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公司檔案管理制度是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，它旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的安全、完整和有效利用。通過(guò)這一制度，我們可以追溯企業(yè)歷史，維護(hù)業(yè)務(wù)連續(xù)性，提高決策質(zhì)量，并滿足法律法規(guī)要求。
包括哪些方面
1. 檔案分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，便于快速檢索。
2. 檔案收集：規(guī)定文件的收集范圍、時(shí)間及方式，確保重要文件不遺漏。
3. 檔案整理：設(shè)定文件的整理流程，如歸檔、編目、裝訂等。
4. 檔案保管：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)條件、期限和安全措施，防止損毀或丟失。
5. 檔案利用：設(shè)定檔案的借閱、復(fù)制和查詢規(guī)則，保障信息的合理使用。
6. 檔案銷毀：明確不再需要的檔案的銷毀程序，防止敏感信息泄露。
7. 檔案信息化：推動(dòng)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)，提升檔案管理效率。
重要性
公司檔案管理制度的重要性不言而喻，它：
1. 提供決策依據(jù)：檔案記錄了企業(yè)的歷史和經(jīng)驗(yàn)，為管理層決策提供參考。
2. 保護(hù)企業(yè)利益：檔案是法律糾紛中的證據(jù)，維護(hù)企業(yè)權(quán)益。
3. 促進(jìn)合規(guī)運(yùn)營(yíng)：符合《檔案法》等相關(guān)法規(guī)要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
4. 提升工作效率：有序的檔案管理能快速定位所需信息，減少查找時(shí)間。
5. 傳承企業(yè)文化：檔案承載了企業(yè)的知識(shí)和精神，有利于文化的傳承和發(fā)展。
方案
1. 建立健全檔案管理組織：設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案工作。
2. 制定詳細(xì)的操作規(guī)程：根據(jù)企業(yè)實(shí)際，制定符合需求的檔案管理制度和操作手冊(cè)。
3. 引入信息技術(shù)：投資建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和遠(yuǎn)程訪問(wèn)。
4. 培訓(xùn)與宣傳：定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，提高全員檔案意識(shí)。
5. 定期審計(jì)與評(píng)估：設(shè)置年度審計(jì)計(jì)劃，檢查制度執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善。
6. 嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定：對(duì)涉及企業(yè)秘密的檔案，實(shí)施嚴(yán)格的保密措施，防止信息泄露。
在實(shí)施過(guò)程中，我們需注重制度的靈活性和適應(yīng)性，不斷根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和環(huán)境變化進(jìn)行調(diào)整。強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，從而為公司的持續(xù)發(fā)展提供有力的支持。
公司檔案管理制度審計(jì)范文
第1篇 正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定,為加強(qiáng)公司文書立卷工作,特制定本制度。
第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷,本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料,都要按照本制度的規(guī)定,分別立卷歸檔。
第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部,綜合管理部下設(shè)檔案室,各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料,并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的文件材料,由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
(一)公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí),必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二)本公司召開會(huì)議,由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù),檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條各部門兼職文書的職責(zé):
(一)了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的歸檔范圍,收集管理本部門的文件材料。
(二)認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度,對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢,并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三)承辦人員借用文件材料時(shí),應(yīng)做好服務(wù)工作,并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、歸檔范圍
第八條重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
第十一條本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、平時(shí)歸檔
第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料,由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù),編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上條款號(hào)。
第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收休齊全,加以整理,送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料,按照“案卷類目”條款,放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”,并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范,保證案卷質(zhì)量,立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合,檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價(jià)值,便于保管和利用。
第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條不同度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的,放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年,其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列,依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明,都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明,也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第三十三條案卷的裝訂:裝訂前,卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物,對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷,案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表),以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒,置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五
第2篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負(fù)責(zé),本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé),人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財(cái)務(wù)檔案的日常管理由財(cái)務(wù)審計(jì)部負(fù)責(zé)。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外,還應(yīng)包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、年度會(huì)計(jì)報(bào)表、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有歸檔價(jià)值的文件材料。
