有哪些
信息管理規(guī)程是企業(yè)內(nèi)部確保數(shù)據(jù)安全、提升效率、優(yōu)化決策的重要規(guī)范。它涵蓋了信息的收集、存儲、處理、分析和分享等多個(gè)環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范員工的行為，保障信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。以下為信息管理規(guī)程的主要組成部分：
1. 信息分類與標(biāo)記：確定各類信息的重要程度，進(jìn)行相應(yīng)的安全級別劃分，并實(shí)施對應(yīng)的訪問控制。
2. 數(shù)據(jù)保護(hù)：包括備份策略、加密措施、防止病毒和惡意軟件的入侵。
3. 訪問權(quán)限管理：設(shè)定不同角色的用戶權(quán)限，確保信息的合法訪問。
4. 系統(tǒng)維護(hù)：定期更新系統(tǒng)，修復(fù)漏洞，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性。
5. 審計(jì)追蹤：記錄信息操作歷史，以便于問題排查和責(zé)任追溯。
6. 員工培訓(xùn)：提升員工的信息安全意識，定期進(jìn)行安全教育。
7. 應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃：面對信息安全事件時(shí)，能迅速有效地進(jìn)行應(yīng)對。
模板
以下是一份信息管理規(guī)程模板，供參考：
1. 引言
- 規(guī)程的目的和范圍
- 相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)引用
2. 信息分類與權(quán)限
- 信息分類標(biāo)準(zhǔn)
- 權(quán)限分配流程
- 訪問權(quán)限審核機(jī)制
3. 數(shù)據(jù)保護(hù)
- 數(shù)據(jù)備份策略
- 加密技術(shù)應(yīng)用
- 防護(hù)措施（防火墻、反病毒軟件等）
4. 系統(tǒng)管理
- 系統(tǒng)更新與維護(hù)計(jì)劃
- 系統(tǒng)故障處理流程
5. 審計(jì)與監(jiān)控
- 日志管理
- 審計(jì)報(bào)告生成與分析
6. 員工培訓(xùn)與意識
- 定期培訓(xùn)計(jì)劃
- 安全意識宣傳材料
7. 應(yīng)急響應(yīng)
- 事件報(bào)告流程
- 應(yīng)急預(yù)案與演練
8. 附則
- 規(guī)程修訂與更新說明
- 責(zé)任部門與聯(lián)系人
標(biāo)準(zhǔn)
制定和執(zhí)行信息管理規(guī)程的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循以下原則：
1. 法規(guī)合規(guī)性：確保規(guī)程符合國家及行業(yè)相關(guān)法律法規(guī)，如《信息安全技術(shù) 信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求》等。
2. 實(shí)用性：規(guī)程應(yīng)易于理解，便于執(zhí)行，避免過于理論化或過于復(fù)雜。
3. 完整性：覆蓋信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，無遺漏。
4. 可持續(xù)性：規(guī)程應(yīng)隨著技術(shù)和業(yè)務(wù)的發(fā)展適時(shí)調(diào)整更新。
5. 透明度：員工應(yīng)清楚了解規(guī)程內(nèi)容，知道自己的職責(zé)和權(quán)限。
6. 適應(yīng)性：考慮到企業(yè)的規(guī)模、行業(yè)特點(diǎn)和業(yè)務(wù)需求，定制適合的信息管理規(guī)程。
信息管理規(guī)程的成功實(shí)施，不僅需要明確的規(guī)范，還需要管理層的支持、全員的參與以及持續(xù)的監(jiān)督與改進(jìn)。只有這樣，才能確保企業(yè)在信息時(shí)代的安全運(yùn)營，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大價(jià)值。
信息管理規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息收集管理規(guī)程
物業(yè)項(xiàng)目數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及信息收集管理規(guī)程
