制成報表，放到公司oa系統(tǒng)的“信息共享|知識共享”欄目，供全員參考。
第四章? 圖書資料的分發(fā)、借閱與歸還
第17條 報刊、雜志的收取、分發(fā)。
1.前臺負責每日收取報刊、雜志及相關(guān)資料，并做分類整理。
2.集團高管報刊、雜志、信箋等由前臺當天分發(fā)；各部門訂購的報刊、雜志由前臺及時通知相關(guān)部門前來領取。
3.公司在接待大廳上設置閱覽架，放置公共報刊（含__報）及雜志，視實際情況，新聞報紙每日更新，月刊刊每月更新一次等，由前臺負責管理。
4.公司來訪人員，可以隨意瀏覽閱覽架上的報刊、雜志，閱畢歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，由前臺負責監(jiān)管。
第18條 圖書的借閱。
1.行政管理中心檔案管理員負責圖書的借出、歸還、入庫管理等工作。
2.借閱者應先通過oa信息共享平臺，查閱圖書目錄，并向檔案管理員咨詢該書狀態(tài)，若為入庫狀態(tài)則直接向檔案管理員借閱，借閱時應作登記。
3.每位員工最多可同時借閱兩本圖書，借書期限一律不得超過一個月，到期應即歸還；倘有特殊事由需續(xù)借者，需及時與管理員聯(lián)系，續(xù)辦借閱手續(xù)。
4.專業(yè)性強的工具書可以長期借用，借閱期限原則上不得超過三個月。
第19條 圖書的歸還。
1.員工應在借期內(nèi)歸還圖書，歸還時由檔案管理員確認圖書清潔度及有無缺損，確認完好后，做圖書歸還登記。如果辦續(xù)借手續(xù)逾期不還的，不慎遺失的，應視所借閱圖書的新舊程度及價格作出賠償，從當月工資里扣除。
2.員工所借之圖書，如遇清點或公務上需參考時可隨時通知收回，借書人應及時歸還，歸還時由檔案管理員確認。
3.員工在解雇、辭職時，須將所借圖書歸還，歸還時由檔案管理員確認。
第五章? 罰則
第20條 員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、拆散、剪貼、涂寫、撕頁，如有損壞或丟失等情況：
1.丟失或損壞的書籍可在外界另行購買的，員工自行購買后歸還公司；
2.丟失或損壞的書籍若為珍藏版或絕版圖書，員工無法購買到的，按照原價三倍賠償。
3.如因人力不可抗拒的原因造成損失，可報領導審批，視情況予以減免賠償金額。
第21條 行政管理中心因保管不力，造成圖書資料損壞或丟失的，對直接責任人進行經(jīng)濟處罰，處罰標準參照上條執(zhí)行。
第六章? 附則
第22條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監(jiān)督執(zhí)行及解釋。
第23條 本辦法經(jīng)集團高層經(jīng)營班子會議審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第24條 附件：（1）圖書資料訂閱需求表。
第10篇 資料檔案安全管理辦法
1、目的
為了加強公司的檔案管理和保密工作,更好地為公司的生產(chǎn)(工作)服務。
2、適用范圍
適用于東莞厚街海清污水處理廠檔案室內(nèi)外各種資料、檔案管理。
3、職責
3.1 行政部為公司檔案管理的牽頭部門。
3.2 除設備、財務等專門檔案由各相關(guān)部門管理,其余檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1 凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔范圍。
4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標文件,各種普查、調(diào)查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產(chǎn)、行政、設施維修、合同、技術(shù)、保衛(wèi)、設備、固定資產(chǎn)等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規(guī)章制度、總結(jié)、報告及需要歸檔的其它文件。
4.1.4會議記錄、工作計劃、總結(jié)、情況匯報,以公司名義簽訂的各類合同、協(xié)議。
4.2 檔案的收集、鑒定與整理
