- 目錄
有哪些
學生檔案管理制度是學校管理中的一項核心工作，旨在確保學生個人信息的安全、準確和完整。主要包括以下幾個方面：
1. 檔案建立：新生入學時，收集并整理學生的個人信息，包括但不限于姓名、出生日期、家庭住址、聯(lián)系方式、學業(yè)成績等。
2. 檔案更新：定期對學生檔案進行更新，記錄學生的學習進步、行為表現(xiàn)、獎懲情況及健康狀況等。
3. 檔案保管：妥善存儲學生檔案，確保其安全，防止遺失或損壞。
4. 檔案查閱：設(shè)定嚴格的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的教職員工才能訪問。
5. 檔案轉(zhuǎn)移：學生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學時，檔案應(yīng)完整地轉(zhuǎn)移至新的教育機構(gòu)。
6. 信息保密：遵守相關(guān)法律法規(guī)，保護學生的隱私權(quán)，不得隨意泄露學生信息。
實施細則
1. 檔案建立與更新 - 新生入學一周內(nèi)完成個人檔案建立，由班主任負責收集并核實信息。 - 學期末進行一次全面更新，記錄學生的學習成績和行為表現(xiàn)，由任課教師和班主任共同參與。 - 學生若有重大事件（如疾病、獎懲等），應(yīng)在事件發(fā)生后24小時內(nèi)錄入檔案。
2. 檔案保管 - 學生檔案統(tǒng)一存放在學校檔案室，由專人負責管理。 - 檔案室需保持干燥、防火、防盜，并定期進行清潔維護。 - 檔案應(yīng)按年級、班級分類存放，便于查找。
3. 檔案查閱 - 教職員工因教學或管理工作需要查閱學生檔案，須填寫申請表，經(jīng)主管校長審批。 - 非教職員工如需查閱，需提供合法證明，并經(jīng)學生家長書面同意，方可由檔案管理員陪同查閱。
4. 檔案轉(zhuǎn)移 - 學生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學，由檔案管理員整理齊全檔案，密封后交予學生或家長，同時通知接收學校做好接收準備。 - 轉(zhuǎn)學檔案應(yīng)在學生離校前一周完成轉(zhuǎn)移手續(xù)。
5. 信息保密 - 所有接觸學生檔案的人員均需簽署保密協(xié)議，違反者將面臨紀律處分。 - 學生檔案不得用于非教育目的，嚴禁私自拍照、復制或傳播。
上墻內(nèi)容
1. "學生檔案管理規(guī)定"
2. "檔案查閱申請流程圖"
3. "學生檔案保密承諾書"
4. "檔案管理人員職責"
5. "學生檔案更新與轉(zhuǎn)移流程"
通過這些規(guī)章制度的實施，我們將確保每一位學生的信息得到妥善管理和尊重，為他們的成長提供有力保障。我們期待每位教職員工嚴格遵守，共同維護良好的教育環(huán)境。
學生檔案管理制度范文
【第1篇】學生檔案管理制度
為了加強學生檔案管理，提高學生檔案質(zhì)量，使學生檔案科學化、制度化，制定本規(guī)定。
一、學生的檔案資料
考生原始檔案材料;錄取通知書 ;新生體檢表;新生登記表;學生成績表;畢業(yè)生登記表，畢業(yè)論文(設(shè)計)綜合評語，畢業(yè)生體檢表，有關(guān)獎懲材料，畢業(yè)證書復印件等。
二、學生檔案的收集與整理
(一)學生檔案日常管理和保管，由就業(yè)指導辦公室負責，將各種檔案材料及時整理歸檔，統(tǒng)一保管。
(二)學生畢業(yè)時，由就業(yè)指導辦公室負責將每名學生的檔案整理完畢后，分別寄送學生所在單位或戶口所在地的人事部門。
三、學生檔案的借閱
學生檔案一般不得借閱和調(diào)用，確因工作需要借閱和調(diào)用，須經(jīng)就業(yè)指導辦公室主任批準。
【第2篇】##大學學生會檔案管理制度
大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理；各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3， 校學生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶，cd，vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內(nèi)容要求：
（一）人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料，由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
&
nbsp； 3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關(guān)部門存入該學生檔案。
（二）工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
（三）財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結(jié)果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1，查閱要求：