1.0目的
為規(guī)范統(tǒng)計(jì)行為,提高信息數(shù)據(jù)收集質(zhì)量,保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性。
2.0范圍
適用于公司管理處各部門。
3.0職責(zé)
客戶服務(wù)中心人員負(fù)責(zé)客戶信息的收集與分類。
客服主管負(fù)責(zé)信息的把關(guān)審核。
4.0程序
4.1信息收集的主要內(nèi)容。
4.1.1業(yè)主交房資料
4.1.2業(yè)主裝修資料
4.1.3業(yè)主入住資料
4.1.4業(yè)主報(bào)事報(bào)修情況
4.1.5相關(guān)費(fèi)用繳納數(shù)據(jù)
4.2基本信息的收集
4.2.1基本信息收集和整理,是客服中心的一項(xiàng)重要工作。相關(guān)工作人員都有義務(wù)有責(zé)任向信息管理人員提供有關(guān)信息資料。
4.2.2客服人員應(yīng)及時(shí)填寫有關(guān)各類記錄,收集有關(guān)資料。
4.2.3客服人員做好工作記錄,填寫相關(guān)記錄,為基本信息收集提供全面的原始依據(jù)。
4.3信息的整理
4.3.1基本信息由客服中心收集后,輸入電腦,并有專人負(fù)責(zé)管理。
4.3.2每月末對基本信息進(jìn)行整理統(tǒng)計(jì),及時(shí)填寫有關(guān)報(bào)表,并按時(shí)上報(bào)。
4.3.3基本信息收集整理后,按照相關(guān)要求,分類匯總,歸入工作檔案妥善保管。
5.0相關(guān)記錄
《業(yè)主入住登記表》
《交房登記表》
《裝修登記表》
《繳費(fèi)情況表》
第2篇 總臺信息管理規(guī)程
第一節(jié) 客情預(yù)測表的傳遞
客情預(yù)測表是反映未來一段時(shí)間內(nèi)預(yù)訂客人的基本信息的表格.按照時(shí)間劃分，客情預(yù)測及其傳遞一般要經(jīng)過三個(gè)階段.
一，近期預(yù)測
一般是指半月或一月以上的預(yù)測.通常只統(tǒng)計(jì)訂房客人數(shù)量，每天所需房間，重要客人或會(huì)議等.
二，每周預(yù)測
預(yù)訂處提前一周將客人人數(shù)，日期，所需房間，團(tuán)體或重要客人等統(tǒng)計(jì)出來，做成每周預(yù)測，一式多份，分送酒店總經(jīng)理及客房，餐飲，財(cái)務(wù)等部門，請他們做好準(zhǔn)備.
三，翌日抵達(dá)客人預(yù)測
翌日抵店客人預(yù)測表比近期預(yù)測和每周預(yù)測內(nèi)容更詳細(xì)，包括客人姓名，房號及等級，房租，優(yōu)惠條件等，提前一天通知各部門，客房部可以提前安排好人員，及時(shí)騰出和清理良好房間，總服務(wù)臺接待處可以準(zhǔn)確分房，前廳部服務(wù)人員可以對客人以姓氏相稱，以提高服務(wù)質(zhì)量.
第二節(jié) 有關(guān)報(bào)表的制作
一，表格設(shè)計(jì)的原則
二，前廳常用表格
(一)客房收入報(bào)告(rooms revenue report)
客房收入報(bào)告是詳細(xì)反映酒店每間客房收入情況的報(bào)告.
(二)當(dāng)日取消訂房表(cancellation list)
該表一式三份，分送前臺經(jīng)理，前臺接待處和預(yù)訂處，預(yù)訂員要據(jù)此修訂預(yù)訂控制記錄.
(三)未到客人報(bào)表(no-show list)
(四)預(yù)訂更改表(amendment list)
(五)提前退房表(une_pected departure)
(六)延期退房表(e_tension list)
(七)入住房數(shù)出(differences)
(八)房租折扣及免費(fèi)表(discount & complimentary list)
(九)次日客人退房表(e_pected departure list)
(十)今日住店vip報(bào)告(todays vip stay –over report)
(十一)次日vip離店報(bào)告(e_pected vip departure report)
第三節(jié) 前廳與其他部門的信息溝通
一，前廳部與有關(guān)部門之間的信息溝通
(一)前廳部與總經(jīng)理室
(二)前廳部與客房部
(三)前廳部與銷售部
(四)前廳部與財(cái)務(wù)部
(五)前廳部與餐飲部
(六)前廳部與其他部門
二，信息溝通的主要障礙及糾正方法
(一)阻礙信息溝通的障礙
在酒店，阻礙信息溝通的障礙主要有以下幾個(gè):
(1)個(gè)人主義嚴(yán)重，互相拆臺.