3、對(duì)本公司規(guī)定的立卷歸檔材料,必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理,任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級(jí)檔案必須保證安全
二、歸檔時(shí)間和份數(shù)
對(duì)公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔,并注明份數(shù)做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級(jí)檔案,副總經(jīng)理以上員工查閱密級(jí)檔案,可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級(jí)檔案,需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn),并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時(shí)必須愛護(hù)檔案,保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失,如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第3篇 某設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
設(shè)備公司檔案管理規(guī)定
第一章總則
第一條為保證公司檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),更好地為日后查考、利用服務(wù),依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制訂本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司所有檔案的管理,對(duì)于財(cái)務(wù)、人事檔案、質(zhì)量文件管理,國(guó)家和地方政府及公司質(zhì)量管理體系有專門規(guī)定的,按專門規(guī)定辦理。
第二章確定歸檔范圍
第三條立卷歸檔的范圍
(一)公司印發(fā)的各種文件、函件、簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告、資料(包括底稿及辦文依據(jù)的有關(guān)附件)。
(二)公司召開的各種會(huì)議的文件資料,包括領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、翻印文件、參閱文件、代表名單等。
(三)公司擬訂的各種計(jì)劃、規(guī)劃。
(四)公司簽訂的合資、合作、中外合資和參股等合同和協(xié)議,包括可行性研究、項(xiàng)目建設(shè)書、初步設(shè)計(jì)、開工和竣工驗(yàn)收等報(bào)告及批復(fù)。是我方擬稿的,應(yīng)連同底稿,由各部門負(fù)責(zé)內(nèi)勤的員工收集整理齊全,定期移交辦公室歸檔。
(五)公司參加上級(jí)或有關(guān)單位召開的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料。
(六)中央和國(guó)務(wù)院、政府機(jī)關(guān)的有關(guān)政策性文件。
(七)公司員工錄用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、調(diào)資、退職、退休、離休、病殘、撫恤、死亡等有關(guān)材料。
(八)公司黨委、工會(huì)、團(tuán)委在工作活動(dòng)中形成的文件資料,包括年度計(jì)劃、總結(jié)、工作的請(qǐng)示報(bào)告和批復(fù),以及黨員、團(tuán)員、干部、工人名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等材料。
(九)干部任免、人事調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲、福利和工資、行政、黨、團(tuán)組織關(guān)系介紹信及存根等材料。
(十)公司的財(cái)產(chǎn)、設(shè)備檔案等交接憑證和清冊(cè)。
(十一)公司下屬單位報(bào)送的工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件資料。
(十二)政府機(jī)關(guān)對(duì)公司請(qǐng)示、報(bào)告的批復(fù)文件。
第四條不歸檔的文件材料范圍
(一)公司印發(fā)的無(wú)查考利用價(jià)值的臨時(shí)性、事務(wù)性文件。
(二)重份文件。
(三)專項(xiàng)會(huì)議討論,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)的未生效文件、電報(bào)簽證,一般性文件的歷次修改稿(重要法規(guī)文件、定稿除外),鉛印文件的各次核對(duì)稿(主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外)。
(四)無(wú)特殊保存價(jià)值的一般性表態(tài),提出一般性建議或意見的信函。
(五)公司負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。
(六)非下屬單位抄送、不需要辦理的文件材料。
(七)公司下屬單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映,不應(yīng)抄報(bào)或不必備案的文件材料。
(八)公司下屬單位抄報(bào)備案的一般性文件材料。
第三章管理辦法
第五條立卷歸檔的方法
(一)為方便日常查閱,有利保密,凡當(dāng)年度的文件資料在經(jīng)辦完畢后,應(yīng)及時(shí)交辦公室檔案人員保管。
(二)根據(jù)檔案的機(jī)密程度,將檔案分為絕密、秘密、保密、普通、其他五個(gè)級(jí)別,分類保存。
(三)參加上級(jí)組織召開的會(huì)議帶回來(lái)的文件資料,由出席會(huì)議的員工交辦公室檔案人員歸檔。
(四)為方便工作,有的需要立卷歸檔的文件資料,可由本部門經(jīng)辦人暫時(shí)保管,但當(dāng)年文件必須于第二年度一月移交辦公室歸檔。
第六條檔案借閱辦法
(一)公司工作人員需要查閱與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件,可向檔案員直接借閱,因工作需要外借時(shí),要辦理登記手續(xù),限期三天。
(二)檔案的原始稿件一般不予外借。
(三)外單位向本公司借閱檔案,須憑介紹信,并須公司辦公室主任批準(zhǔn)。
(四)借閱檔案人員要愛護(hù)檔案,注意安全和保密,禁止在文件上作標(biāo)記、圖點(diǎn),折角;不準(zhǔn)在檔案室吸煙。
(五)摘抄檔案文件資料,要經(jīng)檔案人員審核同意。如需加蓋辦公室印章,必須使用16開材料紙抄錄,經(jīng)檔案人員簽字,否則不予蓋章。
(六)對(duì)于電子文檔,借閱人員只能借閱電子文檔的打印稿,不能借閱電子版本。
第七條檔案鑒定小組
(一)公司成立檔案鑒定小組,由分管副總經(jīng)理、辦公室主任、文秘專職人員及專職檔案員組成,分管副總?cè)谓M長(zhǎng)。
(二)鑒定小組負(fù)責(zé)公司檔案的自查、鑒定和銷毀等工作。
(三)協(xié)調(diào)各部門兼職或?qū)Ｂ毼臅芾砣藛T的檔案事務(wù)。
第八條做好檔案的安全防護(hù)工作,進(jìn)行嚴(yán)格的防火、防盜、防潮、防鼠工作,保持檔案管理場(chǎng)所整潔。
第九條檔案的保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者,以下列規(guī)定辦理:
(一)永久保存:公司章程、股東名冊(cè)、組織章程及辦事規(guī)則、董事會(huì)及股東會(huì)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要的技術(shù)資料、其他經(jīng)核定須永久保存的檔案。
(二)10年保存:預(yù)決算書類、會(huì)計(jì)憑證、事業(yè)計(jì)劃資料、重要合同文本、其他經(jīng)核定須保存10年的檔案。
(三)5年保存:期滿或解除之和約、其他經(jīng)核定須保存5年的檔案。
(四)1年保存:結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
第十條對(duì)于保存期限已滿的檔案,給予銷毀。銷毀前應(yīng)將銷毀檔案造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn),銷毀工作在相應(yīng)權(quán)責(zé)主管或檔案評(píng)審小組的監(jiān)督下由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行。
第十一條關(guān)于公司合同檔案管理
(一)經(jīng)濟(jì)合同檔案在公司檔案中單獨(dú)設(shè)置,集中管理。凡公司簽訂的合同、協(xié)議,統(tǒng)一由辦公室編號(hào)立卷。
(二)職能部門起草的經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議的稿件(包括合同、協(xié)議要求的附件),在合同、協(xié)議生效后歸檔。
(三)合同協(xié)議文本在公司發(fā)放的范圍和數(shù)量:檔案室二份,營(yíng)銷副總一份,財(cái)務(wù)部一份。分送文本由辦公室固定編號(hào),便于查考,各部門要設(shè)專人負(fù)責(zé)管理。
(四)凡公司簽訂的合同、協(xié)議文本,蓋有合同、協(xié)議雙方法人代表和單位印章的,不再以正本、副本區(qū)分,因工作需要印發(fā)副本的,應(yīng)不蓋法人代表和單位印章。
第四章附則
第十二條本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)制訂并解釋,報(bào)總經(jīng)理審核批準(zhǔn),自公布之日起施行,修改亦同。
第十三條本辦法施行后,既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定自行終止。
