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第1篇 文件管理規(guī)定范本
1. 范圍
1.1本規(guī)定規(guī)定了本工程監(jiān)理項目部文件資料管理方法和基本要求。
1.2本規(guī)定適用于本工程監(jiān)理項目部文件資料管理工作。
2. 引用文件和術語
山東誠信工程建設監(jiān)理有限項目部《工程檔案管理規(guī)定》及《文件控制程序》。
3. 職責
3.1總監(jiān)理工程師
3.1.1組織編寫項目監(jiān)理部文件管理規(guī)定,指定信息管理員專職負責監(jiān)理文件資料管理工作。
3.1.2明確監(jiān)理信息流程。
3.1.3主持整理工程項目的監(jiān)理資料。
3.2專業(yè)監(jiān)理工程師
負責本專業(yè)監(jiān)理資料的收集、匯總及整理,積極配合信息管理員做好本專業(yè)文件資料的管理工作。
3.3、信息管理員
3.3.1根據(jù)項目監(jiān)理部文件資料管理規(guī)定,實施文件資料的具體操作管理。
3.3.2各類文件應編號、登記,建立文件臺帳,對本工程建設期間上級下發(fā)的文件、隨工程進展形成的監(jiān)理部文件及相關資料的收、發(fā)、標識及歸檔、保存工作進行管理。
3.3.3各類文件應分卷存檔,文件與分卷目錄排序相符,編號與目錄序號一致,便于查找和檢索。
4. 文件控制
4.1項目監(jiān)理部文件的編號規(guī)則應參照《文件控制程序》中相關規(guī)定,結合監(jiān)理現(xiàn)場實際予以制訂。
4.2在工程建設全過程中形成的有關文件資料,都應統(tǒng)一建立存放目錄,及時將文件資料分類存放,進行集中收、發(fā)和存放管理。
4.3在獲得各種文件資料之后,首先要對資料進行登記,建立監(jiān)理文件資料的完整記錄。項目監(jiān)理部對往來文件要建立記錄臺帳,臺帳應有“往來文件名稱、文件編號、接收人姓名、接收日期、是否需要對方反饋及反饋時間”等內容。
4.4安全監(jiān)理文件的內容:
4.4.1國家有關法律法規(guī)。
4.4.2工程建設期間上級下發(fā)的有關安全監(jiān)理工作文件、通知等。
4.4.3項目監(jiān)理部制訂的安全監(jiān)理實施細則,安全監(jiān)理工作總體計劃,安全監(jiān)理規(guī)定,監(jiān)理部環(huán)保策劃,監(jiān)理部安全教育培訓、安全技術交底計劃,監(jiān)理部應急預案,危險點分析及預控措施等。
4.4.4安全監(jiān)理工作方案、措施。
4.4.5 安全監(jiān)理月份工作計劃。
4.4.6電力建設工程職工傷亡事故月(年)報表,安全信息周報,安全事故檔案。
4.4.7整改通知單、工作聯(lián)系單及施工項目部的回復單。
4.4.8各施工階段監(jiān)理部的安全教育培訓、安全技術交底及考試。
4.4.9監(jiān)理部安全監(jiān)理工作便函通知。
4.4.10監(jiān)理部安全工作例會紀要、監(jiān)理部安全活動記錄。。
4.4.11監(jiān)理部對施工單位安全檢查、評價,監(jiān)理部安全檢查通報。
4.4.12安全監(jiān)理工作總結、匯報等文件。
4.5項目監(jiān)理部信息員應建立定期盤點機制,定期檢查文件的關閉情況,對未關閉文件及時進行跟蹤關閉。
4.6項目監(jiān)理部發(fā)出文件應主題明確、用詞準確、嚴謹;編、審、批簽字齊全,標識明確。對于項目監(jiān)理部負責組織的安全工作等會議,由項目監(jiān)理部組織整理會議紀要,紀要內容要做到真實,規(guī)范,參與各方簽字確認后按程序分發(fā)。
4.7對上級下發(fā)的安全監(jiān)理文件經(jīng)總監(jiān)簽閱,安全監(jiān)理工程師根據(jù)文件精神及總監(jiān)的意見提出落實要求,對上級來文一日內送達或以傳真方式發(fā)(傳)至施工單位項目部、監(jiān)理組。
4.8為防止日常查閱造成文件混亂,定期對安全監(jiān)理工作文件進行整理、核查,確保文件的完整、有序。
第2篇 工程部資料文件管理規(guī)定
工程部資料與文件管理規(guī)定
1、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴格按照iso9001規(guī)定的管理程序進行。
2、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責任的可追溯性,如出現(xiàn)追溯性不強或資料上分不清責任的情況,資料管理人員與相應工作環(huán)節(jié)的負責人員對資料工作和資料反映的相關工作環(huán)節(jié)負全責。
3、工程部的工程資料與文件必須具有真實性、準確性和及時性,如出現(xiàn)資料失真或不準確、不及時的情況,資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負責人和相關環(huán)節(jié)的負責人對該工作負全責。
4、工程部按月、季度、年度和以工程項目為單位對工程資料進行檢查,并將檢查結果納入績效考核。
第3篇 z物業(yè)常規(guī)服務文件管理規(guī)定
1.0 目的
規(guī)定物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司常規(guī)服務文件的編寫、上報、審批程序,對常規(guī)服務文件的編制、審批、發(fā)放等全過程進行控制,確保物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司所使用的常規(guī)服務文件的有效性。
2.0 適用范圍
適合于物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司常規(guī)服務文件的控制。
3.0定義
常規(guī)服務文件是指企業(yè)服務標準、各項目等級服務標準、物業(yè)管理部檢查標準、各地物業(yè)公司職能部室檢查標準及各項目作業(yè)指導書及物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的檢查通報。
4.0 職責
4.1、物業(yè)管理部負責物業(yè)公司企業(yè)常規(guī)服務標準(例如__物業(yè)企業(yè)等級服務標準、各項目等級服務標準)的編制審核,負責物業(yè)管理部對各地物業(yè)公司常規(guī)服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,負責組織各地物業(yè)公司對常規(guī)服務文件進行適宜性評審。
4.2、各地物業(yè)公司:
4.2.1各地物業(yè)公司經(jīng)理負責本公司職能部室的常規(guī)服務檢查標準及管轄項目各專業(yè)作業(yè)指導書的審批。
4.2.2各地物業(yè)公司的職能部室負責對所轄項目常規(guī)服務檢查的檢查標準、檢查通報的編制審核,組織所轄項目對作業(yè)作業(yè)指導書進行適宜性評審。
4.2.3各項目負責本項目內各專業(yè)作業(yè)指導書的編制、審核、修訂、管理。
5.0常規(guī)服務文件的分類及編號
5.1 常規(guī)服務文件分類
5.1.1 按照文件作用分:__物業(yè)常規(guī)服務文件分為服務標準、檢查標準、作業(yè)指導書及檢查通報。
服務標準分為__物業(yè)企業(yè)等級服務標準和各項目等級服務標準。
