有哪些
建設(shè)檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：確保所有文件按照類型、日期和重要性進(jìn)行合理分類，并給予明確的編碼，以便于查找和管理。
2. 收集與整理：規(guī)定檔案的收集方式和時間點，以及整理標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
3. 存儲與保護(hù)：制定檔案的存儲條件和保護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。
4. 利用與借閱：設(shè)定檔案的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，確保信息安全。
5. 更新與銷毀：明確檔案更新的規(guī)則，以及不再需要檔案的銷毀程序。
6. 監(jiān)督與評估：設(shè)立定期的監(jiān)督機制，評估檔案管理制度的執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
實施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：由檔案管理部門負(fù)責(zé)，根據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)，建立統(tǒng)一的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼體系，所有文件需在錄入系統(tǒng)時完成編碼。
2. 收集與整理：各部門需指定專人負(fù)責(zé)檔案收集，每月至少一次向檔案管理部門提交。檔案整理遵循“先入先出”原則，保持最新資料在前。
3. 存儲與保護(hù)：檔案存儲應(yīng)選擇防火、防潮、防蟲設(shè)施，電子檔案需備份在兩個不同地點。定期進(jìn)行環(huán)境檢查和檔案狀況評估。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請表，經(jīng)部門主管審批后，方可借閱檔案。借閱期限一般不超過一周，逾期未歸還者將受到相應(yīng)處罰。
5. 更新與銷毀：檔案更新由原記錄人或其指定人員負(fù)責(zé)，每年進(jìn)行一次全面清理，不再需要的檔案需經(jīng)過審批后按規(guī)定銷毀。
6. 監(jiān)督與評估：設(shè)立季度評估會議，由檔案管理部門匯報制度執(zhí)行情況，各部門代表參與討論，提出改進(jìn)建議。
上墻內(nèi)容
1. “檔案管理制度概要”，概述檔案管理的重要性及基本流程。
2. “檔案分類與編碼規(guī)則”，展示詳細(xì)的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼示例。
3. “檔案借閱流程圖”，清晰呈現(xiàn)借閱步驟和注意事項。
4. “檔案安全規(guī)定”，強調(diào)檔案的保密性和保護(hù)措施。
5. “檔案更新與銷毀流程”，列出檔案更新和銷毀的程序和責(zé)任人。
6. “監(jiān)督與評估機制”，說明評估頻率和參與人員。
以上各項內(nèi)容旨在為公司的檔案管理工作提供清晰的指導(dǎo)，確保檔案的安全、有效利用，同時也為員工提供了明確的操作指南。通過嚴(yán)格的執(zhí)行和持續(xù)的優(yōu)化，我們期望實現(xiàn)檔案管理的高效、規(guī)范，以支持公司業(yè)務(wù)的穩(wěn)健發(fā)展。
建設(shè)檔案管理制度范文
第1篇 河北城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
河北省城市建設(shè)檔案管理規(guī)定【1】
第一條 為加強城市建設(shè)檔案管理,規(guī)范城市建設(shè)檔案的形成、移交、保管和利用等行為,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》等法規(guī)、法規(guī),結(jié)合本省實際,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱的城市建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案),是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的,對國家和社會具有保存價值的,以文字、圖紙、圖表和聲像制品等為載體的文件材料。
第三條 本規(guī)定適用于本省行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的形成、移交、保管和利用。
第四條 各級人民政府應(yīng)當(dāng)加強對城建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),將城建檔案工作納入城市建設(shè)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃,建立以城建檔案管理機構(gòu)為中心、產(chǎn)生城建檔案單位的檔案室為基礎(chǔ)的城建檔案管理體系,保證城建檔案機構(gòu)、人員、設(shè)施和經(jīng)費的落實,使城建檔案工作與當(dāng)?shù)氐某鞘幸?guī)劃、建設(shè)和管理工作同步發(fā)展。
第五條 縣級以上人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作。各級城建檔案管理機構(gòu)在同級建設(shè)行政主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的日常管理工作,并在業(yè)務(wù)上接受上級城建檔案管理機構(gòu)和同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。建制鎮(zhèn)人民政府應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)城建檔案的管理工作。
第六條 產(chǎn)生城建檔案的單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要設(shè)置檔案工作機構(gòu)或者配備人員,按照城建檔案歸檔的內(nèi)容,做好收集、整理、建檔、保管和利用工作,并按規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交檔案。任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔或者將檔案占為己有。對產(chǎn)生城建檔案的單位,城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo),并對其重點建設(shè)工程的檔案進(jìn)行跟蹤管理。
第七條 城建檔案管理機構(gòu)重點管理并接收下列檔案:
(一)建設(shè)工程檔案,包括工業(yè)和民用建筑工程,城市公共設(shè)施工程,城市公用事業(yè)工程,抗震工程,與城市建設(shè)有關(guān)的人民防空工程的檔案,以及軍事工程檔案中除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖;
(二)建設(shè)系統(tǒng)的城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、園林綠化設(shè)施管理、環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施管理、市政工程設(shè)施管理、公用事業(yè)管理、房產(chǎn)管理等專業(yè)部門的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)檔案;