4.2.1檔案管理部門除了通過正常渠道外,應經(jīng)常向有關(guān)部門和個人收集文件資料。有關(guān)部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的文件資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的,經(jīng)批準可以復印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關(guān)歸檔資料后,應根據(jù)其內(nèi)容,對其價值進行鑒定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的文件資料,經(jīng)過技術(shù)人員鑒定和副總經(jīng)理批準后可以定期銷毀。凡應存檔文件,應按內(nèi)容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,并編制檢索工具,以便于查找利用。
4.3 檔案管理人員要求
檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業(yè),不務名利,遵紀守法、嚴守秘密;工作作風嚴謹、一絲不茍。業(yè)務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業(yè)務知識,熟悉公司所管檔案的特定業(yè)務的基本特點和規(guī)律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責
4.4.1努力學習、宣傳和執(zhí)行《檔案法》,遵守廠的各項規(guī)章制度,做好本職工作。
4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質(zhì)量符合檔案管理標準要求。
4.4.3耐心細致地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,為合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發(fā)揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業(yè)務水平和服務水平。
4.4.4檔案人員必須認真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。
加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、經(jīng)濟數(shù)字、人事材料等檔案,不得向外泄密。
4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關(guān)鎖好文柜、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。
4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發(fā)生失泄密事件,應立即向領導報告并采取補救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節(jié)給予批評教育或追究相應責任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經(jīng)領導批準,在指定的閱覽室和規(guī)定的范圍查閱。本單位員工查閱或復印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作范圍有關(guān)的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門范圍檔案和重要檔案時,須報副總經(jīng)理同意后才能查閱。
4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或復印,必須經(jīng)副總經(jīng)理批準。
4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、涂改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經(jīng)理批準,由檔案人員辦理。
