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第1篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調閱權限和檔案密級,經(jīng)各級領導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領導或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
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第2篇 公司檔案管理規(guī)定范本
公司檔案管理規(guī)定
一、為規(guī)范公司檔案管理,增強公司檔案的實用性和有效性,特制定本制度。
二、歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責:保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2.在檔案資料歸檔期,由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。
3.凡應該及時歸檔的資料,由檔案管理員負責及時歸檔。
4.各部門專用的收、發(fā)文件資料,按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。
2.公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。
七、檔案的借閱
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2.因工作需要,公司的其他人員需借閱非密級檔案時,由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別,絕密級檔案禁止調閱,機密級檔案只能在檔案室閱覽,不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱,但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批,具體按委托書的內容執(zhí)行。
4.檔案借閱者必須做到:
①愛護檔案,保持整潔,嚴禁涂改。
②注意安全保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷毀
1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2.當某些檔案到了銷毀期時,由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。
3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料,由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。
4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案,檔案管理員須認真核對,將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5.在銷毀公司檔案資料時,必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。
第3篇 總公司檔案管理規(guī)定
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調閱權限和檔案密級,經(jīng)各級領導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領導或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條
借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第4篇 國電電力新能源公司檔案管理規(guī)定
一 總 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理,提高文書檔案工作質量,保證和維護檔案的安全、完整,進一步充分發(fā)揮檔案的功能,提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法,結合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案,是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料,包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理,定期歸檔的方式,共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二 檔案管理的機構和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理,檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門,由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員(兼職)均為公司的檔案管理工作人員,應保持相對的穩(wěn)定,各部門專(兼)職檔案管理員名單須報行政部備案,如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職,應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交,嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守,遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》,保守公司秘密,不得向其他人員泄露檔案內容。
三 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專(兼)職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料,即把好文件“質量關”,要檢查文件及附件是否完整,文書處理程序是否完備,處理的來龍去脈是否注明,文件質量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷,并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文(含原稿、正件和附件)一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議,在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議,由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交,季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔(歸檔的聲像資料均必須為原版、原件,照片含底片)。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括:公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料,參加上級部門會議帶回的會議材料,公司內部會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料,由專(兼)職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應根據(jù)業(yè)務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切,并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導簽發(fā)的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職檔案人員歸卷。
5、專(兼)職檔案管理員應及時將收集的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時保存文件卷夾內“對號入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷,保證案卷質量,各相關部門專(兼)職檔案人員配合,共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交;
2、《移交清單》(見附表一)一式二份,清單上需包含的內容:文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范,具體的分類標準為:先大類(行政管理、經(jīng)營、科研、后勤),后部門(董事會、行政、人事、財務部、項目部等),再小類(文件在前、資料在后)。
5、保管期限分為永久、長期(50年)、短期(15年)三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件,保管期限分為永久、長期(30年、10年)兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是:
(1)從維護公司歷史面貌完整出發(fā),用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點,分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用,以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
(2)凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的,在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值,對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管;
(3)凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動,在較長時間內對本公司工作有查考利用價值,在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料,應定為長期保管。