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4) 認真填寫索檔單，并由部長以上簽名。
5) 各部在指定時間辦理查檔手續(xù)，并同時告知辦公室歸還日期。
6) 檔案閱畢后請及時歸還，過期不還辦公室有權(quán)進行查詢并作相應(yīng)處理。
2、借閱手續(xù)：
（1）借閱檔案必須有證明，由主席團授權(quán)后方可借閱，沒有證明的一律不予借閱。借閱檔案必須進行注冊登記，登記時應(yīng)注明借閱人姓名、地址、借閱的內(nèi)容和時間等。
（2）借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（3）借閱時間不得超過一周（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）復制文件必須征得主席團的同意。
8、外單位借閱校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，并經(jīng)主席簽字同意后方可，
秘書處的對外借檔案應(yīng)做好外借登記（包括編號、內(nèi)容、時間、借閱人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一周。
9、外借檔案不得為檔案原件。
【第3篇】某大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
大學生社區(qū)管理公司檔案管理制度
1、目的:
規(guī)范公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用范圍:
適用于各部門各種檔案的管理工作。
3、職責:
3.1各部門負責人負責監(jiān)督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度:
4.1檔案管理的內(nèi)容:
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案:
a)公司各種行政文件;
b)公司與質(zhì)量有關(guān)的文件;
c)部門收發(fā)文記錄;
d)本部門形成的質(zhì)量記錄;
e)其它本部門形成的或公司下發(fā)的文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外,還需按部門分別保存以下檔案:
a)辦公室保存公司所有文件(除財務(wù)與建設(shè)修繕的資料)的原件。
b)各部門保管各部門的資料。
c)辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)延長檔案壽命;
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級:絕密、機密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務(wù)類檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機密檔案包括:質(zhì)量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程類圖紙、計劃總結(jié)和其他屬機密的檔案;
c)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.4 檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類,并按時間順序裝入檔案盒內(nèi),然后根據(jù)檔案的規(guī)格準備相應(yīng)的檔案標貼紙,在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱,然后將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
4.4.2編制目錄:
4.2.2.1各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》;
4.2.2.2每一份檔案歸檔時,均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中,以便查閱。
4.5檔案的查閱權(quán)限
4.5.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.5.2副總經(jīng)理可查閱分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.6檔案的查閱/借閱/復制
4.6.1查閱/借閱/復制人到部門《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格:
a )權(quán)限內(nèi)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,需得到相應(yīng)授權(quán)人的許可:部門(財務(wù)除外)的檔案,由部門負責人審批;公司檔案,由辦公室主任審批,財務(wù)檔案及公司機密檔案,由總經(jīng)理審批。
