第1篇 檔案管理人員崗位工作職責(zé)
檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。
崗位描述:
1、負責(zé)檔案資料保密工作,并嚴格職守資料檔案的保密制度;
2、負責(zé)檔案入庫,對檔案進行分類登記,檔案的分類應(yīng)做到科學(xué)合理,便于查找;
3、辦理檔案借閱登記手續(xù),檢查到期歸還的資料是否完整無缺,發(fā)現(xiàn)問題及時報告和處理;
4、按有關(guān)規(guī)定對檔案進行例行的保養(yǎng)、管理或銷毀。
任職資格:
1、圖書情報、行政管理或相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷;
2、一年以上相關(guān)工作經(jīng)驗;
3、熟悉檔案管理辦法,掌握計算機檔案管理信息系統(tǒng);
4、嚴謹、有責(zé)任心,有團隊合作精神,工作認真負責(zé),細致認真,保密性強;
5、熟練使用辦公軟件。
第2篇 校學(xué)院基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
學(xué)院(校)基建檔案管理員崗位工作職責(zé)
1、負責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程檔案管理工作:
(1)負責(zé)學(xué)院基建(修繕)工程資料整理、歸檔,歸檔資料必須列出資料清單目錄;
(2)負責(zé)做好基建(修繕)工程管理信息建檔(制成e*cel表格)、維護,工程管理內(nèi)容應(yīng)包括:項目名稱、合同編號、工期、施工進展、資料歸檔、進度款撥付、竣工決算資料歸入、結(jié)算初審、審計處審核及竣工結(jié)算等情況;
(3)負責(zé)基建(修繕)工程各類統(tǒng)計報表的填寫、上報及歸檔;
2、負責(zé)基建(修繕)工程造價咨詢,及時收集造價信息,組織科室人員對造價文件進行集體審查(由固定格式的審查表);
3、參加基建(修繕)工程圖紙會審,招標文件、合同的初審及項目竣工驗收;
4、參加開標、負責(zé)做好評標記錄;
5、負責(zé)組織科室人員學(xué)習(xí)造價信息、造價咨詢知識;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。
第3篇 某學(xué)院重大活動重要工作檔案收集管理規(guī)定
學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定
重大活動、重要工作檔案是學(xué)校發(fā)展軌跡的重要原始記錄,是學(xué)校檔案資源的重要組成部分。為確保學(xué)校重大活動、重要工作檔案的完整、安全以及有效利用,根據(jù)《湖北省重大活動檔案管理試行辦法》、《**學(xué)院檔案管理辦法》等規(guī)定,結(jié)合學(xué)校實際,特制定**學(xué)院重大活動、重要工作檔案收集管理規(guī)定。
一、定義
本規(guī)定所稱重大活動、重要工作檔案,是指學(xué)校在從事重大教學(xué)、科研以及管理活動過程中直接形成的具有保存價值的紙質(zhì)、電子、聲像以及標志性實物等不同形式的信息載體。
二、收集范圍
1.重要領(lǐng)導(dǎo)和國內(nèi)外知名人士在學(xué)校的公務(wù)活動;
2.重要創(chuàng)建、考核、評估、申辦等活動;
3.與省、市政府、社會團體等的重要合作活動;
4.各類重大黨政、學(xué)術(shù)會議以及重大慶典、紀念活動;
5.舉辦或承辦的重大國內(nèi)外競賽、會展活動;
6.學(xué)校重大項目開工、奠基、落成(竣工)典禮、揭牌儀式等;
7.重大國家級、省市級教學(xué)、科研課題和獲獎項目;
8.重大突發(fā)事件處置活動;
9.其他具有較大社會影響的活動。
三、收集要求
1.責(zé)任人:
學(xué)校重大活動、重要工作中形成的檔案材料由主辦部門負責(zé)收集、整理、移交歸檔。主辦部門應(yīng)將檔案材料的收集、整理、移交工作納入重大活動、重要工作實施方案中統(tǒng)一制訂,明確檔案收集的責(zé)任部門和人員。檔案館負責(zé)指導(dǎo)、敦促收集立卷、接受整理、編目保管并提供利用。
2.信息傳送:
在重大活動、重要工作的籌備階段,檔案館應(yīng)主動了解相關(guān)信息,并積極指導(dǎo)收集立卷,有關(guān)職能部門也應(yīng)及時向檔案館通告信息,保證學(xué)校重大活動、重要工作建檔完整歸檔及時。
3.時間:
重大活動、重要工作檔案須在活動結(jié)束后一月內(nèi)由主辦部門及時向檔案館移交。承辦部門為兩個及以上的,由主要承辦部門負責(zé)立卷歸檔,其他承辦部門應(yīng)積極配合,及時收集整理本部門在工作中形成的檔案材料,并在活動結(jié)束后20日內(nèi)向主要承辦部門匯交。
四、利用
檔案館對于學(xué)校重大活動、重要工作檔案應(yīng)積極編研以提供利用。對于所有權(quán)屬于個人的重大活動檔案,學(xué)校鼓勵檔案所有者向檔案館捐贈或者寄存,并由檔案館向捐贈者頒發(fā)收藏證。捐贈者、寄存者對其檔案材料享有優(yōu)先利用權(quán),并可以對其檔案中有保密性的部分提出限制利用的意見,檔案館應(yīng)維護其合法權(quán)益。
五、重大活動、重要工作檔案的內(nèi)容以及利用,將作為檔案工作考核的內(nèi)容。
本規(guī)定自發(fā)布之日起試行,由學(xué)校檔案館負責(zé)解釋。
第4篇 某管理處檔案管理工作內(nèi)容
管理處檔案管理工作內(nèi)容
一、資料的收集:
1、設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段,建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大信息資料的來源渠道。從時間上講是指從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料;從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一草一木都有詳細的資料收集。
二、資料分類整理:
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、資料歸檔管理:
1、歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。采用多種形式的文檔存儲方式,便于原始檔案的保存,如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能地把各種形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
2、檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究有關(guān)人員的責(zé)任,檔案管理人員需要及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
3、檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”,即防火、防潮、防霉變。
四、檔案的運用:
采用先進的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