4.5.6嚴守檔案秘密,不得將檔案內(nèi)容傳與他人,否則發(fā)生后果者,根據(jù)情節(jié)給予處理。
4.6 檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內(nèi)。
4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(柜)并作移交登記。
4.6.3庫房應安裝調(diào)溫調(diào)濕設備,保持室內(nèi)溫度、濕度相對穩(wěn)定(一般溫度14℃-24℃;濕度45%-60%)。
4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,并防止老鼠入侵,并設置窗簾、窗板等遮陽措施。
4.6.5檔案柜、架應按規(guī)定整齊排列,并與墻壁保持適當距離。
4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理柜架,確保檔案保存完好無缺。
4.7 檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術(shù)資料室、財務檔案室都是重點防火部位。
4.7.2檔案室必須經(jīng)常保持清潔,室內(nèi)不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準吸煙、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸煙。
4.7.5閑散無關(guān)人員不得進入檔案室。
4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。
第11篇 水利水電建設公司安全資料管理辦法
第一章 總 則
第一條 為規(guī)范股份公司安全生產(chǎn)資料管理,制定本辦法。
第二條 各單位應建立安全管理臺賬,需歸檔保存的部分,按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
第三條 安全管理資料除紙質(zhì)文件外,還應建立電子文檔。
第四條 各單位應參照本辦法建立資料管理臺賬。
第二章 安全管理資料的主要內(nèi)容
第五條 安全管理資料主要包括以下內(nèi)容:
基本資料、工作依據(jù)、目標與考核、會議管理、技術(shù)措施、危險源監(jiān)管及安全評價、安全投入、檢查整改、培訓與證書、安全活動、特種作業(yè)管理、事故管理、檢測驗收、應急管理、隱患治理、分包管理、安全文件、專項安全管理、職業(yè)健康、安全宣傳、其他。
第六條 基本資料
(一)工程項目基本情況;
(二)與業(yè)主、分包單位及其它相關(guān)方的安全義務和責任的合同條文復印件;
(三)安全生產(chǎn)許可證等文件的復印件;
(四)項目主要管理人員任命文件和相應崗位資格證書復印件;
(五)現(xiàn)場平面布置圖及重大危險因素分布示意圖;
(六)項目安全管理保證體系、安全監(jiān)督體系圖;
(七)本級安委會和安全部門成員名單。
第七條 工作依據(jù)
(一)國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律、法規(guī);
(二)上級單位或客戶提交的安全工作安排、合同、要求等文件;
(三)安全生產(chǎn)責任制和安全生產(chǎn)規(guī)章制度資料
(四)安全規(guī)范、標準、操作規(guī)程。
第八條 目標與考核
(一)上級的考核目標、本級的目標、內(nèi)部分解的目標及簽訂的安全生產(chǎn)責任書、工程分包安全生產(chǎn)責任書等;
(二)年度安全工作計劃及階段性工作安排;
(三)年度及階段性工作總結(jié)、匯報等;
(四)考核評價及獎懲記錄。
第九條 會議管理
(一)會議簽到表、記錄、紀要;
(二)會議研究事項的督辦紀錄;
(三)參加其它有關(guān)安全會議的資料。
第十條 技術(shù)措施
(一)施工組織設計及安全技術(shù)措施;
(二)安全技術(shù)措施、作業(yè)指導書交底記錄;
第十一條 危險源監(jiān)管及安全評價
(一)危險源辨識、評價與控制清單及危險源清單;
(二)危險源監(jiān)控措施、責任單位及責任人清單;
(三)重大危險源管理、監(jiān)控記錄;
(四)綜合或?qū)ｍ棸踩u價報告。
第十二條 安全投入