(三)有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件,以及科學(xué)研究成果和有關(guān)城市的歷史、自然、經(jīng)濟(jì)、資源等方面的文件資料;
(四)省人民政府建設(shè)行政主管部門規(guī)定的其他文件材料。前款規(guī)定的檔案的具體內(nèi)容,由省人民政府建設(shè)行政主管部門按照國家和本省城建檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定確定。
第八條 在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)建設(shè)建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的建設(shè)單位在領(lǐng)取建設(shè)工程規(guī)劃許可證前,必須與當(dāng)?shù)氐某墙n案管理機構(gòu)簽訂城建檔案移交責(zé)任書。未簽訂責(zé)任書的,城市規(guī)劃行政主管部門不予辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證。
第九條 建設(shè)工程檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集、匯總,并在工程竣工驗收合格之日起六個月內(nèi),向當(dāng)?shù)爻墙n案機構(gòu)移交。建設(shè)工程的勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理等單位,應(yīng)當(dāng)對納入城建檔案的文件材料進(jìn)行收集、整理,并按時移交給建設(shè)單位。國家和省級重點建設(shè)工程的檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)后,當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將復(fù)制件報省城建檔案管理機構(gòu)存檔。
第十條 建設(shè)工程檔案的內(nèi)容包括工程準(zhǔn)備階段的文件材料,施工階段的文件材料,竣工階段的文件材料和竣工圖。
第十一條 建設(shè)工程檔案的驗收由城建檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)。列入城建檔案管理機構(gòu)檔案接收范圍的建設(shè)工程在進(jìn)行竣工驗收時,必須有當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)參加驗收并簽署意見。
第十二條 在城市的道路、道溝、各種管線及其附近地段進(jìn)行開挖、爆破、鉆探等施工活動前,建設(shè)單位和施工單位必須到當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)和有關(guān)單位查清該施工地段的地下管線分布情況。否則造成地下管線損壞的,應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。
第十三條 建設(shè)單位對城市的建筑物、構(gòu)筑物進(jìn)行改建、擴建以及對城市的重要設(shè)施進(jìn)行維修時,應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位對原建設(shè)工程檔案進(jìn)行修改、補充。結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的工程,應(yīng)當(dāng)重新編制建設(shè)工程檔案,并在工程竣工后三個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交。
第十四條 已建成的建設(shè)工程沒有施工圖、竣工圖或者建設(shè)工程檔案不完善、不準(zhǔn)確的,其產(chǎn)權(quán)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)行補測、補繪和修訂,并在補測、補繪和修訂結(jié)束后三個月內(nèi),向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交有關(guān)檔案。
第十五條 在城市管線普查工作中形成的檔案,組織進(jìn)行普查的單位應(yīng)當(dāng)在普查結(jié)束后三個月內(nèi)向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交。
第十六條 建筑物、構(gòu)筑物和其他設(shè)施的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓的,其建設(shè)工程檔案應(yīng)當(dāng)同時移交給受讓單位,并由受讓單位向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)備案。
停建和緩建的建設(shè)工程的檔案由建設(shè)單位負(fù)責(zé)保管。機關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位因被撤銷或破產(chǎn)等原因終止的,必須在終止前向其主管機關(guān)或者當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交建設(shè)工程檔案。
第十七條 建設(shè)系統(tǒng)的城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工等專業(yè)部門的具有永久和長期保存價值的業(yè)務(wù)管理和技術(shù)檔案,應(yīng)當(dāng)自形成之日起五年后向城建檔案管理機構(gòu)移交。
城市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的移交期限,由省人民政府建設(shè)行政主管部門另行規(guī)定。
第十八條 建制鎮(zhèn)需永久和長期保存的城建檔案應(yīng)當(dāng)自形成之是起五年后,移交縣(市、區(qū))城建檔案管理機構(gòu)保存。
第十九條 本規(guī)定施行前五年內(nèi)已經(jīng)形成的城建檔案未向城建檔案管理機構(gòu)移交的,產(chǎn)生城建檔案的單位必須自本規(guī)定施行之日起六個月內(nèi),向當(dāng)?shù)爻墙n案管理機構(gòu)移交。
第二十條 向城建檔案管理機構(gòu)移交的城建檔案必須是原件,并符合國家和本省規(guī)定的城建檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。城建檔案管理機構(gòu)可以接受委托,代為整理、編制建設(shè)工程檔案,并實行有償服務(wù)。
第二十一條 城建檔案管理機構(gòu)對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時登記、整理,編制檢索工具,做好檔案的保管和保護(hù)工作。并對破損、交質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù),對需要永久保存的重要檔案,采用聲像復(fù)制等技術(shù)予以備份保存。
第二十二條 城建檔案必須采用新技術(shù)、新設(shè)備和專用庫房保管。庫房的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合國家規(guī)定的檔案建筑設(shè)計規(guī)范的要求。