1、外部網(wǎng):與公司總部、廣大業(yè)主以進外部相關(guān)聯(lián)單位進行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督、檢查和聯(lián)系。
2、內(nèi)部網(wǎng):管理處內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進行分級管理、分層使用。
第5篇 差旅費用審核檔案管理勞保病人費用結(jié)算工作職責(zé)
1.根據(jù)財經(jīng)制度規(guī)定,負責(zé)差旅費審核計算,掌握出差及進修人員歸院情況,督促及時報賬。
2.及時或按期辦理托收工作,按權(quán)責(zé)發(fā)生制的會計基礎(chǔ)進行結(jié)算,及時催收勞保病人欠費和旅行住院合同。
3.負責(zé)門診收費收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
4.管理會計檔案。
5.對各個崗位的記賬憑證提出規(guī)范化要求,進一步整理裝訂,每月終了,要整理各個崗位的會計資料,集中保管,年終辦理決算后,應(yīng)將全年的會計資料收集齊全整理清楚,分類排列,以便查閱,需要歸檔的會計資料應(yīng)按有關(guān)規(guī)定及時歸檔。
6.負責(zé)醫(yī)院門診收費收據(jù)的收發(fā)保管、領(lǐng)用登記,辦理有關(guān)手續(xù),保持完整。
7.做好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第6篇 檢疫局檔案工作管理辦法
檢驗檢疫局檔案工作管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強*檢驗檢疫局(以下簡稱'*局')檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在檢驗檢疫工作中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱《檔案法》)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案,是指本局在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄(文書、科技、會計、聲像等各類檔案)。它是檢驗檢疫系統(tǒng)機關(guān)職能活動的重要查考依據(jù)。
第三條 *局的檔案工作,是維護本局歷史真實面貌的重要工作,是機關(guān)工作的組成部分,對提高工作效率和質(zhì)量有重要作用。
第四條 *局檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理的原則。在工作活動中形成的檔案均由局檔案室統(tǒng)一管理。*局檔案工作受國家質(zhì)檢總局和*省檔案局的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 檔案室必須加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和科學(xué)管理,建立健全各項規(guī)章制度,提高工作質(zhì)量,保證檔案工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和延續(xù)性。
第六條 對在檔案工作中成績顯著的單位和個人,應(yīng)給予表彰和獎勵;對工作失職,造成損失的,要追究責(zé)任,給予一定行政處罰,構(gòu)成犯罪的,按《檔案法》有關(guān)法律責(zé)任的規(guī)定進行處理。
第二章 檔案工作機構(gòu)和職責(zé)
第七條 *局檔案室負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查局機關(guān)及下屬各分支機構(gòu)檔案管理工作,各分支局、企事業(yè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案人員管理本單位的檔案工作。
第八條 檔案工作的基本任務(wù)是:
(一)宣傳貫徹《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,提高干部職工的檔案意識及檔案工作管理水平。
(二)負責(zé)管理*局的全部檔案,建立科學(xué)的管理制度,做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索及編研工作,積極提供利用,為檢驗檢疫各項工作服務(wù)。
(三)指導(dǎo)文書或業(yè)務(wù)部門文件材料的立卷歸檔工作,并按規(guī)定時間向檔案室移交。
(四)對分支機構(gòu)的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,負責(zé)對專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。
(五)加強檔案現(xiàn)代化建設(shè),負責(zé)檔案數(shù)據(jù)庫的建立、完善和維護。
(六)進行檔案的鑒定工作,對已超過保管期限的檔案提出存毀意見。
(七)收集、整理、保管與本局工作活動有關(guān)的參考材料。
(八)貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度,確保檔案安全。
(九)定期向檔案館移交檔案。
第九條 各級檔案人員要堅持黨的路線,認真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作的順利進行。
第三章 文件資料的立卷、歸檔
第十條 *局在工作活動中形成的具有保存價值的文件資料,均由文書人員收集齊全,分類整理、立卷,按規(guī)定時間(次年第二季度)向檔案室移交,集中統(tǒng)一保管,任何單位或個人都不得將應(yīng)歸檔的文件資料據(jù)為己有。移交檔案資料時應(yīng)填寫*檢驗檢疫局檔案移交清單(見附件1)。
第十一條 文書人員應(yīng)在次年五月底前將上一年度應(yīng)歸檔的文書檔案移交檔案室;其他門類和載體的檔案接收,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十二條 文件整理原則是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應(yīng)做到:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)歸檔文件以件為整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。
(三)歸檔文件應(yīng)按件裝袋。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時,復(fù)文在前,來文在后。
(四)分類。歸檔文件采用年度--機構(gòu)(問題)方法分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。
(五)排列。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級目錄內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。