(一)安全投入計劃;
(二)安全投入統(tǒng)計報表(季、半年、年)
第十三條 安全檢查
(一)安全檢查工作計劃;
(二)各類安全檢查實施記錄;
(三)事故隱患整改通知單及驗證記錄;
(四)違章行為處罰通知單、處罰記錄;
(五)上級或外部組織進行的安全檢查、整改資料。
第十四條 培訓與證書:
(一)安全培訓計劃;
(二)全員年度繼續(xù)教育記錄;
(三)新入場人員、轉(zhuǎn)崗人員、重新上崗人員安全培訓記錄;
(四)采用新技術(shù)、新設備、新材料、新工藝安全培訓記錄;
(五)培訓證書原件、復印件;
(六)參加上級、外部安全教育培訓登記表;
(七)違章違紀人員安全培訓記錄。
第十五條 安全活動
(一)班組安全活動記錄本;(定期回收保存)
(二)各類安全活動記錄及相關(guān)資料。
第十六條 特種作業(yè)管理:
(一)特種作業(yè)人員名單(按工種分類);
(二)特種作業(yè)人員操作證。
第十七條 事故管理
(一)工傷事故報表;
(二)工傷事故登記表及相關(guān)醫(yī)療資料;
(三)未遂事故記錄;
(四)事故調(diào)查處理報告;
(五)工傷保險、意外傷害保險有關(guān)資料。
第十八條 檢測驗收
(一)電氣線路、電氣設備檢查檢測記錄;
(二)特種設備檢驗合格證及相關(guān)記錄;
(三)接零、接地、避雷裝置檢測記錄;
(四)安全防護用品檢測記錄;
(五)特殊防護用品、安全裝置產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢測記錄;
(六)現(xiàn)場施工機械設備檢驗記錄(大修驗收、試車結(jié)果等) ;
(七)特殊安全設施驗收記錄(如工作平臺、棧橋、承重腳手架、排架等) ;
(八)作業(yè)環(huán)境監(jiān)測記錄(粉塵、噪聲、有毒有害氣體等)。
第十九條 應急管理
(一)應急組織機構(gòu)及應急預案;
(二)應急物資、器材、設備存放地點及檢查、維護保養(yǎng)記錄;
(三)培訓、演練記錄;
(四)預案評審及修訂記錄;
(五)應急響應記錄。
第二十條 隱患排查治理
(一)隱患登記表;
(二)安全生產(chǎn)隱患評估記錄;
(三)安全生產(chǎn)隱患整改方案;
(四)安全生產(chǎn)隱患排查治理情況統(tǒng)計表。
第二十一條 分包管理
(一)分包單位及人員一覽表;
(二)各分包單位企業(yè)資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照、安全許可證等有效證書復印件和法人授權(quán)委托人復印件;
(三)分包單位特種作業(yè)人員名單及資格證書復印件;
(四)分包單位管理機構(gòu)人員名單及有關(guān)證書復印件(含安全管理人員);
(五)分包單位評價、審查資料(含施工簡歷、近三年的業(yè)績、不良記錄等);
(六)分包單位安全管理規(guī)章制度及施工安全技術(shù)措施;
(七)分包單位施工機械及復檢驗證記錄。
第二十二條 安全文件
(一)當?shù)卣?、安全主管部門、建設單位、監(jiān)理單位有關(guān)安全管理文件、規(guī)定、通知及回復;
(二)對外、對上報送的各類安全文件、報表、總結(jié)、匯報、請示,安全生產(chǎn)聯(lián)系函,對外發(fā)布的安全通告、告示(紙質(zhì)、照片等),尤其是可能涉及法律糾紛責任劃分有關(guān)請求和工作答復、處理、協(xié)調(diào)的有關(guān)資料。
第二十三條 專項安全管理
(一)專項安全管理組織機構(gòu)、人員;
(二)專項措施方案;
(三)專項安全管理交底記錄;
(四)專項安全管理會議記錄;
(五)專項安全管理危險與有害因素辨識;
(六)專項安全管理安全教育培訓記錄;
(七)專項安全管理評價、驗收、檢測與檢查記錄等。
第二十四條 職業(yè)健康管理
(一)勞動用品發(fā)放記錄;
(二)職業(yè)健康檢查記錄;
(三)職業(yè)病報告及處理記錄。
第二十五條 安全宣傳
(一)簡報
(二)報道
第二十六條 其它
第三章 安全資料管理
第二十七條 各級安全資料應分類收集、建立臺賬,明確管理責任人。
第二十八條 各類資料宜原件保存,不能保存原件而保存復印件時應注明原件保存部門,以便追溯和驗證。
第二十九條 各類臺賬應附有資料目錄清單,以便核對和檢索。
