應(yīng)急檔案管理制度10篇

有哪些

應(yīng)急檔案管理制度是企業(yè)應(yīng)對突發(fā)事件的重要依據(jù)，旨在確保在危機(jī)情況下能迅速、有效地調(diào)取相關(guān)信息，指導(dǎo)決策和行動。主要包括以下幾個方面：

1. 應(yīng)急檔案分類與編碼：建立科學(xué)的檔案分類體系，為各類應(yīng)急檔案設(shè)定唯一識別編碼。

2. 檔案收集與整理：規(guī)定檔案來源、內(nèi)容及格式，及時收集并有序整理。

3. 存儲與保護(hù)：確定檔案存儲方式，確保檔案的安全和完整性。

4. 訪問與使用：明確檔案的訪問權(quán)限，規(guī)定檔案的借閱、復(fù)制和使用流程。

5. 更新與維護(hù)：定期更新檔案內(nèi)容，確保信息時效性。

6. 應(yīng)急調(diào)閱機(jī)制：設(shè)立快速響應(yīng)機(jī)制，確保在緊急狀況下能迅速調(diào)取所需檔案。

7. 培訓(xùn)與演練：定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)和應(yīng)急調(diào)閱演練，提升員工應(yīng)對能力。

實(shí)施細(xì)則

1. 應(yīng)急檔案分類與編碼：依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為安全、環(huán)境、醫(yī)療、人力資源等類別，并采用字母數(shù)字組合的方式進(jìn)行編碼，如“s001”代表安全管理類第一份檔案。

2. 檔案收集與整理：各部門指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，資料需包含事件經(jīng)過、處理方案、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，整理后統(tǒng)一交由檔案管理部門歸檔。

3. 存儲與保護(hù)：采用電子化存儲為主，紙質(zhì)備份為輔的方式，定期備份電子檔案，確保防火、防潮、防病毒措施到位。

4. 訪問與使用：設(shè)立訪問權(quán)限等級，一般員工只能查閱與工作相關(guān)的檔案，管理人員和應(yīng)急小組成員可訪問全部檔案，借閱需填寫申請表，經(jīng)審批后方可進(jìn)行。

5. 更新與維護(hù)：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案審核，對過期或不再適用的檔案進(jìn)行清理，新增或修訂的檔案需在一周內(nèi)完成更新。

6. 應(yīng)急調(diào)閱機(jī)制：設(shè)立24小時應(yīng)急熱線，接到調(diào)閱請求后，檔案管理人員應(yīng)在半小時內(nèi)完成檔案準(zhǔn)備，緊急情況可直接授權(quán)遠(yuǎn)程訪問。

7. 培訓(xùn)與演練：每季度組織一次檔案管理培訓(xùn)，每年至少進(jìn)行一次應(yīng)急調(diào)閱模擬演練，提高實(shí)際操作水平。

上墻內(nèi)容

1. 應(yīng)急檔案管理制度概覽：簡要列出制度的主要內(nèi)容，方便員工了解。

2. 檔案分類與編碼示例：展示各類別檔案的編碼實(shí)例，便于查找。

3. 檔案管理流程圖：以圖表形式呈現(xiàn)檔案從收集到使用的整個流程。

4. 訪問權(quán)限說明：明確不同層級員工的檔案訪問權(quán)限。

5. 應(yīng)急調(diào)閱流程圖：詳細(xì)展示在緊急情況下如何快速調(diào)取檔案的步驟。

以上各項(xiàng)內(nèi)容旨在構(gòu)建一個高效、安全的應(yīng)急檔案管理體系，以應(yīng)對可能面臨的各種挑戰(zhàn)。全體員工需熟知并嚴(yán)格遵守，共同保障企業(yè)的應(yīng)急響應(yīng)能力。

應(yīng)急檔案管理制度范文

第1篇 礦山應(yīng)急救援檔案管理制度

一、總則

1、檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證，它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù)，檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程，進(jìn)一步完善文書檔案管理工作，特制定本制度。

2、歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、應(yīng)急檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。

2、應(yīng)急救援檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外，還應(yīng)包括它的附件；

(2)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件，包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等；

(3)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件)；如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等；

3、應(yīng)急救援檔案歸檔要求

(1)已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存。

(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件，附圖)，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

(3)存檔文件必須為原件；

(4)文件歸檔時要有交接手續(xù)；

(5)每年六月份之前，各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù)；

(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作；

4、應(yīng)急救援檔案的借閱

(1)根據(jù)《拜城縣峰峰煤焦化檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱，并填寫利用效果反饋登記簿。

