- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 資料分類與編碼
- 確立資料類別，如設(shè)計文檔、施工圖紙、會議紀要、報告等。
- 設(shè)計統(tǒng)一的編碼體系，便于檢索和歸檔。
2. 資料收集與整理
- 規(guī)定資料來源，確保完整性。
- 定期進行資料整理，保持條理清晰。
3. 資料存儲與保管
- 明確存儲介質(zhì)和方式，如電子文檔、紙質(zhì)文件等。
- 建立備份機制，防止數(shù)據(jù)丟失。
4. 資料借閱與審批
- 制定借閱流程，確保資料安全。
- 設(shè)立審批權(quán)限，控制敏感信息訪問。
5. 資料更新與廢棄
- 定期更新過時資料，保持信息時效性。
- 設(shè)立廢棄標(biāo)準，及時清理無用資料。
編制指南
1. 制定流程
- 根據(jù)項目特性，制定符合實際的資料管理流程。
- 涉及各環(huán)節(jié)責(zé)任人，明確職責(zé)。
2. 培訓(xùn)與執(zhí)行
- 對相關(guān)人員進行資料管理培訓(xùn)，確保理解并執(zhí)行規(guī)程。
- 定期檢查執(zhí)行情況，提供反饋與改進意見。
3. 修訂與完善
- 針對操作中遇到的問題，適時修訂規(guī)程。
- 關(guān)注行業(yè)動態(tài)，引入先進管理理念和技術(shù)。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審
- 每年至少進行一次全面復(fù)審，評估規(guī)程的有效性。
- 復(fù)審期間收集員工建議，納入修訂考慮。
2. 異常情況處理
- 發(fā)現(xiàn)規(guī)程執(zhí)行異常，立即啟動臨時復(fù)審。
- 分析原因，調(diào)整規(guī)程以解決問題。
3. 復(fù)審記錄
- 保留復(fù)審記錄，包括復(fù)審日期、參與人員、修改內(nèi)容等。
- 記錄可供后續(xù)復(fù)審參考，持續(xù)優(yōu)化規(guī)程。
本規(guī)程旨在為z項目管理中心的資料管理工作提供指導(dǎo)，確保資料的安全、完整和高效利用。各相關(guān)人員應(yīng)嚴格按照規(guī)程執(zhí)行，共同維護良好的資料管理秩序。在實際操作中，如有疑問或建議，應(yīng)及時向管理層反饋，共同推動規(guī)程的完善與發(fā)展。
z項目管理中心資料管理作業(yè)規(guī)程范文
1目的
規(guī)范業(yè)主檔案資料、工程技術(shù)資料等重要資料的存檔等管理、分類、借閱等工作。
2適用范圍
適用于管理中心業(yè)主檔案資料、工程技術(shù)資料等重要資料的管理。
3職責(zé)
3.1各部門資料管理人員負責(zé)對相關(guān)重要資料的收集、整理、存檔、出借、保管等工作。
3.2主管負責(zé)監(jiān)督各類資料管理情況,借閱資料的審核等工作。
3.3經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督各類資料的管理、借閱情況,出借資料的審核工作。
4作業(yè)流程
4.1資料管理人員負責(zé)對開發(fā)商提供的工程技術(shù)資料(產(chǎn)權(quán)資料、竣工圖資料、技術(shù)資料等重要資料)按工程號及物業(yè)號歸檔,按要求進行資料的整理、保存,并在資料柜上進行標(biāo)識,使文檔方便檢閱。
4.2對于經(jīng)常性使用的工程技術(shù)資料,可由工程人員復(fù)印一套自行存檔,方便日常工作所需。
4.3資料管理人員按物業(yè)號對業(yè)戶入住后的入住文件(包括業(yè)戶姓名、出生日、性別、身份證復(fù)印件、電話等基本資料)、裝修資料及日常管理工作等形成的資料進行整理,由客服主管審核后及時歸檔;建立每戶業(yè)主檔案,永久保存。
4.4公司內(nèi)部人員如需查閱資料需經(jīng)相關(guān)主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續(xù),填寫《資料借閱登記表》,在資料管理人員指定地點查閱。
4.5外單位人員查閱資料,需有單位介紹信和個人證件經(jīng)管理中心經(jīng)理審核并同意后,資料管理人員方可讓其辦理查閱登記手續(xù),并在指定的地點查閱。
4.6一般情況下,資料不得出借,若需出借或出借當(dāng)日無法歸還的,需經(jīng)管理中心經(jīng)理批準同意。
4.7借閱人未及時歸還資料的,需及時向其催還資料或辦理續(xù)借手續(xù)。
4.8資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》上注明歸還日期及簽收人。
4.9建立規(guī)范的檔案資料室,配備相應(yīng)的滅火器材;每周對資料室進行打掃,及時更換干燥劑,如發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的資料文件,用干布及時擦拭。
5 相關(guān)記錄
l《資料借閱/出借登記表》
