有哪些
物業(yè)工程檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類體系，根據(jù)工程性質(zhì)、類型、時間等因素進行劃分，并為每個檔案分配唯一的編碼，便于檢索和管理。
2. 收集與整理：明確各類工程檔案的收集范圍和時間節(jié)點，確保工程過程中產(chǎn)生的所有重要文件、圖紙、報告等及時歸檔。
3. 存儲與保管：規(guī)定檔案的存儲介質(zhì)、環(huán)境條件，以及安全保密措施，防止檔案丟失或損壞。
4. 利用與借閱：制定檔案的查閱流程，明確借閱權限，確保檔案的有效利用，同時防止濫用和泄露。
5. 更新與維護：規(guī)定定期對檔案進行審查更新，及時刪除過期或無效的檔案，保持檔案的時效性和準確性。
6. 轉(zhuǎn)移與銷毀：明確檔案的轉(zhuǎn)移和銷毀程序，對于不再需要的檔案，應按照相關規(guī)定進行銷毀。
實施細則
1. 檔案管理人員需接受專業(yè)培訓，熟悉檔案管理流程和相關法規(guī)，確保檔案工作的合規(guī)性。
2. 工程部門應在項目結束后的30天內(nèi)將所有相關檔案提交至檔案管理部門，包括電子版和紙質(zhì)版，如有特殊情況需提前申請延期。
3. 檔案存儲應使用防火、防潮、防蟲設施，定期檢查存儲環(huán)境，確保檔案安全。
4. 借閱檔案需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人審批后方可進行，借閱期限一般不超過15天，特殊情況需提前申請延長。
5. 對于涉及公司機密的檔案，只有特定授權人員才能查閱，且須在指定區(qū)域進行。
6. 每年至少進行一次檔案清理，對于超過保存期限的檔案，由檔案管理部門提出銷毀清單，經(jīng)公司管理層審批后按規(guī)定銷毀。
上墻內(nèi)容
1. “工程檔案管理制度概覽”海報，清晰列出檔案管理的主要流程和關鍵點。
2. “檔案借閱須知”告示，明確借閱流程、權限和注意事項。
3. “檔案安全提示”，強調(diào)檔案的安全保管和保密責任。
4. “檔案分類與編碼示例”，展示具體的分類方法和編碼規(guī)則，方便員工參考。
以上各項制度需在物業(yè)工程部門顯眼位置公示，確保所有相關人員了解并遵守。通過嚴格的執(zhí)行，我們旨在構建一個高效、有序、安全的物業(yè)工程檔案管理體系，保障公司的運營效率和信息安全。
物業(yè)工程檔案管理制度范文
第1篇 物業(yè)工程設施檔案和物業(yè)技術人員管理制度
物業(yè)工程設施檔案和物業(yè)技術人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設施時關系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。
物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價值。
2)物業(yè)工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。
以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:a)設備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務卡等。
c)設備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關注釋。
3.)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區(qū)工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;
合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。
住宅小區(qū)配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現(xiàn)場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。
第2篇 物業(yè)工程設備技術檔案管理制度
物業(yè)工程設備技術檔案管理制度
1、技術檔案管理各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。
技術檔案一般可分成四類:物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;
設備新技術信息及資料;
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。
除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。
重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。
借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。
圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡設備登記卡是設備管理的主要依據(jù),每一臺設備都應設立一張登記卡。
為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊。
現(xiàn)代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據(jù),也是設備技術改造、報廢的主要依據(jù)。
設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。
3用戶設備檔案卡物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。
這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄《設備檔案卡》ed-tb-0309-113《設備編號法則》
第3篇 z物業(yè)工程設施檔案和物業(yè)技術人員管理制度
物業(yè)工程設施檔案和物業(yè)技術人員管理制度
1)管理好物業(yè)工程設施時關系到物業(yè)是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。物業(yè)管理人員必須發(fā)掘設備潛能,做到物盡其用,充分發(fā)揮設備的使用價值。
2)物業(yè)工程設施須實行檔案管理制度,對設備的原始檔案必須歸檔、匯總、登記造冊,以便查考,為設備的完好使用以及安全使用提供方便。以下資料須歸物業(yè)工程管理部建檔管理:
a)設備系統(tǒng)的資料,如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統(tǒng)原始發(fā)票、收據(jù)、用戶手冊以及售后服務卡等。
c)設備系統(tǒng)中重點部位的拍照資料及相關注釋。
3)建立設備管理考核制度,獎賞分明,調(diào)動員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質(zhì)量管理體系:
a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度,做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。
5)對于住宅小區(qū)物業(yè)工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設施使用、會保養(yǎng)、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時,做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區(qū)工程設施在設備管理上,必須堅持安全第一,降低耗能。
a)遵循“安全、經(jīng)濟、;合理、實用”的原則。
b)盡可能采用節(jié)能、經(jīng)濟適用且品質(zhì)優(yōu)良的材料,修舊利新。
c)培養(yǎng)管理隊伍的創(chuàng)新精神,維護業(yè)主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規(guī)程和制度開展工作,做好必要的防護工作。住宅小區(qū)配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行,包括用戶使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識,防止意外發(fā)生,做好宣傳工作。
7)提高物業(yè)管理服務質(zhì)量。
a)堅持“物業(yè)管理服務第一”的意思,培養(yǎng)職業(yè)道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專業(yè)操作人員,做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作,對設備進行現(xiàn)場操作,知道相關人員,使員工能夠適應崗位要求。
第4篇 z物業(yè)工程設備技術檔案管理制度
物業(yè)工程設備技術檔案管理制度
1、技術檔案管理
各類技術資料必須分類裝訂成冊,編制目錄,專人管理及制訂借用制度。技術檔案一般可分成四類:
物業(yè)施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規(guī)范、標準、各項制度及技術標準;
設備新技術信息及資料;
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用說明書、工具書、工程維修保養(yǎng)原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統(tǒng)一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富,人人都要愛惜。
1.3未經(jīng)批準,不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應保存原件,原件通常不予借閱,以復印件的版本外借。
1.5檔案資料借閱要嚴格履行借閱手續(xù)。除圖書外,檔案資料嚴禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內(nèi)閱讀。
1.6借閱圖書每次限借一本,特殊情況需得到總工程師批準。借期為一個月,到期應辦理續(xù)借手續(xù)。圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料,借閱人不得裁減、抽頁、亂畫、涂改,保持版面清潔。
2、設備登記卡
設備登記卡是設備管理的主要依據(jù),每一臺設備都應設立一張登記卡。為了便于查閱,可按設備系統(tǒng)分別裝訂成冊。現(xiàn)代化設備管理的一條重要經(jīng)驗,就是重視對設備狀況及維修保養(yǎng)工作情況的調(diào)查和統(tǒng)計,系統(tǒng)地、有計劃地積累分析原始記錄,在調(diào)查分析中研究設備維修保養(yǎng)工作的規(guī)律,使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養(yǎng)記錄,設備缺陷記錄以及重大事故記錄,這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據(jù),也是設備技術改造、報廢的主要依據(jù)。
設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對,應該做到帳物相符。
3用戶設備檔案卡
物業(yè)的每套客房可認為是為用戶服務的獨立設備,因此,每一獨立單元需設立一張用戶單元設備檔案卡。這有利于掌握對用戶設備的完好程度及設備返修率程度的了解。
4質(zhì)量記錄
《設備檔案卡》ed-tb-0309-113
《設備編號法則》ed-tb-0309-129