檢查標準分為物業(yè)管理部檢查標準和物業(yè)公司檢查標準。
作業(yè)指導書即各項目的常規(guī)服務操作性文件。
檢查通報是指物業(yè)管理部及各地物業(yè)公司職能部室常規(guī)服務檢查的檢查通報。
5.1.2 按照編制部門分為:常規(guī)服務文件分為物業(yè)管理部常規(guī)服務文件、物業(yè)公司常規(guī)服務文件及各項目常規(guī)服務文件。
物業(yè)管理部常規(guī)服務文件有服務標準、檢查標準和檢查通報。服務標準包括__物業(yè)企業(yè)等級服務標準、各項目等級服務標準。
物業(yè)公司常規(guī)服務文件有物業(yè)公司各職能部室常規(guī)服務檢查標準、檢查通報。
各項目常規(guī)服務文件有項目作業(yè)指導書,包括項目管理規(guī)定及各專業(yè)組作業(yè)指導書。
5.2常規(guī)服務文件編號
5.2.1 服務標準編號規(guī)定
a)文件類別服務標準為(a);文件級別:分為1-4級,如果是整體企業(yè)標準(q),如果是項目的服務標準為項目名稱代碼,如廊坊阿爾卡迪亞(la),廊坊錦繡(lj),廊坊群星(lq),霸州阿爾卡迪亞(ba),滄州麗水(cl),蚌埠阿爾卡迪亞(ba),南京水榭(ns),南京方州(nf)…,如果是單項服務標準為專業(yè)名稱代碼/等級號,如綜合管理類一級標準(gl/1),安防類二級標準(af/2),環(huán)境類三級標準(hj/3),維修類四級標準(w_/4);文件序號為發(fā)放號和年號的組合,分別取兩位有效數(shù)字-01__、02__、03__…,其中__代表發(fā)放年號2005年計為05,2006年計為06,以此類推。
b) 服務標準編號圖示
rswy- a-___-____
文件序號
文件級別
文件類別
即:rswy-a-文件級別-文件序號。
例如:__物業(yè)企業(yè)等級服務標準,2005年第1號,文件編號為:rswy-a-q-0105;__物業(yè)廊坊錦繡等級服務標準,2005年第2號,文件編號為:rswy-a-lj-0205;__物業(yè)安防類一級服務標準,2005年第3號,編號為:rswy-a-af/1-0305。
5.2.2 檢查標準編號規(guī)定
a)文件類別:檢查標準為(b);使用部門為物業(yè)管理部(wg)或__物業(yè)公司(地點代碼,如lf、cz、bb、nj);檢查類別,如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w_);文件序號同上;
b)檢查標準編號圖示:
rswy-b-___-___-____ 文件序號
使用部門
檢查類別
即:rswy-b-檢查類別-使用部門-文件序號。
例如:物業(yè)管理部綜合管理類檢查標準,2005年第1號,編號為:rswy-b-gl-wg-0105;廊坊物業(yè)公司環(huán)境類檢查標準,2005年第2號,編號為:rswy-b-hj-lf-0205。
5.2.3 檢查通報編號
a)文件類別:檢查通報為(c);
如果編制部門為物業(yè)管理部(wg);發(fā)放對象為__物業(yè)公司,廊坊物業(yè)公司(lf),滄州物業(yè)(cz),南京物業(yè)公司(nj),蚌埠物業(yè)公司(bb);文件序號同上。
b)編號圖示:
rswy-c-___-____
文件序號
發(fā)放對象
編制部門
即:rswy-c-發(fā)放對象-序號。
備注:如果編制部門為__物業(yè)公司(__rswy),廊坊__物業(yè)(lfrswy)、南京__物業(yè)(njrswy)、滄州__物業(yè)(czrswy)、蚌埠__物業(yè)(bbrswy)等;發(fā)放對象省略,其它不變。即:__rswy-c-序號。
例如:物業(yè)管理部對滄州物業(yè)公司的檢查通報, 2005年第5號,編號為rswy-c-cz-0505;廊坊物業(yè)公司檢查通報,2005年第5號,編號為lfrswy-c-0505.
5.2.3 作業(yè)指導書編號
a)文件類別:作業(yè)指導書編號為d,一般省略;使用部門為__物業(yè)公司__管理處,廊坊物業(yè)公司錦繡管理處(lj),阿爾卡迪亞管理處(la),…;專業(yè)類別如綜合管理類(gl),安防類(af),環(huán)境類(hj),維修類(w_);文件序號為發(fā)放號,取阿拉伯數(shù)字的位有效數(shù)字-01、02、03…;
b)作業(yè)指導書編號圖示:
rswy-___-___-__ 文件序號
專業(yè)類別
使用部門
即:rswy
-使用部門-專業(yè)類別-文件序號。
例如:廊坊物業(yè)公司錦繡管理處綜合管理類作業(yè)指導書,2005年第1號,編號為:rswy -lj-gl-0105;滄州物業(yè)公司麗水花庭管理出環(huán)境類作業(yè)指導書,發(fā)放號為2,編號為:rswy-cl-hj-0205。
5.2.4物業(yè)管理部、各地物業(yè)公司的除常規(guī)服務的行政類文件不屬本規(guī)定的范圍,可自行編號。
6.0 物業(yè)常規(guī)服務文件的控制
圖示1:
編制 審核 審批
服務標準 物管部 物管部 地產/控股
物管部檢查標準/檢查通報 物管部 物管部 物管
物業(yè)公司檢查標準/檢查通報 職能部室 職能部室 物業(yè)公司經(jīng)理
作業(yè)指導書 項目 項目 物業(yè)公司經(jīng)理
6.1 常規(guī)服務文件的編寫
6.1.1 新的服務內容產生時需要編制,如接管項目,服務內容增加等。
6.1.2 編寫原則:誰使用誰編寫。
6.1.3 按照圖示1的職責劃分編寫責任區(qū)內的常規(guī)服務文件。
6.1.4 項目內各專業(yè)組作業(yè)指導書的編制責任人為各專業(yè)組主管。
6.2 常規(guī)服務文件的審核與審批
6.2.1 審核與審批原則:編寫者的上級進行審核,審核者的上級進行審批。
6.2.3 按照圖示1的職責劃分審核與審批責任區(qū)內的常規(guī)服務文件。
6.2.3常規(guī)服務文件報送必須填寫《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》;所有在用常規(guī)服務文件,組織部門應組織編制部門主管對文件進行適時評審,確定文件是否進行修改,予以修改則按本規(guī)程5.4條款更改。
6.2.4編制部門主管將文件草案和《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》報送。審批人員對文件進行審批。若文件審批通過,則執(zhí)行5.3條款,當組織部門與編制部門不是同一部門時應將審批后的文件報送組織部門;若審批不通過,則應對文件進行修改,并重新依據(jù)文件的審批程序進行。
6.3 文件的發(fā)布
6.3.1 服務標準、物業(yè)管理部檢查標準、檢查通報的發(fā)放
a)物業(yè)管理部將審批后的文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復印所需份數(shù),并標注發(fā)放號。
b) 物業(yè)管理部相關人員依據(jù)《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
6.3.2 物業(yè)公司檢查標準、檢查通報的發(fā)放:
a)物業(yè)公司編制人員將通過審批的文件草案傳送至本部門資料員,并標注發(fā)放號。.
