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包括什么內容
本規(guī)程旨在明確某物業(yè)項目信報收發(fā)員的工作職責、流程及標準,以確保信報的高效、準確處理。主要包括以下幾個方面:
1. 負責人崗位職責
2. 信報接收與登記
3. 信報分類與存儲
4. 信報分發(fā)
5. 特殊情況處理
6. 安全與保密
7. 工作報告與記錄
編制指南
1. 負責人崗位職責:信報收發(fā)員需保持專業(yè)態(tài)度,負責日常信報的接收、整理、分發(fā)工作,確保業(yè)主及物業(yè)內部部門的通信暢通。
2. 信報接收與登記:每日定時收取郵件,對每一封信報進行逐一檢查,登記收件人、寄件人、日期等信息,并在系統(tǒng)中錄入,確保信息無誤。
3. 信報分類與存儲:依據(jù)收件人類型,將信報分別存放于指定區(qū)域,如業(yè)主區(qū)、物業(yè)辦公區(qū)等。保持存儲環(huán)境整潔,防止信報遺失或損壞。
4. 信報分發(fā):按照預設時間表,將信報準時分發(fā)至指定地點或人員手中。對于不在物業(yè)內的收件人,需通過電話或郵件通知其領取。
5. 特殊情況處理:遇到破損、未署名或無法識別的信報,應立即上報上級,按照既定流程處理。
6. 安全與保密:遵守物業(yè)信息安全政策,不得私自閱讀他人信報,確保業(yè)主及物業(yè)敏感信息的安全。
7. 工作報告與記錄:每日工作結束時,匯總信報收發(fā)情況,填寫工作報告,存檔備查。
復審規(guī)定
1. 每月進行一次信報收發(fā)工作的全面復審,檢查流程執(zhí)行情況,評估工作效率和準確性。
2. 復審過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄,制定改進措施,并在下次復審前實施。
3. 復審結果應通報給所有相關人員,強化流程遵守意識,提高服務質量。
本規(guī)程的實施需要全體員工的配合,每位信報收發(fā)員都應嚴格遵守,以保證物業(yè)項目的正常運作和業(yè)主滿意度。如有任何疑問或建議,可向管理層反饋,共同優(yōu)化工作流程。
某物業(yè)項目信報收發(fā)員作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)項目信報收發(fā)員作業(yè)規(guī)程
一.工作內容
提供信報收發(fā)服務,準確及時地將郵局送抵物業(yè)項目的郵件轉交客戶。
二.工作要求
1.如大廈(大樓)配備客戶信箱,收發(fā)員應將平信分檢后準確無誤按客戶樓層單元投入信箱。
2.掛號信、特快專遞及提貨(款)單的接收、分撿、投送、簽收由專人負責,不得轉手。
3.接收郵件報刊后立即按樓層單元分撿,投送無遺漏,避免重復打擾客戶。
4.進入客戶單元前輕輕敲門,得到允許方可進入。郵件報刊交客戶時迭放整齊,郵件無破損、遺漏,嚴防丟失。送完后向用戶道別,不得隨意逗留。
5.客戶單元無人接收郵件時,應將郵件暫存入郵件貯存箱內,由指定人員上鎖和開啟。
6.無主郵件作退回處理,并詳細記錄。
7.客戶收件簽收記錄完整,保留三個月。
三.注意事項
1.交給客戶郵件報刊時應清楚歸類,迭放整齊。
2.遞送郵件必須從員工通道出入于辦公區(qū)域。
3.郵局投遞時間延誤時應及時通知客戶,并在郵件送達后第一時間迅速送達客戶單元。
4.接收郵政包裹(含特快專遞)時凡屬已被啟封或包裹單標明為易碎物品和食品,均不屬于接收范圍,應向郵遞員解釋由其直接送達客戶單元。