有哪些
1. 收款準備
- 確認收款信息：核對客戶名稱、賬戶信息、金額等關鍵數據。
- 準備相關單據：開具發(fā)票或收據，確保內容準確無誤。
- 審核合同條款：確認收款條件是否符合合同約定。
2. 收款執(zhí)行
- 收款渠道選擇：根據客戶需求和公司政策，選擇銀行轉賬、現金、信用卡支付等方式。
- 實施收款：完成轉賬操作，記錄收款時間及方式。
3. 款項確認
- 跟蹤收款狀態(tài)：監(jiān)控款項是否到賬，及時更新財務系統(tǒng)。
- 對賬處理：與銀行對賬單進行核對，確保無誤。
4. 記錄與報告
- 建立收款記錄：詳細記錄每筆收款的日期、金額、客戶信息等。
- 編制報表：定期匯總收款情況，提交給管理層。
5. 異常處理
- 異常識別：發(fā)現未到賬、退款、爭議等情況，立即上報。
- 解決方案制定：與相關部門協(xié)作，制定并執(zhí)行解決方案。
6. 財務管理
- 資金入賬：將收款記入公司賬戶，確保資金安全。
- 財務分析：分析收款數據，為經營決策提供依據。
模板
1. 收款前：
- (1) 核實客戶信息。
- (2) 準備相關單據和合同。
2. 收款過程中：
- (3) 選擇合適的收款方式。
- (4) 執(zhí)行收款操作，并記錄。
3. 收款后：
- (5) 監(jiān)控收款進度，與銀行對賬。
- (6) 錄入收款信息，編制報表。
4. 異常情況：
- (7) 發(fā)現問題，及時上報。
- (8) 制定并實施解決策略。
5. 資金管理：
- (9) 將款項安全存入公司賬戶。
- (10) 進行財務分析，輔助決策。
標準
1. 準確性：所有收款信息需精確無誤，避免因錯誤導致的資金流失。
2. 及時性：收款操作應迅速完成，保證資金流動性。
3. 完整性：完整記錄每筆交易，便于后期對賬和審計。
4. 法規(guī)合規(guī)：遵守財務法規(guī)，確保收款流程合法。
5. 透明度：確保收款過程公開透明，增強客戶信任。
6. 反應速度：對異常情況快速響應，減少潛在損失。
7. 效率：優(yōu)化流程，提高收款效率，降低運營成本。
8. 安全性：保障資金安全，防止欺詐和盜竊。
9. 數據分析：利用收款數據，為公司戰(zhàn)略提供有價值的信息。
通過上述規(guī)程，某管理處的收款工作將更加規(guī)范、高效，確保公司的財務健康運行。
某管理處收款工作規(guī)程范文
1 工作目標
1.1規(guī)范收款文員的收費工作,確保對用戶服務的高質量。
1.2各類報表報出及時,數據準確,準確率100%。
1.3收取管理費按時準確,不低于98%。
1.4追繳主動有效,不低于33%。
2 工作職責
2.1負責管理處各種費用的收支工作,以及相關報表的上報工作。
2.2熟悉管理處轄區(qū)內業(yè)戶的戶數及面積,以及管理費、水費、車位費,其他收費的標準和計算方法。
2.3負責收取各種款項,按規(guī)定做到款項、單據、賬目一致,并及時將現金送存銀行。
2.4負責及時將所收款項向公司報繳,做到單據、賬目一致,清楚無誤,與財務部出納對好帳,并做好一切交接手續(xù)。
2.5負責保管好備用金、收據、發(fā)票、一切有關單據及印鑒,做到不挪用,不遺失。
2.6負責管理處停車場及各經營項目款項的收取,嚴格按公司財務及公司的有關規(guī)章制度辦,并給予嚴密監(jiān)管,不使公司的經濟蒙受損失。
2.7負責與業(yè)戶簽訂委托銀行轉賬協(xié)議,及時輸入業(yè)主帳號,做到不漏輸、不錯輸。
2.8負責在每月劃賬后,查對車位交費情況,及時通知管理員做好欠費車輛進出入工作。
3 工作指引
3.1日常規(guī)工作
3.1.1臨時費、其它費用的收取:根據管理員開具的收款通知單收取費用。并留下財務聯交財務部核查,部門存查聯蓋上現金收訖后交回管理員保管。
3.1.2維修服務費的收取:根據服務單和管理員開具的收款通知單收取費用,并且留下財務聯交財務部核查,其它兩聯蓋上現金收訖后交回工程維修存查。