(2)彼此缺乏尊重與體諒.
(3)本位主義，缺少團(tuán)隊(duì)意識和集體主義精神.
(4)感情，意氣用事.
(二)克服及糾正的方法
(1)抓緊對管理人員及服務(wù)人員進(jìn)行有效的在職培訓(xùn)，使之充分了解團(tuán)結(jié)協(xié)作的重要性，掌握進(jìn)行有效溝通的方式方法;還應(yīng)使員工在不斷精通本職工作的同時(shí)，加緊對酒店整體經(jīng)營管理知識和部門工作內(nèi)容的了解.
(2)在日常工作中，注意檢查部門與內(nèi)部之間信息溝通的執(zhí)行反饋情況，不能斷總結(jié)，完善各個(gè)環(huán)節(jié)，對于溝通良好的部門和個(gè)人及時(shí)予以表揚(yáng)，反之，則予以批評.
(3)組織集體活動(dòng)，增進(jìn)員工之間的相互了解，消除隔 加強(qiáng)團(tuán)結(jié).
第四節(jié) 客史檔案的建立
一，建立客史檔案的意義
建立客史檔案是酒店了解客人，掌握客人的需求特點(diǎn)，從而為客人提供針性服務(wù)的重要途徑.對于那些力圖搞好市場營銷，努力使工作卓有成效，并千方百計(jì)使自己的一切活動(dòng)都針對每個(gè)客人個(gè)性的酒店經(jīng)理和工作人員來說，客史檔案是一個(gè)珍貴的工具.建立客史檔案對提同高酒店服務(wù)質(zhì)量，改善酒店經(jīng)營管理水平具有重要意義.
(一)有利于客人提供個(gè)性化服務(wù)(personalized service)，增加人情味
(二)有利于搞好市場營銷，爭取回頭客
(三)有助于提高酒店經(jīng)營決策的科學(xué)性
二，客史檔案的內(nèi)容
(一)常規(guī)檔案
包括客人姓名，性別，年齡，出生日期，婚姻狀況以及通讀地址，電話號碼，公司名稱，頭銜等，收集這些資料有助于了解目標(biāo)市場的基本情況，了解誰是我們的客人.
(二)預(yù)訂檔案
包括客人的訂房方式，介紹人，訂房的季節(jié)，月份和日期以及訂房的類型等，掌握這些資料有助于酒店選擇銷售渠道，做好促銷工作.
(三)消費(fèi)檔案
包括包價(jià)類別，客人租用的房間，支付的房價(jià)，餐費(fèi)以及在商品，娛樂等其他項(xiàng)目上的消費(fèi);客人的信用，賬號;喜歡何種房間和酒店的哪些設(shè)施等，從而了解客人的消費(fèi)水平，支付能力以及消費(fèi)傾向，信用情況等.
(四)習(xí)俗，愛好檔案
這是客史檔案中最重要的內(nèi)容，包括客人旅行的目的，愛好，生活習(xí)慣;宗教信仰和禁忌;住店期間要求的額外服務(wù).了解這些資料有助于為客人提供有針對性的個(gè)性化服務(wù).
(五)反饋意見檔案
包括客人在住店期間的意見，建議;表揚(yáng)和贊譽(yù);投訴及處理結(jié)果等.
三，客史檔案的建立
客史檔案的建立必須得到酒店管理人員的重要支持，并將其納入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)之中，使之經(jīng)?；?，制度化，規(guī)范化.
客史檔案的有關(guān)資料主要來自于客人的訂房單，住宿登記表，賬單，投訴及處理結(jié)果記錄，賓客意見書及其他平時(shí)觀察和收集的有關(guān)資料.