第三十一條 各項目正式竣工驗收后,安全資料應整理裝訂,移交給上級主管部門保存?zhèn)洳?一般保存期不少于完工后5年。
第三十二條 各單位的電子文檔應與紙質(zhì)文件相符,實行分類管理。
第12篇 科技公司文件資料管理辦法
z科技公司文件資料管理辦法
本辦法對文件資料的收發(fā)、審批、歸檔、保管進行了具體規(guī)定。
一、文件歸檔范圍
1、以下各類文件資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔管理:
(1)涉及公司開發(fā)、經(jīng)營、工程、管理等技術(shù)性文件資料和質(zhì)量管理體系方面的文件資料。
(2)涉及公司對外簽訂的經(jīng)濟合同、技術(shù)建議書、投標書、各種協(xié)議等。
(3)上述文件涉及審批的審批文件和修訂版本。
2、以下各類文件資料由綜合辦歸檔管理:
(1)公司業(yè)務活動中收到的文件、函件等。
(2)公司發(fā)布的規(guī)章制度,管理辦法等。
(3)外來文件的回復文件。
(4)各部門工作中向公司領導提交的請示、報告、批件等。
3、以下各類文件資料由各部門歸檔管理:
(1)各部門專業(yè)文件、資料及相關(guān)文檔。
(2)各部門提交的請示、報告及批示的復印件。
4、對外簽訂的經(jīng)濟合同技術(shù)質(zhì)量部和財務部均留原件歸檔。
二、文件收發(fā)、傳發(fā)、報批。
公司文件資料的收發(fā)、傳發(fā)、報批由綜合辦統(tǒng)一負責,詳見文件收、發(fā)流程圖及文件處理單。
三、文件編號規(guī)定
1、綜合辦對文件在收發(fā)時統(tǒng)一進行編號、登記以便管理。
2、編號格式為:z_字[____]第y號。
_表示文件來源部門。開--技術(shù)開發(fā)部,支--技術(shù)支持部,市--市場部,工--工程部,人--人力資源部,綜--綜合辦,質(zhì)--質(zhì)量部,企--企發(fā)部,財--財務部。
y表示文件的編號,發(fā)文按發(fā)放的順序進行流水編號。對于發(fā)文或修改的文件,各部門按順序進行流水編號。
[____]-表示年號,如;2022、2022。
四、文件資料的移交
各部門移交文件時,應辦理移交手續(xù),交接均由專人負責,并填寫移交文件清單,見附表。
五、規(guī)章制度、管理辦法的報批及下發(fā)
各部門制定的規(guī)章制度和管理辦法,經(jīng)征求公司各相關(guān)部門意見并通過后,填寫建議處理表;將規(guī)章制度或管理辦法及填寫好的建議處理表連同電子版一起交至綜合辦;綜合辦將規(guī)章制度或管理辦法附上建議處理表后上報公司領導審批。審批同意的綜合辦將其下發(fā)各相關(guān)部門。未獲批準的,綜合辦將公司領導簽署的意見反饋給相關(guān)部門。綜合辦保留原始批件,并做記錄。
六、文件管理機構(gòu)及職責
1、公司技術(shù)資料管理由技術(shù)質(zhì)量專人負責。
2、公司收發(fā)文件及各項規(guī)章制度的發(fā)布由綜合辦專人負責。
3、各部門的質(zhì)量員應負責收集、整理、保管本部門文檔資料和移交相關(guān)文件資料。
七、文件保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部,綜合辦應有存放資料的專門文件柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、所有歸檔文件要進行分類登記。
3、文檔管理員要熟悉所負責的文檔資料,了解使用者的需求。
4、按文件類別,確定文件保管期限。每年年終據(jù)此進行整理、銷毀。具體銷毀工作見文件銷毀流程圖。
(1)技術(shù)性資料、合同協(xié)議等保管期為10年。
(2)文檔性資料保管期為5年。
(3)有明確規(guī)定保存期的文檔,從其規(guī)定。
5、涉及行業(yè)標準,技術(shù)規(guī)范等方面的文件資料應蓋上'受控文件'章。將已過期文件資料蓋上'作廢文件'章,報批予以銷毀。
6、嚴格遵守文件安全保密制度,做好文件流失防護工作。
7、文件管理人員要定時檢查文件專柜,核對件數(shù),發(fā)現(xiàn)異常或被盜,丟失等情況,及時向公司領導反映,妥善處理。
8、根據(jù)公司的實際情況,新項目(例如:建議書、投標書、合同等)要求項目完成后應及時歸檔,對于項目周期較長的,建議各部門3周內(nèi)將現(xiàn)有文件歸檔。
