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第1篇 工程檔案管理規(guī)定范文
工程檔案管理規(guī)定(詳本公司文件檔案管理規(guī)定)
1 工程文件內部流程:
注:工程部設專人(資料信息員)對工程檔案進行管理。
2 存檔前需檢查是否所有傳閱的人都已簽閱;需跟進的工作是否已經完成。
3 工程文件按照分類進行存檔。每份文件存檔前需登記,以方便查閱。
4 項目實行檔案統一管理制度,除因保密性要求的檔案外,所有工程檔案都按照類別存檔,供員工在有需要時查閱。
5 查閱檔案過程中不得弄亂文件夾擺放順序和文件存檔順序,亦不得隨意將文件抽出后不還原。保密性檔案(詳檔案管理的相關規(guī)定)原則不可借閱,如需借閱則必須按本公司檔案管理相關規(guī)定執(zhí)行。
6 工程檔案只可調閱,如需復印檔案文件,必須辦理相關批準手續(xù);抽出文件前需做出記號以便復印完畢后放回原處。
7 如果需要將檔案夾/文件留在手中使用一段時間,請在空出位置上貼/放置簽名標簽,以便其他同事急需時知道文件下落。
8 工程檔案屬于公司所有,未經允許,任何人不得將檔案文件給公司以外的其他人翻閱、復印。如有違反,將視其情節(jié)輕重給予警告或嚴重警告處分,直至追究法律責任。
第2篇 地產公司工程檔案資料管理規(guī)定
地產公司工程檔案資料管理規(guī)定
為了規(guī)范工程檔案資料的管理,確保工程資料的保護和利用,依據檔案管理 規(guī)范,結合公司工程檔案管理實際情況,特對工程檔案資料管理制度做修訂如下 :
第一條 總則
為了加強我司工程技術檔案歸檔管理工作,統一工程技術檔案資料的歸檔要 求及標準,遵照國家相關技術檔案管理的規(guī)定,特制定《工程技術檔案歸檔管理 細則》(以下簡稱細則)。
第二條 工程技術檔案的范圍
工程技術檔案是指我公司在項目建設過程中形成的、按規(guī)定應當歸檔保存的 各種載體形式的技術文件材料及相關圖紙。
第三條 工程技術檔案管理責任人
1、工程技術檔案管理工作由總經理辦公室負責組織開展并管理保存。
2、各相關部門(指工程部和設計部)要指定專職人員負責本部門的工程技術 檔案管理。檔案管理人員應按本細則的相關要求,切實履行各自職責,對工程技 術檔案進行規(guī)范化管理和合理化利用,按期將歸檔內容移交給總經理辦公室。此 項工作應納入各相關部門的工作日程,作為工程項目管理的重要內容和依據。
第四條 歸檔范圍
1、對工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價 值的各種載體文件,均應收集齊全,整理立卷后歸檔。
2、公司工程技術檔案的具體歸檔范圍詳附錄a。
3、竣工圖分為三類,第一類為單體竣工圖(包括建筑、結構、水電、暖通等 個相關專業(yè)),一式兩套,分別由工程部提交檔案館及物業(yè);第二類為零星的竣 工圖(如:裝修、幕墻等),由預算部會同竣工結算資料一同報公司存檔;第三 類為室外管網竣工圖,一式四套,由工程部提交物業(yè)及公司檔案室各一份。
第五條 歸檔方法和內容
1、公司工程技術檔案采取按工程項目分類的方法進行備案歸檔,每個項目的 檔案內容包括三部分:
a、各相關部門移交給公司的各種載體形式的工程技術文件資料及相關圖紙, 主要范圍詳附錄a。
b、工程部移交城建檔案館的竣工資料,主要范圍詳附錄b。
c、工程部移交物業(yè)的竣工資料,主要范圍詳附錄c。
2、為了便于統一管理,工程相關部門負責辦理的有關工程的證件及批文的原 件,掃描備份后統一交總經理辦公室檔案管理人員備案登記并歸檔。
3、工程部移交城建檔案館的竣工資料,必須備份一套交公司存檔。
第六條 歸檔要求
1、歸檔的工程文件應為原件。若為復印件應指名原件存放處,并加蓋部門紅 圖章。
2、工程文件的內容必須真實、準確,與工程實際相符合。
3、歸檔的工程文件應采用碳素墨水或簽字筆書寫。字跡清楚,圖樣清晰,圖 表整潔,簽字蓋章手續(xù)完備。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格為a4幅面。
5、所有竣工圖均應加蓋新的竣工圖章(50mm×80mm),示例如下:
竣工圖
施工單位
編制人 審核人
技術負責人 編制日期
監(jiān)理單位
總監(jiān) 現場監(jiān)理
6、竣工圖章應使用不易退色的紅印泥,應蓋在圖標欄上方的空白處。
7、利用施工圖改繪的竣工圖,要求制作竣工圖的單位必須圈出修改范圍,并 標明變更修改依據;凡有重大改變,或變更部分超過圖面的1/3的,應當重新繪制 竣工圖。
第七條 單體工程檔案移交
各單體工程竣工后,所有需要移交物業(yè)備案的資料,應統一交給項目部檔案 管理員登記,由項目部負責組織移交物業(yè),并做好移交登記手續(xù)。移交登記手續(xù) 應包括移交內容的目錄及交接人員簽字,在移交物業(yè)同時將移交手續(xù)的登記備份 交由總經理辦公室檔案管理人員存檔。
第八條 立卷要求
1、組卷
(1)各相關部門名稱及代碼,統一按簡稱的每個字的拼音首位大寫字母組合 而成。例如:設計部為s,工程部為g,以此類推。
(2)各相關部門按上述要求的代碼進行編冊組卷(以卷、冊、盒為主要形式 ),可據實際情況將歸檔材料和收、發(fā)文分開再行細化。卷內要有卷內文件目錄 及備考表。卷內所有文件需要裝訂成冊。
(3)待工程階段性竣工完成后,或達到一定時間后由各部門資料員填寫好本 部門的卷內目錄、備考表和案卷總目錄移交給總經理辦公室檔案管理人員。各部 門檔案管理人員應對立卷歸檔工作全面負責。
(4)案卷總目錄為移交的本工程所有卷冊名稱,由本部門資料員統一編寫。