7、案卷質量總的要求是:遵循文件資料的形成規(guī)律和特點,保持文件資料之間的 有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,放在一起,不得分開;絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立卷;沒有復文的,放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年;工程資料放在項目驗收年度;其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依次序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角,背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
12、有關卷內文件材料的情況說明,都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明,也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管,并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作,做到“八防”:防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用,定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查,防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄,專題卡片、資料等檢索工具,方便利用,提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時,應嚴格按程序辦理,填寫《查(借)閱檔案審批表》,檔案室負責人對查(借)閱人、查閱檔案內容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查(借)閱檔案員工應根據(jù)申請內容進行查閱,對檔案內容與本身工作無關的檔案,一律不得查閱。
3、檔案查(借)閱的批準人:普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批;秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借,如因工作需要確需外借帶出,普通檔案由行政部經(jīng)理批準,秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料,檔案室可提供復印副本供借閱,副本在使用部門使用完畢后,應及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查(借)閱檔案人員須愛護檔案,不得在文件上作任何標記、標志或涂改,不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶,不得在閱覽時吸煙,以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下,經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案,檔案工作人員應定期整理,進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時,由行政部檔案管理員提出銷毀意見,經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關職能部門經(jīng)理嚴格審查,并編制檔案銷毀清冊,經(jīng)公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核,并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前,應將需銷毀檔案在清單一一列明,報行政部經(jīng)理審核,經(jīng)總裁或主管副總裁審批后,方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督,并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的,由公司行政部責令限期改正;情節(jié)嚴重的,報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有,拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準,私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉借,損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋,經(jīng)總裁或主管副總裁審批,修改時亦同。
本規(guī)定施行后,凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2022年10月30日起試實行。
第5篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(試行)
第一章總則
第一條為加強公司的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和現(xiàn)代化,充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用,根據(jù)____工業(yè)區(qū)、__地產控股的有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱檔案,是指公司總部及各屬下公司在生產經(jīng)營、管理過程中形成的對本單位、公司和社會具有保存價值以備查考利用的各種文字、圖表、聲像資料和實物等不同形式的歷史記錄。
凡是總部及各屬下公司在生產經(jīng)營和職能活動中形成的,具有保存價值的原始材料,包括收發(fā)文、電、內部資料、會議文件、會議記錄或紀要、本單位編印的出版物原稿與印本、印模、錄像帶、錄音帶、照片、計算機軟盤、光盤等,都屬于文件材料的歸檔范圍。
人事檔案、會計檔案由各相關各部門歸檔保管。
第三條在統(tǒng)一領導、分級管理的原則下,總部綜合管理部負責總部檔案的收集、整理和保管,并指導、監(jiān)督各屬下公司檔案管理工作;各屬下公司檔案由各單位行政管理部門負責收集、整理、保管。
第四條各屬下公司必須配備固定的檔案管理人員,負責各公司檔案立卷、歸檔和保管。各屬下公司的檔案管理工作是年終績效考核的重要內容。
第二章歸檔責任和要求
第五條總部及各屬下公司應將文件材料的立卷歸檔工作列入有關人員的職責范圍,分管領導要督促檢查承辦人員做好立卷歸檔工作,確保檔案的齊全、完整、準確。各種文件材料須在規(guī)定時間內完成立卷歸檔,不得積存。
第六條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料,應以保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則,反映出各公司工作的歷史真實面貌;
(二)案卷內的文件應按照文件的問題、時間順序或重要程度作系統(tǒng)排列。擬定案卷題名要簡明確切,概括反映卷內文件內容。填好案卷封面,編寫卷內文件目錄、張?zhí)?、劃分保管期?以便查找利用;
(三)歸檔案卷應依照一定方案排列,按照保管期限分開年度編制案卷目錄;
(四)歸檔的文件材料原則上須是原件(即定稿及其打印正本),沒有原件的可以復印件歸檔,但須加注說明;
(五)需歸檔保存的文件材料,應將底稿隨同印本同時歸入案卷。需長期保存,但使用頻繁的文件可留復印件一至二份,供日常借閱使用,以減少原件的磨損。
(六)項目合同、公司制度建設以及有關公司股權的重要文件應單獨存放,如與其他文件共同存放,必須列出單獨目錄,以便查找。
(七)公司發(fā)文過程中形成的初稿、修改稿應同終稿合并存放。
第七條如發(fā)現(xiàn)歸檔的文件材料的作者、標題、年月日、印章、頁次等標志有錯誤,立卷人員不得在原文上涂改增刪,應在備考表中加以說明。
第三章檔案管理和利用
第八條各屬下公司要定期檢查檔案保管狀況,對損壞或變質的檔案應及時修補、復制或采取其他保護措施。
第九條檔案保管期限分為永久、長期(十六年~五十年)和短期(五年~十五年)三種,檔案數(shù)量不多的單位可只分為長期、短期兩種,對超過保管期限的檔案,必須進行鑒定。鑒定工作由分管領導、工作人員共同進行,經(jīng)過鑒定,對失去使用、保管價值的檔案,必須編制銷毀清冊,經(jīng)負責檔案工作的領導審核簽字后,由工作人員銷毀。
第十條總部及各屬下公司行政部門應根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,有條件的單位應使用電腦儲存和檢索檔案,逐步實現(xiàn)檔案檢索電子化。
第十一條總部及屬下各公司行政部門應建立檔案的借閱、保密制度。
第十二條各屬下公司或臨時機構因各種原因被撤銷,應在撤銷前指定專人,將該機構在各項工作活動中形成與收集的具有保存利用價值的文件材料進行分類整理、立卷、填寫案卷目錄,在規(guī)定時間內向公司總部移交。
第四章附則
第十七條本規(guī)定由總部綜合管理部負責解釋、修訂。
第十八條本規(guī)定自頒布之日起執(zhí)行。
附件1:文書檔案立卷歸檔辦法
第6篇 投資公司檔案管理補充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補充規(guī)定
為進一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準確和及時歸檔,結合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應負責將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進行歸檔。有關公司的重大事件重要資料應隨時向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無法以原件備存的,應以復印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財務合同)完成簽訂后,應及時移交辦公室歸檔;財務合同由計劃財務部負責于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設項目的檔案工作,應做到與項目建設進程同步。在項目申請立項后,項目主管要按照檔案清單內容開始進行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領完成后1個月內,應將項目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項目竣工驗收合格,取得建設工程質量監(jiān)督報告后,應在15天內完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊,由項目主管驗收后移交至公司檔案室。