b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報送物業(yè)管理部備案。
6.3.3 作業(yè)指導書的發(fā)放
a)項目編制人員將通過審批的文件草案傳送至本項目資料員,并標注發(fā)放號。
b)資料員按規(guī)定對該文件進行編目,確定發(fā)放范圍及數(shù)量,打印/復印所需份數(shù)。
c)資料員根據(jù)要求的發(fā)放范圍發(fā)放,并填寫《發(fā)文登記表》。
d)要求報送物業(yè)管理部及該項目所屬物業(yè)公司備案。
6.4 常規(guī)服務文件更改流程
6.4.1更改
常規(guī)服務文件若核查不符合而需要更改時,需更改部門/人員將修改詳細內容填制《物業(yè)常規(guī)服務文件變更通知單》,若有必要,則應填寫修訂理由。
6.4.2審批
參見本規(guī)定5.2.1條款,應填制《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》。如果審批未執(zhí)行5.2.1條款,受委托部門應得到相應的背景材料。
6.4.3 更改常規(guī)服務文件的發(fā)布
修訂部門將通過的草案及《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》按照5.3.1的要求傳遞給相關部門相關人員,其依據(jù)《發(fā)文登記表》發(fā)放范圍/數(shù)量,打印/復印所需份數(shù),并標注發(fā)放號,修訂文件按《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》打印修訂標識。
發(fā)放標明修改狀態(tài)的新文件,同時收回失效版本舊文件,并填制一頁新的《發(fā)文登記表》,舊的相應《發(fā)文登記表》妥善保管。
6.4.4 文件發(fā)放人員保存《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》,說明現(xiàn)行文件的修改狀態(tài),利于管理。
6.5 常規(guī)服務文件作廢流程
6.5.1若核查不適宜而需作廢時,編制部門/人員需向審批部門/人員提請作廢,并標注原因。
6.5.2作廢實施
主管部門按照5.2.1條款將通過作廢申請的常規(guī)服務文件傳遞給該文件的發(fā)放部門相關人員,由其依據(jù)《發(fā)文登記表》,收回所有原已下發(fā)的該作廢文件。
6.5.3 作廢受控文件的處置
a)發(fā)放新文件并及時收回失效或作廢文件。標注作廢標記,防止繼續(xù)使用。
b)作廢或失效文件若歸檔保存, 相關人員應在失效文件上標注作廢標記,單獨保存;若作廢文件不歸檔,相關人員填寫《檔案銷毀清單》,部門主管/經(jīng)理審核后立即予以銷毀。
6.6 常規(guī)服務文件管理要則
6.6.1 各部門負責人應妥善保存文件,注意保持整潔,不得擅自涂改、外借。
6.6.2 未經(jīng)授權,公司任何人不得私自復印/打印受控文件。
6.6.4 文件使用中損壞、丟失,責任人應提交書面報告,經(jīng)發(fā)放部門批準發(fā)放新文件。
7.0 附件
7.1 《物業(yè)常規(guī)服務文件清單》
7.2 《物業(yè)常規(guī)服務文件審批單》
7.3 《發(fā)文登記表》
7.4 《物業(yè)常規(guī)服務文件變更通知單》
7.5 《檔案銷毀清單》
物業(yè)常規(guī)服務文件清單
序號:
序號 發(fā)放號 文件名稱 編號 備注
物業(yè)常規(guī)服務文件審批單
文件名稱 編號
文件編寫概述:編寫負責人簽字: 日期:
審核人/部門意見: 簽名: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
發(fā)文登記表
序號:
序號 文件名稱 編號 分發(fā)號 發(fā)放部門 簽收 日期 份數(shù) 備注
物業(yè)常規(guī)服務文件變更通知單
序號:
文件名稱 編號
更改位置及原由:
更改后內容:受此影響引起的其他更改文件名稱:
申請人: 日期:
審批人/部門意見: 簽名: 日期:
備注:
檔案銷毀清單
序號:
第4篇 交工技術文件管理規(guī)定
1范圍
本標準規(guī)定了交工技術文件從策劃到填寫、檢查、簽證、整理、交接直至歸檔全過程的管理要求。
本標準適用于工程項目交工技術文件的管理。
2總則
為明確交工技術文件形成的過程及各相關環(huán)節(jié)之間的關系，特制定本標準。
3 規(guī)范性引用文件
《吉林省建筑工程施工技術資料標準》
煉油化工建設項目(工程)交工技術文件
《建筑安裝工程質量檢驗評定標準》
《工業(yè)安裝工程質量檢驗評定標準》
4術語和定義
本標準采用了下列術語:
4.1交工技術文件
交工技術文件是指從工程開始施工到工廠全部裝置預試車完成，移交給建設單位的技術文件。
4.2項目工程：指在一個總體設計或初步設計范圍內，由一個或若干個互相有內在聯(lián)系的單項工程所組成的建設項目。
4.3單項工程：是建設項目的組成部分，具有獨立設計文件，建成后能夠發(fā)揮生產能力或效益的生產裝置（車間）或獨立工程，也可稱為“裝置”。
4.4單位工程：指單項工程中，具有獨立施工條件或獨立使用功能的工程。在石化總公司建設項目中，“單位工程”與“單元名稱”相對應；在化工項目中與“工號”相對應。
4.5中間交接
中間交接是指單位工程按設計文件所規(guī)定的范圍完成，并經(jīng)管道系統(tǒng)和設備的內部處理，電氣和儀表調試及單機試車合格后，與建設單位所做的交接。
4.6工程交接
工程交接是指工廠全部裝置在予試車完成后，施工單位和建設單位按規(guī)定內容所做的交接。
5管理內容與要求
5.1 交工技術文件的管理流程（見附圖）
5.2 交工技術文件的策劃
5.2.1 明確交工技術文件的執(zhí)行標準。由公司市場開發(fā)部在與建設單位簽定的工程承包合同中規(guī)定。當建設單位無明確表示時，應在合同中規(guī)定“交工技術文件按工程總承包單位的規(guī)定執(zhí)行”。
5.2.2劃分工程項目的單位工程，規(guī)定施工單位，統(tǒng)一編號。該項工作由項目部在確定完施工單位的基礎上，以文件形式下發(fā)給施工單位及有關部門，在工程開工后兩個月以內完成。
5.2.3 下達立卷分冊的要求。 根據(jù)單位工程的劃分，在征得建設單位同意的基礎上，項目部負責立卷分冊，正式打印下發(fā)。
5.2.4 確定交工技術文件模式。根據(jù)合同規(guī)定，項目部從交工技術文件模式中選定本工程應用的交工技術文件標準，以文件形式下發(fā)。
5.3 工程技術文件的形成和同步積累
5.3.1 施工單位技術人員是交工資料形成的直接責任人，對交工基礎資料的形成和同步積累負直接責任。
5.3.2 項目部工號技術負責人是交工技術文件的主要負責人員，對交工技術文件的形成和同步積累負主要責任。
5.3.3 項目部施工經(jīng)理是交工技術文件工作的直接領導者和組織者，對交工技術文件工作負全責。
5.3.4 施工單位技術人員將分項工程質量自檢記錄做為技術交底的一部分下達施工班組和其它責任人員，他們按照各自的要求分別實施和簽證，完成后返回工號技術負責人。工號技術負責人進行整理、核定和簽證，在分部工程完工后交項目部工號技術負責人。
5.3.5 設計變更和技術簽證（技術聯(lián)系單）由資料員領回建帳，發(fā)放到項目部工號技術負責人實施并下達到施工單位執(zhí)行，同時收集作為交工技術文件。
5.3.6 材料、零部件質量證明書由材料供應部門設專人管理，在材料進入施工現(xiàn)場的同時，向技術人員提供合格的足夠數(shù)量的證件。本工程專用的材料、零部件，合格證原件應交項目部工號技術負責人放入交工技術文件正本，供應部門留復印件。各工程共用的材料、零部件合格證原件存供應部門，復印件交工，但復印件要標明原件在何處，并加蓋經(jīng)手人印章和抄件專用章。
5.3.7 設備和備品配件質量證明書由設備工程師提供，合格證原件放入交工技術文件正本。
5.3.8 交工技術文件隨著工程進度逐步形成，資料必須與工程同步，各級簽證應在施工項目完成后隨即進行。工號技術負責人要注重工程隱蔽記錄和聯(lián)合簽證的及時性。
5.3.9 分部分項工程質量檢驗評定完成后，由工號技術負責人存查或并入交工技術文件。單位工程質量評定經(jīng)上級主管部門核定后，由項目部質檢工程師將工程質量評定表等送交交工技術文件相關卷冊的組卷責任人整理成冊。
5.3.10 竣工圖由項目部組織編制，必須做到齊全準確?？⒐D要做到與設計資料、隱蔽工程記錄和工程實際情況“三對口”，同時填寫竣工圖編制記錄。
5.4 交工技術文件的整理
5.4.1 項目部工號技術負責人負責交工技術文件的整理工作，凡屬交工技術文件范疇的各種資料，均由各有關部門和責任人員交工號技術負責人整理。
5.4.2 為使技術文件管理清晰，防止混亂和遺漏，各項技術文件都要分門別類整理保管，每類宜分別填寫文件目錄，每加入一份，隨時將其名稱填在目錄中。
5.4.3 交工技術文件的順序由公司技術質量部在交工技術文件的組成模式中加以規(guī)定。
5.5 質量經(jīng)理
5.5.1 項目部質量經(jīng)理組織本工程項目交工技術文件的審查工作，對交工技術文件的質量負責。
5.5.2 交工技術文件的最終審查，在收集齊項目的全部交工資料和完成竣工圖編制后，由項目經(jīng)理統(tǒng)一組織終審。
5.6 交工技術文件的送審和交接簽證
5.6.1 交工技術文件經(jīng)終審后，由項目部邀請建設單位和質量監(jiān)督站進行予審。
5.6.2 予審提出的問題由項目部整改，整改完成后項目部提出整改報告給建設單位、檢查部門。
5.6.3 交工技術文件審查通過后，按規(guī)定進行正式裝訂。
5.6.4 裝訂結束后，項目部將交工技術文件正式移交給建設單位驗收簽證。
5.7 對于外包工程，根據(jù)“誰分包，誰負責”的原則，由發(fā)包的單位全權負責交工技術文件工作。
5.8 交工技術文件的歸檔
項目部負責交工技術文件的外部簽證工作。簽證完成后，項目部負責將交工技術文件副本送公司檔案室存檔。
6 本標準產生的質量記錄
a. 交工技術文件；
b. 存查資料；
c. 交工技術文件立卷分冊目錄；
c. 竣工圖編制記錄；
d. 交工技術文件最終審查簽證表；