(六)編號。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序逐件編號,在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。
(七)編目。歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
(八)裝盒。將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒,并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。
(九)歸檔文件材料要去掉金屬物,對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱。
(十)歸檔文件目錄、備考表、檔案盒、檔章的格式,按照《歸檔文件規(guī)則》(da/t22-2000)執(zhí)行。其他門類和載體的檔案格式,應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十三條 應(yīng)根據(jù)檔案的來源、產(chǎn)生時間、內(nèi)容和形式的不同進行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。文書檔案按年度--組織機構(gòu)進行分類;科技檔案按項目進行分類;聲像檔案、實物檔案按年度--載體形式分類;會計檔案按年度--名稱進行分類,設(shè)備檔案按儀器設(shè)備項目進行分類。
第十四條 *局文書檔案的保管期限,分為永久和定期.定期一般分為30年.10年?？萍紮n案保管期限,分為永久、長期、定期三類。會計檔案保管期限分為永久、定期二類。定期保管期限分為五年、十五年、二十五年三類。聲像檔案、實物檔案的保管期限分為永久、定期二類。
第四章 檔案的管理、鑒定、銷毀和移交
第十五條 *局在工作活動中形成的全部檔案為一個全宗。檔案室按照有關(guān)規(guī)定,科學(xué)合理地分類、整理和保管。
第十六條 檔案部門應(yīng)建立健全檔案規(guī)章制度,做好檔案的保管工作。
第十七條 采用科學(xué)的方法做好檔案材料的保管工作,以確保檔案材料的安全和最大限度地延長檔案的壽命。檔案材料如有破損或字跡模糊,應(yīng)及時進行修補或復(fù)制。
第十八條 根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案庫房和柜架,做到檔案庫房、辦公用房、閱檔室三分開。庫房要堅固,并配有通風(fēng)、防盜、防強光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防磁等設(shè)施。檔案庫房溫度要保持在18-24℃,相對濕度保持在40-60%?？筛鶕?jù)檔案工作需要,增配復(fù)印機、計算機、碎紙機、溫濕度計、加濕器、去濕機、吸塵器、空調(diào)設(shè)備;還應(yīng)逐步增置照相機、碎紙機和掃描儀、刻錄機等設(shè)備。
第十九條 檔案庫房應(yīng)由專人負責(zé)管理,并建立定期檢查和清點制度。
第二十條 應(yīng)不斷加強檔案信息化建
設(shè),實現(xiàn)檔案一體化,以提高檔案的科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。
第二十一條 檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。檔案鑒定工作,應(yīng)在辦公室負責(zé)人的主持下,由檔案室和有關(guān)處室組成鑒定小組共同進行。凡經(jīng)過變動的案卷,都應(yīng)將鑒定工作的情況(包括剔出文件內(nèi)容、鑒定時間、經(jīng)辦人姓名等)在案卷備考表上注明。
第二十二條 鑒定工作結(jié)束后,應(yīng)提出檔案鑒定工作報告,對確無保存價值的檔案進行登記造冊,經(jīng)本局領(lǐng)導(dǎo)審批后,予以銷毀。
第二十三條 銷毀檔案時,必須嚴守保密制度,指定兩人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人在完成任務(wù)后,要在銷毀清冊上簽字,并注明'已銷毀'字樣和銷毀日期。
第二十四條 單位撤銷、合并或有重大變動時,其檔案材料應(yīng)由原單位按規(guī)定整理好,向上級檔案部門指定的單位移交。
第二十五條 臨時機構(gòu)形成的檔案,在工作結(jié)束后,必須進行系統(tǒng)整理,向檔案室移交。
第二十六條 檔案工作人員調(diào)動時,必須在離職前將所整理的檔案數(shù)量和狀況交代清楚,履行簽字手續(xù),辦好交接工作。
第五章 檔案的利用
第二十七條 檔案工作人員應(yīng)積極開展檔案的編研、開發(fā)和綜合利用工作,為本局各項工作服務(wù)。
第二十八條 檔案利用工作應(yīng)嚴格按規(guī)定執(zhí)行,根據(jù)檔案密級程度,確定不同的利用范圍及審批手續(xù)。查閱檔案需填寫*檢驗檢疫局檔案查閱申請單(見附件2),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。查閱黨組會議記錄須經(jīng)黨組書記批準,查閱文書、聲像、基建檔案須經(jīng)辦公室主任批準,查閱科技檔案須經(jīng)科技處處長、辦公室主任批準,會計檔案只有財務(wù)工作人員經(jīng)財務(wù)處處長批準方可查閱。
第六章 附則
第二十九條 各分支局及*局所屬企業(yè)可根據(jù)本辦法,結(jié)合具體實際,制定本單位的檔案管理辦法,同時報*局備案。
第三十條 本辦法由*局辦公室負責(zé)解釋。
第7篇 檔案管理工作程序
1.目的
為全面加強物業(yè)集團系統(tǒng)檔案管理工作,確保物業(yè)集團各類檔案資料(材料)的充分、有效利用,特制定本制度。
2.范圍
本規(guī)定適用于物業(yè)系統(tǒng)所有檔案的管理。
3.職責(zé)
物業(yè)集團行政管理總部是物業(yè)系統(tǒng)檔案管理的職能部門,所屬各單位及各部門是檔案管理的執(zhí)行部門。
4.0工作內(nèi)容
4.1 定義:物業(yè)集團檔案是指物業(yè)系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展過程中形成的具有查閱利用價值的、各種形式(紙質(zhì)、電子、聲像、實物等)的行政文書、資質(zhì)證件、經(jīng)濟合約函件、業(yè)戶資料以及音像圖表等檔案資料(材料)。
4.2 機構(gòu)設(shè)置
4.2.1 物業(yè)集團本部設(shè)立專門的檔案室,隸屬于行政管理總部。
4.2.2 物業(yè)集團所屬各物業(yè)公司(管理處)經(jīng)報批可設(shè)立自己的檔案室,隸屬于行政管理部。
4.2.3 物業(yè)集團本部各部(室)不設(shè)立專門的檔案室。
4.3 管理體制
4.3.1 物業(yè)集團本部檔案室接受恒大集團檔案管理中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo);負責(zé)指導(dǎo)所屬各物業(yè)公司(管理處)檔案室的工作;負責(zé)物業(yè)集團本部檔案的具體管理工作。
4.3.2 各物業(yè)公司(管理處)檔案室接受所在單位行政管理部的行政領(lǐng)導(dǎo)和管理,業(yè)務(wù)上接受檔案管理部門監(jiān)督和指導(dǎo)。