5.項目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個月內,項目主管需完成資料的補齊完善工作。
6.會計檔案由計劃財務部負責歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅持誰項目誰負責原則,并將此項工作納入個人年度績效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內容 移交時限 責任部門/責任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財務合同) 簽訂后一周內 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財務檔案 財務合同 每季度末25日前 計劃財務部
所有會計檔案 每年三月 計劃財務部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領完成后1個月內 項目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗收合格,取得建設工程質量監(jiān)督報告后15天內 項目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個月內完成檔案前期資料移交工作 項目主管
二、檔案利用
(一)公司內部借閱、查閱
公司檔案內部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時,需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負責人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負責人審批簽字;重要檔案及機密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準同意。
2.借閱檔案需限時歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計入個人年度績效考核成績;確因特殊情況無法及時歸還的,可申請延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴格保密,不準泄露檔案內容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,并報辦公室備案,嚴重者追究責任。
4.必須愛護檔案,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等;不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關檔案,須經(jīng)公司分管領導批準;如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準。
3.外部人員借閱相關檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準,限期歸還,并由檔案管理員負責跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請表
附件: 檔案借閱查閱申請表
□借閱□查閱
申請人:
檔案名稱:
事由:
時間:
借閱檔案:□原件□復印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領導審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第7篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（2）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(二)
一、檔案分類
所屬部門、項目部需進行檔案分類,明確各類檔案的保管人,并結合公司實際,將檔案分為以下類別:
檔案的分類
類別號檔案的類別名稱檔案涉及部門/項目部備注
1l合同/協(xié)議公司、項目部、財務部
2l公司文件/通知公司、項目部
3l上級公司文件公司
4l政府主管部門文件公司、項目部
5l相關部門文件公司、項目部
6l政策法規(guī)文件公司、項目部
7l工程開發(fā)圖紙、資料項目部
8l業(yè)戶檔案、資料項目部
9l日常工作資料公司、項目部、各部門日常工作中各部
門、各專業(yè)涉及的文檔資料(含質量認證要求記錄),按質量認證文件要求管理。
9l1客服日常工作資料客服專業(yè)
9l2工程日常工作資料工程專業(yè)
9l3保安日常工作資料保安專業(yè)
9l4保潔日常工作資料保潔專業(yè)
9l5綠化日常工作資料綠化專業(yè)
9l6財務日常工作資料項目部財務
二、檔案編號
1、檔案盒/文件夾統(tǒng)一編號:
(1)檔案盒/文件夾編號構成:類別號-部門/項目部識別號-檔案盒序號
(2)檔案盒/文件夾編號說明:
類別號:1l-9l,9l1-9l6
部門/項目部識別號:gs-公司;gsc-公司財務;gsr-公司人力;gsz-公司綜合計劃;gy-國英項目部;ty-桃園項目部;qsy-清上園項目部。
③檔案盒/文件夾序號:各部門、項目部、各專業(yè)確定,以檔案存放地點或保管人為單位對所管理的檔案盒/文件夾排序。
如:1l-gy-03,代表國英項目部合同類檔案,合同檔案盒的排序為03;9l1-ty-05,代表桃園項目部工程日常工作類檔案,該檔案盒的排序為05;
2、檔案盒/文件夾內文件編號:
在檔案盒/文件夾編號下所列文件目錄的序號即為此盒/夾內文件的編號。
三、建立檔案盒/文件夾明細單
整理所有的檔案盒/文件夾,按要求統(tǒng)一編號并填寫《__物業(yè)部門/項目部檔案盒/文件夾明細單》
四、建立檔案盒內存檔文件目錄
整理每個檔案盒/文件夾內所有文件,分別填入《__物業(yè)部門/項目部×××檔案盒/文件夾文件存檔目錄》,其中的編號即為該檔案盒/文件夾在附件2中的編號,其中的序號即為該文件在此檔案盒/文件夾的編號,同時在該文件右上方用筆標注所排序號,使文件編號與文件存檔目錄相符。
四、各類檔案保管的基本要求
1、按檔案的存放和使用部門設專人保管,每類檔案必須明確保管責任人。
2、檔案的保管須做到標識清晰,分類明確,易查找。
3、檔案的鑒定必須由公司指定人員負責,對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)以及保存期限、保存數(shù)量等做出決定,其他未經(jīng)授權人士無權決定。
4、檔案的借出必須由部門經(jīng)理、項目部經(jīng)理確認并經(jīng)過登記后方可借出。文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關責任。
5、重要檔案資料入室時必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應立即修補,損壞嚴重需追究借閱人員的責任。
6、檔案管理人員應定期檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導致的文件丟失和泄密。
7、保管檔案的環(huán)境要求達到防火、防潮、防蟲、防變質等,配置有效的滅火器材和防潮物品及設施,檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文檔管理要求。
第8篇 地產公司檔案管理規(guī)定
地產有限公司檔案管理規(guī)定
為使各類檔案完整、準確、系統(tǒng)、及時收集歸檔,使檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化、科學化,以及為公司各項工作開展提供信息和依據(jù),特制定本規(guī)定。
一、檔案管理工作的組織
1、在公司的直接領導下,由行政部負責檔案室管理工作,行政秘書兼職檔案管理員;青云項目組、旅順項目組、營銷部、裝修部、人力資源部、行政部、財務部、資產部及所屬公司分別設兼職檔案員,負責本部門檔案的收集、整理及集中管理工作。
2、部門發(fā)生需保存文件時,應先交存部門檔案員,部門檔案員做好接收登記,再由部門檔案員于每月25日報送公司檔案員核對,以確保公司檔案的完整性。公司對部門的檔案管理工作實行導、監(jiān)督。
3、各部門檔案員每天要清理檔案,以免資料堆積,要熟悉部門檔案,作到迅速查找。
4、部門檔案員須向公司檔案員交存檔案原件,部門保存檔案復印件(除特殊檔案,如財務檔案、人事檔案、工程技術檔案等)。
5、所屬公司的檔案原則上由所屬公司行政部(辦公室)負責管理,所屬公司證件檔案復印件交存公司檔案室,每月定期向公司檔案室報送檔案匯總情況。
二、檔案的分類
檔案分為文書檔案、工程(設備)檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案、合同檔案、聲像檔案七大類。
三、檔案的歸檔要求
1、文書檔案應在每年六月末以前將上年度形成的各種資料檔案,按照要求收集整理歸檔。
2、人事檔案在本人進入本公司工作后就應建立,由人事部門進行管理。
3、財務檔案應按歸檔范圍要求,按年度整理,財務部門保存五年,然后移交檔案室。
4、公司員工因公外出參觀學習、考察和參加各種會議獲取的重要文件材料、技術圖紙、照片資料等,歸來后,應及時到行政部做文件處理由公司檔案室進行登記、歸檔。
5、實物、聲像一經(jīng)形成,即需歸檔。
6、各類合同成立或生效后即應將一份原件存檔。
7、基建工程檔案在項目交復驗收后歸檔。
四、借閱檔案的要求
1、總經(jīng)理借閱檔案可通過檔案管理人員直接提檔。
2、公司其他人員需借閱檔案時,要經(jīng)部門或項目負責人、公司主管總經(jīng)理批準,并辦理借閱手續(xù),原則上原件不得帶出檔案室,如原件確需帶出檔案室,須經(jīng)總經(jīng)理批準。辦理借出檔案手續(xù)。
3、借閱檔案必須愛護,保持整潔、嚴禁涂改,注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,必須由主管總經(jīng)理批準方可摘錄和復制。
4、外單位借用我公司檔案時,應持單位介紹信,經(jīng)公司總經(jīng)理審批后方可查閱、抄錄和復印。
5、借閱期限不得超過兩星期,到期必須追回,如需再借需辦理續(xù)借手續(xù)。
五、移交、銷毀檔案的要求
1、檔案室接受檔案資料時,移交單位要填寫目錄和檔案交接單,經(jīng)雙方核實后,交接人應在交接單上簽字,由雙方備查。
2、檔案室對新接收的檔案資料要及時整理歸檔和登記,對銷毀的檔案及時在檔案目錄中注銷,并注明原因和去向。
3、公司各部門和所屬公司如有撤銷、增設或其它變動,其檔案材料歸所屬公司,部門檔案保管員負責將其歸檔文件材料齊全完整地送交公司檔案室。
4、根據(jù)各類檔案不同保管期限,定期對檔案進行鑒定,進一步正確區(qū)分檔案價值,并將已失去保存價值的檔案,剔出處理。
5、任何部門和個人非經(jīng)公司允許無權隨意銷毀公司檔案材料。
6、對要銷毀的檔案登記造冊,經(jīng)相關部門經(jīng)理審核后,報總經(jīng)理批準銷毀,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,存檔保存。
六、公司各部門檔案員的要求:
1、各部門檔案員嚴格遵守檔案管理工作規(guī)定,按類別存放各類檔案,在每年十二月末,經(jīng)公司檢查齊全后再整理歸檔,要求在第二年1月底前全部裝訂完畢。
2、做好檔案的保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案遺失或出現(xiàn)文件泄密時,要及時向有關領導報告,不得隱瞞。
3、對公司檔案管理工作需按時保質完成,如有困難就及時向有關主管領導報告。不得耽誤工作。
4、有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分,造成損失的,責令賠償損失,構成犯罪的依法追究刑事責任:
a、丟失或者擅自銷毀公司檔案資料。
b、涂改偽造檔案。
c、出賣公司檔案或將公司檔案不經(jīng)批準擅自出示他人。
d、檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的。
七、本規(guī)定由圣北公司行政部負責解釋。
八、本規(guī)定自通過之日起施行。
附:1、檔案歸檔范圍
2、檔案管理分工
3、檔案管理表格
4、公司各部門及所屬公司專(兼)職檔案管理員
附表一:檔案借閱申請表
附表二:檔案交接單
附表三:檔案銷毀申請表
第9篇 某某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定格式怎樣的
某物業(yè)公司檔案管理規(guī)定總 則 為了加強對檔案的管理工作,有效地保護和利用檔案,維護公司的合法權益,為公司的發(fā)展服務,特制定本制度。
本規(guī)定所稱的檔案、是指公司各部門以及個人在從事工作、經(jīng)營管理、日常運營等活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關系的各種不同形式的資料和記錄。
公司的檔案管理工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,共同維護檔案的完整和安全,以保證公司在日常經(jīng)營管理和發(fā)展壯大中的借鑒和利用。
本規(guī)定適用于物業(yè)公司各部門。
第一章 檔案管理的機構與職責
第一條 公司檔案管理工作實行二級管理。
一級管理是指公司人力行政部的統(tǒng)籌管理,對公司的檔案資料實行統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管,并進行日常管理;
二級管理是指各部門的檔案管理工作。
第二條 財務部、人力行政部檔案由其本部門負責保管(公司指定檔案資料由公司人力行政部保管)。
財務部、人力行政部等的檔案管理亦遵循本規(guī)定執(zhí)行。
第三條 公司人力行政部應對公司各部門的檔案管理工作進行指導。
公司人力行政部可定期和不定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。
第四條 公司各級檔案管理工作暫不設專崗,但必須明確責任人即兼職檔案管理員。
根據(jù)公司發(fā)展需要,按照公司人力行政相關流程及規(guī)定進行申請、報批。
公司各級檔案管理員,應保持相對穩(wěn)定,名單須在人力行政部備案,。
檔案管理員如有變動須按照公司人力行政部相關規(guī)定辦理。
第五條 檔案管理員在工作變動或離職時,應嚴格履行工作交接手續(xù),嚴禁擅自帶走或銷毀。
檔案管理員應忠于職守,嚴守公司秘密,不得向無關人員泄露檔案內容。
公司各部門、所有人員均有保護檔案的義務。
第六條 人力行政部應逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學手段,逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第二章 檔案的管理 公司所有檔案資料均應進行專人、專柜管理。
檔案管理員應做好文件資料的準確、及時歸檔。
所有檔案資料劃分四個密級:普通級、秘密級、機密級和絕密級。
檔案管理員在文件資料歸檔時,對檔案資料進行密級劃分。
1、'普通'資料含:部門工作聯(lián)系單、公司內部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
2、'秘密'資料含:公司有效證件、各項手續(xù)辦理資料、單位往來函件。
3、'機密'資料含:公司各類經(jīng)濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、總裁會會議紀要(決議)、不動產所有權及其它債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
4、'絕密'資料含:公司相關政府批文、預決算書、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其它經(jīng)濟組織的合作合同、其它經(jīng)核定為絕密的文書。
在公司發(fā)展過程中產生的一些極具保存價值的文件資料、實物等,皆視為珍貴檔案(與檔案密級無關),需嚴加管理,珍貴檔案的界定由總裁裁決。
檔案管理員應做好檔案資料的管理工作,對于應當歸檔的材料,各部門須按照規(guī)定,定期向部門的檔案管理員移交、集中管理,任何個人不得占為己有。
公司檔案管理實行'即時歸檔'、'月度歸檔'及'年度歸檔'制度:1. '即時歸檔'指短周期的單項工作或大型工程項目,在項目完成后或施工項目竣工驗收后,及時將屬于歸檔范圍內的資料整理出來,移交到人力行政部存檔。
日常工作中產生的重要文件也要即時歸檔;2. '月度歸檔'指日常文件在每月10日前將上月需歸檔的資料整理后移交公司人力行政部保管。
3. '年度歸檔'指每年一月份把上一年度檔案管理工作進全面匯總,并移交公司人力行政部。
年度歸檔適用于跨地域子公司。
財務部、人力行政部應在每年第一個月10日前將檔案總目錄、匯總性報告交公司人力行政部。
歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批或其它原因不能歸檔的,保存復印件或電子版復制文件。
庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。
第十六條 檔案管理員應注意檔案資料的保護工作,檔案的存放地點要做到'八防':防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。
第三章 附則 本規(guī)定由人力行政部制定并負責解釋,經(jīng)總裁批準后執(zhí)行,修改時亦同。
本規(guī)定自頒發(fā)之日起開始執(zhí)行,凡既有的與本規(guī)定相同,相似的規(guī)章制度即日起自選廢止。
1:公司檔案分類對照表:類別號類別范圍00珍貴資料由總裁界定需特殊保管的資料及物品01法規(guī)性文件包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的,或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等02重大決議包括公司重大決議或由總裁辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等03計劃性文件包括公司總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質量計劃、預算計劃、財務計劃等04總結性文件包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單項性工作總結、項目工程總結、調查報告等05批示性文件包括公司各類各類命令、工作指示、批復等06技術性資料包括各類工程圖紙、竣工資料等07憑證性文書材料包括公司各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證,如財產狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本08證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、公司或公司領導人獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等09匯報性文書資料包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表,以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料10人力行政資料包括企業(yè)下屬各部門的人力行政任命、人力行政調整、人力行政管理、人才引進和培訓、員工工資審核記錄等相關資料11聲像制品資料包括公司及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中,以及在外學習、考察時或外部門提供的,以聲像形式記錄下來的各種資料,如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等12題贈性資料包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等13電子文件及數(shù)據(jù)各類電子版文件及數(shù)據(jù)
6、檔案管理員作業(yè)規(guī)范為使公司各部門檔案管理員工作不斷標準化,保證檔案完整性及保密性,合理有效利用檔案資料,為公司發(fā)展服務,特制定本規(guī)范。
檔案管理部門及負責人:
1、公司檔案管理部門為人力行政部;2、公司立檔單位為各部門;3、各部門均設檔案管理員(兼職),負責管理文件資料。
各部門檔案管理員(兼職)職責:
1、了解本部門的工作業(yè)務,掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料;2、認真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集整理,并向公司人力行政部辦好交接簽收手續(xù)。
3、按規(guī)定手續(xù)辦理查閱借閱手續(xù),應積極地提供,做好服務工作。
歸檔文件的整理:
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。
2、歸檔材料應完整、齊全。
歸檔入卷文件把正文、底稿、 請示和批復放在一起。
3、歸檔文件整理以件為單位。
一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與 為一件, 為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù),原件與復制件為一件,轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件,重要文件的草稿各為一件。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立檔,但跨年度的請示與批復,放在復文年立檔;
沒有復文的,放在請示年立檔;
跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立檔;
跨年度的總結放在針對的最后一年立檔;
跨年度的會議文件放在會議開幕年,其它文件的立檔按照有關規(guī)定執(zhí)行。
5、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;
正件在前, 在后;
印件在前,定稿在后;
其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、整理文件時應遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。
7、歸檔材料的文字須是打印、藍黑墨水、碳素墨水書寫。
一般不得用復印件代替原件存檔。
8、案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線;
材料過寬應按a4的幅面折疊整齊,折疊時盡量減少折疊次數(shù),同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外;
字跡難辨認的,應附抄件。
9、歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂,資料已有金屬裝訂的在歸檔時去除,以避免銹蝕資料。
10、應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區(qū)域。
11、歸檔材料必須文字清楚,嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理。
12、存檔文檔為易褪色材料(如熱感紙傳真文件),必須復印一份后將復印件與原件一并存檔。
13、文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的,要在修補或托裱后再歸檔,修裱時應注意盡量保持文件的原貌。
各部管理員應做到每日進行文件歸檔,切忌拖拉積壓。
逾期辦理者將在日常工作考核中扣減分數(shù)。
一項工作由幾個部門參與辦理,在工作活動中形成的文件材料,由主辦部門收集歸檔。
會議文件由會議主辦部門收集歸檔。
第10篇 國電電力青海新能源開發(fā)有限公司檔案管理規(guī)定
一?? 總? 則
1、為加強公司文書檔案的科學、規(guī)范管理，提高文書檔案工作質量，保證和維護檔案的安全、完整，進一步充分發(fā)揮檔案的功能，提高利用價值為公司經(jīng)營管理直接服務的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及檔案法實施辦法，結合本公司實際情況特制訂本暫行規(guī)定。
2、本規(guī)定所稱檔案，是指公司在經(jīng)營、管理活動中形成的各種有保存價值的資料，包括文本資料、電子記錄資料、聲像資料和實物資料等。
3、公司各部門、分子公司所有員工均有保護公司檔案的義務。
4、公司的檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理，定期歸檔的方式，共同做好檔案資料的收集、保管、整理、立卷和歸檔工作。
二?? 檔案管理的機構和職責
1、公司行政部為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一歸檔和日常管理。
2、公司檔案工作實行部門收集整理，檔案室統(tǒng)一歸檔的原則。
3、各部門為檔案管理的分管部門，由指定專人負責本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。
4、行政部檔案管理員和各部門檔案管理員（兼職）均為公司的檔案管理工作人員，應保持相對的穩(wěn)定，各部門專（兼）職檔案管理員名單須報行政部備案，如有變動須及時通知行政部。
5、檔案管理員出現(xiàn)工作變動或離職，應將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人移交，嚴禁擅自帶走或銷毀。
6、檔案管理員應當忠于職守，遵守公司《檔案管理規(guī)定》和《保密規(guī)定》，保守公司秘密，不得向其他人員泄露檔案內容。
三? 檔案的收集
1、堅持部門收集、管理資料的原則。各部門、分子公司專（兼）職檔案管理員按本部門資料的歸檔范圍負責及時收集、管理本部門的資料，即把好文件“質量關”，要檢查文件及附件是否完整，文書處理程序是否完備，處理的來龍去脈是否注明，文件質量符合要求。采取每月、每季度或次年三月前移交公司檔案室歸檔立卷，并辦好交接簽收手續(xù)。
2、凡公司發(fā)出的公文（含原稿、正件和附件）一律由行政部統(tǒng)一收集管理。
3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集、立卷、歸檔。
4、公司與外單位簽訂的合同或協(xié)議，在用印時即按合同約定的份數(shù)收取歸檔。
5、召開的各種重大會議，由會議主管部門將會議紀要、會議材料、聲像資料等向行政部移交，季度統(tǒng)一向檔案室移交。
6、其他聲像檔案的收集應在聲像資料形成后一個月內隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔（歸檔的聲像資料均必須為原版、原件，照片含底片）。
四、歸檔范圍
1、公司應歸檔的資料包括：公司在日常工作和經(jīng)營活動中形成的有保存和利用、參考價值的文書資料、工程資料、圖片和聲像制品。
2、上級部門發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、批復、命令、條例、規(guī)定等文件材料。
3、公司對外的正式發(fā)文以及與有關單位來往的文書。
4、公司對內進行管理、規(guī)范事務的正式發(fā)文。
5、重要的會議材料，參加上級部門會議帶回的會議材料，公司內部會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發(fā)言、會議紀要和會議記錄等。
6、公司的各種工作計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表、簡報及合理化建議等。
7、公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書和有關法律文書等文件材料。
8、公司的財務報表、賬本、憑證等。
9、公司關于員工勞動、人事、工資、福利方面的文件材料以及對員工獎勵、處分的文件材料。
10、公司工程項目資料及有關報建審批手續(xù)和驗收記錄、證明資料。
11、公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的報道、照片、錄音、錄像等。
12、凡是加蓋過公章未經(jīng)正式使用文件資料的必須交回行政部。
五?? 檔案的立卷
1、公司各部門要堅持檔案資料的平時立卷工作。
2、各部門對處理完畢或保存的文件資料，由專（兼）職檔案管理員集中統(tǒng)一保管。
3、各部門應根據(jù)業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料立卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。
4、公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導簽發(fā)的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職檔案人員歸卷。
5、專（兼）職檔案管理員應及時將收集的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
6、公司檔案年度立卷工作由檔案室負責統(tǒng)一規(guī)范立卷，保證案卷質量，各相關部門專（兼）職檔案人員配合，共同做好檔案的立卷、組卷、編目工作。
五、文件歸檔與移交
1、各部門文檔應于次年三月份以前向檔案室移交；
2、《移交清單》（見附表一）一式二份，清單上需包含的內容：文件名稱、文件號、行文日期、文件頁數(shù)、是否原件、文件密級、移交人、監(jiān)交人、接收人信息。
3、文件移交清單三方簽字為有效。
4、公司檔案資料分類組卷由行政部統(tǒng)一規(guī)范，具體的分類標準為：先大類（行政管理、經(jīng)營、科研、后勤），后部門（董事會、行政、人事、財務部、項目部等），再小類（文件在前、資料在后）。
5、保管期限分為永久、長期（50年）、短期（15年）三種。新規(guī)則對2007年以后形成的歸檔文件，保管期限分為永久、長期（30年、10年）兩種。
6、確定文件材料歸檔范圍和劃分保管期限的原則是：
（1）從維護公司歷史面貌完整出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，分析和鑒定文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，以文件材料形成部門的職能作用及文件材料的具體內容作為判定歸檔范圍和劃分保管期限的基本要素。
（2）凡是記錄和反映公司主要經(jīng)營管理活動、中心工作和基本歷史面貌的，在維護公司權益等方面具有永久性憑證價值和文化價值，對公司有長遠利用價值的各種文件材料應定為永久保管；
（3）凡是記錄和反映公司經(jīng)營管理活動，在較長時間內對本公司工作有查考利用價值，在維護公司權益方面具有憑證性價值的文件材料，應定為長期保管。
7、案卷質量總的要求是：遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件資料之間的 有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
8、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，放在一起，不得分開；絕密文件單獨立卷。