(2)借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還，借閱時間一般不得超過一天。

5、應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

(1)專職檔案員有責(zé)任對礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；

(2)礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案；

(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，分類，編目、統(tǒng)計(jì)、保管，并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，方便快捷提供利用。

(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀，并建立文書檔案銷毀清冊。

第2篇 某礦山應(yīng)急救援檔案管理制度

一、總則

1、檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。

2、歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、應(yīng)急檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。

2、應(yīng)急救援檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;

(2)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等;

(3)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;

3、應(yīng)急救援檔案歸檔要求

(1)已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

(3)存檔文件必須為原件;

(4)文件歸檔時要有交接手續(xù);

(5)每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);

(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;

4、應(yīng)急救援檔案的借閱

(1)根據(jù)《拜城縣峰峰煤焦化檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。

(2)借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還,借閱時間一般不得超過一天。

5、應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

(1)專職檔案員有責(zé)任對礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);

(2)礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;

(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類,編目、統(tǒng)計(jì)、保管,并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。

(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊。

第3篇 應(yīng)急資料檔案管理制度

第一節(jié) 總則

第一條 檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。

第二條 歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

第二節(jié) 應(yīng)急檔案管理

第三條 各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。

第四條 應(yīng)急救援檔案歸檔范圍,凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:

(一) 具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;

(二) 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等;

(三) 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;

第五條 應(yīng)急救援檔案歸檔要求

(一) 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

(二) 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

(三) 存檔文件必須為原件;

(四) 文件歸檔時要有交接手續(xù);

(五) 每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);

(六) 各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;

第六條 應(yīng)急救援檔案的借閱

(一) 根據(jù)《石巖溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。

(二) 借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還,借閱時間一般不得超過一天。

第七條 應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

(一) 專職檔案員有責(zé)任對礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);

(二) 礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;

(三) 專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類,編目、統(tǒng)計(jì)、保管,并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。

(四) 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊。

第4篇 應(yīng)急救援管理涉密圖紙、資料和檔案管理制度

1、存檔文件應(yīng)由專人管理，其他人未征得管理人員同意，不得隨意翻閱查看。

2、檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司相關(guān)制度，嚴(yán)禁泄露檔案材料中的秘密。

3、借閱資料、檔案必須登記，外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信，無特殊原因，檔案一般不外借。

4、經(jīng)鑒定，批準(zhǔn)銷毀的檔案材料，應(yīng)按規(guī)定程序銷毀，不得當(dāng)廢品處理。

5、檔案管理員要妥善保管好檔案，不能隨意亂放，防止丟失。

6、檔案管理員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報告，及時采取措施，并追究有關(guān)人員責(zé)任。

第5篇 煤礦應(yīng)急資料檔案管理制度

（一）為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》（2016）第 672 條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)應(yīng)急管理主體責(zé)任，建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲備、

安全避險設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定，制定本制度。

（二）應(yīng)急救援檔案歸檔范圍：凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔，主要包括：

1. 具有保存價值的正式收文、發(fā)文（包括正件和附件）。

2. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件，包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等。

3. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 )；如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

（三）應(yīng)急救援檔案歸檔要求

1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔，任何人不得隨意留存。

2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件，附圖 )，按照文件形成的先后次序排列清楚，剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

3. 存檔文件必須為原件。

4. 文件歸檔時要有交接手續(xù)。

（四）應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

1. 綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。

2. 專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，分類、編目、統(tǒng)計(jì)、保管，進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。

3. 專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種，定期開展檔案鑒定工作，對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀，建立檔案資料銷毀清冊。

第6篇 應(yīng)急救援管理涉密圖紙資料和檔案管理制度

1、存檔文件應(yīng)由專人管理,其他人未征得管理人員同意,不得隨意翻閱查看。

2、檔案管理人員要認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司相關(guān)制度,嚴(yán)禁泄露檔案材料中的秘密。

3、借閱資料、檔案必須登記,外單位人員查閱本單位檔案必須持組織介紹信,無特殊原因,檔案一般不外借。

4、經(jīng)鑒定,批準(zhǔn)銷毀的檔案材料,應(yīng)按規(guī)定程序銷毀,不得當(dāng)廢品處理。

5、檔案管理員要妥善保管好檔案,不能隨意亂放,防止丟失。

6、檔案管理員一旦發(fā)現(xiàn)檔案丟失,應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門報告,及時采取措施,并追究有關(guān)人員責(zé)任。

第7篇 某煤礦應(yīng)急資料檔案管理制度

(一)為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》(2022)第 672 條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)應(yīng)急管理主體責(zé)任,建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報告、現(xiàn)場處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲備、