第4篇 房地產(chǎn)公司檔案管理制度范本-2
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度范本2
一、嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密、安全制度,確保檔案和案卷機(jī)密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人,檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
五、各工程項(xiàng)目立項(xiàng)、國(guó)土、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負(fù)責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財(cái)務(wù)部歸檔,副本原件由辦公室歸檔,其他部門備份存檔并由信息中心實(shí)行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項(xiàng)目申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項(xiàng)目技術(shù)部、市場(chǎng)營(yíng)銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負(fù)責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系,區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù),重要資料借閱需先請(qǐng)示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定,提交檔案報(bào)告,并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強(qiáng)檔案保管工作,做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作,定期檢查檔案保管工作。
第5篇 置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
置業(yè)公司檔案管理規(guī)定
一、管理總則:
1、檔案管理是公司的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作,是公司的無(wú)形資產(chǎn)和信息資源,是有效開展工作、提高工作效率的重要工具和保障。
2、公司全部形成的檔案歸公司所有,公司對(duì)檔案具有所有權(quán)、使用權(quán)、監(jiān)督權(quán)和處置權(quán)。
3、公司實(shí)行人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案并行管理,相互補(bǔ)充。
4、實(shí)行分級(jí)管理制;內(nèi)部按一級(jí)文檔和二級(jí)文檔分層管理;檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理;
所有檔案分類管理的四分管理方式。在檔案管理過(guò)程中要求做到全面準(zhǔn)確并確保使用管理過(guò)程中的安全和保密。
二、檔案范圍:
凡屬下列對(duì)象均納入公司檔案管理范圍,并按性質(zhì)暫分為如下幾大類:
1、公司檔案:包括公司的申報(bào)文件、注冊(cè)文件、證照印章、正式文件、正式函件、會(huì)議紀(jì)要、重要
合同協(xié)議、制度文件、公司簡(jiǎn)報(bào)等。
2、財(cái)務(wù)檔案:包括帳冊(cè)、帳簿、原始憑證、報(bào)表、記帳憑證、合同協(xié)議、納稅資料、驗(yàn)資資料、審
計(jì)資料、銀行資料、工商資料等。
3、人事檔案:包括公司員工在公司就職期間和管理過(guò)程中形成的全部招聘、應(yīng)聘、入職、晉升、考
核、離職、作息、社保、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、審批、表單、合同、協(xié)議、證書、計(jì)劃、總結(jié)、崗位說(shuō)明書、目標(biāo)責(zé)任及其相關(guān)資料和表單、報(bào)表。
4、行政檔案:包括行政后勤管理過(guò)程中所形成、積累的全部原始資料、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、登記
臺(tái)帳、工作表單、合同協(xié)議,以及相關(guān)收文、簡(jiǎn)報(bào)、審批文函等。
5、政策檔案:包括各類相關(guān)法律法規(guī)、綜合政策、行業(yè)政策、行業(yè)規(guī)定、市場(chǎng)信息、資源信息等文
件資料。
6、綜合檔案:包括以上未包含的其它文檔資料。
公司檔案按保存性質(zhì)分為如下:
1、電子檔案:包括以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤、光盤、優(yōu)盤形式保存的全部文件檔案資料。
2、實(shí)物檔案:包括以非文件資料和電腦磁盤形式存在的其它實(shí)物檔案,如各類電腦軟件、照片、圖
冊(cè)、手冊(cè)、樣品、音像帶等。
3、本文檔案:以打印出來(lái)的有文字的紙張形式保存的檔案。
三、檔案分類
檔案管理內(nèi)容龐雜,涉及各環(huán)節(jié)、各崗位工作的全方位和全過(guò)程,因此,必須建立和采用一套較科學(xué)、適用、嚴(yán)謹(jǐn)、安全的管理方法,則首先應(yīng)從實(shí)際出發(fā)對(duì)全部檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類,對(duì)其全程實(shí)施規(guī)范管理。
(一)管理范圍分類:(見上述分類)
(二)管理手段分類:
1、文本檔案:即以文字資料形式保存的全部文檔。
2、電腦檔案:即以電腦磁盤形式保存的全部文檔。
3、實(shí)物檔案:即以其它實(shí)物形式保存的全部文檔。
(三)管理責(zé)任分類:
1、分級(jí)管理:即各公司按本規(guī)范建立的檔案管理體系。
2、分層管理:即各公司內(nèi)部按一級(jí)檔案和二級(jí)檔案的管理。
(1)一級(jí)檔案:即由各公司指定專人負(fù)責(zé)管理的全部原始文檔。
(2)二級(jí)檔案:即由各部門和各員工在日常工作中配發(fā)、復(fù)制、備份、下載、轉(zhuǎn)移以及從公司外部
收集、整理、積累、保存、形成的,并由其個(gè)人保管使用的、離職后須全部清退的全部文檔資料。
3、分工管理:即由公司檔案專管人員專管和部門內(nèi)部分工管理。
4、分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。
(四)管理目錄分類管理:即按檔案性質(zhì)和實(shí)際適用口徑進(jìn)行的檔案分類。公司人工檔案、電腦檔案和實(shí)物檔案,均須由各公司統(tǒng)一編制審定公司檔案分類目錄進(jìn)行分類和管理。各公司人工檔案、電腦檔案、實(shí)物檔案的分類口徑和目錄必須保持一致,以便于檢索。
四、管理程序
(一)文本檔案的管理程序:
1、一級(jí)檔案管理程序及說(shuō)明(如圖示):
2、二級(jí)檔案管理程序及說(shuō)明(如圖示):
(二)電腦檔案的管理程序及說(shuō)明:(如圖示)
五、職責(zé)分工
(一)人工檔案管理分工:
1、公司人事檔案和行政檔案、實(shí)物檔案由檔案總務(wù)負(fù)責(zé)。
2、公司財(cái)務(wù)檔案由公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、公司檔案/綜合檔案/項(xiàng)目檔案/政策檔案由公司機(jī)要室負(fù)責(zé)。
(二)電腦檔案管理分工:
1、各公司行政部門電腦中的檔案,由行政助理負(fù)責(zé)。
2、各公司之各部門電腦中的檔案,由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。
3、各公司副總經(jīng)理人員電腦中的檔案由其秘書負(fù)責(zé);無(wú)秘書的由總經(jīng)辦主任負(fù)責(zé)。
六、管理要求
(一)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任:
1、各級(jí)負(fù)責(zé)人須強(qiáng)化檔案管理觀念,帶頭認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)文檔管理規(guī)范,杜絕意識(shí)淡化、有章不循、重人輕已、作風(fēng)粗疏等現(xiàn)象。
2、各級(jí)負(fù)責(zé)人均對(duì)所屬部門、人員和所分管工作中的檔案管理負(fù)有管理、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查的職責(zé),不可推諉。
3、各級(jí)負(fù)責(zé)人的日常檔案管理必須納入公司統(tǒng)一管理,并主動(dòng)接受公司的檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。
(二)日常使用管理:
1、制作:
(1)各文案寫作人和文印制作人,必須按文件處理規(guī)范要求寫作和制作。命名要準(zhǔn)確,以便存查;時(shí)間、作者、落款要明確,以明確責(zé)任和功勞;制作排版要規(guī)范。
(2)對(duì)有特殊背景、特殊情況的存檔文件,必須在電腦文檔上,或用鉛筆在存檔文件上做必要的備注,以備存查和備忘。
2、使用:
(1)檔案專管人員統(tǒng)一執(zhí)行公司下發(fā)的公司檔案分類目錄和檔案借調(diào)登記表,按此要求進(jìn)行日常分類管理和使用管理;所有員工一律配發(fā)公司統(tǒng)一制作的檔案分類明細(xì)表供二級(jí)檔案的有序管理;業(yè)務(wù)部門和人員由公司統(tǒng)一配發(fā)并執(zhí)行外送文件資料簽冊(cè)。
(2)公司檔案管理一律使用公司制訂的規(guī)范表單,計(jì)有:公司檔案分類目錄、檔案分類明細(xì)表、外送文件資料簽收冊(cè)、檔案借調(diào)登記表。