八、文件保密級別
文件級別分為兩級:機密和一般。
文件保密級別由文件制作部門確定,技術(shù)質(zhì)量部或綜合辦審核。
九、檔案借閱制度
1、屬于公司機密檔案的,未經(jīng)許可不得外借、外傳。
2、借閱文檔資料屬機密的,需由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準。
3、借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過兩周,必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理人員催還。需要長期借出的,須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
5、調(diào)閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案,不得任意轉(zhuǎn)借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損。否則,追究當事人責任。
6、借出檔案資料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告技術(shù)質(zhì)量部及時予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后,如系人為造成,公司將根據(jù)情況嚴重程度及所帶來的后果,追究有關(guān)人員的責任,依據(jù)公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
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第13篇 技術(shù)資料管理辦法規(guī)定
漢口供電公司技術(shù)資料及檔案管理辦法
為了加強漢口供電公司的基礎資料管理,建立健全設備運行維護管理流程,做到數(shù)據(jù)錄入準確、更新及時,同時確保gis系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,更好的配合公司信息管理系統(tǒng)的運轉(zhuǎn),特制定本管理辦法。
一、總則
1、本辦法適用于漢口供電公司gis系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、班組資料、報表及檔案的維護管理工作。
2、技術(shù)資料管理實行集中管理、分級負責的原則。生技科為主管部門,各班組為具體執(zhí)行部門。
3、各相關(guān)職能部門,要認真學習本辦法,嚴格遵守貫徹執(zhí)行。
二、職責分工
生技科:
1、技術(shù)資料管理流程由生技科負責監(jiān)督,并督促各部門按期完成。
2、負責定期在公司信息管理系統(tǒng)網(wǎng)上發(fā)布最新的技術(shù)資料情況。
3、負責審核各類圖紙、資料及報表的正確性與完整性并整理匯總上報市公司。
4、負責提供設計圖紙、設備變更單、竣工圖等涉及主網(wǎng)設備變更的資料和圖紙。
5、負責督促各部門健全班組資料及各類檔案。含缺陷單、巡線記錄、班長日志、gis、報表、條圖等。
6、負責督促檢查gis系統(tǒng)中設備變更的進程及錄入數(shù)據(jù)的準確性.
信息組
1、負責解決公司信息系統(tǒng)網(wǎng)在運行、維護和使用中出現(xiàn)的軟件問題,以確保網(wǎng)絡的穩(wěn)定運行。
2、負責完善硬件及系統(tǒng)功能的工作,解決gis系統(tǒng)在運行中新的硬件故障及新硬件的安裝與調(diào)試(含擴展設備如:打印機、繪圖儀、moden、hub、mouse等)。
3、負責gis地理背景圖的變更修改及維護工作。
4、根據(jù)設備維護范圍,協(xié)調(diào)各配電班、營業(yè)所的gis系統(tǒng)數(shù)據(jù)資
料的共享。
綜合班
1、負責gis系統(tǒng)圖形和數(shù)據(jù)信息的維護工作,包括設備運行數(shù)據(jù)的錄入、編輯及資料變更后的圖形修改工作。
2、負責制定相關(guān)工作規(guī)范(輸出圖紙、資料、參數(shù)、標準等)。
