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公司公文管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一部分，它旨在規(guī)范公司內(nèi)部的溝通方式，確保信息傳遞的準(zhǔn)確、高效和有序。通過(guò)明確公文的格式、流程和責(zé)任，該制度能夠提高工作效率，減少誤解，維護(hù)公司的專業(yè)形象，同時(shí)也有助于保障決策的合規(guī)性和執(zhí)行力。
包括哪些方面
1. 公文類型定義：明確各類公文（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等）的適用場(chǎng)景和內(nèi)容要求。
2. 公文格式規(guī)范：規(guī)定標(biāo)題、正文、附件、簽名等各個(gè)部分的格式標(biāo)準(zhǔn)。
3. 公文審批流程：設(shè)定從起草、審核、簽發(fā)到歸檔的完整流程，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人。
4. 時(shí)間管理：設(shè)定公文處理的時(shí)間限制，保證工作進(jìn)度。
5. 保密規(guī)定：對(duì)于涉及敏感信息的公文，制定相應(yīng)的保密措施和權(quán)限管理。
6. 電子化管理：適應(yīng)數(shù)字化辦公，設(shè)立電子公文管理系統(tǒng)，確保信息安全和便捷檢索。
重要性
1. 提高效率：標(biāo)準(zhǔn)化的公文流程減少了無(wú)效溝通，提升了工作效率。
2. 維護(hù)秩序：清晰的公文管理制度能避免混亂，確保公司運(yùn)營(yíng)的有序進(jìn)行。
3. 防止錯(cuò)誤：規(guī)范的公文格式可以減少信息傳達(dá)的誤差，降低決策風(fēng)險(xiǎn)。
4. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)的要求，避免因公文處理不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。
5. 文化塑造：體現(xiàn)公司的專業(yè)性和規(guī)范化，有助于塑造良好的企業(yè)文化。
方案
1. 制定詳盡的公文管理制度：由行政管理部門(mén)牽頭，結(jié)合公司實(shí)際需求，制定全面、具體的公文管理規(guī)定。
2. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期組織公文寫(xiě)作和管理培訓(xùn)，讓員工了解并熟悉制度要求。
3. 實(shí)施監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對(duì)公文處理情況進(jìn)行定期檢查，并根據(jù)反饋調(diào)整制度。
4. 引入技術(shù)輔助：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子公文管理系統(tǒng)，提高公文處理的自動(dòng)化程度。
5. 定期評(píng)估與更新：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和內(nèi)外部環(huán)境變化，定期評(píng)估制度的有效性，適時(shí)進(jìn)行修訂和完善。
通過(guò)以上措施，公司公文管理制度將得到有效的實(shí)施，為公司的日常運(yùn)營(yíng)和長(zhǎng)期發(fā)展提供有力的支持。
公司公文管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理公司公文管理制度
物業(yè)管理公司公文管理制度
(七)
第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門(mén)之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。
為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2. 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3. 各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡(jiǎn)明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚, 齊備。
4. 一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條 公文分類1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;3.)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。
介紹信由專人管理。
凡需要出具者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2)開(kāi)具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;3.)不允許開(kāi)具空白介紹信;
如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門(mén)經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門(mén)和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。
(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書(shū):如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門(mén)和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書(shū)材料:為有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;
學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;
其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條 收(發(fā))文1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。
需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門(mén)、各項(xiàng)目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門(mén)可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門(mén)提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單;3.各部門(mén)對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的呈報(bào)批示單;4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、 、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。
如有 ,應(yīng)在正文之后注明 名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;6.字體字號(hào)選用:公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;
小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說(shuō)明、 說(shuō)明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條 公文辦理1.草擬公文
1)首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。
時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的 ,年份要寫(xiě)全,統(tǒng)一用漢字書(shū)寫(xiě),如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě)。