9、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；工程資料放在項目驗收年度；其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
10、卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依次序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
11、卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右下角，背面的左上角打印頁號。
永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
12、有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。
六、檔案的保管、統(tǒng)計
1、公司檔案資料實行專人、專柜、專室管理。
2、公司檔案資料的保管按機構、年度、保存期限、編號次序進行保管，并編制好案卷目錄等工作。
3、檔案管理員須做好檔案資料的保護工作，做到“八防”：防盜、防火、防蟲、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光。
4、公司檔案實行計算機監(jiān)控管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、自動化、現(xiàn)代化。
5、公司檔案室應當加強檔案的管理和利用，定期對檔案的價值進行鑒定。
6、聲像檔案在保管期限內須進行定期檢查，防止檔案的變質、退磁。對重要的聲像檔案應制作光盤保管。嚴禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。
文書檔案的統(tǒng)計
7、文書檔案要建立健全統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、庫存、利用、銷毀等情況進行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)做到準確可靠。
編制案卷目錄、全引目錄，專題卡片、資料等檢索工具，方便利用，提高效率。
七、檔案的查閱、借閱
1、公司員工查閱、借閱檔案資料時，應嚴格按程序辦理，填寫《查（借）閱檔案審批表》，檔案室負責人對查（借）閱人、查閱檔案內容、查閱時間和歸還時間進行詳細登記后方予查閱。
2、查（借）閱檔案員工應根據(jù)申請內容進行查閱，對檔案內容與本身工作無關的檔案，一律不得查閱。
3、檔案查（借）閱的批準人：普通檔案由文件歸屬部門總監(jiān)審批；秘密級以上檔案由總裁或主管副總裁審批。
4、公司檔案原件原則上不外借，如因工作需要確需外借帶出，普通檔案由行政部經(jīng)理批準，秘密級檔案由總裁或主管副總裁批準。對常用的檔案資料，檔案室可提供復印副本供借閱，副本在使用部門使用完畢后，應及時交還檔案室。嚴禁未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復印和復制。
查（借）閱檔案人員須愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志或涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時吸煙，以免造成檔案的損壞。
5、聲像檔案一般不得借閱。在不影響保密的前提下，經(jīng)總裁或主管副總裁批準可用于公司內部學習、對外宣傳。
八、檔案的銷毀
1、對超過保管期限和確已失去價值的檔案，檔案工作人員應定期整理，進行銷毀。檔案的銷毀具體見《檔案銷毀程序》。
2、檔案需要銷毀時，由行政部檔案管理員提出銷毀意見，經(jīng)行政部經(jīng)理會同相關職能部門經(jīng)理嚴格審查，并編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司相關系統(tǒng)總監(jiān)審核，并在會計檔案銷毀清冊上審批簽字后銷毀。
3、其他檔案銷毀前，應將需銷毀檔案在清單一一列明，報行政部經(jīng)理審核，經(jīng)總裁或主管副總裁審批后，方可實施銷毀。其他任何人不得私自銷毀檔案。
4、檔案銷毀時須有兩人以上人員進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認該檔案確已銷毀。不得一人單獨進行檔案的銷毀。
九、罰則
有下列行為之一的，由公司行政部責令限期改正；情節(jié)嚴重的，報請總裁或主管副總裁對負責的主管人員和直接責任人給予處分。
1、將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為己有，拒絕移交檔案室歸檔的。
2、違反公司規(guī)定擅自縮小檔案收集范圍的。
3、明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的。
4、檔案管理員、對檔案負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失的。
5、未經(jīng)批準，私自復印或銷毀檔案的。
拆件、涂改、勾劃、折疊、轉借，損毀、丟失和擅自提供、抄錄、涂改、6、6、偽造檔案的。
7、擅自發(fā)布或傳播公司尚未對外公布的檔案內容的。
十、附則
本規(guī)定由行政部制訂和解釋，經(jīng)總裁或主管副總裁審批，修改時亦同。
本規(guī)定施行后，凡既有的類似制度自行終止。
本規(guī)定自2017年10月30日起試實行。
第11篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關眾多員工的隱私,需要進行嚴格的管理。下面是小編給大家?guī)淼年P于公司檔案室管理規(guī)定的相關內容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強11公司系統(tǒng)的檔案管理,實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項工作服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規(guī)定,結合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的,具有查考利用價值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交,集中管理,任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作,配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。
題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件,各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄,從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料,如實業(yè)投資項目、房地產開發(fā)、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業(yè)務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料,榮譽獎勵證書,有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產登記,財產,物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有:
(一)同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關業(yè)務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
歸檔的項目檔案應包括如下文件:項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件,有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。
裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫:沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。
長期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關部門參加,組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關領導批準后,方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要,借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準,然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進行檢查、清點,并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進行處理。
對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對其單位領導和當事人各罰款500元~1000元,并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應立即報告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法,結合本單位的實際情況,制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內文件材料的有機聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。
書寫工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時間:
1.管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長的可分階段、單項歸檔。
3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔。
4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
5.每年形成的會計檔案,由財務部及有關部門保存一年,在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
