建立檔案管理制度9篇

有哪些

建立檔案管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，旨在規(guī)范檔案管理流程，確保信息的安全與有效利用。檔案管理制度應包括以下幾個核心組成部分：

1. 檔案分類與編碼：明確各類文件的歸檔類別，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定文件的收集標準，以及整理、裝訂、歸檔的具體流程。

3. 檔案存儲與保護：確定檔案的存儲環(huán)境和保護措施，防止檔案損壞或丟失。

4. 檔案借閱與使用：設定借閱權限，規(guī)定借閱流程，確保檔案安全使用。

5. 檔案銷毀與備份：明確過期檔案的銷毀程序，同時制定定期備份策略，以防數(shù)據(jù)丟失。

6. 檔案信息化管理：推行電子化存檔，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和智能化。

7. 檔案安全與保密：設立嚴格的保密制度，保護敏感信息不被泄露。

實施細則

1. 檔案分類與編碼：各部門需指定專人負責文件分類，按照預設的分類標準（如業(yè)務性質、時間、項目等）進行編碼。編碼應簡明易懂，便于快速定位。

2. 檔案收集與整理：所有正式文件自生成之日起3個工作日內應送交檔案管理部門，由專業(yè)人員進行整理、裝訂，并錄入管理系統(tǒng)。

3. 檔案存儲：檔案應存放于防潮、防火、防盜設施完備的專用庫房，保持適宜的溫濕度。紙質檔案應豎立存放，避免擠壓。

4. 借閱流程：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。借閱期限不超過一周，逾期未還須續(xù)批。

5. 檔案銷毀：對于不再需要的檔案，需由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)管理層審批后，由兩人以上共同監(jiān)督銷毀。

6. 信息化管理：推行電子文檔管理系統(tǒng)，新生成的文件優(yōu)先電子化存檔，已有的紙質檔案逐步掃描入庫，確保線上線下同步。

7. 安全保密：對涉密檔案實行分級管理，訪問權限受限，且所有操作記錄在案，以備核查。

上墻內容

1. 檔案管理制度概要：簡潔闡述檔案管理的重要性，列出主要管理制度內容，提醒員工遵守。

2. 檔案分類與編碼示例：展示幾個典型的檔案分類和編碼，方便員工理解和執(zhí)行。

3. 借閱與歸還流程圖：以流程圖形式展示借閱和歸還步驟，清晰直觀。

4. 檔案安全保密規(guī)定：列出保密要點，強調違規(guī)處理措施，提高員工保密意識。

5. 聯(lián)系方式：公布檔案管理部門的聯(lián)系人和電話，方便員工咨詢和反饋問題。

通過以上管理制度的實施，企業(yè)能夠建立起有序、高效、安全的檔案管理體系，促進信息資源的有效利用，為日常運營和決策提供有力支持。

建立檔案管理制度范文

第1篇 新清潔管理規(guī)章制度及檔案資料建立管理制度

新項目清潔管理規(guī)章制度及檔案資料的建立管理

(一)擬設立的清潔管理規(guī)章制度

1.設立完善的清潔工作組織架構和規(guī)章制度

(1)行政架構完善:保潔/服務員-班長-主管(主辦)-經(jīng)理

(2)完善的規(guī)章制度:上下班制度,紀律制度,統(tǒng)一的考核標準。

2.建立完善的監(jiān)控監(jiān)督機制和流程

(1)清潔工作崗位責任明確:

a、主管的職責

-負責部門因清潔而引起的不合格服務、緊急事件、各類投訴的糾正預防措施的審核,評估其有效性。

-負責清潔技術、蚊蟲消殺技術與環(huán)保技術的運用。

-負責引進在清潔方面的新技術、新方法、新材料,并推廣運用,不斷提高綠化專業(yè)水準。

-負責清潔工作的管理,審核各部門的清潔工作細則。

-負責審核擬外包的清潔方案及監(jiān)控程序。

b、班長的職責

-負責制訂完善清潔工作作業(yè)細則,合理調配保潔員。

-負責每日對清潔各崗位進行巡查和班員的月工作情況的考核。

-負責保潔員的日常技能培訓、崗前培訓,不斷提高員工工作能力。

-負責及時收集顧客意見并匯報。

-負責對保潔設備具維修保養(yǎng)及操作指導。

c、保潔/服務員

-熟悉樓宇結構、人行道及公共配套設施、設備,辦公室內家私布局、材質,服務要求等情況,以便于順利開展各項工作。

-嚴格按照保潔程序文件、作業(yè)指導書,對責任區(qū)域內的物業(yè)進行清掃、保潔、整理,并不斷巡視,保持整潔。

-維護責任區(qū)域衛(wèi)生,有效制止各種違章、違規(guī)現(xiàn)象,勸阻、制止不衛(wèi)生、不文明的行為,直接向上級報告。

-愛護保潔工具、用品,每次使用后應清洗干凈,并統(tǒng)一存放于指定地點。

-對公共配套設施、設備等的損壞情況,及時報告相關主管人員或控制中心進行處理。

-發(fā)現(xiàn)可疑人員或可疑情況,及時與當值安全管理員或控制中心取得聯(lián)系進行處理。

-發(fā)現(xiàn)火情時,必須及時通知控制中心或本部門工作人員并按照消防作戰(zhàn)圖履行相應職責。

(2)工作區(qū)域責任明確

a、工作區(qū)域責任明確:各種區(qū)域保潔;

b、工作區(qū)域界限明確:分區(qū)管理;

(3)等級檢查機制的建立和落實

a、建立行政等級的檢查機制

公司的管理:品質部是環(huán)境質量管理的總負責部門,將定期和不定期的檢查其服務質量,不斷策劃新的管理流程和方法,協(xié)助和監(jiān)督物業(yè)服務中心持續(xù)提高服務質量。

物業(yè)服務中心經(jīng)理:環(huán)境管理第一負責人,負責綠化、保潔、消殺工作定期和不定期的全面的檢查和監(jiān)督。

環(huán)境主管:負責保潔、綠化和消殺工作的組織、安排、實施專業(yè)知識的培訓,制定合理的工作流程,并定期檢查各項工作效果,同時不斷尋找或探索新的綠化養(yǎng)護和環(huán)境消殺的方法。

保潔班長:協(xié)助環(huán)境主管制定清潔工作流程,合理調配保潔/服務員,并不斷改進工作方法。并對保潔、服務員培訓各種專業(yè)知識。

保潔/服務員:負責所轄區(qū)域內的保潔衛(wèi)生及辦公室內物品清潔及整理工作。

b、建立科學的時間分級管理

日檢:保潔及班長負責每日多次巡查(根據(jù)工作內容或特點來具體決定巡查次數(shù)),環(huán)境主管進行抽查。

周檢:環(huán)境主管每周至少組織一次全面的檢查,對各崗位人員的工作質量進行初步的評估。

季檢:公司品質部每季度至少對環(huán)境各崗位進行全面檢查一次,進行總體服務質量評估。

月檢:部門經(jīng)理或助理每月至少對行政辦事中心及會議大廈清潔管理質量進行一次全面的檢查,同時組織日常多次不定期的抽查。

半年檢:公司每半年會進行一次大型的各項服務質量檢查活動,對半年的工作進行總結:并根據(jù)質量運作體系進行內部質量審核,檢查所有服務的操作狀態(tài),督促物業(yè)服務中心按照規(guī)范的體系進行運作,最大限度的提升工作效率,規(guī)范各項流程。

(4)建立合理的整改機制

-分析原因

-整改

-復查

-評分考核

3.建立環(huán)境服務質量的自檢和保障體系

月度顧客回訪調查:

物業(yè)服務中心片區(qū)客戶服務理及部門經(jīng)理、助理組織每個月至少一次對顧客滿意程度的回訪,回訪對象一般為服務需求人或各單位負責辦公室后勤的主要人員,了解顧客對保潔保養(yǎng)情況和消殺服務情況的認同程度或可能存在的看法,及時制定整改措施,不斷提高我們的服務質量。

半年顧客滿意度調查:

公司組織每半年至少一次對顧客的滿意程度的調查,及時對物業(yè)服務中心半年的消殺服務和保潔保養(yǎng)工作進行總結,及時發(fā)現(xiàn)問題,經(jīng)過不斷的整改,并把調查的結果納入部門的年終考核,以加強管理的力度,督促相關部門不斷的提高服務質量。

(二)、物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立與管理

1.物業(yè)清潔管理服務檔案料的建立

日計劃和記錄:

計劃:班長每天執(zhí)行班前點名,班后點評制度,確定日工作重點及注意事項。

記錄:保潔的洗手間記錄、消殺記錄、辦公室清潔工作記錄表等所有保潔保養(yǎng)工作計劃記錄:物業(yè)服務中心和公司的巡查記錄。

周計劃和記錄:

計劃:主管每周召開周例會,對上周工作進行總結,對下周工作進行計劃。

記錄:環(huán)境主管和班長每周的巡查記錄,物業(yè)服務中心和公司和抽查記錄。

月計劃和記錄:

計劃:經(jīng)理每月召開月度例會.確定月工作計劃。

記錄:環(huán)境主管、物業(yè)服務中心經(jīng)理(分管助理)、品質部的月度評估,以及日常抽檢記錄.