e. 科技檔案移交清冊。
7 附錄
a. 交工技術文件立卷分冊目錄；
b. 竣工圖編制記錄；
c. 交工技術文件最終審查簽證表；
第5篇 電腦盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、 各部門電腦有專人專用責任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、 公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、 公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、 電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、 公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。
6、 各部因業(yè)務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、 公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、 各部如須調閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、 未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、 各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、 對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、 因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復制于新盤,原盤編號不變。
13、 電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、 電腦程序員有責任對公司電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運作負責,如遇電腦發(fā)生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經(jīng)理,并及時與供應商取得聯(lián)絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、 與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、 設備使用范圍
(1) 禁止在驅動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
⑶ 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規(guī)定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務用途不得私自上網(wǎng)。
17、 個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、 下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第
1、
16、 17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。
第6篇 技術文件管理規(guī)定辦法
技術文件管理規(guī)定【1】
1.技術文件分為“受控”個“非受控”文件兩大類。
“受控”文件指與質量管理體系運行的有關文件。
2.文件的更改須填寫《文件更改申請單》由負責人簽字后方可更改并標識,文件更改幅度較大時,予以換版。
換版文件下發(fā)后,必須將原文件由行政部收回,以保證使用有效版本。
3.文件領用者,因文件丟失或者損壞需要領用新文件時,到行政部填寫《文件處理單》,經(jīng)常務副總審核、批準后方可領用。
4.文件管理者、文件持有者要派專人管理文件,并保持文字清晰,外來借閱者需填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)常務總經(jīng)理批準后方可借閱。
5.作廢文件銷毀時,由該部門填寫《文件處理單》,由總經(jīng)理審核、批準后統(tǒng)一銷毀。
需要留用的加蓋“作廢留用章”后方可保留。
6.質量記錄的格式和內容由使用部門設計,行政管理部門審查批準,統(tǒng)一編號控制。
質量記錄表需要更改時,仍由原審批部門審批。
7.質量記錄填寫:要求個部門質量記錄填寫人員在填寫時要及時、完整、自己清楚、數(shù)據(jù)準確、使用中性筆或者圓珠筆筆填寫。
質量記錄原則上不準更改,如有失誤或者計算錯誤時,在改動處劃改并簽名。
8.質量記錄的借閱:外來人員借閱質量記錄經(jīng)常務副總批準后辦理借閱手續(xù)借閱,公司人員經(jīng)行政部部長批準后,辦理借閱手續(xù)。
9.質量記錄的管理和保存:質量記錄由本部門制定專人負責保管,注意防潮、防腐、防盜、防火、防蛀、保存期按《質量記錄清單》的要求實施。
10.各類質量記錄由各部門指定專人手機、整理分類并裝訂,行政部負責歸檔并規(guī)定期限保存。
11.質量記錄銷毀:對于超過保存期的質量記錄,由行政部和使用部門負責簽字,包常務副總審核批準后,進行銷毀并填寫《質量記錄銷毀清單》,需要保留的記錄加蓋“作廢保留”章后由行政部統(tǒng)一保存。
12.行政部對質量記錄的填寫和使用情況進行檢查。
并留有記錄,填寫《監(jiān)督檢查記錄》,發(fā)現(xiàn)問題及時進行糾正。
技術文件管理制度【2】
技術文件是指公司的產品設計圖紙,各種技術標準、技術檔案和技術資料。
一、技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的技術依據(jù),必須加強管理,切實做好各種技術文件的登記、保管、復制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作。
保證技術文件的完整,準確清晰、統(tǒng)一等。
二、技術文件的制訂,按各有關管理細則及有關技術標準及資料執(zhí)行。
并嚴格執(zhí)行逐級會審,會簽制度。
三、技術文件的修改必須按級、按各職能部門的業(yè)務分管范圍執(zhí)行。
四、技術文件修改前,負責修改部門要提出修改理由及具體內容,交有關領導審批。
五、修改后的技術文件必須重新履行會審、會簽及批準手續(xù),填發(fā)更改通知書。
六、公司的技術文件均由技術資料室管理,技術部門負責領導。
七、各有關單位應有兼職的技術資料管理員,負責此項工作。
八、技術文件任何部門、個人不得擅自復制,因工作需要必須復制時,經(jīng)主管領導批準,辦理一定的手續(xù)后方可復印。
九、公司的技術文件均由技術資料室管理,技術部門負責領導。
十、各有關單位應有兼職的技術資料管理員,負責此項工作。
十一、技術文件任何部門、個人不得擅自復制,因工作需要必須復制時,經(jīng)主管領導批準,辦理手續(xù)后方可復印。
第7篇 大廈物業(yè)客服部文件管理制度規(guī)定
大廈物業(yè)客服部文件管理制度及規(guī)定
1、制度
1.1客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。
1.2文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。
1.3任何人員借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不準散播其內容,未經(jīng)總經(jīng)理批準,不準翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的,他人無權翻閱,保管人員也不準,禁止將這些資料擅自給他人過目。
1.6文件資料等要進行字母順序還是按內容、按時間等形式分類,其目的都要使查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
1.7要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)總經(jīng)理批準可做銷毀處理。
1.8文件具有較強的嚴肅性和權威性,一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。
1.9文件一經(jīng)領導簽發(fā),任何人不得擅自更改。
1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時、準確、安全。
1.11各部門對需要辦理的文件,應當認真辦理,不得延辦、誤辦或推諉,對辦理完畢的文件,承辦人應填寫結果和報告。
2、規(guī)定
為加強文件管理,準確傳遞文件,提高辦公效率,特制定本規(guī)定。
2.1外部來文的有關規(guī)定:
⑴各上級機關、政府部門及其他單位來文,統(tǒng)一由辦公室簽收;
⑵對收到的外來文件,應及時進行分類、登記和分發(fā)傳遞;
⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;
⑷根據(jù)總經(jīng)理批示,逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;
⑸根據(jù)總經(jīng)理批示,送達文件辦理部門,并催促辦理;
⑹承辦過程中若有疑問,應及時請示,報告解決;
⑺文件閱畢或辦畢,閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告,連同原文退回秘書處存檔。
2.2對外行文有關規(guī)定:
⑴部門對外的報告、請示和業(yè)務事項聯(lián)系的文件,均必須送總經(jīng)理審閱后,方可外發(fā)。
⑵對外行文,領導批轉后,原件由部門文員留存、歸檔。
⑶對外行文,統(tǒng)一由部門文員負責進行編號、登記和外發(fā)事項。
2.3內部行文
2.3.1公司內部一般性業(yè)務往來文件(包括聯(lián)絡單),由各部起草,部門經(jīng)理簽閱。
