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包括哪些
員工檔案管理制度旨在確保公司對人力資源的有效管理和合規(guī)操作，涵蓋以下幾個核心方面：
1. 員工個人信息：包括但不限于姓名、身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、教育背景、工作經歷等。
2. 勞動合同及附件：正式簽訂的勞動合同文本、補充協(xié)議、保密協(xié)議等法律文件。
3. 工作記錄：職位描述、績效評估、獎懲記錄、培訓記錄、考勤表、工資單等。
4. 健康與安全資料：體檢報告、特殊工種證書、安全培訓記錄等。
5. 人事變動文件：晉升、轉崗、離職、復職等相關手續(xù)和記錄。
處罰規(guī)定
1. 對于未按規(guī)定提交或更新檔案資料的員工，將處以警告，并可能影響其績效評估。
2. 擅自泄露他人檔案信息者，將面臨嚴重紀律處分，甚至解雇，并可能承擔法律責任。
3. 管理人員未妥善保管員工檔案，導致信息丟失或損壞，將受到相應處罰，并負責恢復或賠償損失。
4. 對于偽造或篡改檔案信息的行為，公司將堅決查處，涉事員工將被解雇，并保留追究法律責任的權利。
細則
1. 員工入職一周內須提交完整個人信息，如有變更需在事實發(fā)生后七日內更新。
2. 所有檔案材料應由人力資源部門統(tǒng)一保管，電子版與紙質版同步更新，確保信息一致。
3. 員工有權查閱自己的檔案，但需提前申請，由人力資源部門安排時間，并在相關人員監(jiān)督下進行。
4. 除法律調查或內部審計需要，未經員工書面同意，不得向第三方透露檔案信息。
5. 檔案管理人員應定期進行檔案整理，確保檔案的完整性和安全性。
6. 在員工離職時，人力資源部門應對其檔案進行封存，保存期限不少于五年，以備后續(xù)可能的法律糾紛。
7. 公司將定期進行檔案管理培訓，提升員工和管理人員對檔案制度的理解和執(zhí)行力度。
請注意，此制度的目的是為了保障員工權益，維護公司運營秩序，所有員工都應嚴格遵守。任何違反本制度的行為都將受到相應的處理，我們期望每位員工都能理解并尊重這一制度，共同營造一個公平、有序的工作環(huán)境。
員工檔案管理制度參考范文
第1篇 員工檔案管理規(guī)定辦法
員工檔案管理規(guī)定【1】
第一條 檔案工作任務
1、保管員工檔案;
2、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
3、辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞;
4、通過檔案熟悉員工,為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學化和現(xiàn)代化。
第二條 檔案材料內容
1、履歷表;
2、自傳;
3、鑒定;
4、考核材料;
5、政治歷史問題的審查及甄別、復查材料;
6、參加黨、團材料;
7、獎勵及先進事跡材料;
8、處分、取消處分材料;
9、招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等;
10、其他可供組織上參考的材料,如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。
第三條 檔案的管理
員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。
1、正、副總監(jiān)以上領導檔案,報送總公司人事部。
2、物業(yè)管理有限公司部門經理以下員工檔案,由各單位人事部門自行管理。
3、根據(jù)人事回避原則,檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。
4、出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。
5、員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后,檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。
第四條 檔案材料的收集和歸檔
1、人事檔案管理人員要根據(jù)檔案管理規(guī)定,通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合,檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。
2、凡歸檔材料,均應認真鑒別,材料應詳實、完整,用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫),并經組織審查蓋章或本人簽字后生效,否則不得歸檔。
3、員工檔案必須分類明確,編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。
第五條 檔案的保管
1、員工檔案由人事部門設專人保管,檔案管理人員必須是_正式黨員。
2、員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用,有防盜、防火、防潮等安全措施。
3、對保管的檔案要逐一登記造冊、編號,每年檢查一次,發(fā)現(xiàn)缺少,及時查找。
4、檔案移交要填寫移交清單,交接雙方應共同清點并簽字留據(jù)。
5、嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料,對造成泄密或其他后果的,視情節(jié)輕重,給予嚴肅處理。
6、逐步實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、現(xiàn)代化。
第六條 檔案的查閱和借用
1、外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統(tǒng)的組織介紹信,并經人事部門領導批準。