(5)總經理辦公室檔案管理人員需對案卷總目錄進行匯總整理,形成系統完 整的目錄資料。案卷總目錄中的“案卷號”由總經理辦公室檔案管理人員統一編 制,并通知部門資料員校核。
2、編目
(1)編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定:
卷內文件均按有書寫內容的頁面編號,每卷按年度單獨編號,頁號從“1”開 始;
頁號編寫位置:單面書寫的文件在右下角,雙面書寫的文件,正面在右下角 ,反面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角;
成套圖紙自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號。
(2)卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定:
卷內目錄式樣宜符合本細則附錄d的要求。
序號:以一份文件為單位,用阿拉伯數字從1依次標注。
文件編號:填寫工程文件原有的文號或圖號。
文件題名:填寫文件主體全稱。
日期:填寫文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
頁數:每份文件有幾頁背面有文字的也算一頁)。
頁號:卷內每份文件第1頁所在之頁的編號。
卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。
(3)卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定:
卷內備考表的式樣宜符合本細則附錄e的要求。
本卷情況說明:填寫卷內文件借閱、缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況 ,案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現的問題,由有關的檔案管理人員填寫并簽名,標注時 間。沒有需要說明的事項可不必填
寫說明。
另需標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數(照片張數)。
卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。
(4)案卷總目錄中的編制應符合下列規(guī)定:
案卷總目錄的式樣宜符合下列要求。
案卷號:以一本案卷為單位,內容包括部門、項目、時間、序列號4個要素, 如“g-翠竹園-2006-1”。
案卷名稱:包括案卷主要內容,分卷序號等,如“工程聯系單_建筑_第一分 冊”。
責任人:提供檔案的部門資料員。
編制人:總經理辦公室檔案管理人員。
(注:以上所有表格同行政《檔案管理制度》表格)
第九條 歸檔時間和手續(xù)
1、歸檔時間
(1)每一工程項目的立卷歸檔,應在該階段性項目全部竣工結束(移交物業(yè) )后兩個月內完成。
(2)具體的文件移交歸檔時間參照附錄a。
2、歸檔手續(xù)
各相關部門的檔案管理員在辦理檔案移交時,均需登記并簽收。
附錄10-1:工程技術文件歸檔范圍及移交時間
附錄10-2:工程技術文件歸檔范圍及移交時間
附錄11:報送南京市城建檔案館的竣工資料
第3篇 基建處工程檔案資料管理實施規(guī)定
基建處工程檔案資料管理實施辦法
一.認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》,以及黨和國家關于檔案工作的方針、政策,努力做好基建檔案歸檔工作。
二.檔案資料的收集范圍,凡屬新建、改建、擴建的房屋,從設計資料,上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批復,地質鉆探資料,小區(qū)規(guī)劃、土方平衡,室外標高、外水、外電、下水,道路駁岸,初步設計,擴大初步設計,施工預算,招投標工作文件,開工報告,測量定位記錄,各類合同及附件,工程協議書,圖紙會審記錄,修改設計資料,設計變更與工程洽商資料,監(jiān)理文件,施工日志,審計結論及相關財務資料,各種驗收證件,檢測報告,材料設備的合格證及說明書,竣工圖,隱蔽工程圖,室內設備安裝資料和圖紙,竣工結算,財產移交手續(xù)及其它需要存檔的文件資料。
三.檔案資料統一由資料管理員收集整理、歸檔,各類資料的經辦人都必須主動將原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料,不論是內部還是外部人員來查閱時,均必須辦理手續(xù),隨查隨還,不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時,由處領導批準,限期交還。若有丟失,除須作出書面檢討外,還視其情節(jié)處以100-500元賠償。
四.凡屬訂購、采購各類書籍資料,由基建處統一辦理,所需數量由處領導審批決定。需借閱使用,或因工作需要長期使用者,統一由資料室編目登記,使用者應及時歸還或辦理移交手續(xù)。若有丟失損壞,視其情節(jié)處以賠償。
五.資料室管理人員,要認真做好基建檔案資料的收集,整理鑒定、保管、統計和利用工作,為領導決策提供依據。
六.妥善保存好圖片資料、建筑模型。對已竣工項目的基建檔案資料,項目負責人協調有關部門辦理竣工驗收手續(xù),各種資料應及時歸檔。經資料員收集、整理并按規(guī)定裝訂成冊后,送交檔案館內存檔。
七.歸檔的文字材料必須用不易褪色的具有較長保管時間的黑色、蘭黑繪圖書寫墨水,而不應用紅色墨水、復寫紙、鉛筆、圓珠筆等。
八.檔案管理工作人員應努力收集歸檔文件、資料,工作人員應積極協助,主動配合,做到基建檔案完整、準確、無遺失。