(3)各公司一級(jí)檔案一律裝柜、裝袋(盒),鑰匙由機(jī)要室負(fù)責(zé)人管理;各部門檔案盡量裝柜、裝袋(盒),鑰匙由檔案負(fù)責(zé)人管理。
(4)為保證文檔安全守密,各員工須嚴(yán)格履行保密職責(zé),特別要嚴(yán)把制作、復(fù)制關(guān),公司副總以下人員復(fù)印資料,必須由檔案管理人員如實(shí)登記。載有重要內(nèi)容的舊打印紙,應(yīng)及時(shí)銷毀,禁止重復(fù)使用。
(5)各公司電腦(尤其是主電腦)必須安裝并適時(shí)更新殺毒軟件,拒絕使用有毒軟盤、移動(dòng)硬盤,確保文檔安全。
(6)認(rèn)真建立各自崗位和職能工作的文檔管理體系,包括:檔案分類明細(xì)表、分類建(歸)檔、分類建夾,并隨時(shí)清整文件資料和抽屜、案頭,杜絕亂丟亂放。
3、歸檔:
(1)所有人員在工作中形成的文檔要及時(shí)歸檔;蓋章后須留存一份給專管人員存檔。
(2)公司定期對(duì)各子公司一、二級(jí)文檔及部門電腦檔案進(jìn)行檢查;每年底,公司將對(duì)各公司、部門、人員的人工、電腦和實(shí)物檔案進(jìn)行大檢查(包括上交檔案、電腦檔案刻制光盤等)。
第6篇 公司檔案管理崗位職責(zé)（5）
公司檔案管理崗位職責(zé)(五)
1、制定公司的檔案管理辦法;
2、監(jiān)督落實(shí)各職能部門對(duì)檔案管理辦法的執(zhí)行;
3、負(fù)責(zé)公司檔案資料的收集工作;
4、負(fù)責(zé)檔案資料的系統(tǒng)化整理,組卷;
5、負(fù)責(zé)檔案資料的妥善保管和目錄的建立管理;
6、對(duì)公司文件,合同等檔案進(jìn)行前端控制;
7、負(fù)責(zé)工程竣工檔案資料的預(yù)驗(yàn)收工作.
第7篇 l公司檔案管理制度
公司檔案管理制度
1.目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類、整理、保管及借閱工作。
2.適用范圍
本制度適用于集團(tuán)各公司各類檔案的管理。
3.職責(zé)
3.1由總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
3.2人力資源及行政部經(jīng)理監(jiān)督管理的實(shí)施工作。
3.3人力資源及行政部行政助理負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件的分類、登記、編號(hào)、保存等管理工作。
4.檔案分類及編號(hào)
4.1檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
4.1.1行政類
4.2.2財(cái)務(wù)類
4.3.3人事類
4.4.4業(yè)務(wù)類
4.5.5工程類
4.6.6資源類
4.7.7合同類
4.2機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
4.3檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
4.4歸檔后須填寫《檔案管理登記表》
5.機(jī)要檔案
5.1機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。
5.2劃分標(biāo)準(zhǔn)
5.2.1絕密檔案包括
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議等重大合同。
5.2.2機(jī)密檔案包括
●財(cái)務(wù)資料;
●公司重要會(huì)議紀(jì)要;
●公司經(jīng)營(yíng)情況;
●人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
●技術(shù)資料。
5.2.1秘密檔案包括:
●重要項(xiàng)目資料;
●項(xiàng)目合同協(xié)議。
6.檔案的裝訂
6.1以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
6.2文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
7.保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
7.1永久保存
●公司章程
●股東名簿
●股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要
●公司證照
●各級(jí)批文
●印鑒
●公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃
●公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)
●年度財(cái)務(wù)報(bào)表
●技術(shù)資料
●不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證
●人事資料
●大型活動(dòng)圖片、音像資料
●其他核定須永久保存的文書
7.2十五年保存:會(huì)計(jì)憑證、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司財(cái)務(wù)管理制度規(guī)定執(zhí)行)
7.3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
7.4一年保存:部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書。
7.5公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
8.保管部門
8.1財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
8.2人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
8.3股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書或法務(wù)部保管。
8.4其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
9.檔案移交
9.1公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
9.2公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
9.3合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
9.4財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
9.5其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。
9.6檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》。
9.7《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
10.檔案調(diào)閱
10.1因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
10.2行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、市場(chǎng)類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。
10.3檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
10.4調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
10.5《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
10.6檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí),如借閱時(shí)間需要超過(guò)8小時(shí),應(yīng)在說(shuō)明理由,并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
10.7如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
11.檔案的銷毀
11.1超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
11.2需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》,經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
11.3部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
11.4銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》。
11.5檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
11.6《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。
12.其他
12.1檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
12.2所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
12.3所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。
12.4本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
12.5以上表格均由行政部統(tǒng)一編號(hào)。
12.6各部門必須嚴(yán)格按照
第8篇 投資公司檔案管理員崗位職責(zé)
投資開發(fā)公司檔案管理員崗位職責(zé)