2、大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。
3、檔案管理人員應根據(jù)主管領導指示提供有關材料。
4、員工檔案一般不外借,特殊情況,經人事部門領導批準亦可借閱,但必須嚴格履行登記手續(xù),按期歸還。
5、私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。
6、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度,嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料,不得向無關人員談論或泄露檔案內容,違犯者將視情節(jié)輕重,給予批評教育甚至紀律處分。:
第七條 檔案的接收與轉遞
1、員工試用期滿轉正后,應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續(xù),檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記,并將檔案回執(zhí)及時退回原單位。
2、員工調出或辭職后,檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續(xù)。
3、員工檔案轉遞應密封,一般應通過機要交通轉遞,也可由組織指派專人傳送,但不得由員工本人自帶。來源:考試大的美女編輯們
4、有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。
第八條 檔案工作人員守則
1、認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規(guī)定,不斷提高工作水平。
2、熱愛本職工作,忠于職守,刻苦鉆研業(yè)務,提高業(yè)務水平和工作能力,努力為人事工作服務。
3、保護檔案安全,不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。來源:考試大
4、嚴格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露檔案內容,無關人員不得進入檔案室。
5、堅持原則,遵守紀律,嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
員工檔案管理規(guī)定【2】
企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定
第一章 總 則
第一條 為加強企業(yè)職工檔案管理,有效地保護和利用檔案,提高科學管理水平,為社會主義現(xiàn)代化建設服務,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》有關規(guī)定,制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)職工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù),是國家檔案的組成部分。
第三條 企業(yè)職工檔案工作,在國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調下,由勞動主管部門領導與指導,實行分級管理, 同時接受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導。
第四條 企業(yè)職工檔案管理工作必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度。
第二章 機構和職責
第五條 職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理:實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。
第六條 職工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者,其檔案由原所在單位保管,也可由當?shù)貏趧有姓块T代為保管。
第七條 職工死亡后,其檔案由原管理部門保存五年后,移交企業(yè)綜合檔案部門保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由企業(yè)綜合檔案部門按規(guī)定向有關檔案館移交。
第八條 企業(yè)職工檔案管理部門的職責:
(一)保管職工檔案;
(二)收集、鑒別和整理職工檔案材料;
(三)辦理職工檔案的查閱、借閱和轉遞手續(xù);
(四)登記職工工作變動情況;
(五)為有關部門提供職工情況;
(六)做好職工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向企業(yè)檔案室(館)移交檔案。
(八)辦理其他有關事項。
第三章 檔案的內容
第九條 企業(yè)職工檔案的內容和分類:
(一)履歷材料;
(二)自傳材料;
(三)鑒定、考核、考察材料;
(四)評定崗位技能和學歷材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料);
(五)政審材料;
(六)參加中國**黨、共青團及民主黨派的材料;
(七)獎勵材料;
(八)處分材料;
(九)招用、勞動合同,調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料;
(十)其他可供組織參考的材料。
第四章 檔案的收集、保管和銷毀
第十條 職工所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集,整理立卷,保持檔案的完整。
