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體系如何搭建
公司的成功往往源于一套完善的制度體系，它如同一座大廈的藍(lán)圖，指導(dǎo)著企業(yè)的日常運(yùn)營。搭建制度體系時(shí)，需關(guān)注以下幾個(gè)要點(diǎn)：
1. 明確企業(yè)目標(biāo)：制度應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)制定，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都服務(wù)于整體愿景。
2. 分層設(shè)計(jì)：從頂層戰(zhàn)略到基層操作，制度應(yīng)逐級(jí)細(xì)化，形成層次分明的架構(gòu)。
3. 權(quán)責(zé)清晰：明確各部門和員工的職責(zé)，確保權(quán)責(zé)一致，避免職責(zé)重疊或空缺。
4. 制度更新：定期評(píng)估和修訂制度，以適應(yīng)市場(chǎng)變化和企業(yè)發(fā)展。
體系框架
制度體系框架應(yīng)包括：
1. 基本政策：如企業(yè)使命、價(jià)值觀、行為準(zhǔn)則等，為其他制度提供基礎(chǔ)。
2. 管理制度：涵蓋人力資源、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營銷等關(guān)鍵領(lǐng)域，規(guī)定管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。
3. 操作規(guī)程：詳細(xì)描述各部門及崗位的工作流程，保證業(yè)務(wù)順暢運(yùn)行。
4. 應(yīng)急預(yù)案：針對(duì)可能的風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，制定應(yīng)對(duì)措施，降低潛在損失。
重要性和意義
制度不僅規(guī)范行為，也是企業(yè)文化的體現(xiàn)。良好的制度：
1. 提升效率：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，減少?zèng)Q策時(shí)間和資源浪費(fèi)。
2. 保障公平：明確的規(guī)則防止偏見，增強(qiáng)員工信任感。
3. 促進(jìn)合規(guī)：遵守法律法規(guī)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 促進(jìn)發(fā)展：為戰(zhàn)略執(zhí)行提供保障，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)進(jìn)步。
制度格式
制度寫作需遵循一定的格式，以確保清晰性和可讀性：
1. 標(biāo)題明確：直接反映制度內(nèi)容，避免含糊不清。
2. 結(jié)構(gòu)有序：章節(jié)劃分清晰，邏輯性強(qiáng)，便于查閱和理解。
3. 語言簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)和復(fù)雜的句子，確保員工能快速理解。
4. 附錄與參考：包含相關(guān)表格、流程圖等輔助材料，提高實(shí)用性。
總結(jié)而言，構(gòu)建一個(gè)有效的公司制度體系，需要深入理解業(yè)務(wù)需求，明確制度目標(biāo)，合理設(shè)計(jì)框架，并保持制度的動(dòng)態(tài)更新。制度的格式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于理解和執(zhí)行，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)營的高效和規(guī)范。
行政工作公司制度范文
第1篇 物業(yè)公司行政工作制度保密規(guī)定怎么寫
物業(yè)公司行政工作制度:保密規(guī)定1保密規(guī)定為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù),完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理,現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī),結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際,特制定本規(guī)定。
1.1保密的范圍
1.1.1 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料,包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。
1.1.2 商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益,具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營信息;
或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。
技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。
1.2保密文件的控制
1.2.1 保密文件的界定
1.2.
1.1由物管公司經(jīng)理/管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時(shí)效性,界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。
1.2.2 保密文件的保管
1.2.2 .1所有保密文件必須由專人負(fù)責(zé)保管。
1.2.2 .2保密文件派發(fā)時(shí),須在文件上注明密件,不得復(fù)印字樣。
任何人如復(fù)印或抄錄保密文件,公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。
1.2.2 .3對(duì)于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃,草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收,以避免草案或計(jì)劃外泄,造成公司方面不必要的負(fù)面影響。
1.2.3 保密文件的傳遞
1.2.3 .1保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人,并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名,交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。
1.2.3 .2對(duì)于需分別簽署審批的保密文件資料,經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽,無須復(fù)印多份,以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。
1.2.4 保密文件的使用
1.2.
4.1保密文件原則上不得借閱,如因特殊情況需內(nèi)部借閱,須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱,不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn),更不允許擅自進(jìn)行復(fù)印;
管理處/部門間的借閱,須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準(zhǔn),并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱,被借部門/管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?有權(quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。
1.2.5 保密文件的銷毀
1.2.