在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2. 會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見(jiàn),反饋文件起草部門(mén)進(jìn)行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門(mén)發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;3.)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽;3.行文字號(hào)
1)
5.3.1 公司:魯字[200]第號(hào) 2)
5.3.2 直屬部門(mén):魯字[200]第號(hào)為直屬部門(mén)代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以各部門(mén)名義行文的公文,由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4. 執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無(wú)誤,份數(shù)準(zhǔn)確;3.)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。
急、密件要在信封上加注急、密字樣。
限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門(mén)必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門(mén)必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無(wú)法取回,可存檔復(fù)印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門(mén)的發(fā)文由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。
個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條 責(zé)任1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;2.辦文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫(xiě)作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應(yīng)行文辦法,并上報(bào)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第2篇 企業(yè)公司公文管理制度
公司公文管理制度
一、目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)公司的公文管理,嚴(yán)格公文處理程序,最大限度地提高工作效率,結(jié)合公司實(shí)際,特制定本制度。
二、適用范圍
《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。
三、管理職責(zé)
綜合管理部公司為公文管理部門(mén),負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類,包括:
1.制度類公文
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文
3.內(nèi)部通知、通告類公文
4.對(duì)政府職能部門(mén)的報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文
五、權(quán)限劃分
1.制度類公文代碼為a,由綜合管理部擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司經(jīng)理例會(huì)討論通過(guò),公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
2.機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門(mén)級(jí)機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為b,由綜合管理部行政科擬稿,分管副總經(jīng)理審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為c,由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門(mén)的發(fā)布內(nèi)容擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,由相關(guān)部門(mén)的分管副總審核、簽發(fā),綜合管理部備案。
4.對(duì)政府等部門(mén)報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文代碼為d,由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門(mén)的報(bào)送內(nèi)容擬稿,由相關(guān)部門(mén)的分管副總審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
5.會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為e,由綜合管理部擬稿,綜合管理部部長(zhǎng)審核,總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號(hào)詳見(jiàn)附表一。
7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實(shí)施,并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見(jiàn)附表二。
六、公文格式
1.內(nèi)容范式
1)制度類公文
經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^(guò),并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn),現(xiàn)發(fā)布×××制度,自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經(jīng)公司研究,并報(bào)上級(jí)批準(zhǔn)(如必要),決定設(shè)立/撤銷××機(jī)構(gòu),任命/免去××先生/女士為××職務(wù),以上任命自××××年××月××日起生效。特此通知
3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書(shū)寫(xiě)。
1.文本格式
發(fā)文用紙為a4紙,標(biāo)題小二號(hào)字,宋體加黑,正文一般為四號(hào)字,仿宋體,頁(yè)邊距上下左右各2cm,文件名與分隔線空1行,正文1.5倍行距,正文與文件名空1行,發(fā)文單位與正文空3行,發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行,發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁(yè)面右下靠右位置,發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。
2.公文編號(hào)
1)制度類公文、機(jī)構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對(duì)政府等部門(mén)報(bào)告、請(qǐng)示、公函類公文采用按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
2)內(nèi)部通知、通告類公文和會(huì)議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨(dú)編號(hào),并按發(fā)文的時(shí)間先后順序獲取公文編號(hào)。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管,并按類別建立公文發(fā)文登記表格,進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見(jiàn)附件三、附件四。
綜合管理部定期對(duì)各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見(jiàn)附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。
