- 目錄
本《采購控制管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)采購流程，提高采購效率，降低運營成本，保障公司利益。主要內容涵蓋以下幾個方面：
1. 采購策略與計劃制定
2. 供應商選擇與管理
3. 采購訂單與合同管理
4. 質量控制與驗收標準
5. 庫存管理與成本控制
6. 采購審計與風險管理
7. 采購績效評估與持續(xù)改進
包括哪些方面
1. 采購策略與計劃制定：明確采購目標，分析市場需求，預測物料需求，制定合理的采購計劃。
2. 供應商選擇與管理：建立供應商評價體系，進行資質審查，定期評估供應商的性能和服務質量。
3. 采購訂單與合同管理：規(guī)范訂單流程，確保合同條款公平合理，防止法律風險。
4. 質量控制與驗收標準：設立嚴格的質量檢驗標準，執(zhí)行驗收程序，確保物料符合公司要求。
5. 庫存管理與成本控制：優(yōu)化庫存水平，防止過度庫存或缺貨，降低庫存成本。
6. 采購審計與風險管理：定期審計采購活動，識別潛在風險，采取預防措施。
7. 采購績效評估與持續(xù)改進：通過量化指標評估采購部門表現(xiàn)，不斷優(yōu)化采購流程。
重要性
采購控制管理對于企業(yè)運營至關重要，它直接影響到公司的成本效益、產(chǎn)品質量、供應鏈穩(wěn)定性以及市場競爭力。有效的采購管理可以：
1. 降低采購成本，提升利潤空間。
2. 確保原材料質量，保障產(chǎn)品質量。
3. 增強供應鏈響應速度，提高客戶滿意度。
4. 減少法律風險，保證合規(guī)經(jīng)營。
5. 促進內部協(xié)作，提升整體運營效率。
方案
1. 制定詳盡的采購政策和程序，明確責任分工，確保采購活動透明化。
2. 實施供應商多元化策略，降低依賴單一供應商的風險。
3. 引入電子采購系統(tǒng)，提高采購效率，減少人為錯誤。
4. 定期進行供應商審計，強化供應商關系管理。
5. 設立嚴格的財務審批流程，控制采購預算，防止資金濫用。
6. 建立采購績效指標體系，如采購價格、交貨準時率、質量合格率等，定期評估并反饋結果。
7. 鼓勵員工參與采購改進項目，推動持續(xù)優(yōu)化采購流程。
本制度的實施需要全體員工的理解和支持，管理層需定期審查并更新制度，以適應市場變化和公司發(fā)展需求。通過嚴格執(zhí)行和不斷改進，我們有信心實現(xiàn)高效、合規(guī)、節(jié)約的采購管理，為公司創(chuàng)造更大的價值。
采購控制管理制度范文
第1篇 項目管理處物資采購控制程序
項目管理處物資的采購控制程序
1.0目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。
2.0適用范圍
適用于管理處提供服務活動所需物資的采購。其他物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.0職責
3.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責人或分管領導審核后報公司批準。
3.2提出采購的部門負責實施采購。
4.0工作程序
4.1物資的采購
4.1.1計劃性采購
4.1.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,作出下月補充物資采購計劃。
4.1.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。
4.1.1.3各部門將月份物資采購計劃交本部門經(jīng)理審核后,報公司總經(jīng)理批準。
4.1.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員由其在合格供應商處進行采購。
4.1.2零星采購
4.1.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)。
4.1.2.2《請購單》由各部門主管確認后按公司的有關規(guī)定執(zhí)行審批和報批手續(xù)后交負責采購的人員。
4.1.2.3采購人員一般在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,根據(jù)物品價值可由部門負責人或總經(jīng)理批準后也可在其他供應商處對實物質量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目內。
4.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作出記錄。
5.0相關文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《采購計劃》
5.4《請購單》
第2篇 物業(yè)管理手冊－采購控制程序
物業(yè)管理手冊:采購控制程序
1、目的
對采購過程和供方進行控制,確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務符合規(guī)定要求。
2、適用范圍
適用于對服務所需的物資采購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需采購計劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進行監(jiān)督、反饋。
3.2管理部負責采購計劃的審核、落實,采購物資的驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備采購計劃的審核工作。
3.4總經(jīng)理負責采購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價范圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現(xiàn)場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取