2.3.2公司內部文件(包括聯(lián)絡單),由各部收集、存檔和保管,必須保證完整性及連續(xù)性,以便備查。
2.4不論外部行文或內部行文,一律由秘書、文員、內勤傳遞。
第8篇 機要文件管理規(guī)定范文
第一條文件的接收。收到文件后及時檢查、核對,在收文登記薄上分類詳細登記,并注明密級。
外出參加會議人員應將帶回的文件交機要室統(tǒng)一登記管理。
第二條文件的保管。機要文件必需存放在保險柜中,由專人保管。去省委領取或消退文件應有專車接送,嚴防丟失。
第三條文件的傳閱。機要文件由機要人員直接呈送。閱文者應及時閱示,并于當日退回機要室,不得橫傳,不得留存文件。
第四條文件的借閱。借閱機要文件應當履行登記手續(xù),閱文和傳達文件要嚴格按規(guī)定的范圍,不得擴大,不得將文件帶入無關場所,不得攜帶機要文件順便辦理私事,文件用后及時歸還。省軍級文件一律不外借。
第五條文件的復制。嚴格執(zhí)行上級部門復制國家秘密載體的管理規(guī)定。復制機要文件要履行審批手續(xù)。絕密級文件一律不得復制。其它文件復制必須經(jīng)分管領導批準。復制的文件視同原件管理。
第六條文件的清退。省軍級、地市級文件每年按要求到上級發(fā)文單位進行清退,其它機要文件要認真填寫_中央、省委文件清退情況統(tǒng)計表,上報發(fā)文單位。
第七條文件的立卷、歸檔。按照檔案法和相關規(guī)章制度及學校檔案工作的規(guī)定和要求,及時分類立卷、歸檔,并辦理相關手續(xù)。
第八條文件的銷毀。各單位(部門)需要銷毀的文件資料交機要室統(tǒng)一辦理銷毀手續(xù),禁止把文件、內部資料當廢品出售。由機要秘書填寫“文件銷毀單”,經(jīng)學校辦公室負責人簽批后方可送到省保密部門指定的文件銷毀站處理,必須2人押送,實行監(jiān)銷。
第九條文件的檢查。借出的文件及時檢查、催還。每學期末對外借文件進行一次檢查催還工作,如發(fā)現(xiàn)有丟失文件情況,及時上報校保密委員會。
第9篇 電腦u盤文件管理規(guī)定
為規(guī)范公司所有電腦設備的使用和電腦u盤文件的管理,使公司電腦設備有序化、合理化、規(guī)范化循進,特制定如下規(guī)定:
1、各部門電腦有專人專用責任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調用、拷貝其中文件、資料,嚴禁泄露公司機密。
2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。
3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。
4、電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內做好u盤備份,并在'文件打印登錄本'中詳細登記該文件的標題、目錄名、u盤號、打印日期等。
5、公司各部門在做好u盤備份后,連同所有原本由各部門保管的u盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。
_財務部之u盤由財務電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經(jīng)理知會,不得泄露公司機密。
6、各部因業(yè)務特性,而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫'密碼設置申請單'向公司提出申請,被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。
7、公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。
8、各部如須調閱已由管理部歸檔并已設置密碼的u盤資料時,應書面提出申請,調閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。
9、未經(jīng)許可不得將公司的u盤文件轉借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。
10、各種耗材(u盤、色帶墨粉)應由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領用記錄,管理部將每一臺設備單獨設立檔案,記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設備移交時,由接受人、原保管人確認無誤,簽名后完成整個移交過程。
11、對于外部采購的軟件,使用人應遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負責。軟件故障排除后,按責任大小作相應的處理。
12、因使用軟件而做備份的u盤應由使用人編號,禁止帶出,該u盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復制于新盤,原盤編號不變。
13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當事人。
14、電腦程序員有責任對公司電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運作負責,如遇電腦發(fā)生故障,應詳細詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當故障原因無法確定時,應知會管理部經(jīng)理,并及時與供應商取得聯(lián)絡,最短時間使電腦恢復正常。
15、與外界交流的u盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴格禁止運行任何游戲軟件,公司u盤應與外界交流需要帶出時,應事先向管理部報告。
16、設備使用范圍
(1) 禁止在驅動器燈亮時插入、取出u盤。
(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。
(3) 下班時應切斷電源,套上'防靜電電腦保護套'。
(4) 禁止在設備電源開著時,移動設備。
(5) 電源開啟順序為:接線板→ups→顯示屏→電腦→打印機,關閉的順序相反。
(6) 打印時應使用打印紙或復印紙,禁止打印時拔紙。
(7) 禁止帶電時插、拔插頭。
(8) 共享打印機時,應按規(guī)定填制'打印登記表'
(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務用途不得私自上網(wǎng)。
17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。
18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關機。
管理部將不定期的進行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款。
第10篇 物業(yè)公司文件管理規(guī)定
1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。
2、公司任何人必須嚴格保守文件的機密。
3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達、答復、指示等,一律以文件形式進行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。
4、文件的處置必須以準確、迅速為原則,且明確責任。
5、公司文件的收發(fā)、領取和寄送,原則上由公司綜合管理部負責。
6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準確規(guī)范。
7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。
8、文件的處理
(1)由部門主管以上人員負責對文件進行審閱和進行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進行具體處理;
(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;
(3)各種關聯(lián)事項,必須與各相關部門商議后方能處置;
(4)文件的發(fā)文部門有責任督促有關部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。
如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應及時向上級匯報并請示處理意見。
9、文件的閱覽
文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉給文件的主管或下一閱覽人。
第11篇 a物業(yè)公司文件管理規(guī)定
1、全部公文歸公司所有,任何人不得私自占有。
2、公司任何人必須嚴格保守文件的機密。
3、凡重要事宜的請示、報告、匯報、傳達、答復、指示等,一律以文件形式進行,即使在緊急情況下不辦理,事后也必須以文件形式記錄下來。
4、文件的處置必須以準確、迅速為原則,且明確責任。
5、公司文件的收發(fā)、領取和寄送,原則上由公司綜合管理部負責。
6、行文必須簡明扼要,一事一議,言語措辭力求準確規(guī)范。
7、文件的起草必須征得主管同意,明確起草文件的責任人,在主管明確決定之后由起草人定稿抄寫,執(zhí)行總經(jīng)理簽字同意后方可發(fā)文。
8、文件的處理
(1)由部門主管以上人員負責對文件進行審閱和進行必要的處理,或者由其反指定下屬對文件進行具體處理;
(2)如遇重要或異常事項,必須及時與上級取得聯(lián)系,按上級指示辦理;
(3)各種關聯(lián)事項,必須與各相關部門商議后方能處置;
(4)文件的發(fā)文部門有責任督促有關部門處理文件的指定事項,以防發(fā)生延遲或停頓。如發(fā)生拖延或停頓現(xiàn)象,應及時向上級匯報并請示處理意見。
9、文件的閱覽
文件被閱覽后,閱覽者必須簽字表示閱覽完畢,如有必要,可在文件空白處簽署意見,并轉給文件的主管或下一閱覽人。
第12篇 會所公開文件管理規(guī)定
小區(qū)會所公開文件管理規(guī)定