5.1如因特殊原因須復(fù)印密件,經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù),如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù),須立即作銷毀處理,不得用作二次紙循環(huán)再用。
1.2.6 網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制
1.2.
6.1對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?員工必須加具密碼儲(chǔ)存,并將有關(guān)的密碼告知主管。
1.2.
6.2通過網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件,在接收后須立即進(jìn)行保密存放,并確保存放安全后,馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。
1.2.
6.3為加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密文件的安全,加具的密碼應(yīng)避免告知其他無關(guān)人員。
1.2.
6.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)打印輸出的保密文件,應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。
1.3員工保密的義務(wù)
1.3.1 員工負(fù)有對(duì)公司/管理處上述信息及資料保密的義務(wù),不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。
1.3.2 員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí),應(yīng)當(dāng)取得公司/管理處的許可,并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料,以保證不被外泄。
1.3.3 員工應(yīng)當(dāng)遵守公司/管理處的保密制度,不得違反公司/管理處有關(guān)的保密規(guī)定;
不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司/管理處的保密資料;
不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。
1.3.4 員工有責(zé)任對(duì)工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制,以避免保密文件的泄露甚至流失。
1.3.5 員工不論是以何種原因離開公司/管理處的,以后必須對(duì)公司/管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。
1.3.6 員工不得在公眾場(chǎng)合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司/管理處保密信息或資料的內(nèi)容。
1.4員工泄密的后果與處理
1.4.1 若因員工泄密而造成公司/管理處損失的,該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任,公司/管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。
1.4.2 對(duì)于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為,公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。
1.4.3 在職員工如違反本保密規(guī)定,公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同,且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償;
造成公司損失的,公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。
1.4.4 對(duì)于泄露公司/管理處資料,無論員工是否有意,公司/管理處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
第2篇 物業(yè)公司行政工作制度廉潔守則
物業(yè)公司行政工作制度:廉潔守則
2廉潔守則
2.1公司任何員工個(gè)人不得以任何形式收受有關(guān)業(yè)務(wù)單位(施工單位、供應(yīng)商等)的紅包及禮物,若因節(jié)慶之故,難以推卻的,應(yīng)繳交公司資源部登記,由公司統(tǒng)一處理。
2.2公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。若因工作需要應(yīng)事前向部門經(jīng)理報(bào)告,經(jīng)批準(zhǔn)后始可赴約。
2.3公司任何員工嚴(yán)禁損害公司利益向業(yè)務(wù)單位收取好處或回扣。
2.4公司設(shè)立總經(jīng)理信箱,接受員工及業(yè)務(wù)單位的,對(duì)在廉潔紀(jì)律執(zhí)行時(shí)發(fā)現(xiàn)的問題,若金額或物品價(jià)值較大的,將移交司法機(jī)關(guān)處理。
2.5員工因謀求私利,參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃,影響公司形象者,將予警告和通報(bào)批評(píng)處理,屢犯者,將予辭退。
第3篇 物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對(duì)象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對(duì)內(nèi)和對(duì)外文件,包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標(biāo)志
公司標(biāo)志在文件上端的最左邊,具體如下:
6.3文件編號(hào)的規(guī)則:
1)文件編號(hào)由:物管公司/項(xiàng)目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號(hào)組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號(hào)
文件種類
發(fā)文部門
項(xiàng)目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單w
項(xiàng)目物管處時(shí)代rma備忘錄m
嶺南rms會(huì)議紀(jì)要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財(cái)務(wù)部cw物管公司0
工程部gc項(xiàng)目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號(hào) `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式___年_月_日,例如:二零零五年一月三十一日(以下簡(jiǎn)稱為中文
