有哪些
文件資料管理規(guī)程
一、管理目標(biāo) 文件資料管理旨在確保公司信息的準(zhǔn)確、完整、安全和有效利用，提高工作效率，降低運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
二、管理范圍 本規(guī)程適用于公司內(nèi)部所有部門，包括但不限于文檔創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新、廢棄等全過程。
三、職責(zé)分配
1. 各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理工作，確保符合本規(guī)程要求。
2. 信息管理部門：負(fù)責(zé)制定和維護(hù)文件資料管理政策，提供技術(shù)支持和監(jiān)督執(zhí)行。
3. 員工：負(fù)責(zé)個(gè)人工作相關(guān)的文件資料創(chuàng)建、保存和使用，遵守規(guī)程規(guī)定。
四、文件分類
1. 工作文件：日常業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的報(bào)告、計(jì)劃、會(huì)議記錄等。
2. 法規(guī)文件：與公司運(yùn)營(yíng)相關(guān)的法律法規(guī)、合同協(xié)議等。
3. 內(nèi)部政策：公司制定的規(guī)章制度、流程手冊(cè)等。
4. 檔案資料：具有歷史價(jià)值或長(zhǎng)期保存需求的文件。
模板
文件資料管理模板
1. 文件命名：采用“部門-編號(hào)-文件名-版本號(hào)”的格式，如“銷售-sl-年度銷售計(jì)劃-v1.0”。
2. 文件審批：使用電子簽批系統(tǒng)，確保每個(gè)版本的變更均有審批記錄。
3. 存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)：按照部門-子類別-文件名的層次結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一存儲(chǔ)在公司服務(wù)器或云盤。
4. 版本控制：每次修改后自動(dòng)更新版本號(hào)，保留舊版以供追溯。
5. 訪問權(quán)限：設(shè)定不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。
標(biāo)準(zhǔn)
文件資料管理標(biāo)準(zhǔn)
1. 創(chuàng)建與審批：文件應(yīng)明確作者、審閱人和批準(zhǔn)人，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范。
2. 存儲(chǔ)與備份：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，確保文件安全；重要文件需物理備份。
3. 更新與廢棄：文件更新應(yīng)及時(shí)，過期或無效文件應(yīng)按規(guī)定程序廢棄。
4. 檢索與查閱：建立有效的檢索系統(tǒng)，確保員工能快速找到所需文件。
5. 審計(jì)與合規(guī)：定期進(jìn)行文件管理審計(jì)，確保符合法規(guī)要求和公司政策。
六、執(zhí)行與監(jiān)督
1. 公司應(yīng)定期進(jìn)行文件資料管理培訓(xùn)，確保員工了解并遵守規(guī)程。
2. 信息管理部門應(yīng)定期檢查文件管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。
3. 對(duì)違反規(guī)程的行為，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
七、持續(xù)改進(jìn) 文件資料管理規(guī)程將根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展、法規(guī)變化和技術(shù)進(jìn)步適時(shí)調(diào)整，以保持其有效性。
通過以上規(guī)范的實(shí)施，我們期望實(shí)現(xiàn)文件資料的有效管理，促進(jìn)公司信息流通，提升整體運(yùn)營(yíng)效率。
文件資料管理規(guī)程范文
第1篇 保潔中心文件資料管理規(guī)程
保潔中心文件資料管理規(guī)程
1.目的
完善資料留存及合同管理
2.范圍
適用于公司各類行文及合同
3.職責(zé)
由保潔中心文員負(fù)責(zé)執(zhí)行
4.操作規(guī)程
工作流程圖說明記錄
1、由保潔中心文員負(fù)責(zé)收、發(fā)文工作。
2、所有文件分類留存。
3、所有合同進(jìn)行編號(hào)留存,并填寫《合同統(tǒng)計(jì)表》。
4、年底對(duì)本年度的文件及合同進(jìn)行分類裝訂。
《合同統(tǒng)計(jì)表》
yz-zg/bbj-f01-01
第2篇 某購(gòu)物中心部門文件資料管理規(guī)程
營(yíng)運(yùn)管理類標(biāo)準(zhǔn)指引
制定部門:營(yíng)運(yùn)部
購(gòu)物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項(xiàng)目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責(zé)
3.1部門員工負(fù)責(zé)自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級(jí)資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導(dǎo)下進(jìn)行資料整理工作,其主要職責(zé)是對(duì)板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時(shí)進(jìn)行整理。定期對(duì)所有已歸檔的資料進(jìn)行檢查。接受部門經(jīng)理對(duì)資料管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo),并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對(duì)其所保管的資料信息(包括電子版)負(fù)有全部責(zé)任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應(yīng)按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進(jìn)行分類。
排列:歸檔資料應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長(zhǎng)期、短期。
4.3公司領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人借閱非密級(jí)資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負(fù)責(zé)人以下員工借閱資料時(shí),需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),填寫《資料使用申請(qǐng)表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴(kuò)大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復(fù)制。如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批方可摘錄和復(fù)制。查閱“一般”級(jí)資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱“密件”級(jí)資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱“絕密”級(jí)資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進(jìn)行處罰。
4.7任何個(gè)人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對(duì)保管期限已滿的資料,通過鑒定對(duì)無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負(fù)責(zé)人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對(duì)照《資料銷毀清單》檢查資料,確認(rèn)無誤后在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應(yīng)在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長(zhǎng)期保存。如有個(gè)別資料和文件未被批準(zhǔn)銷毀,尚需保存,則應(yīng)在銷毀清單上做出適當(dāng)說明。為了防止錯(cuò)銷,對(duì)已批準(zhǔn)銷毀的資料除特殊情況外,一般均應(yīng)“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認(rèn)已無利用價(jià)值時(shí)再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時(shí),凡屬密級(jí)資料須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。
4.11因個(gè)人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級(jí)進(jìn)行相應(yīng)處罰
4.11.1普通級(jí)資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。
4.11.2重要級(jí)資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎(jiǎng)懲規(guī)定進(jìn)行現(xiàn)金處罰,在績(jī)效考核中建議hr扣除相應(yīng)績(jī)效分值并上報(bào)公司,公司內(nèi)部通報(bào)批評(píng)。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