九、附件
第3篇 某某集團(tuán)公司公文管理制度
某集團(tuán)公司公文管理制度
第一條發(fā)文
1、公司各部門(mén)擬發(fā)稿(文)件,均須填制文件簽發(fā)單,報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。
2、人事行政部需定專人對(duì)每份文件作好文號(hào)編制,及時(shí)準(zhǔn)確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門(mén),并認(rèn)真作好文件簽收工作。
3、外送文件,經(jīng)辦人須用公司標(biāo)準(zhǔn)信封封存,并送(郵)至相關(guān)單位或上級(jí)部門(mén),力求準(zhǔn)確、無(wú)誤。
第二條打印
1、公司公文的打印工作由人事行政部負(fù)責(zé)。
2、公司各級(jí)部門(mén)所需打印的公文或其它文字資料,均由部門(mén)專人(文員)負(fù)責(zé)。
3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(mén)(人員)負(fù)責(zé)。
4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。
第三條收文
1、凡外來(lái)文件或參會(huì)人員帶回的會(huì)議文件,任何部門(mén)或個(gè)人收到后均應(yīng)及時(shí)交至人事行政部,不得無(wú)故截留文件。
2、人事行政部收文后應(yīng)及時(shí)作好收文登記工作,并根據(jù)文件精神或要求,認(rèn)真填寫(xiě)公文處理傳閱單,經(jīng)人事行政部主管閱后及時(shí)由專人將文件送至相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處予以辦理。
第四條傳閱
1、人事行政部須及時(shí)準(zhǔn)確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處。
2、人事行政部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)應(yīng)及時(shí)收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發(fā)生。
3、文件閱示人須認(rèn)真閱文,并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門(mén)或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項(xiàng),并在文件傳閱單上簽閱意見(jiàn)。
4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱意見(jiàn)及文件精神,對(duì)執(zhí)行未果的部門(mén)應(yīng)督辦,直至將公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)及指示落到實(shí)處,并將執(zhí)行情況報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。
第三條附則
本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。
公文處理/傳閱單
文件名稱來(lái)文單位收文日期
領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn):
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見(jiàn)及簽名:
備注:
公文處理/傳閱單
文件名稱來(lái)文單位收文日期
領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn):
簽字:
年月日
處理/傳閱人意見(jiàn)及簽名:
備注:
收 文 記 錄
序號(hào)文件名稱文號(hào)收文日期收文人
第4篇 某某公司公文管理制度
某公司公文管理制度
為使公文的簽收及發(fā)放及時(shí)、準(zhǔn)確,確保公文制作規(guī)范,保存完整、齊備。提高公文處理的工作效率和公文質(zhì)量。特制訂本制度
一、企業(yè)常用公文的構(gòu)成
企業(yè)常用公文包括請(qǐng)示、報(bào)告、申請(qǐng)、決定、決議、批復(fù)、通告、通知、通報(bào)、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、工作計(jì)劃、講話稿等。
二、文書(shū)收發(fā)管理
1、企業(yè)各部門(mén)與外界來(lái)往公文的收發(fā)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。辦公室主任指定專門(mén)人員負(fù)責(zé)往來(lái)公文的收發(fā)、拆封、登記、分發(fā)、制作、核稿、校對(duì)、發(fā)文等事宜。以傳真、郵件、郵寄等方式到達(dá)的公文全部由辦公室接收。再按公文按審批程序送至承辦部門(mén)。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)送達(dá),應(yīng)提前電話通知知承辦部門(mén)。文件傳閱過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,任何人不得將有密級(jí)的文書(shū)帶回家、宿舍及公共場(chǎng)所,也不得傳至權(quán)限范圍之外的人員。
2、負(fù)責(zé)人閱讀、批閱公文,當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將公文交至辦公室。閱批公文一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名,并作擬辦意見(jiàn),責(zé)成相關(guān)部門(mén)辦理。如需備查,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。辦公室對(duì)公文負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到公文后應(yīng)立即指派專人辦理,不得將公文壓放、分散。
三、公文的制作
公司發(fā)文工作集中在總公司辦公室。凡是以____公司名義發(fā)出的通告、決定、請(qǐng)示、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等均屬于發(fā)文范圍。各部門(mén)不得以____的名義擅自對(duì)外發(fā)送正式公文。各部門(mén)需要向上級(jí)反映匯報(bào)重要情況或向下安排重要工作要求發(fā)文的,應(yīng)向辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文字底稿交辦公室審核。發(fā)文經(jīng)辦公室主任、分管經(jīng)理核稿、修改后,交總經(jīng)理會(huì)簽后由辦公室統(tǒng)一打印、蓋章和分發(fā)。
四、公文歸檔與保管
1、全部處理完后的文書(shū),按照一定的分類進(jìn)行整理與編輯,并在文書(shū)保存本上做好登記。
2、企業(yè)個(gè)人不得保存企業(yè)文書(shū)、凡參加會(huì)議帶回的文件,應(yīng)及時(shí)交行政部登記保管,調(diào)離企業(yè)的員工應(yīng)將文件記錄本清理移交。
3、如果職務(wù)或部門(mén)計(jì)劃發(fā)生變更或做出調(diào)整,則必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由,以及變更與調(diào)整后的結(jié)果。
4、當(dāng)年的公文于次年7月份前整理裝訂后編號(hào)遞交檔案室存檔。存檔時(shí)應(yīng)列出詳細(xì)地文檔明細(xì),一式3份。并由檔案管理員、監(jiān)交人確認(rèn)簽字以備查詢調(diào)閱。
本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)管理公司公文管理制度格式怎樣的
物業(yè)管理公司公文管理制度
(七)
第一條 總則1.山東物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門(mén)之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。
