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包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部的質(zhì)量體系文件和資料管理工作，確保信息的安全、準確和有效。主要包括以下幾個方面：
1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 文件制作與審批：規(guī)定文件的編寫格式、內(nèi)容要求，以及審批流程。
3. 文件存儲與檢索：確定文件的存儲方式，建立便捷的檢索系統(tǒng)。
4. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂、替換及廢棄的程序。
5. 資料安全與保密：制定文件的保護措施，防止信息泄露。
6. 文件使用與培訓：指導員工正確使用文件，并進行相關(guān)培訓。
編制指南
1. 制定文件分類標準：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，將文件分為管理類、技術(shù)類、財務(wù)類等，確保每類文件都有清晰的歸屬。
2. 設(shè)計文件編碼：編碼應(yīng)簡潔明了，便于識別和排序，如部門代碼 文件類型代碼 序列號。
3. 確立審批流程：文件起草后，需經(jīng)過相關(guān)部門審查，最終由管理層批準發(fā)布。
4. 建立電子化管理系統(tǒng)：利用數(shù)字化手段，實現(xiàn)文件的在線編輯、審批、存儲和檢索。
5. 定期審查文件：至少每年一次，檢查文件的適用性，及時更新或廢棄過時內(nèi)容。
6. 加強保密教育：對涉及敏感信息的文件，設(shè)置訪問權(quán)限，定期進行保密意識培訓。
復審規(guī)定
1. 復審周期：每兩年進行一次全面的文件和資料管理規(guī)程復審，確保其與業(yè)務(wù)發(fā)展同步。
2. 復審人員：由質(zhì)量管理部負責，可邀請各部門代表參與，確保復審的全面性和公正性。
3. 復審內(nèi)容：評估文件管理的效果，查找存在的問題，提出改進措施。
4. 復審結(jié)果：形成復審報告，提交公司高層審議，根據(jù)審議結(jié)果調(diào)整規(guī)程。
5. 持續(xù)改進：復審后的修改應(yīng)及時體現(xiàn)在文件中，確保規(guī)程的動態(tài)優(yōu)化。
在實際操作中，物業(yè)管理團隊應(yīng)嚴格執(zhí)行本規(guī)程，通過規(guī)范化的文件管理，提升服務(wù)質(zhì)量，保障公司的運營效率。要鼓勵員工積極參與，提出改進建議，共同推動質(zhì)量管理體系的不斷完善。
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標準作業(yè)規(guī)程
1.0目的
規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。
2.0適用范圍
適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。
3.0職責
品質(zhì)拓展部負責質(zhì)量體系文件和資料的管理。
4.0要點和實施
4.1質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。
4.2質(zhì)量體系文件的使用。
4.2.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。
4.2.2各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。
4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復印或作非授權(quán)的涂改。
4.3質(zhì)量體系文件的保管。
4.3.1文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。
4.3.2文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。
4.3.3應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。
4.3.4文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。
4.4質(zhì)量體系文件更改的控制。
4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發(fā)生變動,則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負責審核、批準。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。
4.4.2文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標識。
4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時,則應(yīng)將換版后的文件送達第三方認證機構(gòu)。
4.4.4問更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行,但劃改時,應(yīng)能辨認更改前的內(nèi)容。
4.4.5文件更改的標識和記錄
文件更改后應(yīng)在文件的版本標識、修改狀態(tài)標識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。
4.4.6文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;
(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時。
4.5作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。
4.5.1品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。
4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。
4.5.3作廢/失效文件在適當?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。
4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。
4.6外來文件的管理。
4.6.1外來文件包括:
(1)本行業(yè)強制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;
(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標準;
(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。
4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。
4.6.3對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。
4.7文件的歸檔。
4.7.1質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。
4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標識和編號(外來文件除外)。
4.7.3文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。
4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。
4.7.5品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。
4.8文件的補發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標準作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
4.9質(zhì)量體系文件的借閱。
4.9.1公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一:
(1)是公司的服務(wù)對象;
(2)是公司的主管上級;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。
4.9.2公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機密,但上款第4項的除外。
4.10人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質(zhì)/拓展部負責回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。
4.11公開文件的控制。
4.11.1凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費標準等均屬受控文件范圍。
4.11.2凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。
4.11.3負責實施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負責此項工作。
4.11.4凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。
4.11.5凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。
4.12品質(zhì)/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負責保存持有的記錄,保存期為3年。
5.0記錄
5.1《文件銷毀申請表》文件編碼:
6.0相關(guān)支持文件。
