財務(wù)檔案管理制度

有哪些

財務(wù)檔案管理制度是企業(yè)財務(wù)管理的重要組成部分，它涵蓋了財務(wù)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等多個環(huán)節(jié)。以下是財務(wù)檔案管理制度的主要內(nèi)容：

1. 財務(wù)檔案的范圍：包括但不限于會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、合同協(xié)議等。

2. 檔案分類：依據(jù)財務(wù)活動性質(zhì)和檔案內(nèi)容，進(jìn)行科學(xué)分類，如收支類、資產(chǎn)類、負(fù)債類、權(quán)益類等。

3. 收集與整理：確保所有財務(wù)活動產(chǎn)生的原始憑證和記錄及時歸檔，保持完整無缺。

4. 保管期限：根據(jù)相關(guān)法規(guī)，明確各類財務(wù)檔案的最低保管年限。

5. 保密措施：對敏感財務(wù)信息實施嚴(yán)格的保密管理，限制非授權(quán)人員的訪問。

6. 利用規(guī)定：設(shè)定檔案查閱、復(fù)制和借閱的流程，確保合理合法使用。

7. 定期盤點：定期對財務(wù)檔案進(jìn)行盤點，確保檔案的安全與完整。

8. 檔案銷毀：超出保管期限的財務(wù)檔案，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。

實施細(xì)則

1. 財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的日常管理工作，設(shè)立專職或兼職檔案員。

2. 原始憑證和會計賬簿應(yīng)及時裝訂，按照時間順序編號，便于查找。

3. 所有財務(wù)檔案應(yīng)存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完善的檔案室。

4. 對外提供財務(wù)檔案需經(jīng)財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制件應(yīng)注明“復(fù)印件”字樣，防止濫用。

5. 員工離職或崗位變動時，應(yīng)辦理財務(wù)檔案交接手續(xù)，確保檔案連續(xù)性。

6. 定期對財務(wù)檔案進(jìn)行電子化備份，以防意外損失。

7. 每年對財務(wù)檔案進(jìn)行一次全面清理，提出需要銷毀的檔案清單，經(jīng)審批后執(zhí)行。

8. 對于涉及訴訟、審計等特殊情況的檔案，即使超過保管期限，也應(yīng)繼續(xù)保留直至事件結(jié)束。

上墻內(nèi)容

1. “財務(wù)檔案，企業(yè)之寶，妥善保管，人人有責(zé)?！?/p>

2. “檔案安全，保密第一，非授權(quán)人員不得接觸?！?/p>

3. “定期盤點，確保檔案完整，違規(guī)必究?！?/p>

4. “檔案利用，需審批，合法合規(guī)，不得濫用?！?/p>

5. “檔案銷毀，依規(guī)進(jìn)行，記錄詳實，簽字確認(rèn)?！?/p>

6. “電子備份，以防萬一，確保信息不丟失。”

這些核心原則和細(xì)則將指導(dǎo)我們有效地管理和保護(hù)財務(wù)檔案，確保企業(yè)的財務(wù)信息安全，同時方便日常業(yè)務(wù)操作和未來的審計需求。

財務(wù)檔案管理制度范文

一、目的：
為了加強公司財務(wù)檔案的科學(xué)管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務(wù)檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。
三、檔案管理職責(zé)
財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé)，對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、財務(wù)檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。
五、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（一）會計憑證
會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
（二）會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
（三）會計報表
會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務(wù)反映指標(biāo)快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。
（四） 其他會計核算資料
其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。
六、會計檔案的裝訂和保管
會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
（一）會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
（2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；
（3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
（二）會計憑證裝訂時的要求：
(1)裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
(2)憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
(3)裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂后的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。
(2)在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
(四)會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周圍應(yīng)備有防火器材。
（2）會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
（3）會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。
（4）會計檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；
（5）設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密；
（6） 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
（五）檔案保管期限
（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年
（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5年
（3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
（4）明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年
（5）固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年
（6）主要財務(wù)指標(biāo)報表（包括文字分析） 3年
（7）月、季度會計報表（包括文字分析） 5年
（8）年度會計報表（包括文字分析） 永久
（9）會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
（10）主要財務(wù)會計文件、合同、協(xié)議 永久
七、財務(wù)信息化檔案
（1）財務(wù)信息化會計檔案的涵義：財務(wù)信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的 會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應(yīng)用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)；
（2）財務(wù)信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財務(wù)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。重要數(shù)據(jù)是指對公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。
（3）對財務(wù)信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。
（4）采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
八、會計檔案的借閱
(一)財務(wù)人員因工作需要查閱財務(wù)檔案，須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)。
（二）公司所屬集團(tuán)及下屬各單位若因公需要查閱財務(wù)檔案，須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，經(jīng)計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
（三）外單位人員因公需要查閱財務(wù)檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)計劃財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細(xì)登記查閱財務(wù)檔案人的工作單位、查閱日期、財務(wù)檔案名稱及查閱理由。
（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件），并限期歸還。
（五）由于會計人員的變動或會計機構(gòu)的改變等原因，財務(wù)檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
九、會計檔案的銷毀
（1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀。
（2）會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。
（3）銷毀檔案前，應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；由財務(wù)部和行政部共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案備查。
十、附則
（1）本制度有財務(wù)部負(fù)責(zé)制定，解釋和修訂；
（2）本制度自頒布之日起執(zhí)行。