為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2. 公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3. 各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡(jiǎn)明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚, 齊備。
4. 一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條 公文分類1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;3.)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。
介紹信由專人管理。
凡需要出具者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2)開(kāi)具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;3.)不允許開(kāi)具空白介紹信;
如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門(mén)經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;3.內(nèi)部出版物內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門(mén)和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。
(如:山東物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書(shū):如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門(mén)和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;3.)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書(shū)材料:為有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;
學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;
其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條 收(發(fā))文1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。
需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門(mén)、各項(xiàng)目的傳真;2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門(mén)可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門(mén)提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條 公文格式1.凡以山東物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單;3.各部門(mén)對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的呈報(bào)批示單;4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、 、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。
如有 ,應(yīng)在正文之后注明 名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;6.字體字號(hào)選用:公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;
小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說(shuō)明、 說(shuō)明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條 公文辦理1.草擬公文
1)首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式;2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。
時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的 ,年份要寫(xiě)全,統(tǒng)一用漢字書(shū)寫(xiě),如二零零四年五月八日;3.)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě)。
在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2. 會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見(jiàn),反饋文件起草部門(mén)進(jìn)行修改后下發(fā);2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門(mén)發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;3.)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽;3.行文字號(hào)
1)
5.3.1 公司:魯字[200]第號(hào) 2)
5.3.2 直屬部門(mén):魯字[200]第號(hào)為直屬部門(mén)代字,具體如下:辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)簽發(fā)公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以各部門(mén)名義行文的公文,由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4. 執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無(wú)誤,份數(shù)準(zhǔn)確;3.)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。
急、密件要在信封上加注急、密字樣。
限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門(mén)必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;2.若辦文部門(mén)必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無(wú)法取回,可存檔復(fù)印件;3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;4.除辦公室留存檔案原件外,各部門(mén)的發(fā)文由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。
個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條 責(zé)任1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;2.辦文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫(xiě)作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條 附則本文中未能包括之公文,可依據(jù)公司大原則制定相應(yīng)行文辦法,并上報(bào)批準(zhǔn)后執(zhí)行。
第6篇 某廣州地產(chǎn)公司公文管理制度
1、公文管理
1.1收文
a、政府部門(mén)及有關(guān)單位發(fā)來(lái)的公文收到后,均由行政人事部進(jìn)行分類,掛號(hào)文件進(jìn)行登記編號(hào)(格式見(jiàn)附件一),屬于部門(mén)、地盤(pán)的文件由行政人事部直接送達(dá)處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見(jiàn)附件二),由行政人事部負(fù)責(zé)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。
