有哪些
工程公司檔案管理制度主要包括以下幾個核心部分：
1. 檔案分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如項目文件、合同文件、技術(shù)圖紙、財務報表等，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。
2. 文件收集與整理：規(guī)定文件從產(chǎn)生到歸檔的流程，包括文件的起草、審核、簽發(fā)、復制、存儲等環(huán)節(jié)。
3. 檔案保管：設(shè)定檔案的保管期限，制定安全存儲和備份策略，確保檔案的完整性和安全性。
4. 檔案利用：規(guī)定檔案的借閱、復制、銷毀等操作流程，以及權(quán)限分配，保證檔案的有效利用。
5. 檔案信息化：推動檔案數(shù)字化進程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率。
6. 檔案審計與評估：定期進行檔案管理工作檢查，評估制度執(zhí)行效果，及時調(diào)整和完善。
實施細則
1. 檔案分類與編碼：所有文件在形成后一周內(nèi)必須按照分類標準歸類，并由檔案管理員進行編碼。編碼應包含部門代碼、文件類型代碼和順序號。
2. 文件收集與整理：文件需經(jīng)負責人簽字確認后方可歸檔，原件存檔，復印件分發(fā)。電子文件需同步保存，防止丟失。
3. 檔案保管：檔案應存放在防火、防潮、防盜設(shè)施完備的檔案室，重要文件需加密存儲。每年至少進行一次備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
4. 檔案利用：員工借閱檔案需填寫申請表，經(jīng)部門主管審批。檔案外借不超過七個工作日，逾期未歸還者將予以警告。
5. 檔案信息化：建立電子檔案系統(tǒng)，所有紙質(zhì)檔案應在三個月內(nèi)完成掃描錄入。系統(tǒng)應設(shè)置訪問權(quán)限，防止非法訪問。
6. 檔案審計與評估：每季度進行一次檔案管理審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。年度末進行檔案管理總結(jié)，表彰優(yōu)秀檔案管理員。
上墻內(nèi)容
1. “尊重檔案，守護知識”
2. “檔案管理，人人有責”
3. “分類清晰，編碼準確，存取便捷”
4. “安全第一，預防為主，確保檔案完整”
5. “檔案利用，遵守規(guī)程，有序進行”
6. “推進信息化，提升管理效率”
7. “定期審計，持續(xù)改進，確保制度執(zhí)行”
通過以上管理制度，我們旨在構(gòu)建一個高效、安全、有序的檔案管理體系，為公司的運營和發(fā)展提供強有力的支持。所有員工都應理解和遵守這些規(guī)定，共同維護檔案管理的規(guī)范化和專業(yè)化。
工程公司檔案管理制度范文
第1篇 工程公司檔案管理崗位職責
建筑工程公司檔案管理崗位職責
崗位概述:負責公司文件、檔案、資料的立卷、歸檔及管理工作。
崗位職責
1.負責公司檔案的完整性、安全性和保密性;
2.負責公司檔案的建立、整理、保管和借閱等有關(guān)事務;
3.負責文件與資料有效性的監(jiān)控,負責公司過期無效文件的收回、作廢、銷毀及暫留文件的保管;
4.負責編制檔案的各種檢索工具;
5.負責公司工商登記、房產(chǎn)證及商標注冊證等公司重要資料原件及復印件的保管和維護;
6.編制檔案工作情況統(tǒng)計年報并報送上級主管部門檔案管理部門;
7.負責公司各類文件、資料、信函的登記、傳閱、催辦、整理和歸檔;
8.負責對公司其他部門的檔案管理工作進行指導;
9.負責公司圖書、雜志和有關(guān)技術(shù)資料的采購、登記、保管和借閱;
10.負責檔案庫房的日常管理工作,做到整潔、安全、保密;
11.認真努力、如期完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
第2篇 工程公司檔案管理辦法
__工程有限公司檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了規(guī)范和嚴肅公司檔案管理,根據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況,制定本規(guī)章制度。
第二條檔案工作的宗旨:收集齊全、及時歸檔、完好保存,方便利用。
第三條檔案管理的基本原則及要求:
一、歸檔原則
1.集中保管:公司各檔案材料由辦公室集中保管。
2.主動上交和積極催收相結(jié)合:各部門主動上交和辦公室主動催收相結(jié)合。
3.詳細登記:各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預歸材料整理完好,4.標5.著清楚,6.以便分類歸檔。
二、交接原則
員工離職或請假超過15個工作日,當事人必須主動將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的,根據(jù)檔案材料的重要性,每損壞或缺失一份,在考核結(jié)果中對相關(guān)責任人進行責任處理;
檔案材料交接單是員工辦理離職或請假時必須具備的文件,沒有合法的檔案材料交接單,公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。(檔案交接單見附表六)
第四條檔案管理的組織機構(gòu)及責任劃分
檔案管理實行集中管理。
辦公室集中統(tǒng)一管理,各部門負責部門檔案工作,維護檔案的完整與安全。
一、辦公室
辦公室全面負責公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責包括:
收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。
檔案材料的保管和銷毀;
檔案材料的借閱、催還;
指導部門檔案管理人員的工作;
領(lǐng)導交辦的其他檔案管理工作。
二、部門檔案管理人員