第十一條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
第十二條 企業(yè)職工檔案材料統(tǒng)一使用16開規(guī)格辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
第十三條 按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經單位主管檔案工作的領導批準。
第十四條 檔案卷皮、目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格實行統(tǒng)一的制作標準(見附件一)。
第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規(guī)定者,應視情節(jié)輕重,嚴肅處理。對違反(中華人民共和國國檔案法)、《中華人民共和國國保守秘密法》的,要依法處理。
第十六條 職工檔案管理單位應建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。
第五章 檔案的提供利用
第十七條 因工作需要查閱和借用檔案,須遵守下列規(guī)定:
(一)查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位公章的介紹信。
(二)查閱、使用企業(yè)職工檔案的單位,應派可靠人員到保管單位查閱室查閱。
(三)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應事先提交報告,說明理由,經企業(yè)或企業(yè)授權的主管檔案工作的領導批準,嚴格履行登記手續(xù),并按期歸還。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等)的檔案。
(五)各單位應制定查閱檔案的制度。查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者,應視情節(jié)輕重予以批評教育,直至紀律處分,或追究法律責任。
(六)因工作需要從檔案中取證的,須請示單位主管檔案工作的領導批準后才能復制辦理。
第六章 檔案的轉遞
第十八條 企業(yè)職工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等,應由職工所在單位在一個月內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動(組織人事)部門。職工被勞教、勞改,原所在單位今后還準備錄用的,其檔案由原所在單位保管。
第十九條 轉遞檔案應遵守下列規(guī)定:
(一)通過機要交通或派專人送取,不準郵寄或交本人自帶。
(二)對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉遞通知單(見附件二)的項目登記,并密封包裝。
(三)對轉出的材料,不得扣留或分批轉出。
(四)接收單位收到檔案經核對無誤后,應在回執(zhí)上簽名蓋章,并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月轉出單位未收到回執(zhí)應及時催問,以防丟失。
第七章 附 則
第二十條 本規(guī)定由勞動部負責解釋。
第二十一條 本規(guī)定自下達之日起執(zhí)行。各省、自治區(qū)、直 轄市和國務院各部門可結合實際情況制定實施辦法或細則。
第2篇 某酒店員工檔案管理辦法
員工檔案管理辦法b/0lw-0051 目的規(guī)定員工人事檔案管理的內容與要求,保證員工檔案及時準確、真實有用。2 適用范圍適用于公司專職員工的公司內檔案管理,不適用于臨時工、計時工、顧問及實習人員的檔案管理,也不適用于人事檔案的委托管理。3 職責人力資源部負責建立人事檔案,機要室負責員工檔案保管。4 員工檔案收錄內容(有下劃線為應錄資料,無下劃線為可錄資料)1) 應聘人員資料表2) 身份證復印件3) 學歷證明復印件4) 資格證明復印件5) 健康證明、體檢結果表6) 勞動合同、(試)用工協(xié)議7) 下崗證、計劃生育證、勞務證復印件8) 個人簡歷、資歷證明材料9) 黨、社、團成員證明或其復印件10) 推薦材料11) 有關獎勵、榮譽證明復印件12) 用以證明員工能力的作品或其復印件13) 內部培訓考核成績14) 外部培訓結業(yè)證明(自費存檔復印件、公費存檔原件)15) 獎罰記錄16) 晉升、降級記錄17) 公司內工作調動記錄18) 其它 5 收錄與利用5.1建檔:員工試用期間,人力資源部負責收錄第5條第1)~6款資料,員工試用期滿后,將員工檔案移交機要室保存。5.2編號:員工檔案按員工姓氏拼單排序、按工號編號。5.3續(xù)錄:員工在公司工作期間的應續(xù)錄的的檔案內容,即本制度第5條第13)~17)款資料,由人事主管根據(jù)公司人事文件登記在員工檔案《員工任期履歷表》中,每年年底向機要室移交。5.4補錄:員工聘用后,按國家法規(guī)應補錄的內容,如本制度第5條第7)~12)款資料,由人力資源部通知員工個人提供相關資料,收集后,移交到機要室。5.5查閱:人力資源部因工作,可隨時查閱人事檔案,各總監(jiān)、部門經理經行政總監(jiān)批準可查閱管轄范圍內的員工檔案;董事會成員、集團公司領導、總經理、行政人事總監(jiān)可查閱全公司員工人事檔案,其它人員查閱人事檔案應經行政人事總監(jiān)批準。擬 制羅明亮審 核蔡力鋼 批 準 人事檔案管理辦法b/0lw-0055.6調檔:公司人員、集團公司人員將員工檔案借出機要室,應經行政人事總監(jiān)批準,其它人員將員工檔案借出機要室,應經董事長批準。6 閱檔紀律6.1查閱和調檔,應按檔案管理制度履行手續(xù)。6.2檔案材料未經同意不得復制或摘抄。6.3對所借的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借。6.4要愛護檔案材料,嚴禁拆、涂、畫圈、加批、抽換等破壞行為。6.5檔案使用后應在規(guī)定的時間內歸還。 7 檔案材料的傳遞7.1市內各單位之間,由人力資源部直接傳遞。7.2市外單位間,由人力資源部通過郵政機要部門傳遞。7.3檔案必須嚴封,以掛號、專遞郵寄,不得交檔案者本人自帶。7.4不必傳遞的離職人員人事檔案,全部歸入離職檔案。 8 保存期限8.1 檔案保存至員工離職后10年。8.2 超過保存期限的人事檔案,由機要室填寫《文件銷毀清單》,交人力資源部審核,經行政人事總監(jiān)批準后,由指定人員監(jiān)銷。 擬 制羅明亮審 核蔡力鋼批 準