b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時(shí)送閱處理,并負(fù)責(zé)催閱、催辦、催傳。
c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見(jiàn)附件三)簽名。
d、為縮短傳閱時(shí)間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)經(jīng)理要及時(shí)閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時(shí)誤事。
e、各部門(mén)對(duì)有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的公文要及時(shí)處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。
f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
g、公司領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)開(kāi)會(huì)帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會(huì)議文件一律交行政人事部進(jìn)行登記、收存。
h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應(yīng)將有關(guān)原件送行政人事部,復(fù)印一份由部門(mén)辦理或留存。
1.2發(fā)文
a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請(qǐng)示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書(shū)寫(xiě),文稿形成后,::由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。
b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進(jìn)行登記,統(tǒng)一編號(hào)后打印。
c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對(duì),蓋章后發(fā)出。
d、以部門(mén)名義發(fā)文,由文件起草部門(mén)校對(duì)、復(fù)印,蓋章后發(fā)出。
1.3發(fā)文注意事項(xiàng)
a、以公司名義發(fā)文,要以相應(yīng)的公司信箋為對(duì)外行文的正式公文紙。
b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書(shū)寫(xiě),按格式填寫(xiě)有關(guān)欄目,書(shū)寫(xiě)力求字跡工整、言簡(jiǎn)意明。
c、復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復(fù)印過(guò)的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印,一般只發(fā)有關(guān)部門(mén),節(jié)約開(kāi)支。
1.4公文種類
a、決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排。
b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級(jí)辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);員工的職務(wù)任免、聘用和會(huì)議。
d、通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
e、報(bào)告:適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。
f、請(qǐng)示:適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
g、批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)求事項(xiàng)。
h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等。
i、會(huì)議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和決定事項(xiàng)。
1.5公文格式
公文一般由發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時(shí)間、抄報(bào)抄送單位等部分組成。
a、發(fā)文字號(hào),凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號(hào)統(tǒng)一由行政人事部編排。
b、公文秘密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密,其中:絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號(hào)。
c、緊急文件分別標(biāo)明特急、急件。
d、公文標(biāo)題,應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
e、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文后,成文時(shí)間之前注明附件順序和名稱。
f、公文除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。
g、公文的成文時(shí)間,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
h、文字從左至右橫寫(xiě)、橫排,統(tǒng)一用簡(jiǎn)體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
i、公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型(長(zhǎng)297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
1.6行文規(guī)則
a、各單位的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
b、向下級(jí)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)。
c、請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān),切勿多頭主送,如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式。
d、報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
e、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點(diǎn)明確、條理清楚、文字精煉、書(shū)寫(xiě)工整、標(biāo)點(diǎn)明確、篇幅力求簡(jiǎn)短。
⑵人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào),日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。
⑶用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡(jiǎn)稱。
⑷草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書(shū)
寫(xiě)。
f、公文中的數(shù)字,除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
g、屬于部門(mén)職權(quán)范圍的事項(xiàng),應(yīng)當(dāng)由部門(mén)自行發(fā)文;部門(mén)的發(fā)文,一般只需抄報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),避免濫送。
1.7公文辦理
a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
b、需要辦理的公文,行政人事部應(yīng)及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門(mén)。
