第1篇 會議大廈會務(wù)工作管理要求
會議大廈會務(wù)工作的管理要求
(一)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)辦公室的服務(wù)工作;
(二)負(fù)責(zé)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)各類會務(wù)的安排和服務(wù),及時向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室通報會務(wù)安排情況;
(三)負(fù)責(zé)會議登記和提前確認(rèn)工作,確保會議如期召開:
(四)負(fù)責(zé)按會議召開的單位、出席人數(shù)和召集的領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)來決定會議的大小,采取相應(yīng)的服務(wù)措施:
(五)負(fù)責(zé)安排工作人員對會議室進(jìn)行布置,保障會議室整潔舒適;
(六)負(fù)責(zé)在會議進(jìn)行期間巡查,及時處理突發(fā)事件,確保會議順利進(jìn)行;
(七)日常會務(wù)工作
l、小型會議的會務(wù)工作
(1)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前30分鐘到崗;
(2)到崗后首先檢查燈光、空調(diào)、影視音響設(shè)備是否正常,發(fā)現(xiàn)異常及時向主管領(lǐng)導(dǎo)報告;
(3)仔細(xì)做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個舒適整潔的會議環(huán)境;
(4)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;
(5)參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水,并每隔15分鐘加茶水一次;
(6)服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):
(7)會務(wù)服務(wù)中心負(fù)責(zé)人必須到場監(jiān)督服務(wù)員工作,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況,以便有突發(fā)事情時及時應(yīng)對;
(8)會議快結(jié)束時,服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員:
(9)會議結(jié)束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、窗等。
2、中、大型及重要會議的會務(wù)工作
(1)客戶服務(wù)部接到中、大型及重要會議通知后,作出詳盡的會務(wù)安排并及時向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局辦公室匯報;
(2)客戶服務(wù)部根據(jù)會議需要,提前一天準(zhǔn)備好橫幅并作好相關(guān)協(xié)調(diào)工作:
(3)提前一天對會議室進(jìn)行全面檢查,應(yīng)與會議主辦單位保持聯(lián)系,對座位數(shù)、名位牌、會標(biāo)等進(jìn)行核對,同時應(yīng)對影視、音響設(shè)備、燈光、花卉擺設(shè)、茶水、茶杯準(zhǔn)備、衛(wèi)生情況、進(jìn)出通道進(jìn)行檢查,要求達(dá)標(biāo)后對會議室進(jìn)行封閉管理,不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入會場(會議室);
(4)服務(wù)員必須注意自己的儀表,穿好工作服,戴好工作牌,提前1小時到崗;
(5)仔細(xì)做好會議室的桌子、凳子等的清潔衛(wèi)生工作,保證有一個舒適整潔的會議環(huán)境;
(6)提前將消毒好的茶杯擺放好,準(zhǔn)備好茶葉,打好開水,提前15分鐘在會議室門外面帶笑容站好等待迎接參會人員;
(5)參會人員進(jìn)入會場后,服務(wù)員應(yīng)舉止大方地為他們遞上茶水。并每隔15分鐘加茶水一次并牢記領(lǐng)導(dǎo)飲用茶水的習(xí)慣,以便做好個性化服務(wù);
(6)若領(lǐng)導(dǎo)有事交待,應(yīng)主動熱情地走上前去詢問,及時辦好領(lǐng)導(dǎo)交待的事情。服務(wù)工作要細(xì)致周到,服務(wù)中要做到三輕(走路輕、講話輕、動作輕):
(7)會務(wù)部部長必須到場監(jiān)督會務(wù)t作人員的情況,巡視會議室的準(zhǔn)備情況和會議的進(jìn)行情況。以便育突發(fā)事情時及時應(yīng)對:
(8)會議快結(jié)束時.服務(wù)員在會議室門外站好準(zhǔn)備歡送參會人員;
(9)會議結(jié)束后,及時做好茶杯及會議室的清潔衛(wèi)生工作,并關(guān)好燈、音響、空調(diào)、門、宙等.
(10)安全管理部在會議期間應(yīng)加強(qiáng)與機(jī)關(guān)事務(wù)管理局保衛(wèi)科聯(lián)系,防止無關(guān)人員進(jìn)入會場擾亂會議,應(yīng)注意會議期間用電設(shè)備的工作情況,防止事故產(chǎn)生,保證走火通道的餐通,緊急情況下,應(yīng)有服務(wù)員在場進(jìn)行疏導(dǎo)。
第2篇 會議管理工作規(guī)定范本
1.0 目的
為進(jìn)一步加強(qiáng)會議的組織性和紀(jì)律性,提高會議質(zhì)量,特制定本規(guī)定。
2.0 范圍
本規(guī)定適用于物業(yè)集團(tuán)各種工作會議,所屬各物業(yè)公司(管理處)參照執(zhí)行。
3.0 職責(zé)
3.1 行政管理總部負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修改、廢止工作。
3.2 行政管理總部和各物業(yè)公司(管理處)行政管理部履行會議管理職能。
4.0 工作內(nèi)容
4.1 會議的召開必須以高效、精簡、節(jié)約為原則。
4.1.1 按照規(guī)模和級別將物業(yè)集團(tuán)會議分為物業(yè)集團(tuán)會議和部門工作會議兩類。
4.1.2 物業(yè)集團(tuán)會議:由物業(yè)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)主持、各部門與各物業(yè)公司(管理處)負(fù)責(zé)人參加的會議,包括物業(yè)集團(tuán)兩周例會、物業(yè)集團(tuán)培訓(xùn)學(xué)習(xí)會議等。
4.2 部門工作會議:由物業(yè)集團(tuán)主要領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)其他領(lǐng)導(dǎo)或部門(下屬公司)領(lǐng)導(dǎo)主持的協(xié)調(diào)會及其他部門會議。
4.3 召開會議的審批
4.3.1 物業(yè)集團(tuán)會議不需審批。
4.3.2 部門工作會議。由物業(yè)集團(tuán)本部部門或下屬物業(yè)公司(管理處)牽頭組織召開的協(xié)調(diào)會或其他部門會議,須認(rèn)真填寫《會議召開審批表》,經(jīng)行政管理總部平衡意見后,報領(lǐng)導(dǎo)審批。
4.3.3 公司其它人員未經(jīng)審批,不得擅自召集其它部門開會,不得擅自占用會議室。
4.4 會議組織與安排
4.4.1 會議主持人:物業(yè)集團(tuán)會議結(jié)合總經(jīng)理意見,由副總經(jīng)理主持(崗位空缺的情況下由行政管理總部負(fù)責(zé)人主持);部門工作會議由牽頭部門負(fù)責(zé)人主持;有上級(集團(tuán))領(lǐng)導(dǎo)、政府部門領(lǐng)導(dǎo)或其他重要來賓時由總經(jīng)理主持。
4.4.2 物業(yè)集團(tuán)會議由行政管理總部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行組織安排。
4.4.3 部門工作會議,由牽頭部門進(jìn)行組織安排,并將召開會議的議程及參加會議人員等情況報送行政管理總部;行政管理總部負(fù)責(zé)提供會議室。
4.4.4 會議召開前,應(yīng)由行政管理總部或牽頭部門做好會議準(zhǔn)備工作,包括各種會議議程設(shè)計及材料、會議簽到、會議記錄等。
4.4.5 會議通知
4.4.5.1 與會人員名單的確定既要精簡也要有代表性,并能夠及時準(zhǔn)確的加以貫徹落實(shí)。物業(yè)集團(tuán)::會議由會議主持人提議并報總經(jīng)理審定;部門工作會議由主持人確定。
4.4.5.2 物業(yè)集團(tuán)會議由行政管理總部負(fù)責(zé)在會議召開8小時以前下發(fā)或傳真書面會議通知(臨時緊急會議除外),并告知會議主題和準(zhǔn)備事項。在書面通知不便的情況下,由行政管理總部專人負(fù)責(zé)電話通知。
4.4.5.3 部門工作會議由會議主持人安排牽頭部門人員在會議召開8小時前書面或電話通知與會人員,并告知會議主題和準(zhǔn)備事項。
4.4.5 會議考勤
4.4.5.1 參加會議者不得遲到、早退或擅自不參加會議。會議由專人負(fù)責(zé)考勤;因事不能參加會議人員需書面向會議主持人請假,特殊情況可電話請假,請假獲批準(zhǔn)后不列入考核。
1) 集團(tuán)會議,由領(lǐng)導(dǎo)秘書(行政管理總部)負(fù)責(zé)考勤。
2) 部門工作會議由會議主持人安排專人負(fù)責(zé)考勤。
3) 會議考勤人員必須在會議開始前15分鐘準(zhǔn)備好考勤表,開始考勤。
4) 與會人員擅自不參加會議,按照當(dāng)天曠工記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄;與會人員遲到10分鐘者、未經(jīng)::會議主持人批準(zhǔn)擅自離會者,按照當(dāng)天遲到記入當(dāng)事人當(dāng)月出勤記錄;考勤人員未按時準(zhǔn)備好考勤表和未按規(guī)定考勤,按照當(dāng)天遲到記入考勤人員當(dāng)月出勤記錄。
5) 會議考勤結(jié)果由考勤人員于會議結(jié)束后報會議主持人簽字,并負(fù)責(zé)在24小時送達(dá)行政管理總部。
4.4.6 會議紀(jì)律。與會人員在會議上手機(jī)必須調(diào)到無聲狀態(tài),在會議上不得隨意走動,不得交頭接耳,不得打瞌睡,未經(jīng)主持人同意不得接聽手機(jī)。
4.4.7 會議質(zhì)量管理。
4.4.7.1為保證會議質(zhì)量,提高效率,與會人員在接到會議通知后要認(rèn)真準(zhǔn)備,匯報內(nèi)容要有重點(diǎn)有條理,發(fā)言時間控制在5分鐘以內(nèi)。
4.4.7.2 會議須遵循“有議必有果”的原則,對會議上提出的問題必須得出結(jié)論;每項會議決定事項必須有明確的責(zé)任人、完成時間、完成標(biāo)準(zhǔn);有爭議事項以會議主持人決定為準(zhǔn),而不論其職位高
低;與會人員的表態(tài)代表其所在部門的表態(tài)。
4.4.8 會議紀(jì)要
4.4.8.1 物業(yè)集團(tuán)會議紀(jì)要由領(lǐng)導(dǎo)秘書或行政管理總部指定專人擬寫;部門工作會議紀(jì)要由主持人指定專人擬寫。
4.4.8.2 會議紀(jì)要要體現(xiàn)會議時間、會議地點(diǎn)、會議主持人以及參加人等;對于內(nèi)容須擇要而記,包括與會人員提出的問題及意見、會議主要決定事項等內(nèi)容。
4.4.8.3會議紀(jì)要必須在會議結(jié)束后二十四個小時內(nèi)完成擬寫并報主持人審核。
5.0 相關(guān)文件
無
6.0 記錄表格
6.1《會議紀(jì)要》(qr-5.5.3-01-01)
6.2《會議簽到表》(qr-5.5.3-01-02)
第3篇 某酒店各項管理工作會議規(guī)定
酒店的內(nèi)部管理工作在很大程度上就是制度的落實(shí)和執(zhí)行管理。為了更好的貫徹落實(shí)酒店制訂的各項方針、政策,保持酒店上下一致,齊心協(xié)力的完成酒店預(yù)期的各項經(jīng)營、管理目標(biāo),召開不同層級的會議進(jìn)行布置動員是很重要的。成功的會議,不但起到布置酒店工作,下情上達(dá)、上情下達(dá)作用,而且起到統(tǒng)一思想、端正認(rèn)識、培訓(xùn)提高等作用。酒店組織會議質(zhì)量的高低,能顯示出酒店管理質(zhì)量上的高低。因此,酒店高層應(yīng)充分認(rèn)識到酒店各層級例會在酒店管理中所起到的作用,制訂、完善酒店各層級相應(yīng)的例會制度,幫助不同層級的管理者開好相應(yīng)層級的會議,從而起到酒店管理工作的事半功倍作用。那么,在酒店管理工作中都通常召開那些層級的會議呢一般而言,酒店通常召開的例會主要有:店務(wù)會(全體員工大會)、總經(jīng)理辦公會議、部門經(jīng)理會議、中層干部會議、部門管理例會、班組會、協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會、晨會等等。對于酒店各層級的管理者來說,究竟應(yīng)如何才能組織、開好這些會議。
一.酒店召開的主要例會及其內(nèi)容:
1.酒店全體員工會議
店務(wù)會又稱酒店全體員工會議,它的組織召開者是酒店總經(jīng)理,會議參加人員為酒店全體員工。店務(wù)會(員工大會)的召開時間一般是淡季每月一次,旺季每季度一次。由于酒店各層級管理者的綜合素質(zhì)、管理水平和演講水平不一致,常常導(dǎo)致酒店各種必要的工作信息在傳遞的過程中失真,從而出現(xiàn)員工隊伍思想上的混亂、酒店各項工作指標(biāo)達(dá)不到酒店預(yù)期經(jīng)營、管理目標(biāo)的結(jié)果。因而,召開酒店全體員工大會,統(tǒng)一思想,端正認(rèn)識,尤為必要。通過向員工通報酒店近期工作計劃和近期酒店工作成果情況,既能滿足員工的知情權(quán),又能提高員工參政議政的積極性,充分激發(fā)員工工作中的創(chuàng)造熱情。因為店務(wù)會的參與成員是全體員工,所以,會議組織者要認(rèn)真準(zhǔn)備材料,搜集酒店員工關(guān)心的問題,將酒店近期的經(jīng)營情況,近期的工作總結(jié)、預(yù)期的工作計劃,員工們關(guān)注的問題等等,通過會議傳遞相關(guān)信息給酒店全體員工。同時,借酒店員工大會之機(jī),可請酒店月度、季度先進(jìn)員工登臺發(fā)言,以激勵先進(jìn),帶動一般,促進(jìn)后進(jìn)。酒店員工大會也可不拘泥具體時間安排,每逢酒店重大活動的開始或結(jié)束,一定要及時召開全體員工大會進(jìn)行動員或總結(jié)。
2.總經(jīng)理辦公會議。
總經(jīng)理辦公會議是酒店召開的最高級別的管理會議。總經(jīng)理辦公會議的組織召開者為酒店總經(jīng)理,參加者為酒店總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理等總經(jīng)理辦公會議成員,根據(jù)會議需要也可以臨時安排相關(guān)部門經(jīng)理參加。總辦會議除了在年頭、年尾因討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略方針、對酒店當(dāng)年工作進(jìn)行總結(jié)、來年工作計劃進(jìn)行商定等原因召開的較為頻繁外,一般是每月召開一次或總經(jīng)理根據(jù)工作需要臨時通知召開,會議內(nèi)容一般是就近期酒店總體工作進(jìn)行總結(jié),檢查酒店預(yù)算工作完成情況,安排部署下月工作計劃,酒店高層互通信息,協(xié)調(diào)一致等等。酒店總辦會議主要是討論有關(guān)酒店發(fā)展戰(zhàn)略層面以及重大人事任免等方面的問題。
3.部門經(jīng)理會。
酒店部門經(jīng)理會一般每周召開一次,時間一般放在周一進(jìn)行,會議由酒店運(yùn)行副總經(jīng)理主持。會議議程主要是酒店各部門經(jīng)理向總經(jīng)理匯報部門上周工作完成情況、本周工作打算、工作中存在的問題以及需要協(xié)調(diào)、請示的各項工作。然后,酒店總經(jīng)理對各部工作進(jìn)行講評以及傳達(dá)相關(guān)的各項信息?？偨?jīng)理進(jìn)行工作講評時切忌沒有具體態(tài)度,對該表揚(yáng)的應(yīng)大力弘揚(yáng),該批評的予以嚴(yán)厲申斥、直至按照酒店的各項工作制度進(jìn)行相應(yīng)的獎懲。會議還要由運(yùn)行副總經(jīng)理就本周工作進(jìn)行具體部署。最后,會議內(nèi)容由總經(jīng)理辦公室相關(guān)工作人員進(jìn)行記錄、存檔,根據(jù)需要由總經(jīng)理決定是否下發(fā)會議紀(jì)要,并由總經(jīng)理辦公室相關(guān)人員和人力資源部質(zhì)檢人員負(fù)責(zé)對各部任務(wù)完成情況進(jìn)行監(jiān)督檢查,并及時反饋給酒店高層。
第4篇 會議系統(tǒng)管理工作職責(zé)內(nèi)容
1.參與研究和執(zhí)行會議電視系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
2.根據(jù)集團(tuán)和省公司維護(hù)管理規(guī)范,完善會議電視系統(tǒng)日常維護(hù)管理、故障處理及會務(wù)保障工作流程,完成會議電視系統(tǒng)的日常維護(hù)、優(yōu)化和故障處理工作,保障集團(tuán)和省內(nèi)電視會議正常、順利召開。
3.根據(jù)會議系統(tǒng)運(yùn)行情況,提出會議電視系統(tǒng)及相關(guān)配套的弱電系統(tǒng)、顯示、電源等系統(tǒng)及會場設(shè)施的優(yōu)化改造方案,并對新增會場的規(guī)劃和建設(shè)提出指導(dǎo)性意見,并配合工程實(shí)施,提高會議系統(tǒng)性能,提供全方位的優(yōu)質(zhì)會議服務(wù)。
4.根據(jù)公司信息也建設(shè)的需求,協(xié)調(diào)開發(fā)會議電視系統(tǒng)新功能,確保相關(guān)項目建設(shè)的順利進(jìn)行。
5.根據(jù)公司系統(tǒng)維護(hù)需求,指導(dǎo)協(xié)調(diào)市、州分公司會議電視系統(tǒng)的日常維護(hù)、故障處理及會務(wù)保障工作,定期組織全省的會議電視系統(tǒng)聯(lián)調(diào)和巡檢工作,確保全省會議電視系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。
6.根據(jù)省公司要求,為公司及各部門提供對外對內(nèi)會議接待、重大活動、通信演練等現(xiàn)場會議保障,完成涉及音視頻傳輸、電源、燈光、音響、投影等方面的會務(wù)工作。
7.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。