第3篇 某酒店員工檔案管理工作程序
酒店員工檔案管理工作程序
員工檔案一般可以由員工的人事檔案、工作檔案和培訓檔案等3個主要內容組織合一個獨立的檔案宗卷。這種分類歸檔的方法,能夠將員工的歷史材料、員工在酒店服務期間的工作經歷與表現(xiàn)記錄、員工接受酒店人資質檢部或所在業(yè)務部門訓練記錄等3方面資料分類保存,使于檔案材料的查考利用。
(一)員工的人事檔案管理
員工的人事檔案,是由反映員工個人及有關方面歷史情況的人事材料所構成。人資質檢部轉遞而來的個人檔案宗卷為基礎發(fā)展建立的檔案材料。
員工的人事檔案主要包括:
(1)記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化過程的履歷、自傳材料;
(2)員工以往工作或學習單位對員工本人優(yōu)缺點進行鑒別和評價,對其學歷、專長業(yè)務及有關能力的評定與考核材料;
(3)對員工的政治歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
(4)記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織材料;
(5)記載員工違_派組織紀律或獨犯國家法律而受到的處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
人資質檢部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。
員工入店后,由員工本人填寫的《錄用通知書》是員工人事檔案的新頁,它包括員工姓名(曾用名)、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面貌、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項目。人資質檢部尖要求員工在上述個人資料內容有所變更時,例如,婚姻、子女、住址、聯(lián)系電話、個人學歷等變化時,及時填寫《員工個人資料變更通知》向人資質檢部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人資質檢部及時掌握正確無誤的資料。
(二)員工的工作檔案管理
員工的工作檔案是記載員工進入酒店工作的全過程中各方面的工作表現(xiàn)的綜合材料,是酒店人事或業(yè)務主管部門考察員工,對員工提職加薪、選派進修、人事調動等使用中,必不可缺的重要憑據(jù)。
員工的工作檔案內容,主要有以下幾個部分:
(1)文件材料:包括員工人事調動表、勞動合同書、員工身份證、專業(yè)文憑及證書的復印件等,其中勞動合同書是員工檔案中重要內容,萬一發(fā)生勞動爭議或合同糾紛時,員工勞動合同書就成為人資質檢部進行解釋的原始依據(jù)。
(2)考評記錄:以《員工工作表現(xiàn)評估表》為主要材料的員工考評記錄是員工工作檔案的主體部分,員工考評表是員工在酒店服務期間的工作形象縮影,比較全面地反映出員工的工作概況,具有重要的查考作用。
(3)出勤記錄。
(三)員工的培訓檔案管理
對員工的培訓檔案進行分類管理是酒店人資質檢部重視員工培訓工作的具體表現(xiàn),有昨于發(fā)掘與調配人才。
員工檔案管理工作的程序:
(1)員工檔案材料的收集;
(2)員工檔案材料的鑒別:要按照一定的原則和規(guī)定,對收集的員工檔案資料進行審查、判斷和取舍,注意維護員工檔案內容的真實性與完整性。
(3)員工檔案材料的整理:在員工檔案資料的歸檔過程,要做到內容條理清楚,目錄明細、裝訂有序,便于檢索。
(4)員工檔案材料的保管:要求人資質檢部對員工檔案卷宗要妥善地存放,防止受到各種損毀。同時,有關人員有責任對員工檔案的保密、完整和安全作絕對的保證。
(5)員工檔案材料的利用:是員工檔案工作的最終目的。在利用員工檔案中必須堅持既要滿足查考員工表現(xiàn)的人事管理工作需要,又要確保員工檔案的安全的原則。利用員工檔案必須遵守有關范圍、方式和手續(xù)的規(guī)定,嚴格保守機密,防止出現(xiàn)員工檔案受損的各種事故。
第4篇 科技公司員工檔案管理規(guī)定
科技公司員工檔案管理規(guī)定
為規(guī)范z科技有限公司員工檔案的管理,特制定以下管理規(guī)定。公司所有合同制員工的檔案管理,均應按照此規(guī)定執(zhí)行。
1員工檔案的調入
1.1公司試用期滿并轉正的合同制員工,需在轉正后一個月內,將本人檔案調入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。
1.2公司合同制員工在辦理檔案轉移手續(xù)時,由公司出具介紹信,員工本人向北京市海淀區(qū)人才服務中心提供原單位出具的《同意調出函》,再由中國國際人才開發(fā)中心開出《商調函》,員工持《商調函》回原單位辦理檔案轉移手續(xù)。
1.3員工在辦理檔案轉移手續(xù)時,需同時將社會養(yǎng)老保險等材料轉到公司人力資源部。
1.4根據(jù)北京市勞動局的有關規(guī)定,公司合同制員工,爭取能在試用期滿后一個月內,將檔案調入公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶中。