3、負責gis系統(tǒng)相關(guān)維護人員的培訓工作。
4、綜合班收到設備變更資料后,要在三個工作日內(nèi)編輯修改完畢。并將修改后的情況及時在信息網(wǎng)上發(fā)布,同時做好登記歸檔工作。
5、負責保管gis系統(tǒng)的各類圖紙、資料并及時歸檔。
6、負責收集gis系統(tǒng)在實用過程中反映出的各種需求信息,配合信息組完成新功能的開發(fā)。
7、每季度組織一次新舊資料的變更檢查工作。
配電班
1、每月定期向綜合班提供線路條圖、電纜走向圖及設備臺帳等運行資料以供其對gis系統(tǒng)進行維護管理工作。
2、每月要進行現(xiàn)場設備與gis圖形是否相符的核查工作,發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)場不符技術(shù)員應及時向綜合班反映并在公司信息網(wǎng)上發(fā)布。確保本班gis系統(tǒng)中數(shù)據(jù)錄入的準確性。
3、建立健全本班資料臺帳,所有月度報表、季報、年報必須在每月3號前上報生技科。技術(shù)員應組織有關(guān)人員認真清理檢查圖紙、臺帳,保證資料的準確性。
4、各班應將有關(guān)資料(設計圖、竣工圖)轉(zhuǎn)交綜合班,并返回驗收報告,保存相關(guān)試驗報告、設備原始資料及設備變更單。
5、 技術(shù)員接到變更資料后及時登記,在修改相應cad條圖、臺帳等資料后,轉(zhuǎn)綜合班進行修改。
6、負責將技術(shù)資料(含:設備變更情況、生產(chǎn)報表、工作計劃等)
在信息管理系統(tǒng)中發(fā)布,做到資源共享。
三、配合技術(shù)資料管理的有關(guān)規(guī)定
1、信息組采用光盤刻錄的方式每半年對當前gis數(shù)據(jù)進行備份,交由檔案室保存。
2、相關(guān)工作人員應嚴格遵守權(quán)限規(guī)定,不得越權(quán)修改gis數(shù)據(jù)。對圖紙,臺帳中存在的錯誤應及時向綜合班反映,由綜合班負責修改并做好登記。
3、各有關(guān)部門應逐步規(guī)范、完善資料的標準,并根據(jù)運行維護的實際,各有關(guān)工程單位必須嚴格遵照執(zhí)行,以便形成有效的滾動維護機制。本制度修定根據(jù)實際運行情況實時進行。
4、每年末在上報年度統(tǒng)計報表時,由生產(chǎn)副經(jīng)理組織各相關(guān)人員對整個資料進行審查、更新。
四、 其他
1、本辦法解釋權(quán)屬漢口供電公司。
2、本辦法自公布之日起生效,若原有規(guī)定與本辦法不符,以本辦法為準。
武漢漢口供電公司
2005年4月1日
第14篇 辦公設備辦公用品圖書資料管理辦法
辦公設備、辦公用品及圖書資料管理辦法
公司辦公設備、辦公用品及圖書資料的管理,本著勤儉節(jié)約、合理安排、有效使用的原則,特制定本管理辦法。
一、辦公室負責公司辦公設備、辦公用品及圖書資料的統(tǒng)一管理工作,各部門根據(jù)工作需要提出計劃及請示,獲得批準后,由辦公室統(tǒng)一購置,專業(yè)用品與圖書資料由提出部門自行購置,交公司辦公室管理。
二、辦公設備管理范圍:計算機及附屬設備;復印機、傳真機、碎紙機等文件處理設備;電話、手機等通訊設備;錄音、錄像、照相器材及附屬設備;辦公桌椅及其它辦公設備。
三、辦公用品管理范圍:各種紙、筆、本、文件夾等文具用品;簽約儀式、大型會議及特殊活動需用的物品。
四、公司圖書、資料管理范圍:與公司發(fā)展有關(guān)的各類書籍、專業(yè)書籍、報刊文獻集重要信函、請示材料批件和圖紙資料等。
五、日常辦公用品的購置由辦公室按計劃定期購辦。辦公設備與圖書資料的購置由各部門提出申請,經(jīng)辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào),提出擬辦意見,報公司總經(jīng)理審批,獲準后方可購置。
六、辦公室為各部門設立辦公設備及辦公用品領用臺帳,由部門設專人負責領取并保管,領取時辦理登記手續(xù)。
七、公司圖書資料由辦公室專人負責登記保管,各部門人員需借閱時到公司辦公室辦理借閱手續(xù);部分業(yè)務書籍及圖紙資料可由業(yè)務部門派專人自行登記保管。
八、公司每位員工領用的辦公設備、辦公用品要合理使用并妥善保管、維護。