4.3.3 物業(yè)集團全質(zhì)辦為檔案管理的督察機構(gòu)。
4.3.4 為保證檔案管理的實效性,物業(yè)集團根據(jù)實際需要,可成立檔案鑒定小組。
4.4 人員配備及要求:
4.4.1 各級檔案管理機構(gòu)根據(jù)檔案的數(shù)量、工作量,本著精簡、高效的原則,配備相應(yīng)的檔案管理人員。物業(yè)集團檔案室專職1人,所屬物業(yè)公司(管理處)檔案室為兼職1人。
4.4.2 檔案管理(兼職)人員要由工作認真、責(zé)任心強、具有本專業(yè)知識和相應(yīng)工作經(jīng)驗的大專以上人員擔(dān)任。
4.4.3各級檔案管理人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定。如因工作變動或離職,必須在相應(yīng)行政管理部門負責(zé)人的監(jiān)督下做好交接手續(xù)的辦理工作。
4.5 物業(yè)集團檔案室的工作職責(zé)
4.5.1 參照國家有關(guān)標準和規(guī)定,結(jié)合集團公司有關(guān)規(guī)定,制定物業(yè)集團的檔案管理辦法,制定物業(yè)集團本部檔案管理的實施細則,并組織實施;
4.5.2 收集、整理、保管物業(yè)集團本部的檔案::,并做好檔案鑒定、統(tǒng)計和利用工作;
4.5.3 監(jiān)督和指導(dǎo)所屬各單位檔案室的檔案管理工作;
4.5.4 根據(jù)需要組織開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn),開展經(jīng)驗交流;
4.5.5 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。
4.6 下屬單位檔案室的職責(zé)
4.6.1 認真落實和執(zhí)行物業(yè)集團檔案室和本單位有關(guān)檔案管理的規(guī)定和辦法,制定本單位檔案管理實施細則,并組織實施;
4.6.2 收集、整理、保管本單位的檔案,并做好檔案鑒定、統(tǒng)計和利用工作;
4.6.3 根據(jù)需要組織相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
4.6.4 承辦有關(guān)檔案管理工作的其他事宜。
4.7 歸檔范圍:凡物業(yè)系統(tǒng)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的有備查和持續(xù)利用的檔案資料(見定義)均應(yīng)歸檔。
4.8檔案管理
4.8.1歸檔要求:
1)檔案管理人員應(yīng)及時督促文秘人員,對已辦理完畢、有留存價值、使用頻率趨低的檔案資料(材料)向檔案室移交;
2)各類檔案原則上要求在辦理完畢后兩個月內(nèi)及時組織歸檔。個別檔案已辦理完畢而使用頻率較高者,可適當延期歸檔,但必須由所在(使用)部門知會檔案室,并嚴加保管。
3)歸檔的文件材料應(yīng)當完整、準確,按照實際情況進行科學(xué)分類,組成保管單位(卷、冊、袋、夾等),填寫保管單位封面和目錄;
4)歸檔的文件材料應(yīng)當質(zhì)地優(yōu)良,字跡工整,規(guī)格統(tǒng)一。填寫歸檔文件材料應(yīng)當使用毛筆或不褪色鋼筆,使用標準簡化字。
5)歸檔的文件以“件”為單位,正文與原稿、正件與附件、請示與批復(fù)、來函與復(fù)函要同時存檔;文件前附有領(lǐng)導(dǎo)及相
關(guān)人員批辦意見、簽名的公文處理單,要正確裝訂后,隨同文件一同存檔。
6)行政文書歸檔數(shù)量為一式三份,其他檔案材料根據(jù)實際情況確定留存份數(shù)。
收歸的檔案要確保原件歸檔。個別確實難以追回原件的檔案資料(材料),要及時保留復(fù)印(制)件;對于十分重要、珍貴、奇缺的檔案 資料(材料)要及時備份,將復(fù)印件或復(fù)制品一同歸檔。
4.8.2管理要求:
1)檔案室按照規(guī)范,并提出初步意見,將移交的檔案資料(材料)或需要鑒定的現(xiàn)有檔案交由行政管理部門、檔案移交部門、全質(zhì)辦以及公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組進行鑒定,確定保存期限,決定解、降密級的事項,并確保檔案管理內(nèi)容的有效性等。
2)編制檔案目錄和檢索工具應(yīng)以便于查找為原則,力求科學(xué)簡便,規(guī)范標準。
3)檔案室內(nèi)要做到庫房布局合理、清潔、整齊。
4)除檔案室工作人員外,其他人員不得隨意進入檔案庫房。確須進入庫房,經(jīng)集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可進入。
5)存放檔案必須有適宜的設(shè)備和庫房,采用防盜、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必要的防護措施,使檔案庫房溫濕度符合規(guī)定標準,以維護檔案的完整和安全。
6)庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃品及其它雜物。
7)每年應(yīng)對庫存檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,采取積極有效措施,保護檔案安全。
8)檔案管理工作要在提升傳統(tǒng)管理方法的基礎(chǔ)上,應(yīng)用現(xiàn)代管理手段和方法,即采用計算機管理,便于檢索、利用。
4.9 檔案的利用與銷毀
4.9.1 檔案查閱必須在檔案管理人員指定的位置進行查閱,查閱須有檔案管理人員在場;
4.9.2 檔案的借用或查閱,以復(fù)印件優(yōu)先為原則,即復(fù)印件能夠利用者,盡量使用復(fù)印件,但對復(fù)印件同樣要加強管理;
4.9.3 檔案借用必須嚴格按照規(guī)定辦理借用手續(xù)。
4.9.3.1 普通檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門)負責(zé)人簽字,檔案室負責(zé)人審批后,方可借出。
4.9.3.2 秘密、機密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門)負責(zé)人簽字,檔案室負責(zé)人審核,所在單位(部門)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由借用單位(部門)助理級以上人員借出。
4.9.3.3 絕密檔案由借用單位(部門)提出申請(或填寫檔案借用單),并經(jīng)本單位(部門)負責(zé)人簽字,檔案室負責(zé)人審核后,所在單位(部門)主要領(lǐng)導(dǎo)審批,由借用單位(部門)負責(zé)人借出。
4.9.4 外借檔案的歸還時間,由各級檔案管理機構(gòu)在檔案借用單中予以明確,原則上在三天內(nèi)及時歸還。個別特殊原因需延期歸還者::,須在檔案借用最后期限(借用第三天)辦理延期歸還手續(xù),并說明延期使用理由,否則公司要給予相關(guān)責(zé)任人一定的經(jīng)濟處罰和紀律處分。
4.9.5 延期歸還手續(xù)按照借用檔案的密級和程序進行辦理。
4.9.6 檔案歸還時,檔案管理人員要認真對歸還檔案進行檢查,如發(fā)現(xiàn)檔案被轉(zhuǎn)借、拆撕、抽換、污損和散失,應(yīng)及時報告,采取補救措施,并予以追查。