季計劃和記錄:

計劃:每季度寫工作計劃。

記錄:物業(yè)服務中心、品質部季度評估.以及抽查記錄。

年計劃和記錄:

計劃:下一年度保潔、綠化和消殺工作計劃、定期作業(yè)計劃。

記錄:上一年度工作總結和抽查記錄。

2.清潔管理服務檔案資料的管理

(1)定期收集

(2)定期檢查

(3)檢查結果與考核掛鉤

(五)清潔設備、工具裝備配置方案

1.物質裝各的原則

(1)確保質量與控制成本的原則

(2)設備先進性與實用性結合的原則

2.擬投入物資裝備

(1)清潔物資裝備一覽表

第2篇 建立設備檔案管理制度

電生理中心屬于儀檢科室，設備管理的好壞，直接影響本科室乃至全院的經(jīng)濟效益，因此，建立完善的設備檔案，加強設備的專管專用，保持設備的完好狀態(tài)，是電診科今后重點抓的一件非常必要的日常工作。

一.建立完善的設備擋案

設備檔案是鑒定、評價儀器設備技術狀態(tài)的可靠依據(jù)；是啟動設備發(fā)揮功能的鑰匙以及維修尋找故障的指南。搞好設備檔案的管理工作，人機結合是現(xiàn)代醫(yī)療設備管理必不可少的手段。電生理中心從2006年11月份開始著手逐步完善落實設備擋案管理工作。

二.堅強醫(yī)療設備專管專用責任制的落實

醫(yī)療儀器設備的專管專用，是保證儀器設備處于良好工作狀態(tài)的一項重要措施。一臺設備使用期限的長短，性能穩(wěn)定的好壞、工作效率和測試精度的高低，除了取決于設備本身質量的好壞外，在很大程序上取決于使用過程中的維護和保養(yǎng)。同樣一臺設備，如果維護和保養(yǎng)工作到位，操作正確就可以減少磨損，降低故障率，延長使用壽命，反之，將加速部件老化，故障頻出，過早地喪失原有工作性能或降低診療測試準確度。因此，建立設備使用責任制是提高設備效率的保證，具體應做到以下2點：

1.專人專管，專人使用 要求各檢查室配備有責任心的兼職設備儀器管理員，要求熟悉設備性能、操作方法、維保規(guī)程，以便正確操作和維持，并做好使用和維護記錄；在工作中發(fā)現(xiàn)異常及時與工程技術人員聯(lián)系進行修理，或采取緊急措施關機斷電、斷水以防意外事故發(fā)生。

2.定期培訓 對新上崗的人員重點培訓，避免因操作不當給診療工作帶來的負面影響和對儀器設備造成的損害，降低故障率提高使用率。

三.預防為主，保持儀器設備的完好狀態(tài) 醫(yī)療儀器設備的使用跟蹤管理，除了正確合理使用，專人專管外，建立必要的保養(yǎng)制度是保持設備完好狀態(tài)的關鍵，具體應做以下工作：

1.日常保養(yǎng)：也稱例行保養(yǎng)，由儀器設備責任人或使用人員所進行的保養(yǎng)工作。其主要內容是定期對儀器設備進行除塵保養(yǎng)、緊固松動的螺絲和零部件及電源電壓等方面的監(jiān)護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，保養(yǎng)范圍大多在儀器設備的外部，每月進行一次并填寫保養(yǎng)記錄。

2.一級保養(yǎng)：由儀器設備責任人或使用人員按計劃與維修工程技術人員配合對儀器設備的各項技術指標進行檢查和測試，主要是對內部的保養(yǎng)、檢查有無異常情況（如聲音、溫度、被測數(shù)據(jù)、標準值偏差、指示燈等）并填寫保養(yǎng)記錄單。

3.二級保養(yǎng)：是以工程技術人員為主，儀器設備使用人員參與的一種預防性檢修，主要是檢查儀器設備的主體部分或主要部件，調整精度，必要時更換易損部件，并進行磨損的測試和鑒定，為編制修理計劃提供依據(jù)。

第3篇 某某行政中心物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立管理規(guī)范

某行政中心物業(yè)管理處管理規(guī)章制度和檔案的建立與管理

提要:

檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規(guī)范、嚴謹。

以公司企業(yè)文化理念及iso9000質量規(guī)律體系為指導,導入iso14000環(huán)境管理體系思想。以國家相關法律法規(guī)和業(yè)主需求為基礎,建立科學、規(guī)范、嚴謹?shù)墓芾碇贫润w系。