文字日期)、或2005年1月31日(簡(jiǎn)稱為中文式數(shù)字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件,其最后落款的文件日期,統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內(nèi)容提及到的日期,則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件),其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期,則可選擇上述格式中的一種。
第4篇 公司各項(xiàng)行政工作制度
公司屬于行政部門管理的工作有很多,有些公司對(duì)于各項(xiàng)管理的制度制定的較為詳細(xì),有些則簡(jiǎn)單明了,以下整理的某公司各項(xiàng)行政管理制度的范本,可供參考。
一、總則
1、為了加強(qiáng)公司管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦公效率,特制定本制度。
2、本制度包括公司印鑒管理,辦公設(shè)施管理,辦公車輛管理,文檔管理,辦公用品管理,勞保用品管理,員工著裝管理,辦公電腦管理,辦公電話管理,衛(wèi)生管理,宿舍管理等。
二、印鑒管理
1、公司印鑒由行政辦主任負(fù)責(zé)保管,公司財(cái)務(wù)印鑒由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。
2、公司印鑒的使用一律由副總以上領(lǐng)導(dǎo)許可后方可使用,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。
3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信,說明及對(duì)外開出的任何公文,應(yīng)該統(tǒng)一編號(hào)登記,以備查詢存檔。
三、辦公設(shè)施管理
1、復(fù)印機(jī)的使用,應(yīng)由各部門的辦公文員來操作使用,操作前行政部組織培訓(xùn),操作后按登記表自覺登記,沒有文員的部門由行政文員操作,要求雙面復(fù)印減少單面復(fù)印,對(duì)印錯(cuò)紙張,要查明原因。
2、各部門所需發(fā)送的傳真,登記后由行政文員操作發(fā)送。采購部的傳真機(jī)由采購文員管理,并做好登記。登記表每月底交行政部備查。
四、文檔管理
1、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。人事檔案由人事部負(fù)責(zé)管理,公文檔案由行政文員負(fù)責(zé)管理。
2、所有的檔案應(yīng)分類編號(hào)管理。檔案存放要注意防火、防蟲、防盜。
3、借閱檔案時(shí),要有主管批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)。
五、辦公用品管理
1、每月月底前,各部門將本部所需要的辦公用品計(jì)劃交行政部。
2、行政文員根據(jù)各部門計(jì)劃匯總,經(jīng)審批后購買,按計(jì)劃登記發(fā)放,領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取。
3、對(duì)辦公用品的采購行政文員要做到品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、價(jià)格合理、開支適當(dāng),對(duì)超常規(guī)計(jì)劃要嚴(yán)格控制。
4、辦公用品要建立入庫登記、出庫登記、個(gè)人使用登記表,每月底盤點(diǎn)對(duì)帳。
六、電腦管理
1、各部門的辦公電腦要由專人操作管理,工作時(shí)間禁止無關(guān)人員上電腦操縱,不準(zhǔn)讀取無關(guān)資料。
2、電腦發(fā)生故障要及時(shí)與電腦部聯(lián)系,不得私自處理。
七、電話管理
1、各部門的辦公電話,是進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系的主要工具,員工要養(yǎng)成長(zhǎng)話短說的習(xí)慣,避免長(zhǎng)時(shí)間占線,影響他人使用。
2、一次通話時(shí)間不超5分鐘,超時(shí)的通話要使用傳真機(jī)聯(lián)系。
3、各部門電話為部門專用,反對(duì)其他人使用。
4、長(zhǎng)途電話要嚴(yán)格管理,對(duì)超長(zhǎng)通話和非業(yè)務(wù)通話要嚴(yán)格控制,長(zhǎng)話要求即打即鎖,長(zhǎng)話鎖碼不得泄露。
5、將各部電話的電話費(fèi)按月登記,對(duì)話費(fèi)過高的電話,要查明原因。
第5篇 分公司行政工作制度
一個(gè)大型的公司在設(shè)立分公司后,分公司如何能更好的運(yùn)行,行政管理是重要的一部分。同時(shí)分公司為完善行政管理機(jī)制,都會(huì)制定相應(yīng)的行政管理制度,以下整理了詳細(xì)的分公司行政管理制度的范本,可供參考。
總則
第一條為完善分公司的行政管理機(jī)制,提高工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循,制定本制度。
第二條文件收發(fā)
第三條公司文件由指定的擬稿人擬稿,屬董事局的文件由董事局秘書核稿,屬公司的文件由辦公室主任核稿。
文件形成后,屬董事局的由董事局主席簽發(fā),屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā),屬黨內(nèi)的由黨委書記簽發(fā)。屬于秘密的
文件,核稿人應(yīng)該注秘密字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。
第四條文件由文印室負(fù)責(zé)校對(duì),并送擬稿人或核稿人審查合格后,方能復(fù)印、蓋章。
第五條文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送
結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。
第六條經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送保密(檔案)室存檔。
第七條外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收。簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲
誤;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
第八條文印室管理
第九條文印室人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定,禁止非文印室人員進(jìn)入文印室,不泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。