4.7在檔案歸還日期前,部門檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還。
4.8須復制檔案的,絕密檔案報總經(jīng)理審批;機密檔案由辦公室主任審批;普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷毀
4.9.1超過保管期限的檔案,由部門檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限編制《文件和資料銷毀清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核,由管理者代表審批后進行銷毀,財務(wù)檔案的銷毀由總經(jīng)理審批。
4.9.3銷毀時應(yīng)有部門檔案管理員及質(zhì)量管理辦公室質(zhì)管員在場,銷毀結(jié)束后,銷毀人員在《文件和資料銷毀清單》上簽字。
5相關(guān)文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷毀清單》
6.3《文件查閱/借閱/復制登記表》
【第4篇】學生社團檔案管理制度
第一條 社團聯(lián)合會檔案是社團聯(lián)合會歷史延革、工作開展情況的真實記錄,是社團聯(lián)合會決策、開展工作的重要參考。
第二條 社團聯(lián)合會檔案由相應(yīng)部門管理,實施檔案登記管理制度,定期進行整理、歸檔和編目。
第三條 對于上級文件、外校來函及相關(guān)圖文資料等有保存價值的材料均作為檔案保存。
第四條 社團聯(lián)各部的部門工作計劃、工作總結(jié)、活動情況及時以書面形式上交辦公室,并由辦公室(社團資料檔案由秘書處管理,下同)整理后存檔。辦公室作好每一次會議記錄,整理后存檔作為社團聯(lián)合會會議記錄。
第五條 加強與各社團及其管理機構(gòu)的聯(lián)系,并對他們的工作計劃、活動開展情況、任務(wù)執(zhí)行情況等建立專門檔案。
第六條 加強對各社團的檔案管理,各社團的工作計劃、工作總結(jié)、活動開展情況,以書面或表格形式及時上交各分管常任理事,并由各類別社團工作委員會整理后交秘書處檔案人員存檔。
第七條 社團聯(lián)合會各部人事、各社團人事及社團負責人推薦表,社團負責人任命表,社團負責人檔案表,社團干部考查表,社團干部考查考核表,社團干事考核表,社團理事會登記表,社團會員登記表等一并整理,單獨存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)人事檔案檔。
第八條 社團聯(lián)合會各部、各社團每月必須及時上交每月帳目開支表,由經(jīng)費審查部核實并存檔作為社團聯(lián)合會系統(tǒng)財務(wù)檔案。
第九條 各部門須認真整理并妥善保管檔案,借用相關(guān)檔案的須經(jīng)得相應(yīng)部門同意,辦理手續(xù)后方可借用。
第十條 其它各部、社團及個人必須妥善保管并及時歸還所借檔案資料,檔案借閱期不得超過一周。
第十一條 主席團有權(quán)對檔案管理工作不定期進行檢查。
第十二條 本制度解釋權(quán)歸***學生社團聯(lián)合會,自通過之日起生效。
【第5篇】某學生會檔案管理制度
學生會檔案管理制度
學生會檔案是學生會在工作和各種活動中形成并作為歷史記錄保存起來以備查考的文件資料,它起著憑證、依據(jù)和史料的作用,并為團委指導幫助學生會開展工作提供豐富材料。
一.工作部門
1.學生會檔案管理工作由院學生會辦公室檔案組成員負責統(tǒng)一管理;
2.各部門應(yīng)設(shè)管理本部門檔案的副部長,負責日常檔案的收集、整理以及保管工作;
3.各部門負責檔案的副部長應(yīng)與辦公室加強聯(lián)系,溝通思想,交流經(jīng)驗,以便于檔案管理制度的順利推行。
二.學生會檔案的分類及內(nèi)容
1、學生會檔案分類為:各類文件類(上級文件、申報表、申請表)、會議記錄類、人事檔案類(包括各部門及其干部檔案類獎懲記錄類)、工作計劃類活動內(nèi)容及工作總結(jié)類及其他共六類。
有關(guān)檔案都將據(jù)此分類:
(1)文件類:
文件(包括上級文件、申請表、申報表)一律按a4紙一份歸類存檔;
(2)會議記錄類:
各個部門根據(jù)各自部門會議情況包括會議時間、地點、會議內(nèi)容、會議簽到情況于學期末把本學期部門會議;
(3)人事檔案類:
學生會人事檔案包括院學生會人事任免、調(diào)動、獎懲等情況。主要由辦公室配合收集資料的完善;
(4)工作計劃類:
學生會各部門每學期工作開始(開學第一、二周)都應(yīng)向?qū)W生會主席團呈交一份詳細的工作計劃,做出本部門在未來一學期內(nèi)的各項工作設(shè)想。此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;
(5)活動內(nèi)容類:
學生會各部門組織活動應(yīng)當制定活動計劃書(策劃書),并于活動結(jié)束后及時做出活動總結(jié),并把工作總結(jié)于活動結(jié)束后3天內(nèi)交于辦公室,此工作計劃保留存檔,以利于期末部門考核時起參照作用;凡學生會集體獲得的獎品、紀念品作為工作成績的體現(xiàn),必須交給辦公室妥善處理,任何人不得私自占有。