3.1.3清潔服務費的收取:根據清潔服務收款通知單收取費用。并留下財務聯交財
務部核查,其它兩聯蓋上現金收訖后交回清潔組存查。
3.1.4停車費的收取
3.1.4.1月租車位停車費的收取:業(yè)戶辦理月租車位租賃時,由管理員負責與業(yè)戶辦理《車輛保管協(xié)議》的簽訂事宜,再根據管理員開具的收款通知單收取當月租車位費用,并通知管理員發(fā)放ic卡并進行記錄。
3.1.4.2私家車位停車費的收取:業(yè)戶辦理私家車位手續(xù)要憑發(fā)展商開具的私家車位通知書,管理員核對通知書無誤后,按發(fā)展商發(fā)出通知書之日起計算費用并開具收款通知單,收款文員根據收款通知單收取費用,由管理員發(fā)放ic卡并進行記錄。
3.1.4.3臨時停車費的收取:收款文員應不定期地到停車場檢查地庫收款員的收費情況,于每個工作日下午收取地庫收款員上交的當天的臨時停車費;并開具相應金額的收據,經收款員確認簽字后,收據的對方聯交收款員。及時核銷用完的臨時停車發(fā)票,并認真檢查發(fā)票存根,是否缺號、換號。將用完的停車發(fā)票存根對照領用時登記的號碼做好核銷手續(xù),并將號碼金額填入《匯總憑證》中,將收款方記賬聯同收據財務聯、停車發(fā)票存根、相應金額一同交公司財務部出納。
3.1.5收到款項后開具相應的發(fā)票或收據,將發(fā)票或收據的對方聯交客戶。在交財務聯及管理員開具收款通知單(一式兩聯)上蓋上現金收訖。然后將發(fā)票或收據交財務聯與收款通知單財務聯貼在一起,發(fā)票或收據的金額一定要與收款單的金額相符,交財務部核查。
3.1.6收取現金時要注意點清鈔票金額,辨別真?zhèn)?做好找零工作。
3.1.7做好每周三的押金退款工作,堅持按照公司財務制度,嚴格按照登記、審核、請款、退款的程序辦理退款。根據管理員辦好的退款手續(xù),檢查是否有應扣款項,確認無誤后,收取應收款項,并開具相應的發(fā)票或收據,客戶簽字確認后,將應退金額、連同發(fā)票交給客戶。然后將發(fā)票交財務聯與收款通知單財務聯粘在一起,并妥善保管退款手續(xù)中的一切附件,及時到公司辦理報銷。
3.2月常規(guī)工作
3.2.1每月在管理處會計人員打印收費通知單之前,根據發(fā)展商發(fā)出的《中海地產業(yè)主管理費豁免權登記證》,確認無誤后以轉賬方式收掉該單元的管理費,并作好記錄。
3.2.2每月10日前根據《應收款明細表》做好劃賬時銀行所需的文件,存入電腦軟盤中交給銀行進行劃賬。一個工作日后根據銀行打印的報表對好帳,及時編制好《銀行劃賬成功明細表》。對于要求索取發(fā)票的業(yè)戶,做好登記,并打印出發(fā)票。業(yè)戶領發(fā)票時一定要簽字確認。
3.2.3每月按照管理處會計人員提供的當月《應收費明細表》收取業(yè)戶管理費等費用,盡量采用銀行劃賬方式,特殊情況除外。
3.2.4每月劃賬后,統(tǒng)計出未繳車位費的業(yè)戶,通過電話形式通知業(yè)戶,于通知后的第二周,尚未來繳清車位費的業(yè)戶,通知管理員給予停卡處理。對補交欠費的業(yè)戶,及時通知進、出口處并通知管理員恢復車卡。
3.2.5按公司規(guī)定于每月月底前3個工作日報送《實際收款匯總表》,每月24日前報送《中海統(tǒng)09表》,每月5日前報送《憑證匯總明細表》。
3.2.6每月要及時將收款資料及有關單據、發(fā)票上交公司財務,在交接時與公司出納員相互簽名認可,并將《憑證匯總表》復印一份留存。
3.3定時報送公司領導和財務部要求的其他報表。
4 質量記錄
4.1《中海統(tǒng)09表》
4.2《實際收款匯總表》
4.3《領用發(fā)票、收據核銷表》
4.4《憑證匯總表》
5 參閱文件資料
5.1《發(fā)票管理規(guī)定》
5.2《質量記錄管理程序》
5.3《大廈(小區(qū))管理費收繳辦法》
5.4《物業(yè)管理處財會管理制度》
5.5《停車場收費管理規(guī)程》