一、會所公開文件系指會所章程、開放項目、開放時間和收費標準,各類服務項目使用規(guī)定,會所舉行活動之通知記錄等。
二、會所公開文件由客戶服務中心經(jīng)理擬定,交由公司經(jīng)營發(fā)展部審定。
三、文件須由客戶服務中心經(jīng)理簽字后對外公開。
四、客戶服務中心社區(qū)事務管理員負責文件的歸檔管理工作。
第13篇 地產公司文件管理規(guī)定
地產有限公司文件管理規(guī)定
為使我司的文件管理更加規(guī)范化,制度化,科學化,在行政管理過程中,形成具有法定效力和規(guī)范體式的文書,特制定本管理規(guī)定。
一、文件處理
1、發(fā)文程序
1)發(fā)文程序是指以本公司名義制發(fā)文件的過程,包括:草擬、擬辦、審批、簽發(fā)、用印、登記、下發(fā)。
2)公司各部門草擬的文件,要求情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。
2)草擬文件部門,對涉及其他部門職權范圍內的事項,應先協(xié)商取得一致意見后方可行文。
4)草擬文件部門按照公司文件格式排版、字號進行打印,經(jīng)分管領導復核后,送行政部做文件處理。
5)行政部秘書將草擬文件登記編號,送交行政副總提出擬辦意見,由公司總經(jīng)理審批。
6)對審批后的文件由行政秘書負責簽發(fā)、用印、下發(fā)。
2、收文程序
1)凡外來公文信件由行政部統(tǒng)一收拆(親收件除外)由秘書進行編號、登記。收文登記當日送公司行政部副總提出擬辦意見,并送公司總經(jīng)理批示。
2)根據(jù)公司領導批示,由行政秘書及時送有關部門閱辦,急件隨到隨辦,不可過夜。
3)承辦部門收到交辦公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉,對不屬本部門及職權范圍辦理的文件,應及時退回行政部門并說明理由。
4)行政秘書對收文負責跟蹤催辦。
二、文件歸檔
1、處理完的外來文件及本公司文件,應按規(guī)定及時整理、歸檔,加強保管。檔案分為文書檔案、工程技術檔案、人事檔案、財務檔案、實物檔案等五類。(詳見公司檔案分類表)
2、公司各部門文檔,由專人負責管理,按類別存放,第二年一月經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔,要求在二月底以前全部裝訂完畢。
3、公司行政部是檔案管理工作的主管部門,負責定期培訓監(jiān)督。檢查各部門的檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
4、各部門負責檔案的專管員必須做到:
1)借閱檔案必須履行登記手續(xù),借期不得超過兩周,到期必須返回,屬實需要,辦理續(xù)借手續(xù)。
2)做好保密工作,發(fā)現(xiàn)檔案丟失或出現(xiàn)文件泄密時,及時上報,不得隱瞞,對玩忽職守造成損失泄密的嚴肅處理。對視情節(jié)追究法律責任。
5、根據(jù)檔案材料保管期限和效用,定期對檔案進行鑒定,對己失去作用和保存價值時效的檔案要進行銷毀。
6、檔案銷毀必須經(jīng)公司負責人審批后方可進行,銷毀檔案應由兩人監(jiān)銷,并在銷毀冊上簽字,銷毀冊應存檔。
三、文件格式
1、公司文件中各組成部分的標識、規(guī)格見附表。
2、文件用紙一般采用國際標準a4型,左側位裝訂處。
3、文字號:標題二號,正文四號;字體:宋體;
排版:上邊距3cm,下邊距2cm,左邊距4cm,右邊距3cm;每頁22行,每行28個字;張貼的文件用紙大小根據(jù)實際需要確定。
四、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。
五、本規(guī)定由行政部負責解釋。
第14篇 嘉燃集團技術文件管理規(guī)定
1.目的:
為了有效管理和合理利用各類生產技術文件,避免技術文件的遺失,防止無效技術文件使用,確保各項安全生產活動符合現(xiàn)行法律法規(guī)及技術標準的要求,制定本規(guī)定。
2.范圍:
安全生產、工程建設類的法律法規(guī)、技術標準,生產經(jīng)營類及行政管理類不包含在本規(guī)定的范圍。
3.職責:
由安全質監(jiān)部歸口管理,負責各類技術文件的采購、整理編目和發(fā)放,以及過期文件的回收作廢和更新。各領用部門負責發(fā)放到本部門的技術文件的日常使用和保管。
4.過程:
4.1技術文件的分類:生產技術文件分為法律法規(guī)和技術標準,我公司適用的主要包含安全生產類、燃氣行業(yè)類、特種設備類。
4.2技術文件的采購:由各生產部門根據(jù)各自需要提出采購需求,報安全質監(jiān)部初審后報分管生產安全的副總經(jīng)理審批通過后,由安全質監(jiān)部采購。
4.3技術文件的日常管理:日常管理包括存放、編目、發(fā)放和借閱。
4.3.1技術文件的存放:公司設技術文件閱覽室一間,存放生產技術文件,按2個鐵皮書架配備,由安全質監(jiān)部落實1人負責管理;
4.3.2技術文件的編目:由安全質監(jiān)部按以下方法進行編目:
分五部分:第一部分代表類型(法律法規(guī)f、技術規(guī)范j)
第二部分代表專業(yè)(燃氣行業(yè)r、安全生產a、特種設備t、工程建設類g)
第三部分代表頒布時間或更新時間
第四部分代表該文件的順序號。
第五部分代表該文件共采購3本,其中的第一本
例:f-r-2009-01-0301
說明:2009年頒布的燃氣行業(yè)法律法規(guī)。
并建立編號與文件名稱對照表,便于檢索,對照表如下:
編號
名稱
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
4.3.2技術文件的發(fā)放
常用的技術文件,技術資料閱覽室保留1本以備查閱,其余按部門要求發(fā)放到部門,安全質監(jiān)部在確認有效版本后蓋受控章后發(fā)放,領用部門填寫《技術文件領用記錄》。
編號
文件名稱
領用部門
領用人
領用時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
管線所
張山
2009.10.2
技術文件部門領用后由部門負責管理,妥善保管和有效利用,遺失照價賠償。
4.3.3技術文件的借閱
技術文件借閱定在每周一下午4:00以后,開放1小時,借閱人員填寫《技術文件借閱登記表》,每次借閱時間二個月,超過二個月歸還再辦理借閱手續(xù)。
編號
文件名稱
借閱人
借閱時間
歸還時間
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國消防法》
張山
2009.9.5
2009.10.2
4.3.3技術文件的作廢更新與回收
安全質監(jiān)部每三個月對技術文件的有效性進行審查,以獲取最新的有效版本,作廢的版本通知領用部門交回安全質監(jiān)部,填寫《技術文件作廢登記表》
編號
名稱
作廢或更新時間
數(shù)量
f-r-2009-01-0301
《中華人民共和國__法》
2022.3.5
3
并蓋作廢章,存放于指定的區(qū)域,以免誤用。
第15篇 文件管理規(guī)定制度
文件管理規(guī)定制度【1】
機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、政府密級較高的文件,機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。
一、辦理程序
(一)機要文件由機要人員簽收、啟封、核對、登記后,送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導簽批,文件應于當日處理,電報、急件隨到隨處理。
(二)按領導簽批的范圍進行傳閱。
(三)需辦理的,按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。
(四)歸檔,交上級部門。
二、傳閱
(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續(xù),按照文件閱讀范圍進行傳閱。
(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度,避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對局領導閱后所作的批示,要及時通知有關科室辦理,并做好機要文件管理,防止文件丟失。
三、保密
(一)機要人員要忠于職守,認真負責,嚴守保密規(guī)定,做到不該說的不說。
(二)對于機要文件,要單獨存放,嚴加保管。
(三)借閱機密、秘密級文件,需經(jīng)辦公室主任批準;絕密級文件一般不外借,確需借閱,需經(jīng)分管領導批準。
(四)各級領導要嚴格執(zhí)行領導保密規(guī)定,不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件,不得復制或摘抄。
四、歸檔
(一)傳閱和辦理完畢的文件,應及時清理收回,分類整理,保持整潔、清潔。
(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件,應及時送交機要室登記歸檔。
(三)干部出差、調動工作或離退休時必須將自己使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。
(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。
[文件管理制度范文篇四:辦公室管理制度]
第一章總則
一、為了加強辦公室管理,明確公司內部管理職責,使內務管理工作更加標準化、制度化和規(guī)范化,結合實際情況,特制訂本制度。
二、本制度適用于公司所有成員并嚴格遵守各項規(guī)定。
三、切合公司實際,根據(jù)不同的制度內容編寫相應的規(guī)范化要求,力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責,簡化辦理流程,做到每周有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章職責范圍
