有哪些
業(yè)主檔案組成部分
業(yè)主檔案是物業(yè)管理中不可或缺的信息資源，主要包括以下幾個部分：
1. 基本信息：包括業(yè)主姓名、聯系方式、身份證號、產權證明、購房合同等。
2. 物業(yè)服務記錄：如繳費記錄、維修申請、投訴處理、滿意度調查等。
3. 其他相關資料：如業(yè)主授權書、租賃合同、變更登記等。
模板
業(yè)主檔案管理流程
1. 檔案收集
- 收集業(yè)主入住時提供的所有必要文件，確保信息完整。
- 定期更新業(yè)主信息，如聯系方式變動、產權轉移等。
2. 檔案整理
- 按照業(yè)主編號或姓名進行分類，建立清晰的索引系統(tǒng)。
- 掃描紙質文檔，轉化為電子版，便于檢索和備份。
3. 檔案存儲
- 存儲設備應安全可靠，如加密硬盤或云存儲。
- 確保物理檔案的存放環(huán)境干燥、防火、防盜。
4. 檔案使用
- 設定訪問權限，只有授權人員才能查閱。
- 使用檔案時需做好借閱記錄，確保信息安全。
5. 檔案更新
- 定期核查檔案信息，及時更新過時內容。
- 對于不再有效的檔案，按規(guī)定程序進行歸檔或銷毀。
6. 檔案審計
- 定期進行檔案完整性與安全性的內部審查。
- 配合外部審計機構進行合規(guī)性檢查。
標準
業(yè)主檔案管理規(guī)范
1. 保密性：嚴格遵守隱私保護法規(guī)，不得泄露業(yè)主個人信息。
2. 準確性：確保檔案信息的實時性和準確性，減少錯誤和遺漏。
3. 完整性：全面記錄業(yè)主與物業(yè)的交互，確保檔案內容完整。
4. 安全性：采取必要的物理和數字安全措施，防止檔案遺失或被篡改。
5. 合規(guī)性：符合國家及地方關于檔案管理的法律法規(guī)要求。
6. 便利性：建立高效檢索機制，方便日常業(yè)務操作和查詢。
總結業(yè)主檔案管理，關鍵在于嚴謹的流程、規(guī)范的操作和持續(xù)的改進。通過上述規(guī)程，我們旨在打造一個安全、便捷、合規(guī)的業(yè)主檔案管理體系，為物業(yè)管理提供優(yōu)質的服務基礎。
業(yè)主檔案管理規(guī)程范文
第1篇 _管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
管理處業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內容
(1)經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第2篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（9）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(九)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1客戶服務中心行政文員負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客戶助理負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1經業(yè)主簽署后的《業(yè)主臨時公約》。
4.1.2《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.3《入伙流轉表》。
4.1.4《業(yè)主物品領取清單》。
4.1.5《裝修申請表》
4.1.6業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.7其他應保存的資料。
4.2檔案盒袋的制作
4.2.1根據檔案柜的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2將制作好的檔案標貼紙貼在檔案柜右側立面距頂部3cm位置上。
4.3業(yè)主檔案袋的制作
4.3.1準備適量尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有樓層號、房號標在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按樓層號、房間號的先后順序排列在檔案柜內。
4.6按檔案柜內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶助理應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)業(yè)主發(fā)生更替時。
b)業(yè)主聯系方式改變時。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須客戶中心主任或主管批準,經客戶服務中心檔案客戶助理辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心檔案客戶助理績效考評的依據之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主檔案目錄》
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第3篇 業(yè)主檔案管理工作規(guī)程-2
業(yè)主檔案管理工作規(guī)程(二)
一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
三、職責
1、服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
2、服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內容
(1)經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業(yè)主證領用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業(yè)主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、檔案盒(夾)的制作
(1)根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
(2)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部管理的業(yè)主檔案。
(3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、按檔案盒(夾)內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
5、業(yè)主檔案的跟蹤:
(1)當發(fā)生下列情況變化時,服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a、通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b、業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理:由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
6、業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處,經服務中心副主管辦理登記手續(xù)后方可查閱。
7、業(yè)主檔案應永久保存。
8、具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