九、凡員工調(diào)出或離開公司時,須將其所領用的價值較高的辦公用品如計算器、訂書機、u盤等交回公司辦公室。不得將該物品帶走或私自轉(zhuǎn)交他人保管或使用。
十、本辦法由公司辦公室負責解釋。
第15篇 某養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理辦法
養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理辦法
(試行)
第一章總 則 第一條 為了規(guī)范養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理,依據(jù)《公路養(yǎng)護技術(shù)》、《養(yǎng)護綱要》等資料,結(jié)合養(yǎng)護中心實際,特制定本辦法。 第二條本辦法適用于養(yǎng)護中心所有技術(shù)資料的管理,包括文書、聲像、科技、電子資料。 第三條養(yǎng)護中心技術(shù)資料管理本著高起點、高標準的要求,力求管理規(guī)范、歸類準確、保存完整。
第二章資料分類 第四條養(yǎng)護中心技術(shù)資料分為以下幾類: 1、工程管理類: ⑴專項工程資料; ⑵養(yǎng)護工程月報:①施工單位上報②報高路集團; ⑶年度計劃; ⑷季度計劃; ⑸養(yǎng)護工程臺帳; ⑹來往函件; ⑺養(yǎng)護計劃總結(jié)資料; ⑻招標文件; ⑼合同文件。 2、巡查檢查類: ⑴安全巡查簡報; ⑵質(zhì)量檢查簡報; ⑶文明施工檢查結(jié)果。 3、養(yǎng)護評定報告類:養(yǎng)護質(zhì)量評定報告。 4、計算機管理類: ⑴路面管理系統(tǒng)路面分析報告; ⑵橋梁管理系統(tǒng)報告; ⑶電子文檔(所有存檔文件的電子備份)。 5、技術(shù)類: ⑴橋梁類; ⑵路面類; ⑶路基類; ⑷綠化類; ⑸交安類。 6、科研開發(fā)類。 7、四新技術(shù)類: ⑴新材料; ⑵新工藝; ⑶新設備; ⑷新方法。
第三章管理方法 第五條養(yǎng)護中心建立專門的工程技術(shù)檔案室存放各種技術(shù)資料(文書、聲像、科技、電子),同時統(tǒng)一購置檔案柜、檔案盒、錄音筆、刻錄機、光盤等。 第六條內(nèi)業(yè)管理員應認真負責,及時記錄、收集有關(guān)資料,定期整理,分類歸檔,對于日常管理類資料可按需匯編成冊,對于規(guī)模較大的工程資料應裝訂成冊;對于計算機管理的重要資料,應定期用軟盤或光盤備份,以保證各項資料的準確、完整、有序。 第七條文書版的資料要求保存其相應的電子版,聲像資料要求保留相應的光盤。 第八條保密資料要專門放置在專門檔案柜中嚴格進行管理。
第四章資料報送及收集方法 第九條各施工單位按照《養(yǎng)護中心公文處理辦法》定期向養(yǎng)護中心報送施工資料,養(yǎng)護中心各相關(guān)負責人將其整理后送至養(yǎng)護中心工程技術(shù)檔案室存檔。 第十條所有函件必須統(tǒng)一到養(yǎng)護中心內(nèi)業(yè)管理員處進行統(tǒng)一編號。 第十一條 工程辦公室負責每月施工單位例會會議內(nèi)容的記錄整理。
第五章附 則 第十二條本辦法由養(yǎng)護中心技術(shù)辦公室負責解釋。 第十三條本辦法自發(fā)文之日起試行。附表:
養(yǎng)護中心技術(shù)資料范圍及保管期限表
編號 歸檔文件 保管期限
主管機關(guān)
建設單位 一、 工程管理類 專項工程資料 長期 長期 養(yǎng)護工程月報 長期 長期 年度計劃 長期 長期 季度計劃 長期 長期 養(yǎng)護工程臺帳 長期 長期 函件 長期 長期 養(yǎng)護規(guī)劃 長期 長期 合同 長期 長期 二、 巡查檢查類 安全巡查簡報 短期 短期 質(zhì)量檢查結(jié)果 短期 短期 文明施工檢查 短期 短期 三、 評定報告類 季度養(yǎng)護評定報告 長期 長期 四、 計算機管理類 路面管理系統(tǒng)報告 長期 橋梁管理系統(tǒng)報告 長期 電子文檔 永久 五、 技術(shù)類 橋梁類 長期 長期 路面類 長期 長期 路基類 長期 長期 綠化類 長期 長期 交安類 長期 長期 六、 科研開發(fā)類 永久 七、 四新技術(shù)類 新材料 長期 長期 新工藝 長期 長期 新設備 長期 長期 新方法 長期 長期