一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導,在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作,保證各項事務有序開展。
四、協(xié)調各部門之間的行政關系,為各部門工作開展提供相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關系的維護和改善,做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋信息和外部資訊,上傳下達各種指令,及時做出整理,當好領導參謀。
七、協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他工作,如:名片印制、收發(fā)傳真等。
第三章工作規(guī)范
一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范,相關規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。
第四章辦公室事務管理
一、文書管理制度
文件是文書的重要組成部分,文件是各部門根據(jù)自己的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設有特定版頭的文書。本制度中,文件特指公司內外部發(fā)文文件;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的,檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理,并對文書管理制度做以下規(guī)定。
(一)文件管理制度
第一條管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內容等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。
4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
第二條制度規(guī)范
1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。
2、公司上報下發(fā)正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或對外發(fā)文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。
4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準后方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。
第三條文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
(二)文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行,保證公司內部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內容可根據(jù)文書具體內容進行調整。
4、根據(jù)文書性質進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條制度規(guī)范
1、根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。
2、按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫<發(fā)文簿>,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發(fā)出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。
4、按時間、內容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。
5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。
6、辦公室負責人為第一責任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規(guī)定者按照相關規(guī)定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫<發(fā)文簿>(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。
第二條制度規(guī)范
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
二、辦公用品管理制度
第一條管理要點
1、為了加強辦公用品管理,規(guī)范辦公用品管理各項程序,節(jié)約辦公經(jīng)費,提高利用效率。
2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作,權責一致嚴格要求,無私自挪用現(xiàn)象。
3、辦公用品保管實行“日清月結,出入庫等量、年終查存統(tǒng)計”原則。
4、辦公用品的采購,應進行多方比較,保證性價比和質量,擇優(yōu)選用,合理開支。
第二條制度規(guī)范
1、公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。
2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室,行政辦公室根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量,做出采購計劃,經(jīng)部門主管批準,財務部簽字后方可采購。對急用品的采購,可根據(jù)具體實際進行靈活處理,但必須經(jīng)部門主管批準。
3、根據(jù)物品所屬類別,對辦公用品進行及時出入庫登記,注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,做到賬物相符。
4、各部門申領的辦公用品需及時發(fā)放,并做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記,事后須及時補填。
5、任何人未經(jīng)允許不得進入辦公用品管理室,不得私自挪用辦公用品。
6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員的辦公用品。
7、辦公室建立公司固定資產總賬,每年進行一次匯總普查。
8、管理員定期對辦公用品進行盤查,核實庫存,保證出入庫等量。
第三條管理流程設計
編制<需求計劃表>審批采購入庫登記發(fā)放
編制需求計劃統(tǒng)計申購情況月末清算匯總出庫登記
三、圖書管理制度
第一條管理要點
1、為了讓大家有一個良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù),規(guī)范圖書管理工作。
2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗,服務到位,保證借還流程有序進行。
3、根據(jù)圖書類別,對圖書進行編號,并制作目錄卡以備員工查閱。
第二條制度規(guī)范
1、各部門可根據(jù)實際工作需要,申請申購圖書。
2、按照各部門的實際需求申購圖書,辦公室每季度負責采購圖書1-2次。
3、對所有圖書進行分類整理,貼上類別標簽并編號登記,注明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。
4、按照規(guī)定時間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿,未按時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者,按照規(guī)定進行懲處。
5、借書人員妥善保管好圖書,不得在書中圈點、畫線、涂寫,如嚴重損害或丟失圖書,需做出相應的賠償,丟失圖書者全額賠償。
6、圖書管理員定期對圖書進行清點,如遇圖書丟失,查明原因,報部門主管,按指示行事。
第三條管理流程設計
1、申購流程:填寫申購單→審批→采購→圖書入庫登記
2、借還流程:查閱圖書目錄卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書,再次填寫圖書借閱單
四、會議管理制度
第一條管理要點
1、為了提高會議質量,促進有效溝通,提高行動能力,進而規(guī)范會議管理。
2、根據(jù)公司實際及具體的情況,確定會議召開的必要性。
3、清楚會議召開目的,合理安排時間,做到少而精,講究高效原則。
4、會議負責人有效的控制會議,明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平,保證會議實效。
5、按照制度規(guī)定,嚴格會議管理,參會人員準時參加會議,并遵守會議紀律。
6、會議組織者審時度勢,明確會議要點,做好一切準備工作。
第二條制度規(guī)范
1、收_議議題,根據(jù)選定的議題收_上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
2、會議主持人負責會議的召開并負責現(xiàn)場秩序的維護,行政專員負責做好相應的會議記錄。
3、行政專員根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關事項,及時整理好會議記要或者會議決議,打印并張貼。
4、按照時間排列,將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。
5、會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。
第三條管理流程設計
會前:確定議題、會上所需資料準備、通知→會中:積極參與,做好會議記錄→會后:整理會議記錄→張貼→歸檔整理
五、清潔衛(wèi)生管理制度
第一條管理要點
1、為了營造一個良好的工作環(huán)境,樹立公司形象,保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。