(1)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案實(shí)施辦法》等有關(guān)檔案工作政策、法規(guī),根據(jù)公司發(fā)展的需求提出檔案室的發(fā)展規(guī)劃,制定檔案的工作計(jì)劃,進(jìn)行工作總結(jié)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。
(2)負(fù)責(zé)公司各類檔案(包括文書檔案、工程檔案、各類證件、照片、實(shí)物等)的歸檔、立卷、存檔等工作。
(3)按照公司相關(guān)規(guī)定,做好檔案的借閱和利用,指導(dǎo)并督促公司各部門檔案資料的歸檔。
(4)積極開展檔案知識(shí)宣傳工作,增強(qiáng)全體干部職工的檔案意識(shí)。對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定并負(fù)責(zé)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理。
(5)根據(jù)公司檔案管理要求,辦理檔案的接收、移交手續(xù)。
(6)管理檔案庫(kù)房,保障檔案妥善存放,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、解決。
(7)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第9篇 投資公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
投資開發(fā)公司檔案管理補(bǔ)充規(guī)定
為進(jìn)一步規(guī)范公司檔案管理,提高檔案管理水平,保證檔案資料的齊全、完整、準(zhǔn)確和及時(shí)歸檔,結(jié)合公司現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定及其他相關(guān)制度,現(xiàn)將檔案管理作以下補(bǔ)充規(guī)定:
一、檔案移交
1.公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理制度,任何人不得將檔案資料據(jù)為己有,由辦公室統(tǒng)一保管。各部門要及時(shí)收集、整理本部門的檔案,各經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將本年度的所有檔案資料于次年三月底前整理后移交辦公室進(jìn)行歸檔。有關(guān)公司的重大事件重要資料應(yīng)隨時(shí)向辦公室移交。
2.所有歸檔材料內(nèi)容必須填寫完整,特別是合同、協(xié)議日期及簽字欄。
3.所有需加蓋公司印章的材料,辦公室必須留存一份原件存檔,確因情況特殊,無(wú)法以原件備存的,應(yīng)以復(fù)印件存檔。所有合同、協(xié)議(除財(cái)務(wù)合同)完成簽訂后,應(yīng)及時(shí)移交辦公室歸檔;財(cái)務(wù)合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)于每季度末月25日前向辦公室統(tǒng)一移交一次。
4.建設(shè)項(xiàng)目的檔案工作,應(yīng)做到與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步。在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)后,項(xiàng)目主管要按照檔案清單內(nèi)容開始進(jìn)行資料的積累、整理工作:
(1)施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi),應(yīng)將項(xiàng)目前期資料移交至公司檔案室;
(2)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后,應(yīng)在15天內(nèi)完成后期業(yè)主檔案資料的移交工作;
(3)施工、監(jiān)理方除按規(guī)定直接將檔案交至區(qū)城建檔案館外,另一套裝訂成冊(cè),由項(xiàng)目主管驗(yàn)收后移交至公司檔案室。
5.項(xiàng)目前期資料自上交區(qū)城建檔案館起三個(gè)月內(nèi),項(xiàng)目主管需完成資料的補(bǔ)齊完善工作。
6.會(huì)計(jì)檔案由計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)歸檔,滿兩年后于次年3月移交至公司檔案室統(tǒng)一保管。
7.檔案移交工作需堅(jiān)持誰(shuí)項(xiàng)目誰(shuí)負(fù)責(zé)原則,并將此項(xiàng)工作納入個(gè)人年度績(jī)效考核中,如超出規(guī)定期限未移交或整改的,酌情扣分。
各類檔案歸檔移交期限表
檔案類型 歸檔內(nèi)容 移交時(shí)限 責(zé)任部門/責(zé)任人
文書檔案 各類合同、協(xié)議等(除財(cái)務(wù)合同) 簽訂后一周內(nèi) 各部門
其他資料 次年三月底前 各部門
財(cái)務(wù)檔案 財(cái)務(wù)合同 每季度末25日前 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
所有會(huì)計(jì)檔案 每年三月 計(jì)劃財(cái)務(wù)部
工程檔案 公司歸檔前期業(yè)主
檔案資料 待施工許可證申領(lǐng)完成后1個(gè)月內(nèi) 項(xiàng)目主管 公司歸檔后期業(yè)主
檔案資料 竣工驗(yàn)收合格,取得建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告后15天內(nèi) 項(xiàng)目主管
移交城建檔案館資料 上交城建檔案館起三個(gè)月內(nèi)完成檔案前期資料移交工作 項(xiàng)目主管
二、檔案利用
(一)公司內(nèi)部借閱、查閱
公司檔案內(nèi)部借閱、查閱范圍僅限本公司員工。
1.借閱、查閱檔案時(shí),需填寫《檔案借閱、查閱審批表》(詳見附件)。如借閱、查閱本部門檔案,由部門負(fù)責(zé)人簽字同意;如借閱、查閱非本部門檔案,另需檔案所屬部門負(fù)責(zé)人審批簽字;重要檔案及機(jī)密檔案原則不予借閱、查閱,特殊情況須總經(jīng)理批準(zhǔn)同意。
2.借閱檔案需限時(shí)歸還,借閱人在《檔案借閱、查閱審批表》中應(yīng)注明借閱期限,按期歸還,逾期未歸還的,將視情況計(jì)入個(gè)人年度績(jī)效考核成績(jī);確因特殊情況無(wú)法及時(shí)歸還的,可申請(qǐng)延期,并辦理延期審批手續(xù)。
3.借閱人必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時(shí)匯報(bào),并報(bào)辦公室備案,嚴(yán)重者追究責(zé)任。
4.必須愛護(hù)檔案,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等;不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等,必須保持檔案完整及整潔。
(二)外部人員借閱、查閱
公司檔案原則不予外部人員查閱、借閱,若因工作需要,確需查閱、借閱的,按相關(guān)程序辦理。
1.未經(jīng)許可,公司員工不得替外部人員借閱、查閱檔案,不得向外部人員提供一切檔案,不得私帶外部人員到檔案室查閱檔案。
2.外部人員查閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);如重要檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.外部人員借閱相關(guān)檔案,須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),限期歸還,并由檔案管理員負(fù)責(zé)跟蹤催討。
附件:檔案借閱查閱申請(qǐng)表
附件: 檔案借閱查閱申請(qǐng)表
□借閱□查閱
申請(qǐng)人:
檔案名稱:
事由:
時(shí)間:
借閱檔案:□原件□復(fù)印件
借閱期限:
歸還日期:
部門領(lǐng)導(dǎo)審批:
年月日
辦公室審批:
年月日
分管副總審批:
年月 日
總經(jīng)理審批:
年月 日
第10篇 某某城建投資公司檔案管理制度
某城建投資公司檔案管理制度
為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。
一、檔案管理規(guī)范
(一)要遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同保管價(jià)值,按照方便保管和利用的原則管理。
(二)需歸檔的文件、材料,要收集完整齊全,正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件要在一起歸檔。
(三)各類會(huì)議所形成的文件,包括會(huì)議通知、議程、名單、會(huì)議文件及參閱材料、領(lǐng)導(dǎo)講話、照片、記錄、會(huì)議紀(jì)要等由相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集齊全(文件一式二份),在會(huì)議結(jié)束后立卷存檔。
(四)不同年度的文件不能一起立卷,跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),須放在批復(fù)年立卷,沒有批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷,跨年度計(jì)劃放在計(jì)劃的第一年立卷,跨年度總結(jié)放在總結(jié)最后一年立卷,跨年度會(huì)議文件放在開會(huì)年立卷。
(五)卷內(nèi)文件排列要根據(jù)不同情況,按照文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行排列,密不可分的文件、材料要依序排在一起,做到批復(fù)在前、請(qǐng)示在后;印件在前、原稿在后。
(六)卷內(nèi)文件排列順序,要依次編寫件號(hào)和頁(yè)號(hào)。
(七)卷內(nèi)文件要逐件填寫卷內(nèi)目錄。
(八)案卷封皮的標(biāo)題要力求簡(jiǎn)明扼要,準(zhǔn)確概括地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