黨工委制度黨總支制度黨校制度
第3篇 外部相關(guān)方信息安全管理規(guī)程
1. 目的
為確保被外部相關(guān)方訪問、處理、共享、管理的組織信息及信息處理設(shè)施的安全，特制定本管理規(guī)定。
2. 范圍
本管理規(guī)定適用于公司外部相關(guān)方(包括顧客.供方.第三方)管理。
3. 職責(zé)
技術(shù)部系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)制定本規(guī)定并負(fù)責(zé)執(zhí)行。
4. 管理規(guī)定
(1)第三方物理訪問須經(jīng)公司被訪問部門的授權(quán),具體執(zhí)行《訪客管理制度》.
(2)公司與顧客需明確規(guī)定信息安全要求，公司規(guī)定在與客戶簽訂合同中需規(guī)定必要的安全要求。
(3)服務(wù)器訪問權(quán)需由技術(shù)部統(tǒng)一授權(quán)給用戶,一個(gè)用戶給予惟一賬號,口令自行保管.
(4)本公司公網(wǎng)接入服務(wù)提供方等為外包過程,此類外包服務(wù)商應(yīng)由技術(shù)部組織簽訂服務(wù)協(xié)議/合同,并應(yīng)收集其相關(guān)資質(zhì),經(jīng)公司評估成為合格供方后方可與之進(jìn)行經(jīng)濟(jì)來往.
(5)采購供方或任何其它相關(guān)方人員現(xiàn)場訪問公司現(xiàn)場時(shí),需由技術(shù)部接待,需要涉及到公司重要應(yīng)用軟件、重要設(shè)施及重要數(shù)據(jù)的訪問時(shí),必須由技術(shù)部人員授權(quán)方可使用或查閱,涉及到資料復(fù)制名外借時(shí),公司重要數(shù)據(jù)和文件需征得總經(jīng)理同意.
(6)《服務(wù)合同》1年注意更新。
第4篇 房地產(chǎn)公司計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)控制規(guī)程
計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)控制由集團(tuán)總部it中心和各一線it人員共同進(jìn)行,并由it中心制定和實(shí)施相關(guān)規(guī)則,主要包括《員工電腦使用指南v2》、《用戶帳戶管理規(guī)范》、《計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份管理制度》等規(guī)定。(具體內(nèi)容見附件5計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)控制中的5-1--5-3)。
計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)控制制度明確規(guī)定了以下具體內(nèi)容:
(一)電腦維護(hù)部門的職能及職責(zé)劃分:it中心運(yùn)營組負(fù)責(zé)集團(tuán)總部的電腦維護(hù)、集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)、各業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行和維護(hù);各地分公司有1-3名it人員,隸屬總經(jīng)理辦公室,負(fù)責(zé)分公司的電腦、網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)維。
(二)電腦程序及資料的存取控制:通過windows ad集成驗(yàn)證用戶訪問,ntfs等技術(shù),以及文檔加密系統(tǒng)對資料進(jìn)行控制。
(三)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入輸出控制:技術(shù)上,各業(yè)務(wù)系統(tǒng)都使用統(tǒng)一的indows ad集成驗(yàn)證用戶,來控制基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的輸入和報(bào)表等打印輸出控制;管理上,通過《用戶帳戶管理規(guī)范》制度規(guī)范用戶的使用,達(dá)到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入輸出的準(zhǔn)確性。
(四)資料備份、檔案及設(shè)備的安全控制:管理上,集團(tuán)總部及各地公司必須遵守《萬科企業(yè)股份有限公司計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份管理制度》;技術(shù)上,備份系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)在線,自動(dòng)化地對萬科各信息系統(tǒng),以備份服務(wù)器形成備份中心,對各種平臺的應(yīng)用系統(tǒng)及其他信息數(shù)據(jù)進(jìn)行集中的備份,保障企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行,有效地保護(hù)商務(wù)的連續(xù)性;radius集成驗(yàn)證網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。