檔案的建立與管理科學化、規(guī)范化、技術化、高標準。

完善的管理制度是保證現(xiàn)代企業(yè)正常有序運作的必要條件;科學化、規(guī)范化的檔案管理能為企業(yè)的高效運作和快速發(fā)展提供強大的信息資源支持。完善的規(guī)章制度和科學化、規(guī)范化的檔案管理是提供專業(yè)化物業(yè)管理服務的重要基礎,能有效的為物業(yè)及公用設施的使用、維修以及各項物業(yè)管理服務工作提供引導和服務。

本公司素以嚴格規(guī)范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業(yè)管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規(guī)范和iso14000環(huán)境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規(guī)范管理與專業(yè)服務相結合的路線。常言道:沒有規(guī)矩,不成方圓,必要的規(guī)章制度是作好物業(yè)管理服務的保證,要使該物管區(qū)域的管理與服務走上正軌,實現(xiàn)標準化、規(guī)范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規(guī)章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規(guī)和公司的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營范圍和業(yè)主需求的為依據(jù),并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。

概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優(yōu)質服務的操作準則和依據(jù),其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業(yè)服務的方方面面,與傳統(tǒng)的管理方式相比,其更顯科學、規(guī)范。二是專門針對某某區(qū)行政中心物業(yè)服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規(guī)范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業(yè)服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業(yè)服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。

一、規(guī)章制度的建立與管理

1、行政中心物業(yè)管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規(guī),所有管理制度的建立,均以法律法規(guī)及物業(yè)管理委托合同為基礎,物業(yè)管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規(guī)范化,以保證如實履行物業(yè)管理委托合同規(guī)定的義務。

2、在建立某某區(qū)行政中心物業(yè)管理內部管理制度時,以我公司現(xiàn)有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業(yè)管理的具體特點和要求,并導入iso14000環(huán)境管理體系和ohsas18000職業(yè)安全健康管理體系,對整個規(guī)章制度體系作適當?shù)男抻喓驼?使整套規(guī)章制度體系更切合實際,操作性更強。

3、規(guī)章制度注重服務、管理和責任的統(tǒng)一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯(lián)。

4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據(jù),又能激發(fā)員工工作熱情。

5、注重物業(yè)管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環(huán)節(jié),用制度使其環(huán)環(huán)相扣,做到有序規(guī)范的運作,協(xié)調一致。

6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執(zhí)行。

(規(guī)章制度的內容見物業(yè)管理服務方案附件《管理制度匯編》)。

二、檔案的建立與管理

規(guī)章制度的執(zhí)行,需要通過檔案管理手段來實現(xiàn)。某某區(qū)行政中心物業(yè)管理檔案的建立與管理就是圍繞規(guī)章制度的執(zhí)行而進行的,對相關記錄進行規(guī)范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規(guī)范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統(tǒng)的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據(jù)和信息支撐。

三、物業(yè)管理檔案的分類

1、物業(yè)管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規(guī)定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據(jù),做到有章可循、有據(jù)可查、可量化、可考核。

2、物業(yè)管理檔案按三個層面進行分類管理:

(1)第一層面:以建設部頒發(fā)的《全國物業(yè)管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統(tǒng)一格式。

(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業(yè)管理檔案資料。

(3)第三層面:將執(zhí)行復合型管理體系文件、相關規(guī)章制度的各種現(xiàn)場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。

3、__區(qū)行政中心是某某區(qū)政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業(yè)。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。

第4篇 物業(yè)管理規(guī)章制度檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理規(guī)章制度和檔案建立與管理

一、管理規(guī)章制度

科學管理、合理量化、健全制度是我們取得成功的重要保障,為了達到高標準的管理目的,我公司已成功導入iso9000質量管理標準模式。在接管物業(yè)以后,將嚴格按照質量管理體系的標準,實行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計74條,其中公眾制度12條,內部崗位制度20條,運作管理制度32條,員工培訓考核制度10條。