第3篇 a管理處文件資料管理工作規(guī)程
1 工作目標(biāo)
1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時(shí)傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務(wù)性工作的正常開展。
1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對(duì)外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復(fù)印控制工作。
2 工作職責(zé)
2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)實(shí)施文件資料管理工作規(guī)程。
2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實(shí)施人。
2.3管理處各員工應(yīng)積極支持、配合開展文件資料管理工作。
3 工作指引
3.1管理處發(fā)文
3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。
3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號(hào)次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.1.3將文件復(fù)印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。
3.2管理處收文
3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經(jīng)理批閱?！妒瘴牡怯洷怼繁４嫫谙?0年,按編號(hào)次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見,將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。
3.2.3將傳閱、處理后的文件及時(shí)收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。
3.3檔案管理
3.3.1檔案分系統(tǒng)進(jìn)行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個(gè)檔案盒應(yīng)清楚標(biāo)明所存
檔案的名稱。
3.3.2每個(gè)檔案盒內(nèi)應(yīng)有一份卷內(nèi)目錄,并隨時(shí)根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。
3.3.3查閱檔案應(yīng)詳細(xì)填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)認(rèn)真檢查所歸還的檔案,在確認(rèn)無任何損壞后方可接收,對(duì)有損壞現(xiàn)象的,需進(jìn)行修補(bǔ)。如無法補(bǔ)救的文件,上報(bào)管理處經(jīng)理。《檔案借閱登記表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.4質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時(shí)填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔?！顿|(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.5作業(yè)指導(dǎo)書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復(fù)印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時(shí)填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。
3.3.6往來受控文件的復(fù)印由申請(qǐng)人填寫《文件復(fù)印申請(qǐng)表》,寫明復(fù)印原因、復(fù)印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后,由文件資料管業(yè)助理負(fù)責(zé)復(fù)印和下發(fā),并將《文件復(fù)印申請(qǐng)表》存檔?！段募?fù)印申請(qǐng)表》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.7文件在實(shí)施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應(yīng)有有效的《文件更改申請(qǐng)單》,文件資料管業(yè)助理應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)號(hào),妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實(shí)施更改。《文件更改通知單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.8按照各類文件的保存期限,對(duì)超過保存期的文件應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷毀,并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》,銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)?！段募N毀申請(qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.9作廢版本的文件應(yīng)予以銷毀,同時(shí)根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》,銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)。確需保留的,應(yīng)填寫《文件留用申請(qǐng)單》并在明顯位置予以作廢標(biāo)識(shí),防止作廢文件的非預(yù)期使用?！段募粲蒙暾?qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。
3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動(dòng)、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報(bào)人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇?yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。
3.4質(zhì)量記錄
3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報(bào)的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》?！顿|(zhì)量記錄清單》應(yīng)于每月底進(jìn)行更新,保持最新的有效版本。
3.4.2各模塊執(zhí)行人負(fù)責(zé)收集形成的質(zhì)量記錄,進(jìn)行分類編目、歸檔,并及時(shí)報(bào)給文件資料管業(yè)助理備案。
3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時(shí),填寫《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。
3.4.4合同要求時(shí),在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意?！顿|(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》保存期限10年,按年度進(jìn)行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。
3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應(yīng)規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。
3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對(duì)超過保存期的質(zhì)量記錄應(yīng)統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時(shí)進(jìn)行銷毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請(qǐng)單》,銷毀時(shí)需有一名監(jiān)銷人員在場(chǎng)。
4.質(zhì)量記錄
4.1《發(fā)文擬稿紙》
4.2《文件發(fā)放登記表》
4.3《收文處理專用紙》
4.4《收文登記表》
4.5《受控文件清單》
4.6《文件銷毀申請(qǐng)表》
4.7《文件留用申請(qǐng)表》
4.8《文件更改申請(qǐng)表》
4.9《文件復(fù)印申請(qǐng)表》
4.10《檔案借閱登記表》
4.11《質(zhì)量記錄清單》
4.12《質(zhì)量記錄查閱申請(qǐng)單》
4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》
4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》
5 參閱文件資料
5.1《質(zhì)量手冊(cè)》
5.2《程序文件》
5.3《文件和資料管理程序》
5.4《質(zhì)量記錄管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《糾正措施管理程序》