c、審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn),并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間,其他審批人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
d、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)由行政人事部進(jìn)行審核,審核的重點(diǎn)是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門(mén)會(huì)簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級(jí)公文不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。
1.8公文立卷、歸檔及銷毀
a、公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。
b、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第7篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度
建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門(mén)之間、部門(mén)之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語(yǔ)和定義
3.1.公文:指與各部門(mén)、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。
3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)(包括審計(jì)報(bào)告)。
3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。
3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門(mén)以上會(huì)稿的,由主辦部門(mén)牽頭擬辦,有關(guān)部門(mén)會(huì)簽;
4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。
代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號(hào)[]括入;
序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加第字;
編號(hào)示例:浙中建[2022]第1號(hào);(即浙江__建設(shè)集團(tuán)有限公司2022年所發(fā)的第一份公文);
公文編號(hào)由行政人事部指定專人進(jìn)行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見(jiàn)附件《公司對(duì)外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門(mén)、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號(hào)、文件主題(或文件名稱)和頁(yè)碼,以便于檢索;文件主題應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁(yè)碼標(biāo)識(shí)用第 頁(yè) 共 頁(yè)的形式標(biāo)識(shí);
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見(jiàn)附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):
?一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門(mén)名稱縮寫(xiě)-文件種類代碼-年份-流水號(hào);
?公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門(mén)名稱縮寫(xiě)-文件種類代碼-流水號(hào);
?部門(mén)名稱縮寫(xiě)為每個(gè)字漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母,并用大寫(xiě)表示,一經(jīng)確定不得修改;
?文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見(jiàn)附件《文件種類及代碼》;
?年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
?每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用1表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用2表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開(kāi)使用);
編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號(hào)保持原來(lái)的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq
流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb
工作聯(lián)系單l_d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb
備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函_h周報(bào)zb1
傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb
指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt
說(shuō)明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡(jiǎn)單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見(jiàn)附件。
附件1:表22 對(duì)外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場(chǎng)營(yíng)銷人員工作月報(bào)表
浙江__建設(shè)集團(tuán)有限公司
二零一五年二月十二日
第8篇 物業(yè)管理公司公文管理制度（7）
物業(yè)管理公司公文管理制度(七)
第一條 總則
1.山東__物業(yè)管理有限公司公文是公司同國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、其他企事業(yè)單位之間以及公司內(nèi)各部門(mén)之間,建立正式信息溝通渠道的主要文字工具。為使公文管理制度化、規(guī)范化,特制訂本制度。
2.公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。
3.各類文稿均應(yīng)符合公文規(guī)范,做到公文種類正確,標(biāo)題完整,格式規(guī)范,內(nèi)容簡(jiǎn)明,措辭妥當(dāng),發(fā)送單位清楚,附件齊備。
4.一般不能越級(jí)行文,呈報(bào)的公文應(yīng)一文一事,正式行文及簽署合同的應(yīng)使用公司或項(xiàng)目名稱全稱。
第二條 公文分類
1.行文分類要求
1)按收文和發(fā)文對(duì)象,分為對(duì)外行文和內(nèi)部行文;
2)按是否編號(hào),分為編號(hào)文和不編號(hào)文;
3)編號(hào)文按刊印方式,分為公司發(fā)文和內(nèi)部刊物;
4)按公文保密等級(jí),分為絕密、機(jī)密、秘密三種,其他為一般文件。
絕密:公司董事長(zhǎng)簽發(fā)的相關(guān)文件;
機(jī)密:公司副總經(jīng)理簽發(fā)的相關(guān)文件;
秘密:在公司一定范圍內(nèi)執(zhí)行、下發(fā)的其他文件;
2.介紹信
1)公司辦公室是公司(項(xiàng)目)介紹信的管理者。介紹信由專人管理。凡需要出具者,須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2)開(kāi)具的介紹信要有編號(hào)并加蓋騎縫章;
3)不允許開(kāi)具空白介紹信;如確有必要,須征得公司領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人同意;