4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的,由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店,調查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質量標準及認證情況等。
4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
4.2.2.1對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營業(yè)執(zhí)照、
產(chǎn)品認證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質量、環(huán)境保證能力調查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務產(chǎn)品”的供方由管理部調查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產(chǎn)品和供方,報總經(jīng)理審批同意后,可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍,而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的采購應根據(jù)實際使用量進行最小采購,發(fā)生質量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束后,管理部依據(jù)《物資質量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規(guī)定進行評審。評審合格,由總經(jīng)理簽署意見,列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業(yè)績考核,其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關技術標準。考核方法為:物資使用部門,對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其匯總評價。考核標準為:對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質量問題的,由管理部報總經(jīng)理審批取消供方資格。
4.5采購計劃的編制、審批與落實
4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計劃,通過辦公平臺以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價格審核,報總經(jīng)理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據(jù)總經(jīng)理批示,通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對采購計劃的落實工作,并通報采購情況。
4.6管理部應保存有關采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應的國家標準、行業(yè)標準或企
業(yè)標準等資料。各部門在編制采購計劃時,應列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術參數(shù)。管理部負責有關資料的收集,對采購中發(fā)生的合同,在采購結束后,由管理部統(tǒng)一保存。
4.7采購產(chǎn)品的驗證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由采購人員在現(xiàn)場進行驗證;如不需要,則在產(chǎn)品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質部、物業(yè)服務中心按照委托合同的約定進行監(jiān)督、考核。
5、相關文件
5.1《相關記錄控制程序》
5.2《綠化服務委托合同》
5.3《垃圾清運服務合同》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《采購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質量、環(huán)境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
第3篇 物業(yè)管理質量體系文件：采購控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:采購控制程序
1.0目的
確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。
2.0適用范圍
2.1物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
2.2內部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實行。
3.0職責
3.1提出采購要求的部門負責制定采購計劃。
3.2物業(yè)管理公司經(jīng)理負責審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權限審批采購計劃。
4.0程序
4.1物資的采購
4.1.1各部門負責人根據(jù)下月的物資預計用量并結合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
4.1.2各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務管理制度》。
4.1.3單項金額在2000元以上的應簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》。
4.1.4各部門將批準后的采購計劃交負責采購的人員,由其在合格供應商處進行采購。嚴格在計劃范圍內組織采購和安排開支。
4.1.5如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應由各部門提出追加申請,并詳細說明原因,并按4.1.2各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。
4.1.6對常用物資、貴重物資,采購人員應在合格供應商處進行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準后可在其他供應商處購買。
4.1.7各部門在支付費用及采購物資前需借款時,由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財務部根據(jù)相關合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務管理制度》辦理借款。
4.2供應商的選擇
在采購物資時要選用符合要求的供應商,在指定的合格供應商名單內進行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.3采購回來的物資由提出采購計劃的部門負責人驗收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗執(zhí)行《進貨檢驗程序》。
4.4采購資料的控制
4.4.1采購資料如有政府、地方法規(guī)關于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
4.4.2對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經(jīng)過審批和批準確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗收的依據(jù)。
4.4.3對以上的采購資料要有準確的標識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。
4.4.4對服務項目的分承包方合同須說明各項服務質量要求及服務的評價標準等。
4.4.5服務項目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權人員簽訂后實施。
4.5對提供服務方面的供應商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
4.6為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應由各管理處主任或部門主管指定,并應遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關規(guī)定。
5.0相關文件
5.1《分供方管理程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
5.4《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關規(guī)定》
6.0 相關記錄
6.1《采購申請單》
6.2《借款單》
6.3《合同、協(xié)議收文登記目錄》
7.0 附錄
7.1《員工手冊》
7.2《物業(yè)公司財務管理制度》
編寫: 審批:
第4篇 物業(yè)管理處采購控制工作程序
物業(yè)管理處采購控制程序
1.目的
對物資采購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保采購物資符合規(guī)定要求。
2.適用范圍
適用于物業(yè)管理處提供服務所需物資的采購,其他物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.術語(略)
4.職責
4.1提出采購的部門制定《采購計劃》和其他采購文件,由部門負責人審核報公司批準。
4.2經(jīng)批準后的《采購計劃》發(fā)至財務部,由財務部負責實施采購。
5.工作程序
5.1物資的采購
5.1.1計劃性采購
a.財務部庫管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。
b.各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求,須說明)。
c.采購計劃經(jīng)部門負責人審核后,報經(jīng)理批準,各部門將批準后的《采購計劃》交給財務部,由財務部采購人員在合格供方處進行采購。
5.1.2零星采購
a.公司零星采購是指在物業(yè)管理活動中少量隨時采購的物品。
b.各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《申購單》,說明物品的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等(如有特殊要求,須注明)?！渡曩弳巍方?jīng)部門負責人審核,經(jīng)理批準。
c.申請部門將批準后的《申購單》交財務部,財務部安排采購人員進行采購。
d.采購人員一般在合格供方處進行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)物業(yè)管理公司總經(jīng)理批準后也可在其它供應商處對實物質量進行驗證后購買。
5.2供方的選擇按《供方評價和選擇程序》執(zhí)行。
5.3采購物資的驗證。
5.3.1財務部庫管員依據(jù)審批后的《申購單》或《采購計劃》對所采購回來的物資進行入庫檢驗。工程部專業(yè)技術人員參與工程設備.材料及工具的質量驗收。
5.3.2驗證根據(jù)情況采用核對數(shù)量、外觀檢查和合格證檢查等方式進行。對涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水絕緣材料類、標準件類暖器材、消防用具類、化工原料類必須要有合格證;對小五金類、其他雜項類應核對規(guī)格、型號和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等。
5.3.3由庫管員對物資驗證結果進行記錄,《物品驗證記錄表》驗證欄簽名確認并保存,參與驗收的工程部專業(yè)技術人員也應簽名。對驗證中發(fā)現(xiàn)的不合格品按《不合格控制程序》執(zhí)行。
5.4采購人員在進行采購時,將采購物資的時間、供方登記在計劃表或《申購單》相應欄目內。
5.5采購回來的物資交倉管員辦理入庫手續(xù)并作記錄。
6.相關文件和記錄
6.1《供方評價和選擇程序》
6.2《采購計劃》
6.3《申購單》
6.4《物品驗證記錄表》
第5篇 z物業(yè)管理物品采購控制程序
公司程序文件版號: a
修改號: 0
ej-qp5.1物業(yè)管理物品采購控制程序頁碼: 1/3
1.目的:
確保采購的物品符合質量要求。
2.適用范圍:
適用于公司各部門對物業(yè)管理服務相關物品的采購。
3.引用文件:
3.1質量手冊第4.6、4.10、4.13章
3.2 is09002標準第4.6、4.10、4.13章
4.職責:
4.1公司各部門職責:
4.1.1各部門應設專人負責編制本部門相關物業(yè)管理項目所需物品的購置計劃。
4.1.2各部門主任負責本部門物品購置計劃的核定。
4.1.3管理者副代表負責物品購置計劃的審核,公司副總經(jīng)理負責物品購置計劃的審批。
4.1.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的物品購置計劃由綜合辦公室主任負責實施。
4.1.5綜合辦公室主任負責購置物品檢查、驗收、入庫登記。
4.2工程維修部的職責:
4.2.1工程維修部負責物業(yè)分承包商施工材料及日常維修材料采購計劃的審核。
4.2.2當住戶發(fā)現(xiàn)分承包商提供的日常維修材料存在質量問題或材料不足時,工程維修部應對分承包商所購物品和庫存進行驗證,并對其發(fā)出《整改通知書》。
5.工作程序:
5.1物品的購置計劃由各部門根據(jù)本部門相關物業(yè)管理項目實際需要,編寫《物品采購計劃報批表》。
5.2購置計劃要明確產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、購置用途與時間要求,有特釋要求的應注明。
5.3購置計劃編寫完成后交部門領導進行核定,經(jīng)部門領導核定后,
交管理者副代表審核,并由副總經(jīng)理審批。
5.4經(jīng)副總經(jīng)理審批后的購置計劃,由綜合辦公室主任負責實施。
5.5綜合辦公室主任對審批后的購置計劃應委托辦事員負責實施。
5.6辦事員根據(jù)各部門的購置計劃,要進行分類匯總,制定采購計劃,采購計劃應結合實際,以免造成資金的浪費。
5.7對物品采購的要求:
5.7.1辦事員在進行采購時,應從《合格供應商名單》中選擇供應商,并根據(jù)各部門提供購置計劃的時間要求,分輕重緩急,有計劃地進行,以確保物品的及時供應。
5.7.2工程維修部應建議物業(yè)分承包商對用量較大、數(shù)量較多且長年經(jīng)常使用物品(如燈泡、水暖管件等)要采用國家定點生產(chǎn)廠家或專業(yè)生產(chǎn)廠家生產(chǎn)的產(chǎn)品,以確保產(chǎn)品的使用壽命和使用安全。
5.7.3對各專業(yè)有特殊要求的物品,辦事員要會同專業(yè)技術人員共同去選購,以避免使用的困難。
5.8對物品的驗收:
5.8.1物品到貨后,綜合辦公室主任根據(jù)采購計劃逐一進行清點檢查、驗收入庫,并登記《入庫登記表》中。
5.8.2物業(yè)分承包商購置的與物業(yè)管理相關的所需品,應與工程維修部共同驗收,并將驗收結果報工程維修部歸檔。
5.8.3對各專業(yè)有特釋要求的物品,綜合辦公室主任應會同專業(yè)技術人員共同驗收,并在《入庫登記表》中注明驗收結果。
5.9對不合格產(chǎn)品的處理:
5.9.1經(jīng)辦事員采購的物品,在進行檢查驗收時,發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品質量或規(guī)格型號不符合要求,或產(chǎn)品質量有問題,放到指定區(qū)域并在《入庫登記表》中加以記錄,立即通知供貨方進行更換,已更換仍不符合要求或質量的產(chǎn)品,要提出退貨,以避免造成經(jīng)濟損失。
5.9.2物業(yè)分承包商采購的物品,工程維修部主任負責審查材料月計
劃和每月材料庫存情況,確保分承包商所購材料符合質量要求。
5.9.3對提供不合格產(chǎn)品的生產(chǎn)廠家或物品供應商,要進行調整,好中選優(yōu),以確定長期合作供應商。
6.支持性文件與質量記錄:
6.1《合格供應商名單》 ej-qr-qp5.2-01
6.2《物品采購計劃報批表》 ej-qr-qp5.1-01
6.3《入庫登記表》&n
第6篇 某購物中心物質采購控制管理規(guī)程
購物中心物質采購控制管理規(guī)程
1.目的和適用范圍
1.1目的
通過對原材料、輔助材料、外購、外協(xié)物資的采購進行控制,以確保所采購的物資符合采購文件規(guī)定的要求。
2適用范圍
本程序適用于本公司物業(yè)管理服務所用的原輔材料、外購、外協(xié)產(chǎn)品的采購管理工作。其它物資(如辦公用品)的采購可參照執(zhí)行。
3.職責
3.1請購部門提出采購標準及技術要求,各職能部門負責對采購文件的技術要求審核,并負責對采購物資進行驗證。
3.2總經(jīng)辦負責采購物資的談判、簽約、實施、組織對供方進行評價和控制。
3.3管理處協(xié)助對供方的評定。
3.4總經(jīng)理負責采購文件的審批。
4.工作程序
4.1本公司根據(jù)所采購物資對物業(yè)管理活動及加工的產(chǎn)品質量影響程度,將所采購的物資分為三類:即a類,關鍵物資;b類,重要物資;c類,一般物資。因此,根據(jù)供方的重要程度,對供方進行管理。
4.2供方的評價和控制(執(zhí)行gepm/qr07-01-2001)
4.2.1a類物資供方的評價采用以下條款之一進行。
4.2.1.1供方須具有產(chǎn)品質量認證證書或質量體系認證證書、列入生產(chǎn)許可
證發(fā)證目錄的應有生產(chǎn)許可證,并對其歷史業(yè)績和市場信譽進行評價。市政公用部門的專營(專供)物資在簽署供用協(xié)議后視為評價合格。
4.2.1.2對長期合作的供方由總經(jīng)辦會同各職能部門及管理處對其產(chǎn)品在本公司的歷史使用情況及驗證實績進行評價。
4.1.2.3應適當評價供方的財務狀況及技術支持能力。
4.2.2b類物資供方的評價
4.2.2.1產(chǎn)品必須有質保書或合格證,產(chǎn)品實行三包。
4.2.2.2各部門通過對其產(chǎn)品的檢驗結果,統(tǒng)計近期3個月的質量記錄,依據(jù)
合格率情況進行評價。
4.2.3c類物資采用同類產(chǎn)品比較。供方統(tǒng)計近期的產(chǎn)品質量記錄,依據(jù)合格率進行評價。
4.2.4供方評審后,由總經(jīng)辦填寫《供方評審記錄》并附上相應的資料,對符合要求的,由總經(jīng)辦經(jīng)理填寫結論,將其編入《合格供方一覽表》,經(jīng)總經(jīng)理批準后,定為合格供方,作為本公司的采購點,同時通知到各職能部門及管理處。
對本公司貫標之前簽署的目前仍屬有效的購貨合同,由總經(jīng)辦負責對供貨方進行一次補充評審,符合要求并經(jīng)批準的,可列為合格供方。合同期滿后,需重新進行新一輪的評審。
4.2.5對供方的控制
4.2.5.1總經(jīng)辦負責建立供方質量檔案,包括供方調查評價表,質量歷史實績,生產(chǎn)能力,交貨能力和信譽記錄。
4.2.5.2由管理者代表會同財務部及各職能部門組成考核小組,每年一次(不超過12個月)對供方進行重新審核,并填寫《公司供方質量保證能力(現(xiàn)場)調查表》、《供方歷次信譽記錄表》。
4.3本公司委外發(fā)包文件包括維保合同、委外服務合同及附件、圖紙等。
4.3.1委外發(fā)包文件必須注明委外項目名稱、內容、技術要求、質量要求、數(shù)量等內容。特殊情況要附實物、圖樣、規(guī)范、等級和有關標準等。
4.3.2委外發(fā)包文件由各部門填寫,部門經(jīng)理簽字,分管副總審批,總經(jīng)理批準。
4.3.4委外發(fā)包文件應由接受服務的職能部門登記、保管、存檔。
4.4采購信息及文件
本公司采購文件包括采購計劃、采購合同、采購申請單、實物樣品及圖紙等。
4.4.1采購計劃應注明所采購物品名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、技術要求等內容,規(guī)范、類別、等級和有關標準等內容,特殊情況的要附實物、圖樣、標識、類別、等級和有關標準等項目。適當時應包括:產(chǎn)品采購批準的要求;對產(chǎn)品的驗收要求;適當?shù)馁|量管理體系要求和其它要求等。
4.4.2對臨時性不能在合格供方所采購的物資或某種按采購文件規(guī)定無法購到的以及可用代用品的物資,必須由申購部門填寫《應急(代用)材料采購審批單》,注明應急代用品的名稱和技術質量規(guī)定等,經(jīng)申購部門經(jīng)理簽字并報總經(jīng)理批準后可由各申購部門采購(一次有效)。緊急c類物資允許申購部門直接采購,補辦手續(xù)。每月底將本月本部門應急(代用)采購的物資清單交總經(jīng)辦分析適當調整計劃并存檔。
4.4.3采購申請應由申報部門填寫,部門經(jīng)理簽字,職能部門對采購要求是否適宜和充分進行審核,分管領導審批,總經(jīng)理批準。
4.4.4采購文件應由財務部登記、保管、存檔。
4.5采購程序
4.5.1計劃性采購
4.5.1.1倉管員根據(jù)物資庫存情況,做出下月補充物資采購計劃。
4.5.1.2各部門主管每月下旬制定下個月的物資采購計劃,說明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等(如有特殊要求需說明)。
4.5.1.3各部門(處)將月份物資采購計劃交相關部門經(jīng)理審核后,分管領導審批后,于每月的25日前報總經(jīng)辦,由總經(jīng)辦經(jīng)理審核后匯總填寫《采購計劃審批單》同意報總經(jīng)理批準。
4.5.1.4總經(jīng)辦根據(jù)批準后的采購計劃組織采購。(在規(guī)定的供方內采購)
4.5.1.5零星采購
4.5.2.1各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《月物資采購計劃清單》壽命物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等。(如有特殊需求需說明)
4.5.2.2《月物資采購計劃清單》由各部門主管確認后按4.5.1.3和4.5.1.4的規(guī)定進行采購。
4.5.2.3如有急需等特殊情況,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,總經(jīng)理批準后也可對其它供方實物質量進行驗證后購買。
4.6采購物資的驗證見物資的驗證、入庫、保管、領用管理規(guī)程。
5.質量記錄表格
qr/sh-01-25供方評審記錄表
qr/sh-01-26合格供方一覽表
qr/sh-01-27應急(代用)材料采購審批單
qr/sh-01-28采購計劃審批單