第十條打印文件,應(yīng)按文件收發(fā)規(guī)定由主管領(lǐng)導(dǎo)簽署,電報(bào)、傳真、復(fù)印由部門主任(部長(zhǎng))簽署。
第十一條打印文件,發(fā)電報(bào)、傳真、電傳,復(fù)印文件資料,均需分類逐項(xiàng)登記,以備查驗(yàn)。文印室人員必須按
時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、電報(bào)、電傳、傳真、復(fù)印任務(wù),不得積壓遲誤。工作任務(wù)緊張時(shí),應(yīng)加班完成。
工作中如遇不清楚的地方,應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。
第十二條電報(bào)、電傳、傳真、文件、復(fù)印件應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓遲誤而致工作失誤、損失的,追究
當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條復(fù)印機(jī)由專人管理,非專管人員不準(zhǔn)亂開機(jī)進(jìn)行復(fù)印。
第十四條文印室應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)核算費(fèi)用上報(bào)辦公室,同時(shí)抄報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部。
第十五條文印室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備,節(jié)約用紙,降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng),發(fā)
現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修,以免影響工作。
第十六條嚴(yán)禁私事使用傳真電話。違犯者除補(bǔ)交電話費(fèi)外,并視情節(jié)輕重給予罰款處理;屢教不改者予以除名。
第十七條電腦室管理
第十八條電腦室人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定;禁止非電腦室人員進(jìn)入電腦室。輸入電腦的信息屬公司機(jī)密,未
經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露。違者視情節(jié)輕重給予處理。
第十九條電腦室人員必須按照要求和規(guī)定采集、輸入、輸出信息,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門決策提供信息資料。
第二十條信息載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電腦室。
第二十一條電腦室人員應(yīng)愛護(hù)各種設(shè)備,降低消耗、費(fèi)用。對(duì)各種設(shè)備應(yīng)按規(guī)范要求操作、保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)故障,
應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)維修,以免影響工作。
第二十二條電腦室應(yīng)每月統(tǒng)計(jì)核算費(fèi)用上報(bào)辦公室,同時(shí)抄報(bào)計(jì)劃財(cái)務(wù)部。
第二十三條嚴(yán)禁將電腦用于私人學(xué)習(xí)或玩游戲。違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理或行政處分;屢教不改者予以
除名。
第二十四條電腦室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員操作、使用。禁止非專業(yè)人員操作、使用,否則,造成設(shè)備損壞的應(yīng)照價(jià)
賠償。
第二十五條辦公用品領(lǐng)用
第二十六條公司各部門所需的辦公用品,由辦公室統(tǒng)一購置,各部門按實(shí)際需要領(lǐng)用。
第二十七條各部門專用的表格,由各部門制定格式,由辦公室統(tǒng)一訂制。
第二十八條辦公用品只能用于辦公,不得移作他用或私用。
第二十九條所有員工對(duì)辦公用品必須愛護(hù),勤儉節(jié)約,杜絕浪費(fèi),禁止貪污,努力降低消耗、費(fèi)用。
第三十條購置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用,由辦公室主任審批;購置大宗高級(jí)辦公用品,必須按財(cái)務(wù)管
理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后始得購置。
第三十一條電話使用
第三十二條電話為辦公配備、使用。私事打市內(nèi)電話不得防礙聯(lián)系公務(wù)。
第三十三條禁止員工為私事掛發(fā)長(zhǎng)途電話。違者除補(bǔ)交長(zhǎng)途電話費(fèi)外,給予罰款處理。確有急事者,應(yīng)請(qǐng)示部
門領(lǐng)導(dǎo)同意,并按郵電部門規(guī)定交長(zhǎng)途電話費(fèi)。
第三十四條聯(lián)系業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)盡量減少掛發(fā)長(zhǎng)途電話,降低費(fèi)用。
第三十五條車輛使用管理
第三十六條公司車輛必須為公司業(yè)務(wù)服務(wù),各部門公務(wù)用車,由部門領(lǐng)導(dǎo)先向辦公室(車隊(duì))報(bào)告,說明用車事
由、地點(diǎn)、時(shí)間,辦公室(車隊(duì))根據(jù)需要統(tǒng)籌安排派車。
第三十七條職員因公務(wù)需要經(jīng)車隊(duì)安排可以派車。
第三十八條下班后或節(jié)假日需用車的,必須事先報(bào)送用車計(jì)劃給辦公室(車隊(duì))否則按私事用車處理。
第三十九條公司領(lǐng)導(dǎo)出差外地時(shí),其車輛歸車隊(duì)統(tǒng)一保管(使用)。
第四十條外單位借車,需經(jīng)辦公室主任同意,總經(jīng)理批準(zhǔn)后由車隊(duì)長(zhǎng)安排。
第四十一條車輛駕駛實(shí)行專人專車,專車專管。
第四十二條車輛在下班后或節(jié)假日應(yīng)按指定地點(diǎn)停放,并采取必要的防盜措施。
第四十三條車輛如需送廠修理,須事前報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第四十四條司機(jī)必須憑主管部門的派車通知出車,否則按私事用車處理。
第四十五條使用車輛應(yīng)辦的各項(xiàng)手續(xù)由司機(jī)本人負(fù)責(zé)辦理。否則,由此所引起的罰款、處理、損失等由本人負(fù)
責(zé)。
第四十六條集體宿舍管理
第四十七條住集體宿舍的員工應(yīng)服從管理、團(tuán)結(jié)友愛、互相幫助、講究衛(wèi)生、文明禮貌、注意安全。
第四十八條住宿員工應(yīng)愛護(hù)宿舍內(nèi)各項(xiàng)公物及設(shè)施。損壞、遺失,公物者必須照價(jià)賠償。