第二十三條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家和本省有關(guān)規(guī)定,整理、加工城建檔案信息,向社會提供服務(wù)。
第二十四條 無故延期或者未按照規(guī)定向城建檔案管理機構(gòu)移交城建檔案的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、建設(shè)行政主管部門依照《中華人民共和國國檔案法》等法律、法規(guī)和規(guī)章的有關(guān)規(guī)定處理。
第二十五條 在村莊和集鎮(zhèn)的規(guī)劃、建設(shè)及管理活動中形成的檔案的管理,參照本規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。本省各級人民政府及其有關(guān)部門以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不一致的,以本規(guī)定為準(zhǔn)。
鐵嶺市城市建設(shè)檔案管理規(guī)定【2】
第一章 總 則
第一條 為了加強城市建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案)管理、保護(hù)和利用,充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理中的作用,為城市現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、國務(wù)院《建設(shè)質(zhì)量管理條件》、建設(shè)部《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》和《遼寧省城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定,結(jié)合我市實際,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的國家和社會及城市發(fā)展具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像和其他載體的文件材料。
第三條 本規(guī)定適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的收集、報送、接收、保管、利用和管理。
第四條 市、縣(市)、清河區(qū)政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)城建檔案的管理工作,業(yè)務(wù)上受同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
第五條 市、縣(市)、清河區(qū)建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機構(gòu),負(fù)責(zé)城建檔案的日常管理工作。
第六條 城建檔案管理應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)城市建設(shè)檔案歸屬與流向的規(guī)定,堅持集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則,實行科學(xué)、規(guī)范管理,保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第二章 城建檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
第七條 城建檔案行政管理部門的主要職責(zé):
(一)貫徹執(zhí)行城建檔案工作的法律法規(guī)、方針政策和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)范,建立城建檔案管理的各項規(guī)章制度;
(二)制定本行政區(qū)域發(fā)展城建檔案工作的長遠(yuǎn)目標(biāo)和近期計劃;
(三)對基層城建檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和檢查;
(四)組織城建檔案工作人員的培訓(xùn);
(五)履行城建檔案執(zhí)法、監(jiān)察;
(六)參加工程項目竣工的驗收。
第八條 城建檔案館(室)的主要職責(zé):
(一)接收、收集本城市需要長期和永久保管的城建檔案及有關(guān)資料;
(二)對所保存的城建檔案進(jìn)行科學(xué)整理、鑒定、統(tǒng)計、安全保管和提供利用;
(三)根據(jù)本地區(qū)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理需要,采取各種形式開發(fā)城建檔案信息資源,開展技術(shù)咨詢有償服務(wù),為社會提供服務(wù);
(四)開展學(xué)術(shù)研究與交流。 第九條 形成城建檔案的各機關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理本單位的城建檔案,按規(guī)定向城建檔案館(室)移交城建檔案,定期向城建檔案管理部門報送城建檔案統(tǒng)計報表。
第十條 城建檔案工作人員要忠于職守,遵守紀(jì)律,保守秘密;具備城建專業(yè)、檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識,接受繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn);取得《崗位合格證書》后方可上崗。
第三章 城建檔案的范圍
第十一條 城建檔案范圍分為城市勘測規(guī)劃檔案、城市建設(shè)工程檔案、文物古跡保護(hù)檔案和城市建設(shè)基礎(chǔ)資料檔案。
第十二條 城市勘測規(guī)劃檔案包括:
(一)編制城市規(guī)劃所需工程地質(zhì)、水文地質(zhì)普查及詳細(xì)成果副本;
(二)編制城市規(guī)劃所必要的控制測量、地形測量、攝影測量、工程測量成果副本;
(三)城市地形圖和地下綜合管線圖,城市地下管網(wǎng)普查、補測成果檔案;
(四)依法批準(zhǔn)的城市總體規(guī)劃、分區(qū)規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃和各專業(yè)規(guī)劃文件材料;
(五)城市規(guī)劃行政管理部門形成的有關(guān)城市建設(shè)管理、管線管理等文件材料。 第十三條 城市建設(shè)工程檔案包括:
(一)工業(yè)與民用建筑工程檔案,含工廠、住宅、商業(yè)、機關(guān)、學(xué)校、社會公益事業(yè)及其他公共建筑工程檔案;
(二)市政基礎(chǔ)建設(shè)工程檔案,含城市道路、廣場、停車場、橋梁、涵洞、隧道、排水、照明、污水處理工程檔案及有關(guān)現(xiàn)狀圖;
(三)城市公用設(shè)施工程檔案,含城市水源地、給水管網(wǎng)、城市燃?xì)夤こ?、公共交通場站設(shè)施、城市集中供熱工程建設(shè)檔案及有關(guān)現(xiàn)狀圖;
(四)電力、通訊、郵政設(shè)施工程檔案,含電廠建設(shè)、供電設(shè)施系統(tǒng)、通訊管線、郵政設(shè)施等工程檔案及有關(guān)現(xiàn)狀圖;
(五)城市交通基礎(chǔ)設(shè)施工程檔案,含鐵路運輸站臺建設(shè)、集裝箱運輸、長途客運場站設(shè)施、國道和高速公路城市段、索道、纜車工程檔案及有關(guān)現(xiàn)狀圖;
(六)城市園林建設(shè)、風(fēng)景名勝工程檔案,含城市綠地、公園、動物園、植物園、游樂園、專類園、風(fēng)景名勝區(qū)、古樹名木保護(hù)和城市標(biāo)志性設(shè)施、雕塑工程檔案;
(七)市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施工程檔案,含垃圾填埋場、大型公廁及其他重要環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施工程檔案;
(八)村鎮(zhèn)建設(shè)工程檔案,含建制鎮(zhèn)的市政公用設(shè)施、公共建筑工程檔案;
(九)城市防洪、抗震和人防工程檔案。 軍事建設(shè)工程檔案按照《中華人民共和國國軍事設(shè)施保護(hù)法》的規(guī)定辦理。軍隊的非軍事項目建設(shè)工程檔案,按照前款有關(guān)規(guī)定辦理。 城市建設(shè)工程檔案由建設(shè)工程的前期、施工和竣工文件及竣工圖組成;改建、擴建以及重要部位的維修工程檔案由設(shè)施分布圖、施工文件、竣工文件及竣工圖組成。
第十四條 文物古跡保護(hù)檔案包括: 歷代重要遺址、古建筑、紀(jì)念性建筑、宗教建筑、名人故居的歷史照片、圖紙、歷史記載材料和修繕記錄及其他有保存價值的檔案材料。
第十五條 城市建設(shè)基礎(chǔ)資料檔案包括:
(一)城市歷史沿革、歷史文化遺跡、地名、各項建設(shè)和設(shè)施發(fā)展史等文件材料;
(二)城市規(guī)劃、市政、公用、土地、房產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、文物、園林、環(huán)境衛(wèi)生、人防等專業(yè)管理部門以及各類開發(fā)區(qū)形成的具有長期保存價值的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)文件材料;
(三)有關(guān)城市建設(shè)、管理的規(guī)范性文件、計劃、統(tǒng)計和設(shè)計、施工技術(shù)規(guī)程、規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)圖等城市建設(shè)資料。
第四章 城建檔案的報送和接收
第十六條 形成城建檔案的單位和個人,按照下列規(guī)定移交城建檔案:
(一)各類城市建設(shè)工程檔案,在市規(guī)劃區(qū)內(nèi)形成的,向市城建檔案館移交;在各縣(市)、清河區(qū)形成的,向所在地城建檔案館(室)移交,列入市級以上的重點建設(shè)工程項目,應(yīng)當(dāng)同時向市城建檔案館移交;
(二)城建專業(yè)管理部門形成的城建檔案, 由本單位在3年內(nèi),向所在地城建檔案館(室)移交;
(三)城市建設(shè)基礎(chǔ)資料檔案,形成單位應(yīng)當(dāng)在每年第三季度前將上一年形成的檔案材料匯總整理后移交。
第十七條 移交城建檔案應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定:
(一)城建檔案材料要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、圖形清晰、字跡工整、符合接收標(biāo)準(zhǔn);
(二)城建檔案材料應(yīng)當(dāng)移交原件,在特殊情況下可移交副本或復(fù)制件,但須注明原件的存放地點,并加蓋公章;
(三)建設(shè)工程竣工圖應(yīng)當(dāng)與工程實體相符,采用國家統(tǒng)一坐標(biāo)系統(tǒng)和高程實測數(shù)據(jù)(比例尺為五百分之一),加蓋竣工圖章,簽字手續(xù)完備,利用施工圖改繪的竣工圖必須是圖面清晰的新藍(lán)圖;
(四)檔案材料的整理按照建設(shè)程序分別組卷,按照不同專業(yè)及工序排列,使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案裝具,符合城建檔案有關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn);
(五)在編制成片建設(shè)的居住小區(qū)、住宅組團(tuán)和成片工業(yè)、公用建筑的地上、地下建設(shè)工程竣工檔案的基礎(chǔ)上,建設(shè)或開發(fā)單位還應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)施工單位編制包括地上、地下管線在內(nèi)的總平面竣工圖;
(六)工程照片和實況錄像等資料應(yīng)是反映工程立項到竣工的全部過程。
第十八條 凡是在城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的所有新建、改建、擴建的建筑物、構(gòu)筑物、市政設(shè)施、建筑裝飾裝修等工程,建設(shè)單位均應(yīng)編制建設(shè)工程檔案,并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向所在地城建檔案館(室)報送一套完整的工程竣工檔案。 凡是工程竣工檔案不齊全、不完整的工程,城建檔案部門不予發(fā)放省建設(shè)廳統(tǒng)一印制的《遼寧省城市建設(shè)檔案合格證》,應(yīng)當(dāng)限期補充。
第十九條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)從工程立項起,向勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位提出編制報送建設(shè)工程檔案的要求,做到建設(shè)工程檔案材料的收集、編制與工程進(jìn)度同步,保證建設(shè)工程檔案材料的完整。
第二十條 建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前,必須先到當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)簽訂由省建設(shè)廳統(tǒng)一印制的《報送工程竣工檔案責(zé)任書》。責(zé)任書應(yīng)當(dāng)明確建設(shè)單位報送建設(shè)工程檔案材料的要求、期限和其他事項?！秷笏凸こ炭⒐n案責(zé)任書》要作為規(guī)劃管理審批部門和建筑管理部門辦理其建設(shè)工程規(guī)劃許可證和施工許可證核驗材料之一。
第二十一條 城建檔案館(室)在與建設(shè)單位簽訂《報送工程竣工檔案責(zé)任書》后,要對建設(shè)、施工單位進(jìn)行工程檔案監(jiān)理和技術(shù)服務(wù),派專業(yè)技術(shù)人員督促、指導(dǎo)、協(xié)助檔案人員編制工程檔案,確保建設(shè)單位及時編制符合《科技檔案案卷構(gòu)成的一般規(guī)定》和《城建檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》的工程竣工檔案。
第二十二條 列入城建檔案館(室)接收范圍的工程在組織竣工驗收前,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)提請城建檔案館(室)對工程技術(shù)檔案進(jìn)行預(yù)驗收,城市重點建設(shè)項目在竣工驗收前,同時還應(yīng)通知市檔案行政管理部門參加,經(jīng)預(yù)驗收合格后,由城建檔案館(室)發(fā)給遼寧省建設(shè)廳統(tǒng)一印制的《竣工技術(shù)檔案初驗合格證》。沒有取得《竣工技術(shù)檔案初驗合格證》,建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門不予辦理竣工驗收備案。
第二十三條 市、縣(市)、清河區(qū)政府應(yīng)加強對城市管線檔案管理,城市管線檔案不完整、不準(zhǔn)確的,應(yīng)當(dāng)組織有關(guān)部門進(jìn)行城市管線普查和補測、補繪工作。城市地下管線普查和補測、補繪形成的檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后3個月內(nèi)移交城建檔案館(室)。
第二十四條 各類建設(shè)工程和管線工程的檔案,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)于竣工驗收后3個月內(nèi)送城建檔案館(室)。所報送的檔案資料完整、齊全,經(jīng)驗收合格者,由城建檔案館(室)發(fā)放《遼寧省城市建設(shè)檔案合格證》。
第二十五條 停建、緩建工程的檔案材料暫由建設(shè)單位保管,在建項目發(fā)生機構(gòu)合并、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移和建筑物管理、使用權(quán)變更的,必須做好工程檔案資料的移交、保管工作,并由原建設(shè)單位會同實施竣工的建設(shè)單位負(fù)責(zé)報送工程檔案。
第二十六條 建設(shè)單位對建設(shè)工程進(jìn)行改建、擴建和重要部位的維修,應(yīng)當(dāng)組織勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位按照實際情況補充和完善原工程檔案;結(jié)構(gòu)和平面布局改變的,必須重新編制工程檔案,并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案館(室)報送檔案材料。
第二十七條 城建檔案館(室)應(yīng)當(dāng)依照本規(guī)定的范圍及內(nèi)容,接收城建檔案,按照有關(guān)規(guī)定實行科學(xué)規(guī)范管理。 第五章 城建檔案的管理和利用
第二十八條 城建檔案館(室)應(yīng)當(dāng)建立健全城建檔案的接收、收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀和提供利用的管理制度,及時搶救損壞和變質(zhì)的城建檔案,確保城建檔案的完好。需要永久保存的城建檔案,應(yīng)當(dāng)采用光盤、磁帶及其他現(xiàn)代技術(shù)手段備份保存和保護(hù)。
第二十九條 城建檔案管理應(yīng)配置必要的符合國家標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施及專用庫房,做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮、防霉、防鼠、防光、防塵、防有害氣體工作,保證城建檔案的安全,庫房面積應(yīng)當(dāng)符合國家建設(shè)部制定的城建檔案業(yè)務(wù)規(guī)范的要求。
第三十條 城建檔案管理工作人員,應(yīng)當(dāng)遵守國家有關(guān)保密的法律、法規(guī)和檔案管理制度,不得泄露城市建設(shè)檔案中涉及的國家機密。
第三十一條 城建檔案館(室)對館藏的重要珍貴檔案應(yīng)當(dāng)用復(fù)制品代替原件提供利用。 載有城建檔案館(室)及其法定代表人印章或者簽名的檔案復(fù)制品,具有與檔案原件同等的效力。
第三十二條 城建檔案館(室)應(yīng)當(dāng)開發(fā)城市建設(shè)檔案信息資源,按照國家有關(guān)規(guī)定,向社會提供服務(wù)。 城建檔案的利用實行有償服務(wù),具體收費范圍和標(biāo)準(zhǔn)按國家和省有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第三十三條 公民、法人和其他組織利用檔案館(室)已開放的城建檔案,應(yīng)當(dāng)持有合法證件。國外組織和個人利用已開放的城建檔案,須經(jīng)有關(guān)主管部門介紹及保存該檔案的檔案館(室)同意。 公民、法人和其他組織利用城建檔案,應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)規(guī)定,不得損壞、丟失、涂改、偽造和擅自提供、銷毀城建檔案。 第六章 獎勵與處罰
第三十四條 在城建檔案的收集、整理、保護(hù)和提供利用等方面成績顯著的單位或個人,由政府城市建設(shè)行政管理部門與檔案行政管理部門或本單位給予獎勵。
第三十五條 違反本規(guī)定,建設(shè)工程竣工驗收后,建設(shè)單位在規(guī)定期限內(nèi)未向城建檔案館(室)移交城建檔案的,由建設(shè)行政主管部門依照國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》的規(guī)定處理,責(zé)令改正,視情節(jié),并處l萬元以上10萬元以下的罰款。
第三十六條 對違反本規(guī)定,有下列行為之一的,由建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任:
(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔報送的;
(二)涂改、偽造檔案的;
(三)檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第2篇 z城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
建設(shè)部
城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
中華人民共和國國建設(shè)部令
第61號
《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》已于一九九七年十二月十八日經(jīng)第八次部常務(wù)會議通過,現(xiàn)予發(fā)布,自一九九八年一月一日起施行。
部長 侯捷
一九九七年十二月二十三日
城市建設(shè)檔案管理規(guī)定
第一條 為了加強城市建設(shè)檔案(以下簡稱城建檔案)管理,充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》、《中華人民共和國國城市規(guī)劃法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》,制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定適用于城市內(nèi)(包括城市各類開發(fā)區(qū))的城建檔案的管理。
本規(guī)定所稱城建檔案是指在城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。
第三條 國務(wù)院建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)全國城建檔案管理工作,業(yè)務(wù)上受國家檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府建設(shè)行政主管部門負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的城建檔案管理工作,業(yè)務(wù)上受同級檔案部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。
城市的建設(shè)行政主管部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置城建檔案工作管理機構(gòu)或者配備城建檔案管理人員,負(fù)責(zé)全市城建檔案工作。城市的建設(shè)行政主管部門也可以委托城建檔案館負(fù)責(zé)城建檔案工作的日常管理工作。
第四條 城建檔案館的建設(shè)資金按照國家或者地方的有關(guān)規(guī)定,采取多種渠道解決。城建檔案館的設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合檔案館建筑設(shè)計規(guī)范要求。城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù),實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
第五條 城建檔案館重點管理下列檔案資料:
(一)各類城市建設(shè)工程檔案:
1、工業(yè)、民用建筑工程;
2、市政基礎(chǔ)設(shè)施工程;
3、公用基礎(chǔ)設(shè)施工程;
4、公共交通基礎(chǔ)設(shè)施工程;
5、園林建設(shè)、風(fēng)景名勝建設(shè)工程;
6、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)工程;
7、城市防洪、抗震、人防工程;
8、軍事工程檔案資料中,除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖。
(二)建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門(包括城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、園林、風(fēng)景名勝、環(huán)衛(wèi)、市政、公用、房地產(chǎn)管理、人防等部門)形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案。
(三)有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學(xué)研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟(jì)等方面的基礎(chǔ)資料。
第六條 建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收后六個月內(nèi),向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的工程建設(shè)檔案。凡工程建設(shè)檔案不齊全的,應(yīng)當(dāng)限期補充。
停建、緩建工程的檔案,暫由建設(shè)單位保管。
撤銷單位的工程建設(shè)檔案,應(yīng)當(dāng)向上級主管機關(guān)或者城建檔案館移交。
第七條 對改建、擴建和重要部位維修的工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計、施工單位據(jù)實修改、補充和完善原工程建設(shè)檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的,應(yīng)當(dāng)重新編制工程建設(shè)檔案,并在工程竣工后三個月內(nèi)向城建檔案館報送。
第八條 列入城建檔案館檔案接收范圍的工程,其竣工驗收應(yīng)當(dāng)有城建檔案館參加。
第九條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案,凡具有永久保存價值的,在本單位保管使用一至五年后,按本規(guī)定全部向城建檔案館移交。有長期保存價值的檔案,由城建檔案館根據(jù)城市建設(shè)的需要選擇接收。
城市地下管線普查和補測補繪形成的地下管線檔案應(yīng)當(dāng)在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)接收進(jìn)館。
房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案的管理,建設(shè)部另行規(guī)定。
第十條 經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府同意收取的工程檔案保證金,應(yīng)當(dāng)納入城市財政專戶管理。其利息經(jīng)建設(shè)行政主管部門批準(zhǔn)報財政部門同意,用于城建檔案的保管和保護(hù)事業(yè)。建設(shè)單位按照規(guī)定向城市建設(shè)檔案館報送工程檔案資料后,工程檔案保證金全部退還。
第十一條 城建檔案館對接收的檔案應(yīng)當(dāng)及時登記、整理,編制檢索工具。做好檔案的保管、保護(hù)工作,對破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時搶救。特別重要的城建檔案應(yīng)當(dāng)采取有效措施,確保其安全無損。
城建檔案館應(yīng)當(dāng)積極開發(fā)檔案信息資源,并按照國家的有關(guān)規(guī)定,向社會提供服務(wù)。
第十二條 建設(shè)行政主管部門對在城建檔案工作中做出顯著成績的單位和個人,應(yīng)當(dāng)給予表彰和獎勵。
第十三條 違反本規(guī)定有下列行為之一的,由建設(shè)行政主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分;構(gòu)成犯罪的,由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任:
(一)無故延期或者不按照規(guī)定歸檔、報送的;
(二)涂改、偽造檔案的;
(三)檔案工作人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第十四條 省、自治區(qū)、直轄市人民政府建設(shè)行政主管部門可以根據(jù)本規(guī)定制定實施細(xì)則。
第十五條 本規(guī)定由建設(shè)部負(fù)責(zé)解釋。
第十六條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行。以前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不符的,按本規(guī)定執(zhí)行。
第3篇 中建集團(tuán)項目建設(shè)檔案管理制度
zz集團(tuán)公司項目建設(shè)檔案管理制度
第一章 總 則
第一條為加強集團(tuán)公司建設(shè)項目檔案管理工作,保證建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況,制定本管理制度。
第二條本規(guī)定適用于集團(tuán)公司及所屬企業(yè)項目建設(shè)與使用全過程中的檔案管理工作。
第三條項目檔案是項目建設(shè)、管理過程中形成的,具有保存價值的各種形式的歷史記錄。
第二章 項目檔案管理職責(zé)
第四條集團(tuán)公司成立項目檔案工作管理機構(gòu),配備項目兼職檔案人員,建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。落實項目檔案工作所需經(jīng)費;堅持“四同時”管理,即下達(dá)項目任務(wù)的同時下達(dá)歸檔要求,檢查工程進(jìn)度的同時檢查文件形成情況,項目竣工驗收的同時驗收項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,上報項目評優(yōu)和有關(guān)人員提職考核的同時,檔案部門出具專題檔案歸檔證明材料。
第五條項目檔案工作管理機構(gòu)和人員的主要職責(zé):
(一) 建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度;
(二) 收集、整理項目檔案,確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行,維護(hù)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);
(三) 對勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案的收集、歸檔、整理、保管進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);
(四) 檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵守紀(jì)律,參加檔案專業(yè)培訓(xùn),具有專業(yè)技術(shù)技能。
第六條項目勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求,完成各自職責(zé)范圍與合同規(guī)定的項目文件資料的編制、整理、歸檔工作。
第三章 項目檔案的管理
第七條集團(tuán)公司與各承包單位簽訂的項目承包合同,應(yīng)按照檔案管理有關(guān)規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn),明確項目文件資料的歸檔、整理、移交等工作要求。
第八條實行總承包的項目,各分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由項目總承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料,并提交集團(tuán)企業(yè);分別向幾個單位發(fā)包的項目,各承包單位負(fù)責(zé)收集、整理所承包范圍內(nèi)的項目檔案資料,項目竣工時,由集團(tuán)企業(yè)或由集團(tuán)企業(yè)委托一個承包單位負(fù)責(zé)匯總整理項目全部檔案資料。
第九條歸檔的項目文件材料要求字跡清晰、圖面整潔,載體及書寫材料符合檔案保管要求。
第十條集團(tuán)企業(yè)應(yīng)采取拍照、錄像等方式,將項目開發(fā)建設(shè)前后的新舊面貌和開發(fā)建設(shè)過程進(jìn)行記錄,制作、形成音像檔案,及時歸檔保存。
第十一條存放項目檔案的庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的基本要求,采取防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲、防污染等有效措施,保證項目檔案的安全管理。
第十二條集團(tuán)公司要逐步提高檔案信息化管理水平,建立健全并切實落實相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度,確保其真實、完整和有效。
第四章 項目檔案的登記和驗收
第十三條建立項目檔案登記制度。凡新開工、續(xù)建、收尾和竣工試生產(chǎn)的建設(shè)項目,應(yīng)及時做好檔案登記工作。
第十四條項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的建設(shè)項目,不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。
第十五條申請項目檔案驗收應(yīng)具備下列條件:
(一)項目主體工程和輔助設(shè)施已按照設(shè)計建成,能滿足生產(chǎn)或使用的需要;
(二)項目試運行指標(biāo)考核合格或者達(dá)到設(shè)計能力;
(三)完成了項目建設(shè)全過程文件材料的收集、整理與歸檔工作;
(四)基本完成了項目檔案的分類、組卷、編目等整理工作。
第十六條項目檔案驗收前,由集團(tuán)企業(yè)組織項目勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員進(jìn)行檔案自檢工作,做出檔案專項驗收自檢報告。其主要內(nèi)容包括:
(一)項目建設(shè)及項目檔案管理概況;
(二)保證項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)所采取的控制措施;
(三)項目文件材料的形成、收集、整理與歸檔情況,竣工圖的編制情況及質(zhì)量狀況;
(四)檔案在項目建設(shè)、管理、試運行中的作用;
(五)存在的問題及解決措施。
第十七條凡檔案驗收不合格的建設(shè)項目,應(yīng)限期于項目整體竣工驗收前對存在的問題進(jìn)行整改,并負(fù)責(zé)復(fù)查工作。造成檔案損失的,應(yīng)依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。
第五章 項目檔案的移交
第十八條項目整體竣工驗收后三個月內(nèi),建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其他有關(guān)單位應(yīng)辦理項目檔案移交手續(xù),明確移交檔案的內(nèi)容、數(shù)量等,并有完備的清點、簽字等交接手續(xù);建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。
第六章 附 則
第十九條本制度由集團(tuán)公司負(fù)責(zé)解釋。
第二十條本制度自下發(fā)之日起施行。
第4篇 安全社區(qū)建設(shè)檔案管理制度范本
第一章 安全社區(qū)的檔案概念
第一條 為了加強安全社區(qū)檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設(shè)中的作用,根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合安全社區(qū)檔案管理工作實際,特制定本制度。
第二條 本制度所稱的檔案,是指在安全社區(qū)建設(shè)工作中形成、搜集起來的,經(jīng)過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄,以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區(qū)創(chuàng)建以來各項工作的真實反映,是做好今后安全社區(qū)建設(shè)工作的必要條件,也是街道機關(guān)檔案的重要組成部分,對提高工作效率和質(zhì)量有著重要作用。
第三條 本著節(jié)約資源、便于管理的原則,在工作活動中形成的實物檔案均由相關(guān)責(zé)任部門自行保管,電子檔案除本部門保管外,需備份一份由安全社區(qū)促進(jìn)委員會辦公室保存。
第二章 檔案工作機構(gòu)和任務(wù)
第四條 各部門應(yīng)根據(jù)工作需要,明確專人管理與本部門有關(guān)的安全社區(qū)檔案。
第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業(yè)知識,政治上可靠,能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩(wěn)定。
第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則,認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策,熱愛檔案事業(yè),認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,努力提高政治思想覺悟和業(yè)務(wù)水平,以保證檔案工作任務(wù)的順利完成。
第三章 歸檔文件整理制度