1.公眾制度

(1)《業(yè)戶手冊》。

(2)《業(yè)主公約》。

(3)《精神文明公約》。

(4)《樓宇使用維護管理規(guī)定》。

(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

(8)《出入物品管理規(guī)定》。

(9)《安全管理規(guī)定》。

(10)《消防管理規(guī)定》。

(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

2.崗位職責

(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責。

(2)經(jīng)理助理崗位職責。

(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責。

(4)物業(yè)管理文員崗位職責。

(5)物業(yè)管理員崗位職責。

(6)物業(yè)商務管理員崗位職責。

(7)物業(yè)清潔員崗位職責。

(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責。

(9)工程技術員崗位職責。

(10)強電技工崗位職責。

(11)弱電技工崗位職責。

(12)暖通工崗位職責。

(13)維修工崗位職責。

(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責。

(15)安全經(jīng)理崗位職責。

(16)安全管理員崗位職責。

(17)財務經(jīng)理崗位職責。

(18)財務會計崗位職責。

(19)財務出納崗位職責。

(20)財務收費員崗位職責。

3.運作管理制度

(1)《員工手冊》。

(2)《管理人員文明服務準則》。

(3)《員工辦公制度》。

(4)《各部門月工作計劃及總結制度》。

(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

(6)《員工培訓制度》。

(7)《內部財務管理制度》。

(8)《檔案資料管理制度》。

(9)《值班管理制度》。

(10)《公用品申請、購買、領用制度》。

(11)《員工宿舍管理評比制度》。

(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

(13)《維修回訪制度》。

(14)《機電設備的編號方法》。

(15)《機電設備的統(tǒng)計制度》。

(16)《配電房管理制度》。

(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

(18)《大廈應急滅火搶救方案》。

(19)《物業(yè)管理運作流程》。

(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

(26)《公共設施維修、養(yǎng)護工作程序》。

(27)《機電設備維修工作程序》。

(28)《安全管理工作程序》。

(29)《消防應急處理工作程序》。

(30)《園林綠化管理工作程序》。

(31)《清潔管理工作程序》。

(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。

4.員工培訓考核制度

(1)《新員工入職培訓制度》。

(2)《在崗員工循環(huán)培訓制度》。

(3)《員工工作考核及獎罰制度》。

(4)《員工崗位責任月考核成績匯總表》。

(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。

(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。

(7)《部門員工崗位月工作考核表》。

(8)《業(yè)戶意見月_統(tǒng)計表》。

(9)《員工違章違紀處理意見申報表》。

(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。

二、物業(yè)檔案建立與管理

1.資料收集

資料的收集堅持內容豐富的原則,根據(jù)實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發(fā),擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規(guī)劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業(yè)構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。

2.資料分類整理

(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

(2)分類排序。

(3)組編檔號。

(4)裝訂精美。

3.檔案資料管理

(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。

(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。

(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的三防標準。

第5篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理格式怎樣的

小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理第一章擬建立的規(guī)章制度

一、擬建立的公眾管理制度包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。

根據(jù)招標書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。

注:《____.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。

二、擬建立的內部管理制度包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。

詳細內容此處略。

三、擬建立的質量手冊及程序文件包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。

詳細內容此處略。

四、擬建立的工作手冊包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。

詳細內容此處略。

五、擬建立的質量記錄文件因數(shù)量達幾百份,此處省略第二章檔案的建立與管理

一、物業(yè)檔案建立的內容檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;

客戶家庭資料;

客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;

客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;

客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;

客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

二、物業(yè)檔案管理的具體措施客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

1、客戶檔案的收集設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。

資料收集堅持內容豐富的原則。

在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

2、客戶權籍資料管理從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。

管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

3、客戶檔案的整理各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

4、客戶檔案的歸檔____.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。

物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

5、檔案的利用為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

6、客戶檔案的管理客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。

客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

第6篇 美術館物業(yè)管理制度檔案建立管理

美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理

檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分,科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業(yè)管理形式,做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄,計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理,完善檔案管理工作,從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案,配備專職檔案管理人員,建章立制,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。

(一)檔案制度建立與管理

1、主要思路

檔案資料分類:依據(jù)美術館的具體情況,管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中,注重對原有資料的整理,找到過往管理中存在的缺陷和不足,并進行重新的分類和補充,使其符合對美術館細致管理的需求。

檔案建立抓住重新接管這一契機,整理住戶全面的原始資料,并對陳舊部分進行及時的修正,最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況,作為分戶管理的檔案基礎,以方便接管后日常管理。

檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重,互相補充,形成美術館管理的無盲點網(wǎng)絡。

區(qū)內各項管理工作必須建立檔案資料,依照采取的管理方式中制定的規(guī)范程序,逐一建檔,形成標準化、制度化的檔案管理體系。

2、建立檔案、資料的分類檢索

1)業(yè)主提供的資料

a、項目批準文件

b、用地批準文件

c、建筑執(zhí)照

d、拆遷安置資料

2)技術資料

a.總平面圖

b.單體建筑、結構、設備竣工圖

c.消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工圖

d.地質勘測報告

e.工程合同開

f.竣工報告

g.工程預決算

h.圖紙會審記錄

i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)