(五)硬件及軟件系統(tǒng)的購置、使用及維護(hù)的控制:《萬科企業(yè)股份有限公司電腦應(yīng)用及管理規(guī)定》規(guī)定了軟硬件購買的流程控制,《員工電腦使用指南》則指導(dǎo)員工如何使用萬科系統(tǒng),明確員工的職責(zé)范圍。
(六)系統(tǒng)復(fù)原及測試程序的控制:集團(tuán)總部及各地公司必須遵守《萬科企業(yè)股份有限公司計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)備份管理制度》,定期做備份的恢復(fù)測試;技術(shù)上采用了高可靠技術(shù),如raid,san,群集等,保障了各應(yīng)用系統(tǒng)的可恢復(fù)。
第5篇 環(huán)境管理部信息收集作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理作業(yè)規(guī)程文件
――環(huán)境管理部信息收集標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1. 目的
規(guī)范信息收集來源、方法、頻次,提高環(huán)境部操作水平。
2.適用范圍
適用于__物業(yè)管理有限公司所管轄區(qū)域內(nèi)已入住管理中心環(huán)境部。
3. 職責(zé)
3.1管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)對信息收集進(jìn)行監(jiān)督,并協(xié)助主管對重大、特殊信息進(jìn)行分析。
3.2環(huán)境主管負(fù)責(zé)信息的統(tǒng)計(jì)與分析,并協(xié)助和監(jiān)督環(huán)境領(lǐng)班進(jìn)行信息收集。
3.3環(huán)境領(lǐng)班負(fù)責(zé)信息的收集。
3.4環(huán)境員負(fù)責(zé)信息的收集與記錄。
3.5公司品質(zhì)部每月對所收集信息進(jìn)行備案和分析。
4. 方法和過程控制
4.1清潔區(qū)域劃分信息
4.1.1環(huán)境領(lǐng)班每周對各區(qū)域人員的變動(dòng)情況詳細(xì)記錄,并將每人負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的范圍、面積進(jìn)行統(tǒng)計(jì)記錄,于每月25日10點(diǎn)前匯總至環(huán)境主管處。
4.1.2環(huán)境主管每月25日12點(diǎn)前將各清潔區(qū)域劃分情況的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)內(nèi)容:樓道環(huán)境員人數(shù)、小區(qū)樓道總數(shù)、樓道各區(qū)域負(fù)責(zé)人姓名、負(fù)責(zé)棟別、每人負(fù)責(zé)樓道數(shù)量、室外環(huán)境員人數(shù)、共分區(qū)域量、各區(qū)域負(fù)責(zé)人姓名、負(fù)責(zé)棟別、負(fù)責(zé)區(qū)域面積、外圍環(huán)境人數(shù)、負(fù)責(zé)區(qū)域、機(jī)動(dòng)人員人數(shù)、負(fù)責(zé)區(qū)域、景觀綠化人數(shù)、負(fù)責(zé)區(qū)域、其他人員,并記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,報(bào)管理中心經(jīng)理。
4.2日常室外清潔信息
4.2.1 環(huán)境領(lǐng)班根據(jù)室外環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,每天對室外各區(qū)域內(nèi)的環(huán)境流程、環(huán)境頻次進(jìn)行監(jiān)督統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)內(nèi)容:步棧道每天清潔次數(shù)、柏油路每天清潔次數(shù)、綠化帶每天清潔次數(shù)、信報(bào)箱每天擦拭次數(shù)、標(biāo)識牌每天擦拭次數(shù)、垃圾桶每天清倒次數(shù)、 垃圾桶清洗次數(shù)、循環(huán)環(huán)境次數(shù)、水系清掃次數(shù)(無水)、水系打撈次數(shù)、水系清潔次數(shù)、外墻清洗次數(shù)、外墻玻璃清洗次數(shù),記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報(bào)至環(huán)境主管處。
4.2.2環(huán)境主管每日對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報(bào)管理中心經(jīng)理,并根據(jù)相關(guān)記錄進(jìn)行日常工作檢查。