(九)文件資料查閱利用制度:1.本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。2.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。
二、財(cái)務(wù)固定資產(chǎn)檔案管理規(guī)范
(一)財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)管理,建立健全固定資產(chǎn)三賬一卡。定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清點(diǎn)、核實(shí),做到帳賬、帳卡、帳物相符及固定資產(chǎn)折舊工作,固定資產(chǎn)檔案管理人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)辦理移交手續(xù)。
(二)固定資產(chǎn)的購(gòu)置嚴(yán)格執(zhí)行逐級(jí)審批制度,大型設(shè)備應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的規(guī)模、任務(wù)、現(xiàn)狀、發(fā)展規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況添置和更新。
(三)固定資產(chǎn)的報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓、變價(jià)處理嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)報(bào)廢的程序和規(guī)定并及時(shí)上報(bào)相關(guān)主管部門。
(四)加強(qiáng)國(guó)有資產(chǎn)管理,嚴(yán)防國(guó)有資產(chǎn)流失。
三、工程項(xiàng)目檔案管理規(guī)范
(一)工程檔案歸檔范圍是指各類報(bào)批文件(對(duì)政府各行政部門的各類報(bào)批文件、回復(fù)的批示文件、對(duì)外發(fā)文、對(duì)外接收的文件)、各類合同、設(shè)計(jì)資料及圖紙、設(shè)計(jì)變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會(huì)議紀(jì)要、審計(jì)結(jié)論及各種驗(yàn)收證件、檢測(cè)報(bào)告、材料設(shè)備的合格證及說(shuō)明書、施工圖、財(cái)產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。
(二)資料管理人員建立《文件接收登記表》對(duì)接收的文件資料進(jìn)行登記。任何人無(wú)論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料,都應(yīng)交到資料管理人員,由資料管理人員組織識(shí)別并登記。對(duì)接收的文件資料,資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批。
(三)項(xiàng)目部任何部門、任何人向公司項(xiàng)目部以外單位發(fā)出與項(xiàng)目有關(guān)的文件資料,都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進(jìn)行審批,在發(fā)出前應(yīng)存檔進(jìn)行備案,并對(duì)反饋信息及時(shí)歸檔。
(四)本單位人員借閱工程檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。對(duì)于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。工程檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時(shí),須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。
(五)工程檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項(xiàng)保密制度;凡涉及不宜公開的公司機(jī)密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍;凡作秘密和內(nèi)部管理的檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密;對(duì)確已無(wú)保存價(jià)值的工程檔案,由工程項(xiàng)目部負(fù)責(zé)列出銷毀清冊(cè),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。
第11篇 清潔公司檔案建立管理規(guī)范
清潔公司檔案建立及管理
檔案的建立與管理,包括:作業(yè)計(jì)劃、作業(yè)記錄、抱怨記錄及其他服務(wù)記錄及檔案。
一、作業(yè)計(jì)劃
計(jì)劃制定者:經(jīng)營(yíng)管理部主任及現(xiàn)場(chǎng)主管
作業(yè)計(jì)劃依據(jù):根據(jù)雙方所簽訂的清潔承包合同內(nèi)所規(guī)定的清潔范圍,由計(jì)劃制定者現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地察看并結(jié)合甲方的建議,將所有清潔范圍內(nèi)的清潔區(qū)域形成書面計(jì)劃,并落實(shí)作業(yè)人與監(jiān)督人,由現(xiàn)場(chǎng)主管安排作業(yè),并將作業(yè)計(jì)劃上交至甲方相關(guān)管理人。
表格支持:《定期清潔工作安排表》
作業(yè)計(jì)劃的作用:使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作安排更加合理化、科學(xué)化;
使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責(zé)任人及監(jiān)督人。
二、作業(yè)記錄
作業(yè)記錄的填寫:現(xiàn)場(chǎng)主管及清潔員工
作業(yè)記錄的監(jiān)督:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管
表格支持:《工作檢查記錄表》、《洗手間保潔簽到表》
作業(yè)記錄的作用:使現(xiàn)場(chǎng)各項(xiàng)清潔工作的作業(yè)結(jié)果有責(zé)任人及監(jiān)督人;
能有效的監(jiān)督清潔員工的勞動(dòng)效率及作業(yè)合格率;
提前發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)清潔工作的不足之處,及時(shí)有效進(jìn)行整改。
三、抱怨記錄:
抱怨記錄的填寫者:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管
抱怨記錄的來(lái)源:甲方相關(guān)清潔工作的監(jiān)督人、清潔員工、對(duì)清潔工作的結(jié)果有抱怨的人。
表格支持:《來(lái)人來(lái)電(投訴)記錄表》
抱怨記錄的作用:使現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)清潔工作有全面的質(zhì)量反饋渠道;
能使現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)清潔工作有及時(shí)整改的機(jī)會(huì);
提供了一個(gè)良好的溝通與監(jiān)督的平臺(tái);
四、其他服務(wù)記錄及檔案
糾正與預(yù)防措施的填寫者:經(jīng)營(yíng)管理部各層級(jí)管理者及現(xiàn)場(chǎng)主管
糾正與預(yù)防措施的作用:能及時(shí)有效的檢討各項(xiàng)清潔工作中的不足之處;
及時(shí)總結(jié)各種工作經(jīng)驗(yàn),規(guī)避不良工作;
對(duì)各項(xiàng)清潔工作起到了良好的監(jiān)督作用;
表格支持:《糾正與預(yù)防措施要求單》
經(jīng)營(yíng)管理部樣板分部的各種記錄:
第12篇 某某集團(tuán)公司檔案管理制度
某集團(tuán)公司檔案管理制度
第一條 范圍及職責(zé)
1、公司的各類規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料、員工工資資料、經(jīng)營(yíng)狀況資料、人事檔案資料、宣傳策劃資料及公司各類公文,有參考價(jià)值的文件,均列入檔案管理范圍。
2、各部門需存檔的資料:
2.1 財(cái)務(wù)部:各類財(cái)務(wù)報(bào)表、記帳憑證、帳冊(cè)、部門崗位職責(zé)等;
2.2 人事行政部:各類重要文件及人事、勞資、行政、物資管理資料;
2.3 策劃部:各類營(yíng)銷活動(dòng)方案、策劃思路、平面設(shè)計(jì)廣告、相關(guān)媒體資料;
2.4 信息部:部門管理制度、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)實(shí)施方案、內(nèi)部信息管理系統(tǒng)方案、配送中心設(shè)計(jì)方案等;
2.5 商場(chǎng)
2.6 招商部:
2.7 學(xué)校:學(xué)校章程及各類學(xué)員、教師管理制度等。
3、各部門須設(shè)兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作,明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)的齊全完整及秘密檔案的安全性。
4、各部門資料建檔、歸檔,應(yīng)按資料類別、性質(zhì)、檔案管理要求分檔歸存并接受人事行政部隨時(shí)抽查。
5、各部門檔案管理員須定期(每月5日前)將部門資料歸檔情況上報(bào)人事行政部,人事行政部專人定期(每月)整理公司文檔歸存情況,制作報(bào)表上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo),對(duì)于公司各部門重要機(jī)密資料,將由人事行政部專人復(fù)制、收集后統(tǒng)一管理。