(6)工作內(nèi)容類:
各部門于學期末要上交一份各項工作的詳細記錄。部長和副部長級以上的干部則須遞交一份詳細的職務(wù)報告,報告應(yīng)介紹任職期間的工作內(nèi)容及工作經(jīng)驗教訓,并存入檔案;
2、學生會成員檔案管理:
學生會辦公室檔案組成員把各屆學生會成員的檔案設(shè)宗,主要含以下材料:
(1)學生會干部個人檔案;
(2)學生會干部各學期的工作總結(jié)以及工作成績評定;
(3)與學生會干部本人有關(guān)的各類文字材料;
(4)各類材料均一式兩份。
三.檔案管理原則
1. 當有辦公室檔案管理員在場時,直接由管理員負責歸檔;
2. 管理員不在時,應(yīng)及時通知管理員,由管理員整理歸檔;
3. 管理員歸檔時,應(yīng)詳細填寫檔案管理紀錄;
4. 未經(jīng)過主席或者辦公室主任同意,任何人不得以私人借口借閱檔案;
5. 調(diào)檔時,必須持有主席的簽字證明;
6. 調(diào)檔時,必須有檔案管理人員在場做詳細記錄,并填寫檔案借閱表;
7. 檔案一旦遺失,管理人員應(yīng)立即上報有關(guān)部門并及時補檔;
8. 檔案管理員不得私自翻看檔案;
9. 未經(jīng)有關(guān)部門同意,任何人不得擅自改動檔案,否則一經(jīng)查實,報主席團嚴肅處理;
10. 檔案管理人員必須定期整理核查檔案。
四.檔案內(nèi)容要求:
1. 活動策劃書、活動籌備情況、活動及進程結(jié)果、活動結(jié)束后整理得經(jīng)驗、教訓;
2. 活動新聞稿。(對于比賽類活動,必注明各輪次的戰(zhàn)況及獲勝方)
五.檔案查閱辦法:
為了加強檔案管理工作,辦公室應(yīng)完整、科學地保管好學生會的檔案材料,以備查詢、參考、交流,特制訂本細則。
1. 查閱前請對照辦公室檔案清單,明確檔案名稱詳細資料;
2. 認真填寫檔案借閱登記表,并由審批人(部長)同意;
3. 各部門在指定時間辦理查檔手續(xù),并確認歸還日期;
4. 檔案查閱完畢后請及時歸還,過期不還且未講明原因的講上報主席團并做嚴肅處理;
5. 本細則適用于學生會在各項工作中直接形成的,對今后工作具有查考、利用價值的各種文字、圖樣、圖表、獎證、聲、像等不同形式的歷史記錄材料的管理工作。
六.檔案的要求:
為加強學生會工作檔案管理制度的系統(tǒng)性、完整性和科學性,使學生會工作形成一定的歷史資料,特建立本制度。檔案制度總則在于規(guī)范學生會各類文件資料的管理,利于查詢借閱及其他相關(guān)工作的有效開展。
1. 學生會辦公室每年換任之前整理本學年檔案資料分類入庫,每屆學生會換屆之前應(yīng)整理轉(zhuǎn)交本屆學生會檔案;
2. 學期初,由辦公室負責收集整理學生會各部門部員最新名單及聯(lián)系方式;學期末,干部評定等一切評定資料及其結(jié)果應(yīng)及時上交辦公室并存檔;
3. 遇有學生會干部工作調(diào)動或辭職離任時,要及時報于辦公室備案;
4. 對符合規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向檔案組或者檔案工作人員移交,集中管理,任何人不得據(jù)為己有;
5. 院學生會的其它文件及文字資料是否列入院學生會檔案,由院學生會辦公室決定;
6. 屬于學生會所有的檔案,由委員會決定公布:未經(jīng)上述機構(gòu)同意,任何組織和個人無權(quán)公布。辦公室有權(quán)查詢并作相應(yīng)處理。
七.檔案資料范圍:
本制度所稱“檔案”包括以下內(nèi)容:
1、各級文件;學生會成員名單及主要學生干部檔案;學生會各部門的工作計劃、總結(jié)活動照片,dv記錄等;學生會財務(wù)記錄、值班記錄和會議記錄;歷屆學生會的考核表;學生會的工作簡報及上報的其它資料;以及各系學生會、各班委通訊錄;以及委員認為要保存的其它資料;
2、檔案要做到格式規(guī)范、內(nèi)容完備、條理清楚,手寫的應(yīng)用碳素墨水工整書寫。a4紙文檔是指文書、檔案等原始的或電子的資料。
八、本制度要求全體學生會全體干部認真遵守執(zhí)行。
八、本制度由院學生會辦公室負責監(jiān)督執(zhí)
行。
九、本制度最終解釋權(quán)歸德化陶瓷職業(yè)技術(shù)學院學生委員會。
【第6篇】學生檔案管理制度辦法
為了加強學生檔案管理,提高學生檔案質(zhì)量,使學生檔案科學化、制度化,制定本規(guī)定。
一、學生的檔案資料
考生原始檔案材料;錄取通知書 ;新生體檢表;新生登記表;學生成績表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設(shè)計)綜合評語,畢業(yè)生體檢表,有關(guān)獎懲材料,畢業(yè)證書復印件等。
二、學生檔案的收集與整理
(一)學生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導辦公室負責,將各種檔案材料及時整理歸檔,統(tǒng)一保管。
(二)學生畢業(yè)時,由就業(yè)指導辦公室負責將每名學生的檔案整理完畢后,分別寄送學生所在單位或戶口所在地的人事部門。
三、學生檔案的借閱