4.3日常樓道清潔信息
4.3.1環(huán)境領(lǐng)班根據(jù)樓道環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,每天對樓道各區(qū)域內(nèi)的環(huán)境流程、環(huán)境頻次進(jìn)行監(jiān)督統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)內(nèi)容: 臺階、地面清掃次數(shù)、臺階、地面拖洗次數(shù)、扶手擦拭次數(shù)、地腳線擦拭次數(shù)、單元門擦拭次數(shù)、樓道頂面清潔次數(shù)、欄桿擦拭次數(shù)、窗框擦拭次數(shù)、窗臺擦拭次數(shù)、樓道燈的開關(guān)擦拭次數(shù)、墻面接線口擦拭次數(shù)、循環(huán)環(huán)境次數(shù)、管道井門、弱電井門、水、電表箱擦拭次數(shù)、高位玻璃、墻面、設(shè)施擦拭次數(shù),記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報(bào)至環(huán)境主管處。
4.3.2環(huán)境主管每日對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報(bào)管理中心經(jīng)理,并根據(jù)相關(guān)記錄進(jìn)行日常工作檢查。
4.4水系管理信息
4.4.1環(huán)境領(lǐng)班根據(jù)管理中心已定水系開放頻次,對每月水系開放的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),統(tǒng)計(jì)內(nèi)容:注水次數(shù)、放水次數(shù)、注水量、放水量,記錄于《環(huán)境部信息收集表》中,并報(bào)至環(huán)境主管處,環(huán)境主管每月25日12點(diǎn)前對《環(huán)境部信息收集表》分析后,報(bào)管理中心經(jīng)理。
4.5景觀綠化信息
4.5.1環(huán)境主管建立環(huán)境部綠化設(shè)施設(shè)備臺帳,結(jié)合《日常工作檢查表》每月25日12點(diǎn)前對綠化設(shè)施設(shè)備進(jìn)行一次盤點(diǎn),并記錄于《環(huán)境部信息收集表》報(bào)管理中心經(jīng)理,統(tǒng)計(jì)內(nèi)容:物品總量(現(xiàn)有)、原有量、損壞或減少量、增加量、設(shè)備維修次數(shù)、設(shè)備養(yǎng)護(hù)次數(shù)、設(shè)備使用次數(shù)。
4.5.2環(huán)境主管建立環(huán)境部綠化養(yǎng)護(hù)臺帳,結(jié)合《日常工作檢查表》每月25日12點(diǎn)前對綠化養(yǎng)護(hù)情況進(jìn)行匯總分析,并記錄于《環(huán)境部信息收集表》報(bào)管理中心經(jīng)理,統(tǒng)計(jì)內(nèi)容:樹木總量(現(xiàn)有)、原有量、損壞或死亡數(shù)量、增加量、現(xiàn)有草坪面積(
第6篇 工程監(jiān)理信息資料管理規(guī)程
一、資料類信息管理
施工階段信息的管理可從施工準(zhǔn)備階段、施工期,竣工保修期三個(gè)子階段分別進(jìn)行。
(一)施工準(zhǔn)備階段
工程準(zhǔn)備階段文件,如立項(xiàng)文件、建設(shè)用地、征地、拆遷文件、開工審批文件。
1、施工準(zhǔn)備階段即建設(shè)工程合同簽定到項(xiàng)目開工前期這個(gè)階段,應(yīng)該組建工程信息合理的流程,確定合理的信息源,規(guī)范各方的信息行為,建立必要的信息秩序。
2、監(jiān)理大綱、施工圖設(shè)計(jì)及施工圖預(yù)算,特別要重視結(jié)構(gòu)特點(diǎn)、工程難度、要點(diǎn)、特點(diǎn),掌握工業(yè)工程的工藝流程特點(diǎn)、設(shè)備特點(diǎn),了解工程預(yù)算體系(按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程分解);了解施工合同。
3、施工單位項(xiàng)目經(jīng)理部組成,進(jìn)場人員資質(zhì);進(jìn)場設(shè)備的規(guī)格型號、保修記錄;施工場地的準(zhǔn)備情況;施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設(shè)計(jì),特殊工程的技術(shù)方案,施工進(jìn)度網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖表;進(jìn)場材料、構(gòu)件管理制度;安全保安制度;數(shù)據(jù)和信息管理制度;檢測和檢驗(yàn)、試驗(yàn)程序和設(shè)備;施工單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。