j.隱蔽工程驗收簽證

k.沉降觀察記錄

l.竣工驗收證明書

m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書

n/新材料、構配件的鑒定合格證書

o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書

p.砂漿、混凝土試塊試壓報告

q.供水的試壓報告

r.綠化工程竣工圖紙及相關資料

s.其他技術資料

3)管理處建立的資料

a.住宅區(qū)基本資料

b.住宅區(qū)分區(qū)資料

c.商業(yè)網(wǎng)點資料

d.娛樂設施資料

4)住戶資料

a.住戶入住資料

入住通知書

入住協(xié)議書

b.家庭人員檔案

住戶情況登記表

(二)管理處各項管理制度目錄

序號文件名稱文件編碼

1管理處內部崗位設置、標準__.00.01

2職業(yè)安全健康職責__.00.02

3物料管理辦法__.00.03

4停電停水應急預案__.00.04

5水浸應急預案__.00.05

6治安應急預案__.00.06

7文件質量記錄管理辦法__.00.07

8犬類管理辦法__.00.08

9保安崗位架構圖__.01.01

10保安運作規(guī)程__.01.02

11人員出入管理辦法__.01.03

12監(jiān)控中心管理辦法__.01.04

13車輛管理辦法__.01.05

14保安崗位操作規(guī)程__.01.06

15安保崗位標準__.01.07

16燃放煙花爆竹管理規(guī)定__.01.08

17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程__.02.01

18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程__.03.01

19消防安全管理辦法__.04.01

20火警應急預案__.04.02

21消防設備(設施)運行管理辦法__.04.03

22消防設備(設施)操作規(guī)程__.04.04

23消防管理制度__.04.05

24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程__.04.06

25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定__.04.07

26弱電設備(設施)操作規(guī)程__.04.08

27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程__.04.09

28弱電設備(設施)安全管理制度__.04.10

29電梯設備監(jiān)管辦法__.05.01

30電梯故障緊急預案__.05.02

31供配電設備(設施)安全管理制度__.06.01

32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程__.06.02

33供配電設備(設施)操作規(guī)程__.06.03

34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程__.06.04

35電工安全操作守則__.06.05

36給排水設備(設施)安全管理制度__.07.01

37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程__.07.02

38給排水設備(設施)操作規(guī)程__.07.03

39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程__.07.04

40管道維修工作規(guī)程__.07.05

41房屋設備(設施)安全管理制度__.09.01

42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程__.09.02

43房屋設備(設施)操作規(guī)程__.09.03

44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程__.09.04

45房屋、設備設施巡視內容與要求__.09.05

46設備完好率標準__.09.06

47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程__.09.07

48服務供方質量監(jiān)管規(guī)程__.10.01

49雨

天防滑管理辦法__.10.02

50業(yè)戶管理辦法__.11.01

第7篇 小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度建立檔案管理

小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度的建立與檔案管理

第一章擬建立的規(guī)章制度

一、擬建立的公眾管理制度

包括業(yè)主臨時公約、業(yè)主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環(huán)境衛(wèi)生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業(yè)場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據(jù)招標書要求提供的《業(yè)主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。

注:《__.鳳凰城業(yè)主臨時公約》建議稿附后。

二、擬建立的內部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規(guī)范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。

三、擬建立的質量手冊及程序文件

包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業(yè)接管程序文件、服務設計開發(fā)程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數(shù)據(jù)分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。

四、擬建立的工作手冊

包括各級崗位職責工作手冊、社區(qū)文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業(yè)文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統(tǒng)計、收取和追收欠款工作手冊、環(huán)衛(wèi)工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發(fā)事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛(wèi)工作手冊、巡邏工作手冊、爭創(chuàng)物業(yè)優(yōu)秀規(guī)劃等。詳細內容此處略。

五、擬建立的質量記錄文件

因數(shù)量達幾百份,此處省略

第二章檔案的建立與管理

一、物業(yè)檔案建立的內容

檔案建立的內容包括:業(yè)主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯(lián)系電話:包括:正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統(tǒng)計記錄等。

二、物業(yè)檔案管理的具體措施

客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業(yè)獨用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

1、客戶檔案的收集

設立檔案室,建立相應規(guī)章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發(fā),擴大資料來源,從時間上講是在業(yè)主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

2、客戶權籍資料管理

從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態(tài)反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

3、客戶檔案的整理

各個業(yè)務范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點根據(jù)資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

4、客戶檔案的歸檔

__.鳳凰城小區(qū)管理處的業(yè)務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業(yè)檔案中心員按照物業(yè)管理自身的內在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

5、檔案的利用

為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

6、客戶檔案的管理

客戶檔案的使用有嚴格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任?？蛻魴n案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

第8篇 物業(yè)管理制度與檔案建立管理規(guī)范

物業(yè)管理制度與檔案的建立與管理

(一)管理內容:

1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

2、業(yè)主檔案:所有業(yè)主購、租房合同(復印件),業(yè)主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;

3、文件檔案:有關物業(yè)管理法規(guī)政策、公司文件等;

4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監(jiān)控記錄、榮譽資料等。

(二)管理措施:

1、制定檔案制度,并嚴格執(zhí)行;

2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業(yè)主隱私,保守秘密;

3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;

4、逐步實現(xiàn)智能化管理,計時可靠的掌握相關信息,提高管理水平。

第9篇 公寓項目物業(yè)制度檔案建立管理規(guī)程

公寓項目物業(yè)制度和檔案的建立與管理

第一節(jié)管理規(guī)章制度

一、規(guī)章制度的建立

健全規(guī)范的管理規(guī)章制度是我們實施科學管理、提供優(yōu)質服務的依據(jù)。我公司在不斷總結經(jīng)驗的基礎上,全面導入iso9001質量保證體系,已建立起了一套在許多物業(yè)得到成功應用的物業(yè)管理規(guī)章制度和一套完整科學的質量保證體系文件,結合希格瑪公寓的實際情況,我們將按照本物業(yè)的運作要求和業(yè)務流程,進一步修改和完善。歸納為以下三大部分:

(一)公共制度

本部分主要是為了保證本物業(yè)得到有效的配合而制定的,也是確保物業(yè)管理水平的一個非常重要的因素,我們將與業(yè)主委員會一起擬訂:

物業(yè)服務合同

業(yè)主文明守則

物業(yè)使用引導手冊

(二)內部運作制度

根據(jù)本項目人員配備、崗位設置的情況,按公司要求制定規(guī)章制度,規(guī)范管理行為,并按照公司iso9001質量保證體系,結合項目實際情況,建立健全相關的作業(yè)程序和操作規(guī)程。此部分為項目內部管理的依據(jù)。