9、本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。
五、記錄
《業(yè)主檔案目錄》
六、相關支持文件
《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第4篇 業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程（6）
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(六)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.0職責
3.1公共事務部主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容
4.1.1 經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《鑰匙領用登記表》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主入住驗房表》;
4.1.7《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作
4.2.1根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
第5篇 迪賽大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
賽迪大廈業(yè)主檔案管理規(guī)程
1.目的
建立健全業(yè)主檔案,掌握用戶動態(tài),便于用戶管理與針對性服務。
2.范圍
適用于賽迪大廈內所有用戶的檔案管理。
3.職責
3.1客務主管負責客戶檔案的建立與管理。
4.程序
4.1用戶檔案內容
4.1.1入駐資料
a.用戶姓名、單元號及其他有關資料;
b.用戶簽字的《賽迪大廈業(yè)主公約書》副本;
c.用戶其他資料復印件。
4.1.2遷出資料
業(yè)主、搬遷登記單。
4.2客戶檔案管理
4.2.1用戶由物業(yè)部上門辦理入駐登記,并向業(yè)主(用戶)提供《賽迪大廈業(yè)主公約書》及《用戶手冊》等文件。
4.2.2客務主管與用戶簽定《管理公約書》。
4.2.3客務主管將各種資料按順序編號登記在《卷內文件目錄》。
4.3用戶檔案的保管及查閱
4.3.1用戶檔案分入駐檔案及遷出檔案,按統(tǒng)一編號存放。
4.3.2文件柜鑰匙由客務主管保管。
4.3.3用戶檔案只允許賽迪大廈管理人員查閱。
4.3.4查閱人必須進行登記后方可查閱。
5.監(jiān)督執(zhí)行
由物業(yè)部經理監(jiān)督執(zhí)行。
6.支持性和相關性文件
jc/zy4.9-0406-1998(1)《管理公約書》
7.質量記錄及表格
jc/jl4.5-0103-01-1998(1)《卷內文件目錄》
jc/jl4.5-0103-02-1998(1)《檔案查閱登記表》
jc/jl4.5-0103-03-1998(1)《賽迪大廈用戶檔案目錄》
jc/jl4.5-0103-04-1998(1)《用戶檔案》
jc/jl4.5-0103-05-1998(1)《賽迪大廈業(yè)主(用戶)情況統(tǒng)計表》
jc/jl4.9-0402-01-1998(1)《用戶遷出登記單》
第6篇 花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程-5
花園業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作。
2.0適用范圍
適用于客戶服務中心業(yè)主檔案的管理。
3.0職責
3.1客戶服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2管理員負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
4.0程序要點
4.1業(yè)主檔案內容。
4.1.1經業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
4.1.2經業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
4.1.3《業(yè)主家庭情況登記表》。
4.1.4《物業(yè)分戶移交驗收單》。
4.1.5《業(yè)主證領用登記表》。
4.1.6《業(yè)主人住驗房表》。
4.1.7《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
4.1.8《違章處理通知單》及處理結果資料。
4.1.9業(yè)主的有關證件復印件。
4.1.10業(yè)主產權確認登記(產權證書)。
4.1.11其他應保存的資料。
4.2檔案盒(夾)的制作。
4.2.1根據檔案盒(夾)的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。
4.2.2在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:
jch-kh-業(yè)主檔案:表示zz城市花園物業(yè)管理有限公司zz城市花園管理處客戶服務中心管理的業(yè)主檔案。
4.2.3將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3業(yè)主檔案袋的制作。
4.3.1準備適量的26cm_34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫有棟號、樓層號、房號的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.4將業(yè)主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
4.5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4.6按檔案盒(夾)內的各業(yè)主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
4.7業(yè)主檔案的跟蹤。
4.7.1當發(fā)生下列情況變化時,客戶服務中心隊管理員應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:
a)通訊電話聯絡方式發(fā)生變化時;
b)業(yè)主發(fā)生更替時。
4.7.2業(yè)主檔案跟蹤管理,由客戶服務中心隊管理員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主,管理員應至少每隔15天對業(yè)主的聯系方式跟蹤一次。
4.7.3對產權發(fā)生變更的業(yè)主,管理處應及時為新業(yè)主建立業(yè)主檔案,同時對原業(yè)主的檔案另置保管,保管期三年。
4.8業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶服務中心管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.9業(yè)主檔案應永久保存。
4.10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸人電腦進行管理。
4.11本規(guī)程執(zhí)行情況作為客戶服務中心隊檔案管理員績效考評的依據之一。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》。