9.相關會議(技術會議、專題會議、年度工作會議),在會議結束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
第12篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定格式怎樣的
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則公司實行“統(tǒng)一領導,各負其責。
分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?業(yè)務往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。
其特點是有重要保存價值。
包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內自己經(jīng)手的各種檔案資料。
任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機構和崗位職責公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負責制。
公司設立檔案室,行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。
辦公室定期到各部門,復制各部門計算機內所形成的文字資料和圖片資料。
每個年度的一月份,到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。
各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負責人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責是,掌握國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據(jù)國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領導的指示及時調整公司的管理制度;
檢查、指導和督促各部門的檔案工作,組織對有關人員的培訓。
檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。
保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負責人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復,
10、有關部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結,
16、年度預算報告;
(四)立卷程序根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。
對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設施。
定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質的檔案應及時修補和復制。
3、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調卷迅速準確,積極為一線部門提供服務。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。
移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應及時辦理檔案移交手續(xù)。
按照工作移交的有關規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負責清點核對檔案的移交工作。
辦公室應根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。
鑒定檔案應在本單位主管領導主持下,由檔案部門和有關業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。
鑒定結束后應自本單位領導提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領導審批后方可銷毀。
銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應寫出書面報告,上報公司領導做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關規(guī)定執(zhí)行。
第13篇 投資公司檔案管理規(guī)定辦法
投資公司檔案管理規(guī)定
外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定
(生效日期:1995.12.29--失效日期:)
第一條 為加強外商投資企業(yè)(包括中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)、外資企業(yè))的檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,維護企業(yè)的合法權益,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關外商投資企業(yè)的法律、法規(guī),特制定本規(guī)定。
第二條 外商投資企業(yè)檔案是指外商投資企業(yè)籌建以來的各項活動中形成的對本企業(yè)以及對國家、社會具有利用、保存價值的各種文件材料(包括不同載體形式)。
第三條 外商投資企業(yè)檔案屬企業(yè)所有,受國家法律保護。企業(yè)承擔保護檔案的義務。
第四條 外商投資企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作,是國家全部檔案工作的組成部分。其主要任務是貫徹執(zhí)行國家檔案工作的有關法律、法規(guī),建立健全本企業(yè)檔案管理規(guī)章制度;統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案,并對本企業(yè)所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第五條 外商投資企業(yè)應當加強對其檔案工作的領導,把企業(yè)檔案工作列入企業(yè)管理計劃,并確定管理檔案的部門和人員負責本企業(yè)的檔案工作。
負責管理檔案的人員應有檔案專業(yè)知識、技能和企業(yè)管理知識。
各級政府檔案行政管理部門和上級主管部門,有權對本級行政區(qū)域內或本系統(tǒng)、本行業(yè)的下屬外商投資企業(yè)的檔案工作進行監(jiān)督和檢查,承擔有關服務工作。
第六條 外商投資企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要包括:
1.外商投資企業(yè)設立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括外商投資企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同);
2.董事會或聯(lián)合管理機構形成的文件材料;
3.財務、會計及其管理方面的文件材料;
4.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料;
5.經(jīng)營管理方面的文件材料;
6.生產技術管理方面的文件材料;
7.產品生產方面的文件材料;
8.儀器、設備方面的文件材料;
9.基本建設方面的文件材料;
10.科學技術研究、技術引進、技術轉讓方面的文件材料;
11.教育培訓方面的文件材料;
12.情報信息方面的文件材料;
13._黨組織和工會組織的文件材料;
14.其它具有利用和保存價值的文件材料。
第七條 外商投資企業(yè)各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔,按本企業(yè)的規(guī)定,定期向檔案部門或指定的部門移交,任何個人不得據(jù)為已有。
第八條 外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國家標準、規(guī)范和國際先進方法,進行科學分類和整理。
第九條 外商投資企業(yè)應當有庫房和必要的設施及保護設備保管檔案,確保檔案的安全。暫不具備檔案安全保管條件的企業(yè),可委托主管部門或當?shù)貒覚n案館代為保管。檔案代管單位必須保障代管檔案的安全,做好代管檔案的所有者利用檔案的各項服務工作。
第十條 外商投資企業(yè)應當根據(jù)檔案的實際價值和國家有關規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分永久、長期、短期三種。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存;在一定時期內有查考利用價值的長期或短期保存;凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限從長。
第十一條 外商投資企業(yè)對保管到期的檔案應當進行鑒定。鑒定工作由企業(yè)負責人、專業(yè)人員和檔案人員組成的鑒定小組負責,直接對檔案進行鑒定。對失去保存價值的檔案列出銷毀清單,報經(jīng)董事會審批后銷毀,銷毀清單永久保存。其中,會計檔案按《中華人民共和國會計法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 外商投資企業(yè)的中外各方都有利用檔案的權利,應當建立健全并嚴格執(zhí)行檔案利用制度,防止失密和泄密。
中國政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱企業(yè)檔案時,企業(yè)應予提供。
第十三條 外商投資企業(yè)終止、解散后,中外合資經(jīng)營企業(yè)、中外合作經(jīng)營企業(yè)的檔案交由原中方合資、合作者妥為保存,或向當?shù)貒覚n案館移交。外資企業(yè)的檔案按以下情況,分別處理:
1.外資企業(yè)延長期限、分立、合并或其它事項變更的,該企業(yè)的檔案向變更后的企業(yè)移交。
2.外資企業(yè)期滿或依法宣告破產的,該企業(yè)的檔案按第十一條規(guī)定執(zhí)行。
3.外資企業(yè)因違反法律、行政規(guī)章被依法責令關閉的,按照有關機關的決定處理。
4.原企業(yè)根據(jù)需要可保存有關檔案的復制件。