第二條 借閱
1、公司各部門主管級(jí)以上干部需查閱部門檔案資料,可直接由檔案管理員登記、辦理查閱手續(xù)。其他人員須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。
2、除決策層領(lǐng)導(dǎo)外,公司各級(jí)員工需借閱公司檔案、資料,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。
3、借閱檔案,嚴(yán)禁隨意涂改、翻抄、轉(zhuǎn)借、遺失;如因工作需要摘錄或復(fù)制,須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、檔案借閱人須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。
第三條 銷毀
1、任何部門、個(gè)人未經(jīng)公司許可,不得銷毀公司檔案資料。
2、若按規(guī)定需銷毀文件,凡屬密級(jí)的重要資料須呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;一般性文件資料,須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3、凡經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案資料,銷毀前須由經(jīng)辦人、監(jiān)銷人共同對(duì)所銷文檔資料進(jìn)行清理、登記,并將登記表定期(每月)交人事行政部歸存;經(jīng)辦人、監(jiān)銷人應(yīng)保證所要求銷毀的文件、資料全部銷毀、無(wú)遺失、漏銷。
第四條 其它
1、本制度由人事行政部制定,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
2、本制度的解答權(quán)歸人事行政部。
第13篇 z公司檔案管理制度范例
公司檔案管理制度范例
檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄,是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法,各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié) 檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中,文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié) 檔案分類及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié) 第二條。
三、檔案編號(hào)以“一案一號(hào)”為原則,遇有一案歸入多類者,應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié) 機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營(yíng)情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié) 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則,右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊,再裝訂。
第五節(jié) 保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外,一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存,使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié) 保管部門
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié) 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程,股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議,應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次,時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份,移交雙方各一份,總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié) 檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí),須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3),并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn),跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn),但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印,使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容,將檔案調(diào)出,供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng),應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié) 檔案銷毀
一、超過(guò)保存期,且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4),經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成,總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀,并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次,即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份,申請(qǐng)部門一份,總經(jīng)辦一份。
第十節(jié) 其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管,防蟲蛀、防霉、防丟失,保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖,定期清理通風(fēng),防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印,不得置于公共場(chǎng)所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
第14篇 門業(yè)公司檔案管理辦法
門業(yè)制造公司檔案管理辦法
第一條 公司檔案由行政部統(tǒng)一管理,專業(yè)檔案可由各部室負(fù)責(zé),但檔案清單須定期送行政部備存,并接受公司指導(dǎo)監(jiān)督。
第二條 公司檔案按以下分類:音像資料、相冊(cè)、表格、iso文件、制度、公文、傳真、通告、剪報(bào)、政府文件、備存資料、人事檔案等。
第三條 檔案資料的收集、整理、存檔依照企業(yè)名稱(規(guī)范化縮寫)、文種、時(shí)間、編號(hào)、機(jī)密級(jí)別依次順序編排進(jìn)行分類,格式為:
()[ ] ()
── ────-------
企業(yè)名稱 文種時(shí)間編號(hào)機(jī)密級(jí)別
(縮寫)
第四條 文件、材料歸檔的范圍
一、政府部門的文件材料
(一)公司、行業(yè)主管部門、政府職能部門頒發(fā)或下達(dá)的正式文件、材料和會(huì)議文件;
(二)政府職能部門下發(fā)的與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的行業(yè)管理的規(guī)章制度、文件;
(三)政府部門正處級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察、檢查工作所形成的文件、材料(如指示、講話、題詞、照片、錄像等);
(四)市級(jí)以上新聞媒體有關(guān)公司的報(bào)道材料;
(五)行業(yè)主管部門印發(fā)征求意見或傳達(dá)討論的各種重要文件、材料。
(六)經(jīng)行政部經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審閱批準(zhǔn)要求歸檔的各類行業(yè)文件、材料、報(bào)道材料;
(七)政府官員、知名人士的題字和牌匾等。
二、公司內(nèi)部的文件材料
(一)公司股東會(huì)、董事會(huì)及對(duì)外投資企業(yè)所形成的決議、紀(jì)要、記錄、章程等所有權(quán)益證明材料;
(二)公司向行業(yè)主管部門、政府職能部門的請(qǐng)示、報(bào)告、各類函件及上級(jí)的批復(fù)件;
(三)公司對(duì)外發(fā)送的一切具有法律效力的正式文電和法定代表人對(duì)外簽署的各類文本資料;
(四)公司對(duì)外簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議、契約、意向書、基建圖紙等;
(五)各類資產(chǎn)類權(quán)證、工商證照等;
(六)公司主持召開的有公司以外企業(yè)、政府部門參加的各種會(huì)議和公司主持召開的各類重要會(huì)議文件、會(huì)議記錄及有保存價(jià)值的音像材料;
(七)公司領(lǐng)導(dǎo)同志外出參加各種會(huì)議帶回的文件、材料及他們參加外事、外經(jīng)活動(dòng)等形成的文件、剪報(bào)、照片等材料,經(jīng)行政部經(jīng)理審核須歸檔的;
(八)公司出版、編輯的各類出版物,收到或發(fā)出的重要賀電、賀信等;
(九)公司的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)材料、規(guī)章制度、重要文件登記本等;