各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作。
部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務指導下,負責本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責見附件一、部門檔案管理人員職責。
第五條檔案管理分類
對檔案的管理,按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。
第二章紙質(zhì)檔案管理
第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容
紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料,對應于聲像檔案資料。
第七條檔案的收集
檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行:
1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集,正式文件一經(jīng)產(chǎn)生,在流出辦公室之前,先交辦公室歸檔(具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”)。
2、公司各部門在工作中形成后,不需要行文,不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案(如工程圖紙、技術(shù)資料等)的收集,采到以下辦法收集:
事先登記
a.部門在每年制定工作計劃時均要同b.時注明各項任務要產(chǎn)生的檔案目錄清單,c.并不d.得出現(xiàn)明顯漏報,e.在制定完工作計劃3天內(nèi)必須報送辦公室,f.辦公室秘書根據(jù)部門上報的情況,g.結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗,h.編制當年各部門應該上交的檔案材料目錄并確定上交時間,i.下發(fā)各部門執(zhí)行;
j.公司各項目部在項目竣工驗收結(jié)束后2個月之內(nèi)上交檔案材料;
k.對于公司部門會議文件,l.各部門在召開會議前須到辦公室申請會議室借用登記,m.辦公室按照登記向相關(guān)部門催收會議文件。辦公室秘書根據(jù)會議登記表向各部門催收文件;
事后查收
辦公室秘書根據(jù)各部門上報的檔案目錄清單和既定時間,及時向相關(guān)部門催收檔案;
各部門須嚴格按規(guī)定主動、及時向辦公室上交檔案材料;
對不按要求及時提交資料或提交資料不齊全的,除要求限時補齊外,根據(jù)資料重要性,在考核結(jié)果中對相關(guān)部門經(jīng)理進行責任處理;
對于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的,在考核結(jié)果中對辦公室秘書進行責任處理。
第八條檔案的立卷、整理和歸檔,具體見附件二,“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。
第三章聲像檔案管理
第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。
第十條 聲像檔案資料的收集
一、收集范圍
反映公司主要職能活動,業(yè)務、工程等工作成果和存在問題的聲像資料;
各級領(lǐng)導人參加的與公司有關(guān)的重大活動的聲像資料;
公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資料;
其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料;
其它具有保存價值的聲像資料。
二、收集方法及要求
事先確認
制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員,在借用聲像器材時,經(jīng)辦人認真填寫《聲像器材借用申請表》,詳細說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容,數(shù)量和質(zhì)量要求,完成時間。(見附表八、聲像器材借用申請表)
嚴格審核
經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后,交辦公室主任審批后,辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請表》至辦公室秘書,辦公室秘書登記后借出器材;
積極催收、嚴格檢查、驗收
對到期未及時交還器材并同時上交所制作的聲像檔案的,辦公室秘書積極催收。
辦公室原則上只接收原版、原件。
經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時,必須同時上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案,凡涉及公司重大事件的,相關(guān)部門和人員應向辦公室報送目錄和必要的文字說明。
辦公室秘書嚴格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料,聲像資料要齊全,文字說明內(nèi)容要真實;底片、原件與影像、復制品要相符。
如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料,除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核,總經(jīng)理審批,否則視為私用公司財物,其形成費用不予報銷,在考核結(jié)果中對相關(guān)責任人進行處理。
第十一條 聲像檔案的整理和保管(見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則)
第四章檔案查借閱管理制度
