會議服務規(guī)程4篇

有哪些

會議服務規(guī)程涵蓋以下幾個核心要素：

1. 會前準備：包括會議場地選擇、設備檢查、參會人員邀請、會議議程制定以及相關資料的準備。

2. 會中服務：涉及會議簽到、現(xiàn)場技術支持、茶水餐飲供應、會議記錄以及應對突發(fā)情況的預案。

3. 會后跟進：整理會議紀要、處理未決事項、反饋處理結果、費用結算以及對會議效果的評估。

標準

1. 專業(yè)性：確保會議設施設備完善，如投影儀、音響、網絡等，保證會議流暢進行。

2. 效率：及時響應參會人員的需求，快速解決突發(fā)問題，減少會議中斷。

3. 細致：從細微處體現(xiàn)服務品質，如座位布局合理、茶點質量高、環(huán)境整潔等。

4. 溝通：有效溝通確保信息傳達準確，避免誤解或遺漏。

5. 安全：遵守安全規(guī)定，確保會議場地安全無隱患，尤其對于大型會議，需有應急預案。

是什么意思

會議服務規(guī)程是指在組織和執(zhí)行會議過程中應遵循的一系列規(guī)則和標準，旨在提升會議效率、保證服務質量，并確保會議的順利進行。其含義不僅在于規(guī)范工作人員的行為，更在于通過專業(yè)的服務，創(chuàng)造一個利于交流、討論和決策的環(huán)境。這意味著，無論是前期的策劃準備，還是會議期間的現(xiàn)場管理，乃至后期的跟進工作，都需要以高標準、高效率、高細致度為原則，確保每個環(huán)節(jié)都達到預期效果。在具體操作中，需靈活應對各種情況，展現(xiàn)出專業(yè)素養(yǎng)和良好的溝通能力，以實現(xiàn)會議目標并贏得參與者滿意度。

會議服務規(guī)程范文

第1篇 會議服務操作規(guī)程標準

會議服務操作規(guī)程

1.目的

規(guī)范會議服務操作規(guī)程,統(tǒng)一服務標準。

2.范圍

適用于zz城服務中心。

3.內容

3.1會議服務流程:

3.1.1根據(jù)會議要求,擺放會議用品,(如:紙、筆 、茶杯)特別注意物品清潔及有無破損,并在會議前1小時準備就緒。

3.1.2根據(jù)會議要求,提供會議設施(如:麥克風 、投影儀、白板)并要求工程人員在會議前1小時準備就緒,并保證質量

3.1.3根據(jù)會議要求,保證場地清潔,擺設整齊和協(xié)調。

3.1.4根據(jù)會議時間安排,要在會議前45分鐘打開燈光、空調 、抽風及會議設施,檢查是否運作正常。

3.1.5根據(jù)會議內容,提前制訂相應指示牌,并在會議開始前1小時擺放在大堂和會場門口,并安排服務人員作指引。

3.1.6根據(jù)會議時間,指前半小時給客人加熱茶水。

3.1.7會議開始后,每隔半小時給客人加一次熱茶,更換煙灰盅,注意不要在會場隨意走動,大聲喧嘩,出入關門要小心。

3.1.8會議結束會,禮貌請客人買單,檢查會場是否有客人遺留物品,是否有安全隱患,再急時通知工程人員收會議設施,回收會議用品,茶具送至洗碗間清洗,并急時收回,注意保潔?；謴蜁?關燈、空調、抽風、關門窗。

第2篇 酒店會議室會議服務工作規(guī)程

酒店會議室管理及會議服務工作規(guī)程

1目的

規(guī)范公司會議服務操作,確保樹立公司良好形象。

2適用范圍

適用于會議室控制管理及對內、對外會議服務工作的管理工作。

3職責

3.1辦公室主任負責對會議室及會議服務工作的監(jiān)督管理。

3.2辦公室負責會議室全面管理和受理會議使用部門及顧客的各類會議要求,并負責會場布置,安排會議服務人員。

3.3設備部負責會議室照明、空調、音響等設備、設施的運行、維護工作。

3.4業(yè)務部負責會議室開、關門、供水、茶葉、茶杯的供應,協(xié)助辦公室布置會場和會議室保潔工作。

3.5工程部負責會議室墻面、門窗、鎖具等設施的維修、維護工作。

4工作程序

4.1會議室管理

4.1.1使用會議室業(yè)務受理

a辦公室人員接到用戶的《會議申報單》后,根據(jù)《會議申報單》的要求(申報部門、申報時間、會議名稱、會議室擬用時段、擬開會地點及會議室、參會人數(shù)、會議安排意見等)填寫《會議受理服務單》。

b根據(jù)《會議申報單》內容,辦公室人員應立即電話聯(lián)系會議申報部門及顧客,詳細了解會議使用情況及其他要求。

c辦公室以《會議申報單》和電話聯(lián)系的會議使用情況為準,填寫《會議受理服務單》,詳細寫明會議使用部門、聯(lián)系人、電話、會議事由、注意事項、是否需要會議服務、受理部門、受理時間、經辦人、送會議服務單時間、執(zhí)行部門音響、設備的運行是否需要監(jiān)護等內容后,立即將《會議受理服務單》送至業(yè)務部、設備部。

d業(yè)務部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準備工作。

e設備部針對《會議受理服務單》的內容在會議召開前做好照明、空調、音響等準備工作。

4.1.2會場布置及安排

a接用戶會議室會場布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關單位、部門,按顧客要求布置會議桌椅;檢查會議室清潔、供水是否完備;照明、空調、音響是否能正常運行;及顧客所需的準備會標、座次牌、簽到臺、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會議所需物品。

b辦公室負責在會議召開前將會場布置完畢,并通知使用會議室的顧客查看會場,按用戶要求對會場作出調整以便滿足用戶要求。

4.2會議室服務工作

4.2.1會議服務

大會議室應提前開門,會議開始前20分鐘再次確認;小會議室提前30分鐘開門,會議開始前10分鐘再次確認。

4.2.2設備部人員必須提前30分鐘到達大會議室,開啟音響、空調、并保證其正常運行。

4.2.3會議服務人員必須著裝整齊、在會議召開前20分鐘到達現(xiàn)場;在會議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會議室召開會議,會務人員不能擅自離開,對會議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應處理,并及時向辦公室負責人匯報。

4.2.4會議使用完畢后,會議服務人員應電話通知業(yè)務部、設備部負責人對會議室進行清理,并向辦公室匯報會議室使用情況,重要會議應向總經理室通報。

4.3辦公室負責隨時做好會議服務回單的收集、整理工作,檢查會議室使用是否正常,如有異常,及時更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務。

5相關文件及記錄

5.1《會議室使用登記表》(lywg/qr―046)

5.2《zz公司會議受理服務單》(lywg/qr―007)

第3篇 會議服務員崗位職責操作規(guī)程

會議服務員崗位職責及操作規(guī)程

一、崗位職責

1、按照客戶要求布置好會場,做好會前的物品準備。

2、檢查會場設施設備,保持設備的完好、有效。

3、做好會中服務,確保會議有序進行。

4、做好會后場地清潔衛(wèi)生和設備、物品的收集清理工作。

5、完成上級安排的其他工作

二、工作流程

(一)主流程

簽到

參加班前會

了解會議要求

布置會場

燈光、室溫等調控

會中服務

會場清理

(二)分流程

1、簽到

2、參加班前會

3、了解會議要求

4、布置會場

準備設備與物品

擺茶杯

擺香巾籃

擺煙缸

調拭音響、話筒

確定臺型并擺臺

擺椅子

擺信箋、筆

擺指示牌

擺席位卡

擺講臺

掛會標

擺放花盆

插旗幟

準備首長休息室

5、會前準備開水和室溫、燈光調控

準備開水

打開空調

調拭燈光

6、會中服務

站位

引領入位

上香巾

斟茶

會中特殊情況處理

會中休息服務

7、清理會場

檢查會場

清理衛(wèi)生

設施設備安全檢查

三、操作細則

1、了解會議要求

工作項目

操作規(guī)則

質量標準或要求

領取會議

通知單

從預訂處領取會議通知單,問清楚尚不完整或模糊不清的問題。

保管好通知單,

確認有關問題。

研讀

會議通知

研讀會議通知單,

把握客戶要求,

理清接待思路。

熟知舉辦會議單位與會人數(shù)、會議主題、時間、會標、臺型要求、所需物品與設備、結帳方式及特殊要求。

2、布置會場

⑴黨政重要會議

工作項目

操作規(guī)則

質量標準或要求

準備設備

與物品

①根據(jù)會議通知單要求,準備好所需設備(如燈光、音響、話筒、空調等)。

②準備服務用品(如臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等)。

設備完好、有效,

用品齊備、清潔、完美、莊重。

確定臺型

并擺臺

根據(jù)會議性質和主辦單位要求,確定主席臺位置,合理設置臺型(課桌式、回字式、橢圓式),鋪臺布、圍桌裙。

①臺型符合要求,能烘托會議主題。

②桌子擺放整齊、無搖晃。

③桌位等于或略多于會議人數(shù)。

擺椅子

雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌后,椅子前沿與桌面邊緣相切。

①輕搬輕放,椅子干凈,排放整齊美觀。

②課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線。

③準備若干把椅子備用。

擺信箋、

鉛筆

①將信箋輕放于每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩指。

②筆削好斜放于信箋上。

①信箋中心線在一條直線上。

②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上。

③筆尾靠信箋下端,標志朝上。

擺茶杯

①左手端托,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上,杯柄朝右,杯內茶葉統(tǒng)一放置、適量。②無墊碟改放杯墊,或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水。