(十)企業(yè)的成立、合并、撤消、變更、歷史沿革;
(十一)公司制發(fā)的各種印章的印模、用章登記本、印信啟用;
(十二)組織機(jī)構(gòu)、人員編制、大事記、主要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書、法人標(biāo)準(zhǔn)照、工作照、文字材料等;
(十三)公司建設(shè)項(xiàng)目資料,包括政府批文、征地、規(guī)劃、施工和竣工圖紙、文件、大中型設(shè)備資料;
(十四)干部任免、調(diào)配、名冊(cè)、報(bào)表;員工招聘、錄用、定級(jí)調(diào)資、退職解聘開除、員工社保等文件資料;
(十五)公司的財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、印章等交接清單和責(zé)任書;
(十六)經(jīng)處理的重要來(lái)信。
第五條 密級(jí):
一、機(jī)密文件(a級(jí)文件):公司章程、股東會(huì)、董事會(huì)紀(jì)要、決議,合同、各類證照、總經(jīng)理會(huì)議紀(jì)要、a級(jí)財(cái)務(wù)資料(財(cái)務(wù)報(bào)表、驗(yàn)資報(bào)告、重要函件)、資產(chǎn)類權(quán)證、重大項(xiàng)目可行性報(bào)告、政府重要批文、企業(yè)歷史文獻(xiàn)。
二、普通文件(b級(jí)文件):除a級(jí)外的文件均屬b級(jí)。
第六條 文件、材料歸檔的辦法與時(shí)間
一、凡屬公司的a級(jí)檔案,對(duì)外簽訂、發(fā)送的a級(jí)材料,隨時(shí)由行政部歸檔;
二、公司的其他會(huì)議紀(jì)要和行政部的各類會(huì)議記錄,由會(huì)議主辦處每半年向行政部歸檔一次;
三、公司法人的材料由行政部在當(dāng)年第一季度歸檔上一年的文件、資料、照片。
四、公司與其他單位的聯(lián)合行文,原件由主辦單位立卷歸檔,其他單位保存復(fù)印件;
五、各部(室)自行立卷歸檔的檔案,應(yīng)在當(dāng)年第一季度內(nèi)向行政部移交上一年的檔案目錄和案卷。
第六條 歸檔資料必須準(zhǔn)確做好文件索引,案卷按機(jī)構(gòu)、年代排列,永久與長(zhǎng)期(16-50年)、短期(15年以下)分別組卷,編上順序號(hào)及注明存放案卷年號(hào)與卷號(hào);卷內(nèi)文件應(yīng)把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)頁(yè)號(hào)一律在右下角。由于公司系統(tǒng)成立才幾年,不必分保管期限,按年度排列即可。
第七條 原則上所有資料應(yīng)以原件存檔,當(dāng)存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時(shí),可用復(fù)印件替代,但公文復(fù)制件作為正式文件使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)證明章,附頁(yè)說(shuō)明原件所在處及不能存留原件的原因,并視同正式文件妥善保管。
第八條 案卷裝訂前應(yīng)拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料,應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂部位過(guò)窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;紙面過(guò)大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)附上抄件,案卷標(biāo)題要標(biāo)明相關(guān)署名、部門、問(wèn)題等,文字要求簡(jiǎn)練、確切;用鋼筆書寫,字跡端正。
第九條 注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅(jiān)固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
第十條 每年定期對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
第十一條 借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經(jīng)各部室負(fù)責(zé)人,財(cái)務(wù)資料同時(shí)須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部辦理借閱手續(xù)。a級(jí)檔案須由公司法人或其授權(quán)人批準(zhǔn)方能借閱;b級(jí)檔案由行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)借閱。
第十二條 裝訂成冊(cè)的檔案不出借,只供現(xiàn)場(chǎng)查閱,未立卷的文件及資料可出借。
第十三條 查閱檔案的人員必須愛護(hù)文件檔案,不得隨便攜帶或轉(zhuǎn)借他人閱讀。做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。否則,將追究當(dāng)事人責(zé)任;如確需復(fù)印、摘抄等須經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后方可
。
第十四條 查閱的文件檔案交還時(shí),必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。
第十五條 對(duì)摘抄卷內(nèi)檔案,應(yīng)按檔案級(jí)別經(jīng)有權(quán)審批人同意,對(duì)摘抄的材料應(yīng)進(jìn)行審查、簽章。
第十六條 檔案的銷毀須在行政部負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)下,組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由參與鑒定人員提出意見,登記造冊(cè),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,并在銷毀檔案記錄上簽字。
附相關(guān)表單:
1.檔案收件單;
2.檔案借閱單;
第15篇 科技公司檔案管理制度
某科技公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作,保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管,特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料,都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔,部分資料須在行政部備份。
第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:
公司印發(fā)的公文。
公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。
公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。
公司重要會(huì)議資料,包括會(huì)議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會(huì)議紀(jì)要等。
上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。
公司對(duì)外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來(lái)往的文書及傳真。
公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。
公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。
公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。
公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的簡(jiǎn)報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。
公司及產(chǎn)品的獲獎(jiǎng)證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料,收集齊全,加以整理、歸檔。
第七條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理,在工作活動(dòng)中形成的重要文件資料,由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動(dòng),必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條各部門須有一名檔案管理人員,認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。
第三章 歸檔管理
第十條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀,編制案卷類目 。案卷類目的條款必須簡(jiǎn)明確切,并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照案卷類目放入文件夾內(nèi),對(duì)號(hào)入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,歸放在一起,不得分開。
第十三條 對(duì)于重要的聲像類資料,檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說(shuō)明,包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。
第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