第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限,查閱有關(guān)文件。
第十三條 由辦公室秘書按相應的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行,如需越權(quán)查閱,需上一級主管領(lǐng)導批準。
序號
職位
查閱權(quán)限
(a級―絕密,b級―機密,c級―秘密,d級―公開)
1
董事長、總經(jīng)理
a、b、c、d級文件資料
2
公司高層管理人員
b級(含)以下文件資料
3
部門經(jīng)理
c級(含)以下文件資料
4
一般員工
d級文件資料
a級文件(絕密):指最重要的公司秘密,一旦泄露會使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料,包括:財務分析報告、工程決算材料;合同、協(xié)議文本;對高層管理者的考核報告、評議等;對工資分配方案及所屬文件;涉及項目成本、利潤的報告或論證材料;如投資計劃與分析、項目可研報告等;公司尚未實施或正在實施的經(jīng)營戰(zhàn)略決策、公司項目技術(shù)的核心資料;公司其它認為應列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。
b級文件(機密):指重要的公司文件,一旦泄露會使公司權(quán)益受到損害的文件資料,包括:公司注冊及相關(guān)文件;技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙;立項報告、業(yè)務進度分析報告;各種末正式批復或采取的計劃、方案;涉及公司尚未公開或不宜公開情報的來往文書,政府部門對公司的處罰決定等;公司其它認為應列入機密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟糾紛、工程招投標文件等。
c級文件(秘密),包括:各種證明材料;工程方面的洽商等;公司其它應列為秘密的文件資料及聲像材料,如給領(lǐng)導的函件、竣工圖、竣工資料等。
d級文件(普通):指一般性的,可以提供給所有的員工查考利用的文件資料,包括:
平時各種工作條例、規(guī)章制度;一般業(yè)務工作來往文件(不涉及絕密、機密的文件);各類一般性的請示、通知、會議紀要,簡報、情況反映等;行政管理工作的計劃、總結(jié)、報告;一般性的月、季工作計劃與總結(jié)報告;有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級等的文件;財產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證,其它。
查(借)閱檔案(包括資料、文件、光盤)必須在檔案查(借)閱登記簿登記后方可查(借)閱;
密級檔案在辦公室查閱,不能帶出,必須帶出辦公室查閱的,需辦公室主任審核報總經(jīng)理簽字才可。
第十四條 檔案原件一般不外借,如必須借閱,一般檔案時間不超過十天,密級檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)(見附表二)。
第十五條 借閱檔案的人必須愛護檔案,要保護檔案的安全與保密,不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。
第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復印、摘抄文件,須經(jīng)辦公室主任批準并辦理相關(guān)手續(xù)。(見附表四)并由辦公室秘書負責打印、復印。但須進行技術(shù)處理,保證復印件與原件有明顯的區(qū)別,并且只復印文件上相關(guān)的部分,其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復印時必須進行遮蔽處理;
第十七條 借用的檔案,當事人必須在規(guī)定時間歸還辦公室;如確需延期,當事人必須提前一個工作日辦理續(xù)借手續(xù)(見附表三)。否則視為無故不及時歸還,在考核結(jié)果中對責任人進行責任處理。
第十八條 借閱檔案交還時,必須當面點交清除,與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告領(lǐng)導,并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對責任人進行處理。
第十九條 外部合作單位查閱檔案,應持有單位介紹信,并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能查閱,但不能將檔案帶離辦公室。
第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案,應經(jīng)總經(jīng)理同意,對摘抄的資料要進行審查、簽章。
第3篇 礦山工程公司檔案管理制度
礦山工程有限公司檔案管理制度
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應明確規(guī)定檔案責任人,檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協(xié)議的正本原件由財務部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務部門按業(yè)務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷,案卷標題簡明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導。
十、由分管領(lǐng)導定期組織檔案責任人、業(yè)務部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定,提交檔案報告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