4)介紹信存根應(yīng)妥善保管、歸檔;
5)因情況變化,介紹信領(lǐng)用人沒(méi)有使用介紹信,應(yīng)即退還;
6)如若發(fā)現(xiàn)介紹信丟失,領(lǐng)用人應(yīng)立即向部門(mén)經(jīng)理或辦公室報(bào)告,及時(shí)采取相應(yīng)措施;
3.內(nèi)部出版物
內(nèi)部固定出版物是以公司或下屬部門(mén)和公司的名義編發(fā)、采用自定刊頭和單獨(dú)編號(hào)。(如:山東__物業(yè)管理有限公司內(nèi)刊、客戶通訊)
4.不編號(hào)文的范圍
1)有關(guān)公司內(nèi)部日常事務(wù)的文書(shū):如例行會(huì)議和活動(dòng)的一般性通知;
2)由個(gè)人署名(注明所任公司職務(wù))或以公司及下屬部門(mén)和公司的名義向個(gè)人發(fā)出的非正式函件;
3)非正式對(duì)外發(fā)出的下列文書(shū)材料:為有關(guān)部門(mén)和機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人代擬的文稿;學(xué)術(shù)性、知識(shí)性資料;其他非正式材料;
4)內(nèi)部管理規(guī)章制度、工作總結(jié)和業(yè)務(wù)規(guī)劃等;
5)備忘錄和其他不需要編號(hào)的對(duì)外行文和內(nèi)部行文。
第三條 收(發(fā))文
1.實(shí)行收、發(fā)文登記管理制度。需要分別記入收、發(fā)文登記簿的公文包括:
1)收文類:限時(shí)專送件、掛號(hào)信、特快專遞、匯款單、屬公文類的文件和傳真等;
2)發(fā)文類:公司下發(fā)的文件,寄出的商務(wù)信函、以公司名義下發(fā)或?qū)ν獍l(fā)出的商務(wù)傳真以及需由辦公室轉(zhuǎn)發(fā)到各部門(mén)、各項(xiàng)目的傳真;
2.公文傳真的收、發(fā)(除各部門(mén)可自行發(fā)送的傳真)均由前臺(tái)負(fù)責(zé);
3.除急件外,前臺(tái)每日下午3:00前將各部門(mén)提交的需發(fā)送的信件匯總發(fā)出;
第四條 公文格式
1.凡以山東__物業(yè)管理有限公司的名義對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出的正式公文,一律采用公司統(tǒng)一印制的公文紙;
2.公司內(nèi)部行文采用統(tǒng)一印制的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單;
3.各部門(mén)對(duì)總經(jīng)理呈送的報(bào)告,采用統(tǒng)一印制的呈報(bào)批示單;
4.公文一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、主送(報(bào))單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送(報(bào))單位等部分組成。如有附件,應(yīng)在正文之后注明附件名稱和順序;
5.公文紙一般用a4型,左側(cè)裝訂;
6.字體字號(hào)選用:
公文版頭為小初號(hào)加黑宋體字;
公文大標(biāo)題選用二號(hào)(小二號(hào))宋體字;小標(biāo)題選用三號(hào)宋體字;
公文正文、抄送、抄報(bào)、印發(fā)說(shuō)明、附件說(shuō)明等均采用四號(hào)宋體字;
密級(jí)采用三號(hào)黑體字。
第五條 公文辦理
1.草擬公文
1)首頁(yè)要使用公司統(tǒng)一的公文格式;
2)人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。時(shí)間應(yīng)寫(xiě)具體的年月,年份要寫(xiě)全,統(tǒng)一用漢字書(shū)寫(xiě),如二零零四年五月八日;
3)公文中的數(shù)字,除發(fā)文字號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、百分比、專用術(shù)語(yǔ)和其他必須用阿拉伯?dāng)?shù)碼者外,一般用漢字書(shū)寫(xiě)。在同一公文中,數(shù)字的使用要保持前后一致。
2.會(huì)簽
1)會(huì)簽是指對(duì)草擬的公司重要文件,由公司各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱,在文件會(huì)簽單提出意見(jiàn),反饋文件起草部門(mén)進(jìn)行修改后下發(fā);
2)凡以公司名義向公司內(nèi)各部門(mén)發(fā)出的規(guī)章制度、決定、決議等,在正式下發(fā)前必須先經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽;
3)凡對(duì)外發(fā)出的正式函件,如內(nèi)容涉及具體專業(yè)事務(wù)時(shí),應(yīng)由涉及的專業(yè)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽;
3.行文字號(hào)
1)5.3.1公司:魯__字[200_]第___號(hào)
2)5.3.2直屬部門(mén):魯___字[200_]第___號(hào)
_為直屬部門(mén)代字,具體如下:
辦公室----辦、管理處----管、市場(chǎng)部---市、財(cái)務(wù)部-----財(cái)、經(jīng)營(yíng)管理部---經(jīng)、保安部--保、環(huán)境服務(wù)部--環(huán)
簽發(fā)公文必須經(jīng)過(guò)發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以各部門(mén)名義行文的公文,由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。以公司名義發(fā)出的正式文件,必須經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)。
4.執(zhí)行
1)辦公室負(fù)責(zé)將以公司名義發(fā)出的公文復(fù)印一份送執(zhí)行單位辦理,公文正本歸檔存查(特殊情況下可留存復(fù)印件);
2)繕印的一切公文須有簽署,符合格式,字跡清楚,整潔美觀,校對(duì)無(wú)誤,份數(shù)準(zhǔn)確;
3)對(duì)于不符合要求的公文,監(jiān)印人可不予蓋章;
4)封發(fā)公文時(shí)要對(duì)公文進(jìn)行檢查,防止差錯(cuò)。急、密件要在信封上加注急、密字樣。限時(shí)送到的公文和親啟公文要注明要求;
5)公司發(fā)出的規(guī)章制度、決議、決定、通知、會(huì)議紀(jì)要等文件,收文部門(mén)必須在文件簽收單上簽字,并交公司辦公室存檔備查。
第六條 公文歸檔
1.任何以公司、項(xiàng)目名義簽發(fā)的公文正本均需交辦公室歸檔存查;
2.若辦文部門(mén)必須使用正本時(shí),可暫時(shí)借出,使用后歸還,若正本必須借出且無(wú)法取回,可存檔復(fù)印件;
3.存檔文件按照檔案管理規(guī)定執(zhí)行,保存期滿列表報(bào)準(zhǔn)監(jiān)銷;
4.除辦公室留存檔案原件外,各部門(mén)的發(fā)文由部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)歸檔、保管復(fù)印件。個(gè)人不得保存應(yīng)存檔的公文。
第七條 責(zé)任
1.簽發(fā)人對(duì)公文主題和內(nèi)容承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。會(huì)簽人對(duì)公文專業(yè)內(nèi)容承擔(dān)專業(yè)技術(shù)責(zé)任;
2.辦文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)所經(jīng)辦的公文內(nèi)容認(rèn)真審查、核對(duì),應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任和連帶責(zé)任;
3.擬稿人應(yīng)全面領(lǐng)會(huì)辦文要求,并具備準(zhǔn)確表達(dá)這一要求的專業(yè)知識(shí)和寫(xiě)作能力,對(duì)公文內(nèi)容承擔(dān)直接責(zé)任;
4.校對(duì)人以原稿為根據(jù),應(yīng)做到校對(duì)字跡清晰,每次校對(duì)的錯(cuò)漏率應(yīng)小于1‰,對(duì)發(fā)文中出現(xiàn)的校對(duì)錯(cuò)誤承擔(dān)直接責(zé)任。
第八條 附則