4.9.7 檔案銷毀,物業(yè)集團本部檔案由行政管理總部提出銷毀意見并附上銷毀清單,經(jīng)鑒定確無保管價值的檔案,應(yīng)登記造冊,領(lǐng)導(dǎo)審查批準后,予以銷毀;下屬單位檔案室檔案的銷毀,必須向物業(yè)集團行政管理總部專題報告,核查確認后,方可在指定地點銷毀。
4.9.8 銷毀檔案時,應(yīng)由物業(yè)集團全質(zhì)辦人員在場監(jiān)銷。檔案銷毀后,監(jiān)銷人在清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并簽名蓋章,銷毀清冊由檔案室留存。
4.10 檔案室保密規(guī)定
4.10.1檔案工作人員要嚴格遵守公司有關(guān)保密規(guī)定,維護檔案的完整和安全。
4.10.2 按照檔案文件密級劃分范圍,控制借閱范圍。
4.10.3 查閱檔案人員,未經(jīng)許可,不準私自抄錄和復(fù)制,不準攜帶外出,更不準擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。一旦發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定者,公司將對相關(guān)責(zé)任人進行嚴肅查處。
4.10.4 查閱機密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱。
4.10.5 檔案室內(nèi)檔案柜應(yīng)做到隨開隨鎖。
4.10.6 檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo),查明情況嚴肅處理。
4.11 檔案密級劃分
4.11.1 集團各類已注明密級的行政文書,按照已劃定保密級別進行管理;
4.11.2 尚未明確的各種檔案資料(材料::)按照以下劃分
進行管理:
a. 絕密文檔,包括集團董事局重要的決議、決定,董事局有關(guān)股權(quán)與人事組成情況,中層以上人員人事檔案、極其重要的經(jīng)營報表和財務(wù)報表、極其重要的合作協(xié)議,上級重要批示、公司章程。
b. 機密文檔,包括公司重要的證照、公司合同,商洽性文件、呈請性文件、函、證明、業(yè)戶資料、工程合同、行政合同、申報表、審核書、規(guī)劃資料、各種協(xié)議、規(guī)劃設(shè)計圖、施工圖紙(含變更資料)、預(yù)算書、結(jié)算審核表、施工方案、各類測試報告、竣工驗收資料、會計憑證、會計帳簿、人才履歷材料、員工登記表、晉升審批表、調(diào)資審批表、各類契約、銀行按揭資料、住戶資料、音像資料、照片資料。
4.11.3 秘密文檔,包括需要保密的通知、決定、決議、會議紀要、年度計劃、總結(jié)、公司各種制度及條例等。
4.11.4 其他普通檔案。
4.12 監(jiān)督和獎罰
4.12.1 監(jiān)督檢查:
4.12.1.1 物業(yè)集團全質(zhì)辦為公司檔案管理和利用的日常監(jiān)督部門,接受所有員工對公司檔案管理和利用情況的監(jiān)督投訴。
4.12.1.2 每年3月初,由物業(yè)集團行政管理總部會同全質(zhì)辦對各單位檔案管理情況進行全面檢查。
4.12.2 獎罰:
4.12.2.1物業(yè)集團每年對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻的部門、個人給予表彰和獎勵;
4.12.2.2因檔案管理不當、使用不當,給單位造成損失的單位、部門及其責(zé)任人,公司要給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰和行政紀律處分;
4.12.2.3具體獎罰措施和標準在各級檔案管理機構(gòu)制定的實施細則中予以明確。
4.13 附則
4.13.1 下屬單位檔案管理部門根據(jù)實際情況制定檔案管理實施辦法(細則),并報物業(yè)集團行政管理總部備案。
4.13.2 本制度由行政管理總部負責(zé)解釋。
5.0 相關(guān)文件
無
6.0 記錄表格
第8篇 中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
山天中學(xué)檔案管理工作職責(zé)
1.檔案室負責(zé)人職責(zé)
(1)對本校檔案工作負主要責(zé)任。
(2)根據(jù)本校實際建立一套行之有效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并制定出相應(yīng)的工作 程序，以保證本校檔案工作的條理化、規(guī)范化。
(3)通過制定檔案工作管理制度，并經(jīng)常檢查制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及 時處理。
(4)組織召開全校檔案管理工作會議，檢查工作落實情況，并對各部門檔案 管理工作進行監(jiān)督檢查。
(5)每年上半年進行立卷歸檔時，對檔案質(zhì)量進行檢查，把關(guān)。
(6)審批檔案員提交的超過保管期限的銷毀檔案申請。
2.檔案工作人員職責(zé)
(1)貫徹招待上級機關(guān)及本校對檔案工作的方針、政策和各項規(guī)章制度。
(2)對有關(guān)處室業(yè)務(wù)部門文件材料積累，進行業(yè)務(wù)上監(jiān)督檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問 題及時幫助解決。
(3)負責(zé)各類檔案的收集、積累、整理、分析、保管、利用和統(tǒng)計工作，提 供有關(guān)信息當好參謀。
(4)努力學(xué)習(xí)掌握檔案管理的知識，了解并熟悉本校的各項業(yè)務(wù)活動，以保 證歸檔材料的可靠性、真實性。
(5)積極開展檔案的利用，更好地發(fā)揮室藏檔案的作用。
(6)熟悉室藏檔案內(nèi)容、編制簡易有效的檢索工具，以利于檔案的查（借） 閱利用。
(7)保守檔案的秘密。
(8)做好資料管理工作，并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
3.各處室部門工作職責(zé)
(1)各處室應(yīng)針檔案管理列入年度計劃，指定專人兼管，對各類文件、人民 來信進行收發(fā)登記，落實承辦，按時催回，交校辦公室。
(2)各部、處室在業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存和利用價值的各類文件、照片 、聲像等，于次年第一季度按照歸檔范圍規(guī)定，收齊集中交校檔案室。以上材 料一律用鋼筆書寫，由檔案室統(tǒng)一整理、分類、立卷、歸檔。
(3)各部門各條業(yè)務(wù)檔案（資料）應(yīng)由處內(nèi)集中管理、保管，人員調(diào)動、離 退休必須將有關(guān)工作辦理交換、移交手續(xù)，一律不得私自帶走或處理。
(4)各部門負責(zé)人必須加強對檔案材料管理、監(jiān)督檢查工作。
(5)業(yè)務(wù)工作中所有文字數(shù)字均應(yīng)用鋼筆書寫。
第9篇 項目檔案管理崗位工作職責(zé)范本
項目檔案管理崗位工作職責(zé)(本崗位可由物業(yè)服務(wù)值班室兼任)
直接上級:項目經(jīng)理
監(jiān)督上級:項目副經(jīng)理
公司辦公室、綜合管理部
1、在項目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,負責(zé)項目部所有檔案分類、管理工作,負責(zé)對本項目工程備用檔案的定期檢查、核對工作。
2、負責(zé)對客戶服務(wù)部建立業(yè)主檔案的監(jiān)督檢查工作,負責(zé)配合保安部完成本項目安保檔案的建立及定期檢查管理工作。
3、負責(zé)對借閱檔案申請的審核、登記工作;負責(zé)對歸還檔案的清點、核對工作。
4、嚴格遵守公司檔案保密規(guī)定,未經(jīng)本項目經(jīng)理批準,不得向任何人和單位泄露任何檔案管理信息。
5、完成本項目部(副)經(jīng)理下達的其他工作。
第10篇 s酒店工程部檔案管理工作程序
檔案是匯集和積累設(shè)備運行狀態(tài)的最基本工作,是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進,探索管理和檢修規(guī)律,增加對設(shè)備的認識和了解,提高維修和管理水平的有力措施。
因此酒店的各種大型設(shè)備、關(guān)鍵性設(shè)備、技術(shù)性較復(fù)雜的設(shè)備均應(yīng)建立設(shè)備登記卡,記錄設(shè)備的名稱、作用、安裝地點、廠家、型號、名牌數(shù)據(jù)、設(shè)備附件、估計使用年限、易損件名稱規(guī)格及維修要求,以及維修、保養(yǎng)、故障的記錄。
為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為酒店的重要財富。檔案管理作業(yè)程序如下10個步驟:①點數(shù) ②登記③整理 ④分類 ⑤立案 ⑥編目 ⑦典藏⑧防護 ⑨應(yīng)用 ⑩定期清理
政策制定人 審批人 執(zhí)行日期
第11篇 實驗室工作檔案管理細則辦法
一、實驗室工作檔案內(nèi)容
1.實驗室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實驗教學(xué)過程中的各種文件和資料:實驗教學(xué)大綱、實驗教學(xué)計劃、實驗教材、實驗指導(dǎo)書、各類學(xué)生上課情況、學(xué)生實驗報告、成績記錄、實驗項目開發(fā)情況記錄等。
3.實驗室人員在實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等方面的項目數(shù)及其工作量。
4.實驗教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專著、鑒定、專利、獲獎等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機技術(shù)手冊;儀器設(shè)備的維護保養(yǎng)、維修、報廢等原始記錄。
6.單價5萬元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購報告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗收報告及文件材料、設(shè)備說明書及全套隨機文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時將運行情況、使用時間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過程、定期檢修或校驗情況等如實記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報表、論證報告書、審批計劃單、訂貨合同及有關(guān)來往信函等。
(2)設(shè)備的開箱驗收單、說明書、合格證、附件清單、隨機圖紙、外觀照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過程中的所有記錄。
(6)降級、報廢、處理的報告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書、技術(shù)總結(jié)報告、鑒定材料、設(shè)備使用說明書等。
8.實驗室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實驗室工作的各種統(tǒng)計報表。
10.上級主管部門下發(fā)的實驗室建設(shè)與管理文件和本實驗室制定的規(guī)章制度。
二、實驗室工作檔案的管理
1.實驗室主任負責(zé)實驗室工作檔案的收集整理、登記、分類編號、存檔等工作。
2.實驗室工作人員及時將自己工作中形成的材料交給實驗室主任。
3.實驗室工作檔案的保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實驗報告、成績記錄、實驗項目開出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報廢之日為止。
6.除上述兩項資料外,其它資料均應(yīng)長期保存。
7.實驗室工作檔案的借閱要嚴格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對穩(wěn)定,如工作變動應(yīng)做好交接工作。
9.單價5萬元以上的大型精密儀器(包括國家科委23種儀器設(shè)備,單價雖不到5萬元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說明書、裝箱單、保修單及全套隨機文件原件交學(xué)校檔案館長期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報告、開箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗收報告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實驗中心
第12篇 壓力容器提高安全技術(shù)管理措施——必須做好檔案工作4
設(shè)備技術(shù)檔案是正確使用壓力容器的主要依據(jù)。它可以使壓力容器管理和操作人員全面掌握壓力容器歷史的當前安全技術(shù)狀況，了解壓力容器的運行規(guī)律，防止壓力容器事故的發(fā)生。每臺壓力容器均按有關(guān)規(guī)定建立檔案。
壓力容器技術(shù)檔案的內(nèi)容：
1. 壓力容器登記卡片。使用單位在壓力容器投入使用前，應(yīng)按《壓力容器使用登記管理規(guī)定》的要求，向地、市級鍋爐壓力容器安全監(jiān)察機構(gòu)申報和辦理使用登記手續(xù)。
2. 設(shè)計單位向用戶提供的設(shè)計圖樣，必要時提供的設(shè)計、安裝（使用）說明書，對中、高壓反應(yīng)壓力容器和儲存壓力容器的強度計算書。
3. 壓力容器制造、安裝單位向用戶提供的技術(shù)文件和資料：
（1） 竣工圖（如在原圖上修改，則必須有修改人，技術(shù)審核人確認標記）；
（2） 產(chǎn)品質(zhì)量證明書，其至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：
a. 產(chǎn)品合格證；
b.產(chǎn)品技術(shù)特性；
c.壓力容器產(chǎn)品主要受壓元件使用材料一覽表；
d.產(chǎn)品焊接試板力學(xué)和彎曲性能檢驗報告；
e.壓力容器外觀幾何尺寸檢驗報告；
f.焊縫無損檢測報告；
g.鋼板、鑄鍛件、零件無損檢測檢驗報告；
h.壓力容器焊后熱處理報告；
i.壓力試驗報告。
如焊縫經(jīng)過返修的，還應(yīng)有焊縫返修記錄，包括返修部位、次數(shù)及返修的檢驗評定結(jié)論等。
（3） 壓力容器產(chǎn)品安全質(zhì)量監(jiān)督檢驗證書。
對現(xiàn)場組焊的壓力容器竣工并經(jīng)驗收后，施工單位除提供上述技術(shù)文件和資料外，還應(yīng)按有關(guān)規(guī)定，將組織和質(zhì)量檢驗的資料提交用戶；
（4） 檢驗、檢測記錄，以及有關(guān)檢驗的技術(shù)文件和資料；
（5） 修理方案，實際修理記錄情況，以及有關(guān)技術(shù)文件和資料；
（6） 壓力容器技術(shù)改造方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書、施工質(zhì)量檢驗及技術(shù)文件和資料；
（7） 安全附件校驗、修理、更換記錄；
（8） 有關(guān)事故的記錄資料和處理的告。
提高壓力容器的安全技術(shù)管理必須科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化、基礎(chǔ)化，才能不斷促進壓力容器安全技術(shù)的發(fā)展。
蔡 霞
第13篇 某業(yè)戶檔案管理工作規(guī)范
1.0 目的
為加強業(yè)戶檔案的規(guī)范化管理,保障其有效利用,特制定本規(guī)范。
2.0 范圍
本規(guī)范適用于物業(yè)集團所有業(yè)戶檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1 客戶服務(wù)部文員負責(zé)業(yè)戶檔案的建立和更新、補充等日常管理工作,并直接對分管客戶服務(wù)部的公司領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)。
3.2 客戶服務(wù)部的分管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)監(jiān)督業(yè)戶檔案的使用與控制。
4.0工作內(nèi)容
4.1 檔案資料的收集
4.1.1 客戶服務(wù)部文員負責(zé)對業(yè)主檔案進行管理。業(yè)戶檔案資料包括:
a.收樓資料(入住通知單、業(yè)主身份證復(fù)印件、住戶檔案表、合約存根、入伙交款單、房屋鑰匙簽收確認書、樓宇情況反饋單等);
b.裝修資料(裝修申請書、裝修承諾書、裝修許可證、裝修工人身份證復(fù)印件等);
c.房屋維護資料(投訴處理檔案卡等);
d.房屋變更資料。
4.1.2 對遺缺不全的檔案,客戶服務(wù)部文員應(yīng)采取措施,積極收集齊全。
4.2 檔案的整理
4.2.1 客戶服務(wù)部文員依據(jù)業(yè)戶的樓號對業(yè)戶檔案進行分類并建立索引。
4.2.2 每位業(yè)戶檔案卷宗上應(yīng)貼有檔案清單,注明業(yè)戶存放的所有檔案資料。
4.3 檔案的保存
4.3.1 公司設(shè)立專門地點或?qū)Ｓ脦旆勘４鏅n案。
4.3.2 編制檔案目錄卡片,卡片上包括:編號、樓號、房號、業(yè)主姓名,以方便檔案的查找。
4.3.3 門窗應(yīng)結(jié)實牢固,做好檔案室的防盜。
4.3.4 檔案室應(yīng)防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防損壞,延長檔案的壽命,維護檔案的安全。
4.4 檔案的更新
4.4.1客戶服務(wù)部文員將新業(yè)戶的資料按照樓號存放相應(yīng)位置,將舊業(yè)戶的資料另行妥善保存。
4.4.2如果業(yè)戶的資料有增加或刪減,客戶服務(wù)部文員應(yīng)及時修改卷宗的卡片。
4.5 檔案的使用與控制
4.5.1 業(yè)戶檔案的使用必須嚴格控制,控制等級由物業(yè)公司制定。已形成檔案的業(yè)戶資料的保管與使用按以下等級控制:
4.5.1.1完整的業(yè)戶資料匯總(文字和電子版本)屬于物業(yè)公司機密文件,由物業(yè)公司(管理處)負責(zé)人保管與控制,其余人員不得復(fù)制、使用,違反者,按嚴重違紀處理。
4.5.1.2客戶服務(wù)部人員使用的業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容限于其負責(zé)范圍內(nèi)的業(yè)戶的姓名、常用聯(lián)絡(luò)手機、家庭電話、單元編號,重要業(yè)戶的手機號碼不登記。
4.5.1.3物業(yè)部主管及使用的分管轄區(qū)業(yè)戶資料匯總表載明的內(nèi)容僅限于業(yè)戶姓名、單元編號。
4.5.1.4重要業(yè)戶的資料的控制由公司另外規(guī)定。
4.5.1.5以上各類業(yè)戶資料匯總表由客戶服務(wù)部文員負責(zé)編制,加蓋文件受控章和編號后,登記發(fā)放。未經(jīng)樓盤負責(zé)人批準,任何人員在任何時候不得復(fù)制以上業(yè)戶資料(文字和電子版)。
4.5.2 凡需閱讀、使用業(yè)戶檔案者,::須由使用部門負責(zé)人填寫《檔案借閱登記表》報物業(yè)公司(管理處)負責(zé)人同意后,方可借閱、使用。
4.5.3 借閱業(yè)戶檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損壞。借閱檔案交還時,客戶服務(wù)部文員須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)損壞,應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導(dǎo)。
4.5.4 外單位借閱業(yè)戶檔案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,且不得帶離檔案室,其抄摘內(nèi)容須總經(jīng)理審核同意后方能帶出。
5.0 質(zhì)量驗收標準
5.1 業(yè)戶檔案資料的管理應(yīng)建立索引,以方便利用。
5.2 業(yè)戶檔案資料卷宗上應(yīng)有明確標識,注明業(yè)戶所有存放的資料。
5.3 業(yè)戶檔案資料的存放卡片應(yīng)標識明確,方便查找。
5.4 業(yè)戶檔案資料應(yīng)當做好保密工作,不得擅自提供他人使用,法律法規(guī)另有規(guī)定的除外。
5.5 不得對業(yè)戶檔案資料進行涂改
、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀。
5.6 客戶服務(wù)部文員要確保業(yè)戶檔案資料的數(shù)量齊全,無遺漏現(xiàn)象。
6.0 相關(guān)文件
無
7.0 記錄表格
7.1《檔案借閱登記表》(qr-4.2.3-05-01)
第14篇 職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理人員工作職責(zé)
第一條、負責(zé)全分公司職工的職業(yè)健康檔案管理工作,達到科學(xué)集中、統(tǒng)一、完整、方便、安全,按人員分類進行檔案分類、編號、存放整齊,方便查閱。
第二條、建立檔案查閱、借閱制度,及時傳送調(diào)動人員的檔案。
第三條、了解和熟悉各類人員的基本情況,發(fā)現(xiàn)有誤及時按有關(guān)規(guī)定給予更正。
第四條、檔案要保持清潔、整齊,防止霉爛、蟲蛀和火災(zāi)。
第五條、積極配合相關(guān)部門的職業(yè)安全健康檢查工作。
第15篇 某某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
某小區(qū)物業(yè)檔案管理工作
'資料的收集
設(shè)立檔案室,采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進手段,聘專職檔案員,直接隸屬辦公室。建立相應(yīng)的規(guī)章制度,對所有檔案進行嚴格管理。
資料的收集堅持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內(nèi)容,在實際工作中從需要出發(fā),擴大信息資料的來源渠道,從時間上講是從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工的全部工作技術(shù)維修資料;從空間上講是物業(yè)構(gòu)成的方方面面,大到房屋本體、公共設(shè)施,小到一樹一木都有詳細的資料收集。
'資料分類整理
收集后的所有信息,統(tǒng)一由檔案室集中整理。整理的重點是去偽存真,根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
'資料歸檔管理
歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進行科學(xué)地分類與保存。根據(jù)實際需要,'zz'的管理擬采用原始檔案和電腦檔案雙軌制。采用多種形式的文檔儲存方式,便于原始檔案的保存,如膠卷、照片等。檔案組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號、造冊、編輯并分柜保存,運用計算機等先進的管理手段,盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和調(diào)用。
檔案的出室、入室都有嚴格的規(guī)定。出室必須由具備資格的人員經(jīng)登記后方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復(fù),并追究相關(guān)人員的責(zé)任,檔案管理資料員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
檔案的管理環(huán)境必須做到'三防',即防火、防潮、防霉變。
'檔案的運用
采用先進的檢索軟件,建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價值。
外部網(wǎng):與廣大業(yè)主、住宅局主管處室進行聯(lián)網(wǎng),所有管理資料如住戶資料、裝修資料、財務(wù)狀況等,隨時可以查閱調(diào)用,便于工作監(jiān)督和檢查。
內(nèi)部網(wǎng):管理服務(wù)中心內(nèi)部室聯(lián)網(wǎng),運用現(xiàn)代化辦公手段和設(shè)施,對文件進行分級管理、分層使用。
表7-1檔案資料的分類
名稱資料內(nèi)容
工程建筑
產(chǎn)權(quán)資料a:規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文
b:建筑許可證、投資許可證、開工許可證
c:拆遷安置資料
工程技術(shù)資料a:紅線圖、總平面圖
b:地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告
c:工程合同、工程預(yù)決算
d:工程設(shè)計變更、通知及技術(shù)核算章
e:竣工圖:①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖
②消防、燃氣、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖
f:房屋消防、燃氣竣工驗收證明書
g:鋼材、水泥等主材的質(zhì)量保證書
h:新材料、構(gòu)配件的鑒定合格書
i:供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備的檢驗合格證書,供水、供電、電梯、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料
j:砂漿、混凝土試塊、試壓報告
k:綠化工程竣工圖
l:其他技術(shù)資料
事務(wù)管理資料住戶資料a:住戶入住資料(購房合同、入住通知單、業(yè)主公約、裝修早班、驗房表、費用托收協(xié)議等)
b:住戶家庭人員檔案
c:住戶家庭維修檔案
事務(wù)資料a:事務(wù)值班表
b:事務(wù)交接記錄表
c:物品搬出(入)物品登記表
d:日常事務(wù)巡視記錄
e:事務(wù)回訪登記表
裝修資料a:裝修申請表(附圖紙)b:裝修工程隊安全責(zé)任書
c:臨時施工人員登記表d:施工單位營業(yè)執(zhí)照
維修資料a:維修申請單b:維修服務(wù)派工單
c:維修回訪記錄本d:公共設(shè)施維修記錄
治安交通管理資料a:日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄
b:查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶
c:物資搬運放行記錄、緊急事件處理記錄
d:車輛管理記錄、車輛詳細資料、車位使用協(xié)議
事務(wù)管理資料設(shè)備管理資料a:公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄
b:各項機電設(shè)備保養(yǎng)維修運行記錄
c:設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄
d:設(shè)備檢查記錄
社區(qū)文化資料a:活動計劃實施方案、總結(jié)記錄
b:社區(qū)文化活動圖片及錄像記錄
c:傳媒報導(dǎo)
d:老人活動室等設(shè)施使用情況
續(xù)表7-1檔案資料的分類
員工管理資料a:員工個人資料、聘用表
b:員工業(yè)績考核及獎罰記錄
c:員工培訓(xùn)計劃及實施記錄
d:員工培訓(xùn)考核記錄
e:員工外出考評及參加演練記錄
f:員工住戶及內(nèi)務(wù)管理記錄表
業(yè)主反饋資料a:服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表
b:業(yè)主意見調(diào)查、統(tǒng)計記錄
c:業(yè)主投訴及處理記錄表
行政文件資料a:管理服務(wù)中心部長值班及督察記錄
b:政府部門文件
c:物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件
d:管理服務(wù)中心規(guī)章制度、通知、通報等文件
e:管理服務(wù)中心榮譽一覽表
f:管理服務(wù)中心接待來訪參觀記錄表
業(yè)主管委會資料a:籌備成立文件
b:成立后運行文件
第16篇 中小學(xué)校檔案管理員安全工作職責(zé)
1.按上級規(guī)定和學(xué)校要求妥善保管檔案資料，落實保密制度，確保檔案安全。
2.按有關(guān)要求安裝防火防盜門，按規(guī)定配齊滅火器材，并及時檢查、維護或更換，有條件的學(xué)校配備安全報警裝置，做好防火、防盜工作。
3.按天氣情況開啟空調(diào)和除濕機，維護檔案室的溫度和濕度，做好檔案的防潮、降濕、防蛀工作，確保檔案資料的安全與完整。
4.嚴格執(zhí)行檔案查閱制度。