第十四條 有下列行為之一的,根據(jù)情節(jié)輕重,給予行政處分或處罰;造成損失的,根據(jù)檔案的價值和數(shù)量,責令賠償;構成犯罪的,應當依法追究當事人的責任:
1.損毀、丟失或擅自銷毀應當歸檔保存的文件材料和檔案的;
2.涂改、偽造檔案的;
3.私自出賣、倒賣檔案的;
4.擅自占有和非法攜帶檔案出境的;
5.檔案工作人員玩忽職守造成損失的。
第十五條 香港、澳門、臺灣地區(qū)的公司、企業(yè)和其它經(jīng)濟組織或者個人在中國大陸舉辦的企業(yè)比照本規(guī)定執(zhí)行。
第十六條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第十七條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。
第14篇 地產公司檔案室管理規(guī)定
地產公司檔案室管理規(guī)定為了加強檔案室管理,提高檔案保管的嚴謹性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責任部門和責任人公司檔案室管理責任部門為總經(jīng)理辦公室,責任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進出檔案室。
二、 檔案室存檔范圍公司形成的各類檔案以及各部門上報的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、 檔案柜編號與存放檔案室共有檔案柜十四列,編號為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門歸 檔資料分類存放如下:
1、 a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來獎狀、獎杯、證 書、相片、光盤等。a1-a2:公司獎狀、獎杯、獲獎證書等;a3:公司歷年活動相片、公司調研、房展會、部門活動、集團、社區(qū)活動及 項目圖片、公司歷年內刊及光盤資料。a4:總經(jīng)理辦公室檔案a5:人力資源部檔案
2、 b列為公司重要證照及各部門歷年簽署的合同b1:公司重要證照b2-b5:歷年來各部門簽署的合同,根據(jù)時間、部門進行分類保存
3、 c列為工程前期部檔案(按項目分類)c1-c5: g72地塊文件、z國際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、 d列工程前期資料
5、 e列為工程項目檔案
6、 f列為工程項目檔案
7、 g列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
8、 h列為營銷部檔案公司各樓盤的買賣契約、客戶資料及認購協(xié)議等(按項目分類)
9、 i列為預算部檔案
10、 j列為預算部檔案
11、 k列為物資部、物管技術部檔案k1-k3:物資部各類招投標文件k4-k5:物管技術部盤點表
12、 l列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
13、 m列為財務部檔案(財務部歷年憑證)
14、 n列為財務部檔案n1:財務部歷年財務報表n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計業(yè)務約定書、稅務局 與外經(jīng)委等單位來函、其它資料n3:再投資退稅審核資料、公司注銷資料、利潤再投資相關資料、審計報告 、評估報告、驗資報告等n4:銀行資料n5:增加注冊資本相關資料、投資方名稱變更相關資料
四、 檔案存放要求檔案文件根據(jù)內容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時間及借閱時間的記錄。存放在檔案盒內的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標明名稱,便于查找。
五、 檔案室的清理要求檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、 其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
第15篇 物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（12）
物業(yè)公司檔案管理規(guī)定(十二)
(一)總則
公司實行“統(tǒng)一領導,各負其責。分級歸檔,集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成,能反映公司日?；顒?業(yè)務往來,重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定,定期向本部門移交,在一個工作周期內自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
(二)管理機構和崗位職責
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負責制。公司設立檔案室,行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門,復制各部門計算機內所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份,到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負責人,各部門指定一名工作人員為兼職檔案員,經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責是,掌握國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài),做好信息的傳達工作,根據(jù)國家有關的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領導的指示及時調整公司的管理制度;檢查、指導和督促各部門的檔案工作,組織對有關人員的培訓。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。保證檔案的齊全完整,并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
(三)歸檔范圍
1、各類請示,報告,會議紀要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書,
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄,
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況,
6、外出考察、調查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料),
7、企業(yè)負責人,名單,及人選情況,
8、合同、章程,
9、向上級單位上報的報告書及批復,
10、有關部門出具的證明制將:
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件),
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內容文稿,
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電,
15、歷年工作總結,
16、年度預算報告;
(四)立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則,項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后,經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋,隨時積累材料。
對每年年度內各部門形成的文件材料立卷、歸檔,上交辦公室后,辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。
(五)管理與利用
1、公司辦公室應建立檔案的統(tǒng)計登記表,完善借閱制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固,并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設施。定期檢查檔案曲保管情況,對破損或變質的檔案應及時修補和復制。
3、檔案管理人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要,編日常管理與查詢系統(tǒng),編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,力求查找方便,調卷迅速準確,積極為一線部門提供服務。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交,交接取方根據(jù)移交目錄清點核對,并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份,交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時,應及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關規(guī)定,列出清單,部門經(jīng)理作為監(jiān)交人,負責清點核對檔案的移交工作。
辦公室應根據(jù)保管期限的規(guī)定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案應在本單位主管領導主持下,由檔案部門和有關業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。鑒定結束后應自本單位領導提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案,要登記造冊,經(jīng)本單位領導審批后方可銷毀。銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
(六)考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中,歸為已有,不按要求立卷、歸檔、上交者,辦公室應寫出書面報告,上報公司領導做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者,將視情節(jié)輕重,給子處理,問題嚴重的,按照《中華人民共和國檔案法”》有關規(guī)定處理。
對于完成好的部門和個人,公司將予以表彰和獎勵。
(七)其它
其它檔案,參照國家檔案局頒發(fā)的有關規(guī)定執(zhí)行。