第四十九條住宿員工應(yīng)自負(fù)房租、水電費(fèi)、衛(wèi)生費(fèi)等,如過期不交費(fèi)而被罰款、斷水、斷電等,責(zé)任自負(fù)。
第五十條集體宿舍內(nèi)不得私自留宿他人,違者視情節(jié)輕重處理。特殊情況需留宿的,須先報(bào)告辦公室或宿舍負(fù)
責(zé)人同意。
第五十一條不準(zhǔn)在宿舍內(nèi)高聲喧嘩;宿舍內(nèi)各項(xiàng)文娛活動(dòng)應(yīng)在晚上11點(diǎn)以前結(jié)束,以免影響他人休息。不準(zhǔn)
在宿舍內(nèi)干違法亂紀(jì)的事。
第五十二條員工搬離集體宿舍時(shí),須將所領(lǐng)用的公物交還公司。
第五十三條凡調(diào)出公司的員工,必須在辦理調(diào)動(dòng)前退還住房,否則公司有權(quán)不辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第6篇 物業(yè)公司表格格式的管理規(guī)定行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:表格格式的管理規(guī)定
5表格格式的管理規(guī)定
5.1適用范圍
5.1.1公司(廣州zz物業(yè)管理有限公司)及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。
5.1.2不包括只在部門內(nèi)部使用的表格。
5.2表格格式
5.2.1表頭
5.2.1.1內(nèi)容:公司標(biāo)志,加廣州zz物業(yè)管理有限公司,下款是表格名稱。
5.2.1.2位置:公司標(biāo)志在表頭的最左邊,其右邊為廣州zz物業(yè)管理有限公司和表格名稱(兩行上下排列、緊靠標(biāo)志的右邊)。
例:
5.2.1.3字體:廣州zz物業(yè)管理有限公司用隸書,字號(hào)為三號(hào);表格名稱用華文楷體,字號(hào)為小三號(hào)。
5.2.2表尾
5.2.2.1內(nèi)容:表格編號(hào)和頁號(hào)數(shù)
5.2.2.2表格編號(hào)的規(guī)則:
1)表格編號(hào)由:制表部門/表格編號(hào)(以用途分類)/版次/生效日期組成
例如:資源/人事08/版1/
2)編號(hào)的字體:宋體,9號(hào)。
3)表格編號(hào)的位置:在表尾的左邊。
5.2.2.3頁號(hào)數(shù)的規(guī)則(適用于總頁數(shù)在1頁以上的表格;對(duì)于只有1頁的表格,不需加頁號(hào)數(shù)):
1)頁號(hào)數(shù)內(nèi)容:第頁,共頁。
2)頁號(hào)數(shù)的字體:宋體,9號(hào)。
3)頁號(hào)數(shù)的位置:在表尾的中間。
5.2.3表格的正文
5.2.3.1字體版:華文楷體。
5.2.3.2字體大小:根據(jù)具體表格的排版而自行確定。
5.3表格管理
5.3.1表格的編制
各部門負(fù)責(zé)編制相應(yīng)的表格,應(yīng)指定專人負(fù)責(zé),并將編制好的表格報(bào)資源部,如有更新,應(yīng)及時(shí)告知資源部。
5.3.2表格的管理
資源部負(fù)責(zé)表格編號(hào)分類、登記及檢查、督促等管理工作。
5.3.3所有表格均由資源部統(tǒng)一公布適用。凡未經(jīng)資源部公布的表格,均不發(fā)生效力。
第7篇 小公司行政工作制度
在我國很多類型的小型公司中,同樣要做好行政事務(wù)管理,做好員工的檔案管理,行政人事管理等各方面的管理。這一系列的管理都需要有正規(guī)的管理制度,以下整理了小公司行政管理制度的范本,可供參考。
(一)總則
第一條
為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報(bào)刊及郵發(fā)管理等。
(二)檔案管理
第三條歸檔范圍:公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。
第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全。
第五條檔案的借閱與索取:
1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔;
2.公司其他人員需借閱檔案時(shí),要經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù);
3.借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級(jí)檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。
第六條檔案的銷毀:
1.任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料;
2.若按規(guī)定需要銷毀時(shí),凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。
(三)印鑒管理
第七條公司印鑒由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。
第八條公司印鑒的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章,如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。
第九條公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對(duì)外開出的任何公文,應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記,以備查詢,存檔。
第十條公司一般不允許開具空白介紹信,證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí),必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途,未使用的必須交回。
第十一條蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。
(四)公文打印管理
第十二條公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。
第十三條各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字,交電腦部打印,按價(jià)計(jì)費(fèi)。
第十四條公司各部、室所有打印公文、文件,必須一式三份,交總經(jīng)理辦公室留底存檔。
(五)辦公及勞保用品的管理
第十五條辦公用品的購發(fā):
1.每月月底前,各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理辦公室;
2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算;經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回,根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回;