2員工檔案的調出
員工無論因何種原因,以何種方式離職(辭職、、勞動合同期滿等),均需從最后工作日之日起,60天內將檔案調離公司在中國國際人才開發(fā)中心開設的集體存檔戶。
2.1員工無論因何種原因,以何種方式離職,從最后工作日之日起,未在兩個月內辦清離職手續(xù)的,公司依法將員工檔案自動轉出集體戶頭,或退回員工本人所在街道勞動科,由此引起的一切爭議由員工本人負責。
2.2員工在辦理完離職手續(xù)后,到人力資源部開具《同意調出函》,員工所在部門出具員工個人工作鑒定。員工持本人身份證、存檔卡片、存檔協(xié)議、集體存檔人員解除勞動合同證明信等,到中國國際人才開發(fā)中心辦理轉檔手續(xù),同時辦理《社會養(yǎng)老保險》的轉移手續(xù)。
3.外埠員工檔案及用工管理
3.1根據(jù)北京市勞動局和人事局有關規(guī)定,公司人力資源部負責為符合條件的外埠員工辦理相關《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》、檔案、保險、北京市戶籍等相關手續(xù)。
3.2除《暫住證》外,其它各項證件、證明或手續(xù)的原件統(tǒng)一由人力資源部保存。辦理各種證件(《聘用證》、《寄住證》、《暫住證》)的費用由員工本人負擔。
3.3員工無論何種原因離職,各種證件統(tǒng)一由公司按照國家及北京市相關規(guī)定予以處理。
3.4不符合北京市勞動局和人事局有關規(guī)定的外埠員工,公司不予辦理上述各項手續(xù)(含各項保險),公司也不予任何形式的補償。
4 本規(guī)定解釋權屬公司人力資源部。
第5篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規(guī)章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產生,促進企業(yè)健康發(fā)展,結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數(shù)量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質量上,也就是從系統(tǒng)性方面,要維護檔案的有機聯(lián)系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據(jù)不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯(lián));
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規(guī)定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續(xù)辦延長借閱手續(xù),并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
第6篇 電器企業(yè)員工檔案管理
電器公司員工檔案管理
1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷員員工檔案三類。
2 公司為上述人員設立檔案。
3 員工被辭退或調離,公司將為員工保存檔案一年。
4 除有關領導因工作需要須借閱員工檔案外,未經人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。
第7篇 工作責任制度：員工檔案管理
員工檔案管理工作責任制度
(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統(tǒng)一存放在財務部資料房,未經人力資源部、財務部經理一致同意,任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內容嚴格履行保密義務。
第8篇 員工檔案管理制度范例
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓和工作業(yè)績檔案等方面,對于這些員工檔案進行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工,其原始資料由本企業(yè)調入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業(yè)調檔要求,將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續(xù)的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業(yè)有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經主管領導審批后,由人資行政部統(tǒng)一辦理,其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管,員工離職辦理完畢各種手續(xù)后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協(xié)調辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經主管領導審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓檔案:
員工業(yè)績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業(yè)績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓、業(yè)績檔案按國家有關檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