2、按照規(guī)定,清潔人員完成所有規(guī)定項目,并達到相應潔凈標準。
3、辦公室管理人員為第一責任人,管理所有清潔項目并不定時對衛(wèi)生進行保持與維護。
第二條制度規(guī)范
1、清潔區(qū)域包括:辦公區(qū)域、衛(wèi)生間、會議室、地板及其他納入在內的區(qū)域。
2、按照排班安排,輪流打掃清潔,行政人事部人員負責衛(wèi)生檢查工作。
3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制,辦公室管理人員負責管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生,當日值日生按時做好所有的清潔,監(jiān)督者及時做好相應的督察。
4、由辦公室管理員不定時對清潔衛(wèi)生進行維護,保證地面整潔,茶水供應,洗手間的整潔和衛(wèi)生紙供應等工作。
5、值日生在規(guī)定時間內做好所有清潔項目,填寫<清潔衛(wèi)生值日表>,監(jiān)督員認真核實,并填寫<清潔衛(wèi)生監(jiān)督表>。
6、未按要求清潔者,按照規(guī)定予以處罰。
第三條流程設計
安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監(jiān)督檢查→填寫監(jiān)督表→辦公室人員執(zhí)行維護→發(fā)現(xiàn)問題→執(zhí)行處理
六、日常事務管理
(一)接待管理
第一條來客接待是行政事務的重要組成部分,為使接待工作規(guī)范有序,維護公司的良好形象,對接待工作做具體的要求。
第二條以主動、熱情、禮貌為原則,接待人員應落落大方,以禮相待。按照接待要求,嚴格自己要求,做到言行、禮儀規(guī)范。
第三條接待人員問清來者意圖,引領其見所需見的人員,并奉上茶水,做好一系列的后續(xù)工作。
第四條流程設計:接待來訪人員→詢問來意,需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走后清潔
(二)報刊收發(fā)整理
第一條辦公室管理人員按照公司實際需要,訂閱報刊,做出計劃預算,負責辦理訂閱的有關手續(xù)。
第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整理放置在公共閱覽資料架上,報紙、內部刊物可隨意閱覽,但不得帶出公司或隨意撕剪,閱畢放回原位。
第三條任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。
第四條報紙每周更換一次,所有報紙每季度處理一次。
第五條流程設計:收發(fā)報刊→整理→放置資料架→定期清理
(三)后勤管理
第一條為了認真貫徹公司的各種制度,充分發(fā)揮和調動員工的積極性和主動性,根據(jù)實際嚴格制度。
第二條后勤管理分為日常清潔衛(wèi)生管理和考勤登記匯總管理工作。
第三條辦公室人員負責每日的清潔衛(wèi)生監(jiān)督和維護,及時提醒值日生和監(jiān)督者做好相應工作。
第四條根據(jù)外出工作人員情況,及時督促其按時填寫外出工作時間登記,如實填寫時間及外出事由。
第五條辦公室人員每周進行一次外出工作時間統(tǒng)計,每兩周進行一次考勤匯總統(tǒng)計,月末根據(jù)外出工作時間登記進行總的考勤匯總。
第六條流程設計:監(jiān)督→如實審核→匯總登記→報表
(四)文化宣傳管理
第一條負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作,同時負責公司外部的宣傳維護工作。
第二條根據(jù)需要,及時收集信息、加工信息,做好信息傳遞工作。
第三條關注國家政策法規(guī),及時記錄政策動向,制作簡報以供學習。
第四條收集與工作有關的學習資料,豐富大家的知識面,附上簽閱單進行進度跟蹤。
第五條流程設計:獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔
(五)其他事務
第一條名片制作、收發(fā)傳真等其他事務。
第二條負責公司文書的打印復印工作。
第三條負責樹木花卉的養(yǎng)護工作。
第四條協(xié)助其他部門工作,完成上級交代的其他任務。
附則
第一條本制度由行政辦公室制定,解釋權歸辦公室。
第二條本辦法由總經(jīng)理核準后實施,修改時亦同。
[文件管理制度范文篇二:電子技術文件管理制度]
一、總則
1、技術文件是本公司的核心秘密,是本公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障,公司的技術文件屬于公司所有。
2、為規(guī)范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性、完整性,明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的內容,確保技術文件的正確性及實施有效的管理,特制訂本制度。
3、適用范圍:適用于本廠的技術文件的管理。
二、技術文件的編制
1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。
具體包括:
1)開發(fā)計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發(fā)計劃書、檢驗要求。
2)開發(fā)設計階段:原理圖、印制版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。
3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。
4)產品維護階段:設計開發(fā)總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。
2、技術文件的技術要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關標準和規(guī)定要求。
3、技術文件由技術開發(fā)部等相對應部門編制,各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。
三、技術文件的提交
1、在產品開發(fā)的整個周期中,設計人員必須按照技術文件規(guī)范認真進行各項文件的編寫工作,以保證技術文件的完整性。
2、在產品開發(fā)的各個階段,設計人員都必須按時提交設計文件,并保存在公司的服務器中。每當設計文件發(fā)生重大更改后,設計人員都必須重新提交文件,以便更新服務器中的文件,保證開發(fā)工作的可靠性。
3、設計文件的提交以starteam為準,設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。
4、對于已提交的文件,任何人員不得故意在服務器上進行刪除。
四、技術文件的歸檔
1、各相關負責人負責技術文件的審核和批準;技術文件的編制必須嚴格執(zhí)行編制、校對、審核三級把關制度;明確各級的責、權、利。
2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期,設計、校對、審核、批準等欄中簽署齊全,簽署不齊全的技術文件不得用于歸檔。
3、文件簽署分為紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中,紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署,電子文件簽署則在starteam上以備注的方式進行簽署,光盤簽署則在光盤封面的標簽上進行總體簽署。
4、各類歸檔文件經(jīng)確認無誤并且簽署完畢后,方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上,供查閱使用;一套刻錄成光盤,做封存保管。
5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標簽,標簽上須注明光盤的大致信息,如名稱、編號、簽署信息等。
6、歸檔文件時,須填寫<設計項目歸檔資料清單>,并對歸檔文件進行真實有效型和完整規(guī)范性檢驗,檢驗合格后方可給予存檔。
五、技術文件的借閱
1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件,不得非法保持不具權限的文件。
2、若因工作需要,須借閱技術文件,則需報相關領導批準,并填寫<借閱登記表>,然后方可通過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。
3、對于借閱的文件,不得私自打印、傳閱,不得泄露借閱文件的秘密。
4、如有特殊情況需要將文件轉與他人或攜帶外出時,須經(jīng)相關領導批準。
5、文件閱覽之后,須在相關人員的監(jiān)督下徹底刪除借閱文件,并補充完整<借閱文件記錄表>。
六、責任追究
各部門應嚴格遵守上述規(guī)定,若因不遵守上述規(guī)定而遺失或者泄漏公司的技術文件,公司將根據(jù)有關保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內部記過處罰,情節(jié)嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。
辦公室文件管理制度【2】
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上'文件處理傳閱單',作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導'批示'、'擬辦意見'辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經(jīng)領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經(jīng)分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部中國共產黨地方各級代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