安全避險設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定,制定本制度。

(二)應(yīng)急救援檔案歸檔范圍:凡是煤礦經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:

1. 具有保存價值的正式收文、發(fā)文(包括正件和附件)。

2. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等。

3. 本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 );如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。

(三)應(yīng)急救援檔案歸檔要求

1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件,附圖 ),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

3. 存檔文件必須為原件。

4. 文件歸檔時要有交接手續(xù)。

(四)應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

1. 綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。

2. 專職檔案員對各部門移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類、編目、統(tǒng)計(jì)、保管,進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。

3. 專職檔案員要對各部門檔案資料的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,建立檔案資料銷毀清冊。

第8篇 應(yīng)急救援資料檔案管理制度

礦山應(yīng)急救援必須建立完善的物資檔案,必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。

一、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容:

1、安全生產(chǎn)管理領(lǐng)導(dǎo)小組人員名單及變動情況記錄。

2、專職及兼職安全員名單。

3、特種作業(yè)人員資格證名單。

4、特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。

5、危險源管理清單。

6、監(jiān)測資料(地壓、邊坡、巖石移動、涌水量、粉塵濃度、風(fēng)速、風(fēng)量、噪聲及地表環(huán)境監(jiān)測)。

7、職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。

8、安全生產(chǎn)整改情況記錄。

9、安全例會及安全日、月活動記錄。

10、職工代表會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實(shí)情況。

11、傷亡登記表存檔情況。

12、崗位作業(yè)操作規(guī)程。

13、安全措施經(jīng)費(fèi)及使用情況。

14、事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實(shí)施記錄。

二、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放,以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范。

三、按期上報給各有關(guān)部門,定期向職工公布檔案管理情。

四、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況,使之完善化、科學(xué)化。

第9篇 應(yīng)急救援電子檔案管理制度

一、為了加強(qiáng)公司電子文件歸檔管理,保管電子文件和電子檔案的安全保管和有效開發(fā)利用,更好地為公司發(fā)展服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等有關(guān)文件規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際,特作如下規(guī)定:

二、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)

1、電子文件是公司開設(shè)的一種獨(dú)立的檔案門類和載體,它和其他檔案一樣,應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。電子文件從形式到歸檔的管理過程中,由各科室專人負(fù)責(zé)。

2、電子文件應(yīng)按制度嚴(yán)格要求,妥善管理,確保其不散失、不損毀、不失真,從而保證電子文件的完整、真實(shí)和有效利用。

3、電子文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理。安監(jiān)科要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守,熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)地使用技能,組織編制歸檔電子文件地各種檢索工具,積極主動提供服務(wù),充分發(fā)揮歸檔電子文件地作用。

三、電子文件地歸檔與保管

1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。

2、各部門根據(jù)歸檔要求,在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記;把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中;辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔,把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類組盤。

3、歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具,以便于查找。

4、電子文件歸檔做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致,確保上機(jī)測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。

5、電子檔案,每兩年要機(jī)讀抽查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時補(bǔ)救。

6、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展,對庫存電子檔案進(jìn)行同步更新復(fù)制、復(fù)制或補(bǔ)救新版本,舊版或有問題的載體仍需保存一年。

7、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備、溫度控制在14℃-16℃。

四、電子文件的提供和利用

1、封存的電子檔案外借時,要使用復(fù)制體,聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

2、銷毀電子檔案,需經(jīng)本單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方能銷毀。

第10篇 應(yīng)急救援檔案管理制度

一、總則

1、檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。

2、歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。

二、應(yīng)急檔案管理

1、各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。

2、應(yīng)急救援檔案歸檔范圍

凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:

(1)具有保存價值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;

(2)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的與上級領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請示、報告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等;

(3)本單位在應(yīng)急救援活動中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;

3、應(yīng)急救援檔案歸檔要求

(1)已經(jīng)辦理完畢并有保存價值的文件都應(yīng)及時歸檔,任何人不得隨意留存。

(2)歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。

(3)存檔文件必須為原件;

(4)文件歸檔時要有交接手續(xù);

(5)每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);

(6)各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;

4、應(yīng)急救援檔案的借閱

(1)根據(jù)《東江煤業(yè)檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。

(2)借閱文書檔案使用后應(yīng)及時歸還,借閱時間一般不得超過一天。

5、應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀

(1)專職檔案員有責(zé)任對礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);

(2)礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;

(3)專職檔案員對各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類,編目、統(tǒng)計(jì)、保管,并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。

(4)檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊。