物業(yè)管理公司管理制度旨在確保物業(yè)的高效運營和維護，為業(yè)主和租戶提供安全、舒適的生活和工作環(huán)境。它通過明確職責(zé)、規(guī)定流程和標(biāo)準(zhǔn)，促進團隊協(xié)作，預(yù)防和解決可能出現(xiàn)的問題，提升服務(wù)質(zhì)量，同時保障公司的合規(guī)性和經(jīng)濟效益。
包括哪些方面
物業(yè)管理公司管理制度主要包括以下幾個核心方面：
1. 組織架構(gòu)與職責(zé)：定義各部門及崗位的職能，明確責(zé)任分配。
2. 服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與流程：設(shè)定各項服務(wù)（如保安、清潔、維修）的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作流程。
3. 財務(wù)管理：規(guī)范財務(wù)管理，包括預(yù)算制定、費用收取、成本控制等。
4. 客戶關(guān)系管理：規(guī)定業(yè)主和租戶溝通、投訴處理和滿意度調(diào)查的程序。
5. 設(shè)施設(shè)備管理：制定設(shè)備保養(yǎng)、更新和應(yīng)急處理的規(guī)則。
6. 法規(guī)遵守：確保公司的運營符合相關(guān)法律法規(guī)要求。
7. 員工培訓(xùn)與發(fā)展：規(guī)劃員工培訓(xùn)計劃，推動專業(yè)技能提升。
8. 風(fēng)險管理：識別潛在風(fēng)險，制定應(yīng)急預(yù)案，降低損失。
重要性
物業(yè)管理公司管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 提高效率：明確的工作流程和職責(zé)分工能減少混亂，提高工作效率。
2. 保證質(zhì)量：服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和流程確保了服務(wù)質(zhì)量的一致性和可靠性。
3. 保護權(quán)益：規(guī)范的財務(wù)管理和客戶關(guān)系管理，保障業(yè)主和公司的合法權(quán)益。
4. 遵守法規(guī)：避免因違規(guī)操作帶來的法律風(fēng)險和經(jīng)濟損失。
5. 培養(yǎng)團隊：良好的員工培訓(xùn)和發(fā)展機制有助于培養(yǎng)專業(yè)、忠誠的團隊。
6. 應(yīng)對挑戰(zhàn)：風(fēng)險管理策略能有效應(yīng)對突發(fā)事件，保持業(yè)務(wù)穩(wěn)定。
方案
1. 制度制定：由管理層主導(dǎo)，結(jié)合行業(yè)最佳實踐和公司實際情況，制定全面的管理制度。
2. 培訓(xùn)推廣：定期組織員工培訓(xùn)，確保每個人都了解并理解制度內(nèi)容。
3. 實施監(jiān)督：設(shè)立專門的執(zhí)行和監(jiān)督機制，確保制度落地執(zhí)行。
4. 反饋調(diào)整：收集員工和業(yè)主的反饋，定期評估制度效果，適時進行修訂優(yōu)化。
5. 激勵機制：建立激勵制度，鼓勵員工遵守規(guī)定，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
6. 法律咨詢：聘請法律顧問，確保制度符合法律法規(guī)要求，規(guī)避潛在風(fēng)險。
物業(yè)管理公司管理制度的成功實施，不僅關(guān)乎公司的日常運營，更直接影響到業(yè)主和租戶的滿意度，因此必須得到充分重視和持續(xù)改進。
物業(yè)管理公司管理制度范文
第1篇 某物業(yè)管理公司查崗制度
物業(yè)管理公司查崗制度
1.0目的
為了穩(wěn)定地向客戶提供優(yōu)質(zhì)的物業(yè)服務(wù),確保管轄物業(yè)各班次工作穩(wěn)健開展,把控服務(wù)質(zhì)量,特制定此查崗制度。
2.0適用范圍
__集團下屬物業(yè)公司各服務(wù)中心、管理處、項目物業(yè)部。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1負(fù)責(zé)對公司各單位查崗工作執(zhí)行情況進行檢查。
3.1.2每月對公司各單位的查崗比例不少于30%。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1項目物業(yè)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織實施查崗工作,并擬定查崗計劃。
3.2.2查崗責(zé)任人嚴(yán)格按查崗計劃和本制度執(zhí)行。
4.0規(guī)定
4.1查崗主要由物業(yè)公司所管項目采取重點抽查與全面抽查;白天與夜間檢查相結(jié)合的辦法,其目的是以防各類違章違紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生,督促員工對認(rèn)真履行職責(zé)。
4.2查崗工作由公司男性員工完成,規(guī)定中如有查崗責(zé)任人是女性員工,則無需按本制度執(zhí)行。
4.2各崗位查崗頻率
4.2.1項目物業(yè)負(fù)責(zé)人每月不少于1次;客戶服務(wù)部負(fù)責(zé)人每月不少于1;安管部負(fù)責(zé)人每月不少于3次;工程部負(fù)責(zé)人每月不少于1次。
4.2.2安管部班長每月不少于1次,并實行交叉互查方式查崗。
4.2.3查崗工作必須由兩人進行,避免單人進行查崗,以確保查崗工作的客觀和安全性。
4.3查崗內(nèi)容
4.3.1主要檢查各項目中夜班當(dāng)值員工當(dāng)值情況,杜絕著裝不整、睡覺、打牌、下棋、喝酒或酒后上班、會客閑談、脫崗、串崗、遲到、私自調(diào)班、不按規(guī)定交接班、不按規(guī)定巡查簽到、值勤不文明等各種違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象。
4.3.2管轄物業(yè)公共照明開關(guān)情況,檢查是否浪費用電和是否還有可節(jié)省空間。
4.3.2是否有按公司相關(guān)規(guī)定巡視設(shè)備設(shè)施運行情況并簽到。
4.4查崗發(fā)現(xiàn)員工違規(guī)違紀(jì)行為,查崗人員要在現(xiàn)場立即給予教育和指正,在《查崗記錄》上做好檢查情況登記后讓被查人員簽名確認(rèn),并在被查崗位的《值班日志》上簽名和注明查崗時間。
4.5被查人員對查崗人員所指出的違規(guī)違紀(jì)行為不服,拒絕在《查崗記錄》上簽名確認(rèn)或無理取鬧的,查崗結(jié)束后在查崗工作報告上如實匯報情況,由項目物業(yè)負(fù)責(zé)人跟進處理。
4.6禁止當(dāng)值員工在查崗期間向其他員工透露查崗情況。
4.7查崗結(jié)束后的一個工作日內(nèi),由查崗負(fù)責(zé)人擬定《查崗工作報告》遞項目物業(yè)負(fù)責(zé)人審閱。
4.8項目物業(yè)負(fù)責(zé)人根據(jù)查崗工作報告內(nèi)容作出處理意見。
4.9項目行政人事工作人員根據(jù)批示內(nèi)容跟進處理。
4.10因查崗影響第二日正常上班的,要及時向項目物業(yè)負(fù)責(zé)人請示,經(jīng)批準(zhǔn)后可按批準(zhǔn)時間打卡上班。
4.11嚴(yán)禁向非查崗人員以外的其他員工透露查崗計劃。
5.0質(zhì)量記錄
5.1《查崗計劃及完成情況記錄》wy/qr-wy-023
5.2《查崗記錄表》wy/qr-wy-024
5.3《月度查崗工作匯報》wy/qr-wy-025
第2篇 物業(yè)管理公司合同評審工作程序
質(zhì)量管理程序文件
--物業(yè)管理公司合同評審程序
1.0 目的
通過對標(biāo)書、合同(草案)或訂單進行評審,確保其內(nèi)容明確,并能準(zhǔn)確理解用戶或發(fā)展商的要求,使合同得以順利履行。
2.0 適用范圍
適用于本公司各類租賃和提供物業(yè)管理服務(wù)的標(biāo)書、合同的草案及正常服務(wù)范圍以外的維修或安裝訂單及口頭訂單等的評審。
3.0 定義
訂單:指對要求進行說明的文件或記錄。
4.0 職責(zé)
4.1 總經(jīng)理主持并組織有關(guān)部門或人員對物業(yè)委托管理合同或標(biāo)書等重大項目合同的評審。
4.2 房屋、電話租賃合同及其他一般性服務(wù)合同由合同涉及的部門負(fù)責(zé)人組織評審,公司主管負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。
4.3 正常服務(wù)范圍以外的維修或安裝訂單由機電班長或訂單接收人進行評審。
4.4 合同評審記錄由辦公室負(fù)責(zé)保存。
5.0 工作程序
5.1重大項目合同(如物業(yè)管理項目標(biāo)書、物業(yè)委托管理合同等)的評審。
5.1.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門或人員通過與顧客了解接觸、溝通聯(lián)絡(luò)以及對市場的調(diào)查和分析來了解顧客的真實需要。
5.1.2 在投標(biāo)或合同簽訂之前,總經(jīng)理主持召集專題會議,有關(guān)部門或人員對標(biāo)書或合同草案內(nèi)容以及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等進行評審,確認(rèn)本公司有能力達到用戶或發(fā)展商要求。
5.1.3 對合同的評審確保
a)在簽訂合同之前,各項條款內(nèi)容明確、合理;
b)公司具有滿足合同能力,與投標(biāo)不一致的地方已得到解決;
c)當(dāng)合同變更時,應(yīng)重新評審,評審后更改的內(nèi)容及時準(zhǔn)確傳達到有關(guān)部門o
5.1.4各相關(guān)部門負(fù)責(zé)對合同涉及到本部門的內(nèi)容進行評審,并在《合同評審記錄》上填寫評審記錄,經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)。
5.1.5 《合同評審記錄》由公司辦公室負(fù)責(zé)保存o
5.2一般性服務(wù)合同(如業(yè)主公約或物業(yè)管理契約,房屋、攤位租賃及電話出租合同等)的評審。
5.2.1 在合同簽定之前,由合同簽訂部門負(fù)責(zé)人組織有關(guān)人員對合同的草案內(nèi)容進行評審。如合同有標(biāo)準(zhǔn)合同文本(通用范本),只需對標(biāo)準(zhǔn)合同文本進行評審,報公司主管負(fù)責(zé)人審批。
5.2.2《合同評審記錄》由合同簽訂部門負(fù)責(zé)保存。
5.3維修或安裝訂單的評審
5.3.1 以口頭或書面等方式出現(xiàn)的屬于正常服務(wù)范圍之外的維修或安裝訂單電主管或訂單接收人評審,或記錄后預(yù)約現(xiàn)場評審。
5.3.2 如用戶的要求內(nèi)容不明確時,由專業(yè)人員在現(xiàn)場進行評審并做出答復(fù),將結(jié)果記錄在《維修通知單》上。
5.3.3 上述評審記錄由管理處負(fù)責(zé)保存。
5.4合同的修改
5.4.1 合同的雙方發(fā)現(xiàn)合同中存在需修改問題時,均有義務(wù)就待修改條款通知對方,并取得一致意見。修改后的合同要進行重新評審并做好評審記錄。
6.0 相關(guān)文件
6.1 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》文件資料控制程序 4.3章
6.2 《質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)安全管理手冊》職責(zé)描述3.2章
6.3 《合同評審記錄》___-qp-08-1/b
6.4 《維修通知單》___-qp-06-4/b
6.5 《經(jīng)濟效益分析意見》或《可行性分析》(不定格)
6.6 《物業(yè)管理投標(biāo)書》或《物業(yè)管理方案》(不定格)
6.7 《物業(yè)委托管理合同》(不定格)
第3篇 物業(yè)管理公司消防檢查制度
質(zhì)量/環(huán)境/安全管理體系作業(yè)指導(dǎo)書
--物業(yè)管理公司消防檢查制度
1.0 一級檢查由班組織實施:
1.1 每個員工每天對本崗位、本地段進行一次火情安全的檢查,排除本身能夠排除的一般不安全因素,上報本身不能解決的不安全因素。
1.2 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理,及時報告,否則發(fā)生事故則由本崗位當(dāng)班人員負(fù)責(zé)。
1.3 每天應(yīng)將班組各人檢查的結(jié)果向領(lǐng)班匯報。
1.4 接班時提前進入崗位,并向上一班了解安全情況,檢查內(nèi)容進行驗收并簽名,發(fā)現(xiàn)的問題,一般由接班班組長負(fù)責(zé)處理,較大的問題以書面報告領(lǐng)導(dǎo)處理,不利忽視或拖延。
2.0 二級檢查由部門領(lǐng)導(dǎo)實施:
2.1 部門領(lǐng)導(dǎo)每周組織主管對本部班長管轄地段、設(shè)備物資(特別是易燃、易爆物品)進行一次檢查。
2.2 檢查班組對一級防火安全工作的執(zhí)行落實情況。
2.3 組織處理本部門的火險隱患及整改,向員工進行教育及表揚或批評。
2.4 負(fù)責(zé)將一周的消防安全情況口頭報告安全主任,若出現(xiàn)事故必須書面形式匯報。
3.0 三級檢查由公司領(lǐng)導(dǎo)實施:
3.1 每月由質(zhì)量/環(huán)境/安全管理委員會對各部門進行消防重點檢查或抽查。
3.2 檢查各部門貫徹防火安全的執(zhí)行情況,檢查要害部門防火安全管理及制度執(zhí)行情況。好的表揚或獎勵,差的批評或罰款。
4.0檢查的基本內(nèi)容:
4.1 易燃易爆危險物品貯存、管理、使用是否符合安全要求。貯存容器、管道有無定期測試,有無跑、冒、滴、漏現(xiàn)象。
4.2 使用液化石油氣爐灶,是否按照安全要求操作,擺放位置是否符合安全規(guī)定。
4.3 對煙頭、遺留火種是否注意和處理好。
4.4 倉庫內(nèi)貨物、物資分類及存放是否符合安全規(guī)定,庫房內(nèi)燈泡規(guī)定60w以下,燈距、堆距、堆放高度、通風(fēng)、室溫是否符合防火安全要求以及值班情況等。
4.5電器設(shè)備運行是否正常,有無超負(fù)荷運行,電線、電纜的絕緣有無老化、受潮、漏電、短路等。電動機有無空轉(zhuǎn)現(xiàn)象,防雷設(shè)備是否完好,有無亂拉電線情況。
4.6 使用多種可燃、易燃油類是否符合安全操作要求,以及殘油、氣的處理情況。
4.7 危險場所動火是否按規(guī)定辦手續(xù),焊工操作時是否達到動火安全制度的要求。
4.8 使用有毒有害物品的場地是否有防毒的安全措施。
4.9 消防器材及消防系統(tǒng)的完好情況。各部門和消防器材有無管好、用好和到期換藥,保證完整好用。
4.10 安全員對出入人員是否進行嚴(yán)格檢查,對攜帶易爆危險物品的人員是否把關(guān)等。
第4篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量方針
物業(yè)管理公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量方針
服務(wù)至誠,精益求精;
管理規(guī)范,進取創(chuàng)新。
我謹(jǐn)代表本公司的管理者,確定以上質(zhì)量方針,這不僅是對全體員工的要求,也是對顧客服務(wù)質(zhì)量的承諾。本公司將嚴(yán)格遵守法律規(guī)章,提供足夠資源,通過嚴(yán)格的培訓(xùn)、考核和質(zhì)量改進活動,確保全體員工理解并堅決貫徹執(zhí)行本質(zhì)量方針,以顧客為中心,持續(xù)超越顧客不斷增長的期望。
z物業(yè)管理有限公司
總經(jīng)理:
二○__年九月一日
第5篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量手冊：質(zhì)量管理體系
物業(yè)管理公司質(zhì)量手冊:質(zhì)量管理體系
4.1總要求
公司按gb/t19001-2000-iso9001:2000標(biāo)準(zhǔn)的要求建立質(zhì)量管理體系,形成文件,加以實施和保持,并予以持續(xù)改進。
為了實施質(zhì)量管理體系,公司按標(biāo)準(zhǔn)的要求對質(zhì)量管理的全過程進行有效的管理。
4.1.1公司服務(wù)的實現(xiàn)過程包括:識別顧客需求--策劃服務(wù)過程--服務(wù)提供--過程或最終檢驗--階段性意見測評--分析和改進--標(biāo)準(zhǔn)化。
4.1.2按標(biāo)準(zhǔn)的要求編制相應(yīng)的程序文件、質(zhì)量計劃、作業(yè)指導(dǎo)文件及質(zhì)量記錄表格,作為有效控制服務(wù)過程的準(zhǔn)則和方法,以確保服務(wù)過程的有效運作。
4.1.3 為判斷服務(wù)過程的有效運作,建立獲取信息的渠道,以便能及時獲得必要和充分的信息,并通過對信息的判定來實現(xiàn)對全過程的監(jiān)視。
4.1.4 通過對過程信息的測量和對測量結(jié)果的分析,以及針對分析結(jié)果實施必要的措施,以實現(xiàn)策劃的結(jié)果和持續(xù)改進。
4.1.5本公司對任何影響服務(wù)質(zhì)量的外包過程進行有效的控制。
4.2文件要求
4.2.1總則
為確定質(zhì)量管理體系運行的依據(jù),達到溝通意圖和統(tǒng)一行動的目的,公司編制質(zhì)量管理體系文件,包括:
a.質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)
b.質(zhì)量手冊
c.質(zhì)量計劃
d.程序文件
e.作業(yè)指導(dǎo)文件
f.質(zhì)量記錄表格
4.2.2質(zhì)量手冊
公司按照gb/t19001-2000-iso9001:2000標(biāo)準(zhǔn)要求編制質(zhì)量手冊,并予以實施和保持。
質(zhì)量手冊覆蓋公司質(zhì)量管理體系所有內(nèi)容,為質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件,對質(zhì)量管理體系過程間的相互關(guān)系、作用進行總體描述,同時在章節(jié)1范圍中對質(zhì)量管理體系的范圍作了說明。
4.2.3文件控制
a.品質(zhì)管理部是體系文件和資料的管理部門,由管理者代表監(jiān)督執(zhí)行。
b.各部門負(fù)責(zé)本部門文件的管理。
c.質(zhì)量管理體系文件都必須得到批準(zhǔn)才能發(fā)布,蓋有受控章的是有效版本,蓋有作廢章的則為非有效版本。并必須確保對質(zhì)量管理體系有效運行起重要作用的各個場所都能得到相應(yīng)文件的有效版本。如文件有內(nèi)容變更,需在新文件上進行標(biāo)注,具體控制方法按《體系文件控制程序》執(zhí)行。
d.對國家及國際標(biāo)準(zhǔn)、政府有關(guān)政策法規(guī)、物業(yè)資料、工程檔案、客戶檔案及公司、部門日常管理文件,按《文件資料管理程序》的規(guī)定執(zhí)行。
e.不參加第三方認(rèn)證的公司其他管理部門或業(yè)務(wù)部門仍需按公司質(zhì)量管理體系文件的要求執(zhí)行。
_ 支持性文件
vkwy4.2.3-z01《體系文件控制程序》
vkwy4.2.3-z02《文件資料管理程序》
4.2.4質(zhì)量記錄的控制
a.質(zhì)量記錄包含表格、錄像帶、磁帶、光盤、照片、磁盤、各類憑據(jù)等。
b.各崗位人員按《質(zhì)量記錄控制程序》的要求字跡清楚地做好記錄,并予妥善保管,需歸檔保存的內(nèi)容,交由各部門文件管理員統(tǒng)一歸檔保存。來自供方的相關(guān)記錄也是公司質(zhì)量記錄的組成部分。
c.各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督質(zhì)量記錄的真實性及歸檔保存。
d.合同有要求時,在合同期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表評價時查閱。
_ 支持性文件
vkwy4.2.4-z01 《質(zhì)量記錄控制程序》
第6篇 某某物業(yè)管理公司5s執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)
某物業(yè)管理公司5s執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
(一)辦公區(qū)域執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)
1、每天對辦公臺上的物品加以整理,依類擺放。辦公區(qū)域的員工辦公臺規(guī)定:
(1)從右邊進入座位的,電腦主機擺放在臺下,電腦顯示器擺放臺面的右上角、電話機擺放臺面的左上角、文件夾應(yīng)放在文件框內(nèi),并擺放在副臺上,茶杯擺在辦公臺中間的上方位。
(2)從左邊進入座位的,電腦顯示器擺放臺面的左上角、電話機擺放臺面的右上角、文件夾應(yīng)放在文件框內(nèi),并擺放在副臺上,茶杯擺在辦公臺中間的上方位。經(jīng)理辦公臺規(guī)定:電腦擺放臺面的中間、電話機擺放副臺上、文件框及文件擺放在副臺上、茶杯應(yīng)擺放在辦公臺左邊上方位。
2、禮貌接聽及轉(zhuǎn)接電話,重要事項記錄并落實。所有來電,務(wù)必在響鈴三遍之內(nèi)接答,接聽電話用語為為您好!公誠物業(yè),或您好!
第7篇 物業(yè)管理公司《質(zhì)量手冊》前言
e物業(yè)管理公司《質(zhì)量手冊》前言
廣州e物業(yè)管理有限公司自 年成立以來,多年運行經(jīng)驗告訴我們,企業(yè)要持續(xù)、健康的發(fā)展,必須建立一整套行之有效的管理體系,使企業(yè)管理多方面的工作處于有效的控制之中。只有建立規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式,才能真正為顧客提供高品質(zhì)的物業(yè)管理服務(wù)。
國際標(biāo)準(zhǔn)化組織頒布的iso 9001:2000標(biāo)準(zhǔn),是國際上公認(rèn)的質(zhì)量保證體系,它的建立、推行和貫徹,將全面提升企業(yè)管理質(zhì)量,有效地提高全體員工質(zhì)量意識,最終使企業(yè)步入規(guī)范化、專業(yè)化、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的運行軌道,形成既有企業(yè)的自身特點,又有完善的運作、監(jiān)督和預(yù)防機制,為業(yè)戶提供優(yōu)良的物業(yè)管理服務(wù)。
隨著物業(yè)管理行業(yè)進一步規(guī)范和完善,為最大程度滿足業(yè)戶日益增長的全方位需求,打造e品牌,創(chuàng)建優(yōu)秀物業(yè)管理小區(qū)并把物業(yè)管理行業(yè)推向規(guī)范化發(fā)展的新階段,物業(yè)公司制定了的質(zhì)量方針,作為向社會的承諾和公司全體同仁的工作宗旨。為確保質(zhì)量方針的實現(xiàn),我公司按照gb/t19001-2000idtiso9001:2000質(zhì)量保證模式的要求,建立了物業(yè)公司的質(zhì)量體系,編制質(zhì)量手冊。
本手冊適用于合同環(huán)境下向業(yè)戶提供管理服務(wù)的質(zhì)量保證和承諾。同時,它也是物業(yè)公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件和行動準(zhǔn)則,每一位員工必須嚴(yán)格遵循、執(zhí)行。
第8篇 物業(yè)管理公司品質(zhì)部主管崗位職責(zé)（8）
物業(yè)管理公司品質(zhì)部主管崗位職責(zé)(八)
1.負(fù)責(zé)指定培訓(xùn)計劃,并具體組織實施。
2.負(fù)責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)文件。
3.負(fù)責(zé)對服務(wù)過程品質(zhì)監(jiān)控管理的具體實施。
4.負(fù)責(zé)審核內(nèi)部質(zhì)量的組織工作。
5.負(fù)責(zé)品質(zhì)異常原因的分析,提出報告及跟蹤各種質(zhì)量信息。
6.組織管理各項質(zhì)量活動,做好對下屬的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
7.在管理者代表組織下進行質(zhì)量管理體系策劃。
8.負(fù)責(zé)管理評審會議的資料收集和決議實施的跟蹤驗證。
9.負(fù)責(zé)年度內(nèi)審計劃的編制及每次內(nèi)審資料的歸檔保存。
10.負(fù)責(zé)組織管理評審過程監(jiān)視和測量的策劃和實施。
11.負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析(統(tǒng)計技術(shù)應(yīng)用)的組織實施。
12.負(fù)責(zé)預(yù)防措施計劃的組織制定和實施的跟蹤驗證。
13.負(fù)責(zé)客訴其它不符合質(zhì)量方針、目標(biāo)時糾正措施的組織實施和效果驗證。
14.協(xié)助管理者代表組織開展內(nèi)部質(zhì)量審核活動,并對不合格采取糾正措施的實施效果進行跟蹤驗查及驗證。
15.負(fù)責(zé)品質(zhì)部員工的周檢查工作。
16.組織公司內(nèi)審員進行培訓(xùn),及對公司全體員工進行全面質(zhì)量管理知識培訓(xùn)。
17.積極完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其它工作。
18.負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件、資料和資料編碼的歸口管理。
第9篇 物業(yè)管理公司內(nèi)部質(zhì)量審核程序（8）
物業(yè)管理公司內(nèi)部質(zhì)量審核程序(八)
1目的
按規(guī)定的程序?qū)嵤﹥?nèi)部質(zhì)量審核,以確保能正確的評價質(zhì)量體系的有效性和符合性。
2適用范圍
本程序適用按iso9002標(biāo)準(zhǔn)實施的內(nèi)部質(zhì)量審核。
3相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素
gb/t19002 4.17
4相關(guān)文件
4.1管理者代表負(fù)責(zé)制訂年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃,并組織實施。
4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃。
4.3審核組長負(fù)責(zé)實施內(nèi)部質(zhì)量審核, 整理文件, 記錄歸檔。
5責(zé)任
5.1質(zhì)量手冊 4.17
5.2程序文件cpm-op-037 糾正和預(yù)防措施。
6程序
6.1年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃的制定。
6.1.1公司質(zhì)量體系涉及到的各部門每年要進行至少一次內(nèi)部質(zhì)量審核。
6.1.2管理者代表負(fù)責(zé)編制《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》,這個計劃可根據(jù)需要予以修改。對需要特別注意的,部門或區(qū)域可增加審核次數(shù)。
6.1.3《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》及其修改均需由總經(jīng)理批準(zhǔn),并發(fā)至有關(guān)部門。
6.1.4審核必須由有資格而又不直接負(fù)責(zé)被審核區(qū)域的人員來進行,對內(nèi)部質(zhì)量審核員的培訓(xùn)和認(rèn)可,應(yīng)根據(jù)cpm-op-029 《員工培訓(xùn)管理程序》進行。
6.2審核的準(zhǔn)備
6.2.1管理者代表委派審核組組長,由審核組長選擇內(nèi)部質(zhì)量審核員成立審核組。
6.2.2審核組長負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部質(zhì)量審核實施計劃》,該計劃詳述審核的目的、范圍、依據(jù)以及審核的日期、審核組的組成,說明首次會議和末次會議的時間、審核的日程安排以及對各受審核部門的審核內(nèi)容和要求,并負(fù)責(zé)召開審核準(zhǔn)備會議,進行任務(wù)分配。
6.2.3審核員根據(jù)分配的任務(wù),準(zhǔn)備審核中所需記錄與報告,并編制檢查清單。
6.3實施審核
6.3.1審核員通過面談,查閱文件,觀察有關(guān)方面的工作和現(xiàn)狀而表明活動是否符合文件要求,對于不合格的情況,即便不在檢查清單之列,如果認(rèn)為意義重大,也應(yīng)予以注意和調(diào)查。對于面談得到的信息,同來源予以驗證。
6.3.2受審核部門或其指定的代表在整個審核過程中陪同審核員,回答和解釋審核員提出的問題。
6.3.3審核員在實施審核時,發(fā)現(xiàn)不合格,應(yīng)記入《審核不合格報告》,經(jīng)審核組長批準(zhǔn),由受審部門確認(rèn)。
6.3.4末次會議,審核員應(yīng)將《審核不合格報告》納入《內(nèi)部質(zhì)量審 核報告》,審核員對受審核方認(rèn)可的不合格項目提出糾正措施要求。
6.4審核報告
6.4.1審核結(jié)束后,審核組長負(fù)責(zé)編制《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》,并交到經(jīng)理部?！秲?nèi)部質(zhì)量審核報告》應(yīng)包括以下內(nèi)容:
a.審核綜述: 范圍,目的,成員,日期,審核過程,依據(jù),結(jié)論;
b.不合格報告;
c.不合格項分布統(tǒng)計表。
6.4.2《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》由經(jīng)理部呈交公司總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后,正本送經(jīng)理部保存,副本呈送有關(guān)人員:
a.受審核部門經(jīng)理;
b.管理者代表;
c.公司領(lǐng)導(dǎo)。
6.5跟蹤和驗證
6.5.1受審部門經(jīng)理接到《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》后,針對不合格項目制訂糾正措施并將實施結(jié)果填寫于《審核不合格報告》有關(guān)欄目。
6.5.2審核組長組織內(nèi)審員負(fù)責(zé)對不合格項目糾正措施進行跟蹤檢查,并將驗證情況記錄在《審核不合格報告》欄目并簽字。對在規(guī)定時間內(nèi)未完成的糾正/ 預(yù)防措施(超過規(guī)定時間一個月),由管理者代表提出解決措施。
7記錄
7.1《內(nèi)部質(zhì)量審核實施計劃》 (保存期二年)
7.2《年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》 (保存期二年)
7.3《審核不合格報告》 (保存期二年)
7.4《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》 (保存期二年)
7.5《內(nèi)部質(zhì)量審核檢查表》 (保存期二年)
第10篇 物業(yè)管理公司內(nèi)部溝通規(guī)定（3）
物業(yè)管理公司內(nèi)部溝通規(guī)定(三)
1.0目的
確保信息在公司不同的部門和層次間及時有效傳遞,增進理解,協(xié)調(diào)行動,實現(xiàn)過程的有效控制。
2.0適用范圍
適用于公司各部門、各崗位。
3.0職責(zé)
3.1各部門收集相關(guān)信息并及時傳遞。
3.2公司任何員工均應(yīng)及時、有效地將信息反饋到上級部門。
4.0程序
4.1內(nèi)部溝通的內(nèi)容包括但不限于:
a)服務(wù)要求及服務(wù)質(zhì)量;
b)質(zhì)量方針、目標(biāo)的完成情況;
c)服務(wù)過程業(yè)績;
d)內(nèi)部質(zhì)量審核結(jié)果;
e)有關(guān)顧客滿意度的感知信息;
f)人力資源狀況;
g)法律法規(guī)及行業(yè)市場情況;
4.2各部門間的溝通
4.2.1每周一公司辦公室組織召開總經(jīng)理辦公會,各部門負(fù)責(zé)人參加,匯報上周工作情況和本周工作計劃,由辦公室做會議記錄并整理會議紀(jì)要。小區(qū)間存在的工作困難,資源需求、顧客投訴,內(nèi)部投訴、階段性質(zhì)量目標(biāo)的完成情況等問題時,應(yīng)報管理部,由管理部組織召開臨時會議研究解決,解決結(jié)果以《會議紀(jì)要》的形式下發(fā)各部門。
4.2.2每周一分別由總經(jīng)理和管理部經(jīng)理召開部門負(fù)責(zé)人例會和管理處主任例會匯報上周計劃完成情況和本周工作安排,并通報周檢結(jié)果,以便于及時掌握服務(wù)狀況及資源需求的情況,管理處每月末應(yīng)編制當(dāng)月《月度工作總結(jié)》和《經(jīng)濟指標(biāo)完成情況表》交管理部。
4.2.3 公司各部門通過《內(nèi)部工作信息單》傳遞信息,《內(nèi)部工作信息單》一式兩聯(lián),交流雙方各執(zhí)一份。
4.2.4 內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審、顧客滿意調(diào)查的輸出結(jié)果應(yīng)形成相應(yīng)的報告,由管理部及時以通知、會議等形式向內(nèi)部員工傳達,并對相關(guān)部門的糾正措施進行驗證,將驗證結(jié)果及時與員工溝通。
4.2.5公司的任何員工可通過會議紀(jì)要、布告欄、內(nèi)部刊物等渠道獲得日常工作信息,管理部通過一周一收的建議箱收集工作建議及反饋信息。
4.2.6辦公室每月出版一期《__人 》以利于公司內(nèi)部人員交流,及時了解行業(yè)的發(fā)展動態(tài),公司發(fā)展?fàn)顩r及有關(guān)信息。
5.0相關(guān)文件
a)《會議紀(jì)要》
b)《會議簽到表》
c)《會議記錄》
d)《審核報告》
e)《管理評審報告》
f)《顧客滿意度調(diào)查表》
g)《不合格報告》
h)《經(jīng)濟指標(biāo)完成情況表》
i)《__人 》
j)《內(nèi)部工作信息單》
第11篇 物業(yè)管理公司品質(zhì)主管崗位職責(zé)范文（5）
物業(yè)管理公司品質(zhì)主管崗位職責(zé)范文(五)
【崗位職責(zé)】
1.貫徹落實公司質(zhì)量方針和目標(biāo),組織制定各項工作質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
2.組織實施質(zhì)量策劃、品質(zhì)監(jiān)控、品質(zhì)保證及品質(zhì)改善。
3.負(fù)責(zé)組織公司內(nèi)、外部質(zhì)量審核活動,針對內(nèi)審的不合格項目,制定糾正措施,并組織項目實施。
4.按時對項目進行檢查、監(jiān)督,形成報告上報公司,逐步對項目進行規(guī)范。
【任職要求】
1、40周歲以下,大專以上學(xué)歷,2年以上物業(yè)服務(wù)行業(yè)相關(guān)管理經(jīng)驗,具有較豐富的物業(yè)品質(zhì)管理專業(yè)知識及質(zhì)量管理體系運行指導(dǎo)、維護、監(jiān)督及改進工作能力。
2、熟悉物業(yè)管理相關(guān)法律法規(guī)及政策,具備iso9001及iso14001質(zhì)量環(huán)境管理體系知識。
3、原則性強,具有良好的內(nèi)外溝通能力和親和力。
4、具備較強的文字功底和口頭表達能力。
第12篇 物業(yè)管理公司體系文件控制程序
物業(yè)管理公司體系文件控制程序
1.目的
為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。
2.范圍
適用公司各管理處/部門對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。
3.職責(zé)
3.1 相關(guān)部門/崗位職責(zé)
部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時間
總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊》2個工作日
管理者代表審核《質(zhì)量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和《體系文件下發(fā)明細》2個工作日
品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、《體系文件下發(fā)明細》,審批質(zhì)量記錄表格5個工作日
管理處/部門負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請
負(fù)責(zé)保管本管理處/部門領(lǐng)用的體系文件2個工作日
持續(xù)
品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)
檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個工作日內(nèi)
及時
各部門對本部門員工進行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個工作日內(nèi)培訓(xùn)
3.2 文件編制、更改、審核、審批權(quán)限
文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限
質(zhì)量手冊品質(zhì)部經(jīng)理部門主管以上人士管理者代表總經(jīng)理
程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理
體系文件下發(fā)明細品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表
注:1、審核、審批人不得與編制/更改人相同,但審核、審批人可為同一人;
2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格,須由管理者代表審核和審批。
4.方法和過程控制
4.1重要說明:為進一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài),受控章在文件左上角的為體系文件正本,受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理
4.2體系文件的版本控制
4.2.1 未經(jīng)修改的文件版本號為a/0,修改一次版本號升為a/1,當(dāng)版本號從a/9升級時,則升為b/0,依此類推。當(dāng)對體系文件進行全面修改時,即使修改次數(shù)未達到9次,版本也要全面改版(如從a→b、b→c……)。
4.2.2 文件頁數(shù)超過1頁以上,則文件修改時只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至a/9,則該頁再次修改升級時,文件全部頁的版本號升為b/0。
4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數(shù),則各頁均按原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。
4.3體系文件的編制、更改
4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細則》規(guī)定的格式和編號方法進行。
4.3.2 動議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》,經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后,報品質(zhì)管理部。集中編制/更改時可只填寫一個編制/更改申請表,經(jīng)管理者代表審批。
4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開始生效執(zhí)行。
4.4體系文件的分發(fā)
4.4.1新編或更改的體系文件,由品質(zhì)管理部加蓋紅色受控印章后,填寫《文件發(fā)放簽收表》,按《體系文件下發(fā)明細》分發(fā)給相關(guān)部門(零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門,不須填寫《文件發(fā)放簽收表》,作廢表格不須交回品質(zhì)管理部)。
4.4.2各部門領(lǐng)回體系文件后須在七個工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋作廢章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對各部門作廢體系文件進行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。
4.4.3新部門成立時,應(yīng)及時到品質(zhì)管理部申請領(lǐng)取體系文件。
4.4.4各管理處/部門因現(xiàn)場懸掛等原因需增加持有體系文件時,需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。
4.5體系文件的培訓(xùn)
4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后,品質(zhì)管理部須對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進行培訓(xùn)(零星更改的表格除外)。
4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前,管理處/部門應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對相關(guān)崗位人員進行培訓(xùn)。
4.5.3新管理處/部門成立后,品質(zhì)管理部須對全體人員進行培訓(xùn)、考核。
4.6體系文件的作廢處理
4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件。
4.6.2如文件不適用需取消,須填寫《文件編制/更改申請表》,按原審批程序報批后報廢。
4.7體系文件的查閱、借閱
4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。
4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)管理處/部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn),并不得帶離本管理處/部門管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失,須報部門經(jīng)理處理,并向品質(zhì)管理部申請補發(fā)。
4.7.3隔夜借出須管理處/部門經(jīng)理批準(zhǔn),外借時間最長不得超過3天。
4.8體系文件的保管和保密
4.8.1管理處/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門保管體系文件,并對結(jié)果負(fù)責(zé)。
4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細》的文件接受人負(fù)責(zé)對相應(yīng)體系文件進行保管。
4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件,不得擅自攜帶體系文件外出。
4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時,除追究責(zé)任外,重新辦理領(lǐng)用手續(xù),品質(zhì)部在補發(fā)文件上給予新分發(fā)號,并注明原文件分發(fā)號作廢,并將作廢文件的分發(fā)號通知相關(guān)部門/管理處。
5.支持性文件
tjvkwy4.2.3-z01-01《體系文件控制細則》
6.質(zhì)量記錄表格
tjvkwy4.2.3-z01-f1 《文件編制/更改申請表》
tjvkwy4.2.3-z01-f2《文件發(fā)放簽收表》
tjvkwy4.2.3-z01-f3《文件借閱登記表》
tjvkwy4.2.3-
z01-f4 《體系文件下發(fā)明細》
第13篇 物業(yè)管理公司服務(wù)控制程序（10）
物業(yè)管理公司服務(wù)控制程序(十)
1.0目的
建立對服務(wù)效果顧客評定的意見收集和分析程序,使服務(wù)住處能得以及時反饋,確保服務(wù)滿足規(guī)定要求。
2.0適用范圍
本公司對用戶提供的服務(wù)的控制。
3.0職責(zé)
3.1公司組織的用戶意見征徇或調(diào)查活動由質(zhì)管部編制活動的實施計劃,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后實施。
3.2經(jīng)營部、管理處根據(jù)需要編制用戶意見征詢或調(diào)查活動計劃,經(jīng)部門經(jīng)批準(zhǔn)后實施。
4.0工作程序
4.1用戶意見征詢或調(diào)查活動
4.1.1活動頻次
a質(zhì)管部第半年以征詢表或調(diào)查表方式組織進行一次;
b經(jīng)營部、管理處以征詢表或調(diào)查表方式進行的該項活動的頻次,根據(jù)需要確定。
4.1.2活動計劃
4.1.2.1在活動進行前,負(fù)責(zé)實施的部門應(yīng)編制相應(yīng)計劃,內(nèi)容包括開展本次征詢或調(diào)查活動的目的、征詢或調(diào)查的對象、征詢表或調(diào)查表發(fā)放的范圍和數(shù)量、時間及人員安排等。
4.1.2.2計劃的批準(zhǔn)
a由質(zhì)管部編制的活動實施計劃,由公司領(lǐng)導(dǎo)審批;
b經(jīng)營部、管理處編制的活動實施計劃由部門經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.1.3征詢表或調(diào)查表
a設(shè)計的征詢表或調(diào)查表應(yīng)清晰描述物業(yè)管理或租賃管理服務(wù)、有償服務(wù)等過程中需經(jīng)用戶評價的項目和內(nèi)容;
b用戶評價可以設(shè)定為很滿意、滿意、較滿意、不滿意幾項。
4.1.4征詢表或調(diào)查表由負(fù)責(zé)實施該項活動的部門人員進行發(fā)放和回收,被調(diào)查的各區(qū)域征詢表或調(diào)查表的回收率原則上應(yīng)不低于發(fā)放數(shù)量的80%。
4.1.5統(tǒng)計分析
4.1.5.1各服務(wù)部門可采用調(diào)查表法或排列圖法分別對收集的用戶意見進行統(tǒng)計分析。
4.1.5.2對用戶評價為很滿意、滿意、較滿意的可確定為合格項。滿意率的計算方法:
合格項數(shù)目
合格項數(shù)目+不滿意項數(shù)目
用戶未作評價的項目(未表態(tài)項)不列入計算范圍
4.1.5.3統(tǒng)計分析結(jié)果應(yīng)形成統(tǒng)計分析報告。
4.1.5.4質(zhì)管部編撰的統(tǒng)計分析報告,經(jīng)管理者代表審核后分發(fā)至主管領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表和相關(guān)部門;
4.2回訪
4.2.1用戶意見征詢或調(diào)查活動由組織實施的部門通過回訪的方式對用戶的評價作真實性和可靠性檢驗。
4.2.2管理處向用戶提供的有償服務(wù)通過回訪方式(電話、上門拜訪)驗證員工服務(wù)過程及安裝或維修質(zhì)量是否讓用戶滿意、是否符合質(zhì)量要求。
4.2.3如用戶提出對服務(wù)質(zhì)量嚴(yán)重的不滿意,由責(zé)任部門經(jīng)理安排進行單獨回訪。
4.2.4對確定的不滿意項,按《不合格品的控制程序》處理。
4.3聯(lián)絡(luò)
為方便與用戶進行溝通和聯(lián)絡(luò),管理公司設(shè)24小時投訴電話或與適當(dāng)位置設(shè)投訴信箱,以便及時收集用戶信息。
4.4信息服務(wù)
管理處專門收集和整理了與用戶日常生活有關(guān)的信息資料,內(nèi)容涉及:
a各類電氣、生活、消防設(shè)施的使用及注意事項;
b生活區(qū)內(nèi)及周圍設(shè)施、網(wǎng)點的分布及聯(lián)系辦法。
用戶可到管理處索閱,也可通過宣傳欄、發(fā)放的宣傳資料上獲得需了解的各類信息。
5.0相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《用戶意見調(diào)查和征詢工作規(guī)程》
5.3《回訪工作規(guī)程》
5.4《管理處內(nèi)部運作管理規(guī)程》
5.5《回訪記錄》
5.6《不合格品的控制程序》
第14篇 物業(yè)管理公司內(nèi)部質(zhì)量審核程序（7）
物業(yè)管理公司內(nèi)部質(zhì)量審核程序(七)
1.0目的
通過內(nèi)部質(zhì)量審核,驗證質(zhì)量體系文件的實施效果以及各項質(zhì)量活動是否符合質(zhì)量體系要求,確保質(zhì)量體系的有效性。
2.0適用范圍
適用于對本公司的內(nèi)部質(zhì)量體系審核。
3.0職責(zé)
3.1管理者代表負(fù)責(zé)內(nèi)部質(zhì)量體系審核工作的組織,任命內(nèi)審組長和審核員組成的審核組,批準(zhǔn)《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》、《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》。
3.2內(nèi)審組長負(fù)責(zé)《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》的編制和審核工作的領(lǐng)導(dǎo),及與受審核部門關(guān)系的協(xié)調(diào),編寫《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》。
3.3審核員負(fù)責(zé)編制《檢查表》,進行現(xiàn)場審核,簽發(fā)《不合格報告》。
3.4辦公室負(fù)責(zé)內(nèi)部質(zhì)量審核的具體實施。
4.0工作程序
4.1年度內(nèi)部質(zhì)量審核計劃的制定
辦公室于年初編制定本年度的內(nèi)部質(zhì)量審核計劃,主要內(nèi)容有:審核目的和范圍、審核的依據(jù)、各次內(nèi)審活動的時間、參加審核的人員等,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)至相關(guān)的部門/人員。
4.2審核的頻次
內(nèi)部質(zhì)量審核每年至少進行兩次。需要進,可隨時安排局部或全局的審核。
4.3審核的準(zhǔn)備
4.3.1審核前,管理者代表負(fù)責(zé)任命內(nèi)審組長,確定審核組成員。內(nèi)審員與審核的部門無直接的責(zé)任關(guān)系。
4.3.2制定內(nèi)審實施計劃
內(nèi)審組長制定《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》,內(nèi)容包括:
a審核的目的和范圍;
b審核的依據(jù);
c審核組成員名單;
d審核的日程安排。
4.3.3審核組預(yù)備會議
內(nèi)審組長召集審核員召開審核組的預(yù)備會,向?qū)徍藛T明確審核的目的和范圍,簡要介紹受審核部門情況后,研究和商定審核的策略、落實分工、確定審核的日程安排,并規(guī)定審核紀(jì)律和內(nèi)審員應(yīng)注意的事項。
4.3.4發(fā)放內(nèi)審計劃
審核組應(yīng)以局面的形式提前3天正式將內(nèi)審計劃發(fā)放到受審核部門/人員。
4.3.5準(zhǔn)備并收閱工作文件
審核員進行審核工作前,應(yīng)事先備齊下列表格、文件和資料:
a審核日程安排表和任務(wù)分配表;
b檢查表、《不合格報告》表;
c質(zhì)量手冊和與受審核部門的質(zhì)量活動有關(guān)的程序文件、工作規(guī)程、上一次內(nèi)審發(fā)出的《不合格報告》等。
4.3.6編制《檢查表》
審核員根據(jù)收集到的文件和資料編寫《檢查表》。
4.4審核實施
4.4.1現(xiàn)場審核
a內(nèi)審員按照內(nèi)審計劃和編好的《檢查表》到現(xiàn)場通過觀察、詢問、查閱文件和有關(guān)記錄等方式收集證據(jù);
b對發(fā)現(xiàn)的不合格項,經(jīng)受審核部門/人員確認(rèn)后,填寫《不合格報告》;
c內(nèi)審組長負(fù)責(zé)對審核的全過程進行控制。
4.4.2匯總、整理《不合格報告》
內(nèi)審組長組織討論審核結(jié)果,確定不合格項并與被審核部門交換意見后,填寫《質(zhì)量體系內(nèi)審不合格項目分布表》。
4.4.3總結(jié)
審核工作完成后,內(nèi)審組長主持召開審核會議,向質(zhì)量審檢小組受審核部門宣布審核結(jié)果,同時接受和答詢受審部門提出的問題。
4.4.4《不合格報告》由審核員簽發(fā),受審部門負(fù)責(zé)人在不合格報告上確認(rèn)后簽名。
4.4.5編寫審核報告
《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》由內(nèi)審組長編寫,保證其具有正確性和完整性,并交管理者代表審批。
4.5責(zé)任部門根據(jù)《不合格報告》要求制定和實施糾正和預(yù)防措施限期糾正,內(nèi)審組長負(fù)責(zé)按《糾正和預(yù)防措施控制程序》實施。
4.6《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》由辦公室發(fā)給各個受核部門/人員。內(nèi)部質(zhì)量審核工作中形成的記錄和報告由辦公室歸檔保存,保存期為3年。
5.0相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《糾正和預(yù)防措施控制程序》
5.3《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》
5.4《檢查表》
5.5《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》
第15篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄的控制程序
1.0目的
運用質(zhì)量記錄以保證服務(wù)質(zhì)量達到規(guī)定的要求,為確認(rèn)質(zhì)量體系的有效運行提供可追溯性依據(jù)。
2.0適用范圍
適用于本公司與質(zhì)量活動有關(guān)的質(zhì)量記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1各部門文件管理員負(fù)責(zé)按程序?qū)Ρ静块T的質(zhì)量記錄進行控制。
3.2辦公室負(fù)責(zé)對各部門質(zhì)量記錄的控制情況進行指導(dǎo)、檢查。
4.0工作程序
4.1質(zhì)量記錄的分類
本公司所有與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄分為質(zhì)量體系實施方面的質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系驗證方面的質(zhì)量記錄兩大類。
4.1.1《管理評審報告》、《內(nèi)部質(zhì)量體系審核報告》、《合同評審記錄》、《員工培訓(xùn)記錄》、《不合格/糾正預(yù)防措施報告》等屬質(zhì)量體系實施方面的質(zhì)量記錄。
4.1.2《入庫單》、《回訪記錄》等屬服務(wù)質(zhì)量驗證方面的質(zhì)量記錄。
4.2質(zhì)量記錄表格的編碼
見《文件編碼規(guī)定》。
4.3質(zhì)量記錄的填寫
質(zhì)量記錄應(yīng)填寫清晰、正確、內(nèi)容完整、填寫人、審核人、批準(zhǔn)人應(yīng)履行簽字手續(xù)。
4.4質(zhì)量記錄的收集、歸檔
4.4.1質(zhì)量記錄的收集保管由各部門文件管理員負(fù)責(zé),并依據(jù)《質(zhì)量記錄表格清單》相關(guān)的內(nèi)容要求進行歸檔。
4.4.2各項質(zhì)量記錄要求清晰、完整、簽字手續(xù)齊全,在保存的有效期內(nèi)不得有破損和殘缺。
4.5質(zhì)量記錄的保存
4.5.1各部門的質(zhì)量記錄由文件管理員負(fù)責(zé)保存,期限按《質(zhì)量記錄表格清單》的要求進行,貯存地應(yīng)保持干燥通風(fēng),并采取適當(dāng)?shù)姆雷o措施。
4.5.2質(zhì)量記錄還可以用磁盤方式貯存。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
4.6.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,應(yīng)先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批表》,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。
4.6.2在合同規(guī)定或用戶要求情況下,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以查閱記錄。
4.6.3文件保管人員負(fù)責(zé)辦理查閱手續(xù)。
4.7失效及過期質(zhì)量記錄處理
對過期的質(zhì)量記錄或需銷毀的記錄,應(yīng)由保管部門及時進行銷毀。
5.0相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《質(zhì)量記錄表格清單》
5.3《文件和資料控制程序》
5.4《質(zhì)量記錄查閱審批表》