4、施工圖的會(huì)審和交底記錄;開工前的監(jiān)理交底記錄;對施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)按照項(xiàng)目監(jiān)理部要求進(jìn)行修改的情況;施工單位提交的動(dòng)工報(bào)告及實(shí)際準(zhǔn)備情況。
5、本工程需遵循的相關(guān)建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程,有關(guān)質(zhì)量檢驗(yàn)、控制的方法法規(guī)和質(zhì)量評定標(biāo)準(zhǔn)。
(二)施工期資料
工程施工期,信息來源比較穩(wěn)定,主要是施工過程中隨時(shí)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。
1、施工單位動(dòng)態(tài)信息。包括人員、設(shè)備、水、電、氣等能源的信息。
2、施工期氣象信息。每天不同時(shí)段動(dòng)態(tài)信息,特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的情況下,更要收集氣象數(shù)據(jù)。
3、建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進(jìn)場、加工、保管、使用等信息。
4、施工單位管理信息。項(xiàng)目經(jīng)理部管理程序;質(zhì)量、進(jìn)度、投資的事前、事中、事后控制措施;數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、儲存、傳遞方式;工序間交接制度;事故處理制度;施工組織設(shè)計(jì)和技術(shù)方案執(zhí)行情況;工地文明施工及安全措施情況。
5、施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn);施工合同執(zhí)行情況。
6、工程數(shù)據(jù)信息。如地基驗(yàn)槽及處理記錄,工序間交接記錄,隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。
7、建筑材料必試項(xiàng)目有關(guān)信息。如水泥、砂石、鋼筋、外加劑、砼、防水材料、回填土、飾面板等執(zhí)行《建筑資料管理規(guī)程》相應(yīng)條款。
8、設(shè)備安裝的試運(yùn)和測試項(xiàng)目有關(guān)信息。如電氣接地電阻、絕緣電阻測試,管道通水、通風(fēng)試驗(yàn),消防警報(bào)等。
9、施工索賠相關(guān)信息。索賠程序、索賠依據(jù)、索賠證據(jù)、索賠處理意見等。
10、各種監(jiān)理文件資料類信息。如監(jiān)理規(guī)劃;監(jiān)理月報(bào);監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要;監(jiān)理工程師簽發(fā)、簽署、簽批的各類表格、文件;分包資質(zhì);各類合同及管理文件;各類監(jiān)理工作總結(jié)類文件等。
(三)竣工及保修期資料
1、監(jiān)理文件:如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。
2、施工資料:按建筑安裝工程歸類。
3、竣工圖:按建筑安裝工程歸類。
4、竣工驗(yàn)收資料:如工程竣工總結(jié)、竣工驗(yàn)收備案表、電子擋案等。
5、在竣工后保修期:監(jiān)理單位按照《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》收集監(jiān)理文件,并協(xié)助業(yè)主督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。
(四)各類生產(chǎn)數(shù)據(jù)類信息的管理
此類信息主要指各類表格為主要體現(xiàn)形式的文件,包括對進(jìn)度、投資、質(zhì)量控制及合同管理等各種信息,是監(jiān)理工程師在施工階段實(shí)施工程項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的第一手資料,其內(nèi)容直接反映了監(jiān)理的控制力度與深度。我公司對各種表格的填寫與應(yīng)用均有具體詳細(xì)的要求,每位監(jiān)理人員必須執(zhí)行。
(五)各類協(xié)調(diào)、溝通類信息資料管理
監(jiān)理工程師作為現(xiàn)場的唯一管理者,面對參建各方以及生產(chǎn)中的各個(gè)環(huán)節(jié),必須隨時(shí)、隨地地進(jìn)行各種協(xié)調(diào)與溝通,以便及時(shí)解決各類問題、處理各種情況,保證項(xiàng)目按計(jì)劃順利實(shí)施。其結(jié)果必將產(chǎn)生大量的信息。而監(jiān)理工程師在現(xiàn)場的常規(guī)并最有效的協(xié)調(diào)、溝通方式有監(jiān)理例會(huì)、專題工地會(huì)議。