3.除正常配給的辦公用品外,若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用;
4.公司新聘工作人員的辦公用品,辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單,負(fù)責(zé)為其配齊,以保證新聘人員的正常工作;
5.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對(duì)路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好;
6.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本,辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字;
7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,不允許非工作人員進(jìn)入庫房。
第十六條勞保用品的購發(fā):勞保用品的配給,由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。(六)庫房管理
第十七條庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號(hào)分別建立帳卡。
第十八條采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單,收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目,檢查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí),庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。
第十九條物資入庫后,應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。
第二十條嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫單,經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫。
第二十一條庫房物資一般不可外借,特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)。
第二十二條嚴(yán)格管理帳單資料,所有帳冊(cè)、帳單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確,不得隨意涂改。
第二十三條庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙,禁止無關(guān)工作人員入內(nèi),庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施,做到防火、防盜、防潮。
(七)報(bào)刊及郵發(fā)管理
第二十四條報(bào)刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算,負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。
第二十五條報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回并進(jìn)行處理、分類、登記,并分別送到有關(guān)部門。有關(guān)部門處理后,一周內(nèi)交回辦公室由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管、存檔備查。
第二十六條任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用,若需處理,需經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)。
(八)附則
第二十七條公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。
(一)私人信件,一律實(shí)行自費(fèi),貼足郵票,交辦公室或自己送往郵局。
(二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口,由收發(fā)員登記,統(tǒng)一封口,負(fù)責(zé)寄發(fā);
(三)控制各類掛號(hào)信凡因公需掛號(hào)者,須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn),總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。
第二十八條本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的,各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)。
第二十九條本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。
第三十條本規(guī)定從發(fā)布之日起生效。
第8篇 物業(yè)公司行政工作制度保密規(guī)定
物業(yè)公司行政工作制度:保密規(guī)定
1保密規(guī)定
為了加強(qiáng)對(duì)公司/管理處信息資料的綜合保護(hù),完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理,現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動(dòng)法規(guī),結(jié)合公司/管理處運(yùn)作之實(shí)際,特制定本規(guī)定。
1.1保密的范圍
1.1.1本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運(yùn)作的所有信息資料,包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認(rèn)定為秘密的其他資料。
1.1.2商業(yè)秘密是指不為公眾所知悉、能為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)利益,具有實(shí)用性的技術(shù)信息和經(jīng)營信息;或者是因被泄露而引致公司/管理處權(quán)益受損的內(nèi)容。技術(shù)信息和經(jīng)營信息包括但不限于客戶/業(yè)主資料、合同資料、推廣計(jì)劃、管理策略、預(yù)算、薪酬制度、人事資料、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)資料、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案及計(jì)劃、程序軟件、技術(shù)參數(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息以及與公司/管理處業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。