學生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作需要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導辦公室主任批準。
【第7篇】周南中學學生學籍檔案管理制度
一、學生學籍檔由班主任負責填寫，學籍欄目必須按要求填寫，書寫工整，無墨跡。
二、學校操行評語要全面、具體、明確，富有教育和鼓勵性。
三、學生操行的評定由班主任在期末進行，用書面形式寫出評語，報教務(wù)處審批后方可填入學籍檔案。
四、學生操行評定要依照《中學生守則》、《中學生日常行為規(guī)范》，對學生的思想品德、學習、勞動、文體、社會等方面的表現(xiàn)概括地反映實際表現(xiàn)及特點，不可千篇一律沒有特色。
五、評語要有利于發(fā)展學生的個性和創(chuàng)造精神，不得單純以分數(shù)的高低、聽話的程度來論優(yōu)劣，決不能在評價學生時摻雜個人的私念。
六、評定要中肯，寬嚴恰當，實事求是，以肯定成績?yōu)橹?，缺點中指出主要的，并指出努力方向。
七、學籍檔由教務(wù)處統(tǒng)一負責管理，如實填寫，按時上交，不得拖拉。
【第8篇】大學學生會檔案管理制度
檔案工作是校學生會工作連續(xù)性，有序性的有力保障，為實現(xiàn)工作的正規(guī)化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質(zhì)量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織干部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關(guān)重要的公共財產(chǎn)。檔案內(nèi)容不得隨意公示、復制。
2、校學生會檔案由辦公室分類統(tǒng)一管理;各部門檔案由各部門部長整理，秘書處監(jiān)督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關(guān)資料歸檔備案。
3, 校學生會檔案包括人事檔案,工作檔案,財務(wù)檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5. 檔案形式要求：對于各部文檔案，應(yīng)有文本和電子兩種版本。對于磁盤、磁帶,cd,vcd等介質(zhì)，向辦公室索取檔案帶，待總結(jié)完后一并上繳。
6. 檔案上繳日期：在該項活動結(jié)束后一周內(nèi)。
7. 檔案上交時由辦公室簽收。
二,檔案內(nèi)容要求：
(一)人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關(guān)材料,由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎(chǔ)檔案，由有關(guān)個人及部門填寫。
2、年度工作鑒定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑒定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優(yōu)秀學生會干部的依據(jù)之一。
3、工作鑒定是大學學生會成員免職或畢業(yè)離校時對其總體工作的鑒定，由學校有關(guān)部門存入該學生檔案。
(二)工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關(guān)檔案，由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關(guān)檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經(jīng)驗總結(jié)等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查并交給辦公室整理后將重大事項列入工作目錄。
(三)財務(wù)檔案 包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關(guān)票據(jù)、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務(wù)制度。
(四)活動檔案
1、活動檔案內(nèi)容包括活動企劃書;活動籌備情況;活動及進程結(jié)果;活動新聞稿,照片等各種文字與圖像資料。
2、 活動結(jié)束后由主辦部門及時寫出工作總結(jié)，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閱辦法
1,查閱要求:
1) 各部門可以根據(jù)工作所需向秘書要借閱有關(guān)文件，但不得將有關(guān)文件作非工作之用。
2) 各部門借閱文件后，應(yīng)保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂涂亂寫，并且應(yīng)該及時歸還，若有遺失應(yīng)做出書面檢討，主席團會做出相應(yīng)的警告、批評。
3) 查閱前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