1、崗位職責

項目部經(jīng)理職責值班經(jīng)理崗位職責

客服主管崗位客服人員崗位職責

工程主管崗位職責電工崗位職責

保安經(jīng)理崗位職責中控值班人員崗位職責

交換站值班崗位職責保安員崗位職責

綜合維修工崗位職責保潔主管崗位職責

保潔員崗位職責綠化工崗位職責

2、內部運作制度

員工守則 交接班管理制度

員工行為規(guī)范 材料采購、入庫、出庫管理規(guī)定

員工培訓管理規(guī)定 文件檔案資料管理制度

績效考評辦法 例會制度

日檢、月檢、周檢管理規(guī)定 庫房管理制度

3、部門規(guī)章制度

客服服務中心

客戶接待操作規(guī)程客戶服務查詢程序

客戶申請服務項目的操作規(guī)程客戶檔案管理規(guī)章制度

保修處理操作規(guī)程

工程工作標準和操作規(guī)程

《維修通知單》工作規(guī)程 水管爆裂的應急處理方法

電工維修安全操作規(guī)程生活水消毒設備操作規(guī)程

電機日常運行和維護工作規(guī)程生活水箱設備定期保養(yǎng)方法

故障停電的處理規(guī)程弱電專業(yè)運行保養(yǎng)規(guī)程

照明系統(tǒng)故障處理規(guī)程弱電專業(yè)緊急故障處理規(guī)程

綜合布線系統(tǒng)的維修規(guī)程消防報警系統(tǒng)的維修規(guī)程

綜合維修巡視規(guī)程電梯應急處理規(guī)程

綜合維修操作方法天然氣設備巡視保養(yǎng)規(guī)程

電梯運行維護操作規(guī)程天然氣設備緊急事故處理規(guī)程

特約服務管理細則

工程規(guī)章制度/管理制度

共用設施設備維護管理規(guī)定 事故處理制度

交接班制度工程設備設施安全防火制度

鑰匙管理制度 水泵房管理制度

值班制度 電梯機房管理制度

工程檔案管理制度 綜合維修專業(yè)巡視檢查制度

設備設施標識的管理制度 電梯維修保養(yǎng)安全制度

日檢、巡視制度 電動工具安全操作制度

保安工作標準和操作規(guī)程

門崗交接班操作規(guī)程物品出入小區(qū)管理規(guī)程

巡邏崗操作規(guī)程證件管理操作規(guī)程

緊急突發(fā)事件處置規(guī)定鑰匙管理操作規(guī)定

客戶失竊、受擾的處理規(guī)程

保安規(guī)定制度/管理制度

檔案管理制度 晚間值班規(guī)定

保安器材管理制度 重點防范部位安全保衛(wèi)制度

保安部巡查制度保安員著裝規(guī)定

消防安全工作標準和操作規(guī)程

中控室運行規(guī)程消防設施巡檢規(guī)程

監(jiān)控系統(tǒng)操作規(guī)程 消防報警及聯(lián)動系統(tǒng)保養(yǎng)規(guī)程

火災緊急行動操作規(guī)程消火栓保養(yǎng)規(guī)程

樓宇消防規(guī)章管理規(guī)定

消防中控室管理制度機房防火規(guī)定

消防設備、設施、器材的管理規(guī)定 電氣設備防火規(guī)定

公共場所防火規(guī)定辦公室防火規(guī)定

庫房防火規(guī)定

保潔工作標準和操作規(guī)程

公共區(qū)域走廊清潔操作規(guī)程 衛(wèi)生間清潔操作規(guī)程

電梯轎廂清潔操作規(guī)程異常事故的處理操作規(guī)程

日常用工具使用操作規(guī)程保潔設備的使用及保養(yǎng)操作規(guī)程

行政管理

部門及員工考核與獎懲 員工工作考核及獎懲制度

部門工作考評辦法

第二節(jié) 物業(yè)管理檔案的建立

物業(yè)檔案資料既是一個物業(yè)不可缺少的組成部分,也是物業(yè)信息的重要來源。在物業(yè)管理工作中,物業(yè)檔案資料也是物業(yè)管理的基礎,起著重要的憑證和參考作用。

(一)物業(yè)管理信息的內容

在本物業(yè)管理中,我們擬按資料性質分為原始資料、常規(guī)管理資料兩大類:

1、原始資料

_土地使用證等權屬證書

_規(guī)劃許可證、建筑許可證等各類項目批準證書

_建筑圖、施工圖、施工預算、施工組織設計等圖紙文件

_竣工圖

_設備技術清單(名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具及備件等)

_設備技術手冊、使用說明及質量保證書

_設備安裝調試記錄(各設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄,電梯、電氣、通風、供水、

消防等系統(tǒng))

_土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄、預應力構件施工記錄等)

_建(構)筑監(jiān)測記錄構(建)筑的沉降、變形、防震、結構焊_縫探傷檢查記錄

_隱蔽工程的驗收記錄

_工程事故發(fā)生及處理記錄

_圖紙會審記錄、設計變更洽商和技術核定單

_項目的重要技術決定和文件

_驗收計劃和驗收會議紀要、驗收記錄、返修記錄、驗收總結報告

2、常規(guī)處理資料

_各部門工作(操作)規(guī)范,管理制度

_各部門工作記錄

_大、中、小修記錄

_項目分包合同等資料

_與客戶方來往信函、投訴及處理資料

_物業(yè)管理委托合同

_法律法規(guī)及政府有關文件

(二)物業(yè)管理檔案的建立

根據(jù)物業(yè)管理信息的內容,考慮到在實際工作中工作的連貫性和特殊性,便于各查閱、參考。擬按檔案資料的類型進行對檔案資料進行建立、分類、排列:

1、事務管理類

可以分成上級來文、外來文、計劃總結、各班組工作記錄、項目分包合同等資料、與客戶方來往信函、投訴及處理資料、物業(yè)管理委托合同、內部管理制度、項目主要活動記錄等。管理合同作為永久檔案給予保留,其余按年度進行排列。

2、工程管理類

建立工程圖紙檔案、設備檔案、設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等。工程圖紙檔案、設備檔案等物業(yè)原始資料作為永久檔案給予保留。設備保養(yǎng)維修記錄、設備運行記錄等按年度排列。

三、物業(yè)檔案資料的管理

(一)檔案資料的收集

檔案資料的收集工作盡可能及時、完善、不遺漏。達到下列要求:

1、物業(yè)接管時全面掌握房屋建筑、附屬設備、公共設施、綠地綠化等物業(yè)基本情況。

2、維修更新時將維修更新后的物業(yè)變動情況注記在案。

(二)建立標準化的圖、檔、卡、冊、表

建立標準化的圖、檔、卡、冊、表,分類妥善保管。

1、圖包括房屋平面圖、主線路圖、管道走向圖、排污管道圖等。

2、檔在管理活動中形成的各類文字材料。包括:業(yè)主檔案、重要設備檔案等,其中業(yè)主檔案需要重點保存,絕密管理。

3、卡是指根據(jù)管理工作需要而制作的設備保養(yǎng)卡、維修記錄卡等。

4、冊是指為了提高管理效率而建立的工作手冊等。

5、表是指根據(jù)管理工作的需要而設立的各類表格。包括:房屋接管驗收記錄、客戶投訴記錄、服務洽商記錄,以及各類統(tǒng)計表格等。

(三)建立動態(tài)管理機制