1.2保密文件的控制
1.2.1保密文件的界定
1.2.1.1由物管公司經(jīng)理/管理處主任根據(jù)文件的內(nèi)容與時(shí)效性,界定本公司/管理處文件是否屬保密文件。
1.2.2保密文件的保管
1.2.2.1所有保密文件必須由專人負(fù)責(zé)保管。
1.2.2.2保密文件派發(fā)時(shí),須在文件上注明密件,不得復(fù)印字樣。任何人如復(fù)印或抄錄保密文件,公司有權(quán)根據(jù)本規(guī)定追究其泄密責(zé)任。
1.2.2.3對(duì)于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃,草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收,以避免草案或計(jì)劃外泄,造成公司方面不必要的負(fù)面影響。
1.2.3保密文件的傳遞
1.2.3.1保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人,并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名,交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。
1.2.3.2對(duì)于需分別簽署審批的保密文件資料,經(jīng)辦人可按簽署的先后順序在同一份文件中傳簽,無須復(fù)印多份,以減低密件外泄的風(fēng)險(xiǎn)。
1.2.4保密文件的使用
1.2.4.1保密文件原則上不得借閱,如因特殊情況需內(nèi)部借閱,須獲管理處主任/物管公司總經(jīng)理批準(zhǔn)并于指定地點(diǎn)方可查閱,不得超出指定參閱范圍及指定地點(diǎn),更不允許擅自進(jìn)行復(fù)印;管理處/部門間的借閱,須經(jīng)被借部門主管/管理處主任批準(zhǔn),并指定主管或以上職級(jí)的人員方可參閱,被借部門/管理處如有正當(dāng)?shù)睦碛?有權(quán)謝絕相關(guān)密件的借閱。
1.2.5保密文件的銷毀
1.2.5.1如因特殊原因須復(fù)印密件,經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù),如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù),須立即作銷毀處理,不得用作二次紙循環(huán)再用。
1.2.6網(wǎng)絡(luò)保密文件的控制
1.2.6.1對(duì)于在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)谋Ｃ芪募?員工必須加具密碼儲(chǔ)存,并將有關(guān)的密碼告知主管。
1.2.6.2通過網(wǎng)絡(luò)傳送的保密文件,在接收后須立即進(jìn)行保密存放,并確保存放安全后,馬上進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)密件的刪除處理。
1.2.6.3為加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密文件的安全,加具的密碼應(yīng)避免告知其他無關(guān)人員。
1.2.6.4網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)打印輸出的保密文件,應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。
1.3員工保密的義務(wù)
1.3.1員工負(fù)有對(duì)公司/管理處上述信息及資料保密的義務(wù),不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。
1.3.2員工在使用保密范圍內(nèi)的信息時(shí),應(yīng)當(dāng)取得公司/管理處的許可,并應(yīng)妥善保存有關(guān)資料,以保證不被外泄。
1.3.3員工應(yīng)當(dāng)遵守公司/管理處的保密制度,不得違反公司/管理處有關(guān)的保密規(guī)定;不得以盜竊、利誘、協(xié)迫或其他不正當(dāng)手段獲取公司/管理處的保密資料;不得披露、使用或幫助他人獲取公司/管理處的保密資料。
1.3.4員工有責(zé)任對(duì)工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件做出特別處理與控制,以避免保密文件的泄露甚至流失。
1.3.5員工不論是以何種原因離開公司/管理處的,以后必須對(duì)公司/管理處的保密資料承擔(dān)保密義務(wù)。
1.3.6員工不得在公眾場(chǎng)合談?wù)撚嘘P(guān)屬公司/管理處保密信息或資料的內(nèi)容。
1.4員工泄密的后果與處理
1.4.1若因員工泄密而造成公司/管理處損失的,該員工須承擔(dān)連帶責(zé)任,公司/管理處同時(shí)有權(quán)追繳其違法所得。
1.4.2對(duì)于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為,公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。
1.4.3在職員工如違反本保密規(guī)定,公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動(dòng)法有關(guān)規(guī)定即時(shí)解除與員工的勞動(dòng)合同,且不給予任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償;造成公司損失的,公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。
1.4.4對(duì)于泄露公司/管理處資料,無論員工是否有意,公司/管理處同樣會(huì)對(duì)員工做出紀(jì)律處分或保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
第9篇 物業(yè)公司收發(fā)文及檔案管理行政工作制度
物業(yè)公司行政工作制度:收發(fā)文及檔案管理
3收發(fā)文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規(guī)定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發(fā)出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發(fā)文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺(tái)之外來文件,以及內(nèi)部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負(fù)責(zé)收文登記;另物管公司秘書必須在項(xiàng)目管理中心內(nèi)部網(wǎng)頁進(jìn)行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負(fù)責(zé)收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時(shí)報(bào)公司總經(jīng)理/管理處主任或授權(quán)人簽署意見,再轉(zhuǎn)交收件人/跟進(jìn)人處理。無總經(jīng)理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執(zhí)行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫《收文登記表》。