第七條 在安全社區(qū)創(chuàng)建活動中形成的,記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍,任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準(zhǔn)確地反映工作活動的過程和結(jié)果。檔案材料的格式符合國家有關(guān)規(guī)定,載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應(yīng)為原件,并按照文件材料的有機聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理。
第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應(yīng)及時編寫說明(單位、時間、內(nèi)容、地點、攝影、錄音、錄像等)后進(jìn)行歸檔。
第四章 電子文件的歸檔管理制度
第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成,以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體,依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理,并可在通信網(wǎng)上傳送的文件。
第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案,必須納入檔案管理的范疇。
第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式,由安全社區(qū)促進(jìn)委員會辦公室負(fù)責(zé)對電子文件進(jìn)行管理,堅持前端控制與全程管理的原則,即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。
第十三條 為維護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全,每年對歸檔的電子文件要備份處理,若有條件可刻錄成光盤,異地保存。
第五章 檔案保管制度
第十四條 建立檔案的登記臺帳,及時記載檔案的收進(jìn)、移出等變動情況,每年檢查、核對一次,做到帳實相符。
第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案,要及時進(jìn)行修復(fù)、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結(jié)等工作。
第十六條 采取有效措施,做好安全保管和科學(xué)保護(hù)等工作。
第十七條 檔案人員工作變動,必須辦好檔案的清點、移交手續(xù)。
第六章 檔案保密制度
第十八條 不斷加強檔案的保密觀念,認(rèn)真遵守保密紀(jì)律,嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》。
第十九條 秘密以上的檔案,必須妥善加以保管,如需借閱,必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十條 嚴(yán)禁攜帶檔案進(jìn)出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關(guān)規(guī)定。
第二十一條 嚴(yán)守檔案機密,查閱檔案者不得向無關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
第二十二條 因工作需要而摘抄或復(fù)印的檔案材料,必須妥善加以保管,使用完畢立即歸還。
第七章 檔案鑒定、銷毀制度
第二十三條 根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定,對保存期滿的檔案,3-5年鑒定1次,銷毀無繼續(xù)保存價值的檔案。
第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區(qū)促進(jìn)委員會指定有關(guān)人員組成鑒定小組,提出鑒定工作意見。在主管領(lǐng)導(dǎo)組織下,直接地、逐件(卷)地、準(zhǔn)確判定檔案的價值;鑒定結(jié)束后,經(jīng)安全社區(qū)促進(jìn)委員會批復(fù)同意銷毀后,方可銷毀。
第二十五條 擬銷毀檔案,要編制銷毀清冊。銷毀時,要2人以上監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽字。
第二十六條 已銷毀的檔案,應(yīng)從原案卷目錄和有關(guān)檢索工具中除去或加以注明。
第二十七條 經(jīng)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料,應(yīng)視情況作相應(yīng)調(diào)整。
第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料,即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。
第八章 檔案借閱、利用制度
第二十九條 凡借閱、利用檔案者,必須逐項填寫借閱登記表。
第三十條 借閱檔案者必須保護(hù)檔案,不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴(yán)禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經(jīng)許可,不得摘抄或復(fù)制檔案。
第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料,須經(jīng)雙方分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第三十二條 對借出后歸還的檔案,必須逐件、逐頁、逐卷檢查,發(fā)現(xiàn)問題立即報告、處理。
第九章 檔案管理人員崗位職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,熱愛檔案事業(yè),刻苦鉆研業(yè)務(wù),忠于職守,做好本職工作。
2、認(rèn)真執(zhí)行文件材料歸檔制度,積極配合、督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員按時、按質(zhì)、按量辦理好相關(guān)科室檔案的收集工作。
3、嚴(yán)格遵守檔案管理制度,認(rèn)真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計等工作。
4、對各類檔案實行安全有效管理,做到類別清楚、目錄齊全、排列有序,便于提供利用。
5、要定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質(zhì)的檔案及時修補,復(fù)制或其它技術(shù)處理。
6、根據(jù)工作需要,編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集等參考材料。
7、嚴(yán)格執(zhí)行保密、 利用制度,辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發(fā)和保證檔案內(nèi)容的安全,更好地為安全社區(qū)建設(shè)工作服務(wù)。
第十章 檔案收集內(nèi)容
(1)安全社區(qū)建設(shè)組織機構(gòu)、目標(biāo)、計劃等相關(guān)文件;
(2)安全促進(jìn)項目計劃、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的駐地單位基本信息;
(5)各種隊伍建設(shè)等文件;
(6)各類創(chuàng)建活動記錄;
(7)事故與傷害原始記錄;
(8)安全檢查、監(jiān)測與監(jiān)督的記錄等。
