員工檔案管理制度3篇

包括哪些

員工檔案管理制度旨在規(guī)范公司內(nèi)部人力資源管理，確保員工信息的安全、準(zhǔn)確和完整。其主要內(nèi)容包括：

1. 員工基本信息：包括但不限于姓名、身份證號(hào)、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、家庭住址、聯(lián)系方式等。

2. 工作記錄：入職、轉(zhuǎn)崗、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、績效評(píng)估等相關(guān)文件。

3. 勞動(dòng)合同及附件：合同正文、補(bǔ)充協(xié)議、保密協(xié)議等法律文件。

4. 健康與安全記錄：體檢報(bào)告、事故處理記錄等。

5. 其他相關(guān)材料：如個(gè)人證書、資質(zhì)證明、離職手續(xù)等。

處罰規(guī)定

1. 未經(jīng)許可泄露員工檔案信息者，將面臨警告、記過直至解雇的紀(jì)律處分，并可能承擔(dān)法律責(zé)任。

2. 檔案管理人員未按規(guī)定保管檔案，導(dǎo)致檔案遺失或損壞，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。

3. 員工個(gè)人隱瞞或提供虛假信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情況調(diào)整工作崗位或解除勞動(dòng)合同。

4. 對(duì)于不按時(shí)更新或提交個(gè)人資料的員工，將進(jìn)行提醒，若持續(xù)不改正，將影響其年度績效評(píng)價(jià)。

細(xì)則

1. 檔案管理： - 所有員工檔案由人力資源部門統(tǒng)一保管，實(shí)行電子化與紙質(zhì)雙備份，確保信息安全。 - 檔案資料更新需經(jīng)本人簽字確認(rèn)，新入職員工應(yīng)在一周內(nèi)完成個(gè)人檔案建立。 - 非人力資源部門人員需查閱檔案，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門審批。

2. 訪問權(quán)限： - 員工有權(quán)查看本人檔案，但涉及敏感信息的部分需在人力資源部門指導(dǎo)下查閱。 - 高層管理者在合法合規(guī)的前提下，可查閱所有員工檔案。 - 其他員工僅在工作需要時(shí)，經(jīng)審批后可查閱相關(guān)人員檔案。

3. 保密制度： - 員工檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，不得用于非工作目的，違反者將受到嚴(yán)厲處罰。 - 離職員工的檔案將在法律規(guī)定的期限內(nèi)妥善保存，不得隨意銷毀。

4. 檔案更新與維護(hù)： - 每年進(jìn)行一次全員檔案復(fù)核，確保信息準(zhǔn)確無誤。 - 員工如有變動(dòng)，如聯(lián)系方式更改、獲得新資格證書等，應(yīng)在一周內(nèi)通知人力資源部門更新。

5. 糾紛處理： - 若員工對(duì)檔案內(nèi)容有異議，可向人力資源部門提出，由專人負(fù)責(zé)調(diào)查并及時(shí)反饋處理結(jié)果。

本制度旨在保障員工權(quán)益，促進(jìn)公司運(yùn)營的公平與透明。每位員工都應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，共同維護(hù)良好的工作環(huán)境。對(duì)于制度的執(zhí)行，公司將定期進(jìn)行檢查，以確保其有效性。

員工檔案管理制度范文

第1篇 員工檔案管理制度范例

公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓(xùn)和工作業(yè)績檔案等方面,對(duì)于這些員工檔案進(jìn)行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。

員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓(xùn)檔案。

1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。

2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后,按本企業(yè)調(diào)檔要求,將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料,未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。

3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。

4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:

⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。

⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由人資行政部辦理。

5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:

員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件,員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。

⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。

⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。

⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。

⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。

⑸員工離職后,員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。

第2篇 工作責(zé)任制度：?jiǎn)T工檔案管理

員工檔案管理工作責(zé)任制度

(1)員工的入職、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、辭職表、勞動(dòng)合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。

(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財(cái)務(wù)部資料房,未經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理一致同意,任何人不得查閱或借出。;

(3)人力資源部對(duì)涉及薪資保密、員工個(gè)人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。

第3篇 s公司派遣員工檔案管理制度

某公司派遣員工檔案管理制度

為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度,維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益,避免糾紛產(chǎn)生,促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展,結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理,請(qǐng)各部門相互配合,嚴(yán)格執(zhí)行。

一、基本原則

公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則,檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。

二、根本要求

檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全,便于公司對(duì)檔案的有效利用。

1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質(zhì)量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。

2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質(zhì)安全上說,要努力采取科學(xué)措施,對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。

三、派遣員工個(gè)人檔案的形成

嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案,編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:

1.應(yīng)聘登記表;

2.筆試成績表及面試評(píng)價(jià)表;

3.體測(cè)表;

4.體檢表;

5.培訓(xùn)登記表;

6.考核登記表;

7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;

8.派遣員工告知書;

9.無犯罪記錄證明(聲明);

10.個(gè)人承諾書;

11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;

12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));

13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;

14.員工離職相關(guān)材料;

15.解除(終止)合同證明;

16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。

四、檔案管理

1.管理部門

派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。

2.歸口管理

2.1.歸檔前,要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別,按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。

2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。

2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。

3.檔案的查(借)閱

3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可,特殊情況下須經(jīng)董事長審批,并進(jìn)行借閱登記。

3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后,可以出具證明材料。

3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時(shí)間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案,檔案管理人要及時(shí)催還,必要時(shí)為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。

3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料,并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

4.檔案的保存和銷毀

4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴(yán)格保密,不得擴(kuò)散。

4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。

4.3.檔案原則上永久保存,對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并做好銷毀記錄。

五、制度生效

1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施,在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善,重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。

2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。