①擺放整齊、統(tǒng)一,茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上。

②課桌式,茶杯擺放橫看、豎看、側看都呈一條直線。

③回字式,茶杯擺放側看平行、整齊、美觀。

④杯碟上邊緣與桌邊距3—3.5cm,店標朝上。

擺香巾籃

左手端托,右手將香巾籃放于茶碟右側

香巾籃完好、潔凈,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm。

擺煙缸

①左手端托,右手將煙缸放于兩茶碟中間。

②無煙會場不放煙缸,但要準備吸煙區(qū)。

煙缸距桌邊1.5-2cm,

標志朝向與會者。

調試音響、

話筒

將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發(fā)言席(特殊情況按客人要求擺放),調試音響至最佳狀態(tài),并試放所要求的音帶。

音質好,無噪音,音量適中,所有座位均能聽清。

擺指示牌

擺放于大堂及會場門口顯眼位置,便于指引客人進入會場。

指示牌莊重大方,

文字表述清楚。

擺席位卡

必須請主辦方擺放席位卡。

①席位卡莊重大方,擺放整齊。

③請主辦單位反復核對,確保無誤。

擺講臺

按客人要求擺放于確當位置。

講臺干凈、莊重、無搖晃。

掛會標

按客人要求制會標,掛于合適位置。

文字正確無誤,

字跡美觀大方。

擺放盆花

及綠色植物

①盆花擺放于主席臺上,一般擺放兩盆于主席位和副主席位。

②綠色植物放于主席臺后,主席臺前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,會場四周擺放綠色植物。

①盆花及綠色植物新鮮、美觀、無枯葉。

②高矮能適合會場環(huán)境布置要求。

插旗幟

國旗或黨旗或紅旗,擺放在主席臺后兩側。

旗幟顏色鮮艷、干凈、無皺褶。

第4篇 會議服務工作規(guī)程辦法

會議服務工作程序:

領受任務 會前準備 會前檢查 引領登記 會場服務

休會服務會后清理注意事項匯報總結

1、領受任務

(1) 會議名稱(2)會議性質(3)與會人數(shù)(4)會議期限(5)會議休息時間表 (6)會議活動范圍(7)準備內容(8)注意事項

2、會前準備

(1)會標(2)音響(3)主席臺(4)茶具飲品(5)登記臺(6)簽到薄(7)休息安排(8)服務員配備(9)會場清潔(10)接手紀念品、禮品(發(fā)放)(11)會場指示牌 (12)禮儀演習彩排

3、會前檢查

根據(jù)表格列項檢查、設備設施、會議物品

4、引領登記

(1)準備大廳指示牌、引領員、電梯引領員、會場引領員、指示牌

(2)登記根據(jù)請柬、門票等發(fā)放紀念品

5、會場服務

1)主席臺香巾、飲品服務、果盤、會場貴賓飲品、香檳服務

2)會場秩序維持服務(清理閑雜人員)

3)清潔服務

4)委托代辦服務

5)出會場的引領服務(先生,請問需要幫助嗎)

6)應急情況處理(火災疏散、禁坐電梯、失竊、當事人詢問筆錄、相關人詢問筆錄、停電、溢水、電梯停機、急癥救護)

6、會后清理

1)撤會議物品,桌椅、餐具

2)清理與會人員遺留物并登記

3)清潔會場

4)撤出帶入會場物品

5)查對清理紀念品、禮品

6)檢查清理情況

7)關閉動力電器設備

8)服務人員撤出,鎖閉會議廳

7、匯報總結

1)向主辦方主辦人員匯報會議情況,遺留物品,剩余禮品,征求意見,說明情況

2)會后總結專題會(部門經理,會議服務人員參加)

二、會議接待服務標準:

1、服務員上崗前要按規(guī)定化妝、修飾,認真整理工裝、工牌,儀容儀表端莊、整潔、精神飽滿;

2、會前三十分鐘準時到達會場;

3、迎賓站立時保持正確站姿,真誠微笑;

4、會場內衛(wèi)生整潔,會場所需物品擺放整齊、美觀;

5、來賓到達時要熱情迎候,依次接待;

6、給來賓提供服務要主動、熱情、耐心、周到,回答來賓問題要得體、明確;

7、給來賓引位要及時,客人入座后1分鐘內需倒上茶水,遞上香巾;

8、會議進行中,每隔10――15分鐘,及時增添茶水;

9、會議進行中,服務員應站在合適的位置,悉心觀察會場狀況;

10、送客人時,要及時提醒客人拿好物品,并道“請走好”;

11、會后清理工作要及時、仔細。`