3.3發(fā)件
3.3.1起草:由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號(hào):對(duì)外公文由物管公司秘書上公司網(wǎng)登記索取編號(hào)。管理處內(nèi)部發(fā)文由管理處行政人員負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)及填寫《發(fā)文登記表》。
3.3.3打印:由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé)。
3.3.4校對(duì)、簽署
由發(fā)文部門/管理處負(fù)責(zé),部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發(fā)件人、管理處主任及物管公司總經(jīng)理的簽名;以管理處名義發(fā)出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請(qǐng)蓋章
由物管公司秘書負(fù)責(zé)申請(qǐng)蓋物管公司公章,按項(xiàng)目中心有關(guān)圖章的管理規(guī)定執(zhí)行,文件的審批件由項(xiàng)目中心行政及信息管理部負(fù)責(zé)歸檔。
3.3.6發(fā)出:由發(fā)件部門/管理處負(fù)責(zé),并作出發(fā)文、簽收登記。
3.3.7內(nèi)部傳閱
收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱,不應(yīng)拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價(jià)值的文件物管公司秘書應(yīng)及時(shí)移交給項(xiàng)目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負(fù)責(zé)保管和處理,做好文件類別、保存份數(shù)、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負(fù)責(zé)每月填寫管理處的《發(fā)文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發(fā)的文件按不同的類別進(jìn)行分類,具體類別根據(jù)各自的具體情況制定,做到科學(xué)、系統(tǒng)、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規(guī)則,每年一次或有改變時(shí)報(bào)物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負(fù)責(zé),根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對(duì)于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續(xù),包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號(hào)、存放期限、注銷日期、注銷負(fù)責(zé)人、注銷批準(zhǔn)人(管理處主任/物管公司經(jīng)理)等;
3.4.4.2對(duì)于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件,按類別進(jìn)行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對(duì)于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價(jià)值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項(xiàng)目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項(xiàng)目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進(jìn)度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請(qǐng),交到項(xiàng)目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點(diǎn)無誤后,予以簽名確認(rèn)。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據(jù)公司檔案編號(hào)的規(guī)則,將文件進(jìn)行編號(hào),分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復(fù)印檔案
公司規(guī)定可按暨定的權(quán)限進(jìn)行復(fù)印檔案,但必須填寫《檔案復(fù)印記錄表》。如所復(fù)印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統(tǒng)一向項(xiàng)目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》,交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個(gè)月。如因工作需要未能及時(shí)歸還的,須將其原因和檔案的存放地點(diǎn)知會(huì)項(xiàng)目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應(yīng)有高度責(zé)任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時(shí),須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認(rèn)。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請(qǐng)表》復(fù)印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續(xù)。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統(tǒng)一交項(xiàng)目中心檔案室存檔。
4月報(bào)制度
4.1月報(bào)制度:每月25日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報(bào)制度:每月28日前,各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。