(六)規(guī)劃、細(xì)則、總結(jié)、報(bào)告類資料管理
1、監(jiān)理規(guī)劃:指導(dǎo)性文件,應(yīng)由時(shí)效性,編制后按公司要求審查、報(bào)建設(shè)單位。
2、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則:具體指導(dǎo)工作性文件,應(yīng)實(shí)用,由專業(yè)工程師編制,總監(jiān)審批。
3、監(jiān)理月報(bào):監(jiān)理月報(bào)為項(xiàng)目監(jiān)理部每月向業(yè)主呈交的一份當(dāng)月工作總結(jié)報(bào)告,將本工程項(xiàng)目進(jìn)展情況及項(xiàng)目管理情況向業(yè)主做全面匯報(bào)。
4、各項(xiàng)監(jiān)理工作總結(jié):監(jiān)理工作總結(jié)分為工程竣工總結(jié)、專題總結(jié)、月報(bào)總結(jié)三類。
(七)資料的日常管理
1、管理的主要內(nèi)容
建立信息分類編碼體系:監(jiān)理文件檔案資料分類存放;監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記;監(jiān)理文件檔案資料傳閱;監(jiān)理文件檔案借閱、更改與作廢。
2、主要管理方法
監(jiān)理分類、編碼體系的建立與使用。信息的統(tǒng)一分類編碼對于項(xiàng)目管理意義重大。在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中,會(huì)不斷產(chǎn)生大量信息,如果不對它們進(jìn)行分類、編碼,就無法使用它們,無法使這些信息發(fā)揮作用,尤其是有多個(gè)主體單位參加建設(shè),這些單位之間的溝通就是信息傳遞的過程,統(tǒng)一的信息分類與編碼就相當(dāng)于參建單位擁有共同的語言,這樣在信息處理工作量巨大的建設(shè)工程管理過程中,使參建各方都能將源自不同單位的信息直接存儲于本系統(tǒng)中,再在本系統(tǒng)中進(jìn)行進(jìn)一步的處理,達(dá)到迅速、有效的交換、處理、儲存、查詢各類信息的目的。
(八)文件歸檔
應(yīng)按照國家及北京市有關(guān)規(guī)定或要求進(jìn)行監(jiān)理文件的歸檔、組卷、驗(yàn)收、移交等;歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格按照保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。
更改、作廢:原則上應(yīng)由信息部門指定的責(zé)任人進(jìn)行,涉及審批責(zé)任的,還需經(jīng)相關(guān)審批責(zé)任人簽子認(rèn)可,更改后的新文件及時(shí)取代原文件,對于作廢的文件應(yīng)考慮日后的可追溯需求。
二、監(jiān)理資料的歸檔管理
1、監(jiān)理資料歸檔的內(nèi)容
監(jiān)理合同、項(xiàng)目監(jiān)理規(guī)劃及實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及會(huì)議紀(jì)要、分部工程質(zhì)量報(bào)驗(yàn)簽認(rèn)單、質(zhì)量事故的處理資料、監(jiān)理工作總結(jié)。
2、監(jiān)理檔案組卷方法
以單位工程按歸檔的內(nèi)容進(jìn)行組卷;卷內(nèi)文件應(yīng)按專業(yè)和形成資料的時(shí)間排序并編寫卷內(nèi)目錄;封面、移交目錄、審核備考表的格式見北京市資料管理規(guī)程附錄c;檔案的規(guī)格、圖紙的折疊與裝訂應(yīng)按照北京市城建檔案館的統(tǒng)一規(guī)定。
三、監(jiān)理檔案的驗(yàn)收、移交、管理
由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),于工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)將監(jiān)理檔案送公司總工程師審閱,并與檔案管理人員辦理移交手續(xù)。存檔的監(jiān)理資料需要借閱時(shí),應(yīng)辦理借閱和歸還手續(xù)。一般工程建設(shè)監(jiān)理檔案保存期至少為工程保修期結(jié)束后一年,超過保修期的監(jiān)理檔案,應(yīng)經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后銷毀,但應(yīng)有記錄。
四、北京市建設(shè)檔案館有要求時(shí),應(yīng)按有關(guān)規(guī)定或要求執(zhí)行。
施工單位和監(jiān)理單位用表按《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)程》dbj01-41-2002、《建筑安裝工程資料管理規(